TIEDONANTOPOLITIIKKA. Versio 1.2. Hyväksytty: Hallitus. Päivitetty: Päivitetty:

Transkriptio

1 TIEDONANTOPOLITIIKKA Versio 1.2 Hyväksytty: Hallitus Päivitetty: Päivitetty: ASPOCOMP GROUP OYJ, Keilaranta 1, FI Espoo, Finland. Phone: Fax: Business ID: VAT: FI

2 Aspocompin tiedonantopolitiikka 2/7 Sisältö 1. VIESTINNÄN TAVOITTEET TIEDONANTOPERIAATTEET... 3 SÄÄNNÖLLISEN TIEDONANTOVELVOLLISUUDEN RAPORTIT... 3 PUOLIVUOSIKATSAUS JA OSAVUOSIKATSAUKSET... 3 TILINPÄÄTÖSTIEDOTE... 3 VUOSIKERTOMUS, TILINPÄÄTÖS JA TOIMINTAKERTOMUS... 4 MUU PÖRSSITIEDOTTAMINEN (jatkuva tiedontantovelvollisuus)... 4 LEHDISTÖTIEDOTTEET... 4 TULEVAISUUDENNÄKYMÄT... 5 TULOSVAROITUS TOIMINTATAVAT... 5 JULKISTAMINEN, JAKELU JA KANAVAT... 5 SIJOITTAJASUHTEET... 5 HILJAINEN JAKSO... 6 MARKKINAHUHUT, TIETOVUODOT JA MARKKINA-ARVIOT... 6 KRIISIVIESTINTÄ... 6 YHTIÖKOKOUKSET... 6 OSAKEOMISTUKSEN MUUTOKSET JA LIPUTUSILMOITUKSET SISÄINEN TIEDONANTO JA SISÄPIIRI TIEDONANTOPOLITIIKAN VALVONTA JA TULKINTA TARKISTUS JA PÄIVITTÄMINEN... 7

3 Aspocompin tiedonantopolitiikka 3/7 1. VIESTINNÄN TAVOITTEET Aspocomp Group Oyj:n kotipaikka on Helsinki ja yhtiön osake on listattu Nasdaq Helsingissä. Aspocomp noudattaa viestinnässään Suomen ja EU:n lainsäädäntöä, Nasdaq Helsinki Oy:n sääntöjä ja Finanssivalvonnan määräyksiä ja ohjeita sekä Suomen listayhtiöiden hallinnointikoodia. Aspocompin viestintä perustuu tosiasioihin ja se on tasapuolista, rehellistä, järjestelmällistä ja ajantasaista. Tiedottamisen tavoitteena on turvata kaikille markkinaosapuolille riittävä ja oikea tieto yhtiöstä sekä varmistaa, että julkistettavat tiedot annetaan samanaikaisesti, johdonmukaisesti, ilman aiheetonta viivytystä ja yhdenmukaisena sekä Suomen arvopaperimarkkinalain, Finanssivalvonnan määräysten ja ohjeiden että Nasdaq Helsingin sääntöjen mukaisesti. Aspocompin tiedonantopolitiikan tarkoituksena on esittää ne toimintatavat, joita yhtiö noudattaa sijoittaja- ja muussa ulkoisessa tiedottamisessa. 2. TIEDONANTOPERIAATTEET Tiedonanto perustuu säännölliseen ja jatkuvaan tiedonantovelvollisuuteen. Aspocomp julkistaa pörssitiedotteella säännöllisen tiedonantovelvollisuuden piiriin kuuluvat tiedotteet yhtiön taloudellisesta tilanteesta ennalta julkistetun aikataulun mukaisesti. Tapahtumakalenteri tulevan tilikauden ensimmäisen ja kolmannen vuosineljänneksen kattavien osavuosikatsausten, puolivuosikatsauksen, tilinpäätöstiedotteen ja vuosikertomuksen julkaisupäivistä sekä varsinaisen yhtiökokouksen päivästä julkistetaan pörssitiedotteena heti kun julkistamisajankohdista on päätetty, viimeistään ennen edellisen tilikauden päättymistä. Tiedot yhtiön taloudellisesta tilanteesta, tulevaisuuden näkymistä, kannattavuuden