MUSEOIDEN. Selvitystyön loppuraportti CSC - Tieteen tietotekniikan keskus Oy Versio 1.0 16.2.2011

MUSEOIDEN K O K O E L M A H A L L I N TA J Ä R J E S T E L M Ä T N Y K Y T I L A J A VA I H T O E H T O I S E T K E H I T Y S M A L L I T Selvitystyön loppuraportti CSC - Tieteen tietotekniikan keskus Oy Versio 1.0 16.2.2011

Sivu 2(80) Sisällysluettelo Esipuhe...3 Tiivistelmä...4 Nykyiset käytännöt ja ohjelmistot...4 Katsaus kansainvälisiin ohjelmistoihin...4 Vaihtoehtoiset toimintamallit jatkossa...5 Päätelmät ja suositukset...5 Toimenpiteiden toteuttamisen aikataulu...6 1. Johdanto...7 1.1. Selvityksen työmenetelmät...7 2. Museoiden nykyiset työtavat...8 2.1. Luettelointiprosessi...8 2.2. Kokoelmahallinnan tietojärjestelmien ylläpito ja kehitys...12 2.3. Yhteenveto nykyisistä toimintamalleista...13 3. Nykyiset ohjelmistot...15 3.1. Tarkasteltavaksi valitut ohjelmistot...15 3.2. Ohjelmistojen kehitysmallit...20 3.3. Standardit, rajapinnat ja asiasanastot...20 3.4. Toiminnot...22 3.5. Ohjelmistokohtaiset vahvuudet ja heikkoudet...24 3.6. Kokemukset tietojen siirrosta...26 3.7. Yhteenveto nykyisistä ohjelmistoista...26 4. Kehitystarpeet...27 4.1. Työtapoihin ja ohjeistukseen liittyvät kehitystarpeet...27 4.2. Ohjelmistoihin liittyvät muutos- ja kehitystarpeet...27 5. Katsaus kansainvälisiin ohjelmistoihin...29 5.1. Aikaisemmat kokemukset kansainvälisistä ohjelmistoista...29 5.2. Tarkasteltavaksi valitut ohjelmistot...29 5.3. Ohjelmistojen ominaisuudet...36 5.4. Vahvuudet ja heikkoudet nykyisiin kotimaisiin ohjelmistoihin verrattuna...44 5.5. Yhteenveto kansainvälisistä ohjelmistoista...45 6. Vaihtoehtoiset toimintamallit jatkossa...47 6.1. Tarkasteltavat toimintamallit...47 6.2. Toimintamallien SWOT-analyysi...48 6.3. Toimenpiteitä riskien pienentämiseksi...53 6.4. Yhteistyön ja konsortion toimintatavat...56 6.5. Toimintamallien kustannukset, säästöt ja hyödyt...57 6.6. Yhteenveto vaihtoehtoisista toimintamalleista...59 7. Päätelmät ja suositukset...60 7.1. Toimintamallin valinta...60 7.2. Työtapojen kehittämiseen liittyvät suositukset...61 7.3. Nykyisten tietojärjestelmien kehittämiseen liittyvät suositukset...63 7.4. Uuden kokoelmahallintaohjelmiston hankintaan liittyvät suositukset...65 7.5. Toimenpiteiden toteuttamisen aikataulu...67 7.6. Selvityksen jatkotyöt...69 Liite 1: Haastatellut henkilöt ja haastattelumateriaali...70 Liite 2: Kysely kansainvälisille ohjelmistotoimittajille...74 Liite 3: Lähteet ja taustamateriaali...79

Sivu 3(80) Museoviraston esipuhe Museoviraston yhtenä laissa määritettynä tehtävänä on kulttuuriperintöä koskevan tiedon tallentamisesta, säilyttämisestä ja käytettäväksi saattamisesta huolehtiminen. Asetuksessa on lisäksi annettu tehtäväksi maan yleisen museotoimen kehittäminen. Kokoelmahallinnan tukemisessa näihin vaatimuksiin on käytännössä vastattu kehittämällä kokoelmahallintajärjestelmää ja asiasanastoa sekä lisäämällä ohjeistusta. Viime vuosina kehitys digitoinnin alueella niin Suomessa kuin kansainvälisesti on ollut erittäin nopeaa. Tekniikan kehittyminen on antanut mahdollisuuksia tehdä asioita uudella tavalla. Museovirasto on ollut mukana eurooppalaisissa hankkeissa ja sitä kautta päässyt seuraamaan alan käytäntöjä ja kehitystä muissa museoissa, kirjastoissa ja arkistoissa. Suomessa Kansallinen digitaalinen kirjasto -hanke (KDK) on osoittanut, että museosektorilla nykytilanne on ongelmallinen sisällönkuvailun ja luetteloinnin näkökulmasta. Tietosisältöjen semanttinen yhteismitallisuus ja tehokas tiedon siirto järjestelmien välillä edellyttäisi yhteisiä luettelointikäytäntöjä ja niitä tukevia järjestelmiä. Puutteet toiminnallisuudessa ja järjestelmissä sekä niistä johtuvat ongelmat tiedonsiirrossa aiheuttavat suurta resurssitarvetta ja päällekkäistä työtä. On hyvä aika ajoin analysoida toimintaympäristössä tapahtuneita muutoksia ja erilaisia toimintavaihtoehtoja. Analyysin jälkeen on tehtävä johtopäätökset siitä miten muuttuneeseen tilanteeseen on suhtauduttava. Tarvittaessa on käynnistettävä toimenpiteet halutun muutoksen aikaansaamiseksi. Museovirasto on nyt halunnut roolinsa mukaisesti yhdessä muiden toimijoiden kanssa tehdä analyysiin museoiden kokoelmahallinnan tilanteesta. Tämä selvitys on keskeinen osa tätä analyysiä. Tämän selvityksen avulla on haluttu saada käsitys kokoelmahallintaa tukevien ohjelmistojen nykytilanteesta niin Suomessa kuin kansainvälisesti. Samoin on haluttu selvittää erilaisia mahdollisia toimintamuotoja kokoelmahallintaa tukevin ohjelmistojen ja palveluiden organisoimiseksi.

Sivu 4(80) Tiivistelmä Tässä selvityksessä tarkastellaan museoalan kokoelmahallinnan tietojärjestelmien nykyistä tilannetta Suomessa sekä vaihtoehtoisia toimintamalleja työtapojen ja järjestelmien kehittämiseksi. Selvitystyössä tutustuttiin suosituimpiin käytössä oleviin ohjelmistoihin ja haastateltiin niiden käyttäjiä. Lisäksi kartoitettiin tärkeimpien kansainvälisten kokoelmahallintaohjelmistojen ominaisuuksia ja niiden soveltuvuutta suomalaisiin tarpeisiin. Havaintojen ja päätelmien pohjalta laadittiin suosituksia jatkotoimenpiteiksi. Nykyiset käytännöt ja ohjelmistot Museoiden kokoelmiin kuuluvista aineistoista luetteloitavat tiedot ja kokoelmahallinnan tarpeet ovat pääpiirteittäin samanlaisia kaikilla museoilla. Käytännöt ja työtavat kuitenkin vaihtelevat eri museoiden välillä. Osassa museoista luetteloitavat tiedot eritellään eri kenttiin yksityiskohtaisesti, toisissa luettelointi on nopeampaa ja vapaamuotoisempaa. Tarpeet luettelointitietojen entistä avoimemmalle käytölle ovat kasvamassa. Perinteisesti tietojen ensisijainen kohderyhmä on ollut museoiden oma henkilökunta, mutta nykyisin tutkijat ja myös suuri yleisö nähdään yhä merkittävämpänä käyttäjäryhmänä, joissain tapauksissa myös tiedon tuottajana. Suosituimmat kokoelmahallintaohjelmistot ovat Musketti, Muusa, E-kuva ja Memoron, jotka yhteenlaskettuna kattavat reilusti yli puolet käyttäjämäärästä ja kokoelmista. E-kuva ja Memoron ovat suomalaisissa yrityksissä kaupallisesti kehitettyjä tuotteita. Musketin kehityksestä ja yllä pidosta vastaa Museovirasto, Muusasta puolestaan Valtion taidemuseo yhdessä Aimari Oy:n kanssa. Ohjelmistot jakautuvat käyttöfilosofialtaan kahteen ryhmään: 1. Musketin ja Muusan luettelointinäkymissä kukin tieto on tyypillisesti eroteltu omaan kenttäänsä ja tiedot syötetään tarkasti ja yksityiskohtaisesti. Toimintoja ja tietokenttiä on runsaasti. 2. Memoronin ja E-kuvan käyttöliittymät tähtäävät nopeaan ja joustavaan luettelointiin. Tietoja syötetään Muskettia ja Muusaa enemmän vapaamuotoisesti, kenttien lukumäärä on pienempi ja luettelointinäkymä räätälöidään asiakkaan toiveiden mukaan. Kullakin ohjelmistolla on omat vahvuutensa ja heikkoutensa. Musketissa on kokonaisuutena moni puolisimmat toiminnot, Muusassa on huomioitu parhaiten taidemuseoiden tarpeet, E-kuvassa on selkein ja modernein käyttöliittymä ja Memoronissa puolestaan joustavan tietokenttien lisäämisen mahdollistava tietokantatoteutus. Yksikään ohjelmistoista ei ole selkeästi muita parempi. Käyttäjät ovat enimmäkseen tyytyväisiä, mutta myös erilaisia parannustoiveita esitettiin runsaasti. Katsaus kansainvälisiin ohjelmistoihin Katsaukseen valittiin kuusi ohjelmistoa: Adlib Museum (Adlib Information Systems), Calm for Museums (Axiell), CollectiveAccess (Useita toimittajia, avoimen lähdekoodin ohjelmisto), KE EMu (KE Software), MuseumPlus/eMuseumPlus (zetcom Ltd.) ja The Museum System (Gallery Systems). Valintaperusteina olivat laaja käyttäjäkunta, tunnetut referenssikäyttäjät ja vähintään kohtuullinen markkinaosuus Euroopassa. Selvityksessä keskityttiin erityisesti edistyneisiin ominaisuuksiin, joita haastatteluissa oli toivottu tai joita tullaan tarvitsemaan jatkossa esim. Kansallisen digitaalisen kirjaston pitkäaikaissäilytykseen liityttäessä. Tavoitteena oli saada hyvä yleiskuva ohjelmistojen tarjoamista mahdollisuuksista sekä selvittää, olisiko kansainvälisiin ohjelmistoihin siirtyminen kannattavaa. Kyselyn perusteella Adlib, KE EMu ja MuseumPlus sisältävät monipuolisimmat toiminnot.

Sivu 5(80) Toimintojen laadun ja käytettävyyden keskinäinen vertailu vaatisi kuitenkin ohjelmistoihin tutustumista käytännössä. Kaikki vertaillut ohjelmistot ovat selvityksen perusteella varteenotettavia vaihtoehtoja uudeksi kokoelmahallintajärjestelmäksi. Nykyisin käytössä oleviin kotimaisiin ohjelmiin verrattuna kansainvälisten ohjelmien vahvuuksia ovat toimittajien suuremmat resurssit, laajemmat ominaisuudet ja parempi tuki luettelointiin usealla eri kielellä. Heikkouksia ovat osasta ohjelmia puuttuva selainpohjainen luetteloinnin käyttöliittymä, jollaiseen suomalaiset museot ovat jo tottuneet, sekä useimmissa tapauksissa tarve kommunikoida toimittajan kanssa englanniksi. Mahdollisessa käyttöönotossa on myös varauduttava lisä panostuksiin käyttöliittymän suomentamisen ja kotimaisten asiasanastojen lisäämisen osalta. Vaihtoehtoiset toimintamallit jatkossa Selvityksessä vertailtiin neljää vaihtoehtoista toimintamallia, joiden mukaisesti museot voisivat prosessien, kokoelmahallintaohjelmistojen ja niiden yhteentoimivuuden suhteen edetä: 1. Nykytilan jatkaminen 2. Nykytila + rajapinnoilla parannettu järjestelmien yhteentoimivuus 3. Yhtenäistäminen, pohjana joku nykyisistä järjestelmistä 4. Yhtenäistäminen, uusi järjestelmä Parhaiksi vaihtoehdoiksi arvioitiin mallit 2 ja 4. Malli 2 tarjoaa nykytilaan verrattuna etuja varsin pienillä riskeillä, ja siihen ollaankin jo Kansallinen digitaalinen kirjasto -hankkeen myötä siirtymässä. Mallissa 4 on mahdollista saavuttaa pitkällä tähtäimellä suurimmat säästöt ja hyödyt. Se edellyttää kuitenkin laajaa museoiden konsortiota, joka on yksimielinen malliin liittyvän ohjelmistohankinnan tarpeellisuudesta ja sen linjauksista. Mallin 2 mukaiset investoinnit järjestelmien yhteentoimivuuteen parantavat edellytyksiä museoiden keskinäiseen yhteistyöhön ja työtapojen kehittämiseen. Mikäli hankitaan mallin 4 mukaisesti uusi ohjelmisto, saadaan käyttöön nykyistä kehittyneemmät ominaisuudet mm. monikieliseen luettelointiin sekä uusia ryhmätyötä ja aineistojen pitkäaikaissäilytystä tukevia toimintoja. Tutkijoiden ja muiden käyttäjien mahdollisuudet hyödyntää luettelointitietoja paranevat. Työtapojen kehittämistä ja ohjelmistoja on tarkasteltava kokonaisuutena. Siten voidaan varmistaa, että ohjelmistot ja niihin tehtävät kehityspanostukset tukevat ja helpottavat museoiden työtä. Päätelmät ja suositukset Toimintamallien suhteen suositellaan vaiheittain etenemistä siten, että ensin toimitaan mallin 2 (Nykytila + rajapinnoilla parannettu järjestelmien yhteentoimivuus) mukaisesti ja siirrytään muutaman vuoden tähtäimellä malliin 4 (Yhtenäistäminen, uusi järjestelmä). Mallin neljä mukainen ohjelmistohankinta voi myös korvata vain osan nykyisin käytössä olevista ohjelmistoista. Yhteisiä käytäntöjä on siinäkin tapauksessa syytä kehittää koko museokentän laajuisesti. Työtapojen kehittämiseksi suositellaan seuraavia toimenpiteitä: Laaditaan kansallisesti yhtenäiset ohjelmistoriippumattomat luettelointiohjeet Omaksutaan uusi KDK-asiakasliittymä osaksi museotyötä Virtaviivaistetaan käyttäjähallintoa ja ohjelmistojen ylläpitoa Perustetaan yhteistyöryhmä ohjaamaan Musketin kehitystä Kehitetään museoalan kansallista organisoitumista Toimenpiteiden jälkeen sekä museoalan ammattilaiset että muut käyttäjät voivat hyödyntää luettelointitietoja nykyistä paremmin, museoiden välinen yhteistyö helpottuu ja asiakaspalvelu paranee. Kansallisen organisoitumisen myötä museot kykenevät yhdessä kansallisesti kattaviin, työtapoja kehittäviin ja kustannuksia säästäviin ratkaisuihin.

