6.6.2011 Kansallisen julkaisutietojärjestelmän perustaminen JURE II -työryhmän raportti Tiivistelmä Tässä raportissa esitellään JURE-projektin JURE II -työryhmän ehdotusta kansallisesta julkaisutietojärjestelmästä. Ehdotettava kansallinen julkaisutietojärjestelmä kattaa tiedot kaikista tutkimuksen ja taiteellisen toiminnan tuloksena syntyvät julkaisuista, joita tuotetaan yliopistoissa, ammattikorkeakouluissa, sairaanhoitopiireissä sekä valtion tutkimuslaitoksissa. Julkaisutietojärjestelmällä on kaksi päätavoitetta. Ensimmäinen tavoite on parantaa tutkimustoimintaan liittyvän tiedon kattavuutta, laatua ja käytettävyyttä. Toinen tavoite on karsia kustannuksia ja lisätä tutkimusorganisaatioiden hallinnollisen työn tuottavuutta. Julkaisutietojärjestelmä palvelee sekä tietoja hyödyntäviä viranomaistahoja (ministeriöt ja Suomen Akatemia) että tietoja tuottavia tutkimusorganisaatioita ja näiden tutkijoita. Nykytilanteessa kaikki tutkimusorganisaatiot keräävät julkaisutietonsa omiin järjestelmiinsä. Tässä raportissa ehdotettavan keskitettyyn tiedonkeruuseen perustuvan kansallisen julkaisutietojärjestelmän tavoitteena on parantaa suomalaisista julkaisuista kerättävien tietojen laatua ja käytettävyyttä sekä tehostaa julkaisutiedonkeruuta. Keskitetyn tiedonkeruun lähtökohtana on, että tutkimusorganisaatiot syöttävät omien julkaisujensa tiedot ensisijaisesti keskitettyyn julkaisutietojärjestelmään. Järjestelmä lukee tutkimusorganisaatioiden henkilötietojärjestelmiä, jolloin julkaisun tekijöitä voidaan liittää organisaatioissa työskenteleviin henkilöihin ja näiden yksiköihin. Tutkimusorganisaatioilla on mahdollisuus lisätä omia luokituksiaan ja muuta omaa täydentävää metadataa julkaisutietojärjestelmään. Julkaisutietojärjestelmää voidaan myöhemmin laajentaa kattamaan myös muuta tutkimustoiminnan seurantaa ja näkyvyyttä palvelevaa tietoa, kuten tietoa projekteista, asiantuntijatehtävistä ja tutkijavierailuista. Työryhmän käyttämän laskentamallin mukaan julkaisutietojärjestelmän vuosittaiset ylläpito- ja kehittämiskokonaiskustannukset ovat 2,0 2,9 miljoonaa euroa, kun mukaan lasketaan korkeakoulujen lisäksi myös valtion tutkimuslaitokset ja sairaanhoitopiirit. Kustannussäästöä arvioidaan nykytilanteeseen verrattuna saavutettavan noin 1,4 miljoonaa euroa vuodessa (33 %). Arvioidut investointikustannukset ovat noin 2,3 3,5 miljoonaa euroa. Työryhmä ehdottaa, että opetus- ja kulttuuriministeriö (OKM) vastaa keskusjärjestelmän investointikustannuksista yliopistojen ja ammattikorkeakoulujen osalta ja että vuosittaisista keskusjärjestelmän ja paikallisen toiminnan käyttökustannuksista vastaavat tutkimusorganisaatiot ja valtionhallinnon organisaatiot yhdessä. Työryhmä ehdottaa, että OKM sopii palvelunkäyttäjien eli tutkimusorganisaatioiden kanssa JUREyhteistyösopimuksen, jossa palvelunkäyttäjät sitoutuvat käyttämään järjestelmän palveluita ja opetus- ja
kulttuuriministeriö sitoutuu ylläpitämään palvelutarjontaa. OKM tekee lisäksi palveluita tuottavan organisaation (Palveluntuottajan) kanssa Palvelusopimuksen, joka määrittelee OKM:lle ja palvelunkäyttäjille annettavat julkaisutietojärjestelmän perustamiseen, ylläpitämiseen ja kehittämiseen liittyvät palvelut. Työryhmä ehdottaa, että julkaisutietojärjestelmän hallinnoinnista vastaa OKM:n puolesta seitsenhenkinen johtoryhmä ja yhteistoiminnan koordinointia varten kukin palvelunkäyttäjä nimeää oman yhdyshenkilönsä. 2
Sisällysluettelo Tiivistelmä... 1 1. Johdanto... 4 2. Taustaa... 4 3. Julkaisutiedonkeruun nykytila... 5 Yliopistot... 5 Ammattikorkeakoulut... 6 Valtion tutkimuslaitokset... 6 Sairaanhoitopiirit... 6 4. Kansallisen julkaisutietojärjestelmän hyödyt... 7 Hyödyt kansallisella tasolla... 7 Hyödyt tutkimusorganisaatioille... 7 Hyödyt tutkijoille... 8 5. Kansallisen julkaisutietojärjestelmän yleiskuvaus... 8 Julkaisutiedot... 9 Henkilötiedot...10 Julkaisukanavat...10 Vanhojen julkaisujen siirtäminen...10 Tiedot muusta tutkimustoiminnasta...10 Käyttöoikeudet ja tunnistautuminen...10 6. Arvio kansallisen julkaisutietojärjestelmän kustannuksista...11 7. Kansallisen julkaisutietojärjestelmän kustannusten jakautuminen ja organisointi...12 Kustannusten jakautuminen...13 Järjestelmän omistusoikeudet...13 Järjestelmän organisointi...13 Järjestelmän ylläpito- ja kehitystyö ja vuosimaksut...14 Palvelunkäyttäjän ja Palveluntuottajan oikeudet...14 8. Jatkotoimenpiteet...14 LIITE 1 Julkaisutietojen tallentaminen...15 Julkaisutietojen tallentamiseen liittyvät keskeiset käsitteet...15 Käyttäjäryhmät...15 Julkaisutietojen tallennusprosessit...17 LIITE 2 Käyttötapauskuvauksia...21 LIITE 3 Julkaisujen tietosisällöt...26 3
LIITE 4. Kansallisen julkaisutietojärjestelmän kustannusarvio...32 LIITE 5 Luonnos sopimukseksi JURE-yhteistyöstä...41 LIITE 5.1. Palvelusopimus...44 LIITE 5.2. Palvelukuvaus...48 1. Johdanto JURE-projektin 1 tehtävänä on laatia esitys korkeakoulujen kansallisen julkaisutietojärjestelmän toteuttamisesta. Tässä raportissa esitellään JURE-projektin JURE II -työryhmän ehdotusta kansallisesta julkaisutietojärjestelmästä. Kansalliseen julkaisutietojärjestelmään kerätään julkaisuista bibliografiset tiedot (julkaisun nimi, tekijä, sarjan/emojulkaisun nimi, julkaisuvuosi, julkaisutyyppi, tieteenala jne.). Julkaisujen tekijät yhdistetään henkilöihin. Ehdotettava kansallinen julkaisutietojärjestelmä kattaa kaikkien julkisten tutkimusorganisaatioiden: 1) yliopistojen, 2) ammattikorkeakoulujen, 3) sairaanhoitopiirien sekä 4) valtion tutkimuslaitosten tutkimuksen ja taiteellisen toiminnan tuloksena syntyvät julkaisut. Suunnitteilla olevan kansallisen julkaisutietojärjestelmän tavoitteena on parantaa suomalaisista julkaisuista kerättävien tietojen laatua ja käytettävyyttä sekä tehostaa julkaisutiedonkeruuta. Tavoitteena on, että julkaisut tallennetaan keskitettyyn julkaisutietojärjestelmään ajantasaisesti ja yhdenmukaisesti. Tietojen käytettävyyttä parantaa monipuolinen selainpohjainen käyttöliittymä. Julkaisutiedonkeruu tehostuu, kun yhteisjulkaisut kirjataan vain kertaalleen ja osa tiedoista tuodaan kansainvälisistä ja kansallisista julkaisutietokannoista (esim. Thomson Reutersin Web of Science ja Elsevierin Scopus). Tavoitteena on, että julkaisutietojärjestelmä palvelee monipuolisesti eri toimijoiden tarpeita. Julkaisutietoja käyttävät tutkimustoiminnan seurannassa muun muassa eri ministeriöt ja Suomen Akatemia. Lisäksi julkaisutiedot hyödyttävät järjestelmää käyttävien organisaatioiden tutkimushallintoa sekä näiden tutkijoita. 