kehityksestä, investoinneista, henkilöstöstä, riskeistä ja osakkeesta annetaan ensisijaisesti osavuosikatsauksissa, puolivuosikatsauksessa, tilinpäätöstiedotteessa, tilinpäätöksessä ja toimintakertomuksessa. Jatkuvan tiedonantovelvollisuutensa mukaisesti Aspocomp julkistaa lisäksi, ilman aiheetonta viivytystä, pörssitiedotteena tietoja sellaisista yhtiön taloutta ja liiketoimintaa koskevista asioista, toimista ja tapahtumista, joiden arvioidaan olennaisesti vaikuttavan yhtiön arvopaperin arvoon tai ovat muutoin olennaisia tietoja mm. euromäärän tai strategisen merkittävyytensä perusteella. SÄÄNNÖLLISEN TIEDONANTOVELVOLLISUUDEN RAPORTIT PUOLIVUOSIKATSAUS JA OSAVUOSIKATSAUKSET Aspocomp julkaisee taloudelliset raportit kolmelta, kuudelta ja yhdeksältä kuukaudelta, joiden taulukko- ja selostusosassa tarkastellaan liiketoiminnan ja tuloksen kehitystä sekä selostetaan katsauskauden merkittäviä tapahtumia ja liiketoimia sekä niiden vaikutuksia yhtiön taloudelliseen asemaan ja tulokseen. Katsaukset sisältävät myös vertailuluvut edellisen vuoden vastaavalta tarkastelujaksolta. Puolivuosikatsaus ja ensimmäisen ja kolmannen vuosineljänneksen kattavat osavuosikatsaukset julkistetaan viimeistään kolmen kuukauden kuluessa kyseisen katsauskauden päättymisestä. Yhtiö pyrkii Finanssivalvonnan suosituksen mukaisesti arvioimaan neljännesvuosittaisissa katsauksissaan liiketoiminnan kehitystä suhteessa aikaisempiin ja tuleviin odotuksiin, analysoimalla liikevaihdon muutoksia ja kannattavuuteen vaikuttaneita kustannustekijöitä sekä kertomalla syitä merkittäviin muutoksiin yhtiön rahoitustilanteessa. Katsaukset sisältävät luvut kuluvan vuoden alusta tarkastelujakson loppuun sekä vertailuluvut edellisen vuoden vastaavalta tarkastelujaksolta. TILINPÄÄTÖSTIEDOTE Tilinpäätöstiedote vastaa sisällöltään neljättä osavuosikatsausta, jonka lisäksi raportointijakso kattaa koko tilikauden. Tilinpäätöstiedotteessa esitetään yhtiötä koskevan lainsäädännön ja muiden

4 Aspocompin tiedonantopolitiikka 4/7 säännösten mukaiset tiedot. Aspocomp laatii ja julkistaa IFRS-konsernitilinpäätöksen lisäksi emoyhtiön FAS-tilinpäätöksen. Tiedote sisältää myös vertailuluvut edelliseltä tilikaudelta. Tilinpäätöstiedote julkaistaan viimeistään kolmen kuukauden kuluttua yhtiön tilikauden päättymisestä. VUOSIKERTOMUS, TILINPÄÄTÖS JA TOIMINTAKERTOMUS Aspocompin vuosittain julkaisema vuosikertomus sisältää konsernin ja emoyhtiön viralliset, tarkastetut tilinpäätökset, niitä täydentävän ja selventävän hallituksen toimintakertomuksen, tilintarkastuskertomuksen ja erillisen selvityksen yhtiön hallinto- ja ohjausjärjestelmästä sekä yhtiön palkka- ja palkkioselvityksen. Vuosikertomus