Koulumatkatuki 25.08.2012
Sisällysluettelo Koulumatkatuki * Etuusohje - Hyvä hallinto - Tavoite - Oikeus ja edellytykset - Kenelle - Kenellä ei ole oikeutta koulumatkatukeen - Suomessa asuminen ja opiskelu - Tukiaika - Suhde muihin etuuksiin - Hakeminen - Vireilletulo - Vireilletulo (sisältö) - Lähettäjän vastuu - Asiakirjan siirto - Kuka voi hakea - Kuka voi hakea (sisältö) - Henkilö itse - Henkilö itse (sisältö) - Alle 18-vuotias opiskelija - Edunvalvoja - Edunvalvontavaltuutettu - Valtuutettu - Lähiomainen - Kunta - Hakuaika - Lisäselvitysten pyytäminen - Lisäselvitysten pyytäminen (sisältö) - Määrä - Määräytymisperusteet - Joukkoliikenne (Matkahuolto,VR) - Koulukuljetus - Muu joukkoliikenne - HSL paikkakuntalaiset - HSL ulkopaikkakuntalaiset - Itse järjestetty kulkutapa - Yhdistelmämatkat - Erityistilanteita - Ratkaiseminen - Käsittelypaikka - Käsittelypaikka (sisältö) - Koulumatkatuen käsittelypaikka - Esteellisyys - Käsittely- ja ratkaisukielto - Esteellisyyden todentaminen - Lisäselvitykset - Kuuleminen - Kuuleminen (sisältö) 2
- Milloin asiakasta on kuultava? - Miten kuullaan? - Päätöksen antaminen - Päätöksen antaminen (sisältö) - Päätöksensaajat - Maksaminen - Maksuosoite - Maksunsaajat - Etuusmaksujen peruutukset pankista - Laskutus - Laskutuksen aikarajat - Ilmoitusvelvollisuus - Päätöksen oikaisu ja poistaminen - Päätöksen oikaisu ja poistaminen (sisältö) - Tarkistaminen - Olosuhdemuutokset - Lakkauttaminen - Valmistuminen tai opintojen keskeyttäminen - Koulumatkatuen väliaikainen keskeyttäminen - Liikamaksu - Takaisinperintä - Takaisinperinnän kohtuullistaminen - Takaisinperinnän vähäinen määrä - Laskutuksen virheet ja erimielisyydet - Muutoksenhaku - Muutoksenhaku (sisältö) - Seuranta - Tarkistettavat asiat -luettelot - Seurantaluettelot - Koulumatkatuen muu seuranta - Valvontaluettelot 3
Dokumentit Koulumatkatuki - 29.02.2012 Koulumatkatuki Etuusohje - 12.10.2009 Etuusohje Etuusohje on toimintaohje, jota käytetään apuna etuuksien ratkaisutyössä ja neuvonnassa. Ohje on ensisijaisesti tarkoitettu Kelan sisäiseen käyttöön. Ohjeen pdf-tiedosto muodostuu automaattisesti Kelan intranetissä olevan etuusohjeen verkkosivuista. Teknisestä toteutuksesta johtuen sekä ohjeen sisällysluettelossa että ohjetekstissä on muutamia otsikoita kahteen kertaan. Ohjeen pdf-tiedoston teknistä toteutusta parannetaan tältä osin myöhemmin. Pdf-muotoisesta etuusohjeesta puuttuvat kaikille ohjeille sisällöltään samanlaiset ohjeet päätöksen oikaisu ja poistaminen takaisinperintä muutoksenhaku. Näistä on tehty omat pdf-ohjeet. Hyvä hallinto - 15.06.2012 Hyvä hallinto Kela on osa julkishallintoa ja viranomaistoimintaa. Hyvän hallinnon periaatteita tulee noudattaa myös Kelassa. Hyvään hallintoon kuuluvia perustuslaissa turvattuja perusoikeuksia ovat oikeus saada asiansa käsitellyksi toimivaltaisessa viranomaisessa asianmukaisesti ja ilman aiheetonta viivytystä tulla kuulluksi saada perusteltu päätös ja hakea muutosta päätökseen. Hyvään hallintoon kuuluu myös hyvän kielenkäytön vaatimus ja neuvontavelvollisuus. Etuusasioissa on käytettävä asiallista, selkeää ja ymmärrettävää kieltä. Asiakkaalle on annettava etuusasian hoitamiseen liittyvää neuvontaa sekä vastattava asiointia koskeviin kysymyksiin ja tiedusteluihin. 4
asiakirjojen käsittelyn periaatteet. Jos Kelalle on erehdyksessä toimitettu asiakirja sen toimivaltaan kuulumattoman asian käsittelemiseksi, se on viipymättä siirrettävä oikealle viranomaiselle ja siirrosta ilmoitettava asiakkaalle. Jos Kelalle sen toimivaltaan kuuluvassa asiassa toimitettu asiakirja on puutteellinen, lähettäjää on kehotettava määräajassa täydentämään asiakirja, jollei se ole tarpeetonta asian ratkaisemiseksi. käsittelyn objektiivisuus, jota varmistavat etenkin esteellisyyssäännökset. Esteellinen toimihenkilö ei saa osallistua asian käsittelyyn eikä olla läsnä sitä käsiteltäessä. Toimihenkilö on esteellinen, jos kyse on esimerkiksi hänen omasta tai hänen läheisensä etuusasiasta. Toimihenkilön on itse havaittava esteellisyytensä. Myös Kelan asiantuntijalääkäri voi olla esteellinen. Näillä esteellisyyssäännöksillä suojataan menettelyn puolueettomuutta ja objektiivisuutta. Toiminnan tulee paitsi olla puolueetonta, myös näyttää puolueettomalta ulkopuolisenkin silmin. selvittämisvelvollisuus. Kelan on huolehdittava asian riittävästä ja asianmukaisesta selvittämisestä hankkimalla asian ratkaisemiseksi tarpeelliset tiedot ja selvitykset. Asianosaisen eli asian vireille panneen on esitettävä selvitystä vaatimuksensa perusteista ja muutoinkin myötävaikutettava vireille panemansa asian selvittämiseen. Näitä ja muita yleisiä hyvän hallinnon perusteita ohjeistetaan tarkemmin hallintolain soveltaminen etuusasioissa -ohjeessa etuusohjeen kohdissa Hakeminen ja Ratkaiseminen. Lue lisää hallintolaista (434/2003) Tavoite - 30.03.2009 Tavoite Koulumatkatuen tarkoituksena on korvata lukio-opintoja ja ammatillisia opintoja harjoittavien opiskelijoiden päivittäisestä koulumatkasta aiheutuvia kustannuksia. Tuki on määritelty siten, että samalla tuetaan koulukuljetusten järjestämistä ja hajaasutusalueiden julkista liikennettä. Tuen tarkoituksena on myös taata eri kunnissa asuville opiskelijoille samanlainen matkakustannusten vähimmäistuki. Oikeus ja edellytykset - 25.08.2012 Oikeus ja edellytykset Koulumatkatukea myönnetään opiskelijan asunnon ja oppilaitoksen välisten päivittäisten (vähintään 7 yhdensuuntaista matkaa viikossa) koulumatkojen kustannusten korvaamiseksi. Koulumatkatukena korvataan opiskelijan tosiasiallisten koulutyöpäivien matkakustannukset tai arvioidut laskennalliset matkakustannukset. Tukea ei makseta esimerkiksi vain viikonloppuina tapahtuviin kotona käynteihin. Koulumatkatuki voidaan myöntää vähintään yhdelle kalenterikuukaudelle ja enintään koko lukuvuodeksi (1.8. 1.7.) eli 12 kalenterikuukaudelle. Ennen 1.8.2011 koulumatkatukea on voinut saada enintään yhdeksälle kalenterikuukaudelle lukuvuodessa. Koulumatkatukeen on oikeus, jos 5
