PIKKU KAKE HANKKEEN ALOITUSKOKOUS TALOUS /FLAT RATE 17% YLEISTÄ Joensuun KAKE hankkeen budjetti 1 274 914 Pikku KAKE Palkkakustannukset Ostopalvelut Muut kustannukset Joensuun kaupungin rahoitus Kaupunki välittää tarpeellisilta osin rahoittajan ohjeistuksen ja muun viestinnän KAKEn kotisivuille (piilotettu alasivu). Tieto myös sähköpostitse Pikku KAKEn vastuuhenkilölle. http://www.joensuu.fi/kake-materiaalit 1
ESR flat rate 17% rahoitusmallin talous Hankehenkilöstön palkkakustannukset ml. lakisääteiset sivukulut 1) sisällölliseen toteuttamiseen kuuluvat ostopalvelut mukaan lukien palveluihin sisältyvät matkakustannukset, 2) tiedotuksesta ja viestinnästä aiheutuvat kustannukset, 3) hankkeen tilintarkastuskustannukset, 4) hankkeen kohderyhmän käyttöön varattujen tilojen vuokrakustannukset, 5) hankkeen kohderyhmän käyttöä varten tehdyt pienhankinnat. Flat rate 17 % palkkakustannuksista: 1) hankkeen matkakustannukset, 2) toimistokustannukset, 3) hankehenkilöstön osallistumismaksut koulutuksiin ja seminaareihin, 4) hankehenkilöstön työterveyskustannukset, 5) hankehenkilöstön käyttöön varatuista toimitiloista ja koneista sekä laitteista aiheutuvat kustannukset, 6) (hankkeen ohjausryhmän kustannukset) 3 Tuen maksamisen ehdot: Hankkeessa on pidettävä kirjanpitolain (1336/1997) velvoitteet täyttävää kirjanpitoa. Hankkeen, muiden kuin prosenttimääräisinä korvattavien kustannusten, tulojen ja rahoituksen on oltava erotettavissa tuensaajan kirjanpidossa siten, että tilinpidon ja tositteiden tarkastaminen ilman vaikeuksia on mahdollista. Erottaminen tulee tehdä esimerkiksi oman kustannuspaikan avulla. 4 2
Tuen maksamisen ehdot: Joensuun kaupunki maksaa tuen Pikku KAKE hankkeen toteuttajalle erissä (erät sovittu sopimuksessa): Ennakko 1-4 erää Maksamisen ehtona on, että hanke etenee suunnitelman mukaisesti. Seuranta tehdään välitapaamisissa. Mikäli toteutuksessa on poikkeamia, voidaan maksuerän suuruutta muuttaa. Ennen viimeistä maksuerää, tuensiirron saaja laatii maksatushakemuksen. Mikäli tarpeen, pitkissä hankkeissa voidaan tehdä välimaksatus. 5 Maksatus (1/4): maksatushakemuksen laatiminen Maksatusta haetaan toteutuneiden kustannusten perusteella huomioiden jo toteutuneet maksuerät. Maksatushakemuksen laatimisessa on noudatettava ohjeita. Maksatushakemuksessa esitetään kulut rahoituspäätöksellä hyväksytyn kustannusarvion mukaisesti. Maksatushakemuksella esitetään korvattavaksi kustannukset, jotka kohdistuvat maksatuskaudelle ja jotka voidaan kirjanpidolta ko. ajanjaksona todentaa. 6 3
Maksatus (2/4): maksatushakemuksen laatiminen Välittömien kulujen liittyminen hankkeeseen on ilmettävä maksatusaineistosta. Tuen kohteena oleva tuote, palvelu tai muu suoritus on oltava maksettu ja tuensaajalle toimitettu ennen kuin kustannukset voidaan hakea maksuun. Useammassa erässä maksettavien hankintojen osalta maksettuja kustannuksia voidaan hakea maksuun, kun osa tuotteesta, palvelusta, tms. on toimitettu hankintasopimuksen mukaan. 7 Maksatus (3/4): maksatushakemuksen laatiminen Maksatushakemuksen liitteenä on toimitettava hankkeen toteutuneita kustannuksia, tuloja ja rahoitusosuuksia koskeva kirjanpidon ote maksatuskaudelta. Prosenttimääräisinä korvattavista kustannuksista ei esitetä kirjanpidon otetta. Maksatushakemukseen tulee liittää myös hankkeella osa-aikaisesti työskentelevien päiväkohtaiset kokonaistyöajanseurantalomakkeet, joiden perusteella osa palkkakustannuksista kohdennetaan hankkeelle. Tukea ei makseta, jos vaadittua seurantaraporttia, loppuraporttia, pyydettyjä liitteitä tai muita lisäselvityksiä ei ole toimitettu. Maksatushakemuksen liitteet löytyvät KAKE -hankkeen kotisivuilta. 8 4