2. Taustaa JURE-projektin ohjausryhmä perusti kokouksessaan 15.2.2011 JURE II -työryhmän 2 tekemään konkreettisen kuvauksen kansalliseen julkaisutietojärjestelmään liittyvistä prosesseista. Kuvaus tehtiin niin sanotulle keskitetyn tiedonkeruun mallin mukaiselle julkaisutietojärjestelmälle. Työryhmän tehtävänä oli tehdä myös arvio järjestelmän kustannuksista sekä ehdotus sen organisoinnista, vastuunjaosta ja resurssoinnista. 1 JURE-projekti on osa korkeakoulujen ja opetus- ja kulttuuriministeriön yhteistä RAKETTI-hanketta (RAkenteellisen KEhittämien Tukena TIetohallinto) http://raketti.csc.fi/, jonka tavoitteena on korkeakoululaitoksen ulkoisessa ja sisäisessä ohjauksessa tarvittavan tiedon ja IT-ratkaisujen kehittäminen kansallisella tasolla. 2 JURE II -työryhmän tehtävänä on ehdotuksen laatiminen kansallisesta julkaisutietojärjestelmästä. JUREn I vaihe on julkaisujen metatietojen kerääminen yliopistoista ennen kansallisen julkaisutietojärjestelmän käyttöönottoa. JURE I -työryhmän tehtävänä on rakentaa sellainen toimintamalli, jolla yliopistoilta saatavat tiedot yhdistetään ja saatetaan sellaiseen muotoon, että tietoja voidaan hyödyntää sekä opetus- ja kulttuuriministeriössä että yliopistoissa. 4
JURE II -työryhmän jäsenet: pj. Tomi Mäkelä, professori, johtaja, Biotekniikan instituutti, Helsingin yliopisto Juha Fagerholm, sovellusasiantuntija, TUTKI-osahankkeen sihteeri, CSC Tieteen tietotekniikan keskus Oy Sirpa Hangasmäki, suunnittelusihteeri, Tampereen yliopisto Jyrki Ilva, projektikoordinaattori, Kansalliskirjasto Jukka Lindeman, informaatikko, Terveyden ja hyvinvoinnin laitos Ari Lindqvist, tutkimusylilääkäri, Helsingin ja Uudenmaan sairaanhoitopiiri Sinikka Luokkanen, tietopalvelupäällikkö, Hämeen ammattikorkeakoulu Paula Mikkonen, suunnittelija, Kansalliskirjasto Irma Pasanen, informaatiopalvelupäällikkö, Aalto-yliopisto Olli Poropudas, opetusneuvos, Opetus- ja kulttuuriministeriö Hanna-Mari Puuska, koordinaattori, JURE-projekti, CSC Tieteen tietotekniikan keskus Oy 3. Julkaisutiedonkeruun nykytila Nykytilanteessa yliopistot, ammattikorkeakoulut, sairaanhoitopiirien yksiköt sekä valtion tutkimuslaitokset keräävät omat julkaisutietonsa hajautetusti omiin julkaisu- tai tutkimustietojärjestelmiinsä. Osalla tutkimusorganisaatioista ei ole lainkaan varsinaista julkaisutietojärjestelmää. Yliopistot Opetus- ja kulttuuriministeriön (OKM) hallinnonalalla toimii 16 yliopistoa. Yliopistoista kaksi on säätiölain mukaisia säätiöitä ja muut julkisoikeudellisia laitoksia. OKM edellyttää yliopistoilta vuosittain metatiedot sen henkilökunnan tuottamista julkaisuista. Tietoja käytetään muun muassa yliopistojen tulossopimusneuvottelujen pohjana sekä tutkimusjärjestelmän tuottavuuden ja vaikuttavuuden seurannassa. Yliopistot hyödyntävät omia julkaisutietojaan muun muassa sisäisen johtamisen ja päätöksenteon tukena, viestinnässä, tutkimustoiminnan arvioinnissa, toimintakertomuksissa ja henkilöstön palkkauksen perusteena. Muutamissa yliopistoissa laitokset tai tutkijat saavat julkaisuluettelonsa suoraan julkaisurekisteristä. Nykyisin yliopistojen julkaisutiedot kerätään hajautetusti siten, että vastuu tiedonkeruusta on yliopistoilla itsellään ja ne kokoavat omien tutkijoidensa julkaisutiedot omiin julkaisu- tai tutkimustietojärjestelmiinsä. Käytössä on ainakin seitsemän erilaista järjestelmää. Muutamissa yliopistoissa ei ole lainkaan käytössä varsinaista julkaisutietojärjestelmää, vaan tiedot kerätään julkaisuluetteloon. Vuoteen 2010 asti OKM on edellyttänyt yliopistoilta ainoastaan julkaisujen lukumäärätietoja koulutusaloittain ja julkaisutyypeittäin. Vuoden 2011 tiedonkeruun ohjeistus poikkeaa aiemmista vuosista siten, että yliopistot toimittavat pelkkien lukumäärätietojen lisäksi myös julkaisujen metatiedot, joita ovat esimerkiksi julkaisun nimi, tekijät sekä lehti tai sarja, jossa julkaisu on ilmestynyt. Yliopisto toimittaa tiedot kaikista julkaisuistaan vuosittaisena kokoomatiedostona OKM:lle. Monissa yliopistoissa tutkijat lähettävät omat tietonsa kirjastoon tallennettaviksi, mutta kaikissa yliopistoissa ainakin osa tutkijoista syöttää julkaisunsa itse julkaisutietokantaan. Useissa yliopistoissa laitokset kokoavat oman henkilöstönsä tiedot yhteen, ja laitoksen vastuuhenkilö joko tallentaa ne tai lähettää julkaisuluettelon kirjastoon. Lähes kaikissa yliopistoissa tiedot tarkistetaan ja niitä täydennetään kirjastossa tai muussa vastuuyksikössä. 5
Tällä hetkellä seitsemän yliopiston julkaisutiedot ovat yhteydessä henkilörekisterin tietoihin siten, että henkilöiden nimet voidaan linkittää julkaisuihin. Ulkopuolisista tietokannoista julkaisujen metatietoja siirretään omaan julkaisutietojärjestelmään toistaiseksi kolmessa yliopistossa. Muissa yliopistoissa kaikki tiedot syötetään manuaalisesti. Lähes kaikki yliopistot keräävät julkaisutietojen lisäksi muita tietoja tutkimustoiminnastaan, kuten asiantuntijatehtävistä ja kansainvälisistä tutkimusvierailuista. Osassa yliopistoista nämä tiedot kerätään samaan järjestelmään kuin julkaisutiedot. Ammattikorkeakoulut Opetus- ja kulttuuriministeriön hallinnonalalla toimii 25 ammattikorkeakoulua. Ammattikorkeakouluista neljä on kunnallisia, seitsemän kuntayhtymän omistamia ja 14 yksityisiä. Tällä hetkellä julkaisutietoja kerätään ammattikorkeakouluissa lähinnä OKM:n AMKOTA-tilastointia varten. Kuten yliopistoilta, myös ammattikorkeakouluilta on aiemmin pyydetty vain lukumäärätiedot julkaisuista. Vuodelta 2012 edellytetään myös julkaisujen metatiedot. Tällä hetkellä suurin osa ammattikorkeakouluista käyttää Voyager-pohjaista julkaisurekisteriä. Muutamissa ammattikorkeakoulussa on johonkin muuhun järjestelmään perustuva julkaisurekisteri. Ainakin yhdessä ammattikorkeakoulussa ei ole julkaisurekisteriä lainkaan. Lähes kaikissa ammattikorkeakouluissa kirjasto osallistuu julkaisutietojen keruuseen joko opastamalla, ylläpitämällä sähköistä lomaketta tai tarkistamalla julkaisutietoja. Muutamaa ammattikorkeakoulua lukuun ottamatta OKM:lle kerättävät tiedot kootaan kirjastoissa. Valtion tutkimuslaitokset Eri ministeriöiden hallinnonaloilla toimii yhteensä 18 valtion tutkimuslaitosta. Useimmilla tutkimuslaitoksilla on oma julkaisutietojärjestelmänsä. Kaikilla ei ole sellaista lainkaan. Julkaisutietojen keruuseen ei ole yhtenäistä