KUSTAVIN KIRJALLISUUSYHDISTYS RY: TOIMINTASUUNNITELMA JA TALOUSARVIO VUODELLE 2012 KUSTAVIN KIRJALLISUUSYHDISTYKSEN TOIMINTA JA TARKOITUS Kustavin kirjallisuusyhdistys on voittoa tavoittelematon yleishyödyllinen yhteisö, jonka päätoimintamuoto on Volter Kilpi Kustavissa -kirjallisuustapahtuman järjestäminen. Yhdistys on perustettu tätä tarkoitusta varten vuonna 2000. Tapahtuma järjestetään kesällä 2012 jo neljännentoista kerran. Tapahtumatuotantoa johtaa yhdistyksen toiminnanjohtaja yhdessä yhdistyksen hallituksen sekä taiteellisen koordinaattorin kanssa ja hänellä on apunaan käytännön työssä koordinaattori. Myös hallituksen jäsenet antavat panoksensa tapahtuman onnistumiseen talkootyön muodossa tapahtuman aikana. 1. Volter Kilpi Kustavissa -kirjallisuusviikko Kustavin kirjallisuusyhdistys ry määrittelee visiokseen: Kustavi on valtakunnallisesti tunnettu kirjallisuuskunta. Kirjallisuus, erityisesti Volter Kilpi tuotantoineen, on osa kustavilaisuutta ja samalla kunnan taloudellinen menestystekijä, jonka kehittämiseen kustavilaiset yhteisöt ja yritykset samoin kuin monet kunnan ulkopuolella toimivat yhteistyökumppanit ovat sitoutuneet. (Kustavin kirjallisuusyhdistys 2011b.) Yhdistys järjestää vuosittain kirjallisuustapahtuman, joka kokoaa kesäiseen Kustaviin kirjallisuuden ystäviä ja ammattilaisia. Tapahtuma on tunnettu korkeatasoisesta ohjelmastaan, kotoisasta tunnelmastaan ja kyvystä olla vuodesta toiseen jopa aikaansa edellä esitellessään uusia taiteen ja tieteen tekijöitä. (Kustavin kirjallisuusyhdistys 2011a.) 2. Kustavin kirjallisuusyhdistyksen toiminnan taloudellinen rakenne Kirjallisuusviikon taiteellisesti korkeatasoisen ja uutta luovan ohjelmiston ylläpitäminen on haasteellista, niin taiteellisen johtamisen kuin rahoituksenkin näkökulmasta. Esiintymistilat ja - paikat sekä Kustavin kunnan alueen majoituskapasiteetti rajoittavat yleisömääriä, joten lipunmyynnin volyymiä ei voida lisätä massamittoihin. Myöskään edellä mainittu tapahtuman kotoinen tunnelma ei säilyisi massatapahtumassa. Lippujen hinnat on pyritty pitämään kohtuullisen alhaisina, niin että ne sopivat tapahtuman henkeen. Ideana on myös houkutella yleisöä ostamaan lippuja useampaan esitykseen tapahtuman aikana. Lisäksi olennainen osa tapahtumaa ovat ilmaiset yleisöluennot. Näistä syistä lipunmyynnin osuutta tapahtuman rahoituksessa ei voida suhteellisesti ottaen merkittävästi lisätä. Riittävän laadukkaan aiheeseen liittyvän ohjelmiston tuottaminen ei olisi mahdollista pelkästään lipputuloilla. Lippujen hinnoittelusta on kerrottu tarkemmin liitteessä 2.
Tapahtuman budjetti on myös huomattavasti kasvanut viime vuosina, koska uudistuneen ja monipuolistuneen ohjelmiston kustannukset ovat merkittävästi aikaisempaa suuremmat ja lisäksi tapahtuman järjestäminen nykymuodossaan vaatii aiempaa enemmän henkilöstöresursseja. Yhdessä nämä seikat asettavat merkittävän haasteen tapahtuman rahoituksen suunnittelulle ja varainhankinnalle. Apurahat ja avustukset sekä yritysyhteistyö ja sponsorointi muodostavatkin merkittävän osan yhdistyksen toiminnan rahoittamisesta. TOIMINTASUUNNITELMA 2012 1. Varsinainen toiminta 1.1. Kirjallisuusviikko Volter Kilpi Kustavissa -kirjallisuusviikko järjestetään 11. 16.7.2012. Tapahtuma toteutetaan verkostoperiaatteella aikaisempien vuosien tapaan: eri tahot suunnittelevat ja toteuttavat osakokonaisuuksia. Kustavin kirjallisuusyhdistyksen keskeisiä yhteistyökumppaneita ovat mm. Kustavin kunta ja kuntalaiset, paikalliset yrittäjät ja Volter Kilven Seura. Mukana verkostossa ovat myös mm. Varsinais-Suomen taidetoimikunta, Turun yliopiston kotimaisen kirjallisuuden, tulevaisuudentutkimuksen ja kulttuurihistorian oppiaineet, Helsingin yliopiston kotimaisen kirjallisuuden oppiaine, Turun yliopiston kirjasto sekä Turun kansainväliset kirjamessut. Teatteriohjelman tuottamisessa yhteystyötä tehdään mm. Yövieraat ja Quo Vadis -ryhmien kanssa. Kustavin kirjallisuusyhdistys huolehtii tapahtuman koordinoinnista, markkinoinnista ja osaksi myös sisällön tuottamisesta. Erityisesti tapahtuman luento-osuuden suunnittelussa yhdistyksellä on apunaan asiantuntijaryhmä, johon kuuluu yhdistyksen toimihenkilöiden lisäksi mm. edustajia Turun ja Helsingin yliopistoista, Volter Kilven Seurasta ja Kirjan talo ry:stä. Taiteellisen ohjelman suunnittelua tehdään puolestaan ohjelmatyöryhmässä. Siihen kuuluvat yhdistyksen toimihenkilöiden lisäksi taiteilijoiden edustajia. Vuoden 2012 festivaalin teema tulee olemaan kirjasto lainat. Tämä tulee olemaan aloitus kolmen vuoden laajemmalle teemalle taide ja yhteiskunta. Kirjasto käsitetään tässä laajasti, niin fyysisenä kirjojen lainauspaikkana, kuin sosiaalisena ympäristönäkin. Lainallakin voidaan tarkoittaa monia asioita, kirjojen lainaamisen lisäksi esimerkiksi vaikutteiden siirtymistä taiteilijoiden ja teosten välillä sekä myös taiteilijoiden ja yleisön välillä. Tarkoituksena on, että tämä teema kantaa läpi koko tapahtuman ja sitä tarkastellaan eri taiteenlajien, yleisöluentojen ja keskustelutilaisuuksien avulla.
