Valtiokonttori Ohje 1 (21) Tahti 1.12.2015 VUOSITIEDON TOIMITUKSEN SISÄLTÖOHJE 2015
2 (21) MUUTOKSET Muutoksen kuvaus Muutospäivä Sivunumero Tehty kysymyskohtaisia tarkennuksia ja lisätty esimerkkejä 28.12.2007 Tarkennettu HTP-kyselyn vastausaikataulua 8.1.2008 Tarkennettu TVK-kyselyn vastausohjeita 1.12.2008 Tarkennettu Tyty-tietojen lähettämistä lomakkeella virastokohtaisesti 1.12.2008 Tarkennettu HTP-kyselyn vaihtuvuuskysymyksen vastausohjetta 7.1.2009 Tarkennettu TVK:n yleisohjetta; 2.11.2009 -Samaa kustannuslajitietoa ei saa ilmoittaa sekä operatiivisella järjestelmällä että lomakkeella. - Työvoimakustannusten laskentaohje - Lisätty esimerkkejä kustannuslajeihin 049, 069 ja 070 - Tarkennettu kustannuslajin 058 ohjetta. Tarkennettu HTP-tunnuslukuohjetta: Poistettu ohjeesta viittaukset tunnuslukujen laskennassa käytettävästä Tahtin henkilötyövuositiedoilla. 2.11.2009 Lisätty esimerkkejä: - Ostettujen henkilöstöpanosten kustannukset - Henkilöstön rekrytointitarve - Ylemmän korkeakoulu- ja yliopistotason tutkinnon suorittaneiden rekrytointitarve - Ulkoiset rekrytoinnit - Hakeneiden lkm/rekrytoitujen lkm - Osaamistasoindeksi - Henkilöt, joille on tehty kirjallinen kehitt. ja/tai urasuunnit. Tarkennettu tietosisältöohjetta ja tehty lukuisia parannuksia ja tarkennuksia tietosisältöjen selitteisiin. 1.12.2010 Työvoimakustannustiedot: - 038 Henkilöstökoulutus; Lisätty VES 7 :n poissaolopalkkauksen määritelmä, tarkennettu koulutuksen maksullisuutta ja omalla ajalla käydyn koulutuksen työaikaa - 041 ja 042 Luottamusmiestoimintoihin lisätty työaikoja, joita ei ilmoiteta - 043 Yhteistoimintaan ilmoitettavia kustannuksia tarkennettu - 046 Varhaiskuntoutukseen lisätty työkokeilu - 054 poistettu ohjeista - 057 Väestösuojelutoiminnan kustannuksiin lisätty esimerkkejä - 059 lisätty Kelalta saatujen työterveyspalvelujen palautusten vähennysohje -060 Työpaikkaruokailuun lisätty tilakorvauksen huomioiminen kustannuksissa - Lisätty kohtiin 049, 052, 053, 059 ja 062 viittaukset tiedon saamisesta kp-järjestelmästä
3 (21) Henkilöstötilinpäätöksen tunnusluvut: - virastovalintaa tarkennettu - työajan käyttöä tarkennettu - ostettujen henkilöstöpanosten kustannuksiin lisätty esimerkkejä - rekrytointitunnuslukuihin lisätty viittaukset Heliin - sairauksista johtuvat työterveyshuollon käynnit tarkennettu - oman organisaation sisällä tehtäviä vaihtaneiden tietosisältöä tarkennettu - henkilöiden tekemien aloitteiden määrän tietosisältöä tarkennettu - työyhteisön kehittämiseen liittyvien investointien tietosisältöä tarkennettu - liikunnan aktivointiin ja tukemiseen liittyvien investointien tietosisältöä tarkennettu - muiden työkunnon ylläpitoon ja parantamiseen liittyvien kustannusten tietosisältöä tarkennettu Muutettu vuosiluvut vastaamaan vuoden 2011 tiedustelua 1.12.2011 Muutettu vuosiluvut vastaamaan vuoden 2012 tiedustelua 3.12.2012 Työvoimakustannuslomakkeen kysymyskohtaisiin ohjeisiin 2.12.2013 6-13 on lisätty kohdat Kieku taloushallintojärjestelmästä tuotettavista tiedoista. Työvoimakustannuslomakkeen kysymyskohtaisiin ohjeisiin on muutettu kohdat Kiekun henkilöstö- ja palkanlaskentajärjestelmästä tuotettavien tietojen ilmoittamisesta. HTP tunnuslukulomakkeelle muutettu ostettujen henkilöstöpanosten ilmoittaminen euroina. Poistettu tietojen ilmoittaminen %-osuutena työvoimakustannuksista. Tarkennettiin johto- ja esimieskoulutuksen tarkasteluaika tiedusteluvuoden aikana käytyyn koulutukseen. Työvoimakustannuslomakkeen kysymyskohtaisiin ohjeisiin on muutettu kohdat Kiekun henkilöstö- ja palkanlaskentajärjestelmästä tuotettavien tietojen ilmoittamisesta. HTP tunnuslukulomakkeelle lisätty Valtiolle.firekrytointijärjestelmän hyödyntäminen kohtiin Ulkoiset henkilöstörekrytoinnit tiedusteluvuonna, lukumäärä ja Hakeneiden lkm/rekrytoitujen lkm ulkoisessa rekrytoinnissa ko. vuonna. Lisäksi tarkennettiin sairaudesta ja tapaturmasta johtuvien työterveyshuollossa käyntien lukumäärälaskentaa. Lomakkeen kohta Organisaation johtaminen tukee henkilöstön innovointia siten, että henkilöstöllä on myös mahdollisuus epäonnistua työssään on poistettu kokonaan. 1.12.2014 6-13 17 19 1.12.2015 6-13 17-18 18 20
4 (21) SISÄLLYSLUETTELO 1 TYÖVOIMAKUSTANNUSLOMAKKEEN OHJEET... 5 1.1 Yleisohje... 5 1.2 Työvoimakustannuslomakkeen kysymyskohtaiset ohjeet... 6 2 TYÖTYYTYVÄISYYSLOMAKKEEN OHJEET... 14 2.1 Yleisohje... 14 2.2 Työtyytyväisyyslomakkeen kysymyskohtaiset ohjeet... 14 3 HTP:N TUNNUSLUKULOMAKKEEN OHJEET... 16 3.1 Yleisohje... 16 3.2 HTP:n tunnuslukulomakkeen kysymyskohtaiset ohjeet... 16
5 (21) 1 TYÖVOIMAKUSTANNUSLOMAKKEEN OHJEET 1.1 Yleisohje Lomakkeella ilmoitetaan organisaation vuositasoisia työvoimakustannustietoja. Tiedot ilmoitetaan kaikista niistä kustannuksia aiheuttaneista kustannuslajeista, joita ei ole siirretty kuukausittain operatiivisesta järjestelmästä. Samaa kustannuslajitietoa ei saa ilmoittaa sekä operatiivisesta järjestelmästä että lomakkeella, koska lomakkeella ilmoitettavat tiedot eivät täydennä Tahti-järjestelmään kuukausittain siirtyneitä tietoja. Lomakkeella ilmoitetaan 038 Henkilöstökoulutus, 041 Luottamusmiestoiminta päätoiminen, 042 Luottamusmiestoiminta sivutoiminen, 044 Työsuojelun yhteistoiminta, 045 Virkistystoiminta ja 046 Kuntoutuspoissaolo vain jos niitä ei ole siirretty Tahtiin viraston operatiivisesta järjestelmästä. Työvoimakustannusten siirtotavan pitää noudattaa yhteneväistä tapaa koko kalenterivuoden ajan. Työvoimakustannusten siirtotapaa ei saa muuttaa kesken vuotta siten, että alkuvuosi siirretään esim. kuukausittain operatiivisesta järjestelmästä ja siirryttäessä uuteen järjestelmään, esim. Kiekuun, siirtotavaksi muutetaan lomake. Siirtotavan muutos voidaan toteuttaa vasta kalenterivuoden alusta lukien. Työvoimakustannukset ilmoitetaan