LOVIISAN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 4/2010 33 Tarkastuslautakunta AIKA 06.10.2010 klo 18:00-22:10 PAIKKA Raatihuone, kaupunginhallituksen kokoushuone LÄSNÄ Lohenoja Pertti puheenjohtaja Backlund Jan jäsen Stoor Hans jäsen Viklund Raija jäsen Lönnfors Kristina Laukaksen varajäsen Ajomaa Pertti Hagforsin varajäsen Nykänen Kimmo Järvisen varajäsen MUUT Lindroos Dan JHTT, Oy Audiator Ab, sihtee ri POISSA Laukas Gunnel varapuheenjohtaja Hagfors Kari jäsen Järvinen Paula jäsen ALLEKIRJOITUKSET Puheenjohtaja Sihteeri Pertti Lohenoja KÄSITELLYT ASIAT 27-37 Dan Lindroos PÖYTÄKIRJAN Loviisassa 13. lokakuuta 2010 TARKASTUS Hans Stoor Jan Backlund PÖYTÄKIRJA YLEI- Loviisan kaupungin ilmoitustaululla raatihuoneella 11.10.2010 SESTI NÄHTÄVILLÄ Pöytäkirjanotteen oikeaksi todistaa Loviisa
LOVIISAN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 4/2010 34 Tarkastuslautakunta LUETTELO KÄSITELLYISTÄ ASIOISTA Sivu 27 Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus 35 28 Pöytäkirjan tarkastaminen 36 29 Pöytäkirjanpitäjän valinta 37 30 Esteellisyydet 38 31 Perusturvajohtajan katsaus 39 32 Vastuullisen tilintarkastajan vaihtuminen 40 33 Tarkastuslautakunnan talousarvio 2010 ja toteutuma 31.8.2010 mennessä 41 34 Tarkastuslautakunnan kouluttautuminen 42 35 Tiedoksi- ja muut asiat 43 36 Seuraava kokous 44 37 Pöytäkirjan julkipano 45
LOVIISAN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 4/2010 35 Tarkastuslautakunta 27 06.10.2010 Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus 931/00.03/2010 TARL 27 Kuntalain mukaan lautakunta on päätösvaltainen, kun enemmän kuin puolet jäsenistä on läsnä. Hallintosäännön mukaan kokouskutsun antaa puheen johtaja tai hänen estyneenä ollessaan varapuheenjohtaja. Kokous kutsu lähe tetään mahdollisuuksien mukaan vähintään 5 päivää ennen ko kousta ja siinä on ilmoitettava kokouksen aika ja paikka sekä käsiteltävät asiat (esityslis ta). Tarkastussäännön mukaan lautakunnan kokouksissa tilintarkastajalla on läs näolo- ja puheoikeus. Tar kastuslautakunta voi kutsua asiantuntijoita kuulta vaksi. Todetaan läsnä olevat sekä kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus. Kokous todettiin laillisesti koolle kutsutuksi ja päätösvaltaiseksi.
LOVIISAN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 4/2010 36 Tarkastuslautakunta 28 06.10.2010 Pöytäkirjan tarkastaminen 932/00.03/2010 TARL 28 Pöytäkirjan kirjoittaa puheenjohtajan johdolla pöytäkirjanpitäjä. Pöytä kirjan allekirjoittaa puheenjohtaja ja varmentaa pöytäkirjanpitäjä. Pöytäkirja tarkastetaan lautakunnan päättämällä tavalla. Pöytäkirja voidaan tarkastaa seuraavassa kokouksessa tai valita pöytäkir jantarkastajat. Kiireellisessä tapauksessa pöytäkirjaa voidaan tarkastaa sa massa kokouksessa. Valitaan kaksi pöytäkirjantarkastajaa ja pöytäkirja tarkastetaan 13.10.2010 raatihuoneella. Päätettiin ehdotuksen mukaisesti. Pöytäkirjantarkastajiksi valittiin Hans Stoor ja Jan Backlund. Pöytäkirja tarkastetaan esityksen mukaisesti.