Ohjelma tulee kolmen edellisen vuoden tapaan perustumaan nelikantaan, jonka muodostavat: luennot teatteriesitykset kirjalliset konsertit retket Volter Kilven maisemiin Teatteritaide säilyttää edelleen keskeisen roolinsa Kilpi-viikolla. Yövieraat-teatteri esittää joitakin Kilpi-dramatisointejaan Kustavissa myös vuonna 2012 ja yhteistyö tulee todennäköisesti jatkumaan myös teatteri Quo Vadiksen kanssa. Koska Kilpi-viikon päätavoite on Volter Kilven tunnettavuuden lisääminen, on haasteena löytää uusia Kilven dramatisoijia. Vuonna 2012 Kilpeä tullaan kokemaan Kustavissa aivan uudenlaisella ja tuoreella tavalla. Neuvotteluja on aloitettu muutamien taiteilijoiden kanssa syksyllä 2011. Myös säveltaide tulee kuulumaan Kilpi-viikon ohjelmaan edelleen vuonna 2012. Tarkoituksena on rikastuttaa musiikin avulla vuoden teemaa sekä löytää mahdollisuuksia vuorovaikutukseen eri taiteenalojen välillä. Suosittuja retkiä Kustavin eri luonto- ja kulttuurikohteisiin järjestetään myös totuttuun tapaan. Talonpoikaisveneiden purjehduskilpailu, jonka tarkoituksena on Volter Kilven tuotantoon liittyvän venemaiseman tuominen kirjallisuusviikon vieraiden silmien eteen, tulee myös kuulumaan ohjelmaan. Tapahtuma kerää Kustaviin runsaan ja tapahtumalle uskollisen yleisön. Ohjelman uudistuessa pyrimme löytämään ja tavoittamaan myös uusia yleisöjä. Vuonna 2011 kokonaiskävijämäärä oli noin 4 000 henkilöä ja lippuja maksullisiin esityksiin myytiin noin 1 400 kappaletta. Lipunmyynnin tuotto oli noin 17 000 euroa. Vuoden 2012 tavoite on pitää kävijä- ja lipunmyyntimäärät vähintään samalla tasolla. Koska lipunmyyntiä on kuitenkin vaikea ennakoida varmasti, merkitään lipunmyynnin määrä talousarvioon jonkin verran viime vuotta alhaisemmaksi ja sen tuotoksi arvioidaan 16 000 euroa. 1.2. Jäsentoiminta Yhdistys panostaa edelleen jäsenhankintaan. Jäsenetujen parantaminen on myös vuoden 2012 asialistalla. Yhdistyksen jäsenille lähetetään vähintään kaksi jäsentiedotetta vuoden aikana. Yhdistyksellä oli vuonna 2011 44 jäsenmaksun maksanutta jäsentä, joista yksi on kannatusjäsen. Jäsenmaksut ovat vuonna 2012 edellisvuotiseen tapaan 10 euroa (tavallinen jäsen) ja 70 euroa (kannatusjäsen). Uutena jäsenmaksuvaihtoehtona otetaan vuonna 2012 käyttöön ainaisjäsenyys, jonka suuruus on 200 euroa. Etenkin näiden ainaisjäsenten saaminen mukaan on yhdistyksen tavoitteissa vuonna 2012. Jäsenhankintaa harjoitetaan aktiivisesti kirjallisuusviikolla, sekä
lokakuun alussa 2012 järjestettävillä Turun kansainvälisillä kirjamessuilla. Arvioimme jäsenmaksujen nousevan ainaisjäsenyyksien ansiosta vuonna 2012 noin 700 euroon. 1.3. Työntekijät Yhdistyksen toiminnanjohtajalle maksetaan vuodessa kuuden kuukauden ajalta kokopäiväistä palkkaa 2 500 euroa kuukaudelta eli yhteensä 15 000 euroa vuodessa. Käytännössä työ on kuitenkin osa-aikaista jaettuna kymmenelle kuukaudelle vuodessa (helmikuun alusta marraskuun loppuun), jolloin palkkasummaksi tulee 1 500 euroa kuukaudessa. Tapahtuman taiteelliselle koordinaattorille maksetaan palkkaa 2 500 euroa vuodessa jaettuna heinä-elokuulle eli noin 1 250 euroa kuukaudessa. Tapahtumakoordinaattorille maksetaan kahden kuukauden ajalta kesäheinäkuulta 1 700 euroa kuukaudessa eli yhteensä 3 400 euroa. Lisäksi tapahtuman ajalta maksetaan lipunmyyjille yhteensä 700 euroa. Yhteensä työntekijöiden palkat tekevät 21 600. Työntekijöiden palkkoihin lasketaan lisäksi sivukuluja (sosiaaliturvamaksut 2,12 %, työeläkemaksut 23 %, vakuutusmaksut 1,47 % ja lomakorvaus 9 %) yhteensä 35,59 %. Lopulliseksi työntekijöiden palkkakustannukseksi saadaan siis 29 287,44 euroa. 