julkaistaan pörssitiedotteella viimeistään kolme viikkoa ennen yhtiökokousta, kuitenkin viimeistään neljän kuukauden kuluessa tilikauden päättymisestä. Vuosikertomus voidaan julkaista yksinomaan sähköisessä muodossa. Selvitys yhtiön hallinto- ja ohjausjärjestelmästä sekä palkka- ja palkkioselvitys julkaistaan myös pdf-muodossa yhtiön verkkosivuilla. MUU PÖRSSITIEDOTTAMINEN (jatkuva tiedonantovelvollisuus) Aspocomp julkistaa jatkuvan tiedonantovelvollisuuden mukaisesti pörssitiedotteilla kaikista sellaisista yhtiön taloutta ja liiketoimintaa koskevista asioista, toimista ja tapahtumista, joiden arvioidaan olennaisesti vaikuttavan yhtiön arvopaperin arvoon tai ovat muutoin olennaisia tietoja mm. euromäärän tai strategisen merkittävyytensä perusteella. Lisäksi yhtiö julkistaa pörssitiedotteena säännöllisen tiedonantovelvollisuuden vaatimuksien perusteella julkaistaviksi määritellyt tiedot ja raportit. Yhtiön johto, tarvittaessa yhdessä hallituksen kanssa, arvioi, mitkä ovat yhtiön kannalta tiedottamista säätelevän lainsäädännön, AML:n, Finanssivalvonnan määräysten ja Nasdaq Helsingin sääntöjen mukaisia olennaisia pörssitiedotteella tiedotettavia asioita. Yhtiö tiedottaa johdonmukaisesti aikaisemmin julkistamissaan seikoissa tapahtuneet olennaiset muutokset alkuperäistä tietoa vastaavalla tavalla. Aspocomp tiedottaa muun muassa seuraavista asioista: taloudelliset tiedotteet yhtiökokouskutsun ja yhtiökokouksen päätökset olennaiset muutokset yhtiön taloudellisessa ja yleisissä tulevaisuuden näkymissä merkittävät sulautumista, jakautumista, saneerausta, selvitystilaa, konkurssia tai yhteistoimintaa koskevat sopimukset keskeiset strategiset muutokset ja merkittävät liiketoiminnan uudelleenorganisoinnit merkittävät investoinnit ja rahoitusjärjestelyt merkittävät viranomaisten päätökset ja toimenpiteet merkittävät tilaukset ja sopimukset (25 % vuosiliikevaihdosta) merkittävät yrityskaupat, yritysmyynnit ja muut yritysjärjestelyt, joilla on suuri strateginen merkitys muutokset yhtiön johdossa sekä tilintarkastajan vaihtuminen taloudelliseen suorituskykyyn ja tai toimintoihin merkittävästi vaikuttavat kriisitilanteet osakeomistusten ilmoitukset laissa määrättyjen omistusrajojen muutoksista (liputusilmoitus) olennaiset osakepohjaiset kannustinjärjestelmät muut Suomen arvopaperimarkkinalain sekä Finanssivalvonnan ja Nasdaq Helsingin sääntöjen mukaisesti tiedotettavat asiat tai muut yhtiön liiketoimintaa koskevat ja yhtiön tärkeäksi arvioimat asiat. LEHDISTÖTIEDOTTEET Lehdistötiedotteissa kerrotaan asioista, jotka eivät täytä pörssitiedotteiden kriteereitä, mutta ne arvioidaan yhtiössä uutisarvoisiksi tai muuten yhtiön sidosryhmiä kiinnostaviksi.