Sivu 6(80) Nykyisten tietojärjestelmien tärkeimmiksi kehityskohteiksi arvioitiin seuraavat: Kehitetään suurten tiedostojen tallennusratkaisuja Kehitetään tietojen yhteiskäytön rajapintoja KDK-asiakasliittymää hyödyntäen Laaditaan ja otetaan käyttöön yhteinen auktoriteettitietokanta Valmistaudutaan aineistojen yhteiseen pitkäaikaissäilytykseen Kehitystyön tuloksena suurten tietomäärien hallinta tehostuu ja laajasta aineistosta voidaan aiempaa helpommin löytää kaikki tiettyyn henkilöön tai asiaan liittyvät tiedot. Tietojen siirto ulkoisiin järjestelmiin helpottuu ja aineistojen säilyminen turvataan. Toimintamalliin 4 kuuluvassa ohjelmistohankinnassa suositellaan seuraavia toimenpiteitä: Laaditaan vaatimusmäärittely huolellisesti Arvioidaan käytettävyyttä osana ohjelmiston valinta- ja käyttöönottoprosessia Selvitetään avoimen lähdekoodin soveltuvuus Tarjotaan ohjelmisto museoille sovelluspalveluna Näin varmistetaan, että uusi ohjelmisto täyttää tarpeet ja helpottaa museoiden päivittäistä työtä. Toimenpiteiden toteuttamisen aikataulu Monet suositelluista jatkotoimenpiteistä ovat laajoja kokonaisuuksia, joten niiden toteutus on hajau tettava useamman vuoden ajalle. Hankkeet voisivat edetä seuraavan alustavan aikataulun mukaisesti: Vuosi Toimenpiteet 2011 2012 Käsitellään tämän selvityksen toimenpide-ehdotukset ja päätetään jatkotoimista, sekä kehitetään kansallista organisoitumista. Aloitetaan kansallisesti yhtenäisten luettelointiohjeiden laatiminen ja yhteisten auktoriteettitietojen kerääminen. Liitetään tärkeimmät kokoelmahallintajärjestelmät KDK-asiakasliittymään, virta viivaistetaan ylläpitokäytäntöjä ja kehitetään suurten tiedostojen tallennusratkaisuja. Uudistetut luettelointiohjeet valmistuvat. Museoiden tarvitsemat kentät määritellään ja toteutetaan KDK:n yhteiseen auktoriteettitietokantaan. Metatietoja täydennetään pitkäaikaissäilytyksen vaatimusten mukaisiksi. Selvitetään avoimen lähdekoodin soveltuvuus kokoelmahallinnan tarpeisiin ja aloitetaan vaatimusmäärittelyn laatiminen uudelle kokoelmahallintajärjestelmälle. Päätetään kokoelmahallinnan uudistuksen rahoitusmallista. 2013 Yhteinen auktoriteettitietokanta valmistuu ja nykyiset järjestelmät liitetään siihen Kilpailutetaan ja valitaan uusi kokoelmahallintajärjestelmä. Museoala on organisoitunut kansallisesti laajojen hankkeiden edellyttämällä tavalla. 2014 Mukautetaan uusi kokoelmahallintajärjestelmä suomalaisiin tarpeisiin sekä liitetään se KDK-asiakasliittymään ja yhteiseen pitkäaikaissäilytykseen. Siirretään tiedot uuteen järjestelmään ja arvioidaan sen käytettävyys. Otetaan uusi kokoelmahallintajärjestelmä täysimittaisesti käyttöön. 2015 Tavoitteiden ja toimenpiteiden priorisointi sekä niiden välisten tarkempien riippuvuuksien tunnistaminen rajattiin selvityksen ulkopuolelle. Lisäksi tarkempi aikataulutus sekä resurssien, kustannusten ja riskien arviointi on jätetty museoiden tehtäväksi.

Sivu 7(80) 1. Johdanto Tässä selvityksessä kartoitetaan museoalan kokoelmahallinnan tietojärjestelmien nykyistä tilannetta Suomessa sekä järjestelmäkokonaisuuden kehityssuuntien mahdollisia tulevaisuuden näkymiä. Selvityksen on tilannut Museovirasto ja sen on laatinut CSC - Tieteen tietotekniikan keskus Oy. Selvitystyö liittyy osaltaan myös Kansallinen digitaalinen kirjasto (KDK) -hankkeeseen [KDKhanke] ja siihen miten koko museoala pystyy tulevaisuudessa vastaamaan KDK:n kokonaisarkkitehtuurin [KDK-kokonaisarkkitehtuuri] mukanaan tuomiin haasteisiin. CSC:llä työhön osallistuivat Anssi Kainulainen ja Arto Teräs. Projektin tukiryhmään kuuluivat Kimmo Koivunen (CSC), Elina Anttila, Miikka Haimila, Vesa Hongisto, Mikael Vakkari, Sirkka Valanto ja Katri Vuola (Museovirasto), sekä Riitta Autere ja Kari Peiponen (Valtion taidemuseo). Tukiryhmän lisäksi selvityksessä haastatelluilla henkilöillä ja sekä kotimaisilla että ulkomaisilla ohjelmistotoimittajilla (ks. liitteet 1 ja 2) oli mahdollisuus kommentoida raportin luonnosta ennen lopullisen version julkaisua. Tämä on julkinen dokumentti. 1.1. Selvityksen työmenetelmät Selvityksessä perehdyttiin tärkeimpiin Suomessa käytössä oleviin kokoelmahallintajärjestelmiin sekä kirjallisen materiaalin että ohjelmistojen käyttäjien haastattelujen perusteella. Niiden lisäksi tutustuttiin tärkeimpiin kansainvälisiin kokoelmahallintajärjestelmiin verkosta saatavan materiaalin perusteella ja kysymällä lisätietoja ohjelmistojen toimittajilta. Taustatietoina käytettiin Museoviraston toimittamaa materiaalia alan kansainvälisistä standardeista sekä muita asiaan liittyviä dokumentteja ja artikkeleita. Suomalaisista kokoelmahallintajärjestelmistä tarkasteluun valittiin E-kuva, Memoron, Musketti ja Muusa. Kunkin käyttäjäkunnasta haastateltiin vähintään yhtä organisaatiota ja kahta henkilöä. Mukana oli sekä taidemuseoita että kulttuurihistoriallisia museoita. Luonnontieteellisiä museoita ja niiden käyttämiä järjestelmiä ei ollut selvityksessä mukana. Lista haastatteluihin osallistuneista henkilöistä ja haastattelumateriaali on liitteessä 1. Kansainvälisistä ohjelmistoista tarkasteluun valittiin Adlib Museum (Adlib Information Systems), Calm for Museums (Axiell), CollectiveAccess (avoimen lähdekoodin ohjelmisto, useita toimittajia), KE EMu (KE Software), The Museum System (Gallery Systems) ja MuseumPlus/eMuseumPlus (zetcom Ltd.). Toimittajille lähetettiin kysely, jossa painotettiin erityisesti suomalaisia museoita kiinnostavia ja mm. Kansallisen digitaalisen kirjaston yhteistyössä tarpeellisia ominaisuuksia. Kysymyslomake on liitteessä 2. Museoviraston kanssa yhteistyössä hahmoteltiin neljä vaihtoehtoista toimintamallia, joiden mukaisesti museoala jatkossa voisi kehittää kokoelmahallinnan käytäntöjä ja tietojärjestelmiä. Analyysissa arvioitiin kunkin mallin vahvuuksia, heikkouksia, mahdollisuuksia ja uhkia (ns. SWOT-analyysi). Lisäksi mietittiin keinoja ennaltaehkäistä tunnistettuja uhkia ja lieventää niiden mahdollisen toteutumisen vaikutuksia. Tehtyjen havaintojen ja päätelmien perusteella laadittiin suosituksia jatkotoimenpiteiksi.

Sivu 8(80) 2. Museoiden nykyiset työtavat Tässä luvussa kuvataan museoiden nykyisiä työtapoja ja käytäntöjä, erityisesti luettelointityötä ja siihen liittyvää tietojärjestelmien käyttöä ja ylläpitoa. Työtapojen ymmärtäminen on olennaista, jotta pystytään tunnistamaan tietojärjestelmiin kohdistuvat tarpeet. Kuvaus perustuu haastatteluihin ja tilastotietoon. 2.1. Luettelointiprosessi 2.1.1. Resurssit Museoilla käytettävissä olevat resurssit vaihtelevat. Vuoden 2009 tilastojen mukaan ammatillisesti hoidettuja museoita oli yhteensä 157 ja niissä työskenteli keskimäärin 11,9 vakinaista, päätoimista työntekijää [Museotilasto_2009]. Työntekijöistä 6,8 oli museoalan koulutuksen saaneita. Vapaaehtoistyöntekijöitä toimi 43:ssa museossa kansallisella tasolla, yhteensä 19,5 henkilötyövuoden verran. Vapaaehtoistyöntekijöiden osuus painottui erikoismuseoihin, joilla on kiinteä yhteys alan harrastajiin, sekä paikallista seura- ja yhdistysyhteistyötä tekeviin museoihin. Tilastojen mukaan haastatelluissa museoissa vakinaista päätoimista henkilökuntaa oli 11-203 henkeä, joista museoalan koulutuksen on saanut 6-77 henkeä museota kohden. Tilastotietoa luetteloijien määrästä ei ole. Haastattelujen perusteella museoista suuremmissakin luettelointiin osallistuu vakituisesti kuitenkin vain alle kymmenen ihmistä yksikköä kohden. Monissa museoissa luettelointi on osa kaikkea muuta työtä. Joissain tapauksissa luettelointityöstä ei kerry edes yhtä henkilötyövuotta museota kohden. Henkilöstöresurssien ei uskota kasvavan, pikemminkin viimeisen kymmenen vuoden aikana on tehty säästötoimia. Osa museoista käyttää luetteloinnissa määräaikaista työvoimaa kuten kesätyöntekijöitä ja korkeakouluharjoittelijoita. Osa museoista puolestaan kokee tiedon luotettavuuden niin tärkeänä arvona omassa toiminnassaan, ettei kouluttamatonta työvoimaa haluta päästää tekemään luettelointia. Etenkin pienemmissä museoissa määräaikaisen työvoiman hyödyntäminen nähtiin kuitenkin ainoana tapana selvitä luetteloinnin työkuormasta, ja käyttöoikeuksia rajaamalla esimerkiksi kokoelmittain voidaan hallita tilannetta. Jopa työelämään tutustujat voivat auttaa joissakin tehtävissä, kuten kuvien skannaamisessa tai mekaanisessa tietojen syöttämisessä järjestelmään. Tietyn aineiston museolle luovuttanut taho voidaan myös päästää perusluetteloinnin jälkeen täydentämään kyseiseen aineistoon liittyviä tietoja. Luetteloinnin kannalta hyödyllistä tietoa voidaan saada myös aktiivisilta asiakkailta, esimerkiksi erilaisilta harrastajaryhmiltä. Toisinaan yleisöltä saatavat tiedot ovat ainoa tietolähde kun museoon on vastaanotettu aineistoa hyvin puutteellisin metatiedoin, tai kun halutaan kerätä aikalaismuistoja. Jotkut museot hyödyntävät luetteloinnissa aktiivisesti asiakaspalautetta, toisissa yleisön tekemä annotointi (tägäys) nähdään mahdollisuutena, jonka moderointiin ei kuitenkaan ole henkilöresursseja. Yhteisöluettelointi vaatii omia työkalujaan ja prosessejaan kaiken saadun palautteen hallinnointiin ja priorisointiin. 2.1.2. Aineisto Luetteloitava aineisto on vaihtelevaa niin taide- kuin kulttuurihistoriallisissakin museoissa merkityksensä puolesta ja tallenteena; Objektin merkitys voi liittyä sen sisältöön tai kuvailemaan kohteeseen (esim. kirjan teksti abstraktiona, elokuvatallenne dokumentaarina). Objekti voi olla yksittäisesine joukkonsa edustajana (esim. sarjatuotantona tehty työkalu tai muu käyttöesine), uniikki yksittäiskappale (esim. taideteos) tai sillä on muusta syystä historiallinen rooli (esim. merkittävän tapahtuman osallisena tai symbolina).

