TERVETULOA GS1-JÄRJESTELMÄN KÄYTTÄJÄKSI Syyskuu 2011 1
Sisältö GS1 FINLAND OY... 3 GS1 YRITYSTUNNISTE... 3 -KOODI (GLOBAL TRADE ITEM NUMBER)... 4 YRITYSTUNNISTEESTA VIIVAKOODIKSI... 4-13-koodin muodostaminen 7-numeroisesta yritystunnisteesta...4-13-koodin muodostaminen 9-numeroisesta yritystunnisteesta...4 Kansallisen koodin muodostaminen vaihtuvamittaisen tuotteen yritystunnisteesta...5 GS1 VIIVAKOODIT... 5 EAN/UPC-viivakoodit...5 GS1-128 -viivakoodi...5 KULUTTAJAPAKKAUKSEN MERKITSEMINEN... 6 Koko...6 Vaaleat alueet...6 Laatu...6 Värit ja kontrasti...6 Sijainti...7 MYYNTIERÄPAKKAUKSEN MERKITSEMINEN... 7 TUOTTEEN VIIVAKOODIEN TARKISTUSPALVELU... 7 Logistisen yksikön tunnistamisen yleissäännöt...8 Kolli...8 Lava...8 Logististen yksiköiden neljä päätyyppiä...9 LOGISTISTEN YKSIKÖIDEN MERKITSEMINEN... 9 Jäljitettävyys...9 LOGISTISEN YKSIKÖN GS1 MERKINTÖJEN TARKISTUSPALVELU... 10 GLN (GLOBAL LOCATION NUMBER)... 11 GLN-numeron muodostaminen 9-numeroisesta yritystunnisteesta...11 GLN-numeron muodostaminen 7-numeroisesta ja vaihtuvamittaisesta yritystunnisteesta...11 GS1 PARTNER NETWORK... 11 KOULUTUKSET... 12 GS1 Peruskoulutus...12 GS1 Merkintäkoulutus...12 KANSAINVÄLISET -KOODISÄÄNNÖKSET... 13 Milloin -koodi voidaan ottaa uudelleen käyttöön?...13 Lisätiedot...13 2
Olemme myöntäneet yrityksellenne GS1 yritystunnisteen. Myöntämämme GS1 yritystunniste on numero-sarja, joka on osa kaikkia GS1:n yksilöiviä tunnisteita. GS1 yritystunnistetta voi käyttää maailmanlaajuisesti. Yleisin käyttötarkoitus GS1 yritystunnisteelle on tuotenumero (ent. EAN-koodi). Tässä oppaassa kerrotaan mm. mihin GS1 yritystunnistetta käytetään ja kuinka siitä voidaan tehdä viivakoodeja tuotteille sekä kuinka kuljetusyksiköt tulee merkitä GS1 yritystunnisteen avulla. Esittelemme oppaassa myös muita palveluitamme ja koulutuksemme. GS1 FINLAND OY GS1 on puolueeton, voittoa tavoittelematon maailmanlaajuinen organisaatio, joka kehittämiensä ja ylläpitämiensä standardien avulla auttaa asiakkaitaan toimitusketjun tehostamisessa ja hallinnassa. GS1:n ratkaisuja käyttää maailmanlaajuisesti yli 1,3 miljoonaa yritystä ja joka päivä GS1-tunniste on mukana yli 6 miljardin kauppatapahtuman kirjaamisessa ja välittämisessä. Näin GS1 on maailman laajimmin käytetty toimitusketjun standardointiratkaisu. GS1 Finland Oy on Keskuskauppakamarin tytäryhtiö. GS1 YRITYSTUNNISTE GS1 Finland Oy:n myöntämä yritystunniste on numerosarja, jonka pohjalta muodostetaan yksilöiviä tunnisteita. GS1 yritystunnisteesta voidaan tehdä seuraavia GS1 yksilöinnin avaimia: (Global Trade Item Number) - Tuotenumero GLN (Global Location Number) - Osapuolitunniste SSCC (Serial Shipping Container Code) - Sarjatoimitusyksikkökoodi GRAI (Global Returnable Asset Identifier) - Kiertävien kuormankantajien tunniste GIAI (Global Individual Asset Identifier) - Käyttöomaisuuden tunnus GSIN (Global Shipment Identification Number) - Lähetysasiakirjojen kauppasopimuksellinen tunniste GINC (Global Identification Number for Consignment) - Logististen yksiköiden muodostaman lähetyksen tunniste GSRN (Global Service Relation Number) - Palvelusuhteen tunniste GDTI (Global Document Type Identifier) - Asiakirjatyypin yksilöivä tunniste Siirtokielto Käyttäjällä ei ole oikeutta siirtää kolmannelle osapuolelle, pantata, vuokrata tai muulla tavoin väärin käyttää GS1 yritystunnistetta ilman GS1 Finland Oy:n suostumusta. Mikäli haluat siirtää yritystunnisteen toiselle yritykselle (esimerkiksi yrityskauppa), ota yhteyttä asiakaspalveluumme. Käyttömaksut Voimassaolevan hinnaston löydät nettisivuiltamme. GS1 yritystunnisteen vuosittaiset käyttömaksut laskutetaan tammikuussa. Mikäli tarvitsette laskuunne ostotilausnumeroa tai omaa viitettä, olkaa ystävällisiä ja ilmoittakaa ne meille jo edellisen vuoden joulukuussa. Mikäli laskutuksen jälkeen joudumme korjaamaan laskua meistä riippumattomista syistä, veloitamme siitä 10 euroa käsittelymaksua. Mikäli laskua ei makseta, siirtyy se perintätoimistoon käsiteltäväksi. 3