LOVIISAN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 4/2010 37 Tarkastuslautakunta 29 06.10.2010 Pöytäkirjanpitäjän valinta 933/00.03/2010 TARL 29 Hallintosäännön mukaan toimielimen kokouksessa pitää pöytäkirjaa pu heenjohtajan johdolla pöytäkirjanpitäjä. Pöytäkirjanpitäjänä toimii, ellei muutoin päätetä, JHTT Dan Lindroos. Päätettiin ehdotuksen mukaisesti. Tämän kokouksen pöytäkirjanpitäjänä toimi JHTT Dan Lindroos.
LOVIISAN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 4/2010 38 Tarkastuslautakunta 30 06.10.2010 Esteellisyydet 934/00.03/2010 TARL 30 Tarkastuslautakunnan jäsenten ja tilintarkastajan esteellisyydestä on voi-massa, mitä hallintolain 27-30 :ssä säädetään. Esteellisyydellä tarkoitetaan henkilön sellaista suhdetta asiaan tai asianosai siin, että se vaarantaa hänen puolueettomuutensa yksittäisen asian käsitte lys sä. Yleisimmin esteellisyyden aiheuttaa lähisukulai suus tai asianosaisuus. Tarkastuslautakunnan jäsenen on perusteltua ilmoittaa tiedossaan olevat ns. pysyvät es teellisyydet tässä vaiheessa. Mahdollisista asiakohtaisista esteel lisyyksistä lautakunnan jäse nen tulee ilmoittaa välittömästi sellaisen il tessä. Mahdolliset esteellisyydet merkitään pöytäkirjaan. Uusia ilmoituksia esteellisyydestä ei ilmaantunut.
LOVIISAN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 4/2010 39 Tarkastuslautakunta 31 06.10.2010 Perusturvajohtajan katsaus 935/00.03/2010 TARL 31 Perusturvajohtaja Sten Fronden on kutsuttu kokoukseen kertomaan perus turvan toiminnasta ja taloudesta vuonna 2010. Kuullaan ja merkitään perusturvajohtajan katsaus tiedoksi. Mikäli katsaus antaa aiheita erillisiin toimenpiteisiin, päätettäneen niistä erikseen. Päätettiin ehdotuksen mukaisesti. Asiat esitteli lautakunnalle perustur va johtaja Sten Frondén esivalmistellun arviointilomakkeen pohjalta. Lomake liitettiin pöytäkirjaan. Liite no 2. Esittelyn pohjalta sovittiin, että tilintarkastajat selvittävät mitä kuluja sisäl tyy perusturva keskuksen hal linnon ostopalveluihin. Perusturvakeskuksen toimintatuotto jen laskutus on alkuvuonna laahannut. Tilintarkastajat pyrki vät selvittämään syyt laskutuk sen laahaamiseen. Havainnoista raportoidaan tarkastuslauta kunnalle kirjalli sesti suoritetun tarkastuksen jälkeen. Talousarvion toteuman käsittelyn yhteydessä todettiin, että määräraha vaki naisia kk-palkkoja varten oli ylitetty 1486 %:illa. Määräraha sisältyy vaki naisten viranhaltijoiden palkkoihin. Vaikka talousarvion laadinnan yhtey dessä ei vielä välttämättä tiedetä näiden kulujen suuruutta, tulisi käyt tö suunnitel man laadinnan yh teydessä pyrkiä arvioimaan myös nämä mää rä rahat realis tisemmin. Näin menettelemällä talousarvion tai käyttösuun ni telman toimi minen ohjaavana välineenä säilyy ja edesauttaa sisäistä valvon taa. Kun toiminta ja resurssointi sallii suositellaan tehtäväksi asiakasmielipi teiden järjestel mällisiä mit tauksia. Tilintarkastajat selvittävät talousarvion investointiosassa esitettyjen suun nittelumäärära havarausten taustoja tarkemmin. Varaukset ovat 2011 = 100 teuroa, 2012 = 100 teuroa, 2013= 100 teuroa
LOVIISAN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 4/2010 40 Tarkastuslautakunta 32 06.10.2010 Vastuullisen tilintarkastajan vaihtuminen 936/00.03/2010 TARL 32 Loviisan kaupunginvaltuusto on 12.5.2010 valinnut tilintarkastajaksi JHTT-yhteisö Oy Audiator Ab:n tilikausien 2010-2012 ajaksi. Vastuullise na tilintarkastaja jatkaa JHTT Dan Lindroos. Lautakunta hyväksyy vastuullisen tilintarkastajan vaihdoksen. Päätettiin ehdotuksen mukaisesti. Esitettiin myös toivomus, että Audiator nimeää uuden varamiehen JHTT Dan Lindroosin tilalle mahdollisimman nopeasti.