ohjeistusta, vaan kullakin tutkimuslaitoksella on esimerkiksi oma julkaisutyyppiluokituksensa. Tutkimuslaitosten julkaisutietoja käytetään muun muassa niiden sisäisen tutkimushallinnon tukena, tutkimustoiminnan volyymin, vaikuttavuuden ja tuloksellisuuden arvioinneissa, tutkijoiden suoritusarvioinneissa sekä tiedonvälityksessä. Sairaanhoitopiirit Sairaanhoitopiirejä on yhteensä 20. Erikoissairaanhoitolain mukaan kaikkien kunnallisten terveydenhuollon toimintayksiköiden (mm. sairaalat ja terveyskeskukset) julkaisut on kerätty viiden yliopiston lääketieteelliseen tiedekuntaan, joista ne on raportoitu sosiaali- ja terveysministeriöön. Tällä hetkellä Helsingin ja Uudenmaan sairaanhoitopiirin julkaisut kerätään Helsingin yliopiston TUHAT-järjestelmään. Muiden terveydenhuollon toimintayksiköiden julkaisut on toistaiseksi kerätty Kuopion yliopiston tarjoamaan JULKIjulkaisutietojärjestelmään, mutta vuoden 2012 jälkeisten julkaisujen tiedonkeruun osalta ei ole tehty vielä päätöksiä. Sosiaali- ja terveysministeriö on jakanut rahaa toimintayksiköille tutkimuksesta aiheutuneiden kustannusten korvaamiseksi julkaisuista laskettavien EVO-(erikoisvaltionosuus)pisteiden perusteella. Pisteet lasketaan julkaisumäärien perusteella siten, että myös julkaisujen laatu on otettu huomioon: kansainvälisissä tieteellisissä lehdissä julkaistuista artikkeleista saatavat EVO-pisteet riippuvat lehden impaktifaktorista. EVOjulkaisuja ovat lisäksi väitöskirjat sekä tietyissä kotimaisissa tieteellisissä lehdissä julkaistut artikkelit. Mer- 6
kittävä osa terveydenhuollon toimintayksiköiden tuottamista julkaisuista on yliopistojen kanssa tehtyjä yhteisjulkaisuja. Toukokuussa 2011 voimaan tuleva terveydenhuoltolaki korvaa erikoissairaanhoitolain. Uudessa laissa ei ole enää määritelty yliopistojen raportointivastuuta. 4. Kansallisen julkaisutietojärjestelmän hyödyt Perustettavan kansallisen julkaisutietojärjestelmän tulee palvella mahdollisimman hyvin eri toimijoiden tarpeita: esimerkiksi ministeriöiden tutkimustoiminnan seurantaa ja tulosohjausta, Suomen Akatemian tilastointitarpeita, tutkimusorganisaatioiden omaa sisäistä tutkimustoiminnan seurantaa ja ohjausta sekä tutkimusryhmien ja tutkijoiden oman julkaisutoiminnan näkyvyyttä. Hyödyt kansallisella tasolla Keskitetty järjestelmä tuottaa kattavaa, yhdenmukaista ja ajantasaista tietoa koko kansallisen tutkimusjärjestelmän julkaisutoiminnasta Julkaisut liitetään julkaisufoorumiluokitukseen 3, jolloin saadaan tietoa myös julkaisutoiminnan laadusta Julkaisutietojen siirtäminen viitetietoja sisältävistä kansainvälisistä (mahdollisia esim. Thomson Reutersin Web of Science ja Elsevierin Scopus) ja kansallisista tietokannoista (esim. Arto, Linda ja Fennica) säästää julkaisujen tallentamiseen liittyvää työtä ja tuottaa yhdenmukaista tietoa julkaisuista Tutkimusorganisaatioiden väliset yhteisjulkaisut tallennetaan kertaalleen vain yhteen järjestelmään, mikä niin ikään vähentää tallennustyötä ja mahdollistaa organisaatioiden välistä julkaisuyhteistyötä koskevat analyysit Kaikki suomalaiset tieteellisen tutkimustoiminnan tuloksena syntyvät julkaisut löytyvät samasta paikasta, mikä parantaa suomalaisen tutkimustoiminnan kansallista ja kansainvälistä näkyvyyttä Selailukäyttöliittymän kuka tahansa voi hakea tietoa julkaisuista Hyödyt tutkimusorganisaatioille Kansallinen julkaisutietojärjestelmä tarjoaa tutkimusorganisaatioille korkealaatuista tietoa julkaisuista oman julkaisutoiminnan seurantaa varten Kansallisesta julkaisutietojärjestelmästä tutkimusorganisaatioiden hallinto saa monipuolisesti erilaisia raportteja omasta julkaisutoiminnastaan, sen laadusta ja yhteistyökumppaneista Tutkimusorganisaatiot voivat verrata oman julkaisutoimintansa määrää ja laatua muihin organisaatioihin Kansallisen julkaisutietojärjestelmän avulla tutkimusorganisaatiot voivat tuottaa tarvittavat tiedot eri viranomaistahoille (esim. ministeriöt, Suomen Akatemia) Tutkimusorganisaatioiden ei välttämättä tarvitse enää kehittää omaa julkaisutietojärjestelmää Tutkimusorganisaatiot säästävät kustannuksia, kun järjestelmän hankinta- ja ylläpito sekä tekniset muutostyöt hoidetaan keskitetysti 3 Tieteellisten seurain valtuuskunnan (TSV) koordinoiman Julkaisufoorumi-hankkeen tavoitteena on luoda järjestelmä, jossa tieteellistä julkaisutoimintaa voidaan arvioida määrän lisäksi myös laadullisesti. Julkaisufoorumijärjestelmän perustana on julkaisukanavien eli tieteellisten lehtien, sarjojen ja kustantamoiden laatuarviointi. Julkaisukanavien arviointi tapahtuu 23 tieteenalakohtaisessa asiantuntijapaneelissa. http://www.tsv.fi/julkaisufoorumi/ 7
Keskitetty järjestelmä parantaa tutkimusorganisaatioiden tutkimustoiminnan kansallista ja kansainvälistä näkyvyyttä Hyödyt tutkijoille Julkaisut linkitetään henkilöihin, mikä mahdollistaa tutkijoiden ja tutkimusryhmien omien julkaisuluetteloiden luomisen (myös ei-tieteellisiä julkaisuja voi tallentaa) Julkaisutiedot löytyvät samasta järjestelmästä, vaikka tutkija vaihtaisi tutkimusorganisaatiota Kansallinen järjestelmä helpottaa sekä tiedonhakua että tiedonvälitystä omasta julkaisutoiminnasta Julkaisutietojen siirto muista viitetietokannoista ja yhteisjulkaisujen tallentaminen vain kertaalleen vähentää tutkijoiden tallennustyötä 5. Kansallisen julkaisutietojärjestelmän yleiskuvaus Kuva 1. Kansallisen julkaisutietojärjestelmän yleiskuva. Kaikki kansallista julkaisutietojärjestelmää käyttävät tutkimusorganisaatiot syöttävät omien julkaisujensa tiedot samaan keskitettyyn julkaisutietojärjestelmään. Järjestelmä lukee tutkimusorganisaatioiden henkilötietojärjestelmiä, jolloin julkaisun tekijöitä voidaan liittää organisaatioissa työskenteleviin henkilöihin ja näiden yksiköihin. 8