-KOODI (GLOBAL TRADE ITEM NUMBER) Suurin osa vähittäiskaupoista käyttää tuotteiden tunnistamiseen EAN-viivakoodia. EAN-viivakoodit luetaan kassapäätteellä. EAN-viivakoodi koostuu kahdesta osasta: numeerisesta -koodista (entinen EAN-koodi) ja sitä vastaavasta viivakoodisymbolista. Myönnämme erilaisia yritystunnisteita erilaisten yritysten tarpeisiin: Viivakoodisymbooli koodi 9-numeroinen yritystunniste, josta voi tehdä -koodin 1 000 eri tuotteelle (esim. kuluttajatuote tai myyntierä) / kuljetus-pakkaukselle 7-numeroinen yritystunniste, josta voi tehdä -koodin 100 000 eri tuotteelle (esim. kuluttajatuote tai myyntierä) / kuljetuspakkaukselle Vaihtuvamittaisen tuotteen yritystunniste, josta muodostetaan kansallisia koodeja punnittaville tuotteille, esim. valmistajan pakkaamat lihatuotteet -8-koodi myönnetään yksittäisinä kappaleina pienikokoisille tuotteille. Edellytyksenä on että yrityksellä on GS1 yritystunniste Yritystunnisteen haltija muodostaa -koodit itse ja ylläpitää listaa käytetyistä -koodeista. Huomioithan, että -koodin on oltava yksilöllinen. YRITYSTUNNISTEESTA VIIVAKOODIKSI Muodosta numeerinen -koodi Muodosta viivakoodi Varmista viivakoodin lukukelpoisuus -13-koodin muodostaminen 7-numeroisesta yritystunnisteesta 1. Ensimmäiseksi laita GS1 Finland Oy:n myöntämä 7-numeroinen yritystunniste 2. Seuraavat viisi numeroa saat päättää itse 3. Viimeinen, eli 13. numero on tarkistusnumero, joka pitää jokaiselle -koodille laskea erikseen. Nettisivuillamme on linkki tarkistusnumeroiden laskentaan. 7-numeroinen yritystunniste + omavalintaiset 5 numeroa + tarkistusnumero 64YYYYY + AAAAA + T 64YYYYY = yritystunniste AAAAA = omavalintaiset numerot T = tarkistusnumero -13-koodin muodostaminen 9-numeroisesta yritystunnisteesta 1. Ensimmäiseksi laita GS1 Finland Oy:n myöntämä 9-numeroinen yritystunniste 2. Seuraavat kolme numeroa saat päättää itse 3. Viimeinen, eli 13. numero on tarkistusnumero, joka pitää jokaiselle eri -koodille laskea erikseen. Nettisivuillamme on linkki tarkistusnumeroiden laskentaan. 4
9-numeroinen yritystunniste + omavalintaiset 3 numeroa + tarkistusnumero 64YYYYYYY + AAA + T 64YYYYYYY = yritystunniste AAA = omavalintaiset numerot T = tarkistusnumero Kansallisen koodin muodostaminen vaihtuvamittaisen tuotteen yritystunnisteesta 1. Ensimmäiseksi laita painoa vastaava numerosarja 23 -> alle 10 kg tuotteet 24 -> yli 10 kg tuotteet 25 -> yli 100 kg tuotteet 2. Tämän jälkeen tulee GS1 Finland Oy:n myöntämästä yritystunnisteesta neljä viimeistä numeroa (640 jätetään pois) 3. Seuraavat kaksi numeroa saat päättää itse 4. Seuraavaksi laita tuotteen paino kilogrammoina 5. Viimeinen, eli 13. numero on tarkistusnumero, joka pitää jokaiselle eri -koodille laskea erikseen. Nettisivuillamme on linkki tarkistusnumeroiden laskentaan. Esimerkki 7-numeroisesta yritystunnisteesta: 23 YYYY AA P,PPP T -> alle 10 kg tuotteet 24 YYYY AA PP,PP T -> yli 10 kg tuotteet 25 YYYY AA PPP,P T -> yli 100 kg tuotteet YYYY = yritystunniste AA = omavalintaiset numerot PPPP = tuotteen paino T = tarkistusnumero Vaihtuvamittaisten tuotteiden koodit ovat kaikkialla kansallisia, niitä ei voi käyttää muissa maissa. GS1 VIIVAKOODIT EAN/UPC-viivakoodit EAN-koodi on kansainvälisesti standardoitu numeerinen koodi. Lyhenne EAN tulee englanninkielen sanoista European Article Numbering. UPC (Universal Product Code) on EAN-koodin amerikkalainen vastine. EAN-koodia käytetään myös Euroopan ulkopuolella, merkittävimpinä käyttökohteina ovat vähittäiskaupan tuotteet. Koodin elementit voivat olla neljää eri moduulileveyttä (1-4). Yksi numero muodostuu aina kahdesta tummasta ja kahdesta vaaleasta elementistä, joiden yhteisleveys tulee olla seitsemän moduulia. Koodin lukusuunta on vapaa. EAN-koodin rakenne poikkeaa muista koodeista sisällön standardoinnin vuoksi ja käyttöönotto vähittäiskaupassa edellyttääkin toimittajatunnuksen hakemista kyseessä olevan maan koodipankilta. Standardoinnin ajatuksena on varmistaa se, ettei vastaavaa koodia ole käytössä missään muualla maailmassa. Koodin pituus on määrätty ja se on -8 koodilla kahdeksan numeroa ja -13 koodilla 13 numeroa. Koodin sisältö on eritelty GS1 säännösten mukaisesti. GS1-128 -viivakoodi GS1-128 sisältää 103 merkkiä, isot ja pienet kirjaimet, numerot sekä kontrolli- ja erikoismerkit. Nämä kaikki on jaettu kolmeen eri merkistöön: A, B ja C. A-merkistön avulla voidaan koodata kaikki isot alfanumeeriset merkit sekä kontrolli- ja erikoismerkit. B-merkistön avulla voidaan koodata koko ASCIItaulukko isot ja pienet kirjaimet mukaan lukien sekä erikoismerkit. C-merkistön avulla voidaan koodata numeerista dataa kaksinkertaisella tiheydellä. Koska koodi voi käyttää näitä kolmea merkistöä myös sekai- 5