5 Aspocompin tiedonantopolitiikka 5/7 TULEVAISUUDENNÄKYMÄT Aspocomp seuraa julkistamiensa tulevaisuudennäkymien toteutumista huolellisesti ja mahdollisimman ajantasaisesti. Yhtiön laatiman vuosibudjetin toteutumista seurataan säännöllisesti käytössä olevan raportointijärjestelmän tuottaman tiedon perusteella ja toimitusjohtaja analysoi toteumaerot korjaavine toimenpide-ehdotuksineen kuukausittain kokoontuvaa hallitusta varten. Tulevaisuudennäkymät annetaan puolivuosikatsauksessa, ensimmäisen ja kolmannen neljänneksen kattavissa osavuosikatsauksissa, tilinpäätöstiedotteessa ja vuosikertomuksessa numeerisina arvoina koko tilikauden kattavina ja mahdollisimman yksiselitteisesti, selkeästi ja johdonmukaisesti. Ohjeistus koskee yhtiön liikevaihtoa ja liiketulosta. Esitetyt arviot perustuvat johdon kulloisenkin näkemykseen yhtiön tai sen toimintojen kehityksestä. Todelliset tulokset voivat poiketa näistä lausunnoista ja arvioista. Mikäli liiketoiminnan tuleva kehitys on johdon arvion mukaan liian vaikeasti ennustettavissa ja siihen liittyy liikaa epävarmuustekijöitä, antaa yhtiö taloudellisissa raporteissaantulevaisuuden näkymiä koskevat arviot vasta kun näkymät kuluvalle tilikaudelle ovat selkiytyneet. TULOSVAROITUS Tulosvaroitus julkistetaan, mikäli Aspocompin johto/hallitus arvioi, että yhtiön tulos tai taloudellisen aseman kehitys, liikevaihtoa tai kannattavuutta koskeva arvio tai muu vastaava tulevaisuuden näkymä on olennaisesti muuttunut yhtiön aiemmin julkaisemasta ennakoidusta tiedosta tai mitä voidaan olettaa markkinoiden voineen aiemmin julkistamista tiedoista perustellusti päätellä. Lisäksi yhtiö arvioi voiko muutoksella tai poikkeamalla annetusta ennusteesta olla vaikutusta arvopaperin arvoon. Tulosvaroitus julkistetaan ilman aiheetonta viivästystä, kun kyseinen muutos on käynyt ilmeiseksi ja yhtiön toimitusjohtaja tai joku hallituksen jäsenistä on saanut asiasta tiedon. Tulosvaroituksesta annetaan aina oma erillinen pörssitiedote, jonka otsikosta selkeästi ilmenee ko. tiedotteen sisältö ja muuttuneiden näkyminen tila. Pörssitiedotteessa annetaan mahdollisimman tarkka arvio odotetusta kehityksestä ja toistetaan aiemmin julkistettu näkymä. 3. TOIMINTATAVAT JULKISTAMINEN, JAKELU JA KANAVAT Toimitusjohtaja tai asian niin vaatiessa hallitus hyväksyy kaikki pörssitiedotteet ennen niiden julkistamista. Pörssitiedotteet julkistetaan ilman aiheetonta viivytystä julkistettavan tiedon vahvistettua ja varmistettua sekä hallituksen tai toimitusjohtajan tehtyä julkistamista koskevan päätöksensä. Aiheellista viivytystä voi aiheutua esimerkiksi tiedon oikeellisuuden varmistamisesta, yllättävästä uudesta julkistettavaan asiaan liittyvästä tiedosta tai tapahtumasta sekä muusta hallituksen päätöksentekoon tai tiedotteen laatimiseen liittyvästä käytännön seikasta. Konserniviestintä koordinoi, laatii ja lähettää tiedotteen samanaikaisesti Nasdaq Helsingille ja sen tiedotevarastoon, tärkeimmille tiedotusvälineille sekä yhtiön verkkosivuille. Yhtiön pörssitiedotteet julkistetaan käyttäen Nasdaq Helsinki Oy:n GlobeNewswire -tiedotevälitysjärjestelmää. Pörssitiedotteet julkaistaan suomeksi ja englanniksi samanaikaisesti. Yhtiön verkkosivusto on pääasiallinen yhtiön toimintaa ja taloutta koskevien tietojen julkaisukanava. Kaikki Aspocompin julkaisemat pörssi- ja lehdistötiedotteet löytyvät Aspocompin suomen- ja englanninkielisiltä verkkosivuilta julkistamisvuoden mukaisista arkistoista. Aspocompin julkaisemat tiedotteet ovat vähintään 10 vuoden ajan saatavilla yhtiön verkkosivuilla. SIJOITTAJASUHTEET Aspocompin toimitusjohtaja vastaa yhtiön sijoittajasuhteista. Yhtiön toimintaa ja kehitystä koskevia julkisia lausuntoja antaa toimitusjohtaja, hallituksen puheenjohtaja tai tarvittaessa toimitusjohtajan erikseen valtuuttama muu henkilö. Pörssitiedotteissa ilmoitetaan tarvittaessa ketkä antavat kyseisen tiedotteen käsittelemää asiaa koskevia lisätietoja.

