ITÄ-SUOMEN YLIOPISTON YLIOPPILASKUNTA VIESTINTÄOHJEISTUS Hyväksytty hallituksessa 8.12.2011
Yleistä Itä-Suomen yliopiston ylioppilaskunnan (ISYY) viestinnästä vastaavat ylioppilaskunnan hallituksen puheenjohtaja, kaikki työntekijät ja edustajiston puheenjohtaja. Kukin huolehtii oman sektorinsa sekä sisäisestä että ulkoisesta tiedottamisesta. Pääsääntöisesti vastuu tiedottamisesta on työntekijöillä. Sektoreilla, joilla ei ole palkattua työntekijää, tiedotuksesta vastaa kyseisen sektorin hallitusvastaava. Päävastuu päivittäisestä jäsenistölle suuntautuvasta viestinnästä on tehtävään sovitulla työntekijällä. ISYYn virallisen kannanoton, tiedotteen tai mielipidekirjoituksen allekirjoittavat AINA hallituksen puheenjohtaja, varapuheenjohtaja ja pääsihteeri, kaksi yhdessä. Hallituksen puheenjohtaja ja pääsihteeri vastaavat pääsääntöisesti medialle tiedottamisesta. Jos työntekijä, hallituksen jäsen tai jaoston puheenjohtaja aikoo ottaa julkisesti kantaa ylioppilaskunnan edustajana, on kannanotto hyväksytettävä ylioppilaskunnan hallituksella. Esiintyminen ylioppilaskunnan nimissä vaatii ylioppilaskunnan hallituksen luvan. Ylioppilaskuntaan liittymättömiä lausuntoja antaessaan jokaisen on pidettävä huolta, että ne ymmärretään yksityishenkilön, ei ylioppilaskunnan kannanottoina. Mikäli katsotaan, että ylioppilaskunnan tulisi osallistua julkiseen keskusteluun koskien ISYYn toimintaa tai sen edustamaa jäsenistöä, tulee asiasta ilmoittaa pääsihteerille tai hänen sijaiselleen. Työntekijöiden tehtävänä on välittää tieto hallituksen ja edustajiston puheenjohtajille. He harkitsevat julkiseen keskusteluun osallistumisesta ja kommentoinnista tapauskohtaisesti. Päätöksen tekee ylioppilaskunnan hallitus. Sisäisen viestinnän ryhmät Ylioppilaskunnan ensisijaisen sisäisen tiedottamisen ryhmän muodostavat hallitus, edustajiston puheenjohtajat ja henkilökunta. Sisäisen tiedottamisen toisen ryhmän muodostavat edustajisto sekä jaostojen ja kerhojen puheenjohtajat. Kolmannen ryhmän sisäisessä viestinnässä muodostavat jäsenistö. Tiedotuskanavat Sähköposti Ylioppilaskunnalla on sekä avoimia että suljettuja sähköpostilistoja. Avoimille sähköpostilistoille voi liittyä kuka tahansa, mutta niiden käyttö on rajatumpaa. Avoimia listoja käytetään joukkotiedotukseen, joten niiden käyttöä tulee harkita ja kysyä tarvittaessa ohjeita järjestö- tai vapaa-ajansihteeriltä. Suljetut listat ovat tarkoitettu pienemmän joukon monensuuntaiseen
viestittelyyn. Listoilla pyritään välttämään päällekkäisyyksiä. Isyy-info.joensuu, isyy-info.kuopio ja isyy-info.savonlinna ovat kampuskohtaisia kaikille avoimia tiedotuslistoja. Listoille lähetetään yleiset tiedotteet, ylioppilaskunnan kannanotot, opiskelijoita kiinnostavat SYL:n tiedotteet ja vapaa-aikaa koskevat tiedotteet. Viestien otsikoinnin tulee olla mahdollisimman kuvaava. Viestien otsikoissa käytetään avainsanoja (TIEDOTE, KANNANOTTO, OPINNOT, KELA, SYL, VAPAA-AIKA, WIIKKO-ÄRSYKE) isoin kirjaimin kirjoitettuna. Englanninkielinen tiedotus tapahtuu pääasiallisesti kampuskohtaisten kv-sähköpostilistojen kautta. Jaostojen sähköpostilistoille postitetaan tiedotteita ko. jaoston asioista, kuten