Sivu 9(80) Alkuperäisten fyysisten objektien muoto- ja materiaalikirjo on periaatteessa rajaton, mikä asettaa haasteita niiden digitoinnille, kuvailulle ja tallentamiselle luettelointiprosessissa. Metatieto voi olla useissa eri formaateissa tallennettua tekstiä, kuvaa, äänitallenteita, videota tai kolmiulotteisia malleja. Joidenkin objektien tallentaminen voi olla suoraviivaisempaa (esim. tekstin skannaaminen, valokuvien digivedostaminen), toisten vaikeampaa tai lähes mahdotonta (esim. veistosten tai suurten monimutkaisten koneiden mallintaminen). Alkuperäisen käyttökokemuksen jäljentäminen on vaikeaa myös alun perin digitaaliseksi tehdylle materiaalille (esim. mediateosten toistoteknologian vanhentuessa). Suomen museoiden kokoelmiin sisältyi vuoden 2009 lopussa tilastokyselyn mukaan lähes 5,5 miljoonaa kulttuurihistoriallista objektia, joista vuoden kartunta oli vajaat 63 000. Taideteosten määrä oli noin 319 000 ja tästä vuoden kartunta oli 8 965. Luonnontieteellisten museoiden kokoelmiin sisältyi 23 miljoonaa objektia tai näytettä. Vuoden kartunta tästä oli 184 000. Valokuvaarkistomateriaalia ilmoitettiin 22,6 miljoonaa objektia, josta vuoden kartunta oli noin 279 000. Arkistoaineiston laajuus oli 16 623 hyllymetriä. Tässä selvityksessä haastatelluissa museoissa aineiston kokonaismäärä vaihteli 11 000 ja 600 000 esineen välillä. Tämän lisäksi valokuvia oli noin 62 000:sta 3 400 000:een. Museon koko ei ollut suoraan verrannollinen aineistomäärään. Yhdessäkään museoista koko kokoelmaa ei ollut luetteloitu sähköisesti. Sähköisesti luetteloidun ja luetteloimattoman materiaalin suhde vaihteli alle kymmenestä yli kuuteenkymmeneen prosenttiin. Osa aineistosta on prioriteetiltaan matalampaa, joten luetteloinnin tavoitetta ja toteumaa ei voida suoraan päätellä lukumääristä. Luettelointia tehdään myös kerroksittain tarkentuen. Osalla museoista on selkeä tavoite, suunnitelmat ja mahdollisuudet saada kaikki aineisto luetteloitua. Osalla luettelointia ohjaavat näyttelyiden rakentaminen ja muut arkitarpeet enemmän kuin sovitut prosessit. Luetteloitava aineisto jakaantuu eri tavoin ja luokittelujen rajat ovat hyvin häilyviä. Onko esimerkiksi vanhan valokuvavedoksen fyysinen objekti kuva vai esine, tai onko öljyvärimaalaus kehyksineen tai ilman niitä kuva vai esine, tai kuinka kolmiulotteinen taideteoksen pitää olla, jotta se on esine? Myös ohjelmistot asettavat kiinteitä hankalasti määriteltäviä rajoja. Onko edellä mainittu, mahdollisesti tapauskohtainen, käsitteellinen ero riittävä peruste erottaa objektit tietoteknisesti eri tietomalleiksi ja käyttöliittymänäkymiksi, vai olisiko kyse vain objektin ominaisuudesta tai objektityypistä? Museoiden edustajat tiedostavat luokittelujen ongelmat, mutta suurta muutostarvetta ei ole ollut, sillä luokitteluperusteilla on sekä historiallisia että hallinnollisia ja työnohjaukseen perustuvia syitä. 2.1.3. Aineistosta luetteloitavat tiedot Aineistosta luetteloitavat tiedot ovat pääpiirteittäin samanlaisia kaikilla museoilla. Taidemuseoiden ja kulttuurihistoriallisten museoiden välillä on jonkin verran eroja, mutta vaatimukset tietojärjestelmille ovat kuitenkin enimmäkseen samanlaiset. Luonnontieteellisten museoiden tarpeet saattavat poiketa hieman enemmän - niihin ei tässä selvityksessä perehdytty. Luetteloinnissa korostuvat hankintaerät ja kokoelmat, jotka ohjaavat sisääntulevan aineiston luettelointityötä ja jakavat aineistoa hallinnollisiin kokonaisuuksiin. Kaikissa tapauksissa luetteloitavalla aineistolla on uniikki tunniste (inventaarinumero, diaarinumero), johon muu tieto teknisesti liitetään. Tieto jakautuu luokittelevaan tietoon, kuvailevaan tietoon, historiatietoon, hallinnolliseen tietoon ja viittauksiin. Tallennettavia tietoja ovat mm. taiteilija, teos/objekti, objektin historia (esim. esineiden valmistus- ja käyttöhistoria yksityiskohtineen), objektin kuvat ja videokuvat, viittaukset muihin teoksiin, inventaarinumero, luokitukset, valmistustekniikat, mitat, kokoelma johon kuuluu, haltija, sijainti, viittaukset tekijöihin, tekijätiedot, konservoinnin kuntotiedot, aihekuvaukset, asiasanastot ja luokitukset (mm. Yleinen suomalainen asiasanasto

Sivu 10(80) [YSA], Iconclass [Iconclass], Outline of Cultural Materials [OCM]) sekä itsenäisesti muodostuneet epävirallisemmat sanastot, hankintaerä, tekijänoikeudet, luovutussopimukset ja -ehdot, luovutustapa, aika- ja paikkatiedot. Käytännöt ja jaottelu eivät ole alalla yhtenäisiä. Tekstuaalisen sisällön ohella korostuu erityisesti taidemuseoissa kuvallinen materiaali, jota useassa museossa tarjotaan asiakkaille kuvamyyntien kautta. Myös konservoinnissa kuvallisen materiaalin monipuolisuus korostuu. Yhdestä objektista saattaa olla runsaasti erityyppisiä kuvia eri suunnista, eri resoluutioilla, eri aikakausina ja tekniikoin otettuna. Videokuvaa käytetään sekä alkuperäisenä objektina, että esimerkiksi esinettä dokumentoivana tallenteena. Äänitallenteitakin on joillain museoilla runsaasti. Tallenteita annotoidaan ja päivitetään siinä missä muutakin objekti-tietuetta. Kuva-arkistoissa kuva-aineistojen luettelointiin liittyy keskeisiä kynnysvaatimuksia, joita nykyiset ohjelmat eivät kiitettävästi toteuta. Valokuvien osalta kuvan eri representaatioiden näkyminen ja erottaminen samassa tai useammassa tietueessa on tärkeää. Samasta kuvasta voi kokoelmaan kuulua negatiivi tai useampia negatiiveja sekä eri aikojen vedoksia, joista vain osa on ns. originaaleja, tai joiden suhde originaaliin vaihtelee. Järjestelmässä on kyettävä erottamaan ja toisaalta yhdistämään toisiinsa kutakin koskevat metatiedot. Kuva-arkistojen haasteena ovat myös satojen tuhansien objektien hankintaerät, joiden hallintaa ja käyttöä luetteloinnin on kyettävä tukemaan hierarkisena kuvauksena ilman, että kukin kuva koskaan saa omaa tietuettaan. Suurien kokoelmien kuvista ja niiden esittämistä kohteista on usein myös vain vähän metatietoja, mikä vaikeuttaa niiden luettelointia. Kuvien käsittelyssä ei useassakaan museossa ollut helpottavaa automaatiota ja etenkin suurikokoisempia kuvia talletetaan itse tietojärjestelmän ulkopuolelle. Kuvien lisäksi aineistoon liitetään myös muita liitetiedostoja, joilla ei ole omia tietueitaan järjestelmissä. Liitetiedostojen formaatti on usein rajattu. Aineisto sisältää tietojen lisäksi viittauksia. Viittauksia on sekä museon henkilöstöön, luetteloitavan kohteen tekijöihin tai muuten siihen liittyviin henkilöihin, paikkoihin, tapahtumiin (esim. näyttelyt) ja toisiin kohteisiin. Viittauksille ja niiden monipuolisemmalle hyödyntämiselle olisi enemmänkin tarvetta. Korttipohjaisen luetteloinnin ajalta periytyneet luettelointikäytännöt eivät osaa vielä hyödyntää ristiviittausten mahdollisuuksia esimerkiksi dynaamisina näkyminä ja toimintoina. Näkymät ja "kortit" ovat usein kiinteästi määriteltyjä kokonaisuuksia, joiden muuttamista nykyiset järjestelmät eivät juurikaan tue. 2.1.4. Luetteloinnin päämäärä, tarkoitus ja käyttäjät Perinteisesti museoissa luettelointityön tuloksen ensisijainen käyttäjäryhmä on ollut museon oma henkilökunta, ja suuri yleisö on saanut tiedon välillisesti näyttelyiden tai henkilökunnan muun työn tuloksena. Luetteloitujen tietojen julkisuutta ei aina tästä syystä olla ajateltu. Nykyisin tutkijat ja myös suuri yleisö nähdään yhä merkittävämpänä luettelointitiedon käyttäjänä, ja tarpeet luettelointitietojen entistä avoimemmalle käytölle ovat kasvaneet. Tietojen julkistuskäytännöt vaihtelevat. Moni museo suhtautuu asiaan varovaisesti eikä halua julkistaa mitään ennen kuin tiedot on tarkastettu. Joissain museoissa on puolestaan selkeä politiikka, että kaikki luetteloitu tieto on varmistettua ja siten julkistuskelpoista, tai vähemmän tarkistetunkaan tiedon julkistamista ei pelätä. Julkistamiseen liittyy myös yksityisyydensuojakysymyksiä, joiden ratkaisuun kaivataan kansallisen tason selkeitä ohjeistuksia. Esimerkiksi tietosuojavaltuutetun ohjeet valokuvista tunnistettavien ihmisten näyttämiselle voidaan tulkita tiukempina museoiden kokoelmille kuin lehdistölle. Museoilla on seuraavia kohderyhmiä ja tarkoituksia, joita luetteloinnin ja tietojärjestelmien pitäisi palvella ainakin välillisesti: pitkäaikaissäilytys