6 Aspocompin tiedonantopolitiikka 6/7 Yhtiö pyrkii vastaamaan osakkaiden, sijoittajien, analyytikoiden ja tiedotusvälineiden tekemiin tiedusteluihin mahdollisimman nopeasti. Kaikki keskustelut perustuvat yhtiön aiemmin julkaisemaan tai muuten yleisesti saatavilla olevaan markkinatietoon. Uutta tietoa, joka voisi vaikuttaa yhtiön osakkeen arvoon, ei anneta. HILJAINEN JAKSO Aspocomp siirtyy alkaen noudattamaan hiljaista jaksoa, joka alkaa 30 päivää ennen puolivuosikatsauksen, osavuosikatsauksien ja tilinpäätöstiedotteen julkaisua. Hiljaisen jakson aikana yhtiö ei kommentoi yhtiön taloudellista tilannetta, markkinoita tai tulevaisuuden näkymiä. MARKKINAHUHUT, TIETOVUODOT JA MARKKINA-ARVIOT Aspocomp ei kommentoi markkinoilla liikkuvia huhuja, osakekurssin kehitystä, kilpailijoiden tai asiakkaiden toimia tai analyytikoiden ennusteita, ellei se ole välttämätöntä selvästi virheellisten tietojen oikaisemiseksi. Mikäli luottamuksellisia tietoja vuotaa yhtiön ulkopuolelle, yhtiö julkaisee viipymättä asiaa koskevan pörssitiedotteen sekä toimittaa tiedon markkinavalvontaan pörssin määräämällä tavalla. Toimitusjohtaja tekee lopullisen päätöksen tiedon julkaisemisesta. KRIISIVIESTINTÄ Kriisiviestinnän johtamisesta vastaa Aspocomp Group Oyj:n toimitusjohtaja tai hallituksen puheenjohtaja. Poikkeustilanteissa yhtiön hallitus tai toimitusjohtaja käyttää apuna tai keskittää viestinnän tilanteen parhaiten hallitsevien ja siihen erikseen nimettyjen henkilöiden hoidettavaksi ja viestinnässä korostuvat julkistettavien tietojen laadun varmistaminen, avoimuus, nopeus ja aktiivisuus. YHTIÖKOKOUKSET Yhtiökokous on Aspocompin ylin päätöksentekoelin. Yhtiön varsinainen yhtiökokous pidetään vuosittain ennen kesäkuun loppua sekä tarvittaessa pidetään ylimääräisiä yhtiökokouksia. Yhtiö julkistaa varsinaisen yhtiökokouksen suunnitellun päivämäärän pörssitiedotteena viimeistään kokousta edeltävän vuoden joulukuussa. Varsinaisessa yhtiökokouksessa osakkeenomistajille esitellään ja he päättävät Aspocompin yhtiöjärjestyksen 11 :ssä mainituista asioista sekä lisäksi voidaan käsitellä hallituksen ehdotuksesta asioista, jotka osakeyhtiölain mukaan kuuluvat yhtiökokouksen päätösvaltaan. Yhtiökokouskutsu päätösehdotuksineen julkaistaan pörssitiedotteena sekä yhtiön Internet-sivuilla viimeistään kolme viikkoa ennen yhtiökokousta. Yhtiö ilmoittaa viimeistään varsinaista yhtiökokousta edeltävän tilikauden loppuun mennessä verkkosivuillaan päivämäärän, johon mennessä osakkeenomistajan on ilmoitettava yhtiön hallitukselle varsinaisen yhtiökokouksen käsiteltäväksi vaatimansa asia. Yhtiökokouskutsu, esitys ja esityslista ovat nähtävillä yhtiön Internet-sivuilla viimeistään kolme viikkoa ennen yhtiökokousta. Yhtiökokouksessa tehdyistä päätöksistä annetaan kokouksen jälkeen