kokouskutsut, pöytäkirjat ja jaostojen vastaavien tiedotteita. Sähköpostilistoja voidaan käyttää myös jaostotoimijoiden väliseen keskusteluun. Ainejärjestöjen puheenjohtajille ja muille vastuuhenkiöille lähetetään sähköpostia listan kautta silloin, kun asia koskee heitä henkilökohtaisesti tai on erityisen tärkeää yhteistyön kannalta. Ainejärjestöjen puheenjohtajaa voidaan pyytää välittämään tiedote jäsenilleen. Edustajistolista on suljettu lista, jolla edustajiston jäsenet voivat käydä edustajiston kokousta valmistelevaa keskustelua. Listalle hyväksytään vain edustajiston jäsenet, varajäsenet, hallitus ja pääsihteeri. Yksityinen viestittely ja monipolviset keskustelut tukkivat sähköpostit. Tarkkaa seulaa toivotaan eteenkin järjestöjen ja jaostojen puheenjohtajilta. Henkilökohtaisten viestien ja asiattomien keskustelujen karsiminen antaa listoille mahdollisuuden toimia tehokkaina tiedonvälitysväylinä. Henkilökohtaiset viestit tulee lähettää henkilökohtaiseen osoitteeseen. Jos välität viestin monelle toisensa tuntevalle taholle, kirjoita viestin alkuun JAKELU: (nimet kenelle viesti on lähetetty). Näin vastaanottaja voi päätellä, kannattaako viestiä välittää vielä jollekin muulle taholle. Web-sivut Web-sivujen etusivulle lisätään tärkeät uutiset ja tiedotteet. Etusivulla on myös tapahtumakalenteri, jonne ylioppilaskunta ja ainejärjestöt voivat lisätä omia tapahtumiaan. Web-sivuilta löytyy yleinen tieto ylioppilaskunnasta organisaationa ja yliopisto-opiskelijan edunvalvojana. Sivuilta löytyy ylioppilaskuntatoimijoiden ajantasaiset yhteystiedot sekä päättävien elinten kokousten päätösluettelot takautuvasti edelliseen lukukauteen saakka. Ajankohtaista -palstalle kootaan jaostoittain uutisia jaostojen tekemistä päätöksistä. Samoin tehdään myös hallituksen ja kampusvaliokuntien toiminnasta. Vastuu uutisten tuottamisesta on kunkin elimen sihteerillä ja puheenjohtajalla. Jokaisesta kokouksesta nettisivuille on tuotettava vähintään yksi jäsenistöä koskettava uutinen. Näin nettisivujen sisältö uudistuu, ja ne säilyttävät mielenkiintonsa. Tämä myös lisää päätösten läpinäkyvyyttä. Uutiseksi riittää muutama virke.
Tiedotuksellisen osan ylläpidosta vastaavat tehtävään sovitut työntekijät. Jaostouutisten julkaisemisen yksinkertaistamiseksi päivitysoikeudet ovat myös edunvalvontasihteereillä. Ylioppilaslehti Uljaalla on omat web-sivut, joiden ylläpidosta vastaa lehden päätoimittaja. Web-sivuillaan ylioppilaskunnalla on keskustelufoorumi, jossa opiskelijat voivat käydä avointa keskustelua ylioppilaskuntaan sekä sen jaostojen ja kerhojen toimintaan liittyvistä asioista. Foorumilta löytyvät myös kauppa- ja kimppakyydit osio. Foorumia hallinnoi siihen määrätty työntekijä. Web-sivuja suunniteltaessa ja uudistettaessa on otettava huomioon esteettömyys ja helppo saavutettavuus. Saavutettavuutta lisää, kun sivut on toteutettu niin, että niiden käyttö on mahdollista erilaisilla päätelaitteilla kuten matkapuhelimella tai näkövammaisten lukulaitteella. ISYYn nettisivujen pysyvät perustiedot löytyvät sivuilta myös englanniksi. Sosiaalinen media ISYYllä on Facebookissa oma sivunsa. Facebook-sivulle lisätään lyhyitä tiedotteita