Pvm 10.06.2009 Venäjän ja Itä-Euroopan instituutti Antinkatu 1 Dnro 20/210/2009 00100 HELSINKI Asia: Opetusministeriön tilinpäätöskannanotto Venäjän ja Itä-Euroopan instituutin vuoden 2008 toiminnasta Kannanoton säädösperusta ja valmistelu Valtion talousarviosta annetun lain (423/1988) ja talousarvioasetuksen (11.12.1992/1243) 66i :n (7.4.2004/254) mukaan ministeriön on annettava vuosittain viimeistään varainhoitovuotta seuraavana kesäkuun 15. päivänä perusteltu kannanotto hallinnonalansa tiliviraston ja valtion rahaston tilinpäätöksestä ja niistä toimenpiteistä, joihin tilinpäätös ja siitä annettu valtiontalouden tarkastusviraston tilintarkastuskertomus ja muut tiliviraston toimintaa ja taloutta sekä tilinpäätöstä koskevat selvitykset ja lausunnot antavat aihetta. Venäjän ja Itä-Euroopan instituuttia koskeva kannanotto on valmisteltu opetusministeriön kulttuuri-, liikunta- ja nuorisopolitiikan osaston asianomaisella alaisen viraston ohjauksesta vastaavan taideyksikön kulttuuriviennin- ja vaihdon tulosalueella. Arvio toiminnan vaikuttavuuden ja tuloksellisuuden kehityksestä ja asetettujen tulostavoitteiden toteutumisesta Venäjän ja Itä-Euroopan instituutista on säädetty laissa (L 857/1992) ja asetuksessa (A 1100/2001). Opetusministeriön vuonna 2005 hyväksytyn Taiteen ja kulttuurin Venäjä - ohjelman ja Venäjän ja Itä-Euroopan instituutin vuosien 2010-2013 toiminta- ja taloussuunnitelman tavoitteiden mukaisesti sekä helmikuussa 2007 valmistuneen instituutia koskevan selvityksen pohjalta instituuttia kehitetään monipuoliseksi kansainväliseksi ja valtakunnalliseksi kulttuurin ja taiteen kentässä toimivaksi osaamisja palvelukeskukseksi sekä kentän sisällä laajasti verkottuneeksi asiantuntijalaitokseksi. Asetuksessa määrättyjen tehtävien sekä instituutin toimintaa ohjaavien toimintaohjelmien ja suunnitelmien pohjalta opetusministeriö on vahvistanut tavoitteet Venäjän ja Itä-Euroopan instituutin toiminnalle vuosille 2008-2010 opetusministeriön ja Instituutin välisessä tulossopimuksessa 20.12.2007. Tulossopimuksessa todetaan, että "Vuoden 2008 alussa aloittava Instituutin uusi johtaja ja opetusministeriö voivat tarvittaessa tarkentaa tätä sopimusta vuoden 2008 alkupuolella". Tulossopimusta tarkennettiin 24.1.2008 tavoitteena toimintamuotojen modernisointi ja vaikuttavuuden lisääminen. Alkuvuodesta 2008 Instituutin missio ja toiminta-ajatus uudistettiin lain ja asetuksen puitteissa sekä ottaen huomioon toimintaympäristössä tapahtuneet muutokset ja vuonna 2007 instiuutista tehdyn selvitystyön tulokset että käytettävissä olevat resurssit. Instituutin organisaatio uudistettiin vastaamaan uusia toimintalinjauksia, instituutille IDA: 266214