pörssitiedote. Yhtiökokouksen pöytäkirja on saatavilla yhtiön Internet-sivuilla viimeistään kahden viikon kuluttua yhtiökokouksesta ja yhtiökokousasiakirjat säilytetään yhtiön verkkosivuilla vähintään viiden vuoden ajan yhtiökokouksesta. OSAKEOMISTUKSEN MUUTOKSET JA LIPUTUSILMOITUKSET Osakkeenomistajan tai osakkeenomistajaan rinnastettavan henkilön on tehtävä liputusilmoitus Finanssivalvonnalle ja yhtiölle, kun sen omistus- tai ääniosuus yhtiössä saavuttaa, ylittää tai alittaa 5, 10, 15, 20, 25, 30, 50, 90 tai kahden kolmasosan Aspocompin osakkeiden kokonaismäärästä tai äänimäärästä. Liputusvelvollisuus voi syntyä kolmella eri perusteella:

7 Aspocompin tiedonantopolitiikka 7/7 1. Olemassa olevan omistus- ja ääniosuuden perusteella, 2. rahoitusvälineillä hankitun ns. pitkän position perusteella ja 3. kohtien 1 ja 2 yhteismäärän perusteella. Liputusvelvollisuus syntyy, kun osuus missä tahansa kohdan 1-3 kohdan omistuksessa saavuttaa, ylittää tai alittaa liputusrajan. Liputusvelvollisuus voi syntyä myös ilman osakkeenomistajan nimenomaisia toimia. Näin voi tapahtua esimerkiksi omistuksen laimentuessa osakeannin seurauksena, omistusosuuden kasvaessa kohdeyhtiön omien osakkeiden mitätöinnin seurauksena tai rahoitusvälineillä hankitun pitkän position muuttuessa ns. delta-arvon muuttumisen johdosta. Osuuden laskemisessa on käytettävä yhtiön julkistamia tietoja sen kokonaismääristä ja kokonaisosakemääristä. Osakkeenomistajien ilmoitukset julkaistaan pörssitiedotteella arvopaperimarkkinalain mukaisesti ilman aiheetonta viivytystä. 4. SISÄINEN TIEDONANTO JA SISÄPIIRI Olennainen osa yhtiön luotettavuudesta julkisesti noteerattuna yhtiönä muodostuu yhtiön ja sen työntekijöiden kyvystä noudattaa pörssiyhtiölle asetettuja säännöksiä, erityisesti nk. sisäpiirisäännöksiä. Aspocomp noudattaa sovellettavan lainsäädännön, Finanssivalvonnan määräyksien ja ohjeiden sekä Nasdaq Helsinki Oy:n sääntöjen ja sisäpiiriohjeen voimassa olevia säännöksiä sisäpiiritiedon hallinnoinnista ja käsittelystä. Yhtiössä on käytössä Aspocompin hallituksen hyväksymä ja koko henkilökuntaa sitova sisäinen sisäpiiriohje. Sisäpiirikäytäntöjä on kuvattu tarkemmin yhtiön Internet-sivuilla Sijoittajat-osiossa ( 5. TIEDONANTOPOLITIIKAN VALVONTA JA TULKINTA Aspocompin tiedonantopolitiikan valvonnasta ja tulkinnasta vastaa toimitusjohtaja. Toimitusjohtaja tai hänen nimeämänsä henkilö antaa tarvittaessa lisäohjeita tiedonantopolitiikan käytännön toimeenpanosta. Toimitusjohtajalla on oikeus yksittäisissä tapauksissa poiketa tiedonantopolitiikasta painavista syistä, lakien ja säännösten puitteissa. 6. TARKISTUS JA PÄIVITTÄMINEN Tätä tiedonantopolitiikkaa tarkistetaan määräajoin ja päivitetään tarvittaessa. Muutokset tulevat voimaan, kun Aspocompin hallitus on hyväksynyt ne.