Asiakirjataksa Asiakirja- ja tietopalvelumaksut Varsinais-Suomen sairaanhoitopiirin kuntayhtymässä Hallitus 14.6.2016 87 1. Johdanto Viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain (621/1999, julkisuuslaki) mukaan jokaisella on oikeus saada tieto viranomaisen julkisesta asiakirjasta. Lisäksi julkisuuslaissa säädetään asianosaisen oikeudesta saada tieto muusta kuin julkisesta asiakirjasta, joka voi tai on voinut vaikuttaa hänen asiansa käsittelyyn. Viranomaisen asiakirjan kopiosta sekä tietojen antamisesta tulosteena taikka teknisen käyttöyhteyden avulla tai muuten sähköisesti tai siihen verrattavalla tavalla samoin kuin viranomaisen tietopalveluna voidaan periä maksu. Henkilötietolain (523/1999) mukaan jokaisella on oikeus tietää, mitä tietoja hänestä on tallennettu henkilörekisteriin tai, ettei häntä koskevia tietoja ole rekisterissä. Rekisterinpitäjä saa periä tietojen antamisesta korvauksen siinä tapauksessa, että asianomaisen edellisestä tarkastusoikeuden käyttämisestä on kulunut aikaa vähemmän kuin vuosi. Tarkastusoikeuden käyttäminen on siis maksutonta kerran 12 kuukauden aikana. Kuntalain mukaan valtuusto päättää kunnan palveluista ja muista suoritteista perittävien maksujen yleisistä perusteista. Tämä on kirjattu myös sairaanhoitopiirin hallintosääntöön koskien asiakirjoista maksettavaa lunastusta. Kuntayhtymän valtuuston päätöksen mukaan hallitus päättää tarkemmin julkisuuslain piiriin kuuluvien maksujen perusteista ja euromääristä. Hallituksen hyväksymä euromääräinen asiakirja- ja tietopalvelumaksuhinnasto perittävistä maksuista on tämän ohjeen liitteenä.
2. Maksun määräytyminen Maksua ei peritä, kun 1. asiakirjasta annetaan tietoja suullisesti 2. asiakirja annetaan viranomaisen luona luettavaksi tai jäljennettäväksi 3. julkinen sähköisesti tallennettu asiakirja lähetetään tiedon pyytäjälle sähköpostitse 4. sähköisesti tallennettu asiakirja lähetetään asianosaiselle sähköpostitse 5. pyydetyn asiakirjan antaminen kuuluu viranomaisen neuvonta-, kuulemis-, tai tiedottamisvelvoitteen piiriin 6. asiakirjasta, joka lain mukaan on annettava toiselle viranomaiselle 7. henkilötietolain mukaisesta tarkastusoikeuden käyttämisestä, kun tarkastusoikeuden viimeisestä käyttämisestä on kulunut aikaa enemmän kuin yksi vuosi (tarkastusoikeuden käyttäminen on maksutonta kerran 12 kuukauden aikana) 8. sairaanhoitopiirin kuntayhtymän omilta peruskunnilta, sairaanhoitopiirin yksiköiltä, toimielimiltä, viran- tai toimenhaltijoilta taikka luottamushenkilöiltä näiden pyytäessä tietoja asiakirjasta viran tai tehtävän hoitamiseen kuuluvissa tehtävissä. 9. pöytäkirjanotteesta, joka annetaan asianomaiselle tiedoksi 10. kuntayhtymän virasta tai työsuhteesta johtuvan eläkkeen tai muun edun hakemista varten tarvittavasta asiakirjasta eli asianomaista koskevasta palvelu- ja palkkatodistuksesta 11. muusta asiakirjasta, joista lain tai asetuksen mukaan ei peritä maksua 12. maksu on suuruudeltaan niin pieni, ettei se kata laskun lähettämisestä sairaanhoitopiirille aiheutuvia kustannuksia Tavallisesti annettavasta asiakirjan kopiosta tai muusta tulosteesta peritään sivukohtainen maksu lukuun ottamatta edellä 1 12 kohdissa lueteltuja tapauksia. Tällöin annettavat asiakirjat ovat joko kokonaan julkisia tai sellaisia asiakirjoja, josta salassa pidettävät tiedot ovat helposti poistettavissa tai liittyvät muulla lailla pyytäjän tiedonsaantioikeuden piiriin. Asiakirjan on oltava lisäksi yksilöitävissä ja löydettävissä luokittelu- tai muulla hakutiedolla tietojärjestelmästä. 2 (5)