Sivu 11(80) suuri yleisö, julkinen haku ja verkkonäyttelyt kuvamyynti laskutuksineen näyttelyiden suunnittelu, rakentaminen ja dokumentointi luettelointi omalla henkilökunnalla yhteisöluettelointi (englanniksi crowdsourcing) tutkimusluettelointi ja suurten sisäänottomassojen tunnisteluettelointi henkilökunnan omat tutkijat muiden tutkijoiden tietopyynnöt asiakkaiden omatoiminen tutkimus esineiden varastointi, lainaus ja seuranta/hallinta konservointityön tukeminen vastaanoton avustaminen esineiden sisäänoton yhteydessä tiedotus raportointi, yhteenvedot Suuren yleisön palveleminen koetaan tärkeäksi, mutta palvelutavat vaihtelevat. Palvelutarjonnassa on museokohtaisia resurssi- ja politiikkaeroja. 2.1.5. Luetteloinnin työnkulut ja prosessit Luettelointiprosessit vaihtelevat museoittain. Yhteistyötä on enenevässä määrin etenkin samaa ohjelmistoa käyttävien kesken, mutta kansainvälistä vuorovaikutusta, tiedonvaihtoa ja prosessien kehitystä ei tällä hetkellä juuri ole. Ennen EU:ta vuorovaikutus perustui yksittäisten henkilöiden suhteisiin ja aktiivisuuteen erityisesti International Council of Museums (ICOM) -järjestön 1 alaisen CIDOC-komitean2 piirissä. EU-toiminnan alkuvuosien jälkeen osallistuminen kansainväliseen toimintaan on muuttunut ja siirtynyt virallisemmalle tasolle (organisaatiotasolle) sekä EUhankkeisiin kuten Athena3, jonka puitteissa on kehitetty LIDO-standardi [LIDO]. Luetteloijat osallistuvat huomattavasti vähemmän laajempaan kehityskeskusteluun kuin hallintohenkilöstö. Taustalla ovat vahvasti resurssiperusteet tai -olettamukset. Osalla museoista on olemassa selkeät kirjoitetut säännöstöt ja ohjeet. Osalla ohjeistus on epätarkempaa, keskeneräistä, hajanaista tai vanhentunutta, ohjeistusta ei välttämättä seurata tarkkaan tai siihen on muodostunut perimätietona kulkevia poikkeuksia ja omia tarkennuksia. Joskus kirjallista ja virallista ohjeistusta ei ole lainkaan, vaan tieto kulkee suullisena perimätietona. Hiljaisen tiedon välittyminen on organisaation sisällä haastavaa. Luetteloijat joka tapauksessa yleisesti arvostavat hyvää ohjeistusta. Ohjeiden lisäksi käytössä on myös esimerkkiluetteloituja aineistoja. Työtavat vaihtelevat myös museon sisäisesti. Luettelointikäytännöt vaihtelevat: Osalle museoista tiukka säännöstö koetaan elintärkeäksi tavaksi varmistua tiedon oikeellisuudesta, osa haluaa mahdollisuuden tapauskohtaiseen joustavuuteen. Jotkut museoista luottavat vain hyvin koulutettuun henkilökuntaan, osa näkee väliaikaisen työvoiman elinehtona. Yhteisöluettelointi saatetaan nähdä joko uhkana tiedon epävarmuuden vuoksi tai mahdollisuutena, jonka hyödyntäminen kuitenkin vaatii moderointiresursseja. Joissain museoissa arvostetaan yleisöltä saatavaa tarkempaa tietoa ja omakohtaisia kokemuksia ja muistoja tärkeänä osana muistiorganisaation tarjoamaa sisältöä, ja palautteen käsittelyyn on jo hyvin mietityt prosessit. Museoiden arvotuksia jakaa myös se, luetteloidaanko tiiviisti vai monipolvisesti. 1 http://icom.museum/ 2 http://cidoc.mediahost.org/ 3 http://www.athenaeurope.org/

Sivu 12(80) Luettelointitarpeet ja fokus vaihtelevat historiallisista syistä. Taidehistoriallisilla, kulttuuri historiallisilla ja luonnontieteellisillä museoilla on omat painoalueensa ja pitkät perinteensä. Toiminta alalla nähdään myös konservatiivisena. Tietojärjestelmät itsessään ohjaavat luettelointitapaa. Vanhoja "paperipohjaisia" luettelointimenetelmiä on siirretty suoraan sähköiseen muotoon. Työnjako riippuu henkilöstön määrästä. Etenkin pienemmissä museoissa henkilökunta tekee kaikenlaista työtä luetteloinnin ohessa. Luettelointia jaetaan henkilöiden kesken hallinnollisin perustein (esim. kuva-arkisto vs. esinekokoelmat) tai ammattitaidon perusteella (esim. opiskelijat kaivausten yhteydessä vs. päätoiminen luetteloija). Luettelointi etenee usein kerroksittain esimerkiksi hankintaerien yleiskuvausten kautta yksittäisten objektien tarkempaan kuvaukseen. Joissain tapauksissa esineitä luetteloidaan ensin suppeammin (tunnisteluettelointi) ja myöhemmin tietoa laajennetaan (tutkimusluettelointi). Luettelointi ei ole pysyvästi valmis, vaan korjauksia ja tarkennuksia tapahtuu ajan mittaan joko asiakkaiden yhteydenottojen tai henkilökunnan oman tutkimuksen tai näyttelyiden rakentamisen kautta. Luetteloitavaa materiaalia ja sisältöä priorisoidaan merkittävyyden ja kattavuuden perusteella. Luetteloitavan aineiston ikä on myös yksi priorisoinnin lähtökohta (joskus jopa uusimmasta aloittaen). Arkityö (esimerkiksi sisäänotot, lainaukset ja näyttelyiden rakentaminen, asiakkaiden pyynnöt) ohjaa luettelointia joissain tapauksissa enemmän kuin periaatteellinen ohjeistus. Luettelointitavoissa näkyy tietojärjestelmien orgaaninen kehittyminen uusien ominaisuuksien tullessa mukaan ajan myötä. Kokoelmahallintajärjestelmien käytön oppimiskäyrät vaihtelevat, joidenkin ollessa vaikeita, toisten helpompia. Helppokäyttöisempien kohdalla uskalletaan useammin luottaa myös väliaikaiseen luettelointityövoimaan. Kaikki järjestelmät eivät sisällä syötteiden tarkistusta tai luettelointia nopeuttavaa ja luotettavuutta lisäävää ehdottavaa tekstisyöttöä, valikkorakennetta tai automaattista tietojen kopiointia. Aineiston ryhmittely ja keruu väliaikaisiin tai pysyvämpiin koreihin ja työpöytiin nähdään korvaamattomaksi työvälineeksi esimerkiksi näyttelyitä suunniteltaessa. Järjestelmät eivät tue esimerkiksi monimedian ja tallenteiden monipuolista käyttöä. Monien järjestelmien nähdään kuitenkin olevan vasta elinkaarensa alkupuolella, ja käyttäjät ovat enimmäkseen tyytyväisiä järjestelmiin. Tietenkin täytyy muistaa vertailukohtien vähäisyys. 2.2. Kokoelmahallinnan tietojärjestelmien ylläpito ja kehitys Ohjelmistoteknisesti kokeneet henkilöt ovat museoiden kokonaishenkilöresursseista hyvin pieni osa. Isommilla museoilla on useampia ylläpitoon keskittyneitä henkilöitä, joilla on myös tietotekniikka-alan koulutus, pienemmillä museoilla osaaminen on usein henkilökunnan oman harrastuneisuuden varassa. Ohjelmistojen ylläpitoon ja kehitykseen liittyvä museoiden välinen yhteistyö ja konsortiotoiminta on viime vuosina yleistynyt ja edelleen lisääntymässä. 2.2.1. Ylläpidon tehtävät Kokoelmahallintajärjestelmien ylläpidossa on eri käyttäjätasoja (keskitetty pääkäyttäjä, museo kohtaisia pääkäyttäjiä), joilla on eri käyttöoikeuksia järjestelmässä. Henkilökunnan työtehtävät ovat vaihtelevia ja sisältävät sekä haastavampaa suunnittelutyötä että toistuvampaa suorittavaa työtä. Haastatteluissa tunnistettuja ylläpidon tehtäviä olivat mm.: Käyttäjähallinto (profiilit, salasanat jne.) Käyttäjätuki Laitteistoylläpito Varmuuskopioinnista huolehtiminen, tarvittaessa muutoslokien kautta virhesyötteiden korjaaminen

Sivu 13(80) Kirjoitusvirheiden ja muiden virhesyötteiden siivoaminen Käyttäjien ja konsortioissa asiakasmuseoiden kehitystoiveiden ja virheilmoitusten keruu ja välittäminen toimittajalle (tulkkaus museoalan osaajien ja teknisten osaajien välillä tärkeää) Konversioiden määrittely ja teko (esim. Museot Online [Museot_Online], Kansallinen digitaalinen kirjasto [KDK-hanke]), vie paljon resursseja Ohjelmistopäivitysten testaaminen Sähköisten prosessien kehittäminen esimerkiksi uusien toiminnallisuuksien suunnittelun kautta Jotkut järjestelmistä mahdollistavat monipuolisen ylläpidon ja asiakkaan oman käyttöliittymä konfiguroinnin. Toisissa ylläpitoa tehdään ulkoisilla työkaluilla esimerkiksi suoraan tietokannan kautta. Kehittyneemmät ylläpitotyökalut virheitä ennaltaehkäisevine ominaisuuksineen voisivat helpottaa ja vähentää suorittavan työn osuutta. Työtehtäviä olisi silloin mahdollista nykyistä paremmin jakaa henkilökunnan osaamisprofiilin mukaan - ohjelmistokehitysyhteistyö ja yhteisten tietomallien suunnittelu vaatii erilaista osaamista kuin esimerkiksi käyttäjätunnusten ja varmuuskopioiden hallinta. 2.2.2. Ohjelmistojen ostaminen ja kehitys Haastatelluissa museoissa ohjelmiston ostaminen ja käyttäminen palveluna oli yleinen toimintamalli. Myös omia sovelluspalvelimia oli käytössä, mutta palveluna ostaminen oli lisääntymässä. Ohjelmistojen käyttö-, ylläpito- ja kehitystehtävät eivät ole yksittäisten museoiden ydintoimintaa, joten palvelumalli sopii suurimmalle osalle hyvin. Ohjelmistotoimittajien kanssa tehtyihin ylläpitosopimuksiin ei haastatteluissa perehdytty yksityiskohtaisesti. Ohjelmistojen hinnoittelu koettiin enimmäkseen selkeäksi, mutta kertaluontoisten töiden (esim. konversio vanhasta tietokannasta) kustannukset poikkesivat joissain tapauksissa suurestikin arvioiduista. Museoissa ei juurikaan tehdä omaa ohjelmointityötä, mutta ohjelmistojen kehitystoiveita ja tarpeita kerätään joko irrallisten yhteydenottojen tai konsortiotoiminnan kautta. Joillakin on käytössä sähköinen keskustelufoorumi loppukäyttäjien vertaistukeen ja uudentyyppisen sisällön (esim. mediataide) luettelointitapojen kehittämiseen. Korjauksia ja päivityksiä priorisoidaan työryhmissä ja toiveita viedään eteenpäin toimittajille. Päivitysten testaus ja keruu suuremmiksi päivitys kokonaisuuksiksi kuuluu samoille työryhmille. Ohjelmistokehityksen elinkaariajattelua ja työkaluja ei juurikaan käytetä. Ohjelmien kehitystyötä ohjaavat rahalliset resurssit. Suurin osa päivityksistä on pienimuotoisia virheiden korjauksia ja parannuksia, harvemmin isompia muutoksia (esim. uusia aliohjelmia kuten konservointi). Ohjelmistotoimittajilla on mm. resurssien pienuuden vuoksi usein vaikeuksia laatia päivityksiä museoiden toivomassa aikataulussa. 2.3. Yhteenveto nykyisistä toimintamalleista Aineistosta luetteloitavat tiedot ja kokoelmahallinnan tarpeet ovat pääpiirteittäin samanlaisia kaikilla museoilla. Käytännöt ja työtavat kuitenkin vaihtelevat eri museoiden välillä. Myös käytössä olevan ohjelmiston käyttöliittymä vaikuttaa toimintatapoihin. Yhteistyötä on yhä enemmän etenkin samaa ohjelmistoa käyttävien kesken, mutta kansallisesti yhtenäisiä luettelointiohjeita ei toistaiseksi ole. Luetteloinnissa korostuvat hankintaerät ja kokoelmat, jotka ohjaavat sisääntulevan aineiston luettelointityötä ja jakavat aineistoa hallinnollisiin kokonaisuuksiin. Osalla museoista on selkeä tavoite, suunnitelmat ja mahdollisuudet saada kaikki aineisto luetteloitua. Osalla luettelointia

Sivu 14(80) ohjaavat näyttelyiden rakentaminen ja muut arkitarpeet enemmän kuin sovitut prosessit. Joissakin museoissa vain vakituinen henkilökunta osallistuu luettelointiin, mutta varsinkin pienet ja keskikokoiset museot käyttävät myös määräaikaista työvoimaa kuten kesätyöntekijöitä ja korkeakouluharjoittelijoita. Tarpeet luettelointitietojen entistä avoimemmalle käytölle ovat kasvamassa. Perinteisesti tietojen ensisijainen kohderyhmä on ollut museoiden oma henkilökunta, mutta nykyisin tutkijat ja myös suuri yleisö nähdään yhä merkittävämpänä käyttäjäryhmänä, joissain tapauksissa myös tiedon tuottajana. Osa museoista suhtautuu toistaiseksi asiaan varovaisesti eivätkä halua julkistaa mitään ennen tietojen tarkastamista, toisissa on puolestaan selkeä politiikka että kaikki luetteloitu tieto on jo riittävän varmistettua ja siten julkistuskelpoista. Julkistamiseen liittyy myös yksityisyyden suojakysymyksiä. Kokoelmahallintaohjelmistojen ostaminen ja käyttäminen palveluna on yleinen toimintamalli ja vähitellen korvaamassa omat sovelluspalvelimet. Ylläpitohenkilökunnan työtehtävät ovat vaihtelevia ja sisältävät sekä haastavampaa suunnittelutyötä että toistuvampaa suorittavaa työtä. Vain suurimmissa museoissa on tyypillisesti päätoimisia ylläpitäjiä. Museoissa ei juurikaan tehdä omaa ohjelmointityötä, mutta ohjelmistojen kehitystoiveita ja tarpeita kerätään, priorisoidaan työryhmissä ja viedään eteenpäin toimittajille. Joillakin on käytössä sähköinen keskustelufoorumi loppukäyttäjien vertaistukeen ja uudentyyppisen sisällön luettelointi tapojen kehittämiseen. Käytössä oleviin kokoelmahallintajärjestelmiin ollaan pääosin tyytyväisiä.