LOVIISAN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 4/2010 41 Tarkastuslautakunta 33 06.10.2010 Tarkastuslautakunnan talousarvio 2010 ja toteutuma 31.8.2010 mennessä 937/00.03/2010 TARL 33 Valtuusto on hyväksynyt vuoden 2010 talousarviossa tarkastuslautakunnan toimintakuluiksi 47 030 euroa. Tarkastuslautakunnan toteutuma 31.8.2010 tilanteessa on 21 400,64 euroa. Lautakunta merkitsee vuoden 2010 talousarvion tiedoksi. Päätettiin ehdotuksen mukaisesti. Päätettiin myös, että lautakunnan ta lousarvio jaetaan jäsenille seuraavassa kokouksessa.
LOVIISAN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 4/2010 42 Tarkastuslautakunta 34 06.10.2010 Tarkastuslautakunnan kouluttautuminen 938/00.03/2010 TARL 34 Tarkastuslautakunnalla on koulutusmäärärahoja käyttämättä 1 000 euroa. Porvoon tarkastuslautakunta on suunnitellut lähikuntien tarkastuslautakun tien yhteistä koulutustilaisuutta ja kyselee lautakunnan kiinnostusta osallis tua koulutukseen. Koulutus on tarkoitus toteuttaa osapäiväisenä ja koulutta jana toimisi JHTT Hanna Hurmola-Remmi Oy Audiator Ab:sta. Koulutuk seen valitaan keskeisiä tarkastuslautakuntien ajankohtaisasioita ja koulutuk sen hinta-arvio on noin 100 /osallistuja. Lisäksi tarkastuslautakunnilla on mahdollisuus vaihtaa ajatuksia ja kokemuksia tarkastuslautakuntatyöstä. Koulutus pidetään suomen kielellä. Tarkastuslautakunta päättää mahdollisesta osallistumisesta. Päätettiin ehdotuksen mukaisesti. Merkittiin, että tilaisuus pidetään Porvoon kaupungin valtuustosalissa 30.11.2010 klo 15-18.00.Lautakunta päätti että lautakunnan jäsenet ja varajäsenet voivat osallistua koulutukseen. Sitovat ilmoittautumiset tulee osoittaa lautakunnan puheenjohtajalle vii meistään seuraa vaan kokoukseen (17.11.2010) mennessä. Puheenjohta jan sähköpostiosoite on pertti.lohenoja@sulo.fi. Puheenjohtaja tekee lauta kunnan puolesta sito van yhteisilmoittautumisen 22.11.2010 mennessä Riit ta Havangalle osoit teella riitta.havanka@audiator.fi.