3. Erityistoimenpiteitä vaativat asiakirjapyynnöt 4. Kuvaverkkopalvelut Mikäli tiedonhakua pyydetään kiireellisenä, porrastettu perusmaksu voidaan korottaa kaksinkertaiseksi. Asiakirjojen kopioinnista (useampi kopio samasta asiakirjasta) laskutetaan liiketaloudellisin perustein. Arkistopäällikkö voi yksittäistapauksessa päättää, että maksua ei peritä. Erityistoimenpiteillä tarkoitetaan tilanteita, joissa asiakirjan tai tiedon hakeminen vaatii epätavallisen suurta työpanosta. Tällainen tilanne voi olla kyseessä esimerkiksi silloin, kun asiakirja ei ole yksilöitävissä ja löydettävissä asianhallintajärjestelmästä tai aineisto on poikkeuksellisen laaja. Tällainen tilanne on kyseessä myös silloin, kun asiakirjan koostaminen vaatii erityisen paljon muokkaamista tai on muutoin erityisen aikaa vievä. Siinä tapauksessa, että tiedon antaminen asiakirjasta vaatii erityistoimenpiteitä, tiedon antamisesta voidaan periä kiinteä perusmaksu, joka on porrastettu tiedonhaun vaativuuden mukaan. Perusmaksun lisäksi peritään sivukohtainen maksu. Jos asiakirja ei ole yksilöitävissä ja löydettävissä viranomaisen julkisuuslain mukaisesti pitämästä asiakirjarekisteristä ja tiedonhaun erityistoimenpiteitä vaativa tieto annetaan edellä 1-4 kohdissa tarkoitetulla, aiheutuneita kustannuksia vastaavana maksuna peritään vain kiinteä perusmaksu tiedonhaun vaativuuden mukaan porrastettuna. Tiedonsaanti erityistoimenpiteitä vaativasta asiakirjasta on kuitenkin maksutonta, jos pyydetyn asiakirjan antaminen kuuluu viranomaisena sairaanhoitopiirin neuvonta-, kuulemis- tai tiedottamisvelvollisuuden piiriin. Mikäli tiedonhakua pyydetään kiireellisenä, porrastettu perusmaksu voidaan korottaa kaksinkertaiseksi. Kuvaverkkopalvelut hoitavat kuvantamistutkimusten kuvien cd- ja dvd-tallennukset ja tutkimusten sähköiset siirrot sairaanhoitopiirin ulkopuolelle. Hinnat muodostuvat jäljennöksen tuottamisesta kuntayhtymälle aiheutuvien työ-, kone-, ja muiden kustannusten yhteismäärästä eli suoritteen omakustannusarvoa vastaavasta maksusta. 3 (5)
5. Tieteellinen tutkimus 6. Laskutus & muutoksenhaku 7. Salassapitomerkinnät Tieteelliseen tutkimukseen ja opinnäytetöihin tarvittavista asiakirjoista ei peritä maksua Tyksin erityisvastuualueen sisäisistä asiakirjapyynnöistä. Erityisvastuualueen ulkopuolisilta tutkijoilta voidaan periä maksu asiakirjakopioista. Kopion antamisessa julkisuuslain tai muun lain tai asetuksen perusteella on kyse viranomaistoimintana annettavasta julkisoikeudellisesta suoritteesta, josta maksu tulee määrätä enintään omakustannusarvon mukaan. Julkisoikeudellisista suoritteista ei peritä arvonlisäveroa. Liiketaloudellisin perustein tehtävästä kopioinnista peritään arvonlisävero. Asiakirjan pyytäjää on informoitava kopioiden maksullisuudesta ja hinnoista. Mahdollinen maksuun kohdistuva oikaisuvaatimus on tehtävä kuuden kuukauden kuluessa maksun määräämisestä. Oikaisuvaatimus on tehtävä kirjallisesti. Salassa pidettävään asiakirjaan, joka annetaan asianosaiselle ja joka on pidettävä salassa toisen tai yleisen edun vuoksi, tehdään julkisuuslain mukaiset salassapitomerkinnät. Salassapitomerkintä velvoittaa vastaanottajaa toimimaan vaitiolovelvollisuuden ja hyväksikäyttökiellon mukaisesti. 4 (5)
LIITE Asiakirjataksa Hallitus 14.6.2016 87 Asiakirja- ja tietopalvelumaksuhinnasto (voimassa 1.7.2016 alkaen) Hinnasto toimii asiakirja- ja tietopalvelumaksuista VSSHP:ssä annetun ohjeen liitteenä. Hintoihin lisätään voimassa oleva arvonlisävero, jos kyse on liiketaloudellisesta suoritteesta. Asiakirjoista ei laskuteta, jos maksu on suuruudeltaan niin pieni, ettei se kata laskun lähettämisestä sairaanhoitopiirille aiheutuvia kustannuksia. Asiakirjan tai palvelun nimike Hinta Tarkenne Mustavalkoiset valokopiot A4 tai A3, pöytäkirjanote tai muu tuloste 1-10 sivua Mustavalkoiset valokopiot A4 tai A3, pöytäkirjanote tai muu tuloste yli 10 sivua Värilliset valokopiot A4 tai A3, pöytäkirjanote tai muu tuloste 1-10 sivua Värilliset valokopiot A4 tai A3, pöytäkirjanote tai muu tuloste yli 10 sivua Jäljennöksen oikeaksi todistaminen Normaalin tiedonhaun perusmaksu (työaika alle 2 h) Vaativan tiedonhaun perusmaksu (työaika 2-5 h) Hyvin vaativan tiedonhaun perusmaksu (työaika yli 5 h) Pikatoimituslisä 0,80 0,40 1,50 1,00 2,50 35,00 80,00 180,00 Virallinen leima ja sairaanhoitopiirin edustajan nimikirjoitus, nimenselvennys ja virkanimike jokaisella jäljennetyllä sivulla; tehdään pyydettäessä. Erityistoimenpiteitä vaativissa asiakirjapyynnöissä kiinteän perusmaksun lisäksi veloitetaan paperimuotoisista asiakirjoista valokopiomaksu jokaiselta sivulta. Pikatoimituksena peritään hinta kaksinkertaisena. 5 (5)