eams-rakenne ja xml-skeema Hankesuunnitelma 1(10)
Sisällysluettelo 1. Hankkeen lähtökohdat... 3 1.1 Hankkeen perustamisen tausta... 3 1.2 Hankkeen tavoitteet... 3 1.3 Hankkeen sidosryhmät... 3 1.4 Hankkeen edellytykset... 4 2. Hankkeen kuvaus... 4 2.1 Suosituksen aihe... 4 2.2 Soveltamisala... 4 2.3 Suhde muihin suosituksiin... 5 2.4 Avoimuusperusteet... 5 2.5 Hankkeen sisältö ja rajaukset... 5 2.6 Hankkeen lopputulokset... 5 2.6.1 Dokumentit ja materiaalit... 5 2.6.2 Työvälineet ja -menetelmät... 5 3. Hankkeen organisaatio... 6 3.1 Hankkeen koordinointi... 6 3.2 JHS-työryhmä... 6 4. Työsuunnitelma ja työmäärät... 7 5. Hankemenettely ja hankkeessa noudatettavat käytännöt... 10 6. Hyväksymismenettely... 10 Versionhallinta Versio Laatimispäivä Muutokset Tekijä Tila Hyväksymispäivä 0.1 20.12.2012 Ensimmäinen versio Mikko Eräkaski luonnos 0.2 3.1.2013 Muokattu ja tarkennettu aikataulua Mikko Eräkaski luonnos 0.3 4.1.2013 Lisätty konsulttityön määrä ja tarkennuksia Pekka Nieminen Mikko Eräkaski luonnos 0.4 18.1.2013 Tarkennettu työryhmän kokoonpanoa Mikko Eräkaski luonnos 0.5 29.1.2013 JHS-hankekoordinaattorin tarkastus ja korjaukset. Hankesuunnitelma siirretty viralliselle JHS-hankesuunnitelmapohjalle. Anna Tuominen luonnos 1.0 29.1.2013 Hyväksytty JHS-jaostossa 8.2.2013 hyväksytty 8.2.2013 2(10)
1. Hankkeen lähtökohdat JHS-suosituksen tavoitteena on tuottaa SÄHKE2-normin mukainen eams-rakenteen määrittely sekä tähän rakennemäärittelyyn perustuva xml-skeema eamsien välittämiseksi tietojärjestelmien välillä. 1.1 Hankkeen perustamisen tausta eams on organisaation tehtäväluokitukseen perustuva määritys, jossa kuvataan kunkin tehtävän käsittelyvaiheet ja sen yhteyteen liittyvät asiakirjatyypit, sekä näiden SÄHKE2-normin mukaiset oletusmetatietoarvot. eams sisältää tiedon hallintaa ja käyttöä ohjaavat metatiedot, joita tarvitaan operatiivisissa tietojärjestelmissä. eams ohjaa tietojärjestelmillä tuotettujen asiakirjatietojen sähköistä hallintaa, käsittelyä ja säilytystä tiedon koko elinkaaren ajan. Se toimii keskitettynä asiakirjallisten tietojen hallintavälineenä. eamseja laaditaan ja päivitetään erityisesti kun siirrytään sähköisiin käsittelyprosesseihin, kun tietojärjestelmiin halutaan toteuttaa asiakirjatietojen hallinnan automaattinen ohjaus ja kun organisaatio haluaa kehittää tietojärjestelmiään vastaamaan sähköisen säilyttämisen vaatimukset. Arkistolaitoksen SÄHKE2-normi edellyttää eamsin laatimista. Tällä hetkellä julkishallinnon organisaatiot joutuvat tekemään paljon manuaalista työtä eamsien laadinnassa. Valmiita pohjia ja kuvauksia on jonkin verran olemassa, mutta niiden hyödynnettävyys on heikko, sillä tiedot joudutaan usein viemään manuaalisesti eams-järjestelmään. JHS-jaostossa on hyväksytty hanke-ehdotus yhteisen eamsin laatimiseksi tuki- ja ylläpitotehtävien osalta. Jotta yhteisiä eams-määrityksiä voidaan tehokkaasti hyödyntää, tulee olla myös määritelty rakenne eamsien esittämiseksi. 