aina sen viraston tietoina, jossa ne ovat syntyneet. Jos esimerkiksi kaksi virastoa yhdistetään yhdeksi uudeksi virastoksi, ilmoitetaan työvoimakustannustiedot yhdistämiseen asti molemmille yhdistyville virastoille erikseen. Uusi virasto ilmoittaa yhdistymisen jälkeen syntyneet työvoimakustannukset. Kieku Virastot, joilla on ollut Kieku-järjestelmä käytössä vuoden alusta lukien, joutuvat lähettämään lomakkeella Tahtiin 041 Luottamusmiestoiminta päätoiminen, 042 Luottamusmiestoiminta sivutoiminen, 044 Työsuojelun yhteistoiminta, 043 Yhteistoiminta ja 045 Virkistystoiminta kyselyn tiedot. Henkilöstökoulutustietoja 038 ei lähetetä lomakkeella. Kaikki vuoden 2015 aikana kertyneet työvoimakustannukset ilmoitetaan lomakkeella myös siinä tapauksessa, että Kiekun käyttöönotto on tehty vuoden 2015 aikana ja tiedonsiirtotapa muuttuu käyttöönoton yhteydessä. Esim. vanhalla järjestelmällä ei ole siirretty kuukausittain henkilöstökoulutustietoja mutta Kiekusta niiden siirto onnistuu. Tässä tapauksessa henkilöstökoulutustiedot siirretään Tahtiin lomakkeella, johon ilmoitetaan koko vuotta kattavat tiedot. Mutta jos henkilöstökoulutustietoja on siirretty vanhalla järjestelmällä ja Kiekun käyttöönotossa jatketaan henkilöstökoulutustietojen siirtämistä, tietoja ei enää siirretä lomakkeella Tahtiin. Tärkeää on seurata, ettei tietojen siirtämistapa muutu käyttöönoton yhteydessä. Tahtin pääkäyttäjällä on velvollisuus tarkastaa Aineistoyhteenveto-raportilta kuukausittain, mitkä 038, 041, 042, 043, 044 ja 045 kustannuslajitiedoista poistetaan ja korvataan lomakkeella. Jos poistopyyntöä ei ilmoiteta, jäävät kuukausittain siirretyt tiedot voimaan vaikka tiedot olisi myöhemmin korvattu lomakkeella. Poistopyyntö tulee tehdä viimeistään 18.1.2016 mennessä osoitteeseen tahti(at)valtiokonttori.fi. Aineistoyhteenveto-raportti löytyy Tahtista Tiedon toimitus -välilehdeltä > Virastopalaute. Työvoimakustannuslomakkeen kysymyskohtaisiin ohjeisiin on lisätty kohdat Kieku taloushallintojärjestelmästä tuotettavista tiedoista. Tarvittavia seurantakohteita ovat pääasiassa toimintayksikkö, liikekirjanpidon tilit ja toiminnot. Liikekirjanpidon yhteinen tilikartta ja toimintotilikartta löytyvät os. www.valtiokonttori.fi/kasikirja > tilikartat. Yhteiset seurantakohteet ovat automaattisesti kirjanpitoyksikön käytössä Kieku-tietojärjestelmässä kirjanpitoyksikön omien seurantakohteiden lisäksi. Näitä seurantakohteita hyödyntäen kirjanpitoyksikkö toteuttaa Tahtin vuositietokyselyn tiedot. Kappaleessa 1.2. Työvoimakustannuslomakkeen kysy-
6 (21) myskohtaiset ohjeet on kuvattu, miten tiedot saa tuotettua Kiekun yhteisten seurantakohteiden avulla. Mikäli kirjanpitoyksikkö on käyttänyt muita liikekirjanpidontilejä ja toimintoja seurannassaan, nämä tulee ottaa huomioon tietojen keräämisessä. Lomakkeiden lähettäminen Täytetyt lomaketiedot lähetetään Tahtiin vuosittain tammikuun loppuun mennessä. (Esim. vuoden 2015 tiedot lähetetään tammikuussa 2016). Lomake löytyy Tahtin Etusivun Tiedon toimitus -välilehdeltä kohdasta Lomakekyselyt > Lomakkeet > Työvoimakustannukset. Lomakkeen voi täyttää ja lähettää vasta kun vuosikyselyt on avattu ja lomakkeen ajankohtakenttään on päivittynyt vuosi 2015. Vastauslomakkeen käyttöohje ja vastausohjeet löytyvät Tahtin etusivun oikeasta yläreunasta kohdasta Ohjeet. Kysymystä koskevan yksityiskohtaisen täyttöohjeen voi myös lukea klikkaamalla kysymysrivin lopussa olevaa huutomerkkiä. Työpäivät ja kustannukset ilmoitetaan 2-desimaalin tarkkuudella. Edunsaajien lukumäärä ilmoitetaan kokonaislukuna. Lomakkeen täyttämisen voi keskeyttää lomakkeen lopussa olevalla Peruuta - ja tulostaa Tulosta -toiminnolla sekä lähettää Lähetä -toiminnolla. Jos lomake siirtyy vahingossa Tahtiin kaksi kertaa tai haluat korjata aikaisemmin lähetetyn lomakkeen tietoja uudella lomakeaineistolla, ilmoita asiasta aina Valtiokonttoriin osoitteeseen tahti(at)valtiokonttori.fi. Kun lomake on täytetty ja lähetetty Tahtiin, se löytyy lähetyksen jälkeen Tahtin lomakearkistosta. Varmista aina arkistosta, että lomakkeen lähettäminen on onnistunut. Jos lomaketta ei löydy arkistosta, pitää se lähettää uudestaan Tahtiin. Lomake löytyy vain sen henkilön arkistosta, joka on lähettänyt lomakkeen Tahtiin. 1.2 Työvoimakustannuslomakkeen kysymyskohtaiset ohjeet Virasto Virastovalintalistalta valitaan yksittäinen virasto tai ne virastot ja laitokset, joita koskien ilmoitetaan lomakkeella tietojen yhteismäärä. Tahti jakaa ilmoitetut tiedot virastossa/virastoissa henkilötasolle henkilöiden palkkasumman suhteessa. Virasto valitaan listalle Lisää -toiminnolla ja poistetaan Poista valittu rivi -toiminnolla. (Ks. Vuositiedon toimituksen käyttöohjeen kohta 3.2). 038 Henkilöstökoulutus Ilmoitetaan henkilöstökoulutukseen osallistuneiden henkilöiden lukumäärä (kukin yksittäinen henkilö otetaan mukaan edunsaajien yhteislukumäärään vain kerran), toimintaan käytetty työaika työpäivinä ja käytetyn työajan kustannukset (euroa, 2 desimaalilla). On huomattava, että edunsaajien lukumäärä, työpäivien lukumäärä ja kustannukset ovat koko virastoa tai virastoryhmää koskevia summatietoja. Esimerkiksi työpäivien kohdalle ei saa ilmoittaa, kuinka paljon edunsaajaa kohti on keskimäärin käytetty työaikaa ko. toimintaan. Henkilöstökoulutuksella tarkoitetaan henkilöstölle joko organisaation toimesta tai ulkopuolisina ostopalveluina palkallisena työaikana järjestettyä koulutusta. Henkilöstökoulutukseksi luetaan 1. ammattitaidon ylläpitoon, kehittämiseen ja parantamiseen liittyvä koulutus, 2. ammatillisen pätevyyden hankintaan liittyvä koulutus, 3. työsuojelu- ja yhteistoimintaan liittyvä koulutus sekä 4. useimmiten em. koulutukseen/koulutusohjelmiin kiinteästi liittyvät tutustumismatkat joko kotimaassa tai ulkomailla.
