Helsingin kaupunginkirjasto logistiikkaprosessi: 2 Kierto 1 Hankinta 1.01 2 Kierto 2.01 3 Poisto
Selitteet Toimenpide, prosessi tai yksittäinen työkokonaisuus. Toimenpide, prosessi tai yksittäinen työkokonaisuus. Korostetaan, että koostuu pienemmistä kokonaisuuksista. Päätös. Seurauksena vaihtoehtoinen prosessinkulku Fyysinen dokumentti. Voi syntyä joko toimenpiteen seurauksena tai voidaan tarvita toimenpiteessä esim. lähetysluettelo. Dataa syötetään tai luetaan ohjelmasta esim. Sierrasta. Kertoo niteen statuksen toimenpiteen jälkeen esim. käsittelyssä ja hyllyssä Katkoviivoitetuilla prosessin kohdilla on havainnollistettu vaihtoehtoisia työtapoja tai vaiheita joissa on eroavaisuuksia kirjastojen tai tekijöiden välillä Visualisointi: Pienen materiaalimäärän liikuttelu ja lajittelu. Visualisointi: Ison materiaalimäärän liikuttelu ja lajittelu. Visualisointi: Tietokoneella tehtävä toimenpide Visualisointi: Autokuljetus Visualisointi: Niteeseen tehtävä toimenpide Visualisointi: Nide luetaan viivakoodinlukijalla Tietovirta, jota on haluttu korostaa esim. keräilykärry tai uutisartikkeli
2 Kierto - Tavoite 2.2 Kuormanpurku 2.1 Hyllytys 2.01 Kirjaston henkilökunta Hyllyssä Matkalla Odottaa noutoa 2.4 Palautus 2.02 (palautukset) 2.3 Lähtevän kuorman teko 2.06 2.08 Korjattavana Poistettu Kadonnut Inventointi poisto 2.09 2.8 Noutamattomien varausten poisto 2.6 Varausten keräily 2.7 Kokoelman hoito 2.11 Odottaa noutoa Kirjaston hylly 2.12 2.10 2.15 2.16 Lainassa 2.10 Odottaa noutoa varaushyllyssä 2.18 2.14 2.11 Odottaa hyllyssä 2.17 Varastointiehdotukset Asiakas 2.12 Lainaus 2.19 Poistettu 2.14 Kuljetus & Keskuslajittelu 1.01 (uudet) 2.13 Kuljetukset 2.20 2.14 Keskuslajittelu ja lähettämö 2.22 2.22 Espoo ja Kauniainen Vantaa 2.21 Muut keskusvarastot Pasilan keskusvarasto Hyllyssä 2.15 Pasilan keskusvarasto 2.01 Poistettu 2.01
2.1 Hyllytys Niteen merkinnät (signum, genre) 2.1.1 Ota hyllytettävä aineisto (esim. hyllyn päädystä) 2.1.01 2.1.2 Hyllytä 2.08
Kuormanpurku * Paras paikka tehdä täytyy miettiä/ kokeilla esim. ennen/jälkeen hyllytyksen (kun sopiva hetki kuorman purkamiselle) Onko varauslaatikot käsitelty? EI Lue varauslaatikot Palauta kaikki laatikot kerralla Sierrassa Vie varausten kuormalaatikot varaushyllylle Hyllytä Poimi pois virheniteet KYLLÄ Lue palautuvan materiaalin kuormalaatikot Palauta Sierrassa Virhelista Pura niteet hyllyittäin Aakkosta niteet kärryihin Vie hyllytettäväksi Virhelista Poimi pois virheniteet Virhelista * Paras paikka tehdä täytyy miettiä/kokeilla
