Areena. Yritysviestinnän käsikirja -digiaineisto Esittelyaineisto Areena. Yritysviestinnän käsikirja -digiaineisto sisältää tehtäviä kirjan kaikista luvuista opetusdioja luvuista 1 5. Tutustu aineistoon tarkemmin seuraavien esimerkkien avulla.
3 KAUPPA KÄY Suoramainonnan ja kaupankäynnin tekstit Tehtäviä 1. Poimi toimitusjohtaja Jouni Suomisen haastattelusta (Areenan sivut 149 150) hyvän tarjouspyynnön ja tarjouksen ominaispiirteet. Tehtävä sopii esimerkiksi keskustelutehtäväksi oppitunnin aikana. 2. Valmistakaa 15 minuutin power point -esitys seuraavista aiheista: suoramainoskirje, tarjouspyyntö, tarjous, kieltävä vastaus, tilaus ja tilausvahvistus, reklamaatio ja vastaus reklamaatioon sekä perintäkirje. Esityksessä on tuotava esiin liikekirjeen sisältö-, kieli- ja rakennevaatimukset sekä tuotettava yksi esimerkki kyseisestä tekstilajista. Opiskele Areenasta suoramainonnan ja kaupankäynnin tekstit sivuilta 116 163. Tehtävä sopii pari- tai ryhmätyöksi. 3. Tuottakaa yhdessä kahdelle vapaa-ajan sektorilla toimivalle yritykselle alustava toiminta-ajatus, liikeidea ja toimintaympäristö. Huomioikaa suunnittelussa, että yritykset ovat sellaisia, jotka voivat käydä kauppaa keskenään. Opiskelkaa Areenasta suoramainonnan ja kaupankäynnin tekstit sivuilta 116 163. Toteuttakaa kaupankäyntiketju, jossa tuotatte seuraavat liikekirjeet: suoramainoskirje, tarjouspyyntö, tarjous, kieltävä vastaus, tilaus, tilausvahvistus, reklamaatio, vastaus reklamaatioon ja perintäkirje. Harjoitus voi alkaa niin, että ensin jokainen ryhmän jäsen toteuttaa itsenäisesti suoramainoskirjeen. Tämän jälkeen ryhmä päättää yhdessä, kenen suoramainoskirje otetaan kaupankäyntiketjun pohjaksi. Muut kirjeet tuotetaan ryhmissä.
4. Isännöitsijätoimisto X (keksi itse nimi) laajentaa toimintaansa ja haluaa uusia asiakkaita alueella Y (keksi itse missä) sijaitsevista taloyhtiöistä. Kirjoita isännöitsijätoimiston suoramainoskirje, joka lähetetään alueen Y taloyhtiöiden hallitusten puheenjohtajille. Muista ilmaista selvästi, millaista toimintaa haluat saada kirjeellä aikaan. Kertaa Areenan sivut 14 15, 117 134. 5. SKO Suomen kauppa- ja kulttuuriopettajat on pyytänyt tarjousta Amsterdamin-matkasta (ks. Areena s. 137), joka on tarkoitettu jäsenille. Tulleista tarjouksista hyväksyttiin Kon-Tiki Toursin tarjous (ks. Areena s. 142 143). Kirjoita jäsentiedote, jossa markkinoit matkaa jäsenille. Kertaa tiedotteen kirjoittaminen Areenan sivulta 76. 6. Liikuntakeskustehtävässä on neljä osaa: kaksi tiedotetta, tarjouspyyntö ja tarjous. Katso Areenasta sivut 76, 135 145. 1) Liikuntakeskus (keksi itse nimi) on huomannut, että monet asiakkaat eivät enää käytä keskuksen palveluita yhtä aktiivisesti kuin aiemmin. Asiakkailta on tullut myös palautetta esimerkiksi pukuhuoneiden ahtaudesta ja ryhmäliikuntatuntien suppeasta lajivalikoimasta. Liikuntakeskus pelkää, että asiakkaat voivat alkaa irtisanoa sopimuksiaan, jos mitään ei tehdä. Liikuntakeskus päätetään pitää heinäkuussa hiljaisimpana aikana kiinni kaksi viikkoa, jona aikana keskuksessa tehdään remonttia. Tuona aikana ei asiakkailta tietenkään veloiteta palvelumaksua. Kirjoita asiakastiedote, jossa kerrot tulevasta remontista ja palvelumaksujen veloittamatta jättämisestä. Tiedotteen voit suunnitella lähetettäväksi joko postitse tai sähköpostitse. 2) Remontin yhteydessä kuntosalia hieman laajennetaan, joten sinne voidaan hankkia pari laitetta lisää (päätä itse, mitä laitteita). Kirjoita
laitteista tarjouspyyntö, joka lähetetään muutamalle kuntosalilaitteiden ja -tarvikkeiden myyjälle, mm. Gym Store Oy:lle. 3) Vastaa liikuntakeskuksen tarjouspyyntöön kirjoittamalla Gym Storen tarjous liikuntakeskuksen tarvitsemista laitteista. 4) Liikuntakeskus avaa ovensa remontin jälkeen. Sauna- ja suihkutiloja on nyt remontoitu; uutuutena on infrapunasauna. Pukuhuonetilat ovat aiempaa väljemmät ja viihtyisämmät. Ryhmäliikuntatunteja on lisätty. Myös pari uutta laitetta on hankittu Gym Store Oy:ltä. Kirjoita liikuntakeskuksen asiakkaille tiedote, jonka voit suunnitella lähetettäväksi joko postitse tai sähköpostitse. Vinkki opettajalle: tiedotetehtävää voi laajentaa niin, että opiskelijat keksivät esimerkiksi 2 3 vapaavalintaista aihetta lisää ja kirjoittavat sähköisen uutiskirjeen (ks. Areena s. 76 80).