7 (21) Henkilöstökoulutusta ovat organisaation järjestämät tai ulkopuolisina palveluina ostetut varsinaiset koulutustilaisuudet, ml. kielikoulutus. Koulutustapahtuman ei tarvitse olla maksullinen. Myös lyhyet koulutustapahtumat (esim. 1-2 tunnin kielikoulutukset) luetaan koulutukseen mukaan. Koulutustyöpäivien lukumäärä on henkilöstön henkilöstökoulutukseen, ml. työsuojelu- ja yhteistoimintakoulutus, käyttämien työpäivien lukumäärä. Henkilöstökoulutukseksi ei lueta esimerkiksi - työaikaa, jolloin henkilö perehtyy työtehtäviinsä tai uusiin työvälineisiinsä, - työhön kiinteästi liittyviä kokous-, informaatio- tai tiedotustilaisuuksia, - työhön kiinteästi liittyviä konferensseja ja - henkilön omalla ajalla (esim. vuosiloman aikana) käymät koulutukset, seminaarit jne. Koulutukseen käytetyt työtunnit muunnetaan työpäiviksi jakamalla toimintaan käytettyjen työtuntien yhteislukumäärä ko. henkilön/henkilöiden säännönmukaisen työpäivän keskimääräisellä pituudella (tuntia). Koulutusajan kustannukset (euroa) lasketaan kertomalla koulutukseen käytettyjen työpäivien lukumäärä koulutukseen osallistuneiden tai viraston henkilöstön keskimääräisellä työpäiväpalkalla. Työpäiväpalkka lasketaan jakamalla keskimääräinen henkilökohtainen palkka -ansiokäsitteen (VES 7 :n mukaan) mukainen vuosipalkka tarkasteluvuoden todellisten työpäivien lukumäärällä (vuosipalkat/henkilö lkm/työpäivien lkm), tai jakamalla keskimääräinen henkilökohtainen palkka -ansiokäsitteen mukainen kuukausipalkka kuukauden työpäivien keskimääräisellä lukumäärällä (kuukausipalkat/henkilö lkm/työpäivien lkm kuukaudessa). Työpäivien lukumäärä vuonna 2015 on 252. Työpäivien keskimääräisenä lukumääränä kuukaudessa voidaan käyttää arvoa 21. Työpäiväpalkkaan ei lasketa työnantajan sivukuluja. VES 7 = Poissaoloajan palkkaus. Virkamiehen ja kuukausipalkkaisen työntekijän palkkaukseen luetaan tehtävän vaativuuteen perustuva palkanosa, henkilökohtaiseen työsuoritukseen perustuva palkanosa, mahdollinen kokemusosa sekä takuupalkkaus. Lisäksi palkkaukseen luetaan muut säännöllisesti toistuvat tietyn suuruisina kuukausittaisina erinä maksettavat palkkaustekijät, palkanlisät ja lisäpalkkiot. Tunti- ja urakkapalkkaisen työtekijän palkkaus säännöllisen työajan työtunneilta määräytyy edellisen päättyneen palkanmaksukauden keskituntiansion mukaisesti. Samalla tavalla lasketaan myös kustannuslajien 041, 042, 043, 044, 045 ja 046 toimintaan osallistuneiden henkilöiden palkkakustannukset. Kieku: Virastot, joilla on ollut Kieku käytössä vuoden alusta lukien, eivät siirrä tietoja lomakkeella. 041 Luottamusmiestoiminta päätoiminen Ilmoitetaan päätoimisina luottamusmiestoimintaan osallistuneiden henkilöiden lukumäärä (kukin yksittäinen henkilö otetaan mukaan edunsaajien yhteislukumäärään vain kerran), toimintaan käytetty työaika työpäivinä ja käytetyn työajan kustannukset (euroa, 2 desimaalilla). On huomattava, että edunsaajien lukumäärä, työpäivien lukumäärä ja kustannukset ovat koko virastoa tai virastoryhmää koskevia summatietoja. Esimerkiksi työpäivien kohdalle ei saa ilmoittaa, kuinka paljon edunsaajaa kohti on keskimäärin käytetty työaikaa ko. toimintaan. Kustannukset ilmoitetaan niiltä menetetyiltä työpäiviltä, joina henkilöt ovat hoitaneet luottamusmiestehtäviään (ks. kustannuslajin 038 palkkakustannusten laskentaohje). Kohtaan merkitään myös kokous- ja valmisteluajat sekä niiltä aiheutuneet menetetyn työajan palkkakustannukset. Tässä kohdassa ei ilmoiteta luottamusmiehen ammattiyhdistyskoulutukseen, työsuojelu- eikä yhteistoimikunnan kokouksiin käyttämää työaikaa ja kustannuksia.
8 (21) Kieku: Ilmoitetaan lomakkeella. 042 Luottamusmiestoiminta sivutoiminen Ilmoitetaan sivutoimisina luottamusmiestoimintaan osallistuneiden henkilöiden lukumäärä (kukin yksittäinen henkilö otetaan mukaan edunsaajien yhteislukumäärään vain kerran), toimintaan käytetty työaika työpäivinä ja käytetyn työajan kustannukset (euroa, 2 desimaalilla). On huomattava, että edunsaajien lukumäärä, työpäivien lukumäärä ja kustannukset ovat koko virastoa tai virastoryhmää koskevia summatietoja. Esimerkiksi työpäivien kohdalle ei saa ilmoittaa, kuinka paljon edunsaajaa kohti on keskimäärin käytetty työaikaa ko. toimintaan. Luottamusmiestoimintaan käytetyt työtunnit muunnetaan työpäiviksi jakamalla toimintaan käytettyjen työtuntien yhteislukumäärä ko. henkilön/henkilöiden säännönmukaisen työpäivän keskimääräisellä pituudella (tuntia). Kustannukset ilmoitetaan niiltä menetetyiltä työpäiviltä, joina henkilöt ovat hoitaneet sivutoimisesti luottamusmiestehtäviään, ml. myös kokous- ja valmisteluajat (ks. kustannuslajin 038 palkkakustannusten laskentaohje). Tässä kohdassa ei ilmoiteta luottamusmiehen ammattiyhdistyskoulutukseen, työsuojelu- eikä yhteistoimikunnan kokouksiin käyttämää työaikaa ja kustannuksia. Kieku: Ilmoitetaan lomakkeella. 043 Yhteistoiminta Tiedot koskevat kaikkia yhteistoimintaan osallistuneita henkilöitä. Ilmoitetaan yhteistoimintaan osallistuneiden henkilöiden lukumäärä (kukin yksittäinen henkilö otetaan mukaan edunsaajien yhteislukumäärään vain kerran), toimintaan käytetty työaika työpäivinä ja käytetyn työajan kustannukset (euroa, 2 desimaalilla). Yhteistoimintaan ilmoitetaan vain yhteistoimintalaissa ja -sopimuksessa mainitun yhteistoiminnan kustannukset (ks. ves/tes-sopimus). On huomattava, että edunsaajien lukumäärä, työpäivien lukumäärä ja kustannukset ovat koko virastoa tai virastoryhmää koskevia summatietoja. Esimerkiksi työpäivien kohdalle ei saa ilmoittaa, kuinka paljon edunsaajaa kohti on keskimäärin käytetty työaikaa ko. toimintaan. Esim. tasa-arvosuunnitelman laatimiseen käytetystä työajasta ei ilmoiteta niiden henkilöstön edustajien työaikaa eikä kustannuksia, jotka eivät ole luottamusmiehiä tai henkilöstön valitsemia edustajia. Näiden henkilöiden samoin kuin työnantajaedustajien tasa-arvosuunnitelman tekemiseen käytetty työaika luetaan varsinaisiin työtehtäviin kuuluvaksi ja välittömiin työvoimakustannuksiin. Kustannukset ilmoitetaan niiltä menetetyiltä työpäiviltä, joina henkilöt ovat osallistuneet yhteistoimintaan (ks. kustannuslajin 038 palkkakustannusten laskentaohje). Yhteistoimintaan käytetyt työtunnit muunnetaan työpäiviksi jakamalla toimintaan käytettyjen työtuntien yhteislukumäärä ko. henkilön/henkilöiden säännönmukaisen työpäivän keskimääräisellä pituudella (tuntia). Kieku: Ilmoitetaan lomakkeella. 044 Työsuojelun yhteistoiminta Ilmoitetaan työsuojelun yhteistoimintaan osallistuneiden henkilöiden lukumäärä (kukin yksittäinen henkilö otetaan mukaan edunsaajien yhteislukumäärään vain kerran), toimintaan käytetty
9 (21) työaika työpäivinä ja käytetyn työajan kustannukset (euroa, 2 desimaalilla). On huomattava, että edunsaajien lukumäärä, työpäivien lukumäärä ja kustannukset ovat koko virastoa tai virastoryhmää koskevia summatietoja. Esimerkiksi työpäivien kohdalle ei saa ilmoittaa, kuinka paljon edunsaajaa kohti on keskimäärin käytetty työaikaa ko. toimintaan. Työsuojelun yhteistoimintaan käytetyt työtunnit muunnetaan työpäiviksi jakamalla toimintaan käytettyjen työtuntien yhteislukumäärä ko. henkilön/henkilöiden säännönmukaisen työpäivän keskimääräisellä pituudella (tuntia). Kohdassa ilmoitetaan työsuojelupäällikön ja -valtuutetun, varavaltuutettujen ja työsuojeluasiamiesten työsuojelutoimintaan käyttämä työaika sekä työsuojelutoimikunnan jäsenten kokoukseen käyttämä työaika ja siitä aiheutuneet palkkauskustannukset (ks. kustannuslajin 038 palkkakustannusten laskentaohje). Tähän kohtaan sisällytetään myös päätoimisen työsuojelupäällikön ja -valtuutetun työaika ja palkkaus, työsuojelutoimikuntien kokouspalkkiot ja kokousten ajalta aiheutuneet palkkakustannukset (ks. kustannuslajin 038 palkkakustannusten laskentaohje). Työsuojeluun liittyvien laitteiden (esim. suojalaitteiden) hankintaa ei ilmoiteta tässä kohdassa. Työsuojelukoulutukseen käytettyä työaikaa ja työajan kustannuksia ei ilmoiteta tässä. Kieku: Ilmoitetaan lomakkeella. 045 Virkistystoiminta Ilmoitetaan virkistystoimintaan osallistuneiden henkilöiden lukumäärä (kukin yksittäinen henkilö otetaan mukaan edunsaajien yhteislukumäärään vain kerran), toimintaan käytetty työaika työpäivinä ja käytetyn työajan kustannukset (euroa, 2 desimaalilla). On huomattava, että edunsaajien lukumäärä, työpäivien lukumäärä ja kustannukset ovat koko virastoa tai virastoryhmää koskevia summatietoja. Esimerkiksi työpäivien kohdalle ei saa ilmoittaa, kuinka paljon edunsaajaa kohti on keskimäärin käytetty työaikaa ko. toimintaan. Virkistystoimintaan käytetyt työtunnit muunnetaan työpäiviksi jakamalla toimintaan käytettyjen työtuntien yhteislukumäärä ko. henkilön/henkilöiden säännönmukaisen työpäivän keskimääräisellä pituudella (tuntia). Menetetyn työajan palkkakustannukset lasketaan kustannuslajin 038 palkkakustannusten laskentaohjeen mukaisesti. Kieku: Ilmoitetaan lomakkeella. 046 Kuntoutuspoissaolo Ilmoitetaan kuntoutukseen osallistuneiden henkilöiden lukumäärä (kukin yksittäinen henkilö otetaan mukaan edunsaajien yhteislukumäärään vain kerran), toimintaan käytetty työaika työpäivinä ja käytetyn työajan kustannukset (euroa, 2 desimaalilla). Kuntoutukseen lasketaan mukaan laitoskuntoutus sekä virastossa ja työterveysasemalla toteutettava kuntoutus ja kuntoutussuunnitelmasta johtuva poissaolo (työkokeilu). Laskentaan ei vaikuta se, onko kuntoutus työnantajan tai esim. Kelan maksamaa kuntoutusta. On huomattava, että edunsaajien lukumäärä, työpäivien lukumäärä ja kustannukset ovat koko virastoa tai virastoryhmää koskevia summatietoja. Esimerkiksi työpäivien kohdalle ei saa ilmoittaa, kuinka paljon edunsaajaa kohti on keskimäärin käytetty työaikaa ko. toimintaan.