yhdensuuntainen koulumatka on vähintään 10 kilometriä ja matkakustannukset kuukaudessa ylittävät 54,00 euroa. Koulumatkalla tarkoitetaan matkaa kotiovelta koulun ovelle. Kuljettavan matkan pituus mitataan kulkukelpoista väylää pitkin, jolla tarkoitetaan maanteitse tai rautateitse kuljettua lyhintä mahdollista matkaa. Ympärivuotisessa käytössä oleva pyörätie on myös kulkukelpoinen väylä. Matkan pituuden määrittelyssä käytetään apuna internetin reittihakupalveluita esimerkiksi www.matka.fi, www.fonecta.fi, www.eniro.fi, maps.google.fi, www.maanmittauslaitos (Karttapaikka). Reittihakupalvelun tuloksena käytetään opiskelijalle edullisinta mittaustulosta eli pisin matka, jonka reittihakupalveluiden lyhin matka -valinta antaa, jos kyseinen valinta on käytettävissä. On huomioitava, että reittihakupalvelut eivät mittaa matkaa ns. kotiovelta koulun ovelle, joten opiskelijalla on mahdollisuus esittää reittihaun antamalle pituudelle lisämatkaa, joka tulee huomioida koulumatkan vähimmäispituuden (10 km) määrittelyssä. Oikeus koulumatkatukeen ei ole riippuvainen tuen hakijan iästä, tuloista eikä koulumenestyksestä. Opintojen on kuitenkin oltava päätoimisia. Koulumatkatuki on aina opiskelijakohtainen etuus, vaikka sitä maksetaan opiskelijan kulkutavasta riippuen joukkoliikenteen matkalipun myyjälle, koulukuljetuksen järjestäjälle tai opiskelijalle itselleen. Kenelle - 25.08.2012 Kenelle Koulumatkatukeen ovat oikeutettuja päätoimisesti lukiolain (629/1998) mukaisessa nuorisoasteen lukio-opinnoissa opiskelevat ammatillisesta koulutuksesta annetun lain (65/1994) eli opetus ja kulttuuriministeriön hallinnonalalla ammatilliseen perustutkintoon johtavassa koulutuksessa opiskelevat koulutuksen järjestämistavasta riippumatta (myös näyttötutkintoon valmistavassa peruskoulutuksessa opiskelevat) palo- ja pelastusalalla ja rikosseuraamusalan ammatilliseen perustutkintoon johtavassa koulutuksessa opiskelevat koulutuksen järjestämistavasta riippumatta (myös näyttötutkintoon valmistavassa peruskoulutuksessa opiskelevat). Koulumatkatukioikeus on laajentunut 1.8.2011 alkaen. Aikaisemmin koulumatkatukioikeus on ollut lukiokoulutuksessa ja ammatillisessa peruskoulutuksessa olevilla opiskelijoilla. Näyttötutkintona suoritettava ammatilliseen perustutkintoon valmistava koulutus ei ole aikaisemmin oikeuttanut koulumatkatukeen. Opintojen päätoimisuus määräytyy samoin kuin opintotuessa. Päätoimisuus on määritelty opintotukilain 5 a :ssä. Opintojen vähimmäiskesto on 18 päivää, joka oikeuttaa yhden kuukauden tukeen. Selvitettäessä sitä, missä oppilaitoksissa ja millä opintolinjoilla opiskelevilla on oikeus tukeen, voidaan käyttää apuna CICS:n OSKY -valikolta löytyvää oppilaitosrekisteriä sekä Opetushallituksen oppaita: Koulutusopas ja Aikuiskoulutusopas, joissa on lueteltu koulumatkatukeen oikeuttavat perustutkinnot. 6
Lukio-opinnot Koulumatkatukeen on oikeus päivälukioissa. Koulumatkatukioikeus on mm. seuraavissa kouluissa lukioasteella opiskelevilla opiskelijoilla: Englantilainen koulu, Helsingin ranskalais-suomalainen koulu, Rudolf Steiner -koulut, Helsingin saksalainen koulu, International School of Helsinki, Suomalais-venäläinen koulu ja Suomen Kristillinen yhteiskoulu. Lukio-opetusta annetaan myös aikuiskoulutuksena lukioiden aikuislinjoilla, aikuislukioissa, kansalaisopistoissa ja kansanopistoissa. Lukion aikuislinjalla, aikuislukiossa tai kansalaisopistossa opiskelevilla ei ole koulumatkatukioikeutta, koska opinnot eivät ole päätoimisia. Koulumatkatukea voivat sen sijaan saada kansanopistoissa opiskelevat, jos kansanopistolla on lukion todistuksenanto-oikeus. Tällaisia kansanopistoja ovat mm. Oriveden Opisto, Otavan Opisto, Portaanpään kristillinen opisto ja Raudaskylän Kristillinen Opisto. Ammatilliset opinnot Opetus- ja kulttuuriministeriön hallinnonalan ammatilliseen perustutkintoon johtavassa koulutuksessa opiskelevilla on oikeus koulumatkatukeen. Tästä johtuen esim. sisäasiainministeriön hallinnonalan poliisikoulutus ei kuulu koulumatkatuen piiriin. Myös ammatilliseen koulutukseen ohjaava ja valmistava koulutus oikeuttaa koulumatkatukeen, koska sen katsotaan olevan osa myöhemmin aloitettavia ammatillisen peruskoulutuksen opintoja. Koulumatkatukioikeus on myös palo- ja pelastusalan sekä rikosseuraamusalan ammatillisen perustutkinnon opiskelijoilla. Yksityisissä oppilaitoksissa ammatillista perustutkintoa opiskelevilla on koulumatkatukioikeus, jos oppilaitoksella on opetus- ja kulttuuriministeriön myöntämä koulutuksen järjestämislupa. 1.8.2011 alkaen ammatillisen peruskoulutuksen opiskelijoilla eli ammatillista perustutkintoa suorittavilla on koulumatkatukioikeus koulutuksen järjestämistavasta riippumatta (opetus voi olla joko opetussuunnitelmaan perustuvaa koulutusta tai näyttötutkintoon valmistavaa koulutusta). Ammatillisen tutkinnon osasuorituksiin voi saada koulumatkatukea, jos opiskelija on saanut opiskeluoikeuden normaalin opiskelijavalinnan kautta (valittu tutkinto-opiskelijaksi) opiskelijalla on ammatillisen perustutkinnon suorittamisoikeus ammatillisen perustutkinnon osasuoritukset ovat päätoimista opiskelua. Koulutusohjelmaopinnot oikeuttavat koulumatkatukeen, kun ne suoritetaan osana ammatillista perustutkintoa. Koulumatkatukeen on oikeus myös talouskouluissa opiskelevilla vammaisille järjestettävään valmentavaan ja kuntouttavaan opetukseen osallistuvilla maahanmuuttajille järjestettyyn ammatilliseen peruskoulutukseen valmistaviin opintoihin osallistuvilla ammatillisen peruskoulutuksen valmistaviin ja ohjaaviin opintoihin osallistuvilla (katsotaan osaksi ammatillisen peruskoulutuksen opintoja) kansanopistoissa ammatilliseen perustutkintoon johtavilla linjoilla opiskelevilla. 7