1.2 Hankkeen tavoitteet Hankkeen tavoitteena on laatia eams-rakenteen määrittely sekä tähän määrittelyyn perustuva xmlskeema. Laadittavan suosituksen tavoitteena on yhtenäistää julkisen hallinnon organisaatioissa laadittavia eams-määrityksiä ja edistää eams-määritysten yhteentoimivuutta. Laadittava eamsin xml-skeema edesauttaa eamsin tietosisältöjen välittämistä ja jakamista. 1.3 Hankkeen sidosryhmät JUHTA Julkisen hallinnon tietohallinnon neuvottelukunta. Neuvottelukunta toimii valtiovarainministeriön yhteydessä ja sen toimialana on valtion ja kuntien tietohallintoyhteistyön suunnittelu ja tietohallintoyhteistyöhön liittyvien periaatteellisesti tärkeiden kysymysten käsittely. JUHTA luo yhtenäisiä valtionhallinnon ja kunnallishallinnon tietotekniikan, tietohallinnon ja sähköisten asiointipalvelujen kehittämislinjoja. JUHTAn tehtäviin edelleen kuuluu julkisen hallinnon tietotekniikan edistäminen ja sen käyttöä koskevien standardien ja hallinnollisten periaatteiden määrittelyä. Tätä tarkoitusta varten on perustettu JHS-järjestelmä. JUHTA vahvistaa JHS-suositukset. JHS-jaosto JUHTAn alaisuudessa toimiva, JHS-työtä ohjaava ryhmä. Jaosto käsittelee aloitteet JHS-työn 3(10)
käynnistämiseksi, varmistaa, että kaikki intressitahot tulevat kuulluiksi JHS-työn aikana ja tekee aloitteita sekä asettaa työryhmiä myös itse. JHS-jaosto käsittelee kaikki JHS-suositukset ennen kuin ne viedään JUHTAn hyväksyttäväksi. Lisäksi jaosto ohjaa JHS-valmistelutyötä ja seuraa hankkeiden etenemistä. Jaoston sihteeri ja jäsenet voivat myös osallistua suositustyöryhmiin. JHS-työryhmä JHS-työryhmän jäsenet yhteystietoineen on kuvattu kappaleessa 3.2 JHS-työryhmä. Ydinsanastoryhmä (YSR) Ydinsanastoryhmä toimii ydin- ja yhteisten käsitteiden intressiyhteisönä sekä muiden intressiyhteisöjen käsiteartikkelien luonnosten suodattajana ja hyväksyjänä. eams-rakenteen keskeiset käsitteet käsitellään ja hyväksytään ydinsanastoryhmässä. Muut sidosryhmät Valtionhallinnon organisaatiot, Kunnat, järjestelmätoimittajat. 1.4 Hankkeen edellytykset Hankkeen onnistumisen edellytyksenä on, että kaikki projektiorganisaation jäsenet ovat käytettävissä projektin ajan ja osallistuvat aktiivisesti työskentelyyn. 2. Hankkeen kuvaus 2.1 Suosituksen aihe Suosituksessa määritellään eamsin rakenne sekä siihen perustuva eamsin xml-skeema JHS170 Julkishallinnon XML-skeemat suosituksen mukaisesti. Työssä käytetään myös viimeistelyvaiheessa olevaa JHS183 Julkisen hallinnon palvelujen tietomalli ja ryhmittely verkkopalveluissa. eams-rakenteessa käytettävät keskeiset käsitteet on määritelty julkisen hallinnon ydinsanastotyöryhmässä (YSR). Pohja-aineistona suosituksen laadinnassa käytetään arkistolaitoksen vuonna 2008 laatimia määrityksiä eamsin xml-rakenteeksi. Hankkeen aikana tehdään yhteistyötä niiden tietojärjestelmätoimittajien kanssa, joilla on eamsjärjestelmiä. Tietojärjestelmätoimittajille järjestetään jo hankkeen alussa mahdollisuus kommentoida suunnitelmia. Hankkeen aikana selvitetään myös laadittavan xml-skeeman ylläpitovastuu ja suhde julkisen hallinnon metatietopalveluun. 