Sivu 15(80) 3. Nykyiset ohjelmistot Kokoelmahallintajärjestelmä on niin luetteloinnissa kuin muussakin jokapäiväisessä museotyössä keskeinen työkalu. Sen avulla hallitaan kaikkia niitä museon kokoelmiin liittyviä tietoja, jotka ennen kirjattiin paperikortistoihin. Lisäksi järjestelmää voidaan käyttää mm. näyttelyiden suunnit teluun ja tietojen esittämiseen verkossa. Järjestelmä koostuu sekä siihen kuuluvista laitteista että ohjelmistoista. Tässä selvityksessä keskityttiin erityisesti ohjelmistoihin. Tilanne vuoden 2010 lopulla oli seuraavanlainen: Suomen museoissa oli käytössä noin 20 eri kokoelmahallintaohjelmistoa, joista suurin osa vain muutamassa museossa. Suosituimmat ohjelmistot olivat Musketti (50 museota), Muusa (30 museota), Memoron (24 museota) ja E-kuva (24 museota). Kokoelmien koon suhteen selvästi käytetyin oli Musketti, jolla hallitaan lähes puolta kokoelmien kokonaismäärästä. Kaikki Suomen museoissa paljon käytetyt kokoelmahallintaohjelmistot oli kehitetty kotimaassa, joko museoiden itsensä tai kotimaisten yritysten toimesta. Ulkomailla kehitettyjä ohjelmistoja oli käytössä erittäin vähän tai ei lainkaan. Suuntauksena vaikuttaa olevan keskittyminen vähitellen muutamaan ohjelmistoon. Esimerkiksi vuoden 2010 aikana Antikvaria-ohjelmiston kehitys päätettiin lopettaa ja sitä käyttäneet museot siirtyivät pääosin Muskettiin, muutamat Muusaan. Myös E-kuvan ja Memoronin käyttäjämäärät kasvoivat vuonna 2010. 3.1. Tarkasteltavaksi valitut ohjelmistot Lähempään tarkasteluun valittiin neljä eniten käytettyä ohjelmistoa: Musketti, Muusa, E-kuva ja Memoron. Valitut ohjelmistot kattavat yhteensä reilusti yli puolet sekä käyttäjien että kokoelmien kokonaismäärästä. Muskettia kehittää Museovirasto (alihankkijana Hewlett Packard Oy) ja Muusaa Valtion taidemuseo yhdessä Aimari Oy:n ja kehitystyötä ohjaavan käyttäjämuseoiden konsortion kanssa. E-kuva (Eduix Oy) ja Memoron (Mansoft tietotekniikka Oy) ovat suomalaisissa yrityksissä kaupallisesti kehitettyjä ohjelmistoja. Ohjelmistojen elinkaari museoalalla on varsin pitkä, usein jopa yli 10 vuotta. Musketin ensimmäinen versio otettiin käyttöön jo 1998, ja siihen tehtiin vuonna 2007 suurehko käyttöliittymäuudistus perusrakenteen kuitenkin pysyessä samana. Muusa otettiin tuotantokäyttöön vuonna 2004, jonka jälkeen siihen on tehty laajennuksia ja päivityksiä, mutta ei suuria uudistuksia. E-kuva on ollut markkinoilla vuodesta 2002 ja Memoron noin vuodesta 2006 alkaen.

3.1.1. E-kuva Valmistaja: Eduix Oy Ohjelmiston nimi ja versio: E-kuva (ei versionumerointia) Saatavilla olevat lisäosat: Kaikki osat sisältyvät vakiotoimitukseen Tuetut tietokannat: MySQL Kotisivu: http://eduix.fi/ Ohjelmaa käyttäviä museoita: Lusto - Suomen Metsämuseo, Punkaharju Poliisimuseo, Tampere Sähkömuseo Elektra, Hämeenlinna Tekniikan museo, Helsinki Työväenmuseo Werstas, Tampere Sivu 16(80)

3.1.2. Memoron Valmistaja: Mansoft tietotekniikka Oy Ohjelmiston nimi ja versio: Memoron, versio 3.0.4 Saatavilla olevat lisäosat: Kaikki osat sisältyvät vakiotoimitukseen Tuetut tietokannat: Microsoft SQL Server Kotisivu: http://www.mansoft.fi/memoron/ Ohjelmaa käyttäviä museoita: Designmuseo, Helsinki Polyteekkarimuseo, Espoo Sotamuseo, Helsinki Suomen Ilmailumuseo, Vantaa Suomen maatalousmuseo Sarka, Loimaa Sivu 17(80)

3.1.3. Musketti Valmistaja: Museovirasto Ohjelmiston nimi ja versio: Musketti v. 3.41 WebMusketti v. 2.15 Saatavilla olevat lisäosat: Kaikki osat sisältyvät vakiotoimitukseen (kuva- ja esinesovellukset ostettavissa myös erikseen) Tuetut tietokannat: Microsoft SQL Server Kotisivu: http://www.nba.fi/fi/muskettieesittely/ Ohjelmaa käyttäviä museoita: Emil Aaltosen museo, Tampere Imatran taidemuseo, Imatra Saamelaismuseo Siida, Inari Suomen kansallismuseo, Helsinki Turun museokeskus, Turku Sivu 18(80)

3.1.4. Muusa Valmistaja: Valtion taidemuseo Ohjelmiston nimi ja versio: Muusa 1.1.44.4 Saatavilla olevat lisäosat: Kaikki osat sisältyvät vakiotoimitukseen Tuetut tietokannat: Microsoft SQL Server Kotisivu: http://www.muusa.net/ Ohjelmaa käyttäviä museoita Gösta Serlachiuksen taidemuseo, Mänttä ja organisaatioita: Oulun taidemuseo, Oulu Suomen Pankki, Helsinki Valtion taidemuseo, Helsinki Wäinö Aaltosen museo / Turun museokeskus, Turku Sivu 19(80)

Sivu 20(80) 3.2. Ohjelmistojen kehitysmallit Tarkastelluissa ohjelmistoissa erottuu kaksi vaihtoehtoista kehitysmallia. E-kuva ja Memoron ovat suomalaisissa yrityksissä kaupallisesti kehitettyjä tuotteita, joita ohjelmistotoimittajat tarjoavat museoille. Musketin ja Muusan kehitystyön ja ylläpidon päävastuu on museoilla itsellään, vaikka varsinainen ohjelmointityö ostetaan yrityksiltä. Musketista vastaa Museovirasto ja Muusasta Valtion taidemuseo yhdessä Aimari Oy:n kanssa. Valtio tukee sekä Musketin että Muusan kehitystä vuosittain vaihtelevalla summalla, mutta pääasiallinen rahoituskanava on ohjelmaa käyttäviltä museoilta perittävät lisenssi- ja ylläpitomaksut. Järjestelmätoimittajien yksittäisen kokoelmahallintaohjelmiston kehitykseen varatut henkilöresurssit ovat yleensä varsin pieniä, vaikka taustalla olisi suurempikin yritys. Tämä kertoo kansallisesti käytettyjen järjestelmien käyttäjämääristä ja asiakkuusvolyymeistä. Yksittäisen museon näkökulmasta kaikki neljä ohjelmistoa ovat sikäli vertailukelpoisia, että kunkin niistä voi tietyllä museon ja/tai kokoelmien koosta riippuvalla lisenssihinnalla ostaa oman museon käyttöön. Kukin museo voi siten valita itselleen sopivimmaksi katsomansa tuotteen, eivätkä esimerkiksi Museovirasto tai opetus- ja kulttuuriministeriö ainakaan suoraan ohjaa hankintapäätöstä. Kansalliset ja kansainväliset yhteistyöprojektit, mm. Kansallinen digitaalinen kirjasto [KDK-hanke] ja Europeana [Europeana], asettavat enenevässä määrin vaatimuksia kokoelmatietojen siirrettävyydelle museoiden omien järjestelmien ulkopuolelle. Kunkin ohjelmiston toimittaja tai ohjelmistoa käyttävät museot vastaavat itsenäisesti näiden vaatimusten täyttämisestä. Museosektorin sisällä ei ole yhteistä kansallista elintä, joka päättäisi tiettyjen standardien käytöstä. Museovirasto voi suositella tiettyjä käytäntöjä, mutta toiminta ei ole tältä osin erityisen järjestelmällistä eikä tarjoa museoille selkeää kanavaa osallistua suositusten laatimiseen. Museovirastolla ei myöskään suojeluviranomaisen tehtäviä lukuun ottamatta ole valtaa vaatia suositusten noudattamista. 3.3. Standardit, rajapinnat ja asiasanastot Museoalalla ei ole kansallisesti eikä myöskään kansainvälisesti yhtä yhtenäistä kokoelmahallinnan standardia, jota kaikki noudattaisivat. Kansainvälisesti merkittävimmät ovat CIDOC Conceptual Reference Model [CIDOC-CRM], SPECTRUM [SPECTRUM], Categories for the Description of Works of Art [CDWA] ja varsin tuore mutta nopeasti suosiotaan kasvattanut Lightweight Information Describing Objects [LIDO]. CIDOC-CRM on monipuolinen ja samalla kohtuullisen monimutkainen museoesineiden, toimijoiden, tapahtumien sekä niiden välisten suhteiden kuvaus. Sen tavoitteena on mahdollistaa häviötön tiedonvaihto eri järjestelmien välillä. SPECTRUM standardoi museoiden toimintaprosesseja, antaen ohjeita ja määrittelee minimivaatimukset mm. esineiden luettelointiin, konservointiin, riskien hallintaan ja moniin muihin toimintoihin. CDWA keskittyy taide-esineiden kuvailun standardointiin. LIDO on erityisesti järjestelmien väliseen tiedonvaihtoon tähtäävä standardi, jonka laadinnassa on huomioitu sekä CIDOC-CRM, CDWA että SPECTRUM. Kaikki neljä vertailtua ohjelmaa pohjautuvat relaatiotietokantaan, mutta kannan toteutus vaihtelee merkittävästi: Muusa on ohjelmista standardinmukaisin. Sen tietokanta pohjautuu suoraan CIDOC-CRM:n rakenteeseen. Musketin suunnittelussa on huomioitu useampiakin standardeja (CIDOC-guidelines, SPECTRUM ja CDWA), mutta tietokanta ei kuitenkaan ole suoraan minkään näiden standardien mukainen.