sin, sillä saavutetaan erittäin hyvä koodaustiheys. Jokaisella kolmella merkistöllä on oma alkumerkki, mutta kaikki koodit lopetetaan samanlaiseen loppumerkkiin. Koodin lopussa on pakollinen tarkistusnumero ja koodi on itsetarkastava. GS1-128 sisältää aloitusmerkin jälkeen Function 1 merkin joka kertoo että kyseessä on standardi muotoinen tieto. GS1-128 on muunnelma yleisestä viivakoodityyppistä Code 128. GS1-128, toisin kuin Code 128, mahdollistaa sovellustunnusten (AI) käytön. Sovellustunnusten avulla kuvataan minkälaista informaatiota koodi sisältää. Koodin kokonaispituus voi vaihdella, mutta yksi merkki sisältää kuusi elementtiä, joita on neljää leveyttä. Kapein elementti on leveydeltään yhden moduulin levyinen ja levein elementti on neljän moduulin levyinen. Kokonaisleveydeltään yksi merkki on 11 moduulia. KULUTTAJAPAKKAUKSEN MERKITSEMINEN Kuluttajapakkaus on tuote joka on tarkoitettu myytäväksi kuluttajalle tai loppukäyttäjälle. Kun koodi on numeerisesti muodostettu, numerosarjasta voi tehdä viivakoodin. Painatuksessa tarvittavia viivakoodisymboleja tulostavat kirja- ja tarrapainot. Mikäli yrityksellä on tarvetta suuriin määriin viivakoodeja, kannattaa harkita oman ohjelmiston ja tulostimen hankintaa. Viivakoodeja muodostettaessa tulee ottaa huomioon seuraavat asiat: Koko EAN-13 viivakoodin suositusmitat ovat leveys: 37,29 mm ja korkeus: 25,91 mm. Vaaleat alueet Kaikissa viivakoodeissa täytyy alussa ja lopussa olla vaaleat alueet ennen ensimmäistä viivaa ja viimeisen viivan jälkeen. Vaalea alue on aivan välttämätön ja sitä on aina käytettävä. Laatu Viivakoodin pitää olla hyvälaatuinen, jotta se toimii koodin lukulaitteessa. Jos viivakoodi on suttuinen tai rikkonainen, lukulaite ei pysty lukemaan sitä. Valitse etikettien materiaali ja tulostustapa käyttöympäristön mukaan. Valitse tarkoin viivakoodin paikka tuotteessa. Huomioi tuotteen muodot. Värit ja kontrasti Lukusäde on punainen, joten lukulaite ei tunnista punaisia eikä punasävyisiä viivoja. Väreistä parhaan kontrastin antavat mustat viivat valkoisella pohjalla. Viivojen pitää olla yksivärisiä. Viivakoodi kiinnittäminen tuotteeseen: Viivakoodi voidaan toteuttaa yhdistämällä se pakkauksen muuhun painatukseen Viivakoodi voidaan painaa suoraan pakkaukseen valmistuksen yhteydessä Tuotteeseen voidaan kiinnittää valmiiksi painettu viivakoodietiketti 6
Sijainti Suorakulmaiset tuotteet: Sijoita viivakoodi tuotteen takaosan alakulmaan, mieluiten oikealle. Purkit ja muut sylinterimäiset tuotteet jotka ovat läpi-mitaltaan alle 12 cm. Viivakoodi sijoitetaan pystyyn kuten tikkaat. Pussit ja muut pehmeät tuotteet: Viivakoodi tulee sijoittaa pussin keskelle jossa ryppyjen mahdollisuus on pienin. Monipakkaus: Kun useampi kuluttajapakkaus pakataan yhteen, ei yksittäisen tuotteen koodi saa olla luettavissa. Viivakoodit tulee piilottaa pakkauksen avulla tai sisällä olevat tuotteet sijoitetaan niin että viivakoodit osoittavat sisäänpäin eivätkä näy. MYYNTIERÄPAKKAUKSEN MERKITSEMINEN Myyntieräpakkauksesta puhuttaessa voidaan käyttää myös nimityksiä kuljetus- tai tukkupakkaus. Kyseinen pakkaustaso on kuluttajapakkauksesta seuraava ja sen tarkoituksena on mm. kuluttajapakkausten suojaaminen, käsittelyn ja kuljettamisen helpottaminen sekä informaation välittäminen. Myyntieräpakkauksen informaation välittämisen tehostamiseksi on laadittu GS1 standardien pohjalta myyntieräpakkaukselle oma merkintäsuositus. Merkintäsuositus perustuu pienikokoisen tarran muodostamiseen, joka sisältää kaiken olennaisen tiedon myyntieräpakkauksen ohjaamiseen logistiikkaketjussa. Myyntieräpakkauksen merkitseminen perustuu GS1-128 viivakooditekniikan hyödyntämiseen kyseisellä pakkaustasolla. GS1-128 viivakooditekniikka mahdollistaa myyntieräpakkauksessa tarvittavan informaation sisällyttämisen myös viivakoodiin selkokielisen muodon lisäksi. Myyntieräpakkauksen tulisi sisältää valmistajan, tuotetietojen ja tuotemäärien lisäksi tuotteen jäljitettävyyden parantamiseen liittyvää informaatiota. Kuluttajatuotteen ja myyntieräpakkauksen numero tulisi sisällyttää jokaisen myyntieräpakkauksen etikettiin. Tärkeää on kuitenkin huomioida, että ainoastaan myyntieräpakkauksen numero tulee sisällyttää pakkauksen viivakoodiin. Jäljitettävyyttä parantavia tietoja ovat esimerkiksi erätunnus ja sarjanumero. Lisäksi mm. elintarvikkeissa on annettava tuotealueittain määritettyjä erilaisia päiväystietoja, kuten esimerkiksi tuotteen parasta ennen päivämäärä. Kaikki edellä mainitut tiedot ovat mahdollista sijoittaa GS1-128 viivakoodiin GS1 sovellustunnusten (Application Identifier = AI) avulla. Tämä mahdollistaa tietojen automaattisen luennan logistiikkaketjussa. On kuitenkin huomioitava, että GS1-128 viivakoodi ei ole luettavissa kaikissa kassajärjestelmissä. Jos myyntieräpakkauksen on tarkoitettu kulkevan myös ns. POS-pisteen (Point-Of-Sale) kautta, tulee pakkaukseen sijoittaa POS-pistettä tukeva viivakoodi, esim. EAN-13. EAN-13 viivakoodiin sijoitetun myyntieräpakkauksen numeron avulla voidaan suorittaa normaalisti myös kassapääteluenta. TUOTTEEN VIIVAKOODIEN TARKISTUSPALVELU Virheelliset viivakoodit tuotteissa aiheuttavat turhia ja suuria kustannuksia toimitusketjun eri vaiheissa. GS1 Viivakoodien tarkistuspalvelun tarkoituksena on varmentaa viivakoodien lukukelpoisuus. Tarkistuspalvelu vähentää virheellisten koodien määrää ja näin ollen kustannuksia. GS1 Viivakoodien tarkistuspalvelussa on mahdollista tarkistuttaa tuotteiden viivakoodien oikeellisuus ja toimivuus. GS1 standardien mukaiset merkinnät palvelevat kaikkia osapuolia, tavarantoimittajaa, kaupparyhmiä ja kuluttajia, nopeuttamalla viivakoodin lukutapahtumaa. 7