10 (21) Kuntoutukseen käytetyt työtunnit muunnetaan työpäiviksi jakamalla toimintaan käytettyjen työtuntien yhteislukumäärä ko. henkilön/henkilöiden säännönmukaisen työpäivän keskimääräisellä pituudella (tuntia). Kuntoutuksen vuoksi menetetyn työajan palkkakustannukset lasketaan kustannuslajin 038 palkkakustannusten laskentaohjeen mukaisesti. Kieku: Virastot, joilla on ollut Kieku käytössä vuoden alusta lukien, eivät siirrä tietoja lomakkeella. 049 Virka- ja suojapuvut Ilmoitetaan työntekijän virka-, työ- ja suojapuvuista työnantajalle aiheutuvat nettokustannukset (hankinta, korjaus ja pesu). Työturvallisuusvarusteista aiheutuvia kustannuksia ei tässä yhteydessä oteta huomioon vaan ne ilmoitetaan kohdassa 056 Työsuojelun yhteistoiminnan muut kustannukset. Tiedon saa esimerkiksi viraston kirjanpitojärjestelmästä. Kieku: toimintayksikön ja liikekirjanpidon tilien 40040100 Vaatteisto, virkapuvut ja 40040200 Vaatteisto, suojavarusteet rajauksella. Molemmissa alajaotteluissa on Tahtia varten kerättävää tietoa. Huom. pesukustannukset jäävät virastojen arvioitavaksi ja tarvittaessa tätä varten voi perustaa oman seurantakohteen. 050 Vapaat matkat Ilmoitetaan henkilöstön työnantajan omistamissa/kustantamissa kulkuneuvoissa tekemien vapaiden matkojen laskennallinen raha-arvo sekä työnantajan toimesta järjestettyjen ilmaiskuljetusten raha-arvo nettona (mm. yötyötä tekevien työmatkakuljetukset). Matkustussäännön mukaisia matkakorvauksia ei oteta mukaan kohdan kustannuksiin. Vapailla matkoilla ei tarkoiteta työnantajan kustantamia taksilla, julkisilla kulkuneuvoilla tai työpaikan omalla ajoneuvolla tehtyjä matkoja työpaikan ja kokouspaikan välillä tai muita sen kaltaisia tilapäisiä matkoja. Kieku: ei yhteistä toteutusta. Seuranta kirjanpitoyksikön omien seurantakohteiden avulla. 052 Sairausvakuutuksen palautukset Ilmoitetaan äitiysvapaan, isyysvapaan tai sitä vastaavan vapaan, kuntoutuspäivärahan sekä sairaus- ja tapaturmapoissaolojen ajalta kansaneläkelaitoksen sairausvakuutuslain nojalla työnantajalle maksamien palautusten määrä euroina. Luku on syötettävä lomakkeelle miinusmerkkisenä. Tiedon saa esimerkiksi viraston kirjanpitojärjestelmästä. Kieku: toimintayksikön ja liikekirjanpidon tilin 41020000 Sairausvakuutus- yms. lakien mukaiset palautukset rajauksella. 053 Koulutuksen muut kustannukset Ilmoitetaan henkilöstökoulutuksen, palkallisen opintovapaan, omaehtoisen opiskelun, ammattiyhdistyskoulutuksen, yhteistoimintakoulutuksen ja työsuojelukoulutuksen muut kustannukset (ei sisällä menetetyn työajan palkkakustannuksia, ks. kustannuslaji 038). Kustannukset ilmoitetaan nettona. Näitä ovat mm. ulkopuolisten opetuspalkkiot, kurssimaksut, oppimateriaalien hankinnan menot, opettajien ja oppilaiden matkakustannusten korvaukset, tilavuokrat, sijaisten kustannukset yms. kulutusmenojen luonteiset erät. Kustannuksiin ei sisällytetä esimerkiksi investointiluonteisia koulutustiloista ja välineistä aiheutuneita menoja. Tiedon saa esimerkiksi viraston kirjanpitojärjestelmästä.
11 (21) Kieku: tarvittavat kustannukset saadaan seurantakohteiden avulla liikekirjanpidon tililtä 43300000 Koulutuspalvelut. Koulutuksen muut kustannukset saadaan toimintayksikön, toiminnon 9999615200 Koulutus oppilaana, ja tarvittavien liikekirjanpidon tilien rajauksella. 055 Yhteistoiminnan muut kustannukset Ilmoitetaan yhteistoiminnan muut kustannukset (ei sisällä menetetyn työajan palkkakustannuksia, ks. kustannuslaji 043). Kieku: toimintayksikön, liikekirjanpidon tilin ja toiminnon 9999616200 Yhteistoiminta yhdistelmänä. 056 Työsuojelun yhteistoiminnan muut kustannukset Ilmoitetaan työsuojelun yhteistoiminnan muut kustannukset (ei sisällä menetetyn työajan palkkakustannuksia, ks. kustannuslaji 044). Kustannuksia ovat esim. työsuojelua varten hankitut laitteet ja varusteet. Kieku: toimintayksikön, liikekirjanpidon tilin ja toiminnon 9999614100 Työsuojelu yhdistelmänä. 057 Väestönsuojelutoiminnan kustannukset Ilmoitetaan väestönsuojelutoiminnan neuvonta- ja valistuskustannukset (ei sisällä menetetyn työajan palkkakustannuksia). Kieku: toimintayksikön tarvittavat kustannukset saadaan toiminnolta 9999696000 Turvallisuus ja riskienhallinta, josta arvioidaan väestönsuojelun osuus. 058 Työpaikkaterveyspalvelut, omat Ilmoitetaan viraston/laitoksen itse tuottamien työpaikkaterveydenhuollon palvelujen muut kuin palkkakustannukset nettona. Ilmoitettavia muita kustannuksia ovat oman terveysaseman väline-, kaluste-, huoneisto- yms. kustannukset. Kiinteistömenojen osalta, mikäli toiminta rajoittuu johonkin kiinteistön osaan, arvioidaan laskennallisesti pääoman koroista ja poistoista sen suuruinen osa, jonka toimintaan tarkoitettu osa kiinteistön pinta-alasta (kerrosalasta) muodostuu. Kieku: tarvittavat kustannukset saadaan kirjanpitoyksikkökohtaisten seurantakohteiden avulla. Kiinteistömenojen osalta mahdollinen kustannuspaikka. 059 Työpaikkaterveyspalvelut, ostetut Ilmoitetaan viraston tai laitoksen ulkopuolelta, kuten yksityiseltä tutkimus- tai hoitolaitokselta tai terveyskeskukselta, ostamien työpaikkaterveydenhuollon palvelujen (esim. ennaltaehkäisevän työterveyshuollon, lääkäri-, laboratorio- ja röntgenpalvelujen) nettokustannukset. Tiedon saa esimerkiksi viraston kirjanpitojärjestelmästä. Työterveyshuollon palvelujen käytöstä Kelalta saadun palautuksen määrä tulee vähentää työterveyshuollon palvelujen kustannuksista. Palautukset tulevat Kelalta vuoden jäljessä eli vuonna 2015 on saatu palautuksia vuodelta 2014, joka määrä vähennetään työpaikkaterveyspalveluista. Kieku: tarvittavat kustannukset saadaan virastokohtaisten seurantakohteiden avulla. Liikekirjanpidon tilit 43320000 43310203 Työterveyspalvelut ja 43320000 Työterveyshuollon kustannusten palautus.