Julkaisutietojärjestelmästä kukin tutkimusorganisaatio voi halutessaan siirtää tietoja omaan tarkoitukseensa siirtorajapinnan kautta ja hyödyntää niitä muissa järjestelmissään. 4 Vaihtoehtoisesti ne voivat poimia tarvitsemansa raportit suoraan kansallisesta julkaisutietojärjestelmästä. Tutkimusorganisaatioilla on mahdollisuus lisätä omia luokituksiaan ja muuta omaa täydentävää metadataa julkaisutietojärjestelmään. Julkaisutietojärjestelmää voidaan myöhemmin laajentaa kattamaan myös muuta tutkimustoiminnan seurantaa ja näkyvyyttä palvelevaa tietoa, kuten tietoja tutkimusprojekteista, asiantuntijatehtävistä ja kansainvälisistä tutkijavierailuista. Tavoitteena on, että järjestelmää käyttävät viranomaistahot ja tutkimusorganisaatiot saavat kaikki tarvitsemansa julkaisutoimintaa koskevat tilastot ja raportit kansallisesta julkaisutietojärjestelmästä. Tiedot siirtyvät julkaisutietojärjestelmästä suoraan DW-käsitemallin 5 mukaiseen viranomaistietovarastoon, josta esimerkiksi OKM saa tarvitsemansa seurantatiedot. Kukin järjestelmää käyttävään tutkimusorganisaation henkilöstöön kuuluva voi luoda eri tiedostomuodoissa julkaisuluettelon omista kansalliseen julkaisutietojärjestelmään tallennetuista julkaisuistaan. Kansallisessa julkaisutietojärjestelmässä on julkinen www-selailukäyttöliittymä, jonka avulla kuka tahansa voi hakea avoimesti saatavilla olevia tietoja julkaisuista esimerkiksi organisaatioittain, tieteenaloittain tai tekijän nimen perusteella. Julkaisutietojärjestelmän rakentaminen edellyttää siirtorajapintoja ainakin tutkimusorganisaatioiden henkilötietojärjestelmistä sekä niistä lähdeviitetietokannoista, joista tietoja tuodaan JUREen. Julkaisutietojärjestelmästä voi siirtää julkaisutietoja tutkimusorganisaatioiden omiin järjestelmiin. Lisäksi tietoja siirretään tarvittaessa tietovarastosta julkaisutietojärjestelmään ja toisin päin. Julkaisutiedot Tutkimusorganisaatiot ovat vastuussa omien julkaisutietojensa kattavuudesta ja oikeellisuudesta. Tietojen keruu hoidetaan siten, että tutkijat tai muut tutkimusorganisaatioiden käyttäjät syöttävät julkaisunsa keskitetyn syöttöjärjestelmän kautta. Osa julkaisutiedoista voidaan mahdollisesti tuoda ( importoida ) ulkopuolisista kansainvälisistä (esim. Thomson Reutersin Web of Science ja Elsevierin Scopus) ja kansallisista lähdeviitetietokannoista (esim. Arto, Linda ja Fennica). 6 Tämän raportin liitteessä 1 on kuvattu julkaisutietojen tallennukseen liittyviä prosesseja. Tarkempia käyttötapauskuvauksia on liitteessä 2. Julkaisutietojärjestelmään voidaan tallentaa tieteellisten julkaisujen (artikkelit tieteellisissä sarjoissa, konferenssijulkaisuissa ja kokoomateoksissa sekä tieteelliset monografiat) lisäksi myös muita julkaisumuotoja 4 Tietojen siirtämisessä tulee huomioida esimerkiksi kansainvälisiä viitetietokantoja tarjoavien kustantajien asettamat rajoitteet niiden viitetietokannoista siirrettävien tietojen siirtoon. 5 DW on yliopistot ja ammattikorkeakoulut kattava yhteinen tieto- ja käsitemalli, jossa esimerkiksi julkaisuja koskevat käsitteet on määritelty siten, että ne ovat yhteensopivia myös kansallisen julkaisurekisterin tietosisältöjen kanssa. Yhteisen tietovaraston tavoitteena on viranomaisraportoinnin yksinkertaistaminen sekä luotettavan ja vertailukelpoisen tiedon tuottaminen korkeakoulujen ohjaukseen. Jos tutkimusorganisaatiolle riittävät julkaisutietojärjestelmän raportointityökalut, sen ei välttämättä tarvitse keskitettyä järjestelmää käyttääkseen ostaa CSC:n DW-palvelua. 6 Kansallisten lähdetietokantojen käyttömahdollisuuksia on alustavasti kartoitettu selvityksessä: Ilva, J. & Lager, L. (2011): "Arto, Fennica ja Linda kansallisen julkaisurekisterin tietolähteinä" http://www.doria.fi/bitstream/handle/10024/69302/jure_ja_kansalliset_tietokannat.pdf?sequence=3 9
(esim. ammatilliselle yleisölle suunnatut ja yleistajuiset julkaisut) JUREn sisältötyöryhmä on määritellyt kansallisen julkaisutietojärjestelmän julkaisujen tietosisällöstä 7. Lisäksi JUREn taiteellisen toiminnan työryhmä on tehnyt ehdotuksen taidealan julkaisujen tietosisällöistä. Näihin julkaisuihin liittyvät tietosisällöt on kuvattu liitteessä 3. Henkilötiedot Työryhmän ehdottaa, että julkaisutietojärjestelmä toteutetaan siten, että siihen siirretään tietoja tutkimusorganisaatioiden omista henkilötietojärjestelmistä. Tällöin julkaisut voidaan liittää tutkimusorganisaatioihin kuuluviin henkilöihin. Henkilötietojen tulee päivittyä julkaisutietojärjestelmään vähintään kerran päivässä. Henkilötietoja luetaan tutkimusorganisaatioiden henkilötietojärjestelmistä joko suoraan operatiiviseen julkaisutietojärjestelmään tai vaihtoehtoisesti ne siirretään sinne tietovaraston kautta. 8 Julkaisutietojärjestelmän tulee sisältää henkilöistä myös näiden organisaatiohistoria, jolloin henkilö voidaan liittää julkaisuun, vaikkei tämä enää olisi organisaation palveluksessa. Tämä edellyttää myös, että organisaatioiden yksikkörakennetta ylläpidetään tutkimusorganisaation henkilöstöjärjestelmässä. Kansalliseen julkaisutietojärjestelmään julkaisua tallentava käyttäjä voi linkittää julkaisuun myös muun organisaation henkilöitä. Tallentajalle näkyy kuitenkin tieto ainoastaan henkilön nimestä ja organisaatiosta sekä tämän alayksiköstä. Julkaisukanavat Kansalliseen julkaisutietojärjestelmään päivitetään säännöllisesti listaa julkaisukanavista (lehdet, sarjat ja kustantajat), joissa suomalaiset tutkimusorganisaatiot julkaisevat. Lista sisältää tiedon julkaisukanavan nimestä, ISSN-numerosta, julkaisumaasta sekä julkaisufoorumiluokituksesta, jos sellainen on julkaisukanavalle määritelty. Listaa kehitetään yhdessä julkaisufoorumihankkeen kanssa. Vanhojen julkaisujen siirtäminen Tavoitteena on, että julkaisutietojärjestelmä mahdollistaa vanhojen julkaisujen tietojen siirtämisen järjestelmään, jolloin julkaisutietojärjestelmä palvelee esimerkiksi tutkijoiden omien julkaisuluetteloiden ylläpitoa ja tutkimusorganisaatioiden oman tutkimustoiminnan seurantaa. Näitä tietoja ei kuitenkaan hyödynnetä julkaisutoiminnan seurannassa kansallisella tasolla. Tiedot muusta tutkimustoiminnasta Tarkoituksena on, että tutkimusorganisaatiot voivat oman tarpeensa mukaan liittää kansalliseen julkaisutietojärjestelmään myös muita tutkimustoimintaa kuvaavia osioita. Tällaisia moduuleita ovat esimerkiksi tiedot tutkimusprojekteista, tieteelliseen ja taiteelliseen toimintaan liittyvistä asiantuntijatehtävistä sekä kansainvälisistä tutkijavierailuista. Käyttöoikeudet ja tunnistautuminen Kukin tutkimusorganisaatio voi jakaa sisällään eritasoisia käyttöoikeuksia julkaisutietojärjestelmään esimerkiksi siten, että kaikki henkilöstöön kuuluvat voivat tallentaa ja muokata omia julkaisutietojaan ja laitosten 7 JUREn sisältötyöryhmän raportti on julkaistu 17.9.2010. http://raketti.csc.fi/jure/tyoryhmat/jure_sisaltotyoryhman_raportti 8 Henkilötietolaki ei estä henkilötietojen käyttöä tässä tarkoituksessa. 10