GS1 yritystunnisteen haltijat voivat lähettää GS1 Asiakaspalveluun tarkistettavaksi maksutta yhden tuotteessa olevan viivakoodin. Lähettäkää meille tarkistukseen ainoastaan alkuperäisiä pakkauksia, ei pdf-tiedostoja. Lähettäkää aina myös Viivakoodin tarkistuspyyntö lomake täytettynä, sen voi ladata GS1 Finland Oy:n nettisivuilta. Tarkistuspalvelussa on mahdollista tarkistuttaa myös lavalappujen oikeellisuus. GS1 Viivakoodien tarkistuspalvelussa tehdään seuraavat asiat: GS1 yritystunnisteen tarkistus Silmämääräinen tarkistus - koko - sisältö - ulkoasu Viivakoodien laitetarkistus Mikäli laite ilmoittaa virheistä, virheiden tulkinta Tarkistusraportin teko Tarkistusraportin lähettäminen asiakkaalle Saatte tarkistusraportin viikon kuluessa siitä, kun olemme vastaanottaneet tarkistettavat viivakoodit. Kun viivakoodi läpäisee GS1 Viivakoodien tarkistuspalvelun, voimme taata, että viivakoodi on lukukel-poinen kaikissa kaupoissa käytettävissä kassapäätteissä. Hinnasto useamman koodin tarkistukseen löytyy GS1 Finland Oy:n nettisivuilta. LOGISTINEN YKSIKKÖ GS1 on kehittänyt kaksi erilaista lavalappustandardia merkitsemään esim. lavalle tai rullakolle koottua logistista yksikköä. Lavalappustandardit ovat European Logistic Label (ELL) ja Standard International Logistic Label (STILL). Käyttämällä GS1 merkintöjä, käyttäjät voivat tunnistaa logistiset yksiköt ainutlaatuisesti, sekä seurata ja jäljittää niitä läpi logistiikkaketjun. Logistisen yksikön tunnistamisen yleissäännöt Seuraavat yleiset säännöt pätevät kun muodostetaan esim. lavalappu: Yritys, joka tuottaa lavan, muodostaa lavalapun käyttäen omaa GS1 yritystunnistettaan logistisen yksikön yksilöivässä SSCC-koodissa. Jokaiselle lavalle pitää antaa oma yksilöllinen SSCC-koodi. Saman SSCC-koodin voi käyttää uudelleen vuoden kuluttua siitä hetkestä, kun se oli ensimmäisen kerran muodostettu, jos tämä ei aiheuta toimitusketjussa ongelmia. Jotkut sääntö- ja toimialakohtaiset tai jäljitettävyysvaatimukset pidentävät aikaväliä. Jos lava on myös tuote (esim. valmistajan tuoteluettelossa tuotteena, joka tilataan, hinnoitellaan ja laskutetaan sel-laisenaan) voidaan se myös tunnistaa omalla tuotenumerolla, Global Trade Item Number (). -numero voidaan myös antaa lavakuormalle, jonka sisällä on kiinteä määrä erilaisia tuotteita. Lavalapun muoto ja tietosisältö määräytyvät lavan käyttötarkoituksen, sisällön ja informaatiotarpeen mukaan. Lavalappu voi kuvata tarkasti joko lavan sisältöä tai toimitusta ohjaavia tietoja, tai molempia käyttötarkoituksen ja vaatimusten mukaisesti. Lavan sisältö ja käyttötarkoitus määräävät onko lava homogeeninen vai heterogeeninen sekä vakio vai ei-vakio logistinen yksikkö. Lisäksi lavan sisältämien tuotteiden ominaisuudet vaikuttavat lavalapun sisältöön. Vaihtuvamittaiset tuotteet merkitään eri tavalla kuin kiinteämittaiset tuotteet. Kolli Toimittamista varten muodostetut, lavaa pienemmät pakkaukset (kollit) merkitään kolliosoitelapuilla. Siihen merkitään toimitusta ohjaavat asiakas-, osoite- ja reittitiedot. Mikäli samassa lähetyksessä on useita kolleja, tulee myös kollien kokonaismäärä esittää. Yksittäisen kollin tunnisteena käytetään SSCC-koodia. Lava 8
Lava suositellaan merkittäväksi aina lavalapulla, joka yksilöi lavan ja sisältää lisäksi jäljitettävyyden kannalta tarpeelliset tiedot lavan sisällöstä. Sen avulla voidaan seurata logistista yksikköä koko toimitusketjun ajan. Lavalapussa SSCC-koodi on vähimmäistieto ja lisätietoina jäljitettävyyttä varten suositellaan viivakoodimuotoon tuotteen tunnistetta ja määrää sekä erä- ja päivämäärätietoja. Lavalapun tekijä vastaa lapun tietosisällön, muotojen ja mittojen oikeellisuudesta. Lavalapun sisältämistä tiedoista ja niiden esittä-misestä GS1 on tuottanut suosituksen sekä osoittamattomalle lavalapulle (ELL) että pidemmälle toimittamista ohjaavaa tietoa sisältävälle lavalapulle (STILL). Logististen yksiköiden neljä päätyyppiä Homogeeninen sisältö (yhtenäinen) Heterogeeninen sisältö (epäyhtenäinen) Vakio