Kenellä ei ole oikeutta koulumatkatukeen - 25.08.2012 Kenellä ei ole oikeutta koulumatkatukeen Koulumatkatukeen ei ole oikeutta peruskouluissa, ammattikorkeakouluissa, yliopistoissa eikä korkeakouluissa opiskelevilla lukion aikuislinjoilla tai aikuislukioissa opiskelevilla ja etä tai yksityisopetuksessa olevilla (yksityisopiskelija voi saada koulumatkatuen, jos opinnot oikeuttavat koulumatkatukeen ja opiskelija on oppilaitoksessa kirjoilla) ammatillisessa perustutkinnon ulkopuolisessa koulutusohjelmaopinnossa opiskelevilla (ei ammatillista perustutkintoa eikä tutkintotodistusta) ammatillisen perustutkinnon osaa opiskelevalla silloin, kun opiskelijalla on jo saman alan ammatillinen perustutkinto suoritettuna (lisä- tai täydennyskoulutusta, koulutuksesta saa vain osatutkintotodistuksen) maksullisena palvelutoimintana järjestettävässä koulutuksessa (esimerkiksi työvoimapoliittinen aikuiskoulutus ja oppisopimuskoulutus) olevilla opiskelijoilla näyttötutkintona suoritettavassa ammatti- tai erikoisammattitutkintoon valmistavassa koulutuksessa olevilla (ei suoriteta ammatillista perustutkintoa) muille kuin vammaisille tai maahanmuuttajille järjestettyyn valmentavaan tai ohjaavaan koulutukseen osallistuvilla kansalaisopistoissa, kesäyliopistoissa ja opintokeskuksissa opiskelevilla, koska niissä suoritetaan vain ammatillista täydennyskoulutusta ammatillista perustutkintoa muulla kuin opetus- ja kulttuuriministeriön hallinnon alalla suorittavilla (esim. poliisikoulutus), oikeus on kuitenkin palo- ja pelastusalan tai rikosseuraamusalan ammatillista perustutkintoa opiskelevilla ammatillisissa erikoisoppilaitoksissa opiskelevilla (paitsi ammatillisessa peruskoulutuksessa olevilla) yksityisissä oppilaitoksissa opiskelevilla, jos oppilaitoksella ei ole opetus- ja kulttuuriministeriön koulutuksen järjestämislupaa palkallisessa työssäoppimisessa tai työpaikalla käytännön työtehtävien yhteydessä järjestettävässä koulutuksessa olevilla opiskelijoilla silloin, kun palkka on vähintään 660 euroa kuukaudessa opiskelijoilla, joille on osoitettu maksuton asuntolapaikka opiskelijoilla, jotka eivät käytä koulumatkaansa joukkoliikennettä tai koulutuksen järjestäjän tai oppilaitoksen järjestämää koulukuljetusta, vaikka heillä olisi siihen oppilaitoksen selvityksen mukaan mahdollisuus opiskelijoilla, jotka saavat matkakustannusten korvausta muun lain nojalla (esim. vammaispalvelulain mukainen matkakorvaus tai työttömyysturvalain mukainen ylläpitokorvaus).. Maksuton asuntolapaikka Jos oppilaitos on osoittanut opiskelijalle maksuttoman asuntolapaikan ja opiskelija kieltäytyy ilman hyväksyttävää syytä käyttämästä paikkaa, koulumatkatukea ei myönnetä. Hyväksyttäväksi syyksi katsotaan terveydelliset syyt 8
opiskelijalla on jo ennen opintojen alkua ollut asunto, josta hän voi kohtuudella käydä koulua opiskelija on avio- tai avoliitossa ja hän on muuttanut yhteiseen asuntoon puolisonsa kanssa asuntolassa ei saa asua viikonloppuisin tai opiskeluaikaan sisältyvinä loma-aikoina asuntolan viikonloppuasumisesta tai loma-aikojen asumisesta peritään korvaus eikä opiskelija tämän vuoksi käytä asuntolapaikkaa lainkaan. Jos opiskelija asuu asuntolassa ja opiskelee päätoimisesti oppilaitoksen sivutoimipisteessä tai työssäoppimispaikassa, hänellä on muiden ehtojen täyttyessä oikeus koulumatkatukeen. Suomessa asuminen ja opiskelu - 25.08.2012 Suomessa asuminen ja opiskelu Koulumatkatukeen oikeutettujen on asuttava ja opiskeltava Suomessa. Suomessa asuminen määräytyy kotikuntalain (201/1994) säädösten perusteella. Kotikuntalain säädöksiä sovelletaan koulumatkatuessa samoin kuin Kelan muissa etuuksissa. Muualla kuin Suomessa asuva henkilö, joka on tullut Suomeen opiskelutarkoituksessa ja jolla ei ole tarkoitusta muuttaa pysyvästi asumaan Suomeen, ei ole oikeutettu koulumatkatukeen. Opiskelija, joka on tullut opiskelutarkoituksessa Suomeen, mutta joka asuu kotikuntalain mukaisesti pysyvästi Suomessa, ei ole oikeutettu koulumatkatukeen, ennen kuin oleskeluluvan status on muutettu muuksi kuin opiskelutarkoitukseksi. Opiskelija, jonka kotipaikka on Ahvenanmaalla, ei ole oikeutettu koulumatkatukeen opiskelipa hän sitten Ahvenanmaalla tai Manner-Suomessa. Manner-Suomessa asuvalla ja Ahvenanmaalla opiskelevalla henkilöllä on oikeus koulumatkatukeen. Opiskelun tulee tapahtua Suomessa. Jos opiskelija suorittaa osan Suomen opiskeluistaan ulkomailla ollen tämän ajan Suomessa oppilaitoksessa kirjoilla, hänellä ei ole tänä aikana oikeutta koulumatkatukeen. Sama koskee ulkomailla tapahtuvaa työssäoppimista. Näin siitä huolimatta, että kotikuntalain mukaan opiskelijan katsottaisiin näinä aikoina asuvan Suomessa. Opiskelijalla on kuitenkin oikeus koulumatkatukeen silloin, kun opiskelija kulkee päivittäin asunnoltaan Suomesta vaihto-opiskelu- tai työssäoppimismatkan ulkomaille. Koulumatkatukioikeus on vain sille matkaosuudelle, joka tehdään Suomessa, jos koulumatkatuen muut ehdot täyttyvät (esim. matkan pituus oltava Suomessa vähintään 10 km). Tukiaika - 25.08.2012 Tukiaika Koulumatkasta aiheutuvia kustannuksia ei korvata kuukautta lyhyemmältä ajalta. Opiskelu oikeuttaa yhden kuukauden koulumatkatukeen, jos se kestää vähintään 18 9
