Suomen Hoivatilat Oyj:n tiedonantopolitiikka Politiikan hyväksyjä: Suomen Hoivatilat Oyj:n hallitus Politiikan vastuuhenkilö: Suomen Hoivatilat Oyj:n toimitusjohtaja Politiikka on hyväksytty: 1.3.2016 1. Yleistä Suomen Hoivatilat Oyj:n ("Suomen Hoivatilat" tai "yhtiö") osakkeet noteerataan Nasdaq Helsinki Oy:n ylläpitämällä First North Finland -markkinapaikalla, jonka sääntöjen mukaisesti Hoivatilojen Hyväksyttynä Neuvonantajana toimii UB Securities Oy. Tässä Hoivatilojen hallituksen hyväksymässä tiedonantopolitiikassa kuvataan ne keskeiset periaatteet ja toimintatavat, joiden mukaisesti yhtiö viestii pääomamarkkinoiden eri osapuolien kanssa. Tiedonantopolitiikkaa tarkistetaan ja päivitetään tarvittaessa. 2. Tiedonantovelvollisuus ja viestinnän yleiset periaatteet 2.1. Tavoitteet Hoivatilojen viestinnän tavoitteena on varmistaa, että kaikilla markkinaosapuolilla on samanaikaisesti ja viivytyksettä käytössään olennaiset ja riittävät tiedot yhtiön osakkeiden arvon määrittämiseksi. Tiedot, jotka ovat omiaan vaikuttamaan yhtiön osakkeen arvoon, julkistetaan pääomamarkkinoille ja muille keskeisille sidosryhmille samanaikaisesti ja ilman aiheetonta viivytystä. Yhtiön tavoitteena on tuottaa jatkuvasti johdonmukaista, luotettavaa, riittävää ja ajantasaista tietoa markkinoille sen varmistamiseksi, että pääomamarkkinaosapuolilla olisi mahdollisimman avoin ja selkeä kuva yhtiöstä, jonka perusteella yhtiön taloudellista tilannetta ja arvopapereiden arvoa voidaan arvioida. 2.2. Periaatteet Hoivatilat noudattaa viestinnässään arvopaperimarkkinalain ja osakeyhtiölain yhtäläisen informaation saatavuuden tasapuolisuuden periaatetta sekä Nasdaqin First North Nordic -sääntöjä. Hoivatilojen viestintä perustuu tosiasioihin: viestinnässä annetaan totuudenmukainen kuva yhtiön toiminnasta, toimintaympäristöstä, strategiasta, tavoitteista ja taloudellisesta suorituskyvystä.
Viestinnän yleisinä periaatteina ovat läpinäkyvyys, avoimuus, rehellisyys, tasapuolisuus ja aktiivisuus. Yhtiö viestii johdonmukaisesti sekä myönteisistä että kielteisistä asioista samanaikaisesti kaikille sidosryhmilleen. Tietojen antamisessa markkinoille noudatetaan seuraavia periaatteita: a. Tiedot julkaistaan ilman aiheetonta viivytystä. b. Tiedottaminen on johdonmukaista ja täsmällistä, jotta tietojen vastaanottajan on mahdollista arvioida niiden vaikutusta yhtiön taloudelliseen tilaan ja tulevaisuuteen sekä yhtiön liikkeeseen laskemien arvopapereiden arvoon. c. Kaikki sidosryhmät saavat arvopaperin arvoon mahdollisesti olennaisesti vaikuttavat tiedot samanaikaisesti yhtiötiedotteella säänneltyjä tiedonantokanavia pitkin. d. Kaikki tiedotteet julkaistaan yhtiön verkkosivuilla osoitteessa www.hoivatilat.fi. e. Kaikki tiedot julkaistaan suomeksi. 2.3. Markkinahuhut, tietovuodot ja markkina-arviot Hoivatilat ei kommentoi markkinoilla mahdollisesti esiintyviä huhuja. Mikäli markkinahuhulla on kuitenkin olennainen vaikutus yhtiön osakkeen arvoon, yhtiö voi harkita tiedotteen julkistamista antaakseen markkinoille oikean tiedon tai oikaistakseen väärän tai harhaanjohtavan tiedon. Mikäli Hoivatilojen tietoon tulee, että sen osakkeen arvoon mahdollisesti olennaisesti vaikuttavia tietoja on vuotanut yhtiöstä ennen niiden julkistamista, julkistaa yhtiö asiasta yhtiötiedotteen. Hoivatilat ei korjaa analyytikkoennusteita tai kommentoi yhtiön arvostusta tai osakkeen hintakehitystä. Yhtiö ei vastaa mistään pääomamarkkinoiden edustajien tekemistä arvioista eikä kommentoi niitä. Pyydettäessä yhtiö voi tarkistaa analyytikon laatiman analyysin tai raportin tietojen oikeellisuuden osalta, mutta ei ota kantaa tehtyihin johtopäätöksiin. 2.4. Sijoittajaviestintä Hoivatilojen viestinnän tavoitteena on tehokas yhteydenpito pääomamarkkinoiden eri osapuolien kanssa. Pääomamarkkinoille suunnatun viestinnän tavoitteena on varmistaa, että markkinoilla on oikea-aikaisesti olennaista tietoa yhtiöstä ja sen osakkeista yhtiön arvon määrittämiseksi.