1.4. Ohjelmatuotanto Esiintyjien palkkiot sekä mahdolliset majoitus ja matkakulut maksetaan pääsääntöisesti heinäkuussa. Luennoitsijoille maksetaan luentopalkkioita noin 2 800 euroa eli sivukuluineen noin 3 920 euroa sekä tarvittaessa majoitus- ja matkakuluja yhteensä noin 1 200 euroa. Luentojen kokonaiskustannuksiksi on siis arvioitu noin 5 120 euroa. Musiikkiohjelman esiintymispalkkioiksi on arvioitu 4 000 euroa eli sivukuluineen 5 600 euroa. Muusikoiden matka- ja majoituskuluiksi on arvioitu noin 1 000 euroa. Tämän lisäksi musiikkiohjelman kustannuksiin lasketaan soitin-, kalusto-, tekniikka- ja teostokuluja yhteensä 1 500 euroa. Yhteensä musiikkiohjelman kustannukset ovat siis 8 100 euroa. Teatteriohjelma ostetaan teatteriryhmiltä ja yksittäisiltä taiteilijoilta tuotantosopimuksilla, jolloin yhdistys ei maksa teatteriesiintyjille palkkoja tai palkkioita, eikä myöskään valtiolle niiden sivukuluja. Teatteriesitysten ostohinnaksi on arvioitu yhteensä noin 8 000 euroa. Retkien kuljetukset ja ruokatarjoilut ostetaan kustavilaisilta yrittäjiltä. Nämä perivät palveluistaan yhteensä 2 200 euroa. Ohjelmaan myös kuuluvien Parkkipitojen osalta kirjallisuusyhdistys saa kolmen euron hyvityksen kaikista Parkkipitoihin myytävistä lipuista, jotka maksavat 25 euroa kappale. Loput tämän tapahtumaan lipputulot menevät ravintolalle, joka vastaa tarjotun ruoan valmistuskustannuksista. Yhdistys myös tuottaa Parkkipitoihin musiikkiohjelmaa. Parkkipidoista ei
siis tule yhdistykselle kuluja ja lippujen myyntiprovisio sisältyy edellä mainittuihin lipunmyyntituloihin. Kirjallisuusviikko järjestetään pääosin Kustavin Tuulentuvalla. Tilan vuokrat ovat tapahtuman ajalta noin 1 600 euroa. Lisäksi tapahtuma tuottaa muita, kuten ruokailu- ja edustuskuluja noin 550 euroa. Kirjallisuusviikon tuotantokulujen arvioidaan siis olevan yhteensä 25 520 euroa. Kirjallisuusviikon tuloja ovat 16 000 euron suuruisiksi arvioidut lipputulot sekä Kirjakahvilassa myytyjen kirjojen, T-paitojen ja käsiohjelmien myyntitulot, jotka ovat noin 1 500 euroa. Yhteensä tuloja on siis noin 17 500 euroa. 5. Kirjallisuusviikon markkinointi Kirjallisuusviikkoa markkinoidaan verkkosivuilla, ohjelmaesitteillä, julisteilla ja tapahtuman aikana myytävillä käsiohjelmilla. Ohjelmaesitteitä jaetaan kävijöiden saataville erilaisiin kulttuurialan yrityksiin ja laitoksiin (kuten kirjakauppoihin, kirjastoihin, museoihin, jne.), alan oppilaitoksiin ja muihin paikkoihin, joissa potentiaalista tapahtuman yleisöä liikkuu. Kustavin kunta myös lähettää tapahtumaesitteitä oman kuntalaisille ja kunnan kesäasukkaille suunnatun postituksensa mukana. Lisäksi tapahtumalle haetaan näkyvyyttä laajalla mediatiedotuksella. Medioille järjestetään maaliskuussa tiedotustilaisuus, jossa ohjelma julkistetaan. Tämän jälkeen alkaa myös tapahtuman ennakkolipunmyynti. Lisäksi medioihin lähetetään tiedotteita ja räätälöityjä puffi-tekstejä kevään aikana. Viimeiset tiedotteet ja avajaiskutsut lähetetään kesäkuun lopussa, vähän ennen tapahtuman alkua. Painotuotteiden suunnittelupalkkioiksi arvioidaan vuonna 2012 noin 1 000 eli sivukuluineen 1 400 euroa. Painatuskustannuksiksi puolestaan arvioidaan noin 2 000 euroa. Mediatiedotuksen kustannuksiksi arvioidaan vuodessa noin 100 euroa. Yhteensä nämä tekevät 3 500 euroa. Tapahtumaa sekä Kustavin kirjallisuusyhdistystä markkinoidaan myös syksyisin Turun kansainvälisillä kirjamessuilla. Vuonna 2012 messuilla arvotaan kirja- ja pääsylippupalkintoja. Messuosastolta voi myös ostaa Volter Kilven teoksia samaan tapaan kuin kirjallisuusviikolta tapahtuman aikana avoinna olevasta Kirjakahvilasta. Messuosaston kustannukset ovat noin 500 euroa. Kirjanmyynnistä messuilla puolestaan arvioidaan saatavan tuloa noin 500 euroa, joten tulot kattavat kustannukset. 