060 Työpaikkaruokailu 12 (21) Ilmoitetaan henkilöstöruokailun järjestämisestä virastolle tai laitokselle aiheutuneet muut kustannukset (ei palkkoja), kuten laitehankinnat (mikroaaltouunit, jääkaapit, pakastimet) sekä ruokailun erityisjärjestelyistä aiheutuneet kustannukset, esim. sopimusruokailun ja ateriapalvelun kustannukset. Kohtaan ei merkitä varusmiehille, oppilaille, potilaille yms. valmistetusta ruoasta aiheutuneita kustannuksia tai kustannusosuuksia. Kiinteistömenoja ei ilmoiteta. Jos työnantaja on maksanut, työpaikkaruokailun tukemiseksi, tilakorvauksen aterioiden hintatason alentamiseksi, ilmoitetaan tilakorvauksen eurot. Kieku: ei omaa toimintoa seurantakohteessa. Kustannukset saadaan selvitettyä esimerkiksi liikekirjanpidon tilien sekä työpaikkaruokailun järjestämistä koskevien sopimusten avulla. 061 Työpaikan järjestämä lastenhoito Ilmoitetaan lastentarhojen ja päiväkotien, leikkikenttien yms. muut kuin palkkakustannukset nettona. Kieku: ei yhteistä toteutusta. Seuranta kirjanpitoyksikön omien seurantakohteiden avulla. 062 Virkistystoiminnan muut menot Ilmoitetaan talousarvioon virkistys- ja lomatoimintaan osoitettu virkistysmääräraha sekä kuntoutusmenojen muista määrärahoista tällaisiin tarkoituksiin merkityt rahat. Virkistys- ja sosiaalitoiminnan menoihin kuuluvat liikunta-, loma-, loma-avustus-, kerho-, harrastus- ja muu virkistystoiminta. Myös erilaisten virkistyskäyttöön tarkoitettujen välineiden, kuten urheiluvälineiden, radioiden, nauhureiden, televisioiden, videoiden ja kuntolaitteiden, hankinta- ja huoltokustannukset yms. ilmoitetaan tässä kohdassa. Kustannuksiin sisällytetään myös erilaisten virkistyskäyttöön vuokrattujen tilojen tai osoitettujen muiden tilojen kustannukset. Mikäli tiloja kuitenkin käytetään pääasiassa muihin tarkoituksiin (kuten työpaikkaruokalat), ilmoitetaan vain muut henkilökunnan juhlista sekä harrastus- ja muusta virkistystoiminnasta syntyneet kustannukset. Tiedon saa esimerkiksi viraston kirjanpitojärjestelmästä. Kieku: tarvittavat kustannukset saadaan liikekirjanpidon tililtä 43330000 Virkistyspalvelut. Tämän lisäksi toimintayksikön, liikekirjanpidon tilin ja toiminnon 9999614300 Työhyvinvointi/Virkistystoiminta yhdistelmänä, josta arvoidaan virkistystoiminnan osuus tai käytetään kirjanpitoyksikkökohtaisia muita seurantakohteita. 067 Kuntoutuksen koulutus Ilmoitetaan kuntoutukseen liittyvät muut koulutuskustannukset (muulta kuin kuntoutuksen koulutukseen käytetyltä työajalta). Esimerkiksi koulutusmateriaalin hankinnasta aiheutuneet kustannukset. Kieku: tarvittavat kustannukset saadaan kirjanpitoyksikkökohtaisten seurantakohteiden avulla. Sisältyy toimintoon 9999613000 Palvelussuhteen hallinta. 068 Kuntoutuksen muut kustannukset Ilmoitetaan kuntoutukseen liittyvät muut kuin koulutuskustannukset nettona (ei sisällä palkkoja), esim. matkakulut ja tilavuokrat. Kieku: Tarvittavat kustannukset saadaan kirjanpitoyksikkökohtaisten seurantakohteiden avulla. Sisältyy toimintoon 9999613000 Palvelussuhteen hallinta.
069 Rekrytointikustannukset 13 (21) Ilmoitetaan henkilöstön rekrytointikustannukset. Rekrytointikustannukset sisältävät kaikki sekä organisaation sisäisten että ulkoisten henkilöresurssien hankintalähteiden käytöstä aiheutuvat kustannukset. Ulkoisia rekrytointikustannuksia ovat mm. avoinna olevan työpaikan mainonta (lehti-ilmoittelu yms.), oppilaitoksista tapahtuva rekrytointi, henkilöstövalintakonsulttien maksut sekä rekrytointiin liittyvät matkustus- ja hallintomenot (ei sisällä palkkoja). Kustannuksiin lasketaan rekrytointijärjestelmän käytöstä virastolle aiheutuvat kustannukset. Kieku: tarvittavat kustannukset saadaan toimintayksikön ja toiminnon 9999613100 Rekrytointi avulla. 070 Muut työvoimakustannukset Tässä kohdassa ilmoitetaan sellaiset muut työvoiman käytöstä aiheutuvat työvoimakustannukset, joita ei ilmoiteta muissa vuositiedusteluissa ilmoitettavissa työvoimakustannuslajeissa. Työvoimakustannukset ilmoitetaan ilman palkkakustannuksia. Tällaisia kustannuksia ovat esimerkiksi passin ja kansainvälisen ajokortin hankinnasta työntekijälle maksettavat korvaukset ja turvallisuuteen liittyvät muut kuin palkkakustannukset. Kieku: ei yhteistä toteutusta. Seuranta kirjanpitoyksikön omien seurantakohteiden avulla. 075 Henkilöstökoulutuksen anto Ilmoitetaan viraston tai laitoksen oman henkilöstön työvoimakustannukset (palkat, sotumaksut, eläkemaksut, ryhmähenkivakuutus- ja tapaturmavakuutusmaksut) siltä työajalta, kun he ovat osallistuneet oman henkilöstön henkilöstökoulutuksen antoon ja siihen liittyviin valmisteluihin. Henkilöstökoulutuksen määritelmä, ks. kohta 038. Kieku: seuranta toimintayksikön, toiminnon 9999615100 Koulutus opettajana ja koulutuksen suunnittelu ja liikekirjanpidon tilin yhdistelmänä.
14 (21) 2 TYÖTYYTYVÄISYYSLOMAKKEEN OHJEET 2.1 Yleisohje Lomakkeella ilmoitetaan henkilöstölle tehdystä työtyytyväisyyskyselystä saadut organisaation työtyytyväisyystiedot. Organisaatiot, jotka mittaavat työtyytyväisyyttä muulla kuin VMBarohenkilöstökyselyjärjestelmään sisältyvällä työtyytyväisyyskyselyllä, ilmoittavat työtyytyväisyystiedot tällä lomakkeella. Sen sijaan organisaatiot, jotka mittaavat työtyytyväisyyttä VMBaron työtyytyväisyyskyselyllä, eivät ilmoita tietoja tällä lomakkeella. Näiden virastojen tiedot siirretään sähköisesti VMBarosta Tahtiin. Tahtiin ilmoitetaan työtyytyväisyystiedot VMBaron työtyytyväisyysmittarin mukaisesti kahdeksasta työtyytyväisyyden osa-alueesta ja näistä osa-alueista lasketusta kokonaistyötyytyväisyydestä asteikolla 1-5 (1 = erittäin tyytymätön, 2 = tyytymätön, 3 = ei tyytymätön eikä tyytyväinen, 4 = tyytyväinen, 5 = erittäin tyytyväinen). Lisäksi ilmoitetaan viimeisimmän työtyytyväisyyskyselyn vastausprosentti. Tietoja siitä, mistä eri kysymyksistä VMBaron työtyytyväisyysmittari ja sen osa-alueet koostuvat ja kuinka työtyytyväisyyttä kuvaavat keskiarvot lasketaan, löytyy VMBaron Internet-sivuilta (http://www.baro.vm.fi/) Esittely ja lisätietoa -kohdasta löytyvästä VMBaron yleiskuvaus - linkistä sekä Mallitutkimukset -kohdasta. Vastauslomakkeen käyttöohje ja vastausohjeet löytyvät Tahtin etusivun oikeasta yläreunasta kohdasta Ohjeet. Kysymystä koskevan yksityiskohtaisen täyttöohjeen voi myös lukea klikkaamalla kysymysrivin lopussa olevaa huutomerkkiä. Tunnusluvut ilmoitetaan 2-desimaalin tarkkuudella, mikäli tunnusluku ei ole kokonaisluku. Tunnusluvut, joihin ei pystytä antamaan tietoa, jätetään tyhjiksi. Lomakkeen täyttämisen voi keskeyttää lomakkeen lopussa olevalla "Peruuta"- ja tulostaa "Tulosta"-toiminnolla sekä lähettää "Lähetä"-toiminnolla. Kun lomake on täytetty ja lähetetty Tahtiin, löytyy se lähetyksen jälkeen Tahtin lomakearkistosta. Varmista aina arkistosta, että lomakkeen lähettäminen on onnistunut. Jos lomaketta ei löydy arkistosta, pitää se lähettää uudestaan Tahtiin. Lomake löytyy vain sen henkilön arkistosta, joka on lähettänyt lomakkeen Tahtiin. 2.2 Työtyytyväisyyslomakkeen kysymyskohtaiset ohjeet Virasto Virastovalintalistalta valitaan aina yksittäinen virasto, jonka tietoja ilmoitetaan lomakkeella. Virasto valitaan listalle Lisää -toiminnolla ja poistetaan Poista valittu rivi -toiminnolla. Ks. vuositiedon toimituksen käyttöohjeen kohta 3.2, ohje löytyy Tahtin etusivulta kohdasta ohjeet. Kokonaistyötyytyväisyys (indeksi) Kokonaistyötyytyväisyys kuvaa organisaation henkilöstön työtyytyväisyyttä. Organisaation kokonaistyötyytyväisyysindeksi lasketaan yksittäisten vastaajien kokonaistyötyytyväisyysindeksien aritmeettisena keskiarvona. Indeksin arvo vaihtelee välillä 1-5 (1 = erittäin tyytymätön,..., 5 = erittäin tyytyväinen).