ja uutisia ylioppilaskunnan toiminnasta ja tapahtumista. Facebook-sivulla tapahtuva tiedotus on muita tiedotuskanavia vapaamuotoisempaa. Facebook-sivujen tiedotteita voi kommentoida kuka tahansa. Seinälle kirjoittaminen kuitenkin estetään. Facebook-sivun ylläpitoon pääsevät hallituksen jäsenet, edustajiston puheenjohtajisto, kampusvaliokuntien jäsenet ja henkilökunta. Viikkotiedote Lukukausien aikana sovittujen työntekijöiden toimesta tuotetaan viikkotiedotetta, joka informoi tulevan viikon ajankohtaisista asioista ja tapahtumista. Viikottain taitettavassa tiedotteessa on tietoa ylioppilaskunnan omien toimijoiden sekä aine- ja kampusjärjestöjen järjestämistä tapahtumista. Materiaali on toimitettava viimeistään torstaina klo 15.00 mennessä. Wiikko-Ärsyke on sähköisenä luettavissa ISYYn nettisivuilta ja jaetaan maanantaisin paperisena tulosteena Kuopion kampuksella. Wiikko-Ärsyke lähetetään myös info-listoille. Monday Mail on sovittujen työntekijöiden tuottama viikkotiedote, joka on tarkoitettu vaihto-opiskelijoille sekä tutkinto-opiskelijoille. Englanniksi julkaistava tiedote postitetaan sähköpostilla kv-opiskelijoille. Tiedote on myös luettavissa ISYYn englanninkielisiltä nettisivuilta. Ilmoitustaulu Ylioppilaskunnalla on virallisia ilmoitustauluja. Ilmoitustauluilla on nähtävänä edustajiston, hallituksen ja jaostojen päätösluettelot, ylioppilaskunnan ajantasaiset yhteystiedot sekä
mainontaa ajankohtaisista ylioppilaskunnan tapahtumista. Ilmoitustaulujen ylläpidosta vastaavat siihen ohjeistetut työntekijät. Ylioppilaskunnan ilmoitustaululle saa kiinnittää vain ylioppilaskunnan tiedotteita tai paikallisen kampusvaliokunnanluvalla muita tiedotteita. Ilmoitustaulu siivotaan ylimääräisestä ja vanhentuneista materiaalista samalla kun ajankohtaista materiaalia viedään ilmoitustauluille. Viestintäpolut Edustajiston kokous Edustajiston kokouskutsu lähetetään edustajistolle viimeistään viikkoa ennen kokousta. Pääsihteeri toimittaa kokouskutsun ja esityslistan sähköpostilla edustajistolle, henkilökunnalle, hallitukselle, kampusvaliokunnalle ja medialle. Kokouksesta kirjoitetaan kokousmuistio, jonka laatii hallituksen viestintävastaava. Kokousmuistio toimitetaan sähköpostilla edustajistolle, henkilökunnalle, hallitukselle ja kampusvaliokunnalle. Muistion tarkoituksena on tuoda tiedoksi kokouksen päätösasiat myös heille, jotka eivät ole päässeet osallistumaan kokoukseen. Sovituista päätösasioista kirjoitetaan uutinen ISYYn nettisivujen etusivulle. Uutisoitavista asioista päättää hallitus edustajiston kokouksen jälkeen. Uutiseksi riittää muutama lause. Pöytäkirja edustajiston kokouksesta laaditaan viimeistään kolme viikkoa kokouksen jälkeen. Pääsihteeri kirjoittaa pöytäkirjan, ja toimittaa sen nettiin, ylioppilaskunnan ilmoitustaululle sekä lähettää sähköpostilla edustajistolle heti sen jälkeen kun pöytäkirjaan on saatu puheenjohtajan, sihteerin ja pöytäkirjantarkastajien allekirjoitukset. Edustajiston kokouksien esityslistat ja pöytäkirjat arkistoidaan R-asemalle Edustajisto-kansioon. Hallituksen kokous Hallituksen kokoukseen hallituksen puheenjohtaja tai pääsihteeri lähettää kokouskutsun. Kokouskutsun