Varausten keräily Merkitse nide kadonneeksi * Varausten keräilyä voidaan tehdä sopivin aika-ajoin eikä sitä tarvitse suorittaa kerralla loppuun. Tämä vaatii mobiililistan varausten keräilyyn, joka on sykronoitu kaikkien käyttäjien kesken. Käytännössä lienee kuitenkin parempi jos varausten keräilyn tekee koko listalle kerralla. Avaa varausten keräilyn online mobiililista Onko listalla niteitä? EI Vie kerätyt niteet lähtevään kuormalaatikkoon Hyllytä omaan kirjastoon jäävät varaukset KYLLÄ Etsi nide Merkitse nide kerätyksi * Tämä voi tapahtua esim. merkitsemällä listaan tai lukemalla nide NFC lukijalla Erottele matkalle lähtevät niteet Laita nide kärryyn * Mikäli aiotaan kerätä paljon niteitä
Noutamattomien varausten poisto (mobiililista) Mene varaushyllylle Ota kaikki vanhan päivämäärän kohdalla olevat niteet Lajittele niteet seuraavan käsittelyn mukaisesti Mobiililista Etsi listan niteet jotka eivät olleet vanhan päivämäärän kohdalla Mobiililista Palauta niteet * Sierran selvitys toiminto tai esim. puhelimen NFC lukija Vie niteet seuraavaan käsittelypisteeseen Selvityslista Selvityslista Selvityslista (ilman mobiililistaa) Tulosta Sierrasta varaushyllyn selvityslista * Lista järjestetään noutopäivämäärän mukaisesti Mene varaushyllylle Ota vanhan päivämäärän kohdalla olevat niteet Lajittele niteet seuraavan käsittelyn mukaisesti Etsi listan niteet jotka eivät ole vanhan päivämäärän kohdalla Palauta niteet Vie niteet seuraavaan käsittelypisteeseen
Lähtevän kuormanteko Kärry - Aineistoa voidaan tuoda myös pieniä määriä käsin Keskuslajittelija EI pysty erottelemaan varauksia ja palautuksia Espoo ja Vantaa voidaan osittain ajaa lajittelijan läpi 2.02 2.04 Ota tiettyyn laatikkoon menevät niteet Laita varauslaatikkoon * Laita sekalaatikkoon Laita suoraan laatikkoon Suora varauslaatikko * Varauslaatikossa kulkee myös Espoon ja Vantaan varauksia, koska matkakuitin poiston jälkeen niitä ei pysty helposti erottelemaan. - Suorienlaatikoiden tekeminen voidaan jättää ehkäpä kirjastojen harkinnan varaan mikäli kapasiteetti riittää keskuslajittelussa EI Laita Espoon ja Kauniaisen laatikkoon Onko jokin laatikko täysi? KYLLÄ Vaihda tyhjään ja merkitse uusi laatikko Laita Vantaan laatikkoon Laatikkomerkinnät Toista kunnes lähtevät niteet lajiteltu
Palautus 2.10 2.4.1 Päätä miten haluat palauttaa niteen Hyllyssä 2.3.01 2.4.2 Matkalla 2.02 Palauta nide tiskille Odottaa 2.02 noutoa 2.4.3 Palauta nide lajittelevaan automaattiin 2.06 2.3.01 (kirjasto kiinni) 2.4.4 Palauta nide itsepalvelupisteeseen 2.4.5 Palauta nide palautusluukuun 2.06 Korjattavana Poistettu (automaatin valvonta) 2.4.6 Lajittelevan automaatin valvonta - Vain ne kirjastot joissa on lajitteleva automaatti