Tyytyväisyys johtamiseen (indeksi) 15 (21) Tyytyväisyys johtamiseen kuvaa organisaation henkilöstön tyytyväisyyttä töiden organisointiin, esimiehen antamaan tukeen ja palautteeseen ja siihen, kuinka oikeudenmukaisesti ja inhimillisesti esimiehet ja johto kohtelevat henkilöstöä. Indeksin arvo vaihtelee välillä 1-5 (1 = erittäin tyytymätön,..., 5 = erittäin tyytyväinen). Tyytyväisyys työn sisältöön ja työn haasteellisuuteen (indeksi) Tyytyväisyys työn sisältöön ja haasteellisuuteen kuvaa organisaation henkilöstön tyytyväisyyttä tavoitteiden selkeyteen, työn itsenäisyyteen ja haasteellisuuteen ja työssä koettuun työn iloon. Indeksin arvo vaihtelee välillä 1-5 (1 = erittäin tyytymätön,..., 5 = erittäin tyytyväinen). Tyytyväisyys palkkaukseen (indeksi) Tyytyväisyys palkkaukseen kuvaa organisaation henkilöstön tyytyväisyyttä palkkauksen perusteiden selkeyteen ja ymmärrettävyyteen, palkkauksen tasoon suhteessa tehtävien vaativuuteen ja niissä suoriutumiseen ja palkkauksen oikeudenmukaisuuteen. Indeksin arvo vaihtelee välillä 1-5 (1 = erittäin tyytymätön,..., 5 = erittäin tyytyväinen). Tyytyväisyys kehittymisen tukeen (indeksi) Tyytyväisyys kehittymisen tukeen kuvaa organisaation henkilöstön tyytyväisyyttä mahdollisuuksiin kehittää osaamista ja edetä työuralla organisaatiossa. Indeksin arvo vaihtelee välillä 1-5 (1 = erittäin tyytymätön,..., 5 = erittäin tyytyväinen). Tyytyväisyys työilmapiiriin ja yhteistyöhön (indeksi) Tyytyväisyys työilmapiiriin ja yhteistyöhön kuvaa organisaation henkilöstön tyytyväisyyttä työilmapiiriin ja yhteistyöhön, osaamisen ja työpanoksen arvostamiseen, sukupuolten tasa-arvoon ja siihen, kuinka oikeudenmukaisesti ja inhimillisesti työtoverit kohtelevat toisiaan. Indeksin arvo vaihtelee välillä 1-5 (1 = erittäin tyytymätön,..., 5 = erittäin tyytyväinen). Tyytyväisyys työoloihin (indeksi) Tyytyväisyys työoloihin kuvaa organisaation henkilöstön tyytyväisyyttä mahdollisuuteen yhdistää työ- ja yksityiselämä, jaksamiseen, työtiloihin ja -välineisiin ja siihen, kuinka varma ja turvattu työpaikka on. Indeksin arvo vaihtelee välillä 1-5 (1 = erittäin tyytymätön,..., 5 = erittäin tyytyväinen). Tyytyväisyys tiedon kulkuun (indeksi) Tyytyväisyys tiedon kulkuun kuvaa organisaation henkilöstön tyytyväisyyttä työpaikkatiedotukseen ja avoimuuteen asioiden valmistelussa ja päätöksenteossa. Indeksin arvo vaihtelee välillä 1-5 (1 = erittäin tyytymätön,..., 5 = erittäin tyytyväinen). Tyytyväisyys työnantajakuvaan (indeksi) Tyytyväisyys työnantajakuvaan kuvaa organisaation henkilöstön tyytyväisyyttä työnantajan julkiseen kuvaan ja organisaation arvojen selkeyteen, ymmärrettävyyteen ja toteutumiseen. Indeksin arvo vaihtelee välillä 1-5 (1 = erittäin tyytymätön,..., 5 = erittäin tyytyväinen). Työtyytyväisyystiedustelun vastausprosentti Työtyytyväisyystiedustelun vastausprosentti ilmoitetaan viimeisimmästä työtyytyväisyystiedustelusta, johon ilmoitetut organisaation työtyytyväisyystiedot perustuvat. Vastausprosentti lasketaan jakamalla työtyytyväisyystiedusteluun vastanneiden henkilöiden lukumäärä niiden henkilöiden lukumäärällä, joille tiedustelu tehtiin ja kertomalla saatu luku sadalla.
16 (21) 3 HTP:N TUNNUSLUKULOMAKKEEN OHJEET 3.1 Yleisohje Lomakkeella ilmoitetaan organisaation henkilöstön tilaa kuvaavia tietoja. Nämä lomakkeella ilmoitettavat tiedot täydentävät Tahti-järjestelmän kuukausittaista tiedonkeruuta. Täytetyt lomaketiedot siirretään Tahtiin vuosittain tammikuun loppuun mennessä. (Esim. vuoden 2015 tiedot siirretään tammikuussa 2016). Lomake löytyy Tahtin Etusivun Tiedon toimitus - välilehdeltä kohdasta > Lomakekyselyt > Lomakkeet > HTP:n tunnusluvut. Henkilöstön lukumäärä- ja rakennetiedot annetaan edellisen vuoden lopun poikkileikkaustilanteesta tai lähimmältä vuoden loppua olevalta ajankohdalta, jolta tiedot ovat saatavissa. Sen sijaan esimerkiksi työajankäyttö ja investoinnit lasketaan koko tiedusteluvuoden ajalta. Henkilöstömäärään lasketaan päätoiminen koko- ja osa-aikainen henkilöstö mukaan lukien tukityöllistetyt, harjoittelijat ja oppisopimussuhteiset. Tietojen käsitteet on määritelty henkilöstötilinpäätöksen käsikirjassa: Henkilöstövoimavarojen hallintajärjestelmä - Henkilöstötilinpäätös, Käsikirja valtion organisaatioille, Valtion työmarkkinalaitoksen julkaisuja 3/2001. Käsikirjaa voi lukea ja tulostaa valtiovarainministeriön Internetsivuilta osoitteesta http://vm.fi/documents/10623/1235945/henkil%c3%b6st%c3%b6voimavarojen+hallintaj%c3 %A4rjestelm%C3%A4_K%C3%A4sikirja+valtion+organisaatiolle+julkaisu+2001.pdf/97044af9-1033-4c23-82ce-3cdb8094db0c. Vastauslomakkeen käyttöohje ja vastausohjeet löytyvät Tahtin etusivun oikeasta yläreunasta kohdasta Ohjeet. Kysymystä koskevan yksityiskohtaisen täyttöohjeen voi myös lukea klikkaamalla kysymysrivin lopussa olevaa huutomerkkiä. Tunnusluvut ilmoitetaan 2-desimaalin tarkkuudella, mikäli tunnusluku ei ole kokonaisluku. Jos tunnusluvun arvo on nolla, merkitään lomakkeelle aina myös nolla (0,00). Tunnusluvut, joihin ei pystytä antamaan tietoa, jätetään kokonaan tyhjiksi tai valitaan vastausvaihtoehto Ei tietoa. Lomakkeen täyttämisen voi keskeyttää lomakkeen lopussa olevalla Peruuta - ja tulostaa Tulosta -toiminnolla sekä lähettää Lähetä -toiminnolla. Jos lomake siirtyy vahingossa Tahtiin kaksi kertaa tai haluat korjata aikaisemmin lähetetyn lomakkeen tietoja lähettämällä uuden lomakeaineiston, ilmoita asiasta aina Valtiokonttoriin. Lomakkeen voi täyttää ja lähettää vasta sitten kun vuosikyselyt on avattu ja lomakkeen ajankohtakenttään on päivittynyt vuosi 2015. Kun lomake on lähetetty Tahtiin, se löytyy lähetyksen jälkeen arkistosta (Tiedon toimitus > lomakekyselyt > arkisto). Varmista aina arkistosta, että lomakkeen lähettäminen on onnistunut. Jos lomaketta ei löydy arkistosta, pitää se täyttää ja lähettää uudestaan Tahtiin. Lomake löytyy vain sen henkilön arkistosta, joka on lomakkeen lähettänyt Tahtiin. 3.2 HTP:n tunnuslukulomakkeen kysymyskohtaiset ohjeet Virasto Virastovalintalistalta valitaan yksittäinen virasto tai ne virastot ja laitokset, joita koskien ilmoitetaan lomakkeella tietojen yhteismäärä. Silloin kun lähetetään samalla lomakkeella virastoryhmän tiedot, valintalistalta valitaan kokonaisuutena. Virasto valitaan listalle Lisää -toiminnolla ja poistetaan Poista valittu rivi -toiminnolla. Ks. vuositiedon toimituksen käyttöohjeen kohta 3.2.