yhdyshenkilöt oman laitoksensa julkaisutietoja. Kussakin tutkimusorganisaatiossa on pääkäyttäjä sekä esimerkiksi kirjastossa käyttäjiä, joilla on oikeus hyväksyä julkaisujen tiedot. Järjestelmässä voi olla useita rinnakkaisia tunnistautumistapoja, kuten Haka 9, VETUMA 10, VIRTU 11 sekä paikalliset käyttäjätunnukset. Tunnistautumisessa tulee olla myös sellainen toiminnallisuus, jonka avulla eri organisaatioissa työskennellyt henkilö voidaan yhdistää samaksi henkilöksi ja henkilön organisaatiohistoria säilyy järjestelmässä. Tätä toiminnallisuutta tukee mahdollisesti myöhemmin perustettava kansallinen tutkijarekisteri. 6. Arvio kansallisen julkaisutietojärjestelmän kustannuksista Raportin edellisessä luvussa kuvatulta kansalliselta julkaisutietojärjestelmältä (JURE) edellytetään toiminnallisuuksia, jotka ovat ominaisia dynaamiselle julkaisutieto-/tutkimustietojärjestelmälle. Siinä julkaisutietoja yhdistellään ja jalostetaan edelleen hyödynnettäväksi esimerkiksi tietovaraston kautta valtionhallinnon eri järjestelmissä tai selainliittymän kautta tutkijoille ja kaikille suomalaisille (Kuva 1). Tietoa jalostetaan kytkemällä julkaisun suomalaiset tekijät organisaatioihinsa ja myös lisäämällä julkaisutietoon kansallista luokittelutietoa (esim. julkaisutyyppiluokka, tieteenala, julkaisufoorumiluokka). Sekä tiedontuonti että sen jalostus tapahtuu eri tavoilla lukuisten eri koulutustaustaisten henkilöiden toimesta, minkä vuoksi on tärkeää, että järjestelmän käyttöliittymä on mahdollisimman intuitiivinen ja käyttäjää tukeva. JUREn tulee myös pystyä tarjoamaan mahdollisuus osallistuvien yliopistojen ja mahdollisten muiden palvelukäyttäjien tallentaa julkaisutietojen ohella muita tutkimustoimintaan liittyviä tietoja kuten projekteja (mukaan lukien rahoituspäätökset), vierailuja, kokouksia ja asiantuntijatehtäviä. Koska eräät suomalaisten yliopistojen hankkimat ja kehittämät julkaisu-/tutkimustietojärjestelmät sisältävät monia JUREn toiminnallisista vaatimuksista, kustannusarvion ensi vaiheessa on selvitetty kahden (Tampereen yliopisto ja Helsingin yliopisto) käytössä olevan järjestelmän hankintaan, käyttöön ja kehitykseen liittyviä henkilöstö- ja muita kustannuksia. Selvityksen mukaan kaikki tekijät huomioiva julkaisukohtainen kustannus TaY:ssä oli 86 /julkaisutieto ja HY:ssä 85 /julkaisutieto (Liite 4, Taulukko 3). Koska kustannukset ovat näin lähellä toisiaan varsin erilaisista järjestelmistä ja työprosesseista riippumatta, JUREn kustannusarviossa on käytetty lähtökohtana 85 :n julkaisukohtaista kustannusta (ks. alla myös säästöt). HY:ssä on myös jo käytössä JUREssa tavoiteltava kansainvälisistä julkaisutietokannoista tehtävä julkaisutietojen importointi, jonka kustannuksessa merkittävin osa on lisenssimaksut. Julkaisutietokantoja (esim. Thomson Reuters Web of Science, Elsevier Scopus, Google Scholas, Ariv) hyödynnetään monilla tavoilla 9 Haka-käyttäjätunnistusjärjestelmä perustuu korkeakoulujen muodostamaan luottamusverkostoon, jonka operaattori on CSC. Luottamusverkoston jäseneksi voivat liittyä yliopistot, ammattikorkeakoulut, yliopistosairaalat, tutkimuslaitokset ja näiden toimintaa tukevat organisaatiot. Haka-verkostoon kuuluvien organisaatioiden henkilöstö ja opiskelijat voivat käyttää kotiorganisaationsa käyttäjätunnuksia kirjautuessaan eri palveluihin. Käyttäjien henkilötietoja voidaan siirtää palveluihin kirjautumisen yhteydessä. Haka-tunnistautumisen kautta julkaisutietojärjestelmään voisivat kirjautua myös sellaiset henkilöt, jotka eivät ole palvelussuhteessa organisaatioon, mutta ovat siihen jotenkin muuten affilioituneet ja saaneet käyttäjätunnuksen (esim. jatko-opiskelijat, apurahatutkijat, emeritukset). 10 VETUMA on julkishallinnon yhteinen verkkotunnistamisen ja -maksamisen palvelu. Valtio omistaa palvelun ja siihen voivat liittyä valtion ja kuntien organisaatiot. 11 VIRTU on virkamiehen tunnistamisen luottamusverkosto. Se on valtionhallinnon yhteinen palvelu, jota käytetään organisaatiorajojen ylitse tapahtuvaan valtionhallinnon yhteisten palveluiden käyttäjätunnistukseen. 11
importoinnin lisäksi, eikä lisenssihinnoissa nykyisin ole eroteltuna importointiominaisuutta; näin tässä arviossa tätä osuutta ei ole jyvitetty julkaisukohtaiseen hintaan. Kerättävien julkaisutietojen ja niitä tuottavien tutkijoiden määrä on keskeinen kustannustekijä. Tätä varten on tehty arviot i) suomalaisen julkisten tutkimuslaitosten julkaisevien tutkijoiden nykymäärästä ja ii) julkaisutoiminnan nykylaajuudesta niillä kriteereillä kuin julkaisutoimintaa tällä hetkellä raportoidaan OKM:lle (Liite 4, Taulukko 2). Arvioissa on eroteltu toiminta korkeakoulusektorille (yliopistot ja ammattikorkeakoulut; 15 000 hlöä; 35 000 julkaisua), terveydenhuollon toimintayksiköille (1 100 hlöä; 9 000 julkaisua ja valtion tutkimuslaitoksille (7 000 hlöä; 7 000 julkaisua). Lisäksi on arvioitu em. sektoreiden väliset yhteisjulkaisut, joiden kirjaaminen JUREssa vain kerran säästää työtä. JUREn kustannusarviossa on arvioitu vuosittain kirjattavaksi julkaisumääräksi 42 000 julkaisua, joita tuottaa 23 000 julkaisijaa (Liite 4, Taulukko 2) Yllä esitettyjen arvioiden perusteella on muodostettu JUREn kokonaiskustannusarvio, jossa on eritelty investointikustannukset ja ylläpitokustannukset. Kustannukset on myös eritelty korkeakoulujen ja mahdollisten muiden palvelunkäyttäjien paikallisiin kustannuksiin ja JUREn keskitettyihin kustannuksiin. Alla esitetyn kustannusarvion yhteenvedon perustana olevat laskelmat löytyvät liitteestä 4. Kansallisen julkaisujärjestelmän (JURE) kustannusarvio: Investointikustannukset 2,3 3,5 M - Korkeakoulut (OKM) 2,3 2,4 M - Terveydenhuollon toimintayksiköt (STM) 0,1 0,6 M (2011 asti lääket. tiedekunnat) - Valtion tutkimuslaitokset 0,5 1,1 M Ylläpitokustannukset 2,0 2,9 M / vuosi - Osallistujien paikallisia kustannuksia 1,4 2,0 M (pääosin jo olemassa olevia palkkakustannuksia) - Keskitettyjä yhteisesti maksettavia kustannuksia 0,6 0,9 M - Korkeakoulut 0,6 M - Terveydenhuollon toimintayksiköt (STM) 0,2 M - Valtion tutkimuslaitokset 0,1 M Kustannussäästöä nykytilanteeseen syntyisi 1,4 M /vuosi (33 %) - Korkeakoulut (OKM) 1,0 M - Terveydenhuollon toimintayksiköt (STM) 0,2 M (2011 asti lääket. tiedekunnat) - Valtion tutkimuslaitokset 0,2 M Henkilötyövuosien määrän arvioidaan vähenevän 15 htv/vuosi (25 %). Siirtymävaiheen kustannukset riippuvat oleellisesti käyttöönoton aikataulusta ja laajuudesta ja niiden on alustavasti arvioitu olevan 0,5 0,7 M /vuosi 2012 2015. Merkittävä osa näistä kustannuksista lienee nykyisen henkilöstön työtehtävien uudelleenkohdentamista. 7. Kansallisen julkaisutietojärjestelmän kustannusten jakautuminen ja organisointi Tämä luku sisältää ehdotukset JURE-julkaisutietojärjestelmän kustannusten jakautumisesta opetus- ja kulttuuriministeriön ja toisaalta järjestelmän palveluita käyttävien organisaatioiden kesken sekä julkaisutieto- 12