Hiljaista jaksoa lukuun ottamatta yhtiön tavoitteena on vastata ilman aiheetonta viivytystä osakkeenomistajien, sijoittajien, analyytikoiden ja tiedotusvälineiden rutiiniluonteisiin kyselyihin. Hoivatilojen johto tapaa sijoittajia ja osakeanalyytikoita tilaisuuksissa ja tapaamisissa, joissa esitellään yhtiötä, sen liiketoimintaa, strategiaa ja taloudellista tulosta. Keskustelut sijoittajien, median ja analyytikoiden kanssa rajoittuvat jo julkaistuihin tai markkinoilla yleisesti saatavilla oleviin tietoihin. Tilaisuuksissa ei siten anneta uutta julkistamatonta tietoa, joka olennaisesti vaikuttaisi yhtiön osakkeen arvoon. Lausuntoja pääomamarkkinoille Hoivatiloja koskevissa asioissa antaa ensisijaisesti yhtiön toimitusjohtaja ja hänen ollessaan estynyt yhtiön talousjohtaja. Toimitusjohtajan pyynnöstä sijoittajatapaamisiin voi osallistua myös muita yhtiön edustajia. Muut henkilöt voivat antaa lausuntoja yhtiöön liittyvissä asioissa vain toimitusjohtajan erillisellä valtuutuksella. 2.5. Taloudellisen tiedon julkistus Hoivatilat julkaisee puolivuotiskatsauksen ja tilinpäätöstiedotteen ennalta ilmoitetun vuotuisen aikataulun mukaisesti. Tulevan tilikauden julkaisupäivät pyritään tiedottamaan ennen edellisen tilikauden päättymistä. 2.6. Hiljainen jakso Yhtiö noudattaa kolmen viikon hiljaista ajanjaksoa ennen puolivuotiskatsauksen tai muun taloudellisen katsauksen antamista. Hiljaisen jakson aikana Hoivatilat ei kommentoi yhtiön taloudellista tilannetta, markkinoita tai tulevaisuuden näkymiä. Hiljaisen jakson aikana yhtiön johto ei tapaa pääomamarkkinoiden tai talousmedioiden edustajia eikä ota kantaa yhtiön taloudellista tilannetta tai yleisiä näkemyksiä koskeviin asioihin. Yhtiö voi kuitenkin vastata kysymyksiin liittyen sinä aikana tiedotettuihin liiketoiminnan tapahtumiin. Hiljaiset jaksot ovat nähtävillä yhtiön verkkosivujen Sijoittajakalenterissa. 2.7. Suljettu ikkuna Hoivatilat noudattaa 30 vuorokauden suljetun ikkunan periaatetta ennen tulosjulkistuksiaan. Suljetun ikkunan aikana yhtiön pysyvät sisäpiiriläiset eivät saa käydä kauppaa yhtiön liikkeelle laskemilla arvopapereilla 30 vuorokauteen ennen yhtiön osavuosikatsauksen tai tilinpäätöstiedotteen julkistamista. 2.9. Tulosvaroitus Hoivatilat antaa tulosvaroituksen ilman aiheetonta viivytystä, mikäli yhtiö arvioi sen tuloksen tai taloudellisen aseman kehityksen muuttuneen olennaisesti
positiivisemmaksi (positiivinen tulosvaroitus) tai negatiivisemmaksi kuin yhtiö on aiemmin julkaissut. Tulosvaroituksen tarpeen arvioi ja päättää yhtiön hallitus toimitusjohtajan esityksestä. Tulosvaroituksesta julkaistaan aina yhtiötiedote. 2.10. Kriisi- ja poikkeustilanteet Kriisin tai sellaiseksi mahdollisesti kehittyvän tilanteen sattuessa toimitusjohtaja tai hänen ollessaan estynyt hallitus kokoaa kriisinhallintaryhmän hoitamaan tilannetta ja siihen liittyvää tiedotusta. Hoivatilat pyrkii varmistamaan, että oikeat henkilöt ovat median ja muiden sidosryhmien tavoitettavissa myös kriisitilanteessa. 