lähettämisen viimeisestä ajankohdasta päättää jokainen hallitus erikseen. Kokouskutsu toimitetaan sähköpostilla hallitukselle ja henkilökunnalle. Päätösten tiedottamisesta päätetään tapauskohtaisesti kokouksessa. Pääsääntöisesti, jos päätös koskee opiskelijoita ja vaikuttaa heidän arkeensa, on päätöksestä tiedotettava. Merkittävistä päätöksistä on tiedotettava sähköpostilla. Muutoin päätöskohdista kirjoitetaan uutinen nettisivuille ajankohtaista-palstalle. Tiedottamisesta vastaa pääsihteeri, ellei toisin päätetä. Kynnys ylioppilaslehdelle tiedottamisesta on pidettävä matalana. Päätösluettelo hallituksen kokouksesta toimitetaan ylioppilaskunnan ilmoitustaululle viimeistään kolme viikkoa kokouksesta. Päätösluettelon julkaistaan myös ISYYn nettisivuilla. Kokouksen
sihteeri laatii pöytäkirjan hallituksen kokouksesta mahdollisimman pian kokouksen jälkeen, ja lähettää sen hallitukselle sähköpostilla. Hallituksen kokouksien esityslistat ja pöytäkirjat arkistoidaan R-asemalle Hallitus-kansioon. Kampusvaliokunnan kokous Kampusvaliokunnan puheenjohtaja tai sihteeri lähettää kokouskutsun kampusvaliokunnan kokoukseen. Kutsu lähetetään sähköpostilla kampusvaliokunnalle, hallitukselle ja henkilökunnalle. Kokouskutsun lähettämisen viimeisestä ajankohdasta päättää jokainen kampusvaliokunta erikseen. Päätöksistä tiedotetaan tapauskohtaisesti, kuten hallituksen kokouksen päätöksistä. Uutisointia toteutetaan ISYYn nettisivujen ajankohtaista-palstalle kuten hallituksen kokouksesta. Myös kampusvaliokunnan päätöksistä tiedotuskynnys ylioppilaslehdelle on pidettävä matalana. Kampusvaliokunnan puheenjohtaja tai sihteeri lähettää kokouksen pöytäkirjan viimeistään viikon kuluttua kokouksesta kampusvaliokunnalle ja hallitukselle. Pöytäkirja toimitetaan sähköpostilla. Kampusvaliokunnan kokouksien esityslistat ja pöytäkirjat arkistoidaan R-asemalle Kampusvaliokunta-kansioon. Jaoston kokous Kokouskutsu jaostojen kokoukseen lähetetään sähköpostilla kyseiselle jaostolle, hallitukselle ja henkilökunnalle. Jaostojen kokouksista ilmoitetaan myös ISYYn web-sivuilla sekä yleisillä ilmoitustauluilla. Jaostojen puheenjohtajia kannustetaan tiedottamaan jaostojen kokouksista kv-sähköpostilistoilla. Kokouskutsun lähettää kyseisen jaoston puheenjohtaja tai sihteeri viimeistään viikkoa ennen kokousta. Päätöksistä tiedotetaan tapauskohtaisesti, kuten hallituksen ja kampusvaliokunnan kokouksen päätöksistä. Uutisointia toteutetaan ISYYn nettisivujen ajankohtaista-palstalla kuten hallituksen ja kampusvaliokuntien kokouksista. Päätöksistä tiedotuskynnys ylioppilaslehdelle on pidettävä matalana. Jaoston puheenjohtaja tai sihteeri laatii kokouksesta pöytäkirjan viimeistään viikon kuluttua kokouksesta. Pöytäkirja lähetetään sähköpostilla kyseiselle jaostolle ja kampusvaliokunnalle. Jaoston kokouksien esityslistat ja pöytäkirjat arkistoidaan R-asemalle Edunvalvonta\Jaostot-kansioon. Henkilökuntapalaveri Henkilökuntapalaveri pidetään Joensuun ja Kuopion kampuksilla noin kaksi kertaa kuukaudessa. Henkilökuntapalaverissa käsitellyistä asioista tiedotetaan henkilökuntaa muilla kampuksilla sekä hallitusta. Toimiston aukioloajoista tiedotetaan yliopiston opintopalveluita. Tiedon välittämisestä