Työajan käyttö 17 (21) Muun kuin rahana tai ylityövapaana korvatun säännöllisen työajan ylittävän ylimääräisen työajan (tuntia/henkilötyövuosi) %-osuus säännöllisestä vuosityöajasta (tuntia/henkilötyövuosi). Tyypillinen tapaus on työaikasaldoista tasoitusjakson (esim. 3 kk) lopussa leikkautuneet saldorajan (esim. +30h) ylittävät tunnit, joita ei korvata. Tieto lasketaan koko tiedusteluvuoden ajalta ja sen saa esimerkiksi viraston työajanseurantajärjestelmästä. Rahana, ylityö-, tasoitus- tai saldovapaana korvattuja tunteja ei ilmoiteta tähän. Työvoimakustannukset Ostettujen henkilöstöpanosten kustannukset, euroa Ostettujen henkilöstöpanosten, esim. ulkoistettujen palveluiden kuten konsultti-, palvelukeskus-, siivous-, puhelinvaihde-, vuokratyö-, tekninen tuki-, vartiointi- ja turvallisuuspalvelut, käännös- ja tulkkauspalkkiot, kuljetuspalvelut jne. kokonaiskustannukset euroina (2 desimaalilla). Kustannuksiin lasketaan vain henkilöstökustannukset. Esimerkiksi siivouslaskusta lasketaan mukaan vain työn osuus mutta ei työvälineitä ja -aineita. Jos laskusta ei ole luettavissa työn osuutta, voidaan se arvioida. Tarkoitus on, että virasto ilmoittaa kaikki ostetut ulkoiset henkilöstöpalvelut. Ostettuina ulkoisina henkilöstöpalveluina ei tarkoiteta tässä tilapäisiä tai ennalta arvaamattomia kiinteistön, koneiden tai laitteiden tms. huolto- ja korjaustöitä. Henkilöstön kysyntä ja tarjonta Henkilöstön rekrytointitarve yhteensä viiden seuraavan vuoden aikana, %-osuus tiedusteluvuoden lopun henkilöstöstä Tiedusteluvuotta seuraavan 5 vuoden aikana uusiin tehtäviin ja eläkkeelle jäävien tai toisen työnantajan palvelukseen siirtyvien tilalle palkattavien henkilöiden yhteismäärän %-osuus tiedusteluvuoden lopun henkilöstöstä. Tieto voidaan saada esim. viraston henkilöstösuunnitelmasta. Ylemmän korkeakoulu- ja yliopistotason tutkinnon suorittaneiden henkilöiden rekrytointitarve viiden seuraavan vuoden aikana, %-osuus tiedusteluvuoden lopun henkilöstöstä. Tiedusteluvuotta seuraavan 5 vuoden aikana uusiin tehtäviin ja eläkkeelle jäävien tai toisen työnantajan palvelukseen siirtyvien tilalle palkattavien ylemmän korkeakoulu- ja yliopistotason tutkinnon suorittaneiden (koulutusasteet 7 ja 8) henkilöiden yhteismäärän %-osuus tiedusteluvuoden lopun henkilöstöstä. Tieto voidaan saada esim. viraston henkilöstösuunnitelmasta. Ulkoiset henkilöstörekrytoinnit tiedusteluvuonna, lukumäärä Tiedusteluvuonna oman viraston tai laitoksen ulkopuolelta palkattujen henkilöiden lukumäärä yhteensä. Tiedon voi kerätä valtion rekrytointijärjestelmästä, josta saa erilaisia rekrytointiin liittyviä raportteja. Raportit tarjoavat käyttäjälle numeerista tietoa rekrytoinneista, esim. avointen virkojen/tehtävien ja hakemusten lukumääristä valitulla ajanjaksolla. Rekrytointijärjestelmän raportointiin liittyvissä asioissa tulee kääntyä ensisijaisesti oman viraston pääkäyttäjän puoleen. Hakeneiden lkm/rekrytoitujen lkm ulkoisessa rekrytoinnissa ko. vuonna Tiedusteluvuonna viraston ulkoisissa rekrytoinneissa viraston ulkopuolelta virastosta työpaikkaa hakeneiden lukumäärä jaetaan ulkoisissa rekrytoinneissa virastoon palkattujen henkilöi-
18 (21) den lukumäärällä. Tieto kertoo siis kuinka monta hakemusta on tullut yhtä täytettyä työpaikkaa kohti. Tiedon voi kerätä valtion rekrytointijärjestelmästä, josta saa erilaisia rekrytointiin liittyviä raportteja. Raportit tarjoavat käyttäjälle numeerista tietoa rekrytoinneista, esim. avointen virkojen/tehtävien ja hakemusten lukumääristä valitulla ajanjaksolla. Rekrytointijärjestelmän raportointiin liittyvissä asioissa tulee kääntyä ensisijaisesti oman viraston pääkäyttäjän puoleen. Huomioithan, että valtion rekrytointijärjestelmä uudistui huhtikuussa 2015, jolloin vanha Heli-järjestelmä vaihtui uuteen valtiolle.fi-palveluun. Mikäli virastosi ei ole tallentanut vanhasta Heli-järjestelmästä alkuvuoden (1.1.-30.4.2015) rekrytointiraportteja, voi raportin pyytää viraston pääkäyttäjän kautta valtiolle.fi-palvelupisteestä. Loppuvuoden raportit virasto saa suoraan uudesta järjestelmästä. Organisaatiolla on voimassaoleva henkilöstösuunnitelma Jos organisaatiolla on voimassaoleva henkilöstösuunnitelma, merkitään rasti Kyllä -ruutuun. Jos organisaatiolla ei ole henkilöstösuunnitelmaa tai se on vanhentunut, merkitään rasti Ei - ruutuun. Tasa-arvo Organisaatiossa on tehty tasa-arvosuunnitelma Jos organisaatiossa on tehty tasa-arvolain mukainen tasa-arvosuunnitelma, merkitään rasti Kyllä -ruutuun. Tasa-arvosuunnitelma voi olla itsenäinen suunnitelma tai se voi olla osa henkilöstö- ja koulutussuunnitelmaa tai työsuojelun toimintaohjelmaa. Jos tasa-arvosuunnitelmaa ei ole tehty, merkitään rasti Ei -ruutuun. Organisaation tasa-arvosuunnitelma on tehty tiedusteluvuoden aikana Jos organisaation tasa-arvosuunnitelma tehtiin tiedusteluvuoden aikana tai aiemmin tehty tasa-arvosuunnitelma päivitettiin tiedusteluvuoden aikana, merkitään rasti Kyllä -ruutuun. Jos organisaatiossa ei ole tehty tasa-arvosuunnitelmaa tai tasa-arvosuunnitelmaa ei päivitetty tiedusteluvuoden aikana, merkitään rasti Ei -ruutuun. Organisaation tasa-arvosuunnitelmaan sisältyvä tasa-arvoselvitys on tehty tiedusteluvuoden aikana Jos organisaation tasa-arvosuunnitelmaan sisältyvä tasa-arvoselvitys tehtiin tai aiemmin tehty selvitys päivitettiin tiedusteluvuoden aikana, merkitään rasti Kyllä -ruutuun. Jos organisaatiossa ei ole tehty tasa-arvosuunnitelmaan sisältyvää tasa-arvoselvitystä tai tasa-arvoselvitystä ei päivitetty tiedusteluvuoden aikana, merkitään rasti Ei -ruutuun. Sairaustapausten yleisyys Sairauksista johtuvat työterveyshuollossa käynnit/htv Tiedusteluvuonna sairauksista tai tapaturmista johtuvien työterveyshuollossa käyntien yhteislukumäärä jaetaan organisaatiossa tiedusteluvuonna tehtyjen henkilötyövuosien määrällä ja ilmoitetaan jakolaskun tulos. Käyntien lukumäärän saa omalta työterveysasemalta.jokainen sairaudesta tai tapaturmasta johtuva käynti lääkärin, terveydenhoitajan, laboratorion yms. vastaanotolla lasketaan erikseen ja lisätään käyntien yhteismäärään. Sama sairaus tai tapaturma voi siten aiheuttaa useita käyntikertoja työterveyshuollossa. Tähän ei lueta mukaan ennaltaehkäisevän työterveyshuollon kuten esim. työhöntulo- ja ikäryhmätarkastusten käyntejä.