2.4.2 Palauta nide tiskille Asiakas 2.3.01 2.4.4.02 2.4.2.1 Odota vuoroa tiskille 2.4.2.01 2.4.2.2 Anna niteet virkailijalle 2.4.2.02 Korjauksessa Poistettu Hyllyssä Matkalla Odottaa noutoa Sierra 2.4.2.3 Tarkista niteiden kunto ja sisältö 2.4.2.4 Palauta niteet Sierralla ja käsittele mahdollinen varaus 2.4.2.5 2.4.2.8 2.4.2.9 Mahdollisten 2.4.2.6 Tarkista niteiden Vie niteet 2.02 2.4.2.03 maksujen ja 2.4.2.04 Onko asiakkaita 2.4.2.06 EI 2.4.2.07 määränpää seuraavalle 2.06 ongelmien jonossa? tarvittaessa käsittelypaikalle selvittäminen 2.4.2.05 KYLLÄ 2.4.2.7 Palvele seuraavaa asiakasta
2.4.3 Palauta nide lajittelevaan automaattiin Asiakas 2.3.01 2.4.3.1 Laita nide automaattiin 2.4.3.01 2.4.3.05 EI Automaatti 2.4.3.2 Sierra Päivitä niteen tila 2.4.3.02 Sierraan Hyllyssä Matkalla Odottaa noutoa 2.4.3.3 Lajittele nide sääntöjen mukaisesti Automaatti: Lajittelusäännöt 2.4.3.03 2.4.3.4 Onko jokin valokennojen säteestä katkennut? 2.4.3.5 2.4.3.04 KYLLÄ Anna virheilmoitus kyseisestä 2.02 automaatin kärrystä Automaatin virheilmoitus
2.4.4 Palauta nide itsepalvelupisteeseen 2.3.01 2.4.4.1 Lue nide lukijalla 2.4.4.2 Vie ongelmaniteet tiskille 2.4.2 Palauta nide tiskille Asiakas Keskuslajittelija EI pysty erottelemaan varauksia ja palautuksia Espoo ja Vantaa voidaan osittain ajaa lajittelijan läpi Hyllyssä Matkalla Odottaa noutoa 2.4.4.3 Laita nide palautetuthyllyyn * * Tässä lajitteluissa voi tulla virheitä 2.4.4.4 Laita nide varauksiin * Varatut niteet lista Avaa itsepalvelupisteen palautuslista Onko listalla paljon niteitä? KYLLÄ Tulosta lista EI Etsi listalla olevat niteet Erottele eri paikkoihin menevät varaukset * Omaan kirjastoon jäävät sekä mahdollisesti Espoo, Vantaa ja suoratlaatikot Vie varaukset lähtevään kuormaan Matkalle lähtevät palautukset lista Erottele palautetuthyllystä matkalle lähtevät palautukset Espoon ja Vantaan omistajakirjasto merkinnät * Tässä saattaisi pystyä myös hyödyntämään RFID lukijaa, jolloin ei tarvittaisi listaa Vie palatukset kuormalaatikoihin ja erottele Espoo ja Vantaa Merkinnöillä erottelu nopeaa. Oma kysymys on kuinka kauan Espoo ja Vantaa niitä käyttää? Lajittele omaan kirjastoon jäävät niteet hyllytys järjestykseen Vie hyllytettäväksi
2.4.5 Palauta nide palautusluukuun Asiakas 2.10 2.4.5.1 Pudota nide luukusta 2.3.5.01 Kärry 2.4.5.2 Kerää ja lajittele niteet (omat/ muiden) 2.3.5.02 Niteiden palautus ja lajittelu omiin palautuviin ja matkalle lähteviin * Tämä mahdollisesti järkevintä itsepalvelupisteillä mikäli lajittelevaa automaattia ei käytössä. Tässä olisi syytä miettiä miten itsepalvelupiste ohjeistaa lajittelun virkalijapalautuksessa esim. omat palautuvat, matkalle varaukset, matkalle muut Vienti seuraavaan käsittelypisteeseen