perättäisen kalenteripäivän ajan. Koulumatkatukea voi saada opintojen keston mukaan koko lukuvuodeksi (12 kalenterikuukaudelta) 1.8.2011 alkaen. Koulumatkatuki myönnetään täysien opiskelukuukausien mukaan opintojen alkamispäivästä lukien. Täysi opiskelukuukausi on jakso, joka alkaa lukuvuoden ensimmäisestä opiskelupäivästä ja päättyy seuraavan kuukauden samannumeroisen päivän edeltävään päivään (esimerkiksi 18.8. 17.9.). Tällä tavoin edeten lasketaan lukuvuoden tukikuukausien määrä. Jos jakso, joka päättyy lukuvuoden viimeiseen opiskelupäivään, ei muodosta täyttä opiskelukuukautta, se oikeuttaa kuitenkin yhden kuukauden tukeen, jos se kestää vähintään 18 kalenteripäivää. Opiskeluaikaan ei lueta mukaan jakson lopussa mahdollisesti olevaa viikonloppua. Samaan viikkoon kuuluva arkipyhä jakson lopussa sen sijaan huomioidaan opiskeluaikaan kuuluvaksi. Viikonloput, yleiset lomat ja enintään yksi korkeintaan viikon mittainen muu eipäätoiminen opiskelujakso täyttä lukukautta kohden, esimerkiksi lyhytaikaiset sairauspoissaolot, eivät keskeytä opintojen yhtäjaksoisuutta, joten niitä ei oteta huomioon koulumatkatukikuukausia laskettaessa. Jos opintojen yhtäjaksoisuus keskeytyy muulla tavoin ja opinnot eivät ole päätoimisia kyseisellä ajalta, lukuvuoden tukikuukausien määrä lasketaan erikseen kultakin päätoimiselta jaksolta. Esimerkki 1. Opiskelija hakee koulumatkatukea ajalle 10.8. 4.6. ja työssäoppimisajalle 13.6. 15.7. Lukuvuoden säännönmukaisen opiskelun ajalle opiskelijalla on oikeus 10 tukikuukauteen (9 kk 26 pv). Työssäoppimisen ajalle opiskelijalla on oikeus 1 tukikuukauteen (1 kk 3 pv). Tukiaika lasketaan erikseen lukuvuoden säännönmukaisen opiskelun ajalle ja työssäoppimisajalle, koska näiden tukeen oikeuttavien jaksojen välillä on yli viikon kestävä aika, jolta opiskelijalle ei ole oikeutta tukeen. Esimerkki 2. Opiskelija hakee koulumatkatukea opintojen ylitysajalle 11.8. 19.12. Jäljellä olevat opinnot ovat 8 opintoviikkoa eli esim. opintotuki myönnetään kahdelle kuukaudelle (1.9. 31.10.). Päivittäisiä koulumatkoja on kuitenkin koko ylitysajan ja tästä johtuen koulumatkatuki voidaan myöntää koko ylitysajalle (4 kuukaudelle). Opinnot eivät ole tässä esimerkissä päätoimisia (vain 2 ov/opiskelukuukausi), mutta menettely johtuu siitä, että säännönmukaisen opiskelun ylitysajan osalta koulumatkatuessa ei ole tarvetta selvittää jäljellä olevia opintoja ja niiden laajuuksia. Tukiaikaan ei vaikuta joukkoliikenteen lipputuotteiden riittävyys lukuvuoden aikana. Esimerkiksi 9 x 44 matkan sarjakortti riittää useimmiten matkojen osalta koko opiskeluajalle, kun huomioidaan oppilaitosten loma-ajat, jolloin matkoja ei kulu. Tukiaika lasketaan kuitenkin aina samalla tavalla lipputuotteiden riittävyydestä huolimatta. Jos siis opiskeluaika oikeuttaa 10 tukikuukauteen, ostotodistukseen merkitään 10 ostokertaa ja tukea maksetaan 10 kuukaudelta. Opiskelija saattaa kuitenkin lukuvuoden aikana käyttää ostotodistusta vain 9 lipun ostoon, mutta itselle maksettava tuki maksetaan aina jokaiselta tukikuukaudelta. Tukikuukaudet vs. ostokerrat Oppilaitoksen antamat ostokerrat ostotodistuksessa eivät aina vastaa haetun ajan mukaista tukiaikaa. Tällöin opiskelijan tulee hakea koulumatkatuki erikseen ostokertojen lisäksi (ks. Normaalihinnalla ostettujen lippujen korvaaminen). Hakemukseen ei tarvita 10
lipun ostokuittia, vaan käsittelijä selvittää halvimman kuukausilipun hinnan, jonka opiskelija voi ostaa. Lipun ostopäivää ei selvitetä, vaan tuki myönnetään koulumatkatuen hakuaikasäännön mukaisesti. Esimerkki 1. Opiskelija hakee koulumatkatukea Matkahuollon linja-auton ja oman matkustustavan mukaan ajalle 10.8. 2.6. joka oikeuttaa 10 tukikuukauteen lukuvuoden aikana. Opiskelija asioi oppilaitoksessa 1.9. ja saa samalla ostotodistuksen, joka oikeuttaa 9 lipun ostokertaan ajalla 1.9. 2.6. (ostoajankohta 1.9. 20.5.). Koulumatkatuen ratkaisija myöntää koulumatkatuen haetun ajan mukaisesti 10 tukikuukaudelle (sekä Matkahuollon että oman matkustustavan osalta) ja lisää päätökseen päätöstekstin (KMB38), jossa kerrotaan opiskelijalle, miten tukea voi saada yhdelle kuukaudelle ostotodistuksen yhdeksän ostokerran lisäksi. Jos oppilaitos on esimerkkitilanteessa antanut virheellisesti ostotodistuksen 10 ostokerralle ja koulumatkatuki tulee myönnettäväksi 10 tukikuukaudelle, ratkaisu tehdään normaalisti, eikä päätökseen tarvita lisätekstejä. Opiskelija saa käyttää ostotodistuksen mukaiset 10 ostokertaa. Opintomenestys Oikeus koulumatkatukeen ei ole riippuvainen opintomenestyksestä. Kun opiskelu on koulumatkatukeen oikeuttavaa ja koulumatkatuen myöntämisedellytykset (mm. päivittäinen koulumatka) täyttyvät, voidaan opiskelijalle myöntää koulumatkatuki, vaikka opinnot eivät edistyisi. Opiskelijan opintotuki on voitu lakkauttaa heikon opintomenestyksen vuoksi, mutta koulumatkatukea hänelle voidaan edelleen maksaa, jos opiskelu jatkuu. Koulumatkatuessa ei ole opiskelukohtaista enimmäistukiaikaa (sen sijaan lukuvuosikohtainen enimmäistukiaika on ks. Tukiaika). Opiskelija voi saada koulumatkatukea niin pitkään, kun hän opiskelee ja tuen myöntämisedellytykset ovat voimassa. Opiskelijan opintotukioikeus on saattanut päättyä enimmäistukiajan tultua täyteen. Opiskelija voi kuitenkin saada edelleen koulumatkatukea, jos opiskelu jatkuu. Suhde muihin etuuksiin - 25.08.2012 Suhde muihin etuuksiin Koulumatkatuki on toissijainen muiden lakien perusteella maksettaviin päivittäisten koulumatkojen korvauksiin nähden. Seuraavien etuuksiin sisältyy matkakustannusten korvausta, joten tästä syystä etuuksien saajalla ei ole oikeutta koulumatkatukeen maatalousyrittäjien opintoraha 11