Sivu 2/7 luotiin kehittämissuunnitelma ja eri yksiköille omat toimintasuunnitelmat. Yhteistyötä opetusministeriön ja keskeisten sidosryhmien kanssa tiivistettiin sekä aloitettiin toiminnan määrällisten ja laadullisten mittareiden kehittämistyö. Arvio toiminnan vaikuttavuudesta Instituutti on arvioinut tulossopimuksessa sovitun toimintannan, palvelutarjonnan ja kehittämistavoitteiden vaikuttavuutta kansainvälisellä tasolla sekä kotimaassa. Kansainvälistä vaikuttavuutta on saavutettu osallistumalla Pohjoisen ulottuvuuden kulttuurikumppanuuden valmisteluun opetusministeriön ja eri sidosryhmien kanssa. Lisäksi Instituutti on ollut mukana edistämässä yhteispohjoismaisen kulttuuri- ja elinkeinoelämän sektorien välisen KreaNord -hankkeen toimeenpanoa Suomessa. Tämä kehitys on linjassa niiden toimenpiteiden kanssa, joita opetusministeriö piti vuoden 2007 tilinpäätöskannanotos-saan tarpeellisina vuoden 2008 toiminnan kehittämisessä. Kotimaassa Instituutti on kasvattanut vaikuttavuuttaan uuden strategian ja toimintasuunnitelman mukaisesti suuntaamalla toimintaa ulospäin verkottumisen, uudistetun www-sivuston ja suurien yleisötilaisuuksien avulla. Näin edistettiin monikulttuurisuutta, tuettiin Venäjältä ja Itä-Euroopasta muuttaneiden kieltä ja kulttuuria sekä integraatiota suomalaiseen yhteiskuntaan. Toiminnan vaikuttavuutta lisättiin välittämällä aktiivisesti informaatiota tulossopimuksessa sovituilta alueilta mm. Pohjoisen ulottuvuuden kulttuurikumppanuusvalmisteluista tapaamisten, seminaarien, tilaisuuksien ja Internetin avulla sekä osallistumalla verkostotyöhön. Instituutti on toimittanut venäjänkielisen Suomi-internetsivuston venäjänkielisille Venäjällä ja Suomessa, uudistanut kirjaston profiilia ja kehittänyt sitä yhteistyössä Helsingin kaupungin kanssa osana Keskustakirjastosuunnitelmia. Instituutti laati myös laajan sidosryhmärekisterin, jota voidaan hyödyntää tiedottamisessa, hanketyössä ja verkottamisessa. Näiden informaatiokanavien kautta Instituutti on kasvattanut vaikuttavuuttaan sovituilla tulosalueilla ja toimintansa kannalta keskeisten kohderyhmien keskuudessa. Uuden strategiansa mukaisesti Instituutti panosti toimintakertomusvuonna innovatiiviseen toimintaan valmistelemalla yhteistoiminnassa opetusministeriön kanssa kolmivuotisen Luova kompassi -lähialueyhteistyöhankkeen. Hankkeella kehitetään Pohjoisen ulottuvuuden alueella uudentyyppisiä kulttuuri- ja elinkeinosektorin yhteisiä luovan talouden hankkeita Suomen ja Venäjän välillä. Instituutti laati yhdenvertaisuus- ja tasa-arvosuunnitelman skeä kestävän kehityksen strategian, jotka edistävät monikulttuurisuutta käytönnön toiminnassa sekä tuovat instituutin palvelut lähemmäksi erityispalveluja tarvitseville asiakkaille. Edellämanitut kehittämistoimet lisäsivät Instituutin tulossopimuksessa sovittujen tehtävien yhteiskunnallista vaikuttavuutta. Arvio toiminna tuloksellisuudesta Instituutti on kehittänyt toimintaansa uuden johtajan aloitettua työnsä vuoden 2008 alusta ja toteuttanut tuloksekkaasti tulossopimuksessa sovittuja tavoitteita sekä toimenpiteitä, joita opetusministeriö piti vuoden 2007 tilinpäätöskannanotossaan tarpeellisina vuoden 2008 toiminnan kehittämisessä.