6. Yhdistyksen hallinto Yhdistyksen hallintokuluihin kuuluvat toimistotarvike- ja kokouskulut, jotka ovat noin 1 000 euroa vuodessa sekä internet-sivuston palvelinvuokrat noin 100 euroa vuodessa. Pankkikulut ovat
vuodessa noin 102 euroa ja tilitoimisto veloittaa vuodessa noin 700 euroa. Yhteensä nämä tekevät noin 1 902 euroa. Lisäksi muiden satunnaisten kulujen määräksi on arvioitu 540,56 euroa. 7. Varainhankinta Yhdistyksen toimintaa joudutaan rahoittamaan suurelta osin apurahoilla ja sponsorirahoituksella. Rahoitusta on saatu Kustavin kunnalta, valtiolta (esim. Opetusministeriö ja Varsinais-Suomen taidetoimikunta), eri säätiöiltä ja yritysyhteistyökumppaneilta. Vuonna 2012 rahoitusta tullaan hakemaan seuraavilta rahoittajilta: Opetusministeriö Taiteen keskustoimikunta Varsinais-Suomen taidetoimikunta Suomen kulttuurirahasto Suomen kulttuurirahaston Varsinais-Suomen rahasto Alfred Kordelinin säätiö Jenny ja Antti Wihurin rahasto Koneen säätiö Uudenkaupungin Suomalaisen Seuran Säätiö Otavan kirjasäätiö WSOY:n kirjallisuussäätiö Kustavin kunta Apurahoja ja avustuksia arvioidaan vuonna 2012 saatavan 1 000 euroa enemmän kuin vuonna 2011 eli yhteensä 33 000 euroa. Yritysyhteistyösopimuksista neuvotellaan niiden yritysten kanssa, jotka rahoittivat kirjallisuusviikkoa edellisenä vuonna. Näitä olivat: Vakka-Suomen Osuuspankki TS-Group Vakka-Suomen Puhelin Turun Osuuskauppa Lisäksi yritetään saada ainakin yksi uusi sponsori. Yritysyhteistyön tuottojen tavoite on vuonna 2012 yhteensä 9 600 euroa. Tarkempi sponsorointisuunnitelma on liitteenä (liite 1).
8. Talousarvio taulukkoina Taulukko 1. Kustavin kirjallisuusyhdistys: toimintalähtöinen tulosbudjetti 2012 KUSTAVIN KIRJALLISUUSYHDISTYS RY TOIMINTALÄHTÖINEN TULOSBUDJETTI 2012 TULOT Jäsenmaksut 700,00 Lipputulot 16 000,00 Muut myyntitulot 2 000,00 Apurahat ja avustukset 33 000,00 Yritysyhteistyö ja sponsorointi 9 600,00 TULOT YHTEENSÄ 61 300,00 MENOT Varsinaiset palkat Työntekijöiden palkat 21 600,00 Työntekijöiden palkkojen sivukulut 7 687,44 Yhteensä 29 287,44 Tuotantokulut Luennot: esiintymispalkkiot sivukuluineen 3 920,00 Luennot: matka- ja majoituskulut 1 200,00 Musiikki: esiintymispalkkiot sivukuluineen 5 600,00 Musiikki: matka- ja majoituskulut 1 000,00 Musiikki: muut kulut 1 500,00 Teatteriesitysten ostot 8 000,00 Retkien järjestäjien perimät kulut 2 200,00 Tilavuokrat 1 600,00 Muut kulut 550,00 Yhteensä 25 570,00 Markkinointikulut Painotuotteiden suunnittelu 1 400,00 Painotuotteiden painatus 2 000,00 Mediatiedotus 100,00 Messut 500,00 Yhteensä 4 000,00 Hallintokulut Toimistotarvikkeet ja kokouskulut 1 000,00 Tilitoimisto 700,00 Pankkikulut 102,00 Internet-sivuston palvelinmaksut 100,00 Muut kulut 540,56 Yhteensä 2 442,56 MENOT YHTEENSÄ 61 300,00