Vaihtuvuus Oman organisaation sisällä tehtäviä vaihtaneiden %-osuus 19 (21) Tiedusteluvuoden aikana oman viraston tai laitoksen sisällä työtehtävästä toiseen siirtyneiden henkilöiden yhteislukumäärän %-osuus viraston tai laitoksen kokonaishenkilöstömäärästä tiedusteluvuotta edeltävän vuoden lopussa. Työtehtävien vaihtamisella tarkoitetaan työtehtäväkokonaisuuden vaihtamista, johon usein liittyy tehtävänimikkeen vaihtuminen (esim. suunnittelija -> projektipäällikkö), kun henkilö esimerkiksi nimitetään uuteen virkaan tai toimeen. Kun henkilö hoitaa virkaa tai tehtävää ja siinä tapahtuu muutoksia, esimerkiksi nimikkeen tai vaativuusryhmän muutos, ei sitä lueta sisäiseksi vaihtuvuudeksi. Sisäiseen vaihtuvuuteen ei myöskään lasketa viraston organisaatiorakenteen muutoksista johtuvia henkilöiden siirtymiä organisaation sisällä. Osaaminen Osaamistasoindeksi Henkilöstön keskimääräistä osaamistasoa kuvaavan osaamistasoindeksin arvo. Indeksin arvo vaihtelee välillä 1-5 (1 = matalin,..., 5 = korkein). Osaamistasoindeksin laskeminen on mahdollista vain, jos organisaatiossa on otettu käyttöön osaamisen johtamisjärjestelmä. Osaamisen johtamisjärjestelmän rakentamista kuvataan oppaassa: Osaamisen johtaminen osana valtion henkilöstötilinpäätöskäytäntöä, Valtion työmarkkinalaitoksen julkaisuja 8/2000. Käsikirjaa voi lukea ja tulostaa valtiovarainministeriön Internet-sivuilta osoitteesta: http://vm.fi/dmsportlet/document/380597. Huom. osaamistasoindeksillä ei tarkoiteta koulutustasoindeksiä. Kehittymisen tuki Kehityskeskusteluja käyneiden henkilöiden %-osuus Tiedusteluvuoden aikana esimiehen kanssa omaa työtä ja uralla kehittymistä koskevan kehityskeskustelun käyneiden henkilöiden %-osuus tiedusteluvuoden lopun henkilöstömäärästä. Ilmoitetaan vain, jos asiasta on käytettävissä henkilöstön näkemykseen perustuva tieto, joka voidaan saada esim. henkilöstölle tehdystä kyselystä. Henkilöiden, joille on tehty osaamiskartoitus, %-osuus Henkilöiden, joille on tehty dokumentoitu osaamiskartoitus, lukumäärän %-osuus tiedusteluvuoden lopun henkilöstöstä. Henkilöiden, joille on tehty kirjallinen kehittämis- ja /tai urasuunnitelma, %- osuus Henkilöiden, joille on tehty kirjallinen kehittämis- ja urasuunnitelma, lukumäärän %-osuus tiedusteluvuoden lopun henkilöstöstä. Kehittämissuunnitelmalla ei tarkoiteta tulos- ja kehityskeskusteluissa sovittuja tehtävien kehittämiskohteita. Johto- ja esimiestehtävissä toimivien, jotka ovat olleet johtamis- ja/tai esimieskoulutuksessa vähintään 40 tuntia, %-osuus johto- ja esimiestehtävissä toimivista Ylimpään (esim. virastojen ja laitosten johtajat) ja keskijohtoon (esim. tulosyksikköjen johtajat ja päälliköt) ja esimiehiin (työajasta yli puolet kuluu esimiestehtäviin tai tehtävä on työjärjestyksessä määrätty esimiestehtäväksi) kuuluvien henkilöiden, jotka olivat tarkasteluvuoden aikana vähintään 40 tuntia johtamis- ja esimieskoulutuksessa, lukumäärän %-osuus kaikkien johtajien ja esimiesten yhteislukumäärästä.
20 (21) Tiedusteluvuoden aikana organisaation henkilöstön tekemien aloitteiden määrä/htv Tiedusteluvuoden aikana organisaation henkilöstön tekemien aloitteiden määrä jaetaan organisaatiossa samana aikana tehtyjen henkilötyövuosien määrällä ja ilmoitetaan jakolaskun tulos. Tyypillisiä aloitteen keräyksen muotoja ovat esim. aloitelaatikot tai viraston henkilöstölleen tekemät erilaiset kyselyt. Lasketaan kaikki aloitteet riippumatta siitä, johtavatko ne toimenpiteisiin vai ei. Työtyytyväisyyden edistäminen ja ylläpito Työyhteisön kehittämiseen liittyvät investoinnit, euroa/henkilötyövuosi Tiedusteluvuonna työyhteisön kehittämiseen, ts. yhteistyön ja työtyytyväisyyden kohentamiseen, töiden parempaan organisointiin kuten prosessien, menetelmien yms. parantamiseen käytetyt nettomenot jaetaan organisaatiossa tiedusteluvuonna tehtyjen henkilötyövuosien määrällä ja ilmoitetaan jakolaskun tulos. Investointeihin lasketaan myös henkilöstön työyhteisön kehittämiseen käyttämän työajan työvoimakustannukset. Tieto lasketaan koko tiedusteluvuoden ajalta. Kehittämisinvestoinneista ei voida antaa tarkkaa luetteloa, joten sen tulkinta ratkaistaan virastossa. Investointitermillä tarkoitetaan tässä kehittämisinvestointeja laajassa merkityksessä. Kustannuksiin lasketaan toimintamenoista maksetut kustannukset, käytetyn työajan työvoimakustannukset ja muiden investointien (esim. välineiden tai järjestelmien hankintamenot) nettomenot. Työyhteisön kehittämiseen liittyviin investointeihin ei lasketa mukaan työterveyshuoltoon kuuluvia palveluja. Työkunnon edistäminen ja ylläpito Liikunnan aktivointiin ja tukemiseen liittyvät investoinnit, euroa/henkilötyövuosi Tiedusteluvuonna henkilöstön yksilöllisen tai ryhmäliikunnan aktivointiin ja tukemiseen käytetyt nettomenot jaetaan organisaatiossa tiedusteluvuonna tehtyjen henkilötyövuosien määrällä ja ilmoitetaan jakolaskun tulos. Investointeihin lasketaan myös henkilöstön ko. kehittämistyöhön käyttämän työajan työvoimakustannukset. Tieto lasketaan koko tiedusteluvuoden ajalta. Tällaisia investointeja ovat esimerkiksi liikuntasetelit ja erilaisten liikuntamuotojen tukeminen. Muut työkunnon ylläpitoon ja parantamiseen liittyvät kustannukset, euroa/henkilötyövuosi Tiedusteluvuonna muut yksilön tai ryhmän työkunnon ylläpitämiseen ja parantamiseen käytetyt nettomenot jaetaan organisaatiossa tiedusteluvuonna tehtyjen henkilötyövuosien määrällä ja ilmoitetaan jakolaskun tulos. Investointeihin lasketaan myös henkilöstön ko. kehittämistyöhön käyttämän työajan työvoimakustannukset. Tieto lasketaan koko tiedusteluvuoden ajalta. Tällaisia kustannuksia ovat esimerkiksi kulttuurisetelit ja erilaisten kerhojen sekä ryhmien tukeminen. Esimerkiksi viraston palkkaaman hierojan tai liikunnanohjaajan palkka luetaan muihin työkuntoa edistäviin henkilöstöinvestointeihin. Kustannuksia laskettaessa tulee huomata, että kohdassa ilmoitetaan nettoinvestoinnit. Jos hieroja tai liikunnanohjaaja on palkattu työllistämistuella, TE-toimiston maksama työllistämistuki vähennetään nettoinvestoinnista.