2.4.6 Lajittelevan automaatin valvonta Korjattavana Poistettu Lajittelukärryjen visuaalinen arviointi Häiriöilmoitus tietokoneella (automaatin valokennot) Niteiden merkinnät (signum, genre) 2.4.6.6 Merkitse virheelliset niteet Sierraan 2.4.6.09 2.4.6.7 Vie virheelliset niteet seuraavaan käsittelypisteeseen 2.06 2.4.6.05 (lajitteleva automaatti) 2.2.04 2.4.6.1 Tarvitseeko lajittelukärryjä tyhjentää? 2.4.6.12 EI 2.4.6.01 KYLLÄ (yliheittokärry) 2.4.6.2 Tyhjennä automaatin kärry automaatin päälle 2.4.6.8 Vaihda täysi automaatin kärry tyhjään 2.4.6.02 2.4.6.03 2.4.6.3 Tarkasta kunto ja sisältö sekä lajittele niteet 2.4.6.9 Vie täysi automaatin kärry seuraavaan käsittelypisteeseen ja tyhjennä se 2.4.6.05 2.4.6.06 2.4.6.07 2.4.6.4 Laita niteet kärryihin 2.4.6.10 Tuo tyhjennetty automaatin kärry automaatin läheisyyteen 2.4.6.5 Vie täydet kärryt seuraavaan 2.4.6.10 käsittelypisteeseen 2.02 2.4.6.11 Tyhjennä yliheittokärry Yliheittoon menevät: - Oikean kärryn luukku kiinni 2.4.6.04 2.4.6.12 Tarkasta niteiden kunto ja sisältö 2.4.6.08 2.4.6.13 Tarkista niteiden tiedot Sierrasta ja tarvittaessa palauta Sierralla Hyllyssä Matkalla Odottaa noutoa 2.4.6.11 2.4.6.14 Vie niteet seuraavaan käsittelypisteeseen 2.4.6.13 Toista väliajoin
2.10 Inventointi ja kokoelman hoito (kokoelman hoito) 2.7.20 Poistettavien niteiden listojen teko 2.7.21 Poistettavien niteiden haku ja poistaminen Poistettu Korjattavana Kokoelmalistaus 2.7.23 Ylimääräisten niteiden poisto 2.7.22 Hajonneiden niteiden poisto tai korjaus
2.12 Lainaus Lainassa 2.12.6 Ongelmatilanteet (ei palauta) 2.19 2.12.1 Ota nide hyllystä (kirjaston hylly, esittelyhylly, palautushylly tms.) 2.12.01 2.12.2 Valitse lainaustapa 2.12.3 2.12.02 Lainaa 2.12.03 itsepalvelupisteeltä 2.12.5 Käyttö 2.12.04 2.12.7 Mene palautettavan niteen kanssa kirjastoon 2.10 Asiakas 2.12.9 Etsi niteesi varaushyllystä 2.12.4 Lainaa tiskiltä 2.12.10 Poikkeustilanteet (esim. nidettä ei löyty tai yrittää lainata väärän niteen) Lainassa 2.12.11 2.18 2.12.8 Selvitä mikä varaushyllyn toimintatapa on käytössä? 2.12.05 Itsepalvelu 2.12.11 Odota vuoroa tiskille 2.12.06 2.12.12 Esitä asiasi ja anna kirjastokorttisi 2.12.07 Varauslappu (asiakkaan nimi) Sierra 2.12.13 Lue kirjastokortti ja etsi nide varaushyllystä 2.12.14 Tarkista asiakkaan tiedot ja hoida mahdolliset ongelmatilanteet ja maksut 2.12.08 2.12.17 Lainaa nide asiakkaalle Sierrassa Lainassa 2.12.10 2.12.18 Anna nide asiakkaalle ja mahdollisesti lainakuitti