Taulukko 2. Kustavin kirjallisuusyhdistys: kaavanmukainen tulosbudjetti kuukausittain 2012 KUSTAVIN)KIRJALLISUUSYHDISTYS)RY)TULOSBUDJETTI)1412/2012 Varsinainen(toiminta tammi helmi maalis huhti touko kesä heinä elo) syys loka marras joulu Yhteensä 1.)Tuotot 51)000,00 1.1.#Apurahat#ja#avustukset 13#000,00 5#500,00 6#500,00 8#000,00 33#000,00 1.2#Lipputulot 16#000,00 16#000,00 1.3#Muut#myyntitulot 1#500,00 500,00 2#000,00 2.)Kulut 61)300,00 2.1#Henkilöstökulut 2.1.1#Työntekijöiden#palkat 1#500,00 1#500,00 1#500,00 1#500,00 3#200,00 5#150,00 2#750,00 1#500,00 1#500,00 1#500,00 21#600,00 2.1.2#Työntekijöiden#palkkojen#sivukulut 533,85 533,85 533,85 533,85 1#138,88 1#832,89 978,73 533,85 533,85 533,85 7#687,44 2.1.3#Luennoitsijoiden#palkkiot 2#800,00 2#800,00 2.1.4#Luennoitsijoiden#palkkioiden#sivukulut 1#120,00 1#120,00 2.1.5#Muusikoiden#palkkiot 4#000,00 4#000,00 2.1.6#Muusikoiden#palkkioiden#sivukulut 1#600,00 1#600,00 2.1.7.#Muut#palkkiot#ja#työkorvaukset 400,00 600,00 1#000,00 2.1.8#Muiden#palkkioiden#ja#työkorvausten#sivukulut 160,00 240,00 400,00 2.2#Muut#kulut 2.2.1#Luennot:#matkaG#ja#majoituskulut 1#200,00 1#200,00 2.2.2#Musiikki:#matkaG#ja#majoituskulut 1#000,00 1#000,00 2.2.3#Musiikki:#muut#kulut 1#500,00 1#500,00 2.2.4#Teatteri:#esitysten#ostot 5#000,00 3#000,00 8#000,00 2.2.5#Retket:##järjestäjien#perimät#kulut 2#200,00 2#200,00 2.2.6#Tilavuokrat 1#600,00 1#600,00 2.2.7#Muut#tuotantokulut 550,00 550,00 2.2.8#Markkinointi:#materiaalien#painatus 1#200,00 800,00 2#000,00 2.2.9#Markkinointi:#mediatiedotus 100,00 100,00 2.2.10#Markkinointi:#messut 500,00 500,00 2.2.11#Hallinto:#toimistotarvikkeetG#ja#kokouskulut 100,00# 50,00# 50,00# 50,00# 200,00# 350,00# 50,00# 50,00# 50,00# 50,00# 1#000,00 2.2.12#Hallinto:#tilitoimiston#perimät#kulut 200,00 500,00 700,00 2.2.13#Hallinto:#pankkikulut 8,50# 8,50# 8,50# 8,50# 8,50# 8,50# 8,50# 8,50# 8,50# 8,50# 8,50# 8,50# 102,00 2.2.14#Hallinto:#internetGsivuston#palvelinmaksut 100,00 100,00 2.2.15#Muut#kulut 540,56 540,56 3.Tuotto/Kulujäämä 410)300,00 Varainhankinta 4.)Tuotot 10)300,00 4.1#Jäsenmaksut 250,00# 50,00# 50,00# 50,00# 50,00# 50,00# 50,00# 50,00# 50,00# 50,00# 700,00 4.3#Yritysyhteistyö#ja#sponsorointi 3#000,00# 3#000,00# 3#600,00# 9#600,00 5.)Tilikauden)ylijäämä/alijäämä 0,00
Taulukko 3. Kustavin kirjallisuusyhdistys: rahoitusbudjetti kuukausittain 2012 KUSTAVIN)KIRJALLISUUSYHDISTYS)RY)RAHOITUSBUDJETTI)1412/2012 tammi helmi maalis huhti touko kesä heinä elo) syys loka marras joulu Yhteensä Kassa)kauden)alussa 508,50% 13%000,00% 11%641,50% 9%499,15% 8%856,80% 15%154,45% 21%362,10% 22%274,16% 10%642,78% 4%735,55% 3%193,20% 1%150,85% Toiminnan)kassaanmaksut Jäsenmaksut 250,00% 50,00% 50,00% 50,00% 50,00% 50,00% 50,00% 50,00% 50,00% 50,00% 700,00% Apurahat%ja%avustukset 13%000,00% 5%500,00% 6%500,00% 8%000,00% 33%000,00% Yritysyhteistyö%ja% sponsorointi 3%000,00% 3%000,00% 3%600,00% 9%600,00% Lipputulot 16%000,00% 16%000,00% Muut%myyntitulot 1%500,00% 500,00% 2%000,00% Toiminnan%kassaanmaksut% yht. 13%000,00% 250,00% 50,00% 3%050,00% 8%550,00% 10%150,00% 25%550,00% 50,00% 50,00% 550,00% 50,00% 61%300,00% Toiminnan)kassastamaksut Palkat 1%500,00% 1%500,00% 1%500,00% 1%500,00% 3%200,00% 5%150,00% 2%750,00% 1%500,00% 1%500,00% 1%500,00% 21%600,00% Esiintymispalkkiot%(henkilöt) 6%800,00% 6%800,00% Muut%työkorvaukset%ja% vastaavat%kulut 400,00% 600,00% 1%000,00% Palkkojen%ja%palkkioiden% sivukulut 533,85% 533,85% 693,85% 533,85% 1%138,88% 2%072,89% 3%698,73% 533,85% 533,85% 533,85% 10%807,44% Esiintyjien%majoitusL%ja% matkakustannukset 2%200,00% 2%200,00% Teatteriesitysten%ostot% (ryhmät) 8%000,00% 8%000,00% Retkien%järjestäjien%perimät% kustannukset 2%200,00% 2%200,00% Muut%tuotantokulut 2%050,00% 2%050,00% Tilavuokrat 1%600,00% 1%600,00% Markkinointi:%painatuskulut 1%200,00% 800,00% 2%000,00% Markkinointi:%messukulut 500,00% 500,00% Mediatiedotus 100,00% 100,00% ToimistotarvikkeetL%ja% kokouskulut 100,00% 50,00% 50,00% 50,00% 