Sivu 3/7 Vuoden 2007 tilinpäätöskannanotossaan opetusministeriö totesi, että Instituutin tulee edelleen terävöittää toimintansa missiota, visiota ja strategiaa vuoden 2008 toiminnassaan. Instituutin johtokunta vahvisti kesällä 2008 uuden vision ja toimintaajatuksen, jonka mukaan Instituutti kehittää tiedotus-, konsultointi- ja hankevalmistelupalveluja kulttuurisektorin luovien alojen toimijoille, toimeenpanee integraatioon tähtääviä monikulttuurisia hankkeita, osallistuu lähialueyhteistyöhön sekä avustaa opetusministeriötä EU:n ja Venäjän sekä Pohjoisen ulottuvuuden kulttuurikumppanuusvalmisteluissa. Uutta strategiaa symboloi neljä i:tä: Itä-Eurooppa, informaatio, integraatio ja innovaatio, joiden valossa arvioidaan jatkossa Instituutin toiminnan yhteiskunnallista vaikuttavuutta. Toisena tärkeänä kehittämiskohteena opetusministeriö piti tulossopimuksen kohtaa 3. Palvelutarjonta ja kehittämistavoitteet liittyen EU:n ja Venäjän väliseen kulttuuriyhteistyöhön sekä Pohjoisen ulottuvuuden kulttuurikumppanuuden ja Suomen ja Venäjän välisen lähialueyhteistyön kehittämiseen konkreettisten selvitystöiden ja hankkeiden avulla. Instituutti avusti opetusministeriötä Pohjoisen ulottuvuuden partnereista (EU, Islanti, Norja ja Venäjä) muodostetun asiantuntijaryhmän kokousten valmistelussa sekä osallistumalla yhteispohjoismaiseen kulttuuri- ja elinkeinoelämän sektorin yhteisen KreaNord-hankeen valmisteluun ja verkostotoimintaan sekä sen kehittämiseen. Molemmilla aloitteilla Instituutti kehitti kulttuurisektorin kansainvälistä näkyvyyttä, taloudellista vaikuttavuutta ja kykyä vastata globalisaation ja kasvavan kansainvälisen kilpailun haasteisiin. Kulttuurikumppanuuden valmistelua edistettiin myös Luova kompassi -hankehakemuksen valmistelun avulla sekä teettämällä jatkoselvitys Pohjoisen ulottuvuuden alueella julkisella tuella viime vuosina tehdyistä eri taiteen ja kulttuurin alan hankkeista. Edellisessä tilinpäätöskannanotossaan opetusministeriö piti tärkeänä jatkaa Instituutin kirjaston avokokoelmien takautuvaa sähköistä luettelointia käytettävissä olevien resurssien puitteissa. Instituutin johtokunta asetti vuoden 2008 alussa selvitysryhmän pohtimaan kirjaston kehittämistä ja tilakysymystä. Selvityksen tuloksena kirjastolle määriteltiin uusi ei-tieteellinen profiili, ja tärkeimpänä tulevaisuuden haasteena nähtiin perustoimintojen automatisointi, laadukkaat asiakaslähtöiset kokoelmat ja palvelut, aineiston takautuva luettelointi tietokantaan sekä markkinointi ja tiedotus. Kirjastoa päätettiin myös kehittää osana Keskustakirjastoa Helsingin kaupungin ja valtion välisenä yhteistyönä. Instituutti onnistui vauhdittamaan jatkuvien julkaisujen ja kirjojen takautuvaa luettelointia ylittäen yli puolella itselleen asetetun tavoitteen. Tavoitteeseen päästiin, koska kirjasto suljettiin kahdeksi kuukaudeksi, mikä mahdollisti sen, että henkilökunnan koko työpanos ohjattiin asiakaspalvelusta luettelointitehtäviin. Lisäksi kirjastossa otettiin käyttöön atk-lainaus, uusi luettelointiformaatti ja Lindayhteisluettelo-järjestelmä. Kirjaston toimivuutta ja viihtyvyyttä lisättiin tilajärjestelyin ja kalustehankinnoin. Kirjasto ottaa kehittämistyössään huomioon Kansallinen digitaalinen kirjasto -hankkeen. Kirjaston käyttöasteessa jäätiin tavoitteesta 26 %, ja lainojen määrä laski edellisestä vuodesta 20,6 %. Takautuvan automatisoinnin hyväksi tehty kirjaston sulkemispäätös sekä tilojen remontointi selittänee osittain kävijämäärien laskun. Toimintavuoden lainanhinta oli 10,5, mikä oli 2,5 yli tavoitehinnan. Lainan keskihinta tulee kohoamaan merkittävästi vuonna 2009, kun lukusalilainojen tilastointi muutetaan vastaamaan kirjastojen yhteistilastostandardeja. Tietopalvelun käyttöasteelle asetettu tavoite alittui 21 %:lla, mitä selittää Instituutin muuttunut toimintaprofiili sekä kirjaston sulkeminen kahdeksi kuukaudeksi.