vastaavat siihen sovitut työntekijät. Pääsihteeri on vastuussa siitä, että Savonlinnan toimistossa ollaan tietoisia ylioppilaskunnan henkilöstölle tärkeistä asioista. Kannanotot ja lausunnot Hallituksen laatimasta kannanotto tai lausunto lähetetään tiedoksi hallitukselle, henkilökunnalle, kampusvaliokunnalle ja jaostoille sähköpostilla. Lisäksi kannanotto tai lausunto laitetaan nähtäväksi ISYYn nettisivuille ja ilmoitustauluille. Tiedottamisesta vastaavat pääsihteeri sekä hallituksen puheenjohtaja. Sisäinen kannanotto lähetetään tiedoksi sähköpostilla asianomaisille. Kannanotot ja lausunnot lähetetään tarvittaessa tiedoksi myös SYL:lle, ylioppilaslehdelle sekä muille alueellisille medioille. Edunvalvonta-asia Edunvalvonnallisten asioiden tiedottamisesta vastaavat edunvalvontasihteeri sekä hallitusvastaava yhdessä. Opiskelijoiden edunvalvonta-asioista tiedotetaan sähköpostilla hallitusta, henkilökuntaa ja asianomaista jaostoa. Tieto laitetaan nähtäväksi myös ISYYn nettisivuille. Tarvittaessa asiasta tiedotetaan myös SYL:a, ylioppilaslehteä sekä alueen muita medioita. Tapahtumat Ylioppilaskunnan tapahtumista tiedotusvastuussa ovat siihen sovitut työntekijät sekä hallituksen tapahtumavastaava. Jaostojen järjestämistä tapahtumista tiedottavat kyseisen sektorin sihteerit suomeksi ja kv-sihteerit englanniksi. Tapahtumista tiedotetaan järjestöjaostoa, toimintajaostoa ja ylioppilaslehteä sekä lähetetään tieto info-listoille. Tapahtumatiedottaminen aloitetaan välittömästi, kun tapahtuman järjestämisestä ja sen ajankohdasta on tehty päätös. Tieto välitetään sähköpostin lisäksi ISYYn nettiin etusivulle sekä Wiikko-Ärsykkeeseen. Tapahtumista luodaan Facebook-tapahtuma, jonne kutsutaan opiskelijoita mahdollisimman laajasti. Useimmista tapahtumista tehdään myös juliste, jota jaetaan kampuksilla. Flyerien jakamista ja aulamarkkinointia voi harkita resurssien mukaan. Tarvittaessa tapahtumista voi tiedottaa myös alueellisia medioita. Ainejärjestöt Ylioppilaskunnan tiedotuksen toimivuus järjestöille edellyttää, että ainejärjestöt ilmoittavat
ajantasaiset yhteystietonsa ylioppilaskunnalle. Ylioppilaskunnan tiedotukselle olennaiset yhteystiedot ovat järjestön yleiset yhteystiedot sekä puheenjohtajan henkilökohtaiset yhteystiedot. Ainejärjestöjen toivotaan tiedottavan aktiivisesti ylioppilaskuntaa omista tapahtumistaan sekä pitävän yhteyttä ylioppilaskuntaan. Tapahtumailmoitukset tulee ilmoittaa tehtävään sovitulle työntekijälle vähintään kaksi viikkoa ennen tapahtumaa, jos sitä halutaan mainostaa ylioppilaskunnan tiedotuskanavilla. Halutessaan ainejärjestöt voivat tehdä tapahtumistaan lyhyet tiedotteet myös englanniksi, jotka voidaan välittää vaihto-opiskelijoille ja tutkinto-opiskelijoille kv-sihteereiden kautta. Järjestöille tiedotetaan järjestöjä koskevista ylioppilaskunnan päätöksistä. Järjestöjen yhdyshenkilönä toimivat siihen määrätyt työntekijät, jotka vastaavat ylioppilaskunnan ja ainejärjestöjen välisestä tiedonkulusta. Kerhot Ylioppilaskunnan tiedotuksen toimivuus kerhoille edellyttää, että kerhot ilmoittavat ajantasaiset yhteystietonsa