2.2 Soveltamisala Suosituksen kohderyhmiä ovat: Julkisen hallinnon toiminnan ja prosessien kehittäjät Julkisen hallinnon tietojärjestelmien kehittäjät Järjestelmäkehityshankkeiden vetäjät ja asiantuntijat 4(10)
2.3 Suhde muihin suosituksiin Arkistolaitoksen SÄHKE2-määräys (Sähköisten asiakirjallisten tietojen käsittely, hallinta ja säilyttäminen, 9815/07.01.01.00/2008) edellyttää organisaatiolta eamsin kuvaamista niiden asiakirjatietojen osalta, joita halutaan säilyttää yksinomaan sähköisessä muodossa. eams-rakenne perustuu SÄHKE2-normissa määriteltyihin eamsin elementteihin ja sääntöihin. 2.4 Avoimuusperusteet Työ on julkista ja siitä tiedotetaan aktiivisesti JHS-järjestelmän viestintäkanavia käyttäen. 2.5 Hankkeen sisältö ja rajaukset Hankkeessa laaditaan eams-rakenteen määrittely sekä tähän määrittelyyn perustuva xml-skeema. 2.6 Hankkeen lopputulokset Hankkeen lopputuloksena eamsin rakenne on määritelty, rakenteen keskeiset käsitteet on hyväksytty ydinsanastoryhmässä ja eamsin rakenteen pohjalta on laadittu xml-skeema. 2.6.1 Dokumentit ja materiaalit Hankkeen tuotoksena syntyvät seuraavat dokumentit: Hankesuunnitelma o sisältää JHS-suositushankkeen työsuunnitelman, resurssit ja aikataulun JHS-suositus o rakennemääritys o xml-skeema Käyttöönotto- ja ylläpitosuunnitelma o kuvaus suosituksesta o esitys käyttöönottoon ja ylläpitoon liittyvistä toimenpiteistä o kuvaus valmistelusta (palautekierros, jäsenet, mahdolliset keskustelutilaisuudet) Palautelomake Palauteyhteenveto Työryhmän muistiot Lisäksi kullekin JHS-suositukselle luodaan oma internet-sivu, jonka ylläpidosta vastaa JHS-hankekoordinaattori. 2.6.2 Työvälineet ja -menetelmät Hankkeen aikana hyödynnetään arkistolaitoksessa tehtyä työtä eamsin xml-skeeman kehittämiseksi. Lisäksi tietojärjestelmätoimittajille järjestetään mahdollisuus kommentoida työryhmän työtä 5(10)
sen eri vaiheissa. JHS-työryhmän käyttöön avataan tarvittaessa oma työtila. Kaikki JHS-suositusluonnosta varten kerätty materiaali ja dokumentin eri versiot säilytetään ja jaetaan kyseisen työtilan kautta. JHS-suosituksen valmistelun aikana luonnoksen tilasta ja aikatauluista kerrotaan hankkeen omilla sivuilla (www.jhs-suositukset.fi). Palautekierros toteutetaan sähköisesti. Kootut palautteet käsitellään työryhmässä. 