logistinen yksikkö Sisältää kiinteän määrän myyntiyksiköitä Yhtenäinen sisältö Sisältää kiinteän määrän myyntiyksiköitä Epäyhtenäinen sisältö Ei-vakio logistinen yksikkö Myyntiyksiköiden koko/määrä vaihtelee Yhtenäinen sisältö Myyntiyksiköiden koko/määrä vaihtelee Epäyhtenäinen sisältö GS1 merkintäohjeet toimitusketjussa -opas sekä GS1 pikaohjeet kuvaavat miten mm. lavalaput muodostetaan eri käyttötarkoituksia varten. Ohjeet ovat ladattavissa GS1 Finlandin nettisivuilta. Tekoon on käytettävissä myös web-työkalu osoitteessa www.gs1-labelview.at. Valitsemalla kieleksi Finnish voi muodostaa suomenkielisiä esimerkkejä erilaisten lavasisältöjen merkinnöistä. Esimerkit kertovat ainoastaan lavalapun tietosisällöstä, eivätkä näin ole suoraan käytettävissä lavamerkintöinä. Lisäksi GS1 Finland järjestää GS1 merkintäkoulutusta, jossa opastetaan mm. lavalappujen oikeaoppista muodostamista. Lisätietoja kohdassa Koulutukset. LOGISTISTEN YKSIKÖIDEN MERKITSEMINEN Logistinen yksikkösi ja sen ominaisuudet määrittävät jaettavan tiedon tyypin. Osa jaettavasta tiedosta on pakollista ja osa suositeltavaa ä Käytä logistisen merkinnän pohjana GS1 standardien mukaista asettelua ja etikettiä ä Merkitse tiedot GS1 standardien mukaisesti, jotta ne ovat yksiselitteisesti luettavissa. Esim. jokaisen logistisen yksikön yksilöinti SSCC-koodilla ä Muodosta jaettavasta tiedosta GS1 standardien mukainen merkintä, jossa tieto on annettu selkokielisenä sekä automaattisen luennan mahdollistavassa muodossa, joko viivakoodina ja/tai EPC/RFID tagilla. ä Varmista merkinnän toimivuus, mm. sisällön oikeellisuus ja viivakoodien ja/tai EPC/RFID tagin lukukelpoisuus Jäljitettävyys Tuote voidaan jäljittää GS1 standardien avulla aina loppukäyttäjältä tuotannon alkupäähän. Elintarvikkeilla on lakisääteinen jäljitettävyyssäädös, se koskee kaikkia elintarvike- ja rehualan toimijoita tuotannon, jalostuksen ja jakelun kaikissa vaiheissa. 9
Jäljitettävyyssäädösten tarkoitus Kriisitilanteiden hallitsemiseksi, kohdennettujen takaisinvetojen mahdollistamiseksi Täsmällisen informaation jakamiseksi kuluttajille ja valvontaviranomaisille Kuluttajien turvaksi, terveydelle vaaralliset tuotteet poistetaan nopeasti markkinoilta Toimijoiden turvaksi, virhe voidaan löytää ja korjata nopeasti Valvontaviranomaisten tiedonsaantia varten Tarpeettoman suurten markkinahäiriöiden ehkäisemiseksi SSCC-koodi (Serial Shipping Container Code) SSCC on standardimuotoinen tunnistenumero, jota käytetään kuljetus- ja/tai varastointiyksikön tunnistamiseen. Sen muodostamiseen käytetään GS1 yritystunnistetta. SSCC-koodissa käytetään GS1-128 viivakooditekniikkaa. SSCC-koodi on logistisen yksikön (esim. lava- tai kolliosoitelapun) pakollinen tieto. Huomioithan, että SSCC-koodin on oltava yksilöllinen koko sarjatoimitusyksikön eliniän ajan. Saman SSCCkoodin voi käyttää uudelleen vuoden kuluttua siitä hetkestä, kun se oli ensimmäisen kerran muodostettu, jos tämä ei aiheuta toimitusketjussa ongelmia. SSCC-koodin muodostaminen 7- tai 9-numeroisesta yritystunnisteesta 1. Ensimmäiseksi laita SSCC-koodin sovellustunnus 00 (se on aina 00, ja kertoo että kyseessä on sarjatoimitusyksikkö). Sovellustunnusta käytetään ainoastaan viivakoodiin sijoitettaessa. 2. Seuraavaksi laita laajennustunnus, sen avulla kasvatetaan SSCC-koodin numerokapasiteettiä ja se on vapaavalintainen numero väliltä 0-9. 3. Seuraavaksi laita GS1 Finland Oy:n myöntämä 7- tai 9-numeroinen yritystunniste 4. Seuraavaksi laita sarjanumero, joka koostuu vapaasti valitsemistasi numeroista 5. Viimeinen, eli 18. numero on tarkistusnumero, joka pitää jokaiselle eri SSCC-koodille laskea erikseen. Nettisivuillamme on linkki tarkistusnumeroiden laskentaan. (00) 1 64YYYYYYY 0000001 T 00 = Sovellustunnus 1 = Laajennustunnus 64YYYYYYY = GS1 yritystunniste (9-numeroa, voi olla myös 7-numeroa) 0000001 = Sarjanumero (juokseva numerointi) T = Tarkistusnumero LOGISTISEN YKSIKÖN GS1 MERKINTÖJEN TARKISTUSPALVELU Virheelliset viivakoodit logistisissa yksiköissä aiheuttavat turhia ja suuria kustannuksia toimitusketjun eri vaiheissa. GS1 Viivakoodien tarkistuspalvelun tarkoituksena on varmentaa viivakoodien lukukelpoisuus sekä tietosisällön oikeellisuus logistisissa yksiköissä. Tarkistuspalvelu vähentää virheellisten koodien määrää ja näin ollen kustannuksia. GS1 Viivakoodien tarkistuspalvelussa on mahdollista tarkistut taa kuljetuspakkausten ja lavalappujen viivakoodien oikeellisuus ja toimivuus. GS1 standardien mukaiset merkinnät palvelevat kaikkia osapuolia, tavarantoimittajaa, kaupparyhmiä ja kuluttajia, nopeuttamalla viivakoodin lukutapahtumaa. GS1 yritystunnisteen haltijat voivat lähettää tarkistukseen maksutta yhden kolli- tai lavalapun. Lähettäkää aina myös Viivakoodin tarkistuspyyntölomake täytettynä, sen voi ladata GS1 Finlandin nettisivuilta. GS1 Tarkistuspalvelussa tehdään seuraavat asiat: 10 GS1 yritystunnisteen tarkistus Silmämääräinen tarkistus - koko - sisältö - ulkoasu Viivakoodien laitetarkistus
