Valtuutettu Hannu Kärpäsen ja usean muun valtuutetun allekirjoittama valtuustoaloite erityisen tarkastuksen suorittamisesta eräissä kaupungin yhtiöissä KV 5.9.2011 15 Valtuutettu Hannu Kärpänen jätti valtuustolle, siitä ennen kokousta puheenjohtajalle ilmoitettuaan, seuraavan kirjallisen valtuustoaloitteen, jonka olivat hänen lisäkseen allekirjoittaneet seuraavat valtuutetut: Pentti Pietilä, Marjatta Rahkio, Satu Leppänen, Pekka Pohjalainen, Jarmo Mäki-Uuro, Päivi Veikkola, Ritva Oinonen, Ismo Soukola ja Lulu Riikonen: "Hämeenlinnan kaupungin sekä kaupungin omistamien yhtiöiden välillä on viime aikoina ollut havaittavissa epäselvyyksiä johtamisessa. Samoin on paljastunut epäselvyyksiä joidenkin kaupungin yhtiöiden (esim Jäähallit Oy ja Innopark Oy) kirjanpidon kirjauksissa ja käytännöissä sekä menettelytavoissa. Yhtiöiden hallitusten ja kaupunginhallituksen vakuutteluista (viime syksystä alkaen) huolimatta ei tilanne ole selkiytynyt. Epäselvyydet yhtiöissä ja kaupunkiorganisaatioiden omissa velvollisuuksissa eivät herätä luottamusta. Asioiden korjaamiseksi ja luottamuksen palauttamiseksi me allekirjoittaneet esitämme, että kaupungin yhtiöissä, -Hämeenlinnan Liikuntahallit Oy (tytäryhtiöineen), Kantolan Kiinteistöt Oy, Kehittämiskeskus Oy Häme, Hämeen Matkailu Oy, Peruskorjauskeskus Oy Häme, Tekninen Palvelukeskus Oy Häme, Kulttuuri- ja kongressikeskus Verkatahdas Oy, tulee suorittaa erityinen tarkastus ja varata siihen tarvittava määräraha vuoden 2012 talousarvioon. Tulosten perusteella voidaan arvioida onko tarkastusta syytä laajentaa muihin yhtiöihin." Päätös: Valtuusto lähettää aloitteen kaupunginhallitukselle valmisteltavaksi. KH 26.9.2011 6 Valmistelija: hallintopäällikkö Helena Hirviniemi, p. 03 621 2006 Hämeenlinnan kaupungin hallintosäännön 3. luvun VALTUUSTON TYÖJÄRJESTYS 5 :n mukaan: Kokouksessa mainittujen asioiden käsittelyn jälkeen on valtuustoryhmällä ja valtuutetulla oikeus tehdä kirjallisia aloitteita kaupungin toimintaa ja hallintoa koskevista asioista. Aloite annetaan puheenjohtajalle. Aloitetta ei oteta heti käsiteltäväksi, vaan se lähetetään kaupunginhallituksen valmisteltavaksi. Aloite on tuotava valtuuston käsittelyyn 6 kuukauden kuluessa sen jättämisestä. Hellsténin ehdotus: Kaupunginhallitus päättää lähettää aloitteen Talous- ja hallintopalvelujen valmisteltavaksi. Valmistelu tulee suorittaa vuoden 2011 loppuun mennessä. Päätös: Kaupunginhallitus hyväksyi ehdotuksen.
KH 23.1.2012 18 Valmistelijat kaupunginlakimies Kari Suokas p. 03 621 2398 ja talous- ja hallintojohtaja Ismo Uusitalo p. 03 621 2323: Valtuustoaloitteeseen liittyvä kaupungin ohjeistus, joka koskee mm. kaupungin konserniyhteisöjen toiminnan seurantaa ja valvontaa, on käytännössä kokonaisuudessaan uudistettu 1.1.2009 voimaan tulleen kuntaliitoksen jälkeen. Tärkeimmät uudistetuista ohjeista ovat kaupungin konserniohjeet, riskienhallintapolitiikka sekä sisäisen valvonnan ja hyvän johtamis- ja hallintotavan ohjeet. Kaupungin konserniohjeet Kaupunginvaltuusto on 14.12.2009 hyväksynyt uudistetut Hämeenlinnan kaupungin konserniohjeet, jotka ovat tulleet voimaan 1.1.2010. Ohjeiden tavoitteena on varmistaa kaupungin omistajapolitiikan ja tavoitteiden toteutus sekä taloudellinen ja tuloksellinen toiminta ja palvelujen käyttö. Konsernijohdon muodostavat kaupunginhallitus, kaupunginjohtaja ja apulaiskaupunginjohtaja. Kaupunginhallitus ohjaa kaupunkikonsernia ja vastaa yhteisöjen valvonnan järjestämisestä. Vastuu konsernin operatiivisesta johtamisesta on kaupunginjohtajalla. Omistajaohjauksesta vastuu on hallintosäännön mukaan apulaiskaupunginjohtajalla. Kaupunginhallitus antaa ohjeet yhteisön hallituksessa toimiville kaupungin edustajille merkittävistä taloudellisista ja toiminnallisista linjaratkaisuista. Edustajien on seurattava toimialan kehitystä sekä arvioitava yhteisön onnistumista toiminta-ajatuksen, strategioiden ja tavoitteiden saavuttamisen näkökulmista. Yhteisöissä toimivien kaupungin edustajien tulee saattaa merkittävät tai periaatteelliset ratkaisut