Sivu 21(80) E-kuvan tietokantarakenne on huomattavasti Muusaa ja Muskettia yksinkertaisempi eikä pohjaudu mihinkään museoalan standardiin. Eri asennusten tietokannoissa on museoiden välisiä eroja, koska sovellus räätälöidään asiakkaan tarpeisiin sekä käyttöliittymää että tietokannan kenttiä muokkaamalla. Memoronissa on dynaaminen tietokantarakenne, johon voidaan lisätä uusia tietokenttiä myös museon itsensä toimesta ilman ohjelmiston toimittajan toimenpiteitä. Standardinmukaisuus riippuu siten museon itsensä tekemistä valinnoista. Myös E-kuvaan on toimittajan mukaan vuoden 2011 aikana tulossa Memoronin tyyppinen mahdollisuus lisätä tietokenttiä museon itsensä toimesta. Selvityksessä ei arvioitu sitä, kuinka läheisesti ohjelmistojen tietokantatoteutukset noudattavat relaatiotietokannoissa tunnettua Structured Query Language (SQL) -standardia. Tietokantojen tietotyypeissä on myös sovelluskohtaista vaihtelua. Musketissa ja Muusassa käytetään paljon tarkasti määriteltyjä tietotyyppejä, kun taas E-kuvassa suurin osa kentistä on vapaita tekstikenttiä (varchar). Käytännössä metatietojen yhtenäisyyden kannalta enemmän merkitystä on kuitenkin sillä, kuinka hyvin käyttöliittymä ohjaa tiedonsyöttöä, millainen ohjeistus organisaatiossa on käytössä sekä mitä työkaluja epäyhtenäisten tietojen tunnistamiseen ja korjaamiseen on tarjolla. Esimerkiksi eri tavoin kirjoitettuja henkilöiden ja paikkojen nimiä on usein jäljellä edellisestä ohjelmasta tehdyn konversion jäljiltä, vaikka uudet tiedot syötettäisiinkin systemaattisesti. E-kuvassa on mahdollista käyttää ja ylläpitää organisaatioiden tietoja sisältäviä tietueita yhteistyössä usean samaa ohjelmistoa käyttävän museon välillä (osapuolet-toiminto). Varsinaista auktoriteettitietokantaa, joka mahdollistaisi täsmälliset ja yhtenäiset viittaukset henkilöihin, organisaatioihin ja paikkoihin (huomioiden mm., että saman nimisiä henkilöitä voi olla useita tai että nimi voi muuttua henkilön elinaikana) ei kuitenkaan ollut yhdessäkään ohjelmassa. Yhdessäkään vertailluista ohjelmistoista ei ollut valmiiksi tuettuna ja ylläpidettynä kansainvälisten standardien mukaisia tietojen vienti- tai tuontimoduuleita. Kaikista saa kuitenkin tallennetut tiedot ulos ja tietoa voidaan tuoda sisään Structured Query Language (SQL) -kielen avulla, joten eri standardien mukaisten rajapintojen toteuttaminen on ainakin periaatteessa mahdollista. Muskettiin, Muusaan ja E-kuvaan oli Kansallisen digitaalisen kirjaston asiakasliittymän pilotoinnin tarpeisiin vastikään toteutettu tai pian valmistumassa LIDO-standardin mukainen, OAI-PMHprotokollaa [OAI-PMH] käyttävä tiedon haravointirajapinta. Myös Memoronin toimittaja on sitoutunut toteuttamaan rajapinnan myöhemmin. LIDO-toteutusten laajuutta ja laatua mm. kenttien lukumäärän ja tietotyyppien täsmäävyyden osalta ei tässä selvityksessä arvioitu. LIDO-standardi näyttää olevan yhdistämässä museokenttää kansallisesti, soveltuvan hyvin eri tyyppisten museoiden (ainakin kulttuurihistorialliset ja taidemuseot) tietojen kuvaamiseen ja muodostumassa myös kansainvälisen yhteistyön kannalta yhä tärkeämmäksi. Ohjelmistojen keskinäistä tiedonvaihtoa olisikin syytä kehittää edelleen LIDO-standardin pohjalta. Lisäksi on syytä selvittää, mitä vaatimuksia Kansallisen digitaalisen kirjaston pitkäaikaissäilytys (KDK-PAS, katso [KDK-hanke]) asettaa rajapintojen toteutukselle. Haastateltujen henkilöiden käytännön työn kannalta tiedon rakennetta kuvaavilla standardeilla (CDWA, CIDOC-CRM, LIDO) oli melko vähän merkitystä. Tärkeämpinä nähtiin luettelointiohjeet, joista erityisesti Museoviraston laatima ohjeistus [Musketti_Luettelointiohjeet] sai useita mainintoja. Toisaalta monissa museoissa oli omat luettelointiohjeet, jotka poikkesivat ainakin jollain tavoin Museoviraston ohjeistuksesta. Luettelointikäytäntöjen erilaisuus näkyi myös ohjelmistojen käyttötavoissa, käyttöliittymissä ja tietorakenteissa. Kansainvälinen SPECTRUM-standardi ei ollut suurimmalle osalle haastatelluista kovin tuttu. Kansainväliseen yhteistyöhön valmistautumisen kannalta olisi hyödyllistä vertailla

Sivu 22(80) luettelointiohjeistusten yhteismitallisuutta SPECTRUM-suositusten kanssa sekä täydentää kansallisia suomenkielisiä ohjeita osa-alueilla, joita nykyinen ohjeistus ei kata (mm. lainojen hallinta, käyttöoikeuksien määritys, kokoelmien arvon määritys ja riskinhallinta). Vertailua onkin jo aloitettu SPECTRUMin ja CDWA:n osalta Musketin uusia luettelointiohjeistuksia tehtäessä. Osaa ohjeistuksesta ei voida järjestelmä- ja resurssieroista johtuen tehdä kansallisella tasolla (esim. pääkäyttäjien ohjeistukset). Asiasanastojen käyttö oli osa haastateltujen henkilöiden päivittäistä työtä ja ne koettiin tärkeiksi. Käytetyimpiä olivat kansalliset asiasanastot, erityisesti Yleinen suomalainen asiasanasto [YSA] ja Museoalan asiasanasto [MASA]. Kansainväliset asiasanastot ja luokitukset olivat vastaajille keskimäärin oudompia; Valtion taidemuseossa oli jonkin verran käytössä Iconclass [Iconclass] ja Musketissa Outline of Cultural Materials [OCM]. Ontologioista tunnettiin Yleinen suomalainen ontologia [YSO] ja Museoalan ontologia [MAO]. Kansallisten asiasanastojen ja ontologioiden kehitystarpeita sekä vastaavuutta kansainvälisten asiasanastojen ja luokitusten kanssa on selvitetty laajasti vuoden 2008 lopulla ilmestyneessä Museoalan asiasanaston uudistaminen -raportissa [MASA_Loppuraportti]. Vertailtujen ohjelmistojen tuki asiasanastoille oli vaihteleva. Kaikissa oli vähintään kenttä asiasanojen lisäämistä varten, mutta eroja löytyi integroinnin toimivuuden, valmiiden sanastojen ja uusien sanojen lisäämisen osalta. Osassa ohjelmista oli yhteys ONKI-ontologiapalveluun [YSO], mutta sitä hyödynnettiin vain asiasanastona: ontologioiden määrittelemiä termien välisiä suhteita hyödyntäviä ominaisuuksia ei ollut. Kätevimmin sanastojen käyttö sujui Musketissa ja E-kuvan uusimmassa versiossa. 3.4. Toiminnot Perusrakenteeltaan kaikki neljä vertailtua ohjelmaa muistuttavat toisiaan: itse ohjelmisto sijaitsee palvelimella, tiedot tallennetaan relaatiotietokantaan ja käyttöliittymä toimii www-selaimella. Kaikki ovat tarjolla sovelluspalveluna (Application Service Provider, ASP). Musketissa palvelumalli on tosin melko tuore ja suurimmalla osalla asiakkaista on edelleen oma palvelinlaitteistonsa. Käyttöfilosofialtaan ohjelmistot jakautuvat kahteen ryhmään: 1. Musketin ja Muusan luettelointinäkymissä kukin tieto on tyypillisesti eroteltu omaan kenttäänsä ja tiedot syötetään tarkasti. Esimerkiksi teoksen eri valmistusvaiheiden ajankohdat erotellaan ja tietojen epävarmuustaso määritellään. Kentät ovat kaikkien käyttäjämuseoiden kesken samat, joskin tarpeettomia kenttiä voi Musketissa piilottaa profiilitoimintojen avulla. Toimintoja ja tietokenttiä on runsaasti. 2. Memoronin ja E-kuvan käyttöliittymät tähtäävät nopeaan ja joustavaan luettelointiin. Tietoja syötetään Muskettia ja Muusaa enemmän vapaamuotoisesti, esim. lisätiedot-kenttään. Kenttien lukumäärä on Muskettia ja Muusaa pienempi4 ja luettelointinäkymä räätälöidään asiakkaan toiveiden mukaan. Siten käytettävissä olevat kentät ja joissain tapauksissa myös niiden semantiikka poikkeaa eri käyttäjämuseoiden välillä. Musketissa on täsmällisin mutta samalla jäykähkö tiedon syötön ohjaus: suurin osa kenttien tiedoista valitaan valmiista listoista. E-kuvan joustavampi, vähemmän valikoita hyödyntävä mutta käyttäjää selkeästi ohjaava ja avustava toteutus on myös toimiva. E-Kuvan käytön koulutustarve koettiin vähäiseksi, jolloin voidaan lyhyelläkin koulutuksella mm. hyödyntää väliaikaista työvoimaa luetteloinnissa. Memoronin liittymä on E-kuvan kaltainen, mutta ennakoiva tekstinsyöttö on käytössä vain muutamissa kentissä ja muita käyttöä helpottavia yksityiskohtia on E-kuvaa niukemmin. Muusassa tiedon syötön ohjauksen ja kenttien sisällöntarkistusten puutteellisuus johtaa 4 Memoronissa museo voi itse määritellä haluamansa kentät, joten kenttien lukumäärä riippuu siten museon omista valinnoista. Tyypillisesti kuitenkin määrä on pienempi kuin Musketissa ja Muusassa.

Sivu 23(80) helposti epäyhtenäisiin kirjoitusasuihin vapaasti täytettävien tekstikenttien osalta. Seuraavassa taulukossa on listattu ohjelmien ominaisuuksia. Ominaisuuksien toteutus vaihtelee merkittävästi eri ohjelmistojen välillä, joten taulukosta saa vain yleiskuvan toiminnallisuudesta. Ominaisuudet eivät ole tärkeysjärjestyksessä. Ominaisuus E-kuva Memoron Musketti Muusa Käyttö www-selaimella Ennakoiva tekstinsyöttö osittain osittain osittain ei Esineiden luettelointi osittain (taide-esineet) Kuvien luettelointi Automaattinen pikkukuvien luonti ei Yhteishaku ohjelman kaikista aineistotyypeistä ei Kirjaston luettelointi osittain (1) ei osittain Arkiston luettelointi osittain (1) osittain (2) ei ei tulossa ei ei ei Asiasanasto-integrointi osittain Tuki kyrillisille ym. erikoismerkeille ei Kohteen tietojen tallennus usealla eri kielellä ei osittain (3) ei ei osittain (4) osittain (4) (5) (5) (5) (5) osittain (6) Konservointi-osio Hankintaerien käsittely Hankintaerän pikaluettelointi Kori-toiminto Lainojen käsittely Käyttäjäprofiilit eri käyttöoikeuksilla Tietojen jakomahdollisuus organisaatioiden välillä Kuvien julkinen selaus ja myyntipalvelu osittain osittain (jotkut kentät) (vain teosnimi) osittain (6) (erill. sovellus) (erill. sovellus) (1) Museo voi itse määritellä tarvittavat kentät, jolloin ohjelmisto soveltuu myös kirjaston tai arkiston luettelointiin. (2) Kuva- ja arkistosovelluksessa myös arkistomateriaalia, ei hierarkia-tukea arkistokentän tarpeita vastaavasti. (3) Ei suoraa tukea, mutta mahdollisuus määritellä esim. erilliset kentät tai omat välilehdet eri kielisille tiedoille. (4) Mahdollisuus kirjata laina, mutta ei integroitua lainattavien esineiden tietojen siirtoa toiseen samaa ohjelmistoa käyttävään museoon. (5) Toteutus vaihtelee merkittävästi eri museoiden välillä. Kaikissa voidaan jakaa tietoja käyttäjäprofiilien ja niille myönnettävien käyttöoikeuksien avulla. Joihinkin on myös toteutettu yhteiskantoja, joissa hallitaan osaa tiedoista yhteistyönä museoiden kesken (E-kuva, Memoron), tai kopioidaan valitut tiedot kaikista käyttäjämuseoista, jolloin mm. haku kattaa kaikki osallistuvat museot (Muusa). (6) Verkkonäyttely-ominaisuus, mutta ei kuvien myyntipalvelua

Sivu 24(80) 3.5. Ohjelmistokohtaiset vahvuudet ja heikkoudet Arviot pohjautuvat haastateltujen henkilöiden lausuntoihin sekä haastattelijoiden tekemiin havaintoihin. E-kuva: (+) Selkein ja modernein käyttöliittymä, käyttö onnistuu lyhyellä koulutuksella (+) Ohjaava ja/tai ennakoiva tiedonsyöttö ja käteviä yksityiskohtia, mm. integrointi Google Maps -karttapalvelun kanssa paikan määrittelyssä (+) Asiasanastotuki ok (+) Kirjasto- ja arkistomoduulit: museon kirjasto ja arkisto voidaan luetteloida samaan ohjelmaan (+) Tiedon julkistaminen eri tunnuksille tarkasti ja helposti määriteltävissä (+) Kuvapalvelu (julkinen haku ja myynti) osa järjestelmää, sisältää myös palautetoiminnon (+) Rakennettu avoimen lähdekoodin komponenttien päälle, ohjelmiston oman lähdekoodin escrow-järjestely (kehitettävissä edelleen mikäli toimittaja lopettaa kehitystyön) (+/-) Toimittajana pienehkö yritys, mutta sille museoasiakkaat tärkeä osa liiketoimintaa. Samalla ohjelmalla muitakin kuin museoasiakkaita. (+/-) Helposti räätälöitävissä vastaamaan museokohtaisia tarpeita. Räätälöinti johtanut versioiden hajautumiseen (jota yritetään jälkikäteen vetää takaisin yhteen). (-) Tietokanta ei pohjaudu mihinkään museoalan standardiin (-) Kiinteä jako esineisiin ja kuviin (-) Kenttien yhdistely vapaamielistä, standardeihin sovittaminen vaikeaa (esimerkiksi aikojen ja aikavälien ilmaisutapojen erot) (-) Ei konservointiosasovellusta Memoron: (+) Melko helppokäyttöinen (+) Konservointiosasovellus valmiina (tosin ei käytössä haastatellussa museossa) (+) Ei kiinteää jakoa esineisiin ja kuviin (+) Dynaaminen tietokantatoteutus: museo voi mm. itse lisätä käyttöliittymään kenttiä ilman että ohjelmistotoimittaja muokkaa tietokantaa (+/-) Helposti räätälöitävissä vastaamaan museokohtaisia tarpeita. Räätälöinnin ongelmana versioiden hajautuminen. (+/-) Toimittajana pienehkö yritys, mutta sille museoasiakkaat tärkeä osa liiketoimintaa (-) Tietokanta ei pohjaudu mihinkään museoalan standardiin (-) Kuvapalvelusovellusta ei vielä olemassa Musketti: (+) Monipuoliset ominaisuudet (+) Täsmällisien hakujen tekeminen mahdollista (+) Vakioidut kentät pitävät tiedot yhdenmukaisina eri organisaatioiden välillä (+) Ohjaava ja/tai ennakoiva tiedonsyöttö (mm. valitaan listasta) sekä kenttien sisällöntarkistukset vähentävät virheiden määrää (+) Asiasanastotuki melko hyvä (+) Hankintaerien pikaluettelointimahdollisuus (tukee erilaisia luettelointiprosesseja) (+) Konservointiosasovellus (tulossa) (+) Laajin käyttäjäkunta Suomessa (+) Valtion tuki ja iso toimija takana (Museovirasto) tuo luottamusta siihen, että ohjelmiston

