Laatimispäivä: 5/ 2016 Tämä on tietosuojaseloste, joka sisältää rekisteriselosteen ja asiakkaiden henkilötietojen käsittelyä koskevan informoinnin. 1. Toiminnasta vastaava rekisterinpitäjä Nimi: Katuosoite: Kuopion kaupungin perusturva- ja terveyslautakunta Tulliportinkatu 17 B Postitoimipaikka: 70100 Kuopio Puhelin: (017) 182 111 2. Rekisterin vastuuhenkilö Nimi: Terveysjohtaja Jari Saarinen puh. 044 718 6301 Kuntoutusjohtaja Mikko Korhonen puh. 044 718 6200 Rekisteriasioita hoitava henkilö Henkilö, johon asiakas voi ottaa yhteyttä henkilötietojen käsittelyä koskevissa asioissa. Nimi: Vastaanottoyksikkö: va. ylilääkäri Pertti Lipponen, puh. (017) 186 271 va. apulaisylilääkäri Erja Koistinen, puh. (017) 186 267 Osastonhoitaja Marja-Liisa Ahonen, puh. 044 718 6304 Kuvantamispalvelut: va. ylilääkäri Pertti Lipponen, puh. (017) 186 271 Osastonhoitaja Aila Savolainen, puh. 044 718 6368 Terveydenhoitoyksikkö: Apulaisylilääkäri Kaj Korhonen, puh. 044 718 6541 ja Apulaisylilääkäri Elisa Pulkkanen, puh. 044 718 6515 Terveydenhoidon palvelujen päällikkö Kristiina Mäki, puh. 044 718 6583 Vastaava ravitsemussuunnittelija Katri Juntunen, puh. 044 718 6511 Kotihoito- ja hoivayksikkö: va. kotihoidon päällikkö Kaija Kokkonen, puh. 044 718 6406 Kuntoutusyksikkö: Kuntoutuspäällikkö Maija Roine, puh. 044 718 6374 Lasten ja nuorten mielenterveysyksikkö: Apulaisylilääkäri Saija Roine, puh. 044 718 7972 *) Aikuisten mielenterveysyksikkö: KYS, Kuopion psykiatrian keskus: va. mielenterveysjohtaja Jarmo Pajula, puh. (017) 175 203, Apulaisylilääkäri, psykiatri Jarmo Pajula, puh. (017) 175 919
3. Rekisterin nimi KANSANTERVEYSTYÖN REKISTERI/AVOHOITO rintasyöpäseulonnassa tutkittujen osarekisteri, oma rekisteriseloste kohdunkaulan syövän seulonnassa tutkittujen osarekisteri, oma rekisteriseloste 4. Rekisterin käyttötarkoitus Rekisterin käyttötarkoituksena on kansanterveystyön järjestäminen. Kansanterveyslaki (66/1972), terveydenhuoltolaki (1326/2010). Rekisteri muodostuu potilaskertomuksesta, ajanvaraus-, tilastointi- ja maksujen perintätiedoista. Sähköisessä muodossa tiedot tallennetaan Pegasos -potilastietojärjestelmään. Kuvantamistutkimusten tiedot on tallennettu Pohjois-Savon sairaanhoitopiirin kuvantamistutkimusten digitaaliseen arkistointijärjestelmään (PACS). Kansallisiin tietojärjestelmäpalveluihin liittymisen jälkeen osa tiedoista arkistoidaan Kansalliseen Terveysarkisto KanTa:an. (Liite) Potilaskertomus on kokonaisuus, mikä muodostuu terveysneuvonnan, sairaanhoidon, mielenterveystyön, kouluterveydenhuollon, opiskeluterveydenhuollon sekä seulontojen tuloksena potilaan terveydentilaa koskevista tiedoista. Potilaskertomukseen kuuluvia tietoja on ravintolaskentaohjelman asiakasrekisterissä, lääkinnällisen ja rintamaveteraanikuntoutuksen asiakasrekisterissä, sukupuolitautien hoitokortistossa, tartuntatautipotilaiden lähikontaktien seurantarekisterissä, PhysioTools Online kuntoutusohjeiden ohjelmassa ja KuntoApu - ohjelmassa. Rava -toimintakykymittarilla (ml. henkilötunnus) tuotettuja ikäihmisten toimintakyvyn ja avuntarpeen arviointiin tarkoitettuja tietoja tallennetaan säännönmukaisesti potilaskertomuksen lisäksi myös FCG Tietojohtaminen Oy:n ylläpitämään tietokantaan tilastointi- ja tutkimustarkoituksessa. Ammattikorkeakoulun opiskeluterveydenhuollon suojattu sähköinen asiointi: Opiskelijoilla on mahdollisuus olla yhteydessä opiskeluterveydenhuoltoon suojatun sähköpostiviestijärjestelmän kautta. Suojattu sähköinen asiointi ammattikorkeakoulun opiskeluterveydenhuollossa ohjeistetaan tarkemmin oppilaitoksessa. Terveydenhoitaja vastaa opiskelijalle sähköpostitse tämän omaan sähköpostiosoitteeseen tai ottamalla