TALOUSHALLINTO Talousjaoston tavoitteena on hoitaa järjestön talouspolitiikkaa, mukaan lukien pankkitoiminta, yleinen kirjanpito, tilisaatavat, budjetointi ja tilintarkastus. Talousjaosto pyrkii auttamaan piirikuvernöörejä taloudellisesti terveiden klubien ylläpitämisessä, samoin kuin piirikuvernöörien budjettien hoidossa. Tilintarkastus Tämä osasto on vastuussa piirikuvernöörien matka- ja toimistokululaskujen hoitamisesta kuten hallituksen määrittelemissä tilintarkastussäännöissä on mainittu. Pyydämme, että luet tilintarkastussäännöt läpi huolellisesti. Mikäli sinulla on kysymyksiä, ota yhteyttä Budjetti- ja tilintarkastusosastoon. Seuraavassa kerrotaan, miten piirikuvernöörin budjetti määräytyy ja miten sinun tulee lähettää matka- ja toimistokululaskut. Piirikuvernööritiimin kulukorvauslaskut Kaikkien tarvittavien vierailu-/kokousraporttien (kustakin LCI:ltä veloitettavasta kokouksesta) ja alkuperäisten kuittien (ei jäljennöksiä) liittäminen mukaan varmistaa laskujesi nopean maksamisen. Muistathan myös, että on erittäin hankalaa tehdä poikkeuksia erikoistapauksissa järjestömme kokoisessa paikassa. Tilintarkastusosaston tulee soveltaa korvaussääntöjä oikeudenmukaisesti ja yhtenäisesti jokaisessa lionspiirissä. Pidäthän myös mielessä, että kansainvälisen hallituksen tarkoituksena ei ole koskaan ollut korvata kaikkia kuluja. Kansainvälisen hallituksen talous- ja päämajatoimikunta tarkastaa korvaussäännöt aika ajoin, ja korotusehdotuksia tehdään vastaavasti. Sääntö sallituista kuluista Ensimmäinen sääntö kattaa kaikki maksettavat kulut, jotka perustuvat kolmen edellisen kuvernöörin määrärahojen keskiarvoon. Määrärahailmoitus lähetetään piirikuvernööreille 1. heinäkuuta jälkeen. Jos mielestäsi budjettisi on riittämätön (esim. klubien määrä lisääntynyt piirissä, piirin rajoja muutettu) harkitse lohko tason vierailuja (useampi klubi osallistuu yhteen kokoukseen ja ne voidaan laskea virallisiksi klubivierailuiksi) tai tiimisi muiden jäsenien käyttämistä edustajinasi joillain vierailuilla, kulujesi alentamiseksi. IX - 1
Laskuja koskeva sääntö Toinen sääntö koskee laskujen varsinaista lähettämistä. Niiden täytyy olla perillä laskutettavaa kuukautta seuraavan kuukauden 20. päivään mennessä eli heinäkuun laskun tulee olla päämajassa viimeistään 20. elokuuta. Jos lasku on em. päivästä 120 päivää myöhässä, sitä ei korvata. Tähän sääntöön ei myönnetä mitään poikkeuksia. Lähetä siis laskusi ajoissa. On kaikille eduksi, kun järjestön kirjanpito on ajan tasalla. Täytäthän myös laskusi siististi ja huolellisesti ja liitä mukaan kaikki tarvittavat kuitit ja muut asiakirjat. Seuraavat asiakirjat tulee lähettää Lions Clubs Internationalille: Piirikuvernöörin matka- ja toimistokululasku (C-30) Piirikuvernöörin vierailu-/kokousraportti (M-26) Laskut, kuitit ja muut tositteet Huom! Kulukorvausten käsittelyn nopeuttamiseksi Järjestö on avannut sähköpostiosoitteet piirikuvernööritiimeille klubivierailuja koskevia kuukausittaisia kulukorvauslaskuja varten. Suomen piirikuvernöörien ja muiden virkailijoiden jotka kuvernöörin asemasta suorittavat klubivierailuja tulee käyttää seuraavaa sähköpostiosoitetta lähettäessään toimisto- ja matkalaskuja päämajaan: kulukorvaukset@lionsclubs.org Liitteenä tulee olla kuitit, laskut, matkaliput ja vierailuraportit kaikista klubivierailuista ja muista kokouksista ja tapahtumista joista haetaan korvauksia