Sivu 25(80) kehitys jatkuu tai tarjotaan järkevä siirtymäpolku (+/-) Kehitystyö vakavaraisella yrityksellä (HP), mutta ei yrityksen ydintoimintaa (ei aktiivisesti kehittyvä alue) (+/-) Vertaisverkosto olemassa (Muskettipäivät), mutta ei hyödynnetty täyspainoisesti (+/-) Kuvapalvelu (julkinen haku ja myynti) olemassa erillisenä sovelluksena, mutta vasta Museoviraston kuva-arkiston käytössä (+/-) Tietokantarakenteessa huomioitu CIDOC guidelines, SPECTRUM ja CDWA, mutta kanta ei kuitenkaan suoraan minkään näistä standardeista mukainen. (-) Tietyiltä perusrakenteiltaan vanhanaikainen (-) Kankeahko käyttöliittymä (-) Monimutkainen, käyttö vaatii koulutusta (-) Kansallismuseon tarpeet ja käytännöt näkyvät/dominoivat liikaa (-) Luettelointi työlästä, tietoa täytettävä useille välilehdille (-) Kiinteä jako esineisiin ja kuviin, ei mm. yhteistä hakua sekä kuvista että esineistä (-) Koritoiminto puuttuu Muusa: (+) Laajat ominaisuudet taide-esineiden luettelointiin (+) Tietokanta parhaiten standardinmukainen (perustuu CIDOC CRM -standardiin) (+) Museoiden yhteinen tietokanta, jonne julkaistaan/siirretään valitut kentät, joka päivittyy nopeasti (+) Ei jakoa esineisiin ja kuviin: kaikki objekteja joilla vain erilaiset ominaisuudet (+) Kätevät koritoiminnot, myös mahdollisuus jakaa koreja kollegoiden kesken (+) Konservointiosasovellus (+) Ollut pitkään tarjolla sovelluspalveluna (koeteltu malli) (+) Käyttäjämuseoiden yhteinen konsortio, joka tekee suosituksia ohjelmiston kehityslinjauksista (+/-) Kuvapalvelu (julkinen haku, ei myyntipalvelua) erillisenä sovelluksena olemassa, mutta vasta Valtion taidemuseon käytössä (-) Kankea käyttöliittymä (huonoin neljästä vertaillusta) (-) Tiedonsyöttö virhealtista: ei ennakoivaa tekstinsyöttöä eikä kenttien sisällöntarkistusta (-) Monimutkainen, käyttö vaatii koulutusta (-) Asiasanastotuki hieman ontuva (-) Kehitystyö yhden henkilön varassa Kiinteällä jaolla esineisiin ja kuviin tarkoitetaan ohjelman teknistä toteutusta mm. tietokannan osalta. Näkemyksemme mukaan parempi ratkaisu on käsitellä esineitä ja kuvia vain eri tyyppisinä objekteina, joilla on samat perustiedot (kuten esim. Muusassa). Silloin vaikkapa multimediateosten lisääminen luetteloitaviksi kohteiksi hoituu lisäämällä vain yksi objektityyppi, ja haku kattaa yhtenäisesti ja automaattisesti myös ne. Luonnollisesti eri tyyppisille kohteille tarvitaan luetteloinnissa osin eri kentät, mutta mitään perustavanlaatuista eroa esimerkiksi vanhan tuolin, pronssiveistoksen, öljyvärimaalauksen, vanhan paperivalokuvan, katuteatteriesityksestä otetun digikuvan ja digitaalisen multimediateoksen välillä ei tietojen tallennuksen kannalta ole. Ohjelmistojen hinnoittelusta esitettiin useita kommentteja. Hintaa ei kuitenkaan tässä selvityksessä huomioitu sen enempää vahvuuksina kuin heikkouksina, koska hinta riippuu joka tapauksessa tarjouspyynnön laajuudesta eikä vertailukelpoista tietoa ollut käytettävissä.

Sivu 26(80) 3.6. Kokemukset tietojen siirrosta Kaikissa haastatelluissa museoissa oli nykyistä ohjelmistoa ennen ollut käytössä joku toinen ohjelmisto, ja siten kokemusta tietojen siirrosta nykyiseen ohjelmistoon. Siirto oli kaikissa tapauksissa tehty kerta-ajona sitä varten erikseen laaditulla konversio-ohjelmalla. Konversion arvioitu työmäärä vaihteli muutamasta henkilötyökuukaudesta noin yhteen henkilötyövuoteen. Osassa museoista oli myös siirretty tietoja Suomen Museot Online -palveluun [Museot_Online] ja Athena- hankkeen välivaraston kautta LIDO-tiedonsiirtotyökalun avulla Euroopan digitaaliseen kirjastoon Europeanaan. Molemmat saivat kritiikkiä siitä, että tietojen siirto on mahdollista vain harvoin (esimerkiksi kerran vuodessa) ja toiminta on yksisuuntaista, eli esimerkiksi asiakaspalautetta ei saada kätevästi takaisinpäin. Tietojen siirto näihin palveluihin oli vaatinut selvästi vähemmän henkilötyötä kuin ohjelmasta toiseen siirtyminen, mutta tarkempia arvioita ei ollut käytettävissä. Yhdessäkään haastatelluista museoista ei ollut toistaiseksi kokemusta aktiivisesta, joko jatkuvasti tai tihein väliajoin tapahtuvasta tiedonsiirrosta eri järjestelmien välillä. Tietojen haravointi uuteen KDK-asiakasliittymään tulee kuitenkin olemaan jatkuvaa, ja liittymän pilotointi on jo aloitettu muutamissa museoissa. 3.7. Yhteenveto nykyisistä ohjelmistoista Neljä Suomen museoissa eniten käytettyä kokoelmahallintaohjelmistoa ovat Musketti, Muusa, Ekuva ja Memoron. E-kuva ja Memoron ovat suomalaisissa yrityksissä kaupallisesti kehitettyjä tuotteita. Musketin kehityksestä ja ylläpidosta vastaa Museovirasto, Muusasta puolestaan Valtion taidemuseo. Varsinainen ohjelmointityö ostetaan niihinkin alihankintana kaupallisilta yrityksiltä. Kaikki ohjelmistot pohjautuvat relaatiotietokantaan, mutta niiden sisäisessä toteutuksessa on suuriakin eroja. Tietomalleista ja standardeista tehtiin seuraavat havainnot: Muusan tietokannan perusrakenne on standardinmukaisin, mutta kaikkiin neljään ohjelmistoon on mahdollista toteuttaa eri standardien mukaisia tiedon tuonti- ja vientirajapintoja. LIDO-standardi on yhdistämässä museokenttää kansallisesti ja näyttää soveltuvan hyvin eri tyyppisten museoiden tietojen kuvaamiseen. Sitä käytetään tietojen siirtoon KDK-asiakas liittymään, ja kaikkiin neljään ohjelmistoon on jo toteutettu tai tekeillä LIDO-rajapinta. Metatietojen yhtenäisyyden kannalta museoiden toimintaprosessit, käytettävä ohjeistus ja asiasanastot ovat kuitenkin tärkeämpiä kuin tiedon rakennetta kuvaavat tekniset standardit. Myös ohjelmiston käyttöliittymän ohjaavalla tiedonsyötöllä sekä epäyhtenäisten tietojen tunnistamisessa ja korjaamisessa avustavilla työkaluilla on suuri merkitys. Ohjelmistot jakautuvat käyttöfilosofialtaan kahteen ryhmään: 1. Musketin ja Muusan luettelointinäkymissä kukin tieto on tyypillisesti eroteltu omaan kenttäänsä ja tiedot syötetään tarkasti ja yksityiskohtaisesti. Toimintoja ja tietokenttiä on runsaasti. 2. Memoronin ja E-kuvan käyttöliittymät tähtäävät nopeaan ja joustavaan luettelointiin. Tietoja syötetään Muskettia ja Muusaa enemmän vapaamuotoisesti, kenttien lukumäärä on pienempi ja luettelointinäkymä räätälöidään asiakkaan toiveiden mukaan. Kustakin ohjelmistosta löytyi sekä vahvuuksia ja heikkouksia. Musketissa on kokonaisuutena monipuolisimmat toiminnot, Muusassa on huomioitu parhaiten taidemuseoiden tarpeet, E-kuvassa on selkein ja modernein käyttöliittymä ja Memoronissa puolestaan joustavan tietokenttien lisäämisen mahdollistava tietokantatoteutus. Yksikään ohjelmistoista ei noussut selkeästi toisten yläpuolelle keskinäinen paremmuus on paljolti mielipidekysymys.

Sivu 27(80) 4. Kehitystarpeet Muutostarpeita ja kehittämiskohteita kartoitettiin sekä haastattelukysymysten, haastattelijoiden tekemien havaintojen että tukiryhmässä käydyn keskustelun avulla. Listatut kehitystarpeet liittyvät siten erityisesti haastateltuihin museoihin ja tarkasteltuihin neljään ohjelmistoon, mutta ovat monilta osin yleistettävissä koskemaan koko museokenttää. Tunnistetut tarpeet jaoteltiin kahteen eri kategoriaan sen mukaan, liittyvätkö ne ensisijaisesti työtapoihin, ohjeistukseen tai järjestelmien konfigurointiin, vai ohjelmistojen ominaisuuksiin. 4.1. Työtapoihin ja ohjeistukseen liittyvät kehitystarpeet Luettelointikäytäntöjä ja -ohjeita tulisi yhtenäistää eri museoiden välillä. Museoviraston Musketin käyttäjille laatimat luettelointiohjeet [Musketti_Luettelointiohjeet] eivät vastaa kaikkien museoiden tarpeita. Valtion taidemuseon ohjeet [VTM_Luettelointiohjeet] puolestaan käsittelevät vain taide-esineiden luettelointia. Ohjeiden olisi syytä olla mahdollisimman pitkälti riippumattomia käytössä olevasta ohjelmistosta. Kansallisten luettelointiohjeiden vertailu SPECTRUM-standardin kanssa ja ohjeiden täydennys niiden toiminnallisten osa-alueiden osalta, joita nykyinen ohjeistus ei kata (mm. lainojen hallinta, käyttöoikeuksien määritys, kokoelmien arvon määritys ja riskinhallinta). Musketin luettelointiohjetta ollaan parhaillaan päivittämässä entisten Antikvariamuseoiden kanssa, ja työssä on tavoitteena hyödyntää SPECTRUM ja CDWA -standardeja. Tätä työtä olisi hyvä viedä eteenpäin valitusta toimintamallista riippuen koko museokentälle. Ohjelmistojen ylläpitoa tulisi kehittää vähentämällä suorittavan työn osuutta ja jakamalla työtä paremmin henkilökunnan osaamisprofiilien mukaan. Esimerkiksi yhteisten tietomallien suunnittelu vaatii erilaista osaamista kuin käyttäjätunnushallinto. Tämä lienee osittain ratkaistavissa kehittyneemmillä ylläpitotyökaluilla virheitä ennaltaehkäisevine ominaisuuksineen (tekninen parannus), osittain uudelleen suunnitelluilla prosesseilla. Korkearesoluutioisten kuvien ja monimediasisällön lisäämisen tulisi olla helppoa ja nykyistä paremmin ohjeistettua. Monissa museoissa isoja kuvatiedostoja säilytettiin hajanaisesti kokoelmahallinnan ulkopuolella. Kyse oli ilmeisesti yleensä lähinnä ohjelmistolle varatusta levytilasta, ei niinkään ohjelmiston puuttuvasta tuesta isoille tiedostoille. Ääni- ja videotallenteiden tuki on kuvia heikompaa. Musketti-ohjelmiston kehityksessä tulisi nykyistä aktiivisemmin kerätä ja hyödyntää asiakkaiden palautetta. Viime aikoina osallistuminen ja kehityksen yhteinen ohjaus on jo parantunutkin Museoviraston toimenpiteiden ja entisen Antikvaria-konsortion mukaantulon myötä, mutta vaatii resurssipanostusta. 4.2. Ohjelmistoihin liittyvät muutos- ja kehitystarpeet Tukea videotaiteen, mediataiteen ym. uudemman materiaalin luettelointiin ja tallentamiseen tulisi kehittää. Tämä tarkoittaa sekä teknistä tiedostoformaattitukea tallentamiseen ja toistoon, että käyttöliittymässä parempaa tukea kyseisen aineiston käsittelyyn. Kokoelmahallintajärjestelmän tulisi saumattomasti ymmärtää runsas kirjo eri tiedosto muotoja ilman että käyttäjältä vaaditaan suurta teknistä tuntemusta. Järjestelmä voisi kertoa käyttäjälle kuinka hyvin tarjottu tiedosto täyttää standardivaatimukset (esim. KDK-PAS). Lisäksi sen tulisi osata tehdä tarvittavat muunnokset (formaatti, resoluutio) ilman käyttäjän monimutkaista operointia. Osa tiedoista on luottamuksellista (esim. henkilötietoja) tai tekijänoikeudellisista syistä rajattua, joten järjestelmien pitäisi tukea tätä luokitusta.

