European Law Students Association ELSA Turku ry 20014 Turun yliopisto 1 VUODEN 2015 HALLITUKSEN KOKOUS 17/2015 PÖYTÄKIRJA Päivämäärä ja aika: 28.4.2015 klo 9.30 Paikka: SH1B Caloniankuja 3 20014 Turun yliopisto Läsnä: Lauri Havia Maria Riihimäki Jussi Väätäinen Noora Wilén Elina Stenroth Elina Ryymin Emmi Simonen Virva Vesanen Maija Simola Mirva Arvola Lauri Ikonen Sanni Nevala President Secretary General Treasurer Vice President for Seminars & Conferences Vice President for Seminars & Conferences Vice President for Academic Activities Vice President for Student Trainee Exchange Programme Director for Study Visits Director for Academic Activities Director for ELSA Spirit Director for External Relations Director for Contact & Career ************ 1 Kokouksen avaaminen Puheenjohtaja avasi kokouksen 9.38. 2 Laillisuus ja päätösvaltaisuus Todettiin kokous laillisesti koolle kutsutuksi ja päätösvaltaiseksi. 3 Esityslistan hyväksyminen ja mahdolliset muutokset Hyväksyttiin esityslista sellaisenaan. 4 Edellisen kokouksen pöytäkirjan hyväksyminen Hyväksyttiin yksimielisesti pöytäkirja 16/2015.
5 Ilmoitusasiat 2 ICM Cluj Napoca. Havia kertoi, että ICM oli sujunut todella mukavasti ja edustamassa ELSA Turkua oli hallituksesta Havia, Väätäinen, Wilén ja Simonen sekä lisäksi ELSA Turun rivijäseniä. ELSA Internationalin hallitus 15/16. Havia ilmoitti, että ICM:ssä valittiin ELSA Internationalin uusi hallitus ja puheenjohtajaksi valittiin Anna Haipola ELSA Turusta. Keskustelutuokiot. Havia ilmoitti, että kaikki keskustelutuokiot on käyty nyt läpi ja ne sujuivat mukavasti. Simola saapui 9.42. 6 Kuukausikatsaus Havia kävi läpi, mitä hallitus oli saanut viime kuun aikana aikaan. ELSA Turku oli pitänyt NCM:n, yhdistyksen I sääntömääräisen kokouksen, Study Visitin, aloittanut oman blogin, edustanut ICM:ssä, hankkinut ELSA Newsille uuden ständin, pitänyt CC toimikuntakokouksen, päivystänyt toimistolla ja päivittänyt sunnuntaimailia. Lisäksi hallitus oli osallistunut keskustelutuokioihin, pitänyt rastia Muusiaisessa, järjestänyt OP excun, tehnyt sääntömuutoksia, hakenut TYYn toiminta- avustusta ja kokoustanut ahkerasti. Keväällä tulossa on vielä Institutional Visitin lipunmyynti, päiväsitsien jatkobileet Monkeyssa, Hannes Snellmann excu ja vappuboolin jako. Institutional Visitin ja syksyllä pidettävän Legal Trivian valmistelut ovat myös hyvässä vauhdissa. 7 Hallituksen rooli Havia muistutti, että kaikista yhdistystä koskevista sitoumuksista ja sopimuksista on päätettävä hallituksen kokouksissa. Kirjalliset sitoumukset allekirjoittaa hallituksen jäsen, jolla on yhdistyksen nimenkirjoitusoikeus, mikäli hallitus hyväksyy sitoumuksen. Samoin kaikesta rahankäytöstä on päätettävä etukäteen hallituksen kokouksessa erityisesti suurempien kulujen osalta. Muutoinkin hallituksen tehtävä on keskustella ja tehdä yhdessä päätöksiä yhdistyksen toimintaan liittyvistä asioista asiasta vastaavien henkilöiden valmistelemien ehdotusten pohjalta. 8 Academic Activities Ryymin muistutti, että tänään illalla on ELSA Turun järjestämät In Wonderland bileet Monkeyssa ja haalarimerkkejä on vielä ovella jaettavana. Legal Triviaa koskien on lähetetty avustushakemuksia palkintojen rahoitusta varten. 9 Seminars & Conferences SV. Stenroth kertoi Study Visitin sujuneen hyvin. Sopimukseen oli tehty lisäys, että sekä ELSA Turku että ELSA Kutaisi maksavat 150 euroa osallistujaa kohden toisilleen niin, että ELSA Turku maksoi nämä maksut vierailullaan Georgiassa ja Kutaisi maksaa samat maksut Turun vierailulla. Hallitus hyväksyi Study Visit sopimuksen kyseisellä lisäyksellä yksimielisesti. Havia ilmoitti, että jatkossa