työvoimakoulutuksen koulutustuki (sekä perus- että ansiotuki, uusia ei myönnetä 1.1.2010 alkaen) työttömien peruspäivä ja ansiopäiväraha tai työmarkkinatuki silloin kun etuuden osana maksetaan ylläpitokorvausta työvoimapalvelun ammatillinen kuntoutus vammaispalvelulain mukaiset kuljetuspalvelut tapaturmavakuutuksen matkakustannusten korvaus liikennevakuutuksen matkakustannusten korvaus työeläkejärjestelmän ammatillisen kuntoutuksen matkakustannusten korvaus oppisopimuskoulutus Jos opiskelija saa muun lain mukaista matkakorvausta vain osalle koulumatkaa, hän voi saada koulumatkatukea sille osalle koulumatkaa, johon hän ei saa tällaista muuta matkakorvausta. Koulumatkatuettavan matkaosuuden pituus on oltava vähintään 10 km. Jos opiskelijan koulumatkat on järjestetty vammaispalvelulain mukaisina kuljetuspalveluina, hänelle ei voida myöntää koulumatkatukea kuljetuspalveluista perityn asiakasmaksun perusteella, vaikka maksu ylittäisi 54 euroa kuukaudessa. Kuntoutusrahalain mukaista kuntoutusrahaa saavalle ja vajaakuntoisten ammatilliseen kuntoutukseen osallistuvalle voidaan myöntää koulumatkatuki, koska mainittujen etuuksien kautta ei korvata päivittäisiä koulumatkoja. Työssäoppimiseen liittyviltä matkoilta, joilta työnantaja maksaa kilometrikorvauksen, ei ole oikeutta koulumatkatukeen. Työnantajan maksamat kilometrikorvaukset kattavat matkasta aiheutuvat kustannukset, joten ei ole perusteltua myöntää saman matkan kustannuksiin koulumatkatukea. Hakeminen - 25.08.2012 Hakeminen Opiskelijan on itse haettava koulumatkatukea lomakkeella Koulumatkatukihakemus (KM1). Tukea on haettava kullekin lukuvuodelle erikseen. Opiskelija jättää hakemuksen oppilaitokseen, joka toimittaa sen omilla merkinnöillään varustettuna Kelaan. Oppilaitos vahvistaa hakijan opiskelun kestoa koulumatkan vaiheita koulumatkan pituutta joukkoliikenteen tai koulukuljetuksen käyttömahdollisuuksia koskevat tiedot oikeiksi. Oppilaitos merkitsee tarvittaessa hakemukseen niitä koskevat huomautuksensa. Oppilaitoksen selvitys on pääsääntöisesti Kelaa sitova. Siitä voidaan poiketa vain, jos on perusteltua syytä olettaa, että sen tiedot ovat virheellisiä. Katso Hakemistietojen rekisteröinti (Koulumatkatuen tekninen ohje > Vireilletulo ja Hakeminen > Hakemistietojen rekisteröinti). 12
Ostotodistus Opiskelijan on täytettäväkoulumatkalippujen ostotodistus linja-autoa tai junaa varten (KM2), kun hän haluaa ostaa koulumatkalleen VR:n junalipun tai sellaisen linja-autolipun, jonka perusteella Matkahuolto voi laskuttaa Kelaa. Hän selvittää ostotodistukseen joukkoliikenteessä kulkemansa päivittäisen koulumatkan lähtö- ja päätepysäkit sekä käyttämänsä kulkuneuvon. Oppilaitos merkitsee ostotodistukseen opiskelun alkamispäivän viimeiseksi ostopäiväksi lukuvuoden koulumatkatukioikeuden päättymispäivän vähennettynä 14 kalenteripäivällä lipunostokertojen lukumäärän. Oppilaitos voi käyttää apunaan Kelan internet-sivuilla olevaa Ostotodistuksen ostokerrat - laskuria. Tukeen oikeuttavien opintojen alkamis- tai päättymispäivä voi olla lukuvuoden alkamis- tai päättymispäivä tai muu koulumatkatukeen oikeuttavan jakson, esimerkiksi työssäoppimisjakson alkamis- tai päättymispäivä. 14-päivän ostoaikasäännöstä sovelletaan vain oppilaitoksissa ostotodistusta täytettäessä. Jos opiskelija ostaa lipputuotteen alle 14 kalenteripäivää ennen esim. muuttamista, jonka jälkeen hänellä ei ole enää oikeutta tukeen, säännöstä ei sovelleta. Oppilaitos antaa opiskelijalle ostotodistuksen lipun ostoa varten. Opiskelija voi ostaa lipun aikaisintaan kaksi viikkoa ennen opintojen alkua. Oppilaitos toimittaa Kelaan hakemuksen ja kopion ostotodistuksen etusivusta. Vireilletulo - 30.03.2009 Vireilletulo (sisältö) - 15.06.2012 Vireilletulo Etuusasia tulee vireille sinä päivänä, kun kirjallinen hakemus tai muu vireilletuloasiakirja (esim. lääkärintodistus, ilmoitus työnantajan maksamasta palkasta, ks. ko.etuusohje) saapuu Kelaan tai muuhun toimivaltaiseen pisteeseen, esim. yhteispalvelupisteeseen tai työeläkelaitokseen. Kun hakemus tai muu asiakirja otetaan vastaan, se skannataan OIWAan. Hakemuksen saapumisajasta tulee jäädä Kelaan todisteellinen tieto, koska se voi vaikuttaa oikeuteen saada etuutta. Jos asiakirjan saapumisaika on epäselvä, asia tulkitaan asiakkaan eduksi (esimerkiksi aamulla postilaatikossa olevat asiakirjat voidaan tulkita edellisenä päivänä saapuneiksi). Hakemuksella postitse tai henkilökohtaisesti toimitettuna Pääsääntöisesti etuuksia on haettava hakemuslomakkeilla ja hakemukset on allekirjoitettava. Jos hakemusta ei ole laadittu hakemuslomakkeelle, asia rekisteröidään vireille ja hakijaa pyydetään täyttämään hakemuslomake.jos hakemus saapuu 13