Areena Yritysviestinnän käsikirja 5 KÄTTÄ PÄÄLLE Neuvottelu- ja kokoustaito
36 Neuvottelukutsun sisältö kutsun lähettäjä ja päivämäärä kutsun vastaanottaja/t neuvottelun laatu (esim. markkinointipalaveri, projektipalaveri, sopimusneuvottelu, yhteistyöneuvottelu) aika (päivä, alkamisaika, kesto) ja paikka käsiteltävät asiat (agenda) kutsujan nimi yhteystietoineen Areena s. 203
Neuvotteluvara 37 Areena s. 205
Ongelmanratkaisun vaiheet neuvotteluissa 38 Areena s. 207
39 Neuvottelumuistion runko asiakirjan nimi: muistio muistion kirjoituspäivämäärä pääotsikkoon neuvottelun aihe, esim. ITpalveluiden kehittämishanke neuvottelun ajankohta läsnäolijat (tarvittaessa poissaolijat) käsitellyt asiat: mitä niistä todettiin, päätettiin tai sovittiin muistion laatijan nimi tai allekirjoitus loppuun jakelu- ja tarvittaessa liitemerkintä Areena s. 212
40 Kokouskutsun sisältö Kokouskutsuun kirjoitetaan yhteisön (esim. yhdistyksen tai osakeyhtiön) nimi asiakirjan nimi: kokouskutsu kutsun päivämäärä pääotsikkoon kokouksen laatu, esim. yhdistyksen kokous, vuosikokous, hallituksen kokous tai yhtiökokous kokouksen aika (päivä ja kellonaika) kokouspaikka esityslista tai kokouksessa käsiteltävät asiat tervetulotoivotus ja allekirjoitukseksi koollekutsuja, esim. hallitus. Areena s. 217
41 Kokouksen puheenjohtajan tehtävät 1/2 Puheenjohtaja huolehtii kokouksen valmistelusta johtaa kokousta esityslistan mukaisesti valvoo lain, sääntöjen tai yhtiöjärjestyksen noudattamista valvoo yhdessä sovittujen menettelytapojen noudattamista huolehtii aikataulusta johtaa keskustelua, jakaa puheenvuoroja pyyntöjärjestyksessä rohkaisee keskusteluun esimerkiksi kysymyksillä pyytää tarvittaessa puheenvuorojen tarkennuksia ja selvennyksiä. Areena s. 220
42 Kokouksen puheenjohtajan tehtävät 2/2 Puheenjohtaja turvaa kaikille osanottajille häiriöttömän puheoikeuden tekee yhteenvetoja keskustelusta saa keskeyttää liian pitkän tai asiaankuulumattoman puheenvuoron ohjeistaa äänestyksen tai vaalin toimittamisen äänestää yhtä aikaa muiden kanssa (jos on yhteisön jäsen) vastaa pöytäkirjan laatimisesta allekirjoittaa pöytäkirjan huolehtii muiden vastuullisten kanssa päätösten tiedottamisesta ja toimeenpanosta. Areena s. 220
43 Kokouksen sihteerin tehtävät Sihteeri osallistuu kokouksen valmisteluun avustaa puheenjohtajaa aktiivisesti tekee muistiinpanot keskustelusta kirjaa mahdollisen äänestyksen tulokset ja päätökset laatii kokouksen pöytäkirjan toimittaa pöytäkirjan liitteineen puheenjohtajalle tarkastettavaksi toimittaa puheenjohtajan hyväksymän pöytäkirjan pöytäkirjantarkastajille, jos sellaiset on kokouksessa valittu toimittaa pöytäkirjan arkistoitavaksi osallistuu tarvittaessa päätösten tiedottamiseen. Areena s. 221
44 Kokouksen kulku 1. Kokouksen avaus 2. Järjestäytyminen eli toimihenkilöiden valinta 3. Laillisuuden ja päätösvaltaisuuden toteaminen 4. Esityslistan hyväksyminen 5. Edellisen kokouksen pöytäkirjan tarkastaminen (ei yhtiökokouksessa eikä yhdistyksen kokouksessa) 6. Mahdolliset ilmoitusasiat 7. Varsinaiset päätösasiat kukin omana kohtanaan 8. Muut asiat (ei yhtiökokouksessa) 9. Kokouksen päättäminen Areena s. 224
45 Päätösasian käsittelyn vaiheet 1. Asian esittely 2. Keskustelun avaus 3. Keskustelu 4. Keskustelun päättäminen 5. Yhteenveto keskustelusta 6. Äänestystavan valinta 7. Äänestysjärjestyksen valinta 8. Äänestys ja äänten laskeminen 9. Äänestystuloksen ilmoittaminen 10. Päätöksen ilmoittaminen 11. Mahdollisen eriävän mielipiteen tai vastalauseen ilmoittaminen 12. Asian käsittelyn päättäminen Areena s. 226