Mikäli laite ilmoittaa virheistä, virheiden tulkinta Tarkistusraportin teko Tarkistusraportin lähettäminen asiakkaalle Saatte tarkistusraportin viikon kuluessa siitä, kun olemme vastaanottaneet tarkistettavat viivakoodit. Hinnasto useamman lavalapun tarkistukseen löytyy GS1 Finland Oy:n nettisivuilta. GLN (GLOBAL LOCATION NUMBER) GLN osapuolitunniste on numero, jolla voidaan yksilöidä yritys, sen sisäisiä toimintoja tai toimipisteitä. Sähköisen kaupan sanomissa käytetään GLN:ää yksilöimään liiketapahtuman osapuolia esim. tilaamisen, toimittamisen, laskuttamisen ja sanomavälityksen tarpeisiin. GLN-numeron muodostaminen 9-numeroisesta yritystunnisteesta 1. Ensimmäiseksi laita GS1 Finland Oy:n myöntämä 9-numeroinen yritystunniste 2. Seuraavat kolme numeroa saat päättää itse (WS1 Sinfoksessa suosittelemme numeroita 999) 3. Viimeinen, eli 13. numero on tarkistusnumero, joka pitää jokaiselle eri -koodille laskea erikseen. Nettisivuillamme on linkki tarkistusnumeroiden laskentaan. 9-numeroinen yritystunniste + omavalintaiset 3 numeroa + tarkistusnumero 64YYYYYYY + AAA + T 64YYYYYYY = yritystunniste AAA = omavalintaiset numerot T = tarkistusnumero GLN-numeron muodostaminen 7-numeroisesta ja vaihtuvamittaisesta yritystunnisteesta 1. Ensimmäiseksi laita GS1 Finland Oy:n myöntämä 7-numeroinen yritystunniste 2. Seuraavat viisi numeroa saat päättää itse (WS1 Sinfoksessa suosittelemme numeroita 99999) 3. Viimeinen, eli 13. numero on tarkistusnumero, joka pitää jokaiselle -koodille laskea erikseen. Nettisivuillamme on linkki tarkistusnumeroiden laskentaan. 7-numeroinen yritystunniste + omavalintaiset 5 numeroa + tarkistusnumero 64YYYYY + AAAAA + T 64YYYYY = yritystunniste AAAAA = omavalintaiset numerot T = tarkistusnumero Huom! 9-numeroisesta yritystunnisteesta voi muodostaa 1000 eri GLN-numeroa. 7-numeroisesta ja vaihtuvamittaisesta yritystunnisteesta voi muodostaa 100 000 eri GLN-numeroa. Mikäli on tarvetta useammalle GLN-numerolle yritystunnisteen jälkeiset numerot voi valita itse. Suosittelemme juoksevaa numerointia ja pitämään kirjaa käytetyistä numeroista. GS1 PARTNER NETWORK GS1 Partner Network on verkostopalvelu jonka avulla löydät tarpeitasi vastaavan palveluntarjoajan, kun yritykselläsi on tarve esimerkiksi tulostaa GS1 viivakoodeja tai lavalappuja. Palvelusta löytyy mm. laite- ja ohjelmisto-toimittajia. Tavoitteena on palvella GS1 jäsenyrityksiä entistä paremmin. GS1 Partnereille verkosto tarjoaa puolueettoman kanavan tuotteiden ja palveluiden esittelemiseksi sekä mahdollisuuden hyödyntää viimeisimpiä GS1 standardeja ratkaisuissaan. GS1 Partner Network hakemuslomakkeen ja ratkaisuntarjoajat löydät GS1 Finland Oy:n nettisivuilta. 11
KOULUTUKSET GS1 Finland järjestää erilaisia GS1 koulutuksia, ja lisäksi WS1 Sinfos-tuotetietopankin koulutuksia. Tässä on lyhyt esittely GS1 koulutuksista. GS1 Peruskoulutus Kohderyhmä Koulutus on tarkoitettu GS1-asiakkaille, jotka ovat juuri saaneet GS1 yritystunnisteen, tai yritysten GS1- järjestelmän mukaisista merkinnöistä vastaaville työntekijöille. Tavoite Koulutuksen käytyään henkilöllä on näkemys GS1 yksilöintijärjestelmästä, sekä siitä miksi viivakoodeja käytetään ja kuinka ne muodostetaan, sekä milloin tuotteelle pitää antaa uusi -koodi Koulutuksen sisältö Standardit GS1-järjestelmä GS1 yritystunniste GS1 yksilöintijärjestelmä GS1 tiedonkantajat -koodien muodostaminen Viivakoodien muodostaminen -koodisäännökset Kesto Koulutuksen kesto on kolme tuntia sisältäen kahvitauon. GS1 Merkintäkoulutus Kohderyhmä Koulutus on tarkoitettu yrityksille ja henkilöille, jotka osallistuvat toimitusketjun merkintöjen suunnitteluun ja käyttöön (mm. myyntieräpakkaus, lava- ja kolliosoitelaput). Tavoite Koulutuksen käytyään henkilöllä on näkemys GS1 merkintästandardeista. Koulutus painottuu oikeaoppisten logististen merkintöjen muodostamiseen, vastaten kysymykseen: Miksi on hyödyllistä käyttää yhtenäisiä merkintöjä ja miten esimerkiksi GS1 standardien mukainen lavalappu muodostetaan? Koulutuksen sisältö GS1 yksilöinnin avaimet GS1 järjestelmä GS1 standardien hyödyntäminen logistiikassa GS1 merkinnät erilaisissa logistisissa yksiköissä (mm. lavalaput) Oikeaoppisen GS1 merkinnän