päämajalta. Neuvoja kulukorvauslaskun laatimiseen Kansainvälisen hallituksen vahvistamissa korvaussäännöissä luetellaan ne kulut, joista saat korvauksen kansainvälisistä varoista. Seuraavassa muutamia hyödyllisiä vihjeitä. Voit myös lukea hyödyllistä tietoa LCI:n verkkosivuilta osoitteessa http://lionsclubs.org/fi/member-center-resourcesfinance-index.php Matkakulut Jos matkustamiseen käytetään autoa, laskun kokonaissumma ei voi ylittää turistiluokan lentolipun hintaa. Ajokilometrien lisäksi korvataan myös tunneli-, autolautta-, juna- ja pikatiemaksut sekä paikoitusmaksut. Kuitit tarvitaan tositteiksi. Matkakuponki/lippu/e-lipun (elektroninen lippu), matkasuunnitelma sekä alkuperäinen luottokorttikuitti, matkatoimiston kuitti, josta näkyy suoritettu maksu, tai mitätöity shekki on liitettävä laskuun. Vierailut klubeihin IX - 2
Jos piirikuvernööri matkustaa klubiin asettamaan virkaan sen uudet virkailijat, hän saa matkakorvauksen vain silloin, kun tämä on piirikuvernöörin virallinen vuosivierailu tähän klubiin. Piirikuvernöörin klubivierailuraportti (lomake M-26) tulee lähettää matkalaskusi mukana kaikista vierailuista, kokouksista ja tilaisuuksista joiden kuluille haet kulukorvausta LCI:ltä. Korkeintaan kaksi vierailua uuden klubin perustamiskokoukseen, yksi perustamiskirjan luovutusvierailu (charter-juhla) ja yksi virallinen vuosivierailu uuteen klubiin korvataan. Jos edestakainen matka on yli 966 kilometriä, voidaan laskuttaa joko virallisesta vuosivierailusta tai perustamiskirjan luovutuksesta charter-juhlassa. Lions Clubs International ei maksa korvauksia piirikuvernöörin matkoista lohkon, alueen tai piirin neuvoa-antavan toimikunnan kokouksiin eikä kokouksiin, joissa virka luovutetaan seuraajalle. Ateriat Yleinen tapa on, että vierailtu klubi korvaa piirikuvernöörin aterian. Jos näin ei kuitenkaan tapahdu, voi piirikuvernööri saada korkeintaan USD16 ateriakorvausta päivältä. Hotelli Alkuperäinen (ei jäljennöksiä) eritelty hotellilasku, joka on merkitty maksetuksi, tarvitaan tositteeksi piirikuvernöörin hotelli- tai motellihuoneen varsinaisista kuluista. Jos käytetään matkailuautoa, korvataan leirialueen liitännät, jos lähetetään asianmukaiset kuitit. Luottokortin tai matkatoimiston kuittia ei hyväksytä. Kuitissa pitää ilmetä piirikuvernöörin nimi. Sihteerin palkkio Korvaussumma on 45 senttiä kuukaudessa jokaista piirin toimivaa klubia kohden ja minimikorvauksena maksetaan US$20,00 kuukaudessa niille piireille, joissa on vähemmän kuin 45 aktiivista klubia. Viestintäkulut On laskutettava vain kuluista, jotka liittyvät Lions Clubs Internationalin puolesta hoidettaviin hallintoasioihin ja jotka eivät ole yhteydessä piirin aktiviteetteihin Suurin mahdollinen kuukausikorvaus on US$1,00 lionsklubia kohden, mikä sisältää kaikki puhelin-, faksi- ja sähköpostikulut. Postituskulut IX - 3
Lions Clubs Internationalin (ei kuitenkaan piirin) puolesta suoritettavaan hallinnolliseen toimintaan liittyvien postikulujen suurin kuukausikorvaus jokaiselta klubilta on US$1,00. Hallituksen muodostaminen Vain viestintäkulut korvataan hallituksen muodostamisen yhteydessä heinäkuun laskussa. Korvauksena maksetaan US$1,00 lionsklubilta yhdeltä kuukaudelta. Hallituksen muodostamiseen ei sallita matkakuluja eikä muita toimistokuluja. Piirikuvernöörin sijaiset Ainoa tapaus, jolloin kansainvälinen toimisto maksaa korvauksen jollekin muulle