yhteyttä puhelimitse 1 3 arkipäivän aikana. Viesti säilyy palvelimella 30 päivää. Opiskelijan ilmoittamien henkilötietojen avulla tehdään tarvittavat merkinnät potilastietojärjestelmään. Rekisterin tarkoituksena on toimia: työvälineenä henkilöstölle terveyden- ja sairaanhoidon tavoitteita asetettaessa sekä niitä toteutettaessa, seurattaessa ja arvioitaessa dokumenttina henkilölle annetusta neuvonnasta, hoidosta ja kuntoutuksesta sekä tehdyistä tutkimuksista hoitopäätösten teon apuvälineenä apuvälinelainauksen ja hoitotarvikejakelun seurannan välineenä maksujen määräämisen ja perinnän perusteena toiminnan tilastoinnin perusteena oman tieteellisen tutkimuksen ja lääketieteellisen tutkimuksen pohja-aineistona *) Aikuisten mielenterveystyön potilastiedot kuuluvat Kansanterveystyön rekisteriin 31.12.2005 saakka omana toimintana, sen jälkeen syntyvistä tiedoista rekisterinpitäjänä ja palveluntuottajana toimii Pohjois-Savon sairaanhoitopiiri aikuispsykiatrian erikoissairaanhoidon avopalvelujen osalta, josta Pohjois-Savon sairaanhoitopiirillä oma rekisteriseloste. (Kuopion psykiatrian keskus).
Rekisterin tietoja saa käyttää vain siihen käyttötarkoitukseen, joka sille on määritelty, ellei muussa laissa ole toisin säädetty. Tietoja voi käyttää kuitenkin rekisterinpitäjän oman toiminnan suunnittelu- ja tilastointitarpeisiin. 5. Rekisteriin talletetut tiedot Asiakkaasta/potilaasta: nimi, henkilötunnus, osoite, puhelinnumero lähiomaisen/muun yhteyshenkilön nimi, osoite, puhelinnumero toiminnassa syntyneet neuvonta-, tutkimus- ja hoitotiedot tiedot lainatuista apuvälineistä ja annetuista hoitotarvikkeista käyntitiedot, maksujen perintätiedot Hoitaneen henkilön nimi, ammattinimike Toiminnot, joissa tiedot rekisteröidään tähän rekisteriin: äitiysneuvola, lastenneuvola, perhesuunnitteluneuvola, kouluterveydenhuolto, opiskeluterveydenhuolto, vastaanottotoiminta, terveyden edistäminen, kuntoutus, kotisairaanhoito, suun terveydenhuolto, mielenterveystyö sekä avohoidon laboratorio- ja kuvantamistutkimukset. Rekisteriin voidaan tallettaa vain rekisterin käyttötarkoituksen kannalta tarpeellisia tietoja. 5a. Säännönmukaiset tietolähteet Tiedot saadaan väestörekisteristä (henkilön nimi, henkilötunnus, osoite, puhelinnumero ja kotikunta) asiakkaalta/potilaalta asiakkaan / potilaan tutkimuksia ja hoitoa toteuttavilta henkilöiltä käynteihin liittyvät tutkimus- ja hoitotiedot ulkopuolisten toimintayksiköiden hoitavilta henkilöiltä/yksiköiltä tutkimus- ja hoitotiedot asiakkaan/potilaan suostumuksella Tietojen hankkimisesta ulkopuolisilta tehdään asiakirjaan merkintä sekä noudatetaan voimassa olevien lakien säännöksiä. 6. Asiakastietojen luovuttaminen 6a. Asiakastietojen säännönmukainen luovuttaminen, luovutuksensaajat ja luovutuksen perusteet Potilastietoja voidaan luovuttaa (Potilaslain 13 ): potilaan suostumuksella. Jos potilaalla ei ole edellytyksiä arvioida annettavan suostumuksen merkitystä, tietoja saa antaa hänen laillisen edustajansa suostumuksella: o jatkohoitotilanteessa suullisella potilasasiakirjoihin merkityllä suostumuksella potilaan yksilöimälle toiselle terveydenhuollon toimintayksikölle tai ammattihenkilölle o kirjallisella suostumuksella vakuutusyhtiölle (vapaaehtoiset vakuutukset) lain nimenomaisen säännöksen perusteella esim. o kanteluviranomaisille ja lakisääteisissä vakuutuksissa vakuutusyhtiöille tieteelliseen tutkimukseen asiakkaan suostumuksella tai sosiaali- ja terveysministeriön tai terveysjohtajan päätöksellä (tutkimuslupa). JulkisuusL 21.5.1999/621 28. potilastietoja voidaan käsitellä sairaanhoitopiirin alueellisessa yhteisrekisterissä siten kuin terveydenhuoltolaissa (1326/2010) säädetään.