muodostaminen Kesto Koulutuksen kesto on kolme tuntia sisältäen kahvitauon. Ilmoittautuminen koulutuksiin Ilmoittautuminen koulutuksiin tapahtuu nettisivujemme kautta. Ilmoittakaa laskutuksessanne tarvittavat ostotilausnumerot ja viitteet jo ilmoittautuessanne koulutukseen kohdassa Lisätiedot. Mikäli laskutuksen jälkeen joudumme korjaamaan laskua GS1 Finland Oy:stä riippumattomista syistä, veloitamme siitä 10 euroa käsittelymaksua. Peruutus-/siirtoehdot Ilmoittautuminen on sitova. Peruutukset/siirrot toiseen koulutukseen pitää tehdä sähköpostitse GS1 Finland Oy:n asiakaspalveluun. Osallistumismaksua ei peritä, mikäli peruutus/siirto on tehty vähintään 14 vrk ennen tilaisuutta. Tämän jälkeen tehdyistä peruutuksista/siirroista veloitetaan täysimääräinen osallistumismaksu. Koulutuspäivän vaihtoa ei voi tehdä vain ilmoittautumalla toiseen koulutukseen. Siirrosta on aina ilmoitettava sähköpostitse GS1 asiakaspalveluun. Kollegasi voi osallistua koulutukseen puolestasi, jolloin emme veloita lisämaksua Jos perumista ei ole tehty etkä tule koulutukseen, veloitamme koko osallistumismaksun. 12
KANSAINVÄLISET -KOODISÄÄNNÖKSET Kansainväliset -koodisäännökset määrittelevät yhtenäiset säännöt, milloin vähittäistuotteelle/lajitelmalle tai kuljetuspakkaukselle on annettava uusi -koodi. -koodi on aina yksiselitteisesti yksilöivä. Uudella -koodilla kerrotaan yhteistyökumppaneille, loppukäyttäjille ja/tai kuluttajille, että tuotteessa on tapahtunut jokin merkittävä muutos. Tuotteessa tapahtuvalla muutoksella on merkitystä kuluttajalle jos tuote muuttuu esim.: vähälaktoosisesta laktoosittomaksi voimakassuolaisesta normaalisuolaiseksi täysmehupitoisuuden muutos Uuden -koodin perusteluna voi myös olla tarve erottaa tuote logistisesti, koska kaupparyhmillä voi olla sekä vanhaa että uutta tuotetta varastoissa. Huomioitavaa annettaessa uusi -koodi Kun vähittäistuotteelle/lajitelmapakkaukselle annetaan uusi -koodi, pitää kaikille sen kuljetuspakkauksillekin antaa uusi koodi. Kun kuljetuspakkaukselle annetaan uusi -koodi, vähittäistuotteelle ei tarvitse antaa uutta koodia Mikäli vähittäistuote kuuluu lajitelmapakkaukseen ja vähittäistuotteelle annetaan uusi -koodi, pitää myös lajitelmapakkaukselle antaa uusi -koodi. Lait ja asetukset Kun vähittäistuotteeseen tulee jokin muutos, pitää ottaa huomioon myös lakien ja asetusten vaatimukset. Kuluttajansuojalaki koskee kulutushyödykkeiden tarjontaa, myyntiä ja muuta markkinointia elinkeinonharjoittajilta kuluttajille. Lakia sovelletaan myös, kun elinkeinonharjoittaja välittää hyödykkeitä kuluttajille. Asetus kulutushyödykkeen hinnan ilmoittamisesta markkinoinnissa puolestaan koskee muiden kuluttajansuojalaissa (38/1978) tarkoitettujen kulutushyödykkeiden kuin asuntojen myyntihintojen ja yksikköhintojen ilmoittamista markkinoinnissa. Mm. asetus kulutushyödykkeen hinnan ilmoittamisesta markkinoinnissa pykälässä 9 mainitaan, että yksikköhinta lasketaan pakkauksen nettosisällön perusteella. Milloin -koodi voidaan ottaa uudelleen käyttöön? Lopetetuille tuotteille annetut -koodit saa ottaa uudelleen käyttöön jonkin toisen tuotteen tunnisteena aikaisintaan: tai kun poistuvan tuotteen viimeisimmän valmistuserän säilyvyysajankohdasta on kulunut 48 kuukautta kun viimeisestä alkuperäisen tuotteen toimituksesta asiakkaalle on kulunut 48 kuukautta. Vaatteilla määräaika on 30 kuukautta. Myös tätä pidempi käyttökielto voi olla tarpeen. -koodin antajan on harkittava, miten pian koodin voi ottaa uudelleen käyttöön ongelmitta. Koodin antavan yrityksen pitää varmistaa, että annettuja koodeja otetaan uudelleen käyttöön vasta selkeästi tuotteen elinkaaren päättymisen jälkeen. Kansallisen vaihtuvamittaisen tuoretuotteen -koodin voi ottaa uudelleen käyttöön 24 kuukauden kuluttua. Lisätiedot Epäselvissä tapauksissa kysymykset koskien tuotemuutosten vaikutusta -koodiin on toimitettava kirjallisesti GS1 Finland Oy:lle. Usein tuotemuutosten vaikutukset uuden -koodin käyttöönottoon eivät ole yksiselitteisiä, minkä vuoksi käsittelemme tällaiset kysymykset tapauskohtaisesti (esim. ainesosalistan muutoksien vaikutuksista ei ole erillistä ohjetta). 13
Vähittäistuote Vähittäistuotteen mitoissa ja painoissa tapahtuvat muutokset uusi Esimerkki1: Esimerkki2: Huom1. Huom 2. Huom 3. Pakkauksen mitat muuttuvat yli 20 % --> uusi (uusi koodi on annettava vaikka muutos on väliaikainen) Pakkauksen mitat muuttuvat alle 20 % --> pysyy samana Mittojen muuttuminen ei saa vaikuttaa nettopainoon yli 3 %. Käytännössä pitää miettiä onko mitoilla merkitystä, esim. hyllytilasuunnittelussa. Mikäli merkitystä on, on annettava uusi -koodi. Mikäli yksikin mitta muuttuu yli 20 % on annatteva uusi -koodi Mikäli jokainen mitta muuttuu alle 20 %, mutta kokonaistilavuus muuttuu yli 20 % on annettava uusi -koodi uusi Pakkauksen kieli vaihtuu niin, ettei vanhaa nimeä jää siihen ollenkaan --> uusi 14