piirin virkailijalle tai piirikuvernööritiimin jäsenelle, on se, että piirikuvernööri valtuuttaa hänet suorittamaan puolestaan virallisen vuosivierailun klubiin tai luovuttamaan perustamiskirjan perustamisjuhlassa tai edustamaan häntä klubin 25., 50. tai 75. vuosijuhlassa. Sijaiselle maksetaan korvaussääntöjen mukaisesti ja piirikuvernöörin on allekirjoitettava kaikki laskut. Kuvernöörineuvoston kokoukset Korvaukset maksetaan vain kolmesta kuvernöörineuvoston kokousmatkasta oman osapiirin ulkopuolelle. Jos pidetään useampia kokouksia kuin kolme vuodessa, niiden kulut on korvattava piirin tai moninkertaispiirin varoista. Pyydämme lisäksi, että kokouspaikat valittaisiin siten, että useimmilla piirikuvernööreillä on niihin lyhyt matka. Tämä on sääntönä erikoisesti niissä moninkertaispiireissä, joiden alue on laaja. Jos kokous pidetään moninkertaispiirin rajojen ulkopuolella, kuljetuskulut maksetaan moninkertaispiirin rajalle asti. Milloin tahansa pidetään yhdistelmäkokous, esim. moninkertaispiirin kokous/piirikokous, ja se on piirisi ulkopuolella, suurin sallittu korvaus on kolmen (3) päivän ateriat ja kolme (3) yötä hotellissa korvaussääntöjen kohtien 3.b, 4, 5 ja 6 mukaisesti. Piirihallituksen kokoukset/piirikokoukset Korvaus suoritetaan osallistumisesta neljään piirihallituksen kokoukseen korkeintaan kahdelta päivältä ja kahdelta yöltä edellyttäen, että yksi kokouksista pidetään osapiirin konferenssin tai piirikokouksen yhteydessä. Tiedotus/uutislehti Tiedotus/uutislehden monistus/painatuskuluina korvataan $US50,00. Jos numeroita yhdistetään, korvaus suoritetaan vain yhdestä tiedotuslehdestä. IX - 4
Kirjelomakkeet/kuoret Korkeintaan US$75:n kertakorvaus maksetaan kirjelomakkeiden, -kuorien sekä käyntikorttien painatuksesta. Eritelty maksettu lasku ja mallikappaleet tarvitaan korvausta varten. Kuitissa on oltava piirikuveröörin nimi ja samalla kuitilla ei tule olla mitään muita menoja. Jos teet tulostuksen omalta tietokoneeltasi, ole hyvä ja lähetä meille kuitti mustepatruunasta, paperista ja kirjekuorista näytekappaleen kera. Korvattavat ja ei-korvattavat kulut Seuraavassa luetellaan joitakin korvattavia ja ei-korvattavia kuluja: KORVATTAVAT Hallituksen kokous Vuotuinen klubivierailu Perustamiskokous Kansainvälisen virkailijan vierailu osapiiriin Moninkertaispiirin kuvernöörineuvosto/vuosikokoukset tai piirikokoukset Klubivirkailijoiden perehdytys 25., 50. ja 75. vuosijuhlat Perustamiskirjan luovutukset Jälleenrakentaja/uudelleen organisointikokoukset Status quo -kokoukset suostumuksella Toiset vierailut suostumuksella Piirikokoukset Lohko taso (enemmän kuin yksi klubi paikalla) Liitännäisklubit EI-KORVATTAVAT Johtajakoulutuskokous Alueen, lohkon tai piirikuvernöörin neuvoa-antavan toimikunnan kokous (PNAT) Piirin elvyttämistapahtumat tai twinning-kokoukset Kokousten valmistelut Kv. hallituksen kokoukset Huumetiedotus Melvin Jones -jäsenyyden luovutus Virkailijoiden virkaanasettaminen SightFirst-kokoukset Maailman lionien palvelupäivä Makeispäivä (Candy Day) Aluefoorumit Lipun/viirin luovutus IX - 5