2.12.3 Lainaa itsepalvelupisteeltä 2.12.3.1 2.12.02 Mene 2.12.3.01 itsepalvelupisteelle 2.12.3.2 Valitse lainaus 2.12.3.3 2.12.3.02 Laita kirjastokortti 2.12.3.03 lukijaan 2.12.3.5 Anna pin koodi 2.12.3.04 2.12.3.6 Lue nide automaatilla Kirjastokortti Asiakas 2.12.3.4 Lue kirjastokortti 2.12.3.05 2.12.3.08 2.12.3.10 Ota kirjastokortti kun valmis 2.12.3.09 2.12.3.11 Vahvista haluatko kuittia (Lainauskuitti, Lainauskuitti + maksut, ei kuittia) 2.12.03 Lainausautomaatti 2.12.3.7 Valitse niteen tilan mukaan 2.12.3.06 Hyllyssä Odottaa noutoa Matkalla 2.12.3.07 Odotta noutoa (eri asiakas) Lainassa Käsittelyssä 2.12.3.8 Lainaa nide asiakkaalle Lainassa 2.12.3.9 Ongelmatilanne Ota yhteys virkailijaan
2.13 Kuljetukset Kuljettaja (Helsinki) Kuormalaatikot: Helsingin kirjastot Kuormalaatikot: Helsingin kirjastot Kuormalaatikot: Helsingin kirjastot (myös suorat laatikot) Ota Postin Tyhjennä kuorma ja 2.20 keskuksesta Aja Pasilan Aja Postin lastaa Pasilasta Pasilaan tuleva lajitteluun keskukseen Tyhjennä kuorma lähtevä kuorma kuorma Postinlajittelukeskuksen työntekijä Lajittele kuormalaatikot lähteviksi oikeille kirjastoille Laatikkomerkinnät Kuljettaja Ota kirjastoon lähtevä kuorma Kirjastoille kuljetukset kulkevat muun postin mukana. Siten kirjastoille meneviä autoja voi olla useita. Aja kirjastolle Tyhjennä kirjastolle jäävät laatikot ja ota kyytiin lähtevät Aja Postin keskukseen Tyhjennä kuorma Espoon ja Vantaan kuljetukset lähtevät ja tulevat edelleen Pasilasta.
2.14 Keskuslajittelu ja lähettämö 2.14.03 KYLLÄ Keskuslajittelijan henkilökunta (lajittelijan syöttöpiste) 2.20 2.14.1 Käynnistä keskuslajittelija * Varaukset ajetaan erilleen muusta aineistosta. 2.14.01 2.14.2 Hae kuormalaatikoita syöttöpisteelle * Kuormalaatikko: Helsingin sisäiset, Espoosta ja Vantaalta tulevat 2.14.3 2.14.02 Onko 2.14.4 syöttöpisteen 2.14.04 EI Ota nide kuormalaatikot 2.14.05 tyhjiä? 2.14.08 Toista kunnes kuorma purettu (henkilökunta) 2.14.6 Syötä nide lajittelijaan * Nidettä ei tarvitse enää käännellä oikein päin koska niteissä on RFID Vaihdetaanko varauksien ja palautuvan aineiston ajoa? KYLLÄ EI Keskuslajittelija 2.14.8 Lue niteen RFID 2.14.10 2.14.11 2.14.9 Lajittele kuormalaatikkoon Keskuslajittelija: Online lajittelutiedot Lisäksi kirjastoista tulevista laatikoista pitää poistaa tai vaihtaa laatikkomerkinnät. Keskuslajittelu henkilökunta osaa itse sanoa parhaiten missä vaiheissa nämä kannattaa tehdä. Keskuslajittelijan henkilökunta (lajittelijan rata) Kuormalaatikoiden vaihtaminen tyhjiin 2.14.10 Onko nide jumiutunut lajittelijan radalle? 2.14.14 KYLLÄ 2.14.11 Poista jumiutunut nide 2.14.13 EI 2.14.12 Lajittele käsin virheniteet Sierra: Niteet tarkistus 2.14.13 2.14.14 2.14.15 Onko jokin 2.14.17 Vaihda Laita täysi Merkitse 2.14.15 2.14.18 2.20 kuormalaatikoista KYLLÄ kuormalaatikko kuormalaatikko kuormalaatikko täysi? tyhjään lähtevien joukkoon 2.14.16 EI Lue täysi laatikko kuormalaatikon seurantaan Kuormalaatikko: Helsingin kirjastot, Espoo ja Vantaa Laatikkomerkinnät