LOVIISAN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 4/2010 43 Tarkastuslautakunta 35 06.10.2010 Tiedoksi- ja muut asiat 939/00.03/2010 TARL 35 Tämän pykälän kohdalla käsitellään tiedoksi-asiat ja muut asiat, jotka lauta kunta tai sen jäsen haluaa ottaa käsiteltäväkseen tai muutoin saattaa lauta kunnan tiedoksi. Tarkastuslautakunta merkitsee asiat tiedokseen. Kuultiin ja merkittiin tiedoksi eri lautakuntien pöytäkirjojen ja päätösten lä pikäynnin yhteydessä tehtyjä havaintoja ja toteamuksia seuraavasti: kaupunginhallitus jaostoineen: Jan Backlund maaseutulautakunta ja yksityistiejaosto: Pertti Lohenoja vapaa-aikalautakunta: jäsen Raija Viklund tekninen lautakunta: varajäsen Pertti Ajomaa rakennus ja ympäristölautakunta: jäsen Hans Stoor perusturvalautakunta: varajäsen Kimmo Nykänen sivistyslautakunta: varajäsen Kristina Lönnfors Huomiota oli kiinnitetty mm. seuraaviin asioihin: - kaupungin ja vesi-osuuskuntien suunnitteilla olevat merkittävät vesi- ja vie märöinti hank keet; - kaupungin reuna-alueiden palvelujen heikentäminen; - lautakuntatyöskentelyn tehostamiseen (riittävästi asioita kokouksiin ja työskentelyn ra tio nalisointi ) - kaupungin avaava tase vuodelle 2010 ei ole vielä tehty; - Myllyharjun lukion rehtorin valintaan liittyvä valitus - Pernajan vesilaitoksen laskutuksen ja kaupungin muunkin laskutuksen jälkijättöisyys (tilintarkastajat selvittä vät) Sovittiin, että jatkossa jäsenet ilmoittavat pöytäkirjaan kirjattaviksi ha lua mansa asiat ja havainnot kir jallisesti pöytäkirjanpitäjälle.
LOVIISAN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 4/2010 44 Tarkastuslautakunta 36 06.10.2010 Seuraava kokous 940/00.03/2010 TARL 36 Tarkastuslautakunta on 27.5.2010 päättänyt, että syksyn 2010 kokoukset pi detään seuraavasti: ke 17.11.2010 klo 18.00 aiheina perusturva ja tilintarkastajan väliraportti. Todetaan aikaisemmin sovitut kokousajankohdat. Päätettiin ehdotuksen mukaisesti kuitenkin siten, että seuraavassa ko kouksessa lautakunta käsittelee tekniseen toimeen liittyvien seuraavien vas tuualueiden asiat: - kaupunkisuunnittelu, sekä - rakentaminen ja ylläpito Arviointi tapahtuu vastuuhenkilöille toimitettavan kyselyn pohjalta. Kokoukseen kutsutaan teknisen keskuksen johtaja sekä hänen katsomansa tarpeelliset avustavat vas tuuhenkilöt. Kokouksessa käsitellään myös kau pungin infra struktuuriin liittyvistä asioista.
LOVIISAN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 4/2010 45 Tarkastuslautakunta 37 06.10.2010 Pöytäkirjan julkipano 941/00.03/2010 TARL 37 Kuntalain 63 :n mukaan lautakunnan pöytäkirja siihen liitty vine oikai su vaatimusohjeineen ja valitusosoituksineen pidetään tarkastami sen jäl keen yleisesti nähtävänä siten, kuin siitä on ennakolta ilmoitettu. Hallintosäännön mukaan pöytäkirjan kirjoittaa puheenjohtajan joh dolla pöytäkirjanpitäjä. Pöy täkirjan allekirjoittaa puheenjohtaja ja varmen taa pöy täkirjanpitäjä. Pöytäkirja tarkastetaan toimielimen päättämällä tavalla. Pöytäkirja pidetään yleisesti nähtävänä toimi elimen päättämällä tavalla, siten kuin siitä vähin tään yhtä päivää aikaisem min on ilmoitettu. Pöytäkirja siihen liittyvine oikaisuvaatimusohjeineen ja vali tusosoituksi neen pidetään yleisesti nähtävänä kokousta seuraavan viikon ensimmäisenä arkipäivänä ellei lautakunta muutoin päätä. Päätettiin ehdotuksen mukaisesti. Toimeenpano: Kaupunginkanslia huolehtii asiakirjojen nähtävillä pitämisestä päätöksen mukaisesti.