LCIF:n kokous Hautajaiset Piirijaon muuttamiskokoukset Quest-seminaarit Hätäapu "Kick-off" -konferenssi Nuorisovaihto Palkintojen luovutukset LEHP (Lionien näönterveysohjelma) Opaskoira YK:n päivä Yhteenveto kokousmatkojen korvauksista Seuraavien kokousmatkojen kulut korvataan Kolme moninkertaispiirin kuvernöörineuvoston kokousta, jotka järjestetään moninkertaispiirin alueella ja oman osapiirin ulkopuolella, mukaan lukien moninkertaispiirin konferenssit, keskitalven konferenssi ja moninkertaispiirin vuosikokous. Neljä piirihallituksen kokousta omassa osapiirissä, joista yksi on piirikokouksen tai piirin konferenssin yhteydessä. Yksi osapiirin klubivirkailijoiden perehdytys, jos se pidetään aikaisintaan 60 päivää ennen kansainvälistä vuosikongressia tai viimeistään 60 päivää sen jälkeen. Muita tietoja korvauksista Mitään matkoja oman yksittäis- tai osapiirisi ulkopuolelle ei korvata. Jos otat vastaan kutsun toisesta piiristä tai naapurimaasta, joudut maksamaan kustannukset itse tai hakemaan korvauksen muista varoista. Piirikuvernöörin puolison tai muun kumppanin kustannuksia ei makseta. Lions Clubs International korvaa vain piirikuvernöörin omat kulut. Piirin menot ja Lions Clubs Internationalin menot tulee pitää erillään. Esimerkiksi kulut, jotka aiheutuvat piirin tai moninkertaispiirin toiminnasta tai aktiviteeteista, kuten näönhuollot projektit, nuorisovaihto ja -leirit, oppilas- ja urheilukilpailut sekä ilmoittelu piirin ja moninkertaispiirin kokouksista, maksetaan piirin tai moninkertaispiirin varoista. IX - 6
Kansainvälisen virkailijan vierailu piirissäsi Kun kansainvälinen presidentti tai varapresidentti vierailee osa- tai yksittäispiirissäsi, saat korvauksen matkasta siihen tilaisuuteen, johon hänet oli kutsuttu. Korvaussäännöt eivät salli matkakustannusten korvaamista, jos piirikuvernööri matkustaa kansainvälisten virkailijoiden mukana. Vierailujärjestelyjen aiheuttamia matkakuluja ei myöskään korvata. Jos kansainvälinen presidentti tai varapresidentti vierailee moninkertaispiirissäsi, kulujasi matkasta siihen kokoukseen, johon hänet oli kutsuttu, ei voida korvata, jollei matka samalla ole yksi niistä kolmesta kokousmatkasta oman piirisi ulkopuolelle, joista saat korvauksen korvaussääntöjen mukaan. Tilintarkastussäännöt Nämä säännöt määräävät mitä kuluja piirikuvernööreille voidaan korvata. 1. Piirikuvernöörin korvausten enimmäismäärä Piirikuvernöörin kulukorvausten kokonaismäärä perustuu edellisen viiden vuoden kolmen suurimman budjetin keskiarvoon. Tämä ajanjakso sisältää edellisen piirikuvernöörin lopullisen hyväksytyn budjetin, alkaen 31. maaliskuuta, sekä neljän häntä edeltäneen piirikuvernöörin toteutuneet budjetit. Korotuksia budjettiin harkitaan ainoastaan piirin klubien määrän kasvettua merkittävästi, piirin rajojen muuttumisen takia, tai mikäli piirikuvernöörin sijainti piirissä on sellainen, että se pidentää vierailumatkoja edellisiin vuosiin verrattuna. 2. Laskutus a. Kululomakkeet Laskut laaditaan virallisille lomakkeille, kulut eritellään ohjeiden mukaan, sarakkeet lasketaan yhteen ja tarvittavat alkuperäiset kuitit ja käytetyt liput lähetetään laskujen liitteinä. b. Piirikuvernöörin edustajan laskut Jos joku muu piirin virkailija, joka 3.a.-säännön mukaan on oikeutettu saamaan korvauksen, suorittaa klubivierailun piirikuvernöörin puolesta, vierailusta laaditaan vastaava lasku. Piirikuvernööri ja piirikuvernöörin edustaja allekirjoittavat laskun. Korvaukset maksetaan kuten piirikuvernöörille ja korvaus annetaan piirikuvernöörille, joka välittää korvauksen edelleen edustajalle. c. Määräaika Laskut tulee lähettää joka kuukausi päämajaan laskutuskuukautta seuraavan kuun 20. päivään mennessä (esim. heinäkuun laskujen on siis oltava perillä elokuun 20. päivään mennessä). Yli 120 päivää määräajan jälkeen saapuneita laskuja ei makseta. IX - 7