sopimukset tulee välittää myös Brysseliin Internationalin nähtäväksi, sillä näin oli päätetty nyt ICM:ssä. Wilén tiedusteli, onko vielä ELSA Kutaisin kanssa sovittu päiviä, jolloin he saapuvat Turkuun. Stenroth vastasi Kutaisin katsovan juuri lentoja ja miettivän sopivaa ajankohtaa. 3 IV. Wilén kertoi, että Lakimiesliiton ja TYYn erillisavustuksesta ei ole vielä kuulunut takaisin mitään. Wilén ilmoitti, että tiedekunnan palkintoraha kyseistä matkaa koskien on nostettu esille tiedekunnan kokouksessa ja tiedekunta on luvannut antaa koko palkintorahan matkalle. ELSA Kööpenhaminan edustajia oli ICM:ssä luvannut auttaa hostellien etsimisessä ja yhteydenotoissa Kööpenhaminan korkeimpaan oikeuteen koskien vierailupyyntöä sinne. Stadga ja Lex ovat mainostaneet sähköposteissaan IV:tä. Wilén ilmoitti, että koossa on nyt hieno bussipaketti yhteistyökumppaneiden kautta. Hallitus tuli tulokseen, että linja- autoon maksetaan Wifit Wilénille ja Oksaselle, jotta he voivat vahvistaa kaikki matkan aikana tehtävät vierailut sähköpostilla, sillä tämä tulee halvemmaksi kuin tekstiviestien lähettäminen ulkomaanhinnoilla. Hallitus päätti, että Wilén tekee sopimuksen linja- autoyhtiölle allekirjoitettavaksi. Nevala saapui 10.10. 10 Student Trainee Exchange Programme Simonen kertoi, että viime viikko on ollut kiireinen STEPin suhteen. Deadline hakemuksille on 1.5 ja viimeistään 4.5 hakemukset on oltava tarkistettuna. Tähän mennessä ELSA Turusta hakemuksia on lähetetty kuusi. Simonen kertoi tarkistusmenettelystä muulle hallitukselle. 11 Markkinointi Ryhmäkuva. Hallitus sopi ryhmäkuvanottoajaksi Facebook kyselyn perusteella 6.5 klo 16. Paikkana toimii Aurajoen teatterisilta. Hallitus keskusteli ELSA Turun nettisivujen jäseneksi liittymis kohdan selkeydestä ja Riihimäki lupasi kaavailla selkeät selitykset eri jäsenmaksujen välille. Blogiin päätettiin kirjoittaa ICM:stä, IV:stä ja SV:stä. 12 Talous Kuitit. Kohta poistettu. Täydellinen pöytäkirja toimistolla. 13 Contact & Career Kohta poistettu. Täydellinen pöytäkirja toimistolla. 14 Syksyn tapahtumakalenteri Ryymin kertoi lähettäneensä hallitukselle syksyn tapahtumakalenterin, johon on koottu sekä ELSA Turun että Lexin tapahtumat. Hallitus sopi fuksicocktailien päiväksi tiistaina 22.9. Kräftiksien
ajankohdaksi on Stadgan kanssa sovittu 1.10. Ryymin lupasi miettiä sitseille mahdollisesti myös haalarimerkin. Legal Trivia päätettiin järjestettäväksi ELSA Dayna 25.10 ja päivän teeman mukaisesti peliin otetaan myös ihmisoikeuksia koskevia kysymyksiä. Legal Trivian toimikunta tekee kysymyksiä lisäksi muista eri oikeudenaloista ja ELSAsta. Hallitus päätti tiedekunnalle järjestettäväksi pienimuotoiset kiitoskahvitukset Legal Triviassa auttamisesta. Ikonen poistui 11.05. Stenroth poistui 11.06. Ikonen palasi 11.08. 15 Fuksistrategia Havia kertoi, että fuksiviikolla olisi tarkoitus kierrättää fuksiryhmiä toimistolla, jossa hallituslaiset esittäytyisivät. ELSA Turun hallitus esittäytyy myös Calonian luentosalissa kaikille fukseille. Havia kannusti kaikkia käymään fuksiviikon tapahtumissa tutustumassa fukseihin ja kertomassa ELSAsta. Hallitus sopi, että myös LIS opiskelijat kierrätetään ELSA Turun toimistolla. ELSA Newsin fuksinumero on myös tehtävä hyvissä ajoin. Hallitus sopi, että lehden hallitusesittelyihin kukin hallituslainen laittaa ryhmäkuvauksen aikana otetun yksilökuvan tai jonkun muun rennomman kuvan ja kirjoittaa itsestään minä muodossa pienen esittelyn. 16 Toimisto Havia kertoi, että TYY oli kysellyt toimitilakartoituksesta koskien YO talojen remonttia. Kiinnostus muihin tiloihin tulisi ilmaista 6.5 mennessä. Hallitus tuli tulokseen, että muut tilat kiinnostavat ja keskusteli mitä kyseiseen TYYn hakemukseen kirjoitetaan. Havia lupasi tehdä hakemuksen ja ottaa yhteyttä mitä Calonian remontti tarkoittaa ELSA Turun toimiston kohdalla ja millainen remontin aikataulu on. 17 Training Training pidetään englanniksi 12.5 klo 16.30 alkaen ja aiheena on väittelytaidot. Kolmen tunnin trainingin aikana pidetään yksi tauko, jolloin ELSA Turku järjestää pienen kahvitarjoilun. 18 Muut esille tulevat asiat Ryymin ilmoitti, ettei voi pitää 5.5 hallituksen vapaailtaa ja ehdotti sitä pidettäväksi vaihtoehtoiseksi 6.5 ryhmäkuvauksen jälkeen. Hallitus kannatti ideaa. Väätäinen ilmoitti, että NCM Turun osallistumismaksut on lähetetty nyt paikallisryhmille. Simonen ilmoitti, että ensi viikon tiistaina hän lähettää taas kv- mailin ja muistutti, että hänelle voi nyt lähettää uutisia siihen laitettavaksi. Riihimäki ehdotti Marjut Hannele Lallukkaa ja Heli Helena Erika Luukkosta hyväksyttäväksi ELSA Turun jäseniksi. Hallitus hyväksyi heidät yksimielisesti. 4
5 19 Seuraavan kokouksen ajankohta Seuraava kokous järjestetään 6.5 klo 14. 20 Kokouksen päättäminen Puheenjohtaja päätti kokouksen 11.29. Pöytäkirjan vakuudeksi Turussa 6.5 Lauri Havia President Maria Riihimäki Secretary General