ylioppilaskunnalle. Ylioppilaskunnan tiedotukselle olennainen tieto on kerhon vastaavan henkilön yhteystiedot. Kerhojen toivotaan pitävän aktiivisesti yhteyttä ylioppilaskuntaan. Kerho-ohjesäännön mukaan kerholla tulee olla säännöllistä toimintaa. Tämän vuoksi toiminnasta tiedottaminen ylioppilaskunnalle on välttämätöntä ohjesäännön noudattamisen todentamiseksi. Tapahtumailmoitukset tulee ilmoittaa sovitulle työntekijällenvähintään kaksi viikkoa ennen tapahtumaa sekä mahdollisuuksien mukaan englanninkielisenä kyseisen kampuksen kv-sihteerille. Kerhoille tiedotetaan järjestöjä koskevista ylioppilaskunnan päätöksistä. Järjestöjen yhdyshenkilönä toimii järjestö- ja vapaa-ajansihteeri, jotka yhdessä vastaavat ylioppilaskunnan ja kerhojen välisestä tiedonkulusta. Mediayhteydet Ylioppilaskunnasta lähtevät kirjalliset tiedotteet toimitetaan virallisella ylioppilaskunnan arkkipohjalla. Tiedotteissa tulee käyttää virheetöntä ja sujuvaa kieltä. Tiedotteet toimitetaan sähköpostilla. Virallisella arkkipohjalla liitteenä lähetettävän tiedotteen lisäksi tiedotteen sisältö tulee käydä ilmi myös sähköpostin viestikentässä. Otsikointiin on kiinnitettävä erityistä huomiota. Otsikon eteen merkintä ISYY TIEDOTTAA. Alueen tiedotusvälineiden sähköpostit: hannu.turunen@stt.fi toimitus@stt-lehtikuva.fi
hs.kuopio@hs.fi keimo.lehtiniemi@mtv3.fi uutiset@mtv3.fi uutiset@nelonen.fi toimitus@uljas.net paatoimittaja@uljas.net saima@uef.fi radiosavo@yle.fi uutiset@savonsanomat.fi toimitus@oikeaasema.fi toimitus@viikkosavo.fi toimitus@radiorex.fi opix@kmyhtyma.fi toimitus@karjalainen.fi jouko.salmela@karjalainen.fi toimitus@k5mediat.fi toimitus@karjalanheili.fi toimitus@oifm.fi toimitus@ita-savo.fi toimitus@savonmaa.fi pasi.pekkonen@saimaalehti.fi kari.tegelberg@saimaalehti.fi erja.eliala@saimaalehti.fi toimitus.esradio@yle.fi pohjoiskarjalan.radio@yle.fi Erityistilanne-/kriisiviestintä Erityistilanteissa ylioppilaskunnan sisäistä ja ulkoista viestintää johtavat pääsihteeri sekä hallituksen puheenjohtaja tai varapuheenjohtaja. Heidän ollessaan estyneitä johtamisvastuu on ensisijaisesti edustajiston puheenjohtajalla ja toissijaisesti hallituksen tiedotusvastaavalla. Erityistilanne edellyttää poikkeusoloja, jotka liittyvät esimerkiksi ylioppilaskunnan toimintaan, henkilöihin, tietoturvaan, tapaturmiin tai onnettomuuksiin. Erityistilanteissa kaikkien toimijoiden tulee tukea tiedottamista toimittamalla viipymättä tietoja tapahtumasta ja sen taustoista. Tiedotusta tehostetaan tarpeen kasvaessa. Tiedotus tapahtuu mahdollisuuksien mukaan ensin ylioppilaskunnan toimijoille ja jäsenistölle. Tietoa ei saa antaa medialle tai muille asiasta kiinnostuneille ilman viestinnän johdon lupaa. Tiedotus hoidetaan sähköpostilla ja ISYYn nettisivuilla. Sähköposti tulee lähettää viipymättä hallitukselle, henkilökunnalle, järjestöjaostolle sekä info-listoille. Ulkoinen viestintä toteutetaan tiedotusvälineille viestintäohjeistuksen listan mukaan. Erityistilanteissa ja kriiseissä yhteistyö yliopistoon korostuu. Jos ylioppilaskunnan kriisi koskettaa myös yliopistoa, viestintää tulee toteuttaa yhdessä yliopiston tiedotuksen kanssa
johdonmukaisuuden säilyttämiseksi.