3. Korvattavat kulut ja tapahtumat a. Klubivierailut Yleensä piirikuvernööri saa korvauksen vain yhdestä virallisesta vierailusta vuodessa kuhunkin piirinsä klubiin. Vierailu saa kestää vain yhden päivän; suositellaan, että samana päivänä vieraillaan useammassa kuin yhdessä klubissa. Piirikuvernööri voi valtuuttaa varapiirikuvernöörin, aluejohtajan tai piirin hallituksen johtajan edustamaan itseään. Jos edestakainen matka johonkin klubiin on yli 966 km tai 600 mailia, se korvataan vain, jos samalla matkalla vieraillaan useammassa kuin yhdessä klubissa. Yleensä tällainen vierailu tulisi antaa alueen puheenjohtajan tehtäväksi. Ainoastaan seuraavat poikkeukset sallitaan: (1) jos piirikuvernööri matkustaa uuden klubin perustamisjuhlaan luovuttamaan perustamiskirjan ja jos vierailu katsotaan samalla piirikuvernöörin viralliseksi vierailuksi, tai (2) jos kansainvälinen presidentti myöntää kirjallisesti luvan etukäteen. Yhden virallisen vierailun lisäksi voidaan korvata toinen vierailu seuraavissa poikkeustapauksissa: 1. Korkeintaan kaksi vierailua jokaiseen perustamisvaiheessa olevaan klubiin, joka ei vielä ole saanut perustamiskirjaa. 2. Matkat uusien klubien perustamisjuhliin sekä klubien 25-, 50- ja 75-vuotisjuhliin. 3. Erikoisvierailut heikkoihin klubeihin; niihin tulee pyytää lupa kirjallisesti etukäteen päämajan Eurafrikan osastolta. b. Moninkertaispiirin kokoukset Moninkertaispiirien piirikuvernööreille korvataan osallistuminen kolmeen moninkertaispiirin kokoukseen (esim. kuvernöörineuvoston kokous, konferenssi, vuosikokous) enintään kolmelta päivältä ja kolmelta yöltä kokousta kohden. Piirin tai moninkertaispiirin kokousten suunnittelusta, järjestämisestä tai ilmoittelusta aiheutuvia kuluja ei korvata. Jos kuvernöörineuvoston kokouspaikan sijainnista aiheutuu tavallista suurempia kuluja, matkalaskut tarkastetaan erityisen huolellisesti. c. Piirihallituksen kokoukset Piirikuvernöörille maksetaan korvaukset osallistumisesta neljään piirihallituksen kokoukseen ja enintään kahdesta päivästä ja kahdesta yöstä kokousta kohden sillä edellytyksellä, että yksi piirihallituksen kokous pidetään osapiirin konferenssin tai vuosikokouksen yhteydessä. d. Klubivirkailijoiden perehdytys Piirikuvernöörin kulut korvataan yhdeltä päivältä, kun hän osallistuu yhteen piirinsä IX - 8
klubivirkailijoiden perehdytystilaisuuteen, joka pidetään aikaisintaan 60 päivää ennen kansainvälistä vuosikongressia tai viimeistään 60 päivää sen jälkeen. e. Leoklubivierailut Pääsääntöisesti piirikuvernööri saa korvauksen vain yhdestä virallisesta vierailusta vuodessa kuhunkin piirinsä leoklubiin. Vierailut ovat vapaavalinnaisia ja saavat kestää vain yhden päivän. Suositellaan, että samana päivänä vieraillaan useammassa kuin yhdessä leoklubissa ja että leoklubivierailut tehdään lionsklubivierailujen yhteydessä. Kulut korvataan myös seuraavissa tapauksissa : a. Leoklubin perustamistodistuksen luovuttamiset uusille leoklubeille. b. Leoklubin 5-vuotis perustamisjuhla ja tämän jälkeen pidetyt perustamisjuhlat vuoden välein. c. Leoklubivirkailijoiden virkaanasettaminen. 