200,00% 350,00% 50,00% 50,00% 50,00% 50,00% 1%000,00% Tilitoimisto 500,00% 200,00% 700,00% Pankkikulut 8,50% 8,50% 8,50% 8,50% 8,50% 8,50% 8,50% 8,50% 8,50% 8,50% 8,50% 8,50% 102,00% InternetLsivuston% palvelinmaksut 100 100,00% Muut%kulut 540,56 540,56% Toiminnan%kassastamaksut% yht. 508,50% 1%608,50% 2%192,35% 3%692,35% 2%252,35% 3%942,35% 24%637,94% 11%681,39% 5%957,23% 2%092,35% 2%092,35% 642,35% 61%300,00% Kassavarojen)muutos 12)491,50 41)358,50 42)142,35 4642,35 6)297,65 6)207,65 912,06 411)631,39 45)907,23 41)542,35 42)042,35 4642,35 0,00 Kassa)kauden)lopussa 13)000,00 11)641,50 9)499,15 8)856,80 15)154,45 21)362,10 22)274,16 10)642,78 4)735,55 3)193,20 1)150,85 508,50 508,50
LÄHTEET Kustavin kirjallisuusyhdistys 2011a. Toimintakertomus 2010. Kustavin Kirjallisuusyhdistys ry. Julkaisematon dokumentti. Kustavin kirjallisuusyhdistys 2011b. Toimintasuunnitelma 2011. Kustavin Kirjallisuusyhdistys ry. Julkaisematon dokumentti.
LIITE 1: Yritysyhteistyö- ja sponsorointisuunnitelma Käsitteinä sponsorointi ja yritysyhteistyö ovat arkikielessä rinnakkaisia, vaikka yritysyhteystyö voidaankin käsittää laajemmin. Koska vastikkeetonta sponsorirahaa ei kuitenkaan ole olemassa, käytän tässä yhteydessä sanaa yritysyhteistyö kuvaamaan yrityksiin kohdistuvaa varainhankintaa Volter Kilpi Kustavissa -kirjallisuusviikon toteuttamiseen. Yritysyhteistyön tulisi olla molempia osapuolia aidosti hyödyttävää, vuorovaikutteista, suunniteltua ja kullekin yhteistyökumppanille räätälöityä. Sen tulisi pohjautua tapahtuman tuotteistamiselle ja siitä johdetuille strategisille tavoitteille. ( Ks. esim. Anttila 2010.) Kustavin kirjallisuusyhdistyksellä ei vielä ole yritysyhteistyön strategiaa eikä tapahtumaa ole tuotteistettu yritysyhteistyön näkökulmasta, vaikka kumppaneita valittaessa onkin toki pidetty mielessä tapahtuman imago paikallisena, ei-kaupallisena ja taiteellisesti korkeatasoisena kirjallisuustapahtumana. Myöskään yhteistyömuotoja ei ole vielä erityisesti pohdittu. Yhteistyökumppaneita on lähestytty kutakin erikseen ja sovittu rahallisesta tuesta sekä sen vastikkeista tapauskohtaisesti. Yleensä rahallista tukea antaneet yritykset ovat saaneet näkyvyyttä tapahtuman markkinoinnin yhteydessä (verkkosivuilla ja käsiohjelmassa) sekä ilmaisia lippupaketteja haluamiinsa esityksiin henkilöstölleen ja/tai yhteystyökumppaneilleen jaettaviksi. Kirjallisuusviikon luonteesta ja imagosta johtuen yritysten mainoksia ei haluta tapahtuman esityspaikoille. Ilmoituksia ei myöskään ole myyty yrityksille tapahtuman käsiohjelmaan tai verkkosivuille, vaan yrityskumppanit ja muut tukijat (kuten apurahoja myöntäneet tahot) vain mainitaan niissä logojen kera. Tällä linjalla tullaan todennäköisesti jatkamaan tulevaisuudessakin. Kustavin kirjallisuusyhdistyksen toiminnassa selkeästi kehittämistarvetta juuri yritysyhteistyön (kuten muunkin sidosryhmäyhteistyön) suunnittelussa ja sitä edeltävässä strategiatyössä. Tätä työtä tullaan tekemään syksyn 2011 ja kevään 2012 aikana. Vuoden 2011 kirjallisuusviikkoa tukeneet yrityskumppanit olivat: Vakka-Suomen Osuuspankki 2 000 TS-Group 2 000 Vakka-Suomen Puhelin 2 000 Turun Osuuskauppa 1 000 Yhteensä: 7 000 Vuonna 2011 Kustavin kirjallisuusyhdistyksen yritysyhteystyöstä saamat tulot olivat yhteensä 7 000 euroa. Vuoden 2012 tavoitteeksi on asetettu, että nykyisten yhteistyökumppaneiden tukea saataisiin jonkin verran nostettua ja lisäksi saataisiin vähintään yksi uusi yritysyhteistyökumppani. Yhteensä yritysyhteistyöstä tavoitellaan 9 600 euron summaa.