potilastietojen luovuttaminen ja käyttö kansallisten tietojärjestelmäpalvelujen kautta tapahtuu siten kuin laissa sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä (159/2007) sekä laissa sähköisestä lääkemääräyksestä (61/2007) säädetään. Tietoja luovutetaan valtakunnallisia rekistereitä ylläpitäville viranomaisille tutkimus-, suunnittelu- ja tilastotarkoituksia varten (Terveydenhuollon valtak. henk.rek.l 556/89 3 ja tartuntatautil 23a ). Tällä hetkellä terveydenhuollon valtakunnallisia rekistereitä ovat: Terveyden ja hyvinvoinnin laitos, THL: hoitoilmoitusrekisteri, syntyneiden lasten rekisteri, raskauden keskeyttämis- ja steriloimisrekisteri, syöpärekisteri, tartuntatautirekisteri, epämuodostumarekisteri ja näkövammarekisteri Lääkealan turvallisuus ja kehittämiskeskus Fimea: lääkkeiden sivuvaikutusrekisteri, implanttirekisteri ja huumausainerekisteri 6b. Alaikäisen asiakkaan tietojen antamista koskeva kielto-oikeus Alaikäinen voi ottaen huomioon hänen ikänsä ja kehitystasonsa sekä asian laatu painavasta syystä kieltää antamasta itseään koskevia tietoja lailliselle edustajalleen, jollei se ole selvästi alaikäisen edun vastaista. Jos alaikäinen tai hänen laillinen edustajansa ovat asianosaisena sosiaalihuoltoa koskevassa asiassa, laillisella edustajalla on kuitenkin oikeus tiedonsaantiin siten kuin viranomaisen toiminnan julkisuudesta annetun lain 11 :ssä säädetään (laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista 11 1 momentti). 7. Asiakastietojen käsittelyn ja suojaamisen yleiset periaatteet Potilastiedot ovat salassa pidettäviä ja henkilökunnalla on salassapitovelvollisuus, mikä säilyy palvelussuhteen päättymisen jälkeenkin. Potilastietoja voivat käsitellä ainoastaan asianomaisen potilaan hoitoon tai siihen liittyviin tehtäviin osallistuvat. PotL 17.8.1992/785 13. Tietoja potilasasiakirjoista antaa lääkäri tai hänen ohjauksessaan muu terveydenhuollon ammattihenkilö. Psykologi ja terveydenhoitaja antavat tiedot omasta osuudestaan. Työntekijöiltä vaaditaan sitoumus noudattaa perusturvan ja terveydenhuollon tietosuoja- ja tietoturvaperiaatteita. A. Manuaalinen aineisto a. potilaskertomus atk-järjestelmään siirtymiseen saakka; säilytetään valvonnan alaisena potilaskansioissa ja -kortistoissa b. järjestelmistä tulostettavat asiakirjat B. Tietojärjestelmään tallennetut tiedot: Lähijohtaja määrittelee ja myöntää järjestelmien käyttöoikeudet työtehtävien mukaisesti. Oikeuksilla sekä varmistetaan että rajataan työntekijän työtehtävissään tarvitsemat asiakastiedot. Järjestelmien tietokannat on suojattu ulkopuoliselta käytöltä käyttäjätunnuksin ja salasanoin sekä teknisin menetelmin. Asiakastietojen suojaamisen ja säilytyksen kuvaus yleisellä tasolla Tietojen suojaamisvelvoite koskee sekä sähköisiä että paperisia asiakastietoja.