Sivu 4/7 Tietopalvelun kirjastojen yleisistä standardeista poikennut tilastointi korjataan vastaamaan nykyisin käytössä olevia standardeja vuonna 2009. Instituutti kehittää kirjastosektorin yhteisestä, kansallisesta asiakaskyselystä venäjänkielisen version vuonna 2009, koska vuonna 2008 vastaajamäärät jäivät vähäisiksi. Kysely toteutettiin vain suomenkielisenä. Kirjastosta tiedottamista on tehostettu lehdissä ja internetissä ilmoittelun, isoihin tapahtumiin osallistumisen (Taiteiden yö, Helsingin kirjamessut) ja vierailijaryhmille esittelyn avulla. Instituutti kasvatti tuloksellisuuttaan ja lisäsi yhteiskunnallista vaikuttavuuttaan sekä ulkopuolista rahoitusta käynnistämällä ja osallistumalla monenkeskisiin hankkeisiin ja kehittämällä voimakkaasti yhteistoimintaansa eri sidosryhmien kanssa. Pohjoisen ulottuvuuden hanketoiminnan lisäksi Instituutti toteutti opetusministeriön Taiteen ja kulttuurin Venäjä -ohjelmaa toimimalla kumppanina ja asiantuntijana Suomen kansalais- ja työväenopistojen liiton (KTOL) Venäjä-yhteistyöhankkeessa sekä osallistumalla Helsingin kirjamessuille ja Taiteiden yö -tapahtumaan sekä järjestämällä eri asiantuntijaryhmille suunnattuja seminaareja. Opetusministeriö piti edellisessä tilinpäätöskannanotossaan edelleen tärkeänä henkilöstöpolitiikan kehittämistä vuonna 2007 hyväksytyn henkilöstöstrategian pohjalta. Instituutti vahvisti merkittävästi henkilöstöresurssejaan palkkaamalla kolme uutta henkilöä avainvirkoihin ja uudisti henkilöstöpolitiikkaansa kehittämällä kokouskäytöntöjä siten, että henkilöstö pääsi osallistumaan Instituutin asioiden suunnitteluun. Instituutti kehitti työyhteisönsä monikulttuurisuutta palkaamalla 5 venäjänkielistä työharjoittelijaa ja tarjoamalla TET-harjoittelupaikkoja 8:lle venäjänkielentaitoiselle peruskoulun 9. luokkalaiselle ja lyhytaikaisia harjoittelupaikkoja 5:lle opiskelijalle. Harjoittelijat pyritään kouluttamaan Instituutin vakituisiksi avustajiksi. Syksyn 2007 ja kesän 2008 välisenä aikana Instituutissa oli avoinna 5 eri tehtävää, joihin haki yhteensä 111 hakijaa. Instituutista on kehittymässä houkutteleva ja tunnettu toimija sekä työnantaja. Instituutti käynnisti Uutta virtaa - työhyvinvointihankkeen ja yksi työntekijä pääsi Kaiku-kehittäjäkoulutukseen. Instituutti osallistui edellistä vuotta enemmän maksulliseen ulkopuolisten järjestämään koulutukseen ja järjesti lisäksi omissa tiloissa henkilökunnalle yhteistä koulutusta. Instituutille laaditiin Yhdenvertaisuus- ja tasa-arvosuunnitelma. Lisäksi neljän hengen työryhmä valmisteli Instituutin siirtymistä Valtiokonttorin palvelukeskuksen asiakkaaksi. Instituutti päivitti henkilöstöstrategiansa loppuvuodesta 2008. Päivityksessä huomioitiin toiminnassa tapahtuneet muutokset ja tulostavoitteet. VM-Baron henkilöstökyselyssä oltiin keskitasoa tyytyväisempiä kaikkiin muihin osaalueisiin paitsi kehittymisen tukeen. Henkilöstötilinpäätöksessä ei tapahtunut oleellisia muutoksia lukuunottoamatta yhtä pitkältä kuntoutumislomalta palannutta henkilöä, joka siirtyi sairauslomalle huhtikuussa 2008. Ilman tätä yksittäistä tapausta, joka nosti henkilöstötilinpäätöksen sairauspoissaoloja (2008: 27,89; 