järjestelmän organisoinnista. Raportin liitteinä ovat työryhmän laatimat luonnokset tarvittavista sopimuksista (Liitteessä 5 JURE-yhteistyösopimus ja Liitteessä 5.1 Palvelusopimus). Kustannusten jakautuminen Työryhmä ehdottaa, että OKM vastaa keskusjärjestelmän investointikustannuksista yliopistojen ja ammattikorkeakoulujen osalta, tutkimusorganisaatiot vastaavat itse paikallisista ylläpitokustannuksista ja keskitetyt ylläpitokustannukset jaetaan tutkimusorganisaatioiden, OKM:n sekä muiden järjestelmää hyödyntävien viranomaistahojen kesken. Järjestelmän omistusoikeudet Järjestelmän omistusoikeudet jakaantuvat kolmen ryhmän kesken. Tietojärjestelmä varten joudutaan hankkimaan tietokoneohjelmisto, jonka omistusoikeus säilyy sitä lisensioivalla organisaatiolla. Järjestelmä tuottaa kahdenlaisia tietosisältöjä. Toisaalta kunkin palvelunkäyttäjän julkaisut ja muut tutkimustoimintaa kuvaavat tiedot saavat uuden käytettävämmän ja kustannustehokkaamman muodon, toisaalta syntyy kansallinen järjestelmä, joka yhdistää palvelunkäyttäjien tiedot yhdeksi toimivaksi kokonaisuudeksi, jonka pohjalta voidaan tuottaa sekä koko tutkimusjärjestelmään että yksittäisiin käyttäjiin liittyviä kuvaus- ja tilastotietoja. Työryhmä katsoo, että yksittäisen palvelunkäyttäjän toimintaan liittyvien tietojen omistusoikeus kuuluu sille itselleen ja koko järjestelmän omistusoikeus kuuluu opetus- ja kulttuuriministeriölle. Järjestelmän organisointi Työryhmä katsoo, että opetus- ja kulttuuriministeriön järjestelmän omistajana tulee ottaa vastatakseen julkaisutietojärjestelmän organisoinnista. Organisoinnin tulee tapahtua siten, että järjestelmä palvelee tehokkaasti korkeakoulujen intressejä. Työryhmä katsoo, että tämä voisi toteutua siten, että opetus- ja kulttuuriministeriö sopii yliopistojen, ammattikorkeakoulujen ja muiden järjestelmään liittyvien organisaatioiden (palvelunkäyttäjät) kanssa JURE-yhteistyösopimuksen, jossa ne sitoutuvat käyttämään järjestelmän tuottamia palveluita ja opetus- ja kulttuuriministeriö puolestaan ylläpitämään tarvittavaa palvelutarjontaa. Toinen sopimus tarvitaan opetus- ja kulttuuriministeriön ja palveluita tuottavan organisaation (Palveluntuottaja) välillä. Tämä Palvelusopimus määrittelee opetus- ja kulttuuriministeriölle ja palvelunkäyttäjille annettavat julkaisutietojärjestelmän perustamiseen, ylläpitämiseen ja kehittämiseen liittyvät palvelut. Työryhmä ehdottaa, että julkaisutietojärjestelmän hallinnoinnista vastaa opetus- ja kulttuuriministeriön puolesta johtoryhmä. Johtoryhmän tehtävänä on ohjata, tukea ja kehittää julkaisutietojärjestelmän toimintaa, hyväksyä toimintakertomus, tilinpäätös, toimintasuunnitelma ja talousarvio. Johtoryhmä hyväksyy liittymiset järjestelmään. Johtoryhmä neuvottelee ja päättää Palvelusopimuksen sisällöstä Palveluntuottajan kanssa opetus- ja kulttuuriministeriötä ja palvelunkäyttäjiä kuultuaan sekä valvoo palvelusopimuksen toteutumista. Johtoryhmässä on seitsemän jäsentä, joista yksi edustaa opetus- ja kulttuuriministeriötä ja muut palvelunkäyttäjiä. Johtoryhmän jäsenten tulee riittävässä määrin edustaa kaikkia keskeisiä palvelunkäyttäjäryhmiä. Johtoryhmän nimeää kolmeksi vuodeksi kerrallaan opetus- ja kulttuuriministeriö palvelunkäyttäjäryhmiä edustavien tahojen ehdotuksen pohjalta. Yhteistoiminnan koordinointia varten kukin palvelunkäyttäjä nimeää oman yhdyshenkilönsä. Uudet palvelunkäyttäjät voivat liittyä yhteistyösopimukseen lähettämällä kirjallisen hakemuksen johtoryhmälle. Palvelunkäyttäjä voi erota julkaisutietojärjestelmästä ilmoittamalla siitä kirjallisesti johtoryhmälle. 13
Järjestelmän ylläpito- ja kehitystyö ja vuosimaksut Järjestelmän kehitys- ja ylläpitotyö hankitaan palvelusopimuksella Palveluntuottajalta. Palveluntuottajan tehtävänä on järjestää tietojärjestelmän kehitys- ja ylläpitotoiminta sekä muut normaaliin toimintaan liittyvät tehtävät. Palvelutoiminnan sisältö määritellään Palvelusopimuksen palvelukuvauksessa. Palvelutoiminnan laajuus ja kustannukset päätetään vuosittain toimintasuunnitelman ja talousarvion käsittelyn yhteydessä. JURE-julkaisutietojärjestelmän ylläpito- ja kehittämispalvelut rahoitetaan vuosimaksuilla. Palvelunkäyttäjät osallistuvat palvelukuvauksen mukaisten toimintojen rahoittamiseen vuosimaksuilla. Vuosimaksu määräytyy vuosimaksuluokan perusteella, joka perustuu palvelunkäyttäjän julkaisujen/tutkijahenkilötyövuosien määrään. Maksuluokan vuosimaksun suuruudesta päättää johtoryhmä talousarvion käsittelyn yhteydessä. Vuosimaksuluokka määräytyy liittymishetken tilanteen perusteella. Yksittäisen palvelunkäyttäjän vuosimaksua muutetaan, mikäli julkaisujen/tutkijahenkilötyövuosien määrän kolmen vuoden keskiarvo muuttuu vähintään kymmenellä prosentilla. Julkaisujen/tutkijahenkilötyövuosien määrä todetaan tutkimustietojärjestelmän julkaisurekisteristä/tilastokeskuksen tutkimustilastosta Palvelunkäyttäjän ja Palveluntuottajan oikeudet Palvelunkäyttäjillä on kullakin erikseen rajoittamattomat käyttö-, levittämis- ja edelleenkehittämisoikeudet valmistuviin ohjelmiin ja dokumentteihin omassa toiminnassaan. Yksittäisellä palvelunkäyttäjällä ei kuitenkaan ole oikeutta myydä tai muuten luovuttaa oikeuksiaan kolmannelle osapuolelle. Kaikki tutkimusorganisaatiot saavat samat oikeudet liittymällä yhteistyösopimukseen. Palvelunkäyttäjällä on oikeus kehittää julkaisutietojärjestelmään omia organisaatiokohtaisia sovelluksiaan omalla kustannuksellaan ja edellyttäen, että ne eivät haittaa muun julkaisutietojärjestelmän toimintaa. Palveluntuottajalla on oikeus lisensoida tutkimustietojärjestelmää maksua vastaan haluamallaan tavalla kolmansille osapuolille, kuitenkin siten, että palvelunkäyttäjien oikeuksia ja etuja ei murenneta. Käyttöoikeus tulee kiinnittää jatkuviin maksusuorituksiin. 8. Jatkotoimenpiteet JURE II -työryhmä luovuttaa tämän raportin JUREn ohjausryhmälle ja esittää että ohjausryhmä toimittaa raportin edelleen Opetus- ja kulttuuriministeriölle jatkokäsittelyä varten sekä tiedoksi RAKETTI-hankkeen ohjausryhmälle. Työryhmän näkemys on, että kansallinen julkaisutietojärjestelmä voisi olla käytössä vuoden 2014 alusta alkaen. 14