allekirjoittamattomana esimerkiksi postitse, siihen ei kuitenkaan tarvitse pyytää allekirjoitusta, ellei ole syytä epäillä hakemuksen alkuperäisyyttä tai eheyttä eikä esimerkiksi sitä, että hakemus olisi asiakkaan tahdon vastainen. Asia tulee vireille myös puutteellisella hakemuksella. Puutteellista hakemusta ei palauteta asiakkaalle, vaan asiakasta pyydetään täydentämään sitä. Asiakkaalla on oikeus pyynnöstä saada todistus asiakirjan vastaanottamisesta. Sähköisen asiointipalvelun kautta Asiakas voi saattaa asian vireille myös sähköisellä hakemuksella käyttämällä Kelan sähköisiä asiointipalveluja. Hänen on tällöin tunnistauduttava joko pankkien verkkotunnusten tai sähköisen henkilökortin avulla. Sähköisen asioinnin palvelujen kautta jätetyistä hakemuksista lähtee automaattinen vastaanottokuittaus lähettäjälle. Katso käytössä ja tulossa olevat asiointipalvelut (Kelanetti > Asiakaspalvelu > Palveluneuvojan työvälineet > Verkkoasiointi Kelassa > Tulevat palvelut). Sähköpostitse tai faksilla Suullisesti Asia voi tulla vireille myös sähköpostilla tai faksilla. Vireilletulotiedoista tulee käydä ilmi mitä asia koskee sekä lähettäjän nimi ja yhteystiedot. Sähköpostiviesti, josta ilmenee kaikki etuuden hakemiseen liittyvät olennaiset tiedot, voidaan tulkita vireillepanoasiakirjaksi. Etuusasia tulee vireille sähköpostiviestin perusteella viestin saapumispäivänä, mutta asiakasta pyydetään toimittamaan alkuperäinen hakemuslomake myöhemmin. Viestin saapumisesta Kelaan tulee ilmoittaa välittömästi lähettäjälle. Sen voi tehdä sähköpostilla. Tämä ei ole kannanotto asian käsittelyn edellytyksiin, vaan ainoastaan ilmoitus viestin saapumisesta. Faksina toimitettu hakemus tulee vireille faksin saapumispäivänä. Faksatussa hakemuksessa oleva allekirjoitus on riittävä, jos asiakirjassa on tiedot lähettäjästä eikä ole syytä epäillä asiakirjan alkuperäisyyttä ja säilymistä muuttumattomana. Tällöin alkuperäistä hakemuslomaketta ei tarvitse toimittaa myöhemmin. Tietyissä tilanteissa asia voi tulla vireille myös asiakkaan suullisen hakemuksen (katso ko. etuusohje) tai ilmoituksen perusteella (esimerkiksi etuuden lakkautus tai päätöksen oikaisu asiakkaan eduksi). Suullisesti saadut tiedot on aina dokumentoitava OIWAn yhteydenottoon. Luo tarvittaessa toimeksiantotyö ja liitä yhteydenottotyö siihen. Lue lisää hakemuksen vireille tulosta (Menettelyohjeet > Hallintolain soveltaminen etuusasioissa > Vireilletulo ja asian käsittely) sähköisestä asioinnista (Menettelyohjeet > Etuuksien ratkaisutyö > Sähköinen asiointi) Lähettäjän vastuu - 15.06.2012 Lähettäjän vastuu Lähettäjä vastaa asiakirjan perillemenosta oikeaan osoitteeseen oikeassa ajassa. Asiakkaalla on ensisijainen velvollisuus selvittää, minkä viranomaisen tehtäviin asiakirjan 14
käsittely kuuluu. Asiakas vastaa myös siitä, että asiakirja tulee perille toimivaltaiseen viranomaiseen ennen määräajan päättymistä. Esimerkiksi postinkulun viivästyminen ei poista lähettäjän vastuuta. Jos Kelan sähköpostipalvelin tai sähköinen asiointipalvelu ei ole ollut toiminnassa teknisen vian vuoksi eikä tämän vuoksi ole tietoa sähköisen viestin saapumisajankohdasta, viestin tai hakemuksen katsotaan saapuneen sinä ajankohtana, jona se on lähetetty. Tästä ajankohdasta on kuitenkin oltava luotettava selvitys. Asiakirjan siirto - 15.06.2012 Asiakirjan siirto Jos Kelaan on saapunut toiselle viranomaiselle tai laitokselle kuuluva asiakirja tee hakemukseen tai asiakirjaan saapumismerkintä siirrä asiakirja oikealle, toimivaltaiselle viranomaiselle tai muulle taholle, esimerkiksi kunnan viranomaiselle, toiselle eläkelaitokselle tai verotoimistoon. Sinun ei tarvitse tehdä erillistä päätöstä asian tutkimatta jättämisestä tee hyvän hallintotavan mukaisesti asiakirjaan merkintä asian siirtämisestä ilmoita asian siirrosta asiakkaalle, jotta hän tietää, missä asia on käsiteltävänä. Asiassa on toimittava viivytyksettä, koska määräajat lasketaan siitä, kun oikea viranomainen on saanut asiakirjan. Jos toimivaltaista viranomaista ei pystytä selvittämään eikä asian tutkiminen kuulu Kelan toimivaltaan, ota yhteys asiakkaaseen. Myös Kelassa asiakirja on siirrettävä viivytyksettä oikeaan käsittely-yksikköön. Kuka voi hakea - 30.03.2009 Kuka voi hakea (sisältö) - 06.03.2012 Kuka voi hakea etuutta? Tässä ohjeessa on kerrottu yleiset säännöt siitä, kuka voi hakea etuutta missäkin tilanteessa. Tämän lisäksi on olemassa etuuskohtaisia säännöksiä, jotka voivat joko poiketa näistä yleisistä ohjeista tai täydentää niitä. Etuuksien osalta katso myös kohta Maksaminen. Henkilö itse - 30.03.2009 Henkilö itse (sisältö) - 11.11.2011 Henkilö itse Täysivaltainen henkilö hakee etuutta yleensä itse. Täysivaltaisia ovat 18 vuotta täyttäneet henkilöt, ellei holhousviranomainen ole rajoittanut heidän oikeustoimikelpoisuuttaan tai 15
julistanut heitä vajaavaltaisiksi. Täysivaltainen henkilö voi myös valtuuttaa toisen henkilön eli asiamiehen hakemaan etuutta puolestaan. Henkilö voi itse hakea etuutta, vaikka hänelle olisi määrätty edunvalvoja. Edellytyksenä on tällöin, ettei holhousviranomainen ole rajoittanut hänen toimintakelpoisuuttaan (tai on rajoittanut muutoin, mutta rajoituksen ei voida katsoa koskevan etuusasioiden hoitoa). Lue lisää toimintakelpoisuuden rajoittamisesta (Edunvalvonta > Mitä tarkoittaa toimintakelpoisuuden rajoittaminen?) Vajaavaltaisia ovat alle 18-vuotiaat tai henkilöt, jotka tuomioistuin on julistanut vajaavaltaiseksi. Vajaavaltaiseksi julistettu henkilö ei voi itse hakea etuutta, vaan sitä hakee hänen puolestaan hänen edunvalvojansa. Kuitenkin vajaavaltaiseksi julistettu voi itse päättää henkilöään koskevista asioista (ei kuitenkaan taloudellisista asioista), jos hän kykenee ymmärtämään asian merkityksen. Esimerkiksi Kelan pyyntö lääkärin lisätutkimuksiin on tällainen vajaavaltaisen henkilöä koskeva asia. Lue lisää vajaavaltaiseksi julistamisesta (Edunvalvonta > Mitä tarkoittaa vajaavaltaiseksi julistaminen?) Alaikäisen edunvalvojina ovat yleensä hänen huoltajansa. Yleensä alaikäisen puolesta etuuksia hakee hänen edunvalvojansa. 