3. Roolit, vastuut ja lausunnon antajat Hoivatilojen sijoittajasuhteet ja viestintään soveltuvien säännösten noudattaminen ovat yhtiön toimitusjohtajan ja hallituksen vastuulla. Yhtiön toimitusjohtaja tekee tiedotuspäätöksen ja informoi hallitusta yhtiön saamista merkittävistä tilauksista tai sopimuksista, taloudelliseen suorituskykyyn merkittävästi vaikuttavista tilanteista, yhtiön nostamista tai sitä vastaan nostetuista merkittävistä kanteista ja muista oikeudenkäynneistä tai viranomaistoimenpiteistä, joilla arvioidaan olevan olennainen vaikutus yhtiön osakkeen arvoon. Muista jatkuvan ja säännönmukaisen tiedonantovelvollisuuden piiriin kuuluvista asioista tiedottamisesta päättää yhtiön hallitus. Ainoastaan yhtiön toimitusjohtajalla ja hänen ollessaan estynyt talousjohtajalla on oikeus antaa julkisia lausuntoja yhtiötä koskevista tiedoista. Muut henkilöt voivat antaa lausuntoja ainoastaan toimitusjohtajan valtuuttamina. Tämän tiedonantopolitiikan valvonnasta ja tulkinnasta vastaa Hoivatilojen toimitusjohtaja. Operatiivinen vastuu on yhtiön [hallintopäälliköllä]. 4. Hoivatilojen julkaisemat tiedotteet 4.1. Yhtiötiedotteet Hoivatilat julkistaa yhtiötiedotteella ilman aiheetonta viivytystä sellaiset tiedot, joilla arvioidaan olevan olennainen vaikutus yhtiön liikkeeseen laskemien arvopapereiden arvonmuodostukseen tai joilla muutoin arvioidaan olevan tavallista enemmän kiinnostavuutta. Yhtiö itse arvioi, voiko tiedolla olla tällainen olennainen vaikutus.
Olennaisuutta arvioidessaan yhtiö punnitsee kuhunkin yksittäistapaukseen liittyviä seikkoja ja olosuhteita sen valossa, käyttäisikö järkevästi toimiva sijoittaja tietoa todennäköisesti sijoituspäätöksensä perusteena. Arvioinnissaan yhtiö ottaa huomioon muun muassa seuraavankaltaisia seikkoja: Päätöksen, seikan ja olosuhteen oletettavissa oleva laajuus tai tärkeys suhteessa yhtiön toimintaan kokonaisuudessaan Tiedon merkityksellisyys yhtiön arvopapereiden arvoon keskeisimmin vaikuttavien tekijöiden kannalta Julkistettavia seikkoja ovat mm. Puolivuotiskatsaus ja tilinpäätöstiedote Hallituksen esitykset yhtiökokoukselle ja yhtiökokouksen päätökset Strategiamuutokset Merkittävät muutokset yhtiön tulevaisuudennäkymissä Merkittävät tilaukset tai sopimukset Merkittävät yrityskaupat, yritysmyynnit ja yhteisyritysten perustamiset Strategisesti tai muuten merkittävät asiat Merkittävät toiminnan uudelleenjärjestelyt Muutokset hallituksen ja johtoryhmän kokoonpanossa Tilintarkastajien vaihtuminen Taloudelliseen suorituskykyyn merkittävästi vaikuttavat asiat Yhtiön nostamat tai sitä vastaan nostetut merkittävät kanteet ja muut oikeudenkäynnit tai viranomaistoimenpiteet, joilla arvioidaan olevan olennainen vaikutus yhtiön osakkeen arvoon Sekä muut kulloinkin voimassa olevat First North -markkinapaikan sääntöjen mukaiset asiat Hoivatilojen toimitusjohtaja tai toimitusjohtajan ollessa estynyt yhtiön talousjohtaja ja yhtiön hyväksytty neuvonantaja tarkastavat ja hyväksyvät yhtiötiedotteet ennen niiden julkistamista. 