kaupunginhallituksen tietoon. Tarvittavia yksityiskohtaisia toimintaohjeita tulee pyytää riittävän ajoissa. Yhteisön hallitus huolehtii siitä, että yhteisössä on määritelty sisäisen valvonnan toimintaperiaatteet ja että yhteisössä seurataan valvonnan toimivuutta. Hallituksen tulee säännöllisesti arvioida yhteisön sisäisen valvonnan sekä riskienhallinnan tarkoituksenmukaisuutta. Yhteisön hallituksen on huolehdittava siitä, että yhteisön toimintaan liittyvät riskit tunnistetaan ja niitä seurataan ja että riskienhallinnan periaatteet on määritelty. Kokonaisvastuu yhteisön riskienhallinnasta kuuluu yhteisön hallitukselle. Sisäinen tarkastus ja tilintarkastaja arvioivat niitä prosesseja, joilla organisaatiossa varmistetaan, että merkittävät riskit on ymmärretty ja että niitä hallitaan asianmukaisesti. Riskien hallintaan ja siihen liittyvä vakuuttamisvastuu on tytäryhteisöillä. Kaupungin riskienhallinnan koordinaatioryhmä tarvittaessa avustaa ja antaa ohjeita vakuuttamiseen ja riskien hallintaan liittyvissä asioissa. Konserniohjeissa on myös määräykset mm. lahjoman vastaisista periaatteista, business controller toiminnasta, tarkastuslautakunnan oikeuksista, kaupungin sisäisen tarkastuksen tarkastusoikeudesta ja tilintarkastuksesta.
Kaupunginhallitus on nimennyt strategisille ja muille konserniyhtiöille ja - yhteisöille toimintaa seuraavan henkilön ja kokousedustajan. Kokouskutsut tuodaan erikseen kaupunginhallitukselle tiedoksi mahdollisten ohjeiden antamista varten. Tytäryhteisöjen toiminnan ja tavoitteiden toteutumista seurataan kolmannesvuosiraporteissa ja tilinpäätöksen yhteydessä. Riskienhallintapolitiikka Kaupunginvaltuusto on 8.2.2010 hyväksynyt Hämeenlinnan kaupungin riskienhallintapolitiikkaa koskevan asiakirjan, joka koskee myös kaupungin tytäryhteisöjä. Riskienhallintapolitiikka-asiakirjan mukaan Hämeenlinnan kaupungissa, liikelaitoksissa ja tytäryhteisöissä sovelletaan kaupunginvaltuuston hyväksymää riskienhallintapolitiikkaa. Tytäryhteisöillä voi olla myös omaa riskienhallintapolitiikkaa, mutta tällöin tytäryhteisön hallituksen tulee varmistaa, että yhteisön riskienhallintapolitiikka ei ole ristiriidassa kaupungin riskienhallintapolitiikan kanssa. Konserniyhteisöjen hallitukset ja toimitusjohtajat vastaavat konserniyhteisöjen riskienhallinnasta, riskienhallinnan toimenpideohjelman laadinnasta ja riskienhallintaprosessien systemaattisesta toteutuksesta, toimivuudesta ja tehokkuudesta ottaen huomioon kaupungin riskienhallintapolitiikan sekä raportoivat säännöllisesti kaupungille merkittävistä riskeistä ja riskienhallinnasta osana konserniraportointia. Riskienhallinnan toimivuutta ja tehokkuutta seuraa ja arvioi määräajoin kaupunginhallitus. Seuranta ja arviointi ovat pohjana hallituksen selonteolle sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestämisestä. Kaupunginhallitus voi käyttää apunaan riskienhallinnan seurannassa riskienhallinnan koordinaatioryhmää ja sisäistä tarkastusta. Sisäinen valvonta ja hyvä johtamis- ja hallintotapa Kaupunginhallitus on 22.2.2010 hyväksynyt Hämeenlinnan kaupungin sisäisen valvonnan toimintaohjeen Sisäinen valvonta ja hyvä johtamisja hallintotapa ja määrännyt sen tulemaan voimaan 17.3.2010. Toimintaohjetta noudatetaan kaupungin tytäryhteisöissä soveltuvin osin. Valtuustoaloitteessa esitetyt toimenpiteet Valtuustoaloitteessa esitetään erityisen tarkastuksen suorittamista seitsemässä yhtiössä tai konsernissa. Näistä kuusi on kaupungin suorassa omistuksessa. Hämeen Matkailu Oy:n omistus on Kehittämiskeskus Oy Hämeen kautta. Kaupunginhallitus on viimeksi 17.1.2011 mm. nimennyt konserniyhteisöjen toimintaa seuraavat henkilöt ja kokousedustajat. Myös valtuustoaloitteessa mainituille kuudelle kaupungin suorassa omistuksessa olevalle yhtiölle on nimetty toimintaa seuraava henkilöt ja kokousedustajat, jotka ovat kaupungin johtoon kuuluvia tai konsernipalveluiden palveluksessa olevia virkamiehiä. Toiminnan seurannassa ei ole tullut ilmi seikkoja, joiden perusteella olisi aiheellista suorittaa erityinen tarkastus ko.