4. Matkustus Piirikuvernöörin matkoista oman piirinsä ulkopuolelle ei makseta korvauksia; poikkeuksena ovat matkat kuvernöörineuvoston kokouksiin, jotka korvataan edellä olevan 3-b-säännön mukaan. a. Auto Auton käyttämisestä maksetaan kertakaikkisena korvauksena 30 senttiä (US) maililta tai 19 senttiä (US) kilometriltä. Piirikuvernöörin automatkat oman piirin ulkopuolelle korvataan 3-bsäännön mukaan ja vain, jos automatkan kokonaiskulut ovat pienemmät kuin vastaava turistiluokan lentolipun hinta. Taksin käytöstä tai auton vuokrauksesta aiheutuvat kulut korvataan vain edellä mainitun 30 sentin maili- tai 19 sentin kilometrikorvauksen mukaisesti. b. Rautatiet Ensimmäisen luokan rautatie- tai makuuvaunulippu korvataan, jos käytetyt liput liitetään laskuun. c. Lentokone Jos käytetään lentokonetta (säännöllinen vuorolento, yksityinen tai tilauslento), korkein maksettava korvaus on turistiluokan taksan mukainen. Jollei säännöllisten vuorolentojen hinnastoa ole saatavissa, maksettava korvaus on 30 senttiä (US) maililta tai 19 senttiä kilometriltä. Käytetyt matkaliput ja näyttö maksusta (mitätöity shekki tai luottokortin kuitti) tulee lähettää laskun mukana. d. Muu Kaikilla muilla kulkuneuvoilla suoritettaviin matkoihin tulee saada etukäteen hallintovirkailijan hyväksyminen. Lähetä sitä varten yksityiskohtainen selitys. 5. Hotelli IX - 9
Varsinaiset majoituskulut sallitaan, mutta korvauksen enimmäismäärä on US$50,00 vuorokaudelta. Eritelty ja kuitattu lasku tarvitaan tositteeksi. Piirikuvernöörin nimen tulee olla kuitissa. Luottokorttikuittia ei hyväksytä ilman eriteltyä laskua. 6. Ateriat Monet klubit voivat kohteliaisuudesta maksaa piirikuvernöörin vierailuun liittyvät ateria- ja muut kulut. Muussa tapauksessa piirikuvernöörin varsinaisista ateriakuluista maksettava enimmäismäärä on US$16,00 vuorokaudelta. 7. Toimistokulut Mitään toimisto-, kalusto-, väline- tai muita kuluja ei korvata. US$75:n kertakorvaus maksetaan virallisten kirjelomakkeiden ja -kuorien sekä käyntikorttien painatuksesta. Piirikuvernöörien tulee noudattaa painattamista koskevia erityisohjeita saadakseen korvauksen. Painetun kirjelomakkeen, käyntikortin ja kirjekuoren jäljennös samoin kuin kuitti painatuksesta vaaditaan korvauksen saamiseksi. 8. Sihteerin palkkio Korvauksen enimmäismäärä on 45 senttiä (US) kuussa jokaista piirin lionsklubia kohden. Jos piirissä on vähemmän kuin 45 lionsklubia, piirikuvernööri voi veloittaa todellisista kuluista US$20,00 vähimmäismäärän kuussa. 9. Viestintäkulut Piirikuvernöörin suorittamasta viestinnästä korvataan kohtuulliset kulut US$1,00 lionsklubia kohden kuukaudessa. Hallituksen muodostamiskulut korvataan vain heinäkuun laskun yhteydessä. Puhelimen, faksin, PC:n tai niihin liittyvien linjojen asentamista ei korvata. 10. Postikulut a. Piirihallintoon liittyvät postikulut Vain Lions Clubs Internationalin puolesta suoritettujen, piirin klubeihin liittyvien hallintotehtävien aiheuttamat kohtuulliset postikulut korvataan; enimmäiskorvaus on US$1,00 lionsklubia kohden kuukaudessa. b. Uutiskirjeen posti- ja painatuskulut Jos piirikuvernööri julkaisee uutiskirjettä, hän voi veloittaa sen painatuskuluja US$50,00. Tilisaatavat ja klubien tilipalvelut Tämä osasto hoitaa klubeilta, piireiltä ja muilta saatuja maksuja, niiden tunnistamista ja allokointia oikeille tileille. Heidän vastuullaan on myös maksuihin liittyviin kysymyksiin ja tiedusteluihin vastaaminen sekä tunnistamattomien maksujen jäljittäminen. Tämä osasto myös lähettää IX - 10