4.2. Lehdistötiedotteet Suomen Hoivatilat voi julkistaa myös lehdistötiedotteilla liiketoimintaansa liittyviä tapahtumia. Lehdistötiedotteissa kerrotaan asioista, jotka eivät täytä yhtiötiedotteen kriteereitä, mutta jotka arvioidaan uutisarvoisiksi tai muuten yhtiön sidosryhmiä kiinnostaviksi. Lehdistötiedotteiden julkaisemisesta vastaa yhtiön hallintopäällikkö yhdessä toimitusjohtajan kanssa. Toimitusjohtaja hyväksyy lehdistötiedotteet ennen niiden julkistamista. 4.3. Uutiset
Yhtiö- ja lehdistötiedotteiden lisäksi Suomen Hoivatilat julkaisee internetsivuillaan uutisia, joita ei automaattisesti lähetetä medialle tai muille yhtiön tiedotteiden tilaajille. Näitä uutisia on mahdollista seurata yhtiön internetsivuilla. Joissakin tilanteissa yhtiö saattaa myös julkaista kyseisiä vähämerkityksellisempiä asioita Nasdaq Helsingin kautta keskeisille tiedotusvälineille. 5. Kanavat Suomen Hoivatilat julkaisee yhtiö- ja lehdistötiedotteet sekä uutiset Nasdaq Helsingin kautta keskeisille tiedotusvälineille suomeksi. Kaikki tiedotteet julkaistaan mahdollisimman samanaikaisesti myös yhtiön verkkosivuilla. Tiedotteiden lisäksi Hoivatilojen verkkosivut www.hoivatilat.fi ovat tärkein yhtiön toimintaa ja taloutta koskevien tietojen viestintäkanava ajantasaisen tiedon välittämisessä kaikille sidosryhmille. Tiedotteiden jakelu on järjestetty niin, että tieto tavoittaa kaikki sidosryhmät samanaikaisesti. Yhtiön virallinen raportointikieli on suomi. 6. Sisäpiiri Sisäpiiriä koskevissa asioissa Suomen Hoivatilat noudattaa First North -listayhtiöiltä edellytettävällä tavalla sovellettavan lainsäädännön ja Finanssivalvonnan standardien lisäksi Nasdaq Helsingin sisäpiiriohjetta sekä yhtiön omaa sisäpiiriohjetta. Tiedonantosäännöt sitovat myös yhtiön henkilöstöä. Mikäli henkilöstöön kuuluville annetaan tiedoksi julkistamattomia tietoja, jotka ovat liiketoiminnan tai osakkeen kurssin kannalta arkaluontoisia, näille henkilöille ilmoitetaan yhtiön sisäpiirisäännösten koskevan myös heitä. Tämän jälkeen heidät kirjataan sisäpiiriläisiksi joko yhtiön pysyvään tai hankekohtaiseen rekisteriin. Hoivatilojen henkilökunnalle on yhtiön listautumisprosessin yhteydessä annettu koulutus siitä, mitä listayhtiön sisäpiiriläisyyteen liittyy ja kuinka listayhtiön tulee toimia jatkuvaan ja säännölliseen tiedonantovelvollisuuden puitteissa. Tätä koulutusta varten tuotettu kirjallinen ohjeistus on kaikkien saatavilla yhtiön intranetissa. Koulutusmateriaali liitetään uusien henkilöiden perehdytysmateriaaliin. 7. Tulkinnat ja poikkeamat Tämä tiedonantopolitiikka on Hoivatilojen hallituksen hyväksymä. Sen valvonnasta ja tulkinnasta vastaa toimitusjohtaja, joka antaa tarvittaessa lisäohjeita tiedonantopolitiikan käytännön toimeenpanosta.