15 vuotta täyttäneellä alaikäisellä on oikeus myös itse hakea etuutta. Alaikäisen hakijan osalta katso myös mahdolliset etuuskohtaiset menettelyt. Jos henkilö, jolla edellä kerrotun mukaisesti ei itsellään ole oikeutta hakea etuutta, on itse jättänyt etuushakemuksen, ota yhteyttä henkilön edunvalvojaan tai huoltajaan. Alle 18-vuotias opiskelija - 29.12.2008 Alle 18-vuotias opiskelija Alaikäisen opiskelijan vanhempi voi halutessaan allekirjoittaa hakemuksen ja ostotodistuksen, mutta tällöin tarvitaan myös opiskelijan oma allekirjoitus. Edunvalvoja - 12.04.2012 Edunvalvoja Edunvalvojalla on oikeus hakea etuutta, jos holhousviranomainen on määrännyt edunvalvojan hoitamaan henkilön taloudellisia asioita (kuten etuusasioita) tai varallisuutta. Henkilöä, jonka puolesta edunvalvoja toimii, kutsutaan päämieheksi. Jos päämiehen oikeustoimikelpoisuutta ei ole rajoitettu, voi hakemuksen tehdä ja allekirjoittaa joko päämies itse tai edunvalvoja. Jos päämiehen oikeustoimikelpoisuutta on rajoitettu siten, ettei hän voi hoitaa taloudellisia asioitaan tai hänet on julistettu vajaavaltaiseksi, hakemuksen voi tehdä ja allekirjoittaa ainoastaan edunvalvoja. Henkilötietojen kyselyllä HEKY/Henkilötiedot/Perhetiedot saat tiedon: onko henkilölle määrätty edunvalvoja edunvalvojan nimestä ja tunnistetiedoista henkilön toimintakelpoisuuden rajoittamisesta 16
onko henkilö julistettu vajaavaltaiseksi Selvitä aina myös edunvalvontamääräyksen sisältö (esimerkiksi toimintakelpoisuuden rajoituksen osalta). Vajaavaltaiseksi julistetun osalta edunvalvontamääräyksen sisältöä ei tarvitse selvittää, vaan tieto vajaavaltaiseksi julistamisesta riittää. Tiedot henkilölle määrätystä edunvalvojasta ja edunvalvontamääräyksen sisällöstä voit tarkistaa kyselyllä Väestörekisterikeskuksen holhousasioiden rekisteriin. Kyselyä pääset käyttämään Ratkaisutyön etuuskohtaisilta sivuilta kohdasta Työvälineet (Holhousasioiden rekisteri). Tee kysely antamalla etuudensaajan henkilötunnus. Huomaa, että voimassa oleva edunvalvontamääräys on voitu toimittaa Kelaan myös jo muun hakemuksen yhteydessä, jolloin määräys löytyy OIWAsta asiakkaan asiakirjoista. Tieto siitä, että henkilöllä on edunvalvoja, näkyy asiakkaan Kooste-näytön ylälaidasta. Lue lisää edunvalvojasta Kela asioiden hoitaminen toisen puolesta Edunvalvontavaltuutettu - 12.04.2012 Edunvalvontavaltuutettu Edunvalvontavaltuutettu voi hakea etuutta päämiehensä puolesta, jos edunvalvontavaltuutus on asianmukaisesti vahvistettu ja rekisteröity sekä kattaa etuusasioiden hoidon. Edunvalvontavaltuutus merkitään holhousasioiden rekisteriin. Tiedon voimassa olevasta edunvalvontavaltuutuksesta saat henkilötietojen kyselyllä HEKY/Henkilötiedot/ Perhetiedot tai kyselyllä Väestörekisterikeskuksen holhousasioiden rekisteriin. Selvitä aina myös edunvalvontavaltuutuksen sisältö. Jos valtuutusta ei ole liitetty hakemukseen tai sitä ei ole toimitettu aiemmin Kelaan valtuutuksen tarkempi sisältö tulee tarkistaa edunvalvontavaltuutetulta tai maistraatista ja dokumentoida OIWAan. Lue lisää edunvalvontavaltuutuksesta Kela asioiden hoitaminen toisen puolesta Valtuutettu - 27.10.2011 Asiamies eli valtuutettu Etuutta voi hakea myös asiamies eli valtuutettu. Asiamiehen on esitettävä valtakirja tai muulla luotettavalla tavalla osoitettava olevansa oikeutettu edustamaan valtuuttajaa. Julkinen oikeusavustaja ja Suomen Asianajajaliittoon kuuluva asianajaja eivät tarvitse valtakirjaa, ellei ole syytä epäillä valtuutuksen todenperäisyyttä. Asianajaja nimikettä saa käyttää vain Suomen Asianajajaliiton jäsen. 17
Valtuuttajan on kuitenkin asioitava henkilökohtaisesti, jos se on tarpeen asian selvittämiseksi. Huomaa, että salassa pidettävien tietojen (esimerkiksi asiakkaan etuus- ja terveydentilaa koskevien tietojen) luovuttaminen edellyttää aina yksilöityä valtakirjaa. Lue lisää valtuutuksesta ja valtakirjatyypeistä Lähiomainen - 11.04.2012 Lähiomainen tai muu henkilö Eräitä etuuksia voi hakea myös lähiomainen tai muu henkilö, joka on pääasiallisesti huolehtinut hakijasta. Tämä koskee vain tilanteita, joissa henkilö ei sairauden, vanhuudenheikkouden tai muun sellaisen syyn takia pysty itse hakemaan eläkettä tai muutoin huolehtimaan etuutta koskevista eduistaan ja oikeuksistaan eikä hänellä ole edunvalvojaa (KEL 568/2007 54 2 mom.). Tällaisen henkilön ei tarvitse esittää valtakirjaa, vaan hänen esiintymisensä perustuu Kelan hyväksyntään. Lähiomaisen tai muun henkilön hyväksyminen henkilön Kela-asioiden hoitajaksi on Kelan harkinnassa. Epäselvissä tilanteissa voi pyytää omaista tai muuta henkilöä esittämään valtakirjan. Vastaava säännös sisältyy vammaisetuuksista annettuun lakiin (570/2007 15 2 mom.) lakiin kansaneläkelaitoksen kuntoutusetuuksista ja kuntoutusrahaetuuksista (566/2005 5 luku 42 ) lakiin eläkkeensaajan asumistuesta (EAL 571/2007 3 luku 20 2 mom.) sairausvakuutuslakiin (SVL 1224/2004 15 luku 2 3 mom.). vammaisten henkilöiden tulkkauspalvelusta annettuun lakiin (133/2010 13 2 mom.) Kunta - 17.07.2012 Kunta Jos lapsi on otettu kunnan sosiaalihuollon toimielimen huostaan, sillä on oikeus hakea lapselle kuuluvaa etuutta. Hakuaika - 25.08.2012 Hakuaika Koulumatkatuki voidaan myöntää aikaisintaan hakemuksen jättämistä edeltävän kuukauden alusta. Se myönnetään enintään lukuvuodeksi (1.8. 31.7.) kerrallaan. Jos koulutus alkaa tai päättyy kesä-, heinä- tai elokuun aikana, näille kuukausille voidaan myöntää koulumatkatuki yhdellä hakemuksella seuraavan tai edeltävän lukuvuoden tuen 18