Sivu 28(80) Tietueissa ei saisi olla keinotekoisia rajoituksia (esim. syötettävän tekstin pituus, toistettavien kenttien maksimilukumäärä). Auktoriteettitietojen (henkilöiden ja organisaatioiden nimet, paikannimet) käsittelyn tulisi olla täsmällisempää. Kansallisen digitaalisen kirjaston kokonaisarkkitehtuuriin sisältyy yhteinen auktoriteettitietokanta [KDK_kokonaisarkkitehtuuri], jota voidaan ehkä tulevaisuudessa hyödyntää. Kansalliskirjasto on jo aloittanut hankkeen kirjastojen auktoriteettitietojen yhtenäistämiseksi [KK_auktoriteettitietokanta]. Mahdollisuus tallentaa objektien tiedot useilla kielillä, ja tuki monikielisille sanastoille ja ontologioille. Tämän ominaisuuden merkitys kasvanee lisääntyvän kansainvälisen yhteistyön myötä. Käyttöliittymissä on parantamisen varaa. Ohjelmistoissa oli useita pikkuongelmia tai suunnittelun heikkouksia, jotka aiheuttivat turhia hidasteita ja katkoja luetteloinnin aktiivi käyttöön. Yhdessäkään ei ollut käyttöä nopeuttavia ns. preload-ominaisuuksia, joissa selain lataa tietoja palvelimelta ennakoivasti tausta-ajona (Ajax-tekniikka). Sarjatyökaluja (esim. hankintaerän toistuvien tietojen kopiointi tietuepohjiin) käytetään ja tarvitaan. Jonkin verran hyviä ratkaisuja on jo, mutta myös kehitystarvetta. Yksikään nykyisistä järjestelmistä ei tallenna kattavasti muutoshistoriaa, tyypillisesti vain viimeisen muutoksen ajankohdan ja muokkaajan. Muutoshistoriasta olisi hyötyä virheiden korjauksessa sekä tietojen aitouden seurannassa. Ohjelmistojen välistä tiedonvaihtoa tulisi kehittää, esimerkiksi LIDO-standardin pohjalta. Lisäksi tietomalleja tulisi yhtenäistää: LIDO on siirtomuoto eikä ratkaise kaikkia tiedon tallennukseen ja pitkäaikaissäilytykseen liittyviä kysymyksiä. Tietojärjestelmien tulisi mahdollistaa myös tiedon avoin linkitys aineistoihin, ulkopuolelle ja ulkopuolelta (mm. Linked Open Data5 ja Smithsonian Commons6). Ohjelmistovirheiden korjaukset ja tarvittavat päivitykset mm. tiedonsiirtorajapintoihin pitäisi saada käyttöön nykyistä nopeammin. KDK:n pitkäaikaissäilytyksen asettamien vaatimusten toteutusmahdollisuudet tulisi arvioida. 5 http://linkeddata.org/ 6 http://www.si.edu/commons/prototype/

Sivu 29(80) 5. Katsaus kansainvälisiin ohjelmistoihin Kotimaisten ohjelmistojen lisäksi tutustuttiin merkittävimpiin kansainvälisiin kokoelmahallinta ohjelmistoihin. Selvitys tehtiin www-sivujen, ohjelmistotoimittajille lähetetyn kyselyn (liite 2), vastauksia tarkentavien jatkokysymysten sekä saadun oheismateriaalin perusteella. Kaikki kuusi valittua toimittajaa vastasivat kyselyyn. Ohjelmistojen käyttäjiä ei haastateltu eikä tietoja tarkistettu kokeilemalla ohjelmistoja itse. Katsaus ei siten ole suoraan vertailukelpoinen kotimaisten ohjelmistojen katsauksen kanssa. Taustatietoina käytettiin muiden organisaatioiden tekemiä ohjelmistovertailuja ja -katsauksia. Ne todettiin kuitenkin joko tiedoiltaan vanhentuneiksi (Canadian Heritage Information Network:n vertailu [CHIN_Comparison]) tai vertailtujen ominaisuuksien osalta liian puutteellisiksi (Collections Trust:n katsaus [Collections_Trust_Survey] ja Fondazione Rinascimento Digitale:n raportti [FRD_Report]), jotta niiden perusteella olisi voinut arvioida ohjelmien soveltuvuutta suomalaisiin tarpeisiin. Selvityksessä keskityttiin erityisesti edistyneisiin ominaisuuksiin, joita haastatteluissa oli toivottu tai joita tullaan tarvitsemaan jatkossa esim. Kansallisen digitaalisen kirjaston pitkäaikaissäilytykseen liityttäessä. Tavoitteena oli saada hyvä yleiskuva ohjelmistojen tarjoamista mahdollisuuksista sekä selvittää, olisiko kansainvälisiin ohjelmistoihin siirtyminen kannattavaa. Tarkempi ohjelmistojen ominaisuuksien toteutuksen ja keskinäisen paremmuuden arviointi jätettiin tehtäväksi myöhemmin mahdollisen kilpailutuksen yhteydessä. 5.1. Aikaisemmat kokemukset kansainvälisistä ohjelmistoista Selvityksessä haastatelluilla henkilöillä oli hyvin niukasti kokemusta museoalan kansainvälisistä ohjelmistoista. Muutama oli tutustunut suurien tunnettujen museoiden julkisiin hakuliittymiin, mutta juuri kukaan ei ollut päässyt tutustumaan käytännön luettelointityöhön ulkomaisissa museoissa. Alan kansainvälisiin tapahtumiin osallistuminen oli myös vähäistä, pääasiassa rahoituksen puutteen vuoksi. Kansainvälisten ohjelmistojen ottaminen mukaan vertailuun ohjelmahankintojen yhteydessä oli koettu liian hankalaksi ja työlääksi, niissäkin tapauksissa joissa hankinta tehtiin useamman kuin yhden museon yhteistyönä. 5.2. Tarkasteltavaksi valitut ohjelmistot Tarkastaltavaksi valittiin seuraavat kuusi ohjelmistoa ja toimittajaa: Adlib Museum (Adlib Information Systems) Calm for Museums (Axiell) CollectiveAccess (Useita toimittajia, avoimen lähdekoodin ohjelmisto) KE EMu (KE Software) MuseumPlus ja emuseumplus (zetcom Ltd.) The Museum System (Gallery Systems) Valintaperusteina olivat laaja käyttäjäkunta, tunnetut referenssikäyttäjät ja vähintään kohtuullinen markkinaosuus Euroopassa. Perinteisten tunnettujen ohjelmistotoimittajien lisäksi mukaan otettiin CollectiveAccess, joka on suosituin avoimen lähdekoodin kokoelmahallintaohjelmisto.

Sivu 30(80) 5.2.1. Adlib Museum Valmistaja: Adlib Information Systems Ohjelmiston nimi ja versio: Adlib Museum 4.2 Saatavilla olevat lisäosat: Adlib Internet Server (kokoelmatietojen julkaisu verkossa) Adlib Designer (käyttöliittymän muokkaustyökalu) Adlib Mobile Suite (luettelointiliittymä kämmentietokoneille) Adlib API (ohjelmointirajapinta) Collection Review (kokoelmatietojen käyttö ilman verkkoyhteyttä) Adworks (työvoiden hallinta) Tuetut tietokannat: Microsoft SQL Server, Oracle Kotisivu: http://www.adlibsoft.com/ Ohjelmaa käyttäviä museoita: Imperial War Museum, Lontoo, Iso-Britannia National Museums of Scotland, Iso-Britannia Rijksmuseum Amsterdam, Alankomaat Van Gogh Museum, Amsterdam, Alankomaat Historical Museum of Amsterdam, Alankomaat

5.2.2. Calm for Museums Valmistaja: Axiell Group Ohjelmiston nimi ja versio: Calm version 9.0.1 Saatavilla olevat lisäosat: CalmWeb (selainpohjainen käyttöliittymä) CalmView (kokoelmatietojen julkaisu verkossa) ImageView (kuvatiedostojen hallinta- ja säilytyssovellus) Calm-API (ohjelmointirajapinta) OAI-PMH-module (metatietojen haravointirajapinta) Axiell Arena (www-portaali, joka tarjoaa yhtenäisen käyttöliittymän museo-, arkisto- ja kirjastoaineistoihin) Tuetut tietokannat: DScribe (valmistajan oma tietokantatoteutus) Kotisivu: http://www.axiell.co.uk/ http://www.axiell.fi/ Ohjelmaa käyttäviä museoita: Beaulieu Motor Museum, Iso-Britannia Coventry Heritage and Arts Trust, Iso-Britannia Luton Culture, Iso-Britannia The British Postal Museum and Archive, Iso-Britannia Statens Musiksamlingar, Tukholma, Ruotsi Sivu 31(80)

Sivu 32(80) 5.2.3 CollectiveAccess Valmistaja Whirl-i-Gig + muita (avoimen lähdekoodin ohjelmisto) Ohjelmiston nimi ja versio: CollectiveAccess 1.0 Saatavilla olevat lisäosat: Drupal-moduuli (liittymä Drupal-sisällönhallintajärjestelmään) Useita avoimen lähdekoodin kirjastoja mm. eri tiedostomuotojen käsittelyyn Tuetut tietokannat: MySQL 5.0 Kotisivu: http://www.collectiveaccess.org/ Ohjelmaa käyttäviä museoita: Deutsche Kinemathek, Berliini, Saksa Jewish Museum, Praha, Tšekki National September 11th Memorial & Museum, New York, USA New Museum for Contemporary Art, New York, USA Historical Society of Pennsylvania, Philadelphia, PA, USA

Sivu 33(80) 5.2.4. KE EMu Valmistaja: KE Software Ohjelmiston nimi ja versio: KE EMu version 4.0 Saatavilla olevat lisäosat: Kaikki osat kuuluvat vakiotoimitukseen Tuetut tietokannat: Valmistajan oma tietokantatoteutus Kotisivu: http://www.kesoftware.com/ Ohjelmaa käyttäviä museoita: Natural History Museum, Lontoo, Iso-Britannia Bristol s Museums, Galleries and Archives, Iso-Britannia The Museum of New Zealand Te Papa Tongarewa, Uusi Seelanti Egyptian Museum, Kairo, Egypti Canadian Museum of Civilization, Quebec, Kanada

Sivu 34(80) 5.2.5. MuseumPlus Valmistaja: zetcom Group AG Ohjelmiston nimi ja versio: MuseumPlus 5.5 MuseumPlus RIA 1.0 (sovelluspalvelu, tulossa loppuvuonna 2011) emuseumplus 5.5 (java/web-asiakasohjelma) Saatavilla olevat lisäosat: MuseumPlus Importer (tietojen tuontityökalu) MuseumPlus Offline-Synchronizer (kokoelmatietojen synkronointi asiakaskoneelle käytettäväksi ilman verkkoyhteyttä) Barcode Module (viivakoodien hallinta) Tuetut tietokannat: Microsoft SQL Server, Oracle (MuseumPlus 5.5) Microsoft SQL Server, Oracle, PostgreSQL (MuseumPlus RIA 1.0) Microsoft SQL Server, Oracle, PostgreSQL, MySQL (emuseumplus 5.5) Kotisivu: http://www.zetcom.com/ Ohjelmaa käyttäviä museoita: State Museums of Berlin, Saksa Nationalmuseum, Tukholma, Ruotsi Louvre, Pariisi, Ranska Wallace Collection, Lontoo, Iso-Britannia Benaki Museum, Ateena, Kreikka

Sivu 35(80) 5.2.6. The Museum System Valmistaja: Gallery Systems Ohjelmiston nimi ja versio: The Museum System (TMS) 2010 R2 Saatavilla olevat lisäosat: emuseum 4.0 (kokoelmien julkaisu verkossa) Barcode Manager (viivakoodien hallinta) TMS Importer (tietojen tuonti taulukkolaskennasta) Z39.50 tool (tietojen haku ulkoisesta tietokannasta) Tuetut tietokannat: Microsoft SQL Server, Oracle Kotisivu: http://www.gallerysystems.com/ Ohjelmaa käyttäviä museoita: The Metropolitan Museum of Art, New York, USA The Museum of Modern Art, New York, USA Tate, Lontoo, Iso-Britannia Kunsthistorisches Museum mit MVK und ÖTM, Wien, Itävalta Musée du Quai Branly, Pariisi, Ranska