3. Hankkeen organisaatio 3.1 Hankkeen koordinointi JHS-sihteeri: JHS-hankekoordinaattori: Pekka Niemi, Valtiovarainministeriö, pekka.niemi(at)vm.fi Anna Tuominen, Netum konsultointi Oy, anna.tuominen(at)netum.fi 3.2 JHS-työryhmä Työryhmän vetäjä: Työryhmän editori: Työryhmän jäsenet: Mikko Eräkaski, Kansallisarkisto Pekka Nieminen, Netum konsultointi Oy Jaana Pohjonen, Lääkealan turvallisuus- ja kehittämiskeskus Markus Merenmies, Kansallisarkisto Ida Suolahti, Helsingin kaupunki Selja Luostarinen, Oikeusministeriö Päivi Laakso, Valtiokonttori Raija Pyykkö, Valtiovarainministeriö Armi Helenius, Työ- ja elinkeinoministeriön hallinnonala (Geologian tutkimuskeskus) Helena Mattson, Lahden kaupunki Maarit Rajala, Sisäasiainministeriö Marjut Vuorinen, Terveyden ja hyvinvoinnin laitos 6(10)
4. Työsuunnitelma ja työmäärät Alla olevassa taulukossa on kuvattu hankkeen vaiheet, arvioitu aikataulu ja vaiheiden vastuuhenkilöt. Vaihe Tehtävät Alkaa Päättyy Vastuu 1.1 Työryhmän koonti ja hankesuunnitelman laatiminen. 12/2012 1/2013 Työryhmän vetäjä 1. Hankesuunnitelman laadinta ja työryhmän kokoaminen 1.2 Hankesuunnitelman tarkastaminen ja työryhmän kokoamisen hyväksyminen. 1/2013 1/2013 JHS-sihteeri, JHShankekoordinaattori 1/2013 1/2013 1.3 Hankesuunnitelman julkaiseminen verkkosivuilla ja tiedottaminen. JHS-hankekoordinaattori, JHS-sihteeri 2. Hankkeen käynnistämisen hyväksyminen 2.1 Hankesuunnitelman esittely ja hyväksyminen JHS-jaostossa. 1/2013 2/2013 Työryhmän vetäjä ja editori 3.1 JHS-suositusluonnoksen laatiminen työryhmätyöskentelynä. 2/2013 6/2013 Työryhmä 3. Luonnoksen valmistelu 3.2 Työryhmän kokousmuistioiden julkaiseminen verkkosivuilla. 2/2013 6/2013 JHS-hankekoordinaattori 3.3 Keskustelutilaisuuden järjestäminen (tarvittaessa). 3/2013 3/2013 Työryhmän vetäjä, editori, JHS-sihteeri ja JHS-hankekoordinaattori 4.1 Julkisen palautekierroksen järjestäminen. 6/2013 7/2013 Työryhmän vetäjä, editori, JHS-sihteeri ja JHS-hankekoordinaattori 4. Palautekierros 4.2 Palauteyhteenvedon ja ensimmäisen vaiheen vastineen laatiminen. 7/2013 8/2013 Työryhmä 4.3 Palauteyhteenvedon julkaiseminen ja palautekierroksen toisen vaiheen järjestäminen. 8/2013 8/2013 JHS-hankekoordinaattori, JHS-sihteeri 7(10)
4.4 Palauteyhteenvedon päivittäminen ja luonnoksen viimeistely. 8/2013 9/2013 Työryhmä 4.5 Käyttöönotto- ja ylläpitosuunnitelman laatiminen. 5/2013 8/2013 Työryhmän vetäjä ja editori 4.6 Luonnoksen viimeistely (oikoluku, tyylipohja yms.) JHSjaoston käsittelyä varten ja palauteyhteenvedon julkaiseminen verkkosivuilla. 9/2013 9/2013 JHS-hankekoordinaattori, JHS-sihteeri 5. Luonnoksen käsittely JHSjaostossa 5.1 Suositusluonnoksen, palauteyhteenvedon ja käyttöönotto- ja ylläpitosuunnitelman käsittely JHS-jaoston kokouksessa. 