piirikuvernööreille kuukausittaisen yhteenvedon klubien tileistä sekä maksuhistoriat tilisaldojen päivitykset kaikkien tilien osalta. Maksutositteet ja maksutiedot tulee aina toimittaa suoraan tilisaatavien osastolle, jotta niiden käsitteleminen kävisi mahdollisimman tehokkaasti ja ajallaan. Osaston tavoittaa postitse, sähköpostitse accountsreceivable@lionsclubs.org, faksilla +1 630 571 1683 ja puhelimitse +1 630 571 5466, alanumero 567. Vaikkakin seuraavat tiedot koskevat lähinnä klubeja, pyydämme piirikuvernöörejä kuitenkin rohkaisemaan klubien ja piirien rahastonhoitajia noudattamaan näitä toimenpiteitä jotta klubien tilit vastaisivat kaikkia suoritettuja maksuja. Maksusuoritukset Lions Clubs Internationalille Klubisaatavien osasto (Accounts Receivable) käyttää järjestölle suoritettuja maksuja (kuten jäsenmaksut, maksut klubitarvikkeista) ao. klubitilillä olevien vanhimpien saatavien maksamiseen. Ethän lähetä piirisi tai moninkertaispiirisi jäsenmaksuja Lions Clubs Internationalille. Ole hyvä ja varaa riittävästi aikaa postitukseen ja liitä maksuusi klubin täydellinen nimi ja kv. klubinumero. Noudattamalla edellä mainittuja toimenpiteitä varmistat, että maksusi hyvitetään oikealle tilille ajoissa ja tehokkaalla tavalla. Jos klubinumeroa ei ole mukana, se lisää aikaa, jota tarvitaan maksusi käsittelyyn. Kansainvälinen klubinumero ja klubin koko nimi ovat tärkeimmät tiedot, jotka on liitettävä maksuun! Tunnistamattomat maksut Joskus maksun alkuperää ei pystytä tunnistamaan ja tästä seuraa virheellisiä velkasaldoja. Suurin osa tilisaatavien osaston saamista tiedusteluista liittyy maksuihin, joita ei hyvitetty oikeille klubitileille. Yleensä syy, miksi maksuja ei hyvitetty, on se että (1) maksussa ei ollut klubin täydellistä nimeä eikä kansainvälistä klubinumeroa tai (2) maksutietojen tositetta ei lähetetty tilisaatavien osastoon. Kun maksuja ei voida tunnistaa, tilisaatavien osasto lähettää niistä listan piirikuvernööreille, piirihallitusten rahastonhoitajille, kuvernöörineuvoston puheenjohtajalle sekä muille yhteyshenkilöille pyytääkseen heidän apuaan tunnistamaan, mikä (mitkä) klubi(t) suoritti(vat) maksut. Maksujen tunnistaminen on erittäin tärkeä klubitilien pitämiseksi täsmällisinä ja ajan tasalla. HUOM. Tunnistamattomat maksut listataan verkkosivulle www.lionsclubs.org. Syötä hakukenttään Nimeämättömät maksut. Kuukauden tiliote Kuukauden tiliotteessa eritellään klubin tai piirin tilin laskut ja maksut. Kuukauden tiliote on tavallaan IX - 11
vahvistus maksusta ja siitä näkyy päivämäärä, jolloin maksu saatiin ja hyvitettiin tilille. Jos klubin tiliotteessa loppusaldon oikealla puolella näkyy kirjaimet CR, tarkoittaa se, että klubilla on saatavia, eikä maksua silloin tule suorittaa. Ethän tee suorituksia saatavien saldosta. Huomaa, että kuun viimeisinä päivinä suoritetut maksut eivät välttämättä saavu perille saman kuun aikana. Jos klubin suorittama maksu ei näy tiliotteessa, tulee klubin toimittaa kopio tilisiirtokuitista tai vastaavasta tositteesta Klubisaatavien osastolle päämajalla. Klubin rahastonhoitajan tulee säilyttää kaikki kuukauden tiliotteet klubin pysyvissä arkistoissa ja ne on luovutettava jokaiselle uudelle rahastonhoitajalle. Kun klubi pitää arkistonsa ajan tasolla, se varmistaa tehtävien kitkattoman siirron klubivirkailijoiden vaihtuessa ja samalla vähentää kirjeenvaihtoa tilisaatavien osaston ja klubien välillä. Lions