Tarkoituksena on siis jatkaa ja kehittää yritysyhteistyötä kaikkien nykyisten kumppanien kanssa. Heidän kanssaan kartoitetaan mahdollisuudet uusiin molempia osapuolia hyödyttäviin yhteistyömuotoihin. Näitä voisivat olla esimerkiksi yhteistyössä suunnitellut kirjallisuusviikosta ja yhteistyöstä kyseisen yrityksen kanssa kertovat artikkelit yritysten asiakaslehdissä. Tätä tullaan pohtimaan ainakin Vakka-Suomen Osuuspankin ja Turun Osuuskaupan kanssa. Turun Osuuskaupan kanssa yhteistyöhön tullaan todennäköisesti myös sisällyttämään S-etukortin haltijoiden oikeus alennukseen lippujen hinnoista. Näin tapahtuma tulee myös saamaan näkyvyyttä S-ryhmän asiakasmarkkinoinnissa. Uusia yritysyhteistyökumppaneita tullaan kartoittamaan edellä mainitun myöhemmin laadittava yritysyhteistyöstrategian pohjalta. Esimerkiksi kirja-alan yritykset voisivat tulla kysymykseen, mahdollisesti myös varustamot, liittyen Volter Kilven Saaristolais-sarjan aiheisiin, joissa laivanvarustus ja -rakentaminen olivat keskeisiä. LÄHDE: Anttila, Annakaisa 2010. Sponsoroinnilla saa rahaa Elokuvafestivaalin yritysyhteistyö. Humanistisen ammattikorkeakoulun Kulttuurituotannon koulutusohjelman lopputyö.
LIITE 2: Pääsylippujen hinnoittelusuunnitelma Volter Kilpi Kustavissa -kirjallisuusviikon ei ole tarkoitus tuottaa voittoa. Tapahtuman erityisyys on sen kotoisassa ja rennossa tunnelmassa Kustavin historiallisissa tiloissa ja maisemissa sekä taiteellisesti korkeatasoisessa ohjelmassa. Tapahtuman henkeen liittyy myös tietty itsetekemisen leima. Tämä ei tarkoita harrastelijamaisuutta, mutta esimerkiksi infrastruktuurin ja tuotantovälineiden yksikertaisuutta. Kirjallisuusviikon lipunmyynnin volyymiä ei voida tapahtumapaikan luonteen eikä tapahtuman imagon vuoksi kasvattaa massamittoihin. Lippujen hinnat on myös pyritty pitämään kohtuullisen alhaisina, niin että ne sopivat tapahtuman henkeen ja imagoon. Ideana on lisäksi houkutella yleisöä ostamaan lippuja useampaan esitykseen tapahtuman aikana. Olennainen osa tapahtumaa ovat myös ilmaiset yleisöluennot. Näistä syistä riittävän laadukkaan aiheeseen liittyvän ohjelmiston tuottaminen ei olisi mahdollista pelkästään lipputuloilla. Kustannusperusteinen hinnoittelu ei siis ainakaan yksinään tule kyseeseen Volter Kilpi Kustavissa -tapahtuman lippujen hinnoittelussa. Esimerkinomaisesti voidaan laskea katetuotto kirjallisuusviikon eräistä teatteriesityksistä eli Yövieraat-ryhmän esittämistä Volter Kilven teksteistä dramatisoiduista näytelmistä Albatrossin tarina (2 esitystä) ja Vissi humaus ja hengen ylennys (2 esitystä). Nämä esitykset kuuluivat tapahtuman parhaiten tuottaneisiin esityksiin. Yövieraat)ryhmän/esitysten/katetuottolaskelma/2011 Myyntituotot((4(esitystä(yht.) 4(850,00( Myyntituotot((per(esitys(ka.) 1(212,50( Ostohinta((4(esitystä(yht.) 3(000,00( Ostohinta((per(esitys) 750,00( Tuotot 1(212,50( Muuttuvat(kustannukset 750,00( Katetuotto 462,50( Katetuottoprosentti 38,14(% Yllä näkyvän laskelman perusteella Yövieraiden esitysten katetuottoprosentti (38,14 %) näyttää varsin hyvältä. Tosiasiassa kuitenkin suurin osa esityksistä on jopa tappiollisia, esimerkiksi konserttien muuttuvat kustannukset ovat paljon teatteriesityksiä suuremmat. Lisäksi Kirjallisuusviikon kaltaisen tapahtuman järjestämisen kiinteät kulut ovat lipunmyyntiin nähden suuret. Myös markkinaperusteinen hinnoittelu on vaikeaa, koska vastaavaa tai riittävän samankaltaista kulttuuritapahtumaa on Suomesta vaikea löytää. Kirjallisuustapahtumia järjestetään Suomessa vain vähän. Esimerkiksi Sastamalan Vanhan kirjallisuuden päivät (2011), Kuopiossa järjestettävä Kirjakantti (2011) sekä Joensuun kirjallisuustapahtuma (2011) ovat kaikki lyhempiä tapahtumia, joissa tilaisuuksiin on vapaa pääsy. Ohjelma on myös niissä rakennettu eri tavoin, eikä sisällä