LIITE 1 Julkaisutietojen tallentaminen Tässä liitteessä esitellään työryhmän ehdotus julkaisutietojen keruun toteuttamisesta kansallisessa julkaisutietojärjestelmässä. Liitteessä on kuvattu tallentamiseen liittyvät keskeiset käsitteet, käyttäjäryhmät sekä julkaisutietojen tallennusprosessit. Julkaisutietojen tallentamiseen liittyvät keskeiset käsitteet Tutkimusorganisaatio = yliopisto, ammattikorkeakoulu, terveydenhuollon toimintayksikkö tai valtion tutkimuslaitos, joka on yhteisen julkaisutietojärjestelmän käyttäjä Tutkimusorganisaation alayksikkö = tiedekunta, laitos, yksikkö, kustannuspaikka tai tutkimusryhmä Julkaisu = tutkimusorganisaatioon kuuluvan henkilön tutkimustyöhön tai taiteelliseen toimintaan liittyvä julkaisu. Julkaisun tiedot = keskeiset metatiedot julkaisusta (julkaisun nimi, tekijä, sarjan/emojulkaisun nimi, julkaisuvuosi, julkaisutyyppi, tieteenala jne.) Importointi = julkaisun tietojen tuominen ulkopuolisesta viitetietokannasta (esim. WoS, Scopus, Arto, Fennica) Julkaisutietojen tallennus = Julkaisun tietojen syöttäminen tai importoidun julkaisutiedon täydentäminen ja sen hyväksyttäväksi lähettäminen, minkä jälkeen julkaisu siirtyy hyväksyttäviin Julkaisutietojen hyväksyminen = Julkaisutietojen oikeiksi kuittaaminen, minkä jälkeen julkaisutiedot siirtyvät julkiseen rekisteriin. Julkaisutietojen muokkaus = tallennettujen julkaisutietojen korjaaminen tai täydentäminen, minkä jälkeen muokatut julkaisutiedot siirtyvät hyväksyttäviin. Hyväksymistä odottava julkaisu = julkaisutiedot on syötetty tai niitä on muokattu, mutta syötettyjä tai muokattuja tietoja ei ole vielä kuitattu hyväksytyiksi. Oma julkaisu = henkilö on itse tekijänä julkaisussa Oman organisaation julkaisu = julkaisun vähintään yhden tekijän organisaatiotietona on käyttäjän oma organisaatio. Duplikaatti = sama julkaisu tallennettuna kahteen kertaan Käyttäjäryhmät Julkaisutietojärjestelmällä on yhteinen pääkäyttäjä, tekninen pääkäyttäjä sekä muita järjestelmän käyttäjiä. Nämä vastaavat järjestelmän koordinoinnista sekä järjestelmän sisällön ja teknisestä ylläpidosta. Lisäksi järjestelmää käyttävät eri viranomaistahojen edustajat, ns. raportointikäyttäjät, jotka tarvitsevat julkaisutoimintaa koskevia raportteja. Kuka tahansa selailukäyttäjä voi julkisen selailukäyttöliittymän kauttahakea ja selata julkaisujen tietoja ja tilastotietoja. 15
Lisäksi kussakin tutkimusorganisaatiossa on käyttäjiä, joilla on eritasoisia mm. julkaisujen tallentamiseen ja hyväksymiseen liittyviä oikeuksia. Tutkimusorganisaatioiden käyttäjät Tutkimusorganisaatiot ovat vastuussa omien tietojensa oikeellisuudesta ja päättävät organisaationsa sisällä käyttöoikeuksien jakamisesta tietojen tallentamiseen, importoimiseen, muokkaamiseen ja hyväksymiseen. Oikeudet voivat olla eritasoisia esimerkiksi siten, että tutkija pääsee tallentamaan ja korjaamaan omia julkaisujaan koskevia tietoja, kunkin laitoksen vastuuhenkilö voi muokata oman laitoksensa tietoja ja tutkimusorganisaation vastuuhenkilö kaikkien oman tutkimusorganisaationsa henkilöstön julkaisuja. Jäsenorganisaatioilla on järjestelmässä oikeus tallentaa, muokata ja hyväksyä oman organisaationsa julkaisuja sekä jakaa käyttöoikeuksia omalle henkilöstölleen. Julkaisujen kirjaamiseen liittyvät käyttöoikeudet ovat kahdentasoisia: 1) julkaisutietojen tallennus, importointi ja muokkaus 2) julkaisujen hyväksyminen Koska organisaatio vastaa itse omien tietojensa keruusta ja oikeellisuudesta, se voi oman harkintansa mukaan päättää, kuka saa tallentaa, muokata ja hyväksyä julkaisuja. Jäsenorganisaation pääkäyttäjä hallinnoi henkilökohtaisia käyttäjätunnuksia (tunnus esim. sähköpostiosoite), jotka sisältävät niille määritellyt oikeudet. Tutkimusorganisaatio voi esimerkiksi antaako tallennusoikeuksia kaikille henkilöstöönsä kuuluville ja hyväksymisoikeuksia laitosten vastuuhenkilöille. Julkaisu siirtyy varsinaiseen julkaisurekisteriin vasta, kun se on hyväksytty. Siihen asti se on hyväksymistä odottavissa julkaisuissa, joita pääsevät selailemaan kaikki, joilla on järjestelmään tallennusoikeus. Sellaiset julkaisut, joissa on vähintään yhden organisaation hyväksyntä, siirtyvät julkaisurekisteriin ja niiden tiedot ovat julkisia. Julkaisuja voi jälkeenpäin muokata, mutta muokattujen tietojen kirjautuminen edellyttää tietojen hyväksymistä. Käyttäjäryhmä Oikeudet Kenelle oikeudet voidaan antaa Tutkimusorganisaation peruskäyttäjä Omien julkaisujen tietojen syöttö ja muokkaus Hyväksymistä odottavien julkaisutietojen selailu Kuka tahansa tutkimusorganisaation henkilöstöön kuuluva (+jatko-opiskelijat, dosentit ym.) Tutkimusorganisaation yksikkökäyttäjä Tutkimusorganisaation kirjastokäyttäjä Tutkimusorganisaation pääkäyttäjä Oman yksikön julkaisujen tietojen syöttö ja muokkaus Hyväksymistä odottavien julkaisutietojen selailu Oman yliopiston julkaisujen tietojen syöttö, muokkaus ja hyväksyminen Raporttien luominen oman organisaation julkaisutiedoista Oman yliopiston julkaisujen tietojen syöttö, muokkaus ja hyväksyminen Käyttöoikeuksien jakaminen oman organisaation sisällä Raporttien luominen oman organisaation julkaisutiedoista Oman organisaation yksikkörakenteen hallinnointi Esim. laitossihteeri, osastosihteeri Esim. kirjastohenkilö 1- henkilöä per organisaatio Jokainen peruskäyttäjä pääsee selaamaan omia tallentamiaan julkaisuja, omia hyväksyttyjä ja hyväksymistä odottavia julkaisuja sekä julkaisuja, joihin käyttäjä on linkitetty. Lisäksi käyttäjälle tulee tieto näihin julkaisuihin tehdyistä muutoksista. 16