Clubs Internationalin maksuohjeet HUOM. Maksuohjeet löytyvät myös web-sivulta www.lionsclubs.org. A. Maksujen suorittaminen Suomen Lions-liitto r.y:n välityksellä Suomen Lions-liitto r.y. suosittelee klubeille kansainvälisten jäsenmaksujen suorittamista Liiton välityksellä euroissa seuraavasti: Pankkitili on Nordea 208418-279333 ja saajaksi merkitään Suomen Lions-liitto r.y. Viestikenttään tulee kirjata klubin kuusinumeroinen kansainvälinen numero. Viitettä ei saa käyttää ollenkaan. Välityspalkkio Suomen Lions-liitolle on 4,20 euroa, ja se tulee lisätä päämajan laskun loppusummaan. Suomen Lions-liitto välittää maksut eteenpäin päämajaan. B. Maksun suorittaminen sähkesiirtona suoraan Kansainvälisen järjestön tilille: Voit tehdä sähkesiirron suoraan Lions Clubs Internationalin tilille, JP Morgan Chase pankissa. JP Morgan Chase Bank, N.A. 10 South Dearborn St. Chicago, Illinois 60603 Swift-numero: CHASUS33 Routing ABA #: 021000021 Tilinumero: 105732 Vastaanottajan nimi: International Association of Lions Clubs Ota huomioon, että kansainvälisiin sähkesiirtoihin tarvitaan swift- sekä routing numerot tehokkaan ja nopean käsittelyn varmistamiseksi. Jos maksu suoritetaan tällä tavalla, tulee maksukuitin mukaan liittää joko tiliotteen yläosa tai muu tunnistus, josta selvästi ilmenee klubin täydellinen nimi ja kansainvälinen numero. Kuitti tulee lähettää järjestön tiliotteessa olevaan osoitteeseen ja merkitä siihen siirron päivämäärä ja summa. Pankki ei aina anna klubin täydellistä nimeä eikä klubinumeroa sähkesiirroissa, jotka se lähettää suoraan päämajaan. Siksi on tärkeää, että tiedossamme on myös lähetyksen päivämäärä ja summa. TILISAATAVIEN OSASTON SÄHKÖPOSTI: accountsreceivable@lionsclubs.org IX - 12
TILISAATAVIEN FAKSINUMERO: +1-630 571-1683 Ole hyvä ja toimita maksukuitista selvästi luettavissa oleva jäljennös päämajaan Tilisaatavien osastolle (Accounts Receivable). Siinä tulee näkyä: Maksun päivämäärä (päivä, kuukausi ja vuosi) Klubin täydellinen nimi Kansainvälinen klubinumero Jos maksu koskee useampia klubeja, tulee tilisaatavien osaston saada maksun mukana lista klubeista joille maksut kohdennetaan. Ole hyvä ja faksaa tai laita erittely ja maksukuitti sähköpostitse Tilisaatavien osastolle. Selvityksen tulee sisältää klubien nimet, kansainväliset klubinumerot ja jokaiselle klubille hyvitettävät summat Yhdysvaltain dollareissa. Muut maksut ja lahjoitukset LCIF:lle. Maksaessasi muita kun jäsenmaksuja (kt. perustamismaksu, vuosikokouksen osallistumismaksu, tms) tai esimerkiksi lahjoituksia LCIF:lle, merkitsethän selkeästi näiden maksujen tarkoituksen, jotta virheiltä ja viiveiltä voitaisiin välttyä Klubien myöhästyneet maksut / määräaikainen lakkauttaminen (Kts. Luku 5 Klubin toiminta) Lions Clubs Internationalin verkkosivut Tämän oppaan lisäksi tietoa on saatavissa myös järjestön web-sivulta www.lionsclubs.org. Talousosastolla on useita sivuja ja niillä on hyödyllistä tietoa mm. seuraavista aiheista: Piirikuvernöörin kululomakkeet Piirikuvernöörin korvaussäännöt Usein kysytyt kysymykset Valuuttakurssit Maksuohjeet Tunnistamattomat maksut Valuuttakurssit päivitetään joka kuukauden 1. päivä ja tunnistamattomien maksujen tiedot päivitetään joka kuukauden 15. päivä. Piirikuvernöörin lomakkeet ja maksuohjeet päivitetään aina kun muutoksia tapahtuu. Nämä sivut löytyvät järjestön verkkosivulta www.lionsclubs.org, IX - 13