2007:13,47), sairauspoissaolojen määräksi vuonna 2008 jää 8,76 pv/htv, mikä on selvästi edellisvuotta vähemmän. Instituutti on uudistanut ja kehittänyt toimintaansa määrätietoisesti tulossopimuksessa sovittujen kehittämissuuntien ja -periaatteiden sekä -tavoitteiden mukaisesti ja toteuttanut hyvin opetusministeriön tarpeellisina pitämiä toimenpiteitä vuodelle 2008. Erityisenä ansiona voidaan pitää ulkopuolisen rahoituksen merkittävää lisääntymistä. Instituutti hankki ulkopuolista rahoitusta bruttotuloina 71 475. Vastaava luku edellisenä vuonna oli 1 959. Lisäksi Institutti sai Valtionkonttorilta 6 800 työhyvinvointikoulutukseen ja Instituutti hyväksyttiin TYKES-hankkeeseen "Aineettoman pääoman johtaminen", mikä vastaa noin 12 000. Hanke alkoi vuonna
Sivu 5/7 2008, mutta sen arvo kirjataan vuodelle 2009. Hankkeen avulla kehitetään Instituutin yhteiskunnallista vaikuttavuutta ja sen mittaamiseen tarvittavia laadullisia ja määrällisiä mittareita. Tuloksellisuusraportoinnin asianmukaisuus Venäjän ja Itä-Euroopan instituutin vaikuttavuus- ja tuloksellisuusraportoinnin perusteet ovat opetusministeriön käsityksen mukaan asianmukaiset. Instituutti on kehittänyt toimintakertomusraportointiaan Valtionkonttorin ohjeistuksen mukaisesti käyttäen samalla valtiovarainministeriön Tulosprisman määrittelemiä tuloksellisuuden peruskriteerejä. Raportoinnissa on kuvattu havainnollisesti tulostavoitteiden mukaisen toiminnan ja sen tuotosten vaikuttavuutta. Toimintakertomuksesta saa yksityiskohtaisen tiedon toiminnan tehokkuudesta, tehdyistä tuotoksista sekä laadunhallinnasta. Mainitsemisen arvoista on myös raportointi suunnitellusta toiminnasta ja hankkeista, joista oli jouduttu luopumaan toimintavuoden aikana. Instituutti kokosi tietopohjaa toimintansa tehokkuudesta ja laadunhallinnasta kirjastokyselyn, seminaaripalautteiden ja henkilöstökyselyn kautta sekä seuraamalla uudistetun sivuston herättämää mielenkiintoa. Instituutti voi kehittää edelleen raportointiaan nykyisen Valtionkonttorin suosittaman ohjeistuksen pohjalta. Tulevassa raportoinnissa voidaan hyödyntää TYKES -hankkeen "Aineettoman pääoman johtaminen" aikana kehitettäviä laadullisia ja määrällisiä mittareita, joilla voidaan tarkemmin raportoida Instituutin yhteiskunnallista vaikuttavuutta. Tilinpäätöstä koskevat raportit ovat tehty Valtiokonttorin ja opetusministeriön antamien ohjeiden mukaisesti. Tilinpäätösanalyysi on tehty kattavasti ja se antaa oikean kuvan toiminnan rahoituksesta ja menoista. Opetusministeriön tilivirastoon suoritetussa Valtiontalouden tarkastusviraston tarkastuksessa ei ole huomautettavaa Venäjän ja Itä-Euroopan Instituutin kirjanpitoon ja tilinpäätöstietoihin. Ministeriön kanta tarpeellisista toimenpiteistä Venäjän ja Itä-Euroopan instituutissa Opetusministeriö katsoo, että Instituutin tulee jatkaa toimintansa kehittämistä uudistuneen toiminta-ajatuksensa mukaisella tavalla toimeenpanemalla 18.12.2008 uudistettua opetusministeriön ja Itä-Euroopan instituutin välistä tulossopimusta vuosille 2009-2010. Instituutin vuonna 2008 onnistuneesti toteutetun mission, vision, strategian ja toimintaajatusta koskevan uudistamistyön sekä toiminnallisuuden