esimerkiksi teatteriesityksiä tai konsertteja. Teatteriesitysten osalta vertailukohdaksi voitaisiin ehkä ottaa Hailuodon teatterifestivaali (2011), mutta sekin on huomattavasti lyhyempi ja pienimuotoisempi tapahtuma. Hailuodon tapahtumassa teatteriesitysten hinnat olivat vuonna 2011 8 euroa/esitys. Tämä hinta on huomattavasti alhaisempi kuin Volter Kilpi Kustavissa - kirjallisuusviikon hinnat, jotka vaihtelivat teatteriesitysten osalta 16/13 euron ja 15/10 euron välillä. (Ensin mainittu luku oli normaalihinta ja jälkimmäinen eläkeläisten/opiskelijoiden/työttömien/lasten hinta.) Konserttien hinnat puolestaan vaihtelivat 19/16 euron ja 17/14 euron välillä. Edellä mainituista syistä Volter Kilpi Kustavissa -kirjallisuusviikon teatteri- ja konserttilippujen hinnoittelussa käytetäänkin arvoperusteista hinnoittelua. Aiempien vuosien kokemusten perusteella lippujen hinnat määritellään sellaisiksi, että esitysten voidaan odottaa vetävän riittävästi yleisöä. Joka vuosi kaikkein suosituimmat esitykset ovat loppuunmyytyjä, mutta kaiken kaikkiaan esitysten täyttöaste liikkuu 50-100 prosentin välillä. Suuri osa tapahtuman yleisöstä on melko iäkästä, joten eläkeläisten suuren osuuden vuoksi suuri osa lipuista myydään alennushinnalla. Vuodelle 2012 teatteri- ja konserttilippujen hintoihin suunnitellaan pientä korotusta. Lisäksi tulee mukaan uusi S-etukorttialennus. Lippujen uusiksi hinnoiksi on suunniteltu (norm./s-etu/alennus): teatteriesitykset: 16/14/13 konsertit: 20/18/17 Ohjelmaan lisäksi kuuluvat retket ja Parkkipidot toteutetaan yhdessä paikallisten yritysten kanssa. Niiden hinnoittelussa käytetään taide-esityksistä poikkeavaa tapaa, jolla varmistetaan, ettei niistä synny yhdistykselle tappiota. Retkille on määriteltiin vuonna 2011 niiden kustannuksista riippuen joko 30 tai 35 euron hinta sekä vähimmäisosallistujamäärä, jonka toteutuessa lipputulot kattavat retkestä aiheutuvat kulut. Jos vähimmäismäärä ei täyty, retki perutaan ja lippunsa jo ostaneille palautetaan lippujen hinta. Parkkipidot puolestaan järjestää paikallinen ruokaravintola, joka myy myös itse tilaisuuteen lippuja. Parkkipitojen pääsisältö onkin nauttia perinteisistä saaristolaisherkuista noutopöydästä. Lisäksi ruokailijoita viihdyttävät kirjallisuusviikon ohjelmassa muutoinkin esiintyvät muusikot. Parkkipitojen osalta Kustavin kirjallisuusyhdistys saa 3 euron hyvityksen kaikista Parkkipitoihin myydyistä lipuista. Loput tämän tapahtumaan lipputulot menivät ravintolalle, joka vastasi tarjotun ruoan valmistuskustannuksista. Vuonna 2011 lippujen hinta oli 25 euroa ja niitä myytiin tapahtumaan yhteensä 114 kpl. Retkien ja Parkkipitojen osalta vastaavaa toimintatapaa tullaan jatkamaan myös vuonna 2012.
LÄHTEET Hailuodon teatterifestivaali 2011. Viitattu 25.9.2011 http://www.hailuototeatterifestivaali.com Joensuun kirjallisuustapahtuma 2011. Viitattu 25.9.2011 http://www.joensuunkirjallisuustapahtuma.fi/ Kirjakantti 2011. Viitattu 25.9.2011 http://www.kuopiofestivals.fi/wordpress/kirjakantti Vanhan kirjallisuuden päivät 2011. Viitattu 25.9.2011. http://vkp.kotisivukone.com