Maksatus (4/4): maksatushakemuksen laatiminen Maksatushakemus on toimitettava Joensuun kaupungille viimeistään yhden kuukauden kuluttua Pikku KAKE toiminnan päätyttyä. Joensuun KAKE hanke vastaa koko hankkeen maksatushakemuksen tekemisestä EURA2014 -järjestelmään. 9 Maksatus (1/2): rahoitussuunnitelma Maksatushakemuksessa on ilmoitettava maksatuskaudella toteutunut Joensuun kaupungin rahoitusosuus (20%). Muuta ulkopuolista rahoitusosuutta ei Pikku KAKE -hankkeella ole. Mikäli muuta rahoitusta tulee hankkeelle, on tuensaajan oltava välittömästi yhteydessä KAKE -hankkeen projektipäällikköön. Myös muut mainitsemattomat mahdolliset tulo- ja rahoituslähteet on ilmoitettava ja ne vähentävät maksettavaa tukea. Toteutuneet tulot vähennetään tukikelpoisista kustannuksista. 10 5
Maksatus (2/2): rahoitussuunnitelma Hankkeen tuottamat sekä rahoitussuunnitelmaan kuuluvat että ennalta arvioimattomat tulot on ilmoitettava maksatushakemuksessa. Tuloksi katsotaan kaikki hankkeen sen toteuttamisaikana tuottamat tuotteiden, palvelujen tai muun käyttö- tai vaihtoomaisuuden myynnistä saadut tulot sekä saadut käyttökorvaukset. Hanke EI saa tuottaa voittoa! 11 Tukikelpoiset kustannukset: Kustannusten tulee olla voimassaolevan EU:n ja kansallisen lainsäädännön sekä hallintoviranomaisen ja rahoittavan viranomaisen antaman ohjeistuksen mukaisia. Kustannusten tulee olla rahoituspäätöksen ja hyväksytyn hankesuunnitelman mukaisia. Hankkeesta aiheutuneita, sen toteuttamiseksi tarpeellisia ja määrältään kohtuullisia. Kustannusten tulee olla tuensaajan tosiasiallisesti maksamia. Arvonlisävero, mikäli se jää toteuttajalle lopulliseksi kustannukseksi. 12 6
Maksatus (1/4): välittömät kustannukset palkkakustannukset 1 Hankehenkilöstö ja heidän tehtävänsä on määritelty hakemuksessa. Muutokset vaativat muutoshakemuksen ja päätöksen. Tukikelpoisia ovat palkkakulut ml. lakisääteiset sivukulut. Perustuvat lakiin taikka virka- tai työehtosopimukseen. Tukikelpoisia siltä osin kun eivät ylitä hakijayhteisön vastaavasta tehtävästä yleisesti maksaman palkan määrää. Hankehenkilöstöllä tulee olla kirjallinen tehtävänkuvaus. 13 Maksatus (2/4): välittömät kustannukset palkkakustannukset 2 Osa-aikaisten työajanseurannoista on käytävä ilmi hankkeen toteuttamiseksi tehty työ. Työaikakirjanpidon tulee olla työntekijän ja työnantajan allekirjoittama, sähköinen ok. Tukikelpoisia eivät ole tulospalkkiot, luontoisedut eivätkä bonukset. Työajan seurantalomake löytyy KAKE -hankkeen kotisivuilta. 14 7
Maksatus (3/4): välittömät kustannukset ostopalvelut 1 Hankkeen sisällölliseen toteuttamiseen liittyvät ostopalvelut mukaan lukien palveluihin sisältyvät matkakustannukset. Hankkeen tiedotuksesta ja viestinnästä aiheutuvat kustannukset. Suora yhteys hankkeen toteuttamiseen on voitava osoittaa kirjanpitotosittein. Pikku KAKE hankkeissa ei ole kotimaisen kynnysarvon ylittäviä hankintoja. Kynnysarvon alittavista hankinnoista on pyydettävä todisteellisesti tarjous vähintään kolmelta tarjoajalta, jolloin hintataso ja hintojen kohtuullisuus tulee selvitetyksi (voidaan tehdä sähköpostitse). Tarjouksen pyyntöpohja ja tarjouksista tehtävä vertailumalli löytyvät KAKE - hankkeen kotisivuilta. 15 Maksatus (4/4): välittömät kustannukset kohderyhmästä aiheutuvat kulut Kohderyhmän käyttöä varten tehdyt pienhankinnat. Kohderyhmän käyttöön varattujen tilojen vuokrakustannukset. Euroopan komission linjausten mukaisesti näitä ns. välittömiä kustannuksia ei voida hyväksyä laskennallisina kustannuksina, vaan kustannusten suora yhteys hankkeeseen on osoitettava kirjanpidon tositteilla. (Vna 358/2014, Liite 1, asetusmuistio 12 ). 16 8
Tukikelvottomat kustannukset: Kustannukset eivät ole tukikelpoisia siltä osin kun tuensaaja on saanut tai oikeutettu saamaan niihin korvausta muualta. Hankkeesta tuensaajalle aiheutuneet viivästyskorot, muut korkokulut, tilitapahtumista perittävät palvelumaksut, valuutanvaihtopalkkiot, kurssitappiot ja muut yksinomaan rahoitukseen liittyvät kustannukset. Sakot, pysäköintivirhemaksut, rikemaksut ja muut lakiin perustuvat taloudelliset seuraamukset sekä oikeudenkäyntikulut. 17 Yhteystiedot Aineiston toimitus ja lisätiedot taloudesta: Projektisihteeri Miia Judin Torikatu 34, 80100 Joensuu p. 013 339 0187 miia.judin@pttk.fi Muutokset, ennakoista ja maksueristä sopiminen: Projektipäällikkö Mari Nupponen Koskikatu 25, 80100 Joensuu p. 050 562 5440 mari.nupponen@jns.fi 9