parantamiseksi tehdyn organisaatiouudistuksen jälkeen Instituutin on oleellista keskittyä vuonna 2009 toimintansa sisällön kehittämiseen konkreettisten hankkeiden avulla kiinnittäen edelleen huomiota ulkopuolisen rahoituksen merkittävyyteen toiminnan kehittämisessä. Opetusministeriö pitää tärkeänä Instituutin Luova kompassi -hankkeen käynnistämistä vuonna 2009 ulkoministeriön lähialueyhteistyön osarahoituksella. Tämän ja muiden konkreettisten hankkeiden avulla Instituutin tulee kehittää tiedotus-, konsultointi- ja hankevalmistelupalveluiden tarjontaa luovien alojen toimijoille ja osallistua
Sivu 6/7 yhteistoiminnassa opetusministeriön kanssa Pohjoisen ulottuvuuden kulttuurikumppanuuden valmisteluun. Opetusministeriön näkökulmasta Instituutin on tärkeää kehittää aloitteellisesti monikulttuurisia omaa kieltä, kulttuuria ja identiteettiä vahvistavia sekä kotoutumista, osallisuutta ja osallistumista edistäviä hankkeita venäjänkielisen väestönosan tarpeisiin. Tässä työssä Instituutin tulee ottaa työnsä perustaksi opetusministeriön kulttuuripolitiikan strategian 2020, opetusministeriön julkaisuja -sarjan julkaisun 2006:6 "Taiteen ja kulttuurin saavutettavuus. Opetusministeriön toimenpideohjelma 2006-2010", opetusministeriön politiikka-analyysejä -sarjan julkaisun 2009:3 "Maahanmuuttaja-väestön asema opetusministeriön tehtäväalueilla" ja vuonna 2009 valmistuvat opetusministeriön maahanmuuttopoliittiset linjaukset. Opetusministeriö pitää edelleen ajankohtaisena kirjaston rakennemuutoksen jatkamista ja toiminnan nykyaikaistamista, kokoelmien karsintaa ja takautuvan luetteloinnin jatkamista. Kehittämistyössä on oleellista ottaa huomioon Kansallinen digitaalinen kirjasto -hanke sekä jatkaa keskusteluyhteyksien ylläpitoa kaupungin ja valtion kanssa liittyen Keskustakirjaston kehittämiseen. Venäjän ja Itä-Euroopan instituutin tulee valmistella ja esittää opetusministeriölle aikataulun sisältävä suunnitelma viraston siirtymisestä kalleimman keskustavyöhykkeen ulkopuoliselle alueelle nykyisen vuokrasopimuksen aikataulun sallimissa puitteissa. Toimenpidepyyntö perustuu valtion 16.11.2005 hyväksyttyyn toimitilastrategian toimintalinjaukseen, joka koskee valtioneuvoston eri hallinnonalojen muiden virastojen kuin ministeriöiden siirtymistä kalleimman keskustavyöhykkeen ulkopuolisille alueille sitä mukaan kun vuokrasopimuksiin tulee normaali irtisanomismahdollisuus. Ministeriön omat toimenpiteet Venäjän ja Itä-Euroopan instituutin tuloksellisuuden parantamiseksi Opetusministeriö kehittää Instituutin ohjausta Pohjoisen ulottuvuuden kulttuurikumppanuus-valmisteluihin sekä lähialueyhteistyön Luova kompassi - hankkeeseen, maahanmuuttajapolitiikkaan ja kirjaston palvelutehtävään liittyen. Samalla pyritään edistämään ja tukemaan Instituutin pyrkimyksiä kehittää toimintaansa ulkopuolisen rahoituksen hankinnassa tulossopimuskaudella 2009-2010. Tuloksellisuuteen pyritään vastavuoroisen ja aktiivisen valmistelu-, ohjaus-, ja konsultaatiotyön avulla. Ylijohtaja Riitta Kaivosoja Kulttuuriasiainneuvos Maija Lummepuro
TIEDOKSI Valtiovarainministeriö Valtiontalouden tarkastusvirasto Valtion tilintarkastajat Valtionkonttori 7 (7)