Sellaiset käyttäjät, joilla on hyväksymisoikeudet (pääkäyttäjät, kirjastokäyttäjät) näkevät kaikki oman organisaation hyväksymistä odottavat julkaisut. Julkaisutietojen tallennusprosessit Tutkimusorganisaatioiden tallentajat voivat tallentaa julkaisuja kansalliseen julkaisutietojärjestelmään yhteisen syöttökäyttöliittymän kautta. Julkaisun tallennusprosessi riippuu siitä, saadaanko julkaisun tiedot importoituna jostakin lähdetietokannasta vai syötetäänkö tiedot käsin. Keskitetty syöttöjärjestelmä mahdollistaa myös julkaisutietojen siirtämisen eri tiedostomuodoissa olevista julkaisuluetteloista siten, että tallentaja voi siirtää esimerkiksi RefWorks-, ML- tai BibTe-muodossa olevan julkaisuluettelon suoraan julkaisutietojärjestelmään. Jotta sama julkaisu ei ole järjestelmässä useaan kertaan, järjestelmässä on toiminto yhteisjulkaisujen tunnistamiseksi. Duplikaattien syntyminen ehkäistään siten, että 1) tallennetusta julkaisusta menee tieto siihen linkitetyille henkilöille ja näiden organisaation pääkäyttäjälle 2) julkaisun tietoja syötettäessä järjestelmä ehdottaa samankaltaisia jo tallennettuja julkaisuja 3) järjestelmä ei anna tallentaa julkaisuja, joilla on sama DOI-tunniste tai muu yksilöivä tunniste kuin järjestelmään jo tallennetulla julkaisulla. 12 a) Julkaisujen käsin syöttö Jos julkaisua ei voida importoida käytössä olevista ulkopuolisista lähdetietokannoista, tallentaja syöttää tiedot käsin Tallentaja voi olla joko o julkaisun tekijä (peruskäyttäjä) o tekijän yksikön yhdyshenkilö (yksikkökäyttäjä) o tekijän organisaation yhdyshenkilö (kirjastokäyttäjä) tai o tekijän organisaation pääkäyttäjä Tallentaja voi itsensä lisäksi linkittää muita henkilöitä julkaisun tekijöiksi Tieto tallennetusta julkaisusta menee kaikille linkitetyille henkilöille sekä näiden organisaatioihin hyväksymistä odottavaksi Hyväksyjä voi olla o tekijän organisaation yhdyshenkilö (kirjastokäyttäjä) tai o tekijän organisaation pääkäyttäjä Julkaisun tiedot näkyvät kansallisessa julkaisutietojärjestelmässä ja ovat julkisia heti, kun yksi organisaatio on hyväksynyt julkaisun Vain hyväksyneiden organisaatioiden henkilölinkitykset ja affiliaatiotiedot näkyvät julkaisurekisterissä Julkaisun affiliaatiotiedot täydentyvät muiden organisaatioiden osalta sitä mukaa, kun nämä hyväksyvät sen 12 Tällä hetkellä ainakin Thomson Reutersin WoS-tietokannassa on joitakin virheellisiä DOI-tunnisteita, mikä tulee ottaa huomioon tätä toiminnallisuutta rakennettaessa. 17
Kuva 2. Esimerkki käsin syötettävän julkaisun tallennusprosessista kansallisessa julkaisutietojärjestelmässä (esimerkin julkaisussa kirjoittajia kolmesta suomalaisesta tutkimusorganisaatiosta). 18
b) Julkaisutietojen importoiminen Jos julkaisu löytyy jostakin lähdetietokannasta (WoS, Scopus, Arto, Linda), sen tiedot voidaan importoida Julkaisuja voivat importoida ne käyttäjät, joilla on julkaisujen tallennusoikeus (ks. kohta a) Thomson Reutersin WoSin ja Elsevierin Scopuksen metatietoja voivat ladata vain näitä aineistoja tilaavat organisaatiot Importoija voi itsensä lisäksi linkittää muita henkilöitä julkaisun tekijöiksi Kun tallentaja lähettää julkaisun tiedot hyväksyttäväksi, importoitavaan julkaisuun siirtyy tieto importoitu, jolloin sitä ei voi importoida uudelleen Julkaisun tiedoissa näkyy, mistä lähdetietokannasta julkaisu on importoitu Hyväksymisprosessi etenee samoin kuin käsin syötettävässä julkaisussa Kuva 3. Esimerkki importoitavan julkaisun tallennusprosessi kansallisessa julkaisutietojärjestelmässä (esimerkin julkaisussa kirjoittajia kolmesta suomalaisesta tutkimusorganisaatiosta). 19
c) Julkaisutietojen muokkaus Ne, joilla tallennusoikeus ko. julkaisuun, voivat myös muokata julkaisun tietoja, jolloin muokkauksista lähtee tieto muille hyväksyjille ja tekijöille Vanha tieto säilyy julkaisurekisterissä niin kauan, että muokattu tieto on hyväksytty sekä muokkaajan että alkuperäisen tallentajan organisaatiossa Muokkaaja*, organisaatio Hyväksyjä**, organisaatio Julkaisun tila Julkaisun vanhat tiedot JUREssa Syöttää Korjaa julkaisun tiedot tietoja Tieto julkaisuun linkitetyille henkilöille ja organisaatioille Tarkastaa ja kuittaa julkaisun muokatut tiedot Julkaisun vanhat tiedot JUREssa. Muokatut tiedot hyväksyttävänä organisaatiossa Julkaisun muokatut tiedot JUREssa *). Julkaisuun linkitetty peruskäyttäjä, yksikkökäyttäjä, kirjastokäyttäjä tai pääkäyttäjä organisaatiosta **) Kirjastokäyttäjä tai pääkäyttäjä organisaatiosta Kuva 4. Esimerkki julkaisun muokkausprosessista kansallisessa julkaisutietojärjestelmässä. 20
LIITE 2 Käyttötapauskuvauksia Tässä liitteessä esiteltävät käyttötapauskuvaukset ovat JURE II-työryhmän alustavia ehdotuksia julkaisutietojärjestelmän käytön toteuttamiseksi. 1. Julkaisun tallentaminen Koodi Nimi Suorittajat Esitiedot Kuvaus Poikkeukset Lopputulos Muut vaatimukset T1 Julkaisun tietojen manuaalinen syöttäminen Peruskäyttäjä/yksikkökäyttäjä/kirjastokäyttäjä/pääkäyttäjä Julkaisua ei saada importoituna Julkaisu on peruskäyttäjän oma julkaisu/yksikkökäyttäjän yksikön julkaisu/kirjasto- tai pääkäyttäjän oman organisaation julkaisu 1. Käyttäjä klikkaa syötä uusi julkaisu 2. Käyttäjä syöttää julkaisun tiedot 3. Käyttäjä syöttää tekijöiden nimet 4. Järjestelmä ehdottaa tekijöiden nimen perusteella henkilöitä henkilörekisteristä 5. Käyttäjä linkittää tekijöiksi oikeat henkilöt 6. Käyttäjä klikkaa valmis hyväksyttäväksi Sama julkaisu on jo tallennettu Käyttäjä ei pysty tunnistamaan muita tekijöitä henkilörekisteristä Henkilörekisteristä ei löydy tekijää Julkaisutiedot siirtyvät kaikkiin julkaisuun linkitettyjen tekijöiden organisaatioihin hyväksyttäväksi Linkitetyille henkilöille lähtee tieto sinut on merkitty tekijäksi julkaisuun Järjestelmässä on vaadittavat kentät tietojen syöttöä varten Käyttäjä voi linkittää tekijöitä minkä tahansa organisaation henkilöihin Koodi Nimi Suorittajat Esitiedot Kuvaus Poikkeukset Lopputulos Muut vaatimukset T2 Importoitavan julkaisun tallentaminen Peruskäyttäjä/yksikkökäyttäjä/kirjastokäyttäjä/pääkäyttäjä Julkaisu on peruskäyttäjän oma julkaisu/yksikkökäyttäjän yksikön julkaisu/kirjasto- tai pääkäyttäjän oman organisaation julkaisu Julkaisun tiedot tulevat ulkopuolisesta lähdetietokannasta (WoS, Scopus, ARTO tms.) 1. Käyttäjä hakee julkaisua importoitavista julkaisuista jollakin hakuehdolla 2. Käyttäjä avaa julkaisun tiedot 3. Käyttäjä tarkistaa julkaisun tiedot 4. Käyttäjä korjaa tai täydentää julkaisun tietoja 5. Järjestelmä ehdottaa importoitavien tekijätietojen perusteella tekijöiksi henkilöitä henkilörekisteristä 6. Käyttäjä linkittää tekijöiksi oikeat henkilöt 7. Käyttäjä klikkaa valmis hyväksyttäväksi Julkaisu on jo tallennettu manuaalisesti Julkaisu on jo importoitu Sama julkaisu saadaan useasta eri lähdetietokannasta Tallentajan oma organisaatio puuttuu tekijätiedoista Julkaisutiedot siirtyvät kaikkiin julkaisuun linkitettyjen tekijöiden organisaatioihin hyväksyttäväksi Importoitavaan julkaisuun siirtyy tieto importoitu, eikä samaa julkaisua voi importoida enää uudelleen Importoitavan julkaisun tietoja voidaan hakea erilaisilla hakuehdoilla (tekijän nimi, tekijän organisaatio, julkaisun nimi, julkaisuvuosi, ) Järjestelmässä on vaadittavat kentät tietojen täydentämistä varten 21