yhteydessä. Eri lukuvuosien koulumatkatuet tulee kuitenkin käsitellä erikseen ja asiakas saa lukuvuosien osalta erilliset koulumatkatukipäätökset. Silloin kun opiskelija on ostanut laskutusmenettelyn piiriin kuuluvan joukkoliikenteen matkalipun normaaliin hintaan ilman tukea, koulumatkatuki voidaan myöntää yhdellä käsittelykerralla enintään hakemiskuukaudelle ja sitä edeltävälle kuukaudelle. Lisäselvitysten pyytäminen - 30.03.2009 Lisäselvitysten pyytäminen (sisältö) - 20.07.2012 Lisäselvitysten pyytäminen Suullisesti tai kirjallisesti Hakemuslomakkeen täydentäminen Määräaika lisäselvitysten toimittamiselle Jos asiakkaan toimittama hakemus on puutteellinen, asiakasta pyydetään lisäselvityksenä täydentämään hakemuslomakkeella ilmoitettuja tietoja tai toimittamaan hakemuslomakkeen liitteenä tarvittavia asiakirjoja. Voit pyytää lisäselvityksiä joko suullisesti tai kirjallisesti. Selvitä ennen lisäselvitysten pyytämistä, onko tieto jo Kelassa ja voiko sitä käyttää (esimerkiksi asiakkaan aiempien hakemusten tai toisen etuuden hakemisen yhteydessä toimitetut tiedot, asiakkaan perheenjäsenten tiedot). Jos tieto on jo Kelassa käytettävissä, älä pyydä selvityksiä uudelleen. Huomaa, että eri etuuslaeissa on määritelty, milloin Kela saa pyytää lisäselvityksiä suoraan ulkopuoliselta taholta. Lue lisää tietojen saamisesta muilta tahoilta (Ratkaisutyö > Menettelyohjeet > Tietosuojasta huolehtiminen > Kelan tietoturvakäsikirja > Liite 1). Suullisesti tai kirjallisesti Voit pyytää lisäselvitykset asiakkaalta suullisesti asiakaspalvelutilanteessa tai puhelimitse, jos suullinen pyyntö on asian selvittämisen kannalta tarkoituksenmukaisin. Ilmoita suullisenkin lisäselvityspyynnön yhteydessä asiakkaalle määräaika, mihin mennessä hänen tulee toimittaa pyydetty lisäselvitys. Kerro lisäksi asiakkaalle, että asia voidaan määräajan kuluttua ratkaista, vaikka hän ei toimittaisi pyydettyä lisäselvitystä määräaikaan mennessä. Kirjaa suullisen lisäselvityspyynnön yhteydessä OIWAn yhteydenottoon, mitä lisäselvityksiä olet pyytänyt asiakkaalta ja mihin mennessä hänen tulee toimittaa ne. Pyydä lisäselvityksiä kirjallisesti asiakaskirjeellä, jos tarvittavien lisäselvitysten laajuus ja luonne sitä edellyttävät tai kirjallinen pyyntö on muutoin asian selvittämisen kannalta tarkoituksenmukainen. Käytä kirjallista lisäselvityspyyntöä erityisesti silloin, jos pyydät samalla kertaa useita lisäselvityksiä tai liitteitä taikka tarvittavat lisäselvitykset on pyynnössä yksilöitävä tarkasti. Selkeä lisäselvityspyyntö auttaa asiakasta toimittamaan tarpeellisen tiedon. Muotoile lisäselvityspyyntö riittävän yksityiskohtaisesti, niin että siitä selviää, mitä tietoja tarvitaan ja missä muodossa lisäselvitys tulee toimittaa. Esimerkiksi riittääkö asiakkaan suullinen tai kirjallinen ilmoitus vai tarvitaanko asiasta muita dokumentteja. Kerro asiakkaalle myös 19
tarvittavien liitteiden sisältövaatimuksista, esimerkiksi minkälaiset tuloselvitykset ovat riittäviä. Tärkeää on, että pyydät kaikki asian ratkaisemiseksi tarvittavat lisäselvitykset mahdollisuuksien mukaan kerralla. Jos asiakas on kirjallisesti hakemuslomakkeessa tai muutoin ilmoittanut toimittavansa lisäselvityksiä tiettyyn määräpäivään mennessä, älä pyydä asiakasta toimittamaan näitä lisäselvityksiä. Asia voidaan määräajan kuluttua käsitellä, vaikka asiakas ei olisi toimittanut näitä selvityksiä. Jos asiakas ei ole ilmoittanut määräpäivää lisäselvitysten toimittamiselle, pyydä lisäselvitykset suullisesti tai kirjallisesti edellä kuvatulla tavalla. Asiakas voi toimittaa lisäselvityksen sen luonteen huomioon ottaen joko suullisesti tai kirjallisesti. Asiakas voi esimerkiksi puhelimitse tai sähköpostitse täydentää hakemuslomakkeella ilmoittamatta jääneitä tietoja. Hakemuksen liitteenä toimitettavat ulkopuolisen tahon antamat selvitykset, kuten palkkatodistus tai vuokrasopimus, on kuitenkin toimitettava kirjallisesti. Etuuskohtaisesti on määritelty, mitkä tiedot asiakkaan tulee aina toimittaa kirjallisesti. Lue lisää lisäselvitysten toimittamisesta sähköisesti (Ratkaisutyö > Menettelyohjeet > Etuuksien ratkaisutyö > Etuushakemuksia koskeva asiointi sähköpostitse ja faksilla). Hakemuslomakkeen täydentäminen Jos asiakkaan toimittama hakemuslomake on puutteellisesti täytetty, älä palauta alkuperäistä hakemusta asiakkaalle täydennettäväksi, vaan pyydä häntä muutoin selvittämään hakemuslomakkeesta puuttuvia tietoja suullisesti tai kirjallisesti. Kirjaa asiakkaan asiaan liittyvä suullinen täydennys tai muu tieto OIWAn yhteydenottoon (ei-skannattavissa etuuksissa hakemuslomakkeelle tai erilliselle paperille). Jos kirjaat hakemuslomakkeelle asiakkaan ilmoittamia tietoja, erottele kirjaamasi tiedot asiakkaan omakätisistä merkinnöistä (esim. puumerkilläsi). Jos hakemuslomakkeesta puuttuu allekirjoitus, lue lisää Etuusohje > Vireilletulo. Määräaika lisäselvitysten toimittamiselle Ilmoita lisäselvityspyynnön yhteydessä asiakkaalle määräaika, mihin mennessä pyydetyt lisäselvitykset tulee toimittaa. Kerro samalla, että määräajan kuluttua asia voidaan ratkaista, vaikka asiakas ei olisikaan toimittanut pyydettyä selvitystä. Määräaikaa lisäselvitysten toimittamiselle on yleensä kaksi viikkoa, mutta määräaika voi olla pidempikin, jos selvityksen hankkiminen sitä edellyttää. Määräaikaa voidaan asiakkaan pyynnöstä pidentää, jos asiakas ei pysty toimittamaan lisäselvityksiä alkuperäiseen määräaikaan mennessä. Jos asiakas pyytää lisäaikaa selvitysten toimittamiseen, sovi hänen kanssaan uusi määräaika ja kirjaa se OIWAn yhteydenottoon. Voit antaa lisäaikaa yleensä vain kerran. Tarvittaessa määräaikaa voidaan tämänkin jälkeen pidentää, jos selvityksen viipyminen johtuu asiakkaasta riippumattomista syistä. Älä pyydä samaa kerran jo pyydettyä lisäselvitystä uudelleen. Jos asiakas ei toimita lisäselvitystä määräajassa tai pyydä määräajan pidentämistä, asia voidaan määräajan kuluttua käsitellä käytettävissä olevien tietojen perusteella. Lue lisää asiaratkaisusta ja tutkimatta jättämisestä (Kelanetti > Oikeudelliset ja menettelyohjeet > Hyvä hallinto > Asian ratkaiseminen) 20