Vähittäistuote Vähittäistuotteen mitoissa ja painoissa tapahtuvat muutokset uusi 150 g 170 g uusi Kun tuotteen nettopaino tai valutettu paino muuttuu yli 3% --> uusi Suomen kuluttajaviranomaisten vaatimus. Uusi -koodi on annettava myös väliaikaisissa muutoksissa esim. promootiot 15
Vähittäistuote Pakkauksessa tapahtuvat muutokset sama Pakkaukseen lisätään tuotenimi uudella kielellä, vanha tuotenimi jää pakkaukseen --> pysyy samana uusi Huom! Tuotteen nimi, brändi tai kuvaus muuttuu --> uusi Pienissä muutoksissa esim. nimen tarkennuksessa ei -koodia tarvitse vaihtaa. Mitään nimeen olennaisesti vaikuttavaa ei saa lisätä tai poistaa mikäli halutaan säilyttää sama. 16
Vähittäistuote Pakkauksessa tapahtuvat muutokset sama Huom! Pakkauksen materiaali muuttuu --> pysyy samana Pakkauksen materiaalin muuttuessa pitää ottaa huomioon tarvitseeko pakkausmateriaaleja seurata/tilastoida/raportoida. Mikäli tarvitsee, pitää tuotteelle antaa uusi koodi. sama Huom! Pieniä ulkonäkömuutoksia pakkauksessa --> pysyy samana Ulkonäkömuutokset eivät saa muuttaa tuotteen mittatietojen ilmoittamista. Jos esimerkik si leveydestä tulee korkeus, tällöin tuotteelle on annettava uusi. 17
Vähittäistuote Pakkauksessa tapahtuvat muutokset sama Samasta tuotteesta erikoiserä niin että vain etiketti muuttuu --> pysyy samana uusi Myyntihinta on painettu tuotteeseen ja hinta muuttuu --> uusi 18
Vähittäistuote Pakkauksessa tapahtuvat muutokset uusi Huom! Pakkaustyyppi muuttuu --> uusi Pakkaustyyppien pienissä muutoksissa -koodi pysyy samana esim. Pakkausmateriaali muutetaan kartongista aaltopahviin Tarjottimella olevat tuotteet voidaan sitoa kalvolla Tarjottimesta voidaan siirtyä laatikkoon Nämä pienet muutokset eivät saa vaikuttaa tuotteen kokoon tai mittoihin yli 20 % tai tuotteiden lukumäärä pakkauksessa ei saa muuttua 19
Vähittäistuote Vähittäistuotteen sisällössä tapahtuvat muutokset sama Huom! Kausituote tulee uudelle kaudelle --> pysyy samana Pakkauksessa oltava tieto, että kyseessä on kausituote/kausimaku Maito Maito uusi Tuotteen ominaisuuksissa tapahtuva muutos jolla on vaikutusta kuluttajalle annettavaan tietoon --> uusi 20
Vähittäistuote Vähittäistuotteen sisällössä tapahtuvat muutokset uusi Esimerkki 1: Esimerkki 2: Ainesosalista muuttuu, mikäli ainesosalistaan tulee uusi ainesosa --> uusi Mikäli allergeeneissä tapahtuu muutoksia/poistuu/lisääntyy --> uusi 21
Vähittäistuote Kampanja muutokset osta 3 maksa 2 sama Osta kolme, maksa kaksi koskien samaa tuotetta --> pysyy samana uusi HUUHTELU- AINE HUUHTELU- AINE Tuotteessa extrana 10 % lisää huuhteluainetta --> uusi, Pitää pystyä erottamaan tuotteet toisistaan Nettosisältö muuttunut yli 3 % 22
Vähittäistuote Kampanja muutokset uusi Kaksi tuotetta jotka tavallisesti myydään erillään, on nyt yhdistetty yhdeksi tuotteeksi --> uusi sama Osta pesuaine, saat huuhteluaineen kassalta kaupanpäälle! Mikäli esim. kampanjassa saa ylimääräisen erillään olevan tuotteen mukaan --> pysyy samana 23
Lajitelma uusi Esimerkki 1: Esimerkki 2: Esimerkki 3: Lajitelmapakkauksessa tuotteiden määrä pysyy samana, mutta eri lajikkeiden määrät muuttuvat --> uusi Lajitelmapakkauksessa olevalle tuotteelle annetaan uusi -koodi --> Lajitelmapakkaukselle on annettava uusi Lajitelmapakkaukseen sisältyvät tuotteet muuttuvat --> uusi 24
Logistinen yksikkö Logistisissa yksiköissä tapahtuvat muutokset uusi 12 kpl 8 kpl Huom! Sisältyvien kuljetuspakkausten määrä muuttuu --> uusi lavalle Mikäli vähittäistuotteessa ei tapahdu uutta -koodia vaativia muutoksia sen -koodi pysyy samana uusi 3 krs. 2 krs. Huom! Lavakerrosten määrä muuttuu --> uusi lavalle Mikäli vähittäistuotteessa ei tapahdu uutta -koodia vaativia muutoksia sen -koodi pysyy samana 25
Logistinen yksikkö Logistisissa yksiköissä tapahtuvat muutokset 10 tuotetta uusi 15 tuotetta Huom! Pakkauksessa olevien tuotteiden määrä muuttuu --> uusi kuljetuspakkaukselle Mikäli vähittäistuotteessa ei tapahdu uutta -koodia vaativia muutoksia sen -koodi pysyy samana Muut muutokset Muut -koodiin vaikuttavat muutokset Tuotenumero 57935 sama Tuotenumero 32687 Tavarantoimittajan tuotenumero muuttuu --> pysyy samana 26
27
GS1 Finland PL 1000 00101 Helsinki Finland T 075 756 3500 F 075 756 3522 E asiakaspalvelu@gs1.fi www.gs1.fi Copyright GS1 Finland GS1 is a registered trademark of GS1 ASBL 28