yhtiöissä. Myöskään yhtiöiden tilintarkastajilta ei ole tullut esitystä erityisen tarkastuksen tarpeellisuudesta. Valtuustoaloitteen johdosta asiaa on vielä erikseen tiedusteltu tilintarkastajilta. Konserniohjauksen ja valvonnan parannukset Tammikuussa 2011 pidettiin konserniyhtiöitä koskeva neuvottelu, jossa oli mukana kaupungin johdon, konsernipalveluiden ja kaupungin tilintarkastusyhteisön edustajat. Neuvottelussa sovittiin mm., että konserniyhtiöiden hallituksille mahdollisesti osoitetut tilintarkastuspöytäkirjat toimitetaan jatkossa myös kaupungin konsernipalveluissa yhtiöasioita hoitaville virkamiehille. Pöytäkirjojen perusteella yhtiöiden johdolle huomautetaan tarvittaessa suoritettavista toimenpiteistä. Konserniohjauksen ja konsernivalvonnan järjestäminen on toistuvasti ollut esillä kaupungin hallinnossa. Myös tarkastuslautakunta on kiinnittänyt asiaan huomiota. Kuntaliitoksen jälkeen on asiaan liittyvä kaupungin ohjeistus saatu hyvin ajanmukaiseksi. Ongelmana on ollut ja on edelleen konserniohjauksen ja konsernivalvonnan resurssointi. Päävastuullista henkilöä, jolle edellä mainitut tehtävät kuuluisivat, ei kaupungin palveluksessa ole, vaan tehtäviä hoidetaan oman toimen ohella. Parannuksena konserniohjauksen ja konsernivalvonnan resurssointiin esitetään, että talous- ja hallintopalvelut ei enää 1.1.2012 alkaen avusta tarkastustoimen tehtävissä, vaan töitä uudelleen järjestelemällä lisätään controllerin työpanosta konsernin ja varsinkin strategisten yhtiöiden asioiden seurantaan. Strategisilta yhtiöiltä pyydetään kolmannesvuosiraporttiin tiedot toiminnan ja talouden toteutumisesta ja talouspalvelujen edustajat käyvät vielä joka kerta keskustelut toimitusjohtajien kanssa. Raportti esitellään kaupunginhallitukselle ja valtuustolle. Yhtiöiden tilanteesta raportoidaan kaupunginhallitukselle tarpeen mukaan useamminkin. Raportoinnissa käytetään uudistettuja lomakkeita. Kun talouspalveluissa jää controller eläkkeelle keväällä 2013, edellytetään tehtävään valittavalta henkilöltä yrityselämän tuntemusta ja esimerkiksi yksityissektorin controller-kokemusta. Viitteenä 1/KH 23.1.2012 kaupungin konserniohjeet, riskienhallintapolitiikka asiakirja sekä sisäisen valvonnan ja hyvän johtamis- ja hallintotavan ohjeet. Materiaali toimitetaan sähköisesti myös kaupunginvaltuuston jäsenille ja liitetään kokousasiakirjoihin. Hellsténin ehdotus: Kaupunginhallitus päättää antaa kaupunginvaltuustolle talous- ja hallintojohtajan ja kaupunginlakimiehen esittämän lausunnon. Samalla kaupunginhallitus toteaa, että konserniohjausta ja valvontaa parannetaan edellä esitetyllä tavalla ja asiaan kiinnitetään myös jatkossa erityistä huomiota. Valtuustoaloitteessa esitetyn erityisen tarkastuksen suorittamiseen ja määrärahan varaamiseen ei ole esitetty perusteita. Kaupunginhallitus päättää antaa valtuustolle edellä esitetyn vastauksen valtuustoaloitteeseen ja ehdottaa, ettei aloite anna aihetta enempiin toimenpiteisiin. Päätös: Kaupunginhallitus hyväksyi ehdotuksen.
Lisätietoja antavat kaupunginlakimies Kari Suokas p. 03 621 2398 ja talous- ja hallintojohtaja Ismo Uusitalo p. 03 621 2323. KV 6.2.2012 19 Päätös: Kaupunginvaltuusto hyväksyi kaupunginhallituksen ehdotuksen.