9/2013 9/2013 Työryhmän vetäjä tai editori 6. Luonnoksen käsittely JUHTAssa 6.1 Lopullisen luonnosversion, palauteyhteenvedon ja käyttöönotto- ja ylläpitosuunnitelman esittely JUHTAn kokouksessa. syksy 2013 syksy 2013 JHS-sihteeri valmistelee, JHSjaosto päättää esittelijästä 7. Suosituksen julkaiseminen ja tiedottaminen 7.2 Tiedottaminen verkkosivuilla. JHS-uutiskirjeen lähettäminen. Palautteenantajille tieto julkaisemisesta. syksy 2013 syksy 2013 syksy 2013 syksy 2013 7.1 Hyväksytyn suosituksen oikoluku ja tarkastaminen (tarvittaessa), julkaiseminen verkkosivuilla sekä käännättäminen. JHS-hankekoordinaattori, JHS-sihteeri JHS-sihteeri ja JHS-hankekoordinaattori Yhteensä Työryhmän jäsenten työmääräarvio: 20 htp Alla olevassa taulukossa on kuvattu suosituksen laatimisen arvioitu työmäärä konsulttityön osalta. Vaihe Tehtävät Työmääräarvio (Netum konsultointi Oy) 1. Hankesuunnitelman laadinta ja työryhmän kokoaminen 1.1 Hankesuunnitelman laatiminen. 1.2 Hankesuunnitelman tarkastaminen ja 8(10)
työryhmän kokoamisen hyväksyminen. 1.3 Hankesuunnitelman julkaiseminen verkkosivuilla ja tiedottaminen. 2. Hankkeen käynnistämisen hyväksyminen 2.1 Hankesuunnitelman esittely ja hyväksyminen JHS-jaostossa. - 3.1 JHS-suositusluonnoksen laatiminen työryhmätyöskentelynä. Työryhmän editori 6 htp 3. Luonnoksen valmistelu 3.2 Työryhmän kokousmuistioiden julkaiseminen verkkosivuilla. JHS-hankekoordinaattori 2 htp 3.3 Keskustelutilaisuuden järjestäminen (tarvittaessa). Työryhmän editori 1 htp 4.1 Julkisen palautekierroksen järjestäminen. JHS-hankekoordinaattori 2 htp 4.2 Palauteyhteenvedon ja ensimmäisen vaiheen vastineen laatiminen. Työryhmän editori 1 htp 4. Palautekierros 4.3 Palauteyhteenvedon julkaiseminen, palautekierroksen toisen vaiheen käynnistäminen. 4.4 Palauteyhteenvedon päivittäminen ja luonnoksen viimeistely. JHS-hankekoordinaattori 0,1 htp Työryhmän editori 1 htp JHS-hankekoordinaattori 0,1 htp 4.5 Käyttöönotto- ja ylläpitosuunnitelman laatiminen. JHS-hankekoordinaattori 0,1 htp 4.6 Luonnoksen viimeistely (oikoluku, tyylipohja yms.) JHS-jaoston käsittelyä varten ja palauteyhteenvedon julkaiseminen verkkosivuilla. 5. Luonnoksen käsittely 5.1 Suositusluonnoksen, palauteyhteenvedon ja käyttöönotto- ja ylläpitosuunnitelman - 9(10)
JHS-jaostossa käsittely JHS-jaoston kokouksessa. 6. Luonnoksen käsittely JUHTAssa 6.1 Lopullisen luonnosversion, palauteyhteenvedon ja käyttöönotto- ja ylläpitosuunnitelman esittely JUHTAn kokouksessa. - 7. Suosituksen julkaiseminen ja tiedottaminen 7.1 Hyväksytyn suosituksen oikoluku ja tarkastaminen (tarvittaessa), julkaiseminen verkkosivuilla sekä käännättäminen. 7.2 Tiedottaminen verkkosivuilla. JHSuutiskirjeen lähettäminen. Palautteenantajille tieto julkaisemisesta. Yhteensä 20,8 htp 5. Hankemenettely ja hankkeessa noudatettavat käytännöt Hankkeessa noudatettavat käytännöt on kuvattu JHS-suosituksen valmisteluoppaassa. 6. Hyväksymismenettely JHS-suosituksen hyväksymismenettely (palautekierros, suositusluonnoksen käsittely) on kuvattu suosituksessa JHS 136 Menettelytavat JHS-työssä. Tiivis työohje löytyy myös JHS-suosituksen valmisteluoppaasta. 10(10)