Miten asiakastietojen käsittelyä valvotaan: Asiakastietojen käsittelyn valvonta tapahtuu lokitietojen avulla asiakkaiden tekemien selvityspyyntöjen tai reklamaation perusteella. Lisäksi rekisterinpitäjän tulee suorittaa omaa asiakastietojen käytön seurantaa ja valvontaa esim. pistokokein tai sille tulleiden ilmoitusten johdosta. Asiakkaalla on tiedonsaantioikeus rekisteritietojensa lainmukaisesta käytöstä. Hän voi pyytää rekisterinpitäjältä rekisteritietojen käytön selvitystä vapaamuotoisella kirjallisella pyynnöllä tai siihen tarkoitetulla lomakkeella. Rekisteritietojen käytön selvityspyyntö toimitetaan rekisteriasioita hoitavalle henkilölle. Luovutukset: 8. Rekisteröidyn tarkastusoikeuden toteuttaminen ja organisointi Tarkastusoikeuden sisältö Asiakkaalla on oikeus tarkastaa itseään koskevat asiakasrekisteritiedot (Henkilötietolaki 26 ). Asiakkaalla on oikeus tutustua ja nähdä itseään koskevat asiakastiedot ja pyynnöstä saada niistä kopiot kirjallisena. Tarkastusoikeus toteutetaan viivytyksettä. Tarkastusoikeuden käyttäminen on maksutonta kerran vuoden aikana toteutettuna. Tarkastusoikeus voidaan evätä ainoastaan poikkeustapauksissa. Epäämisperusteena voi olla esimerkiksi, että tiedon antaminen saattaisi aiheuttaa vakavaa vaaraa asiakkaan terveydelle tai hoidolle taikka jonkun muun oikeuksille. Miten toteutetaan: Tarkastuspyyntö tehdään henkilökohtaisen käynnin yhteydessä taikka omakätisesti allekirjoitetulla tai muulla luotettavalla tavalla varmennetulla asiakirjalla. Kenelle pyyntö osoitetaan: Hoitavalle lääkärille/psykologille/terveydenhoitajalle Kuka päättää: Hoitava lääkäri/psykologi/terveydenhoitaja/apulaisylilääkäri/ kuntoutusjohtaja / terveysjohtaja/ ylilääkäri Asiakkaan henkilöllisyys tarkistetaan ennen tietojen antamista. Tiedot antaa asiasta päättäneen määräämä henkilö. Asiakkaalla on oikeus tutustua ja nähdä itseään koskevat asiakastiedot ja pyynnöstä saada kopiot niistä kirjallisena. Jos tarkastusoikeus evätään, asiakkaalle annetaan kirjallinen kieltäytymistodistus ja asiakkaalla on oikeus saattaa asia tietosuojavaltuutetun ratkaistavaksi osoitteella: Tietosuojavaltuutetun toimisto, PL 315, 00181 Helsinki. Tietosuojavaltuutettu voi antaa rekisterinpitäjälle määräyksen asiakkaan tarkastusoikeuden toteuttamisesta.
9. Tiedon korjaaminen Korjauksen sisältö Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto (Henkilötietolaki 29 ). Asiakkaalla on oikeus vaatia virheellisen tiedon korjaamista. Jos tiedon korjaamisesta kieltäydytään, asiakkaalle annetaan kirjallinen kieltäytymistodistus ja asiakkaalla on oikeus saattaa asia tietosuojavaltuutetun ratkaistavaksi osoitteella: Tietosuojavaltuutetun toimisto, PL 315, 00181 Helsinki. Asia voidaan saattaa vireille kirjeitse. Mahdollista on myös käyttää vireillepanolomaketta (http://www.tietosuoja.fi/11151.htm). Tietosuojavaltuutettu voi antaa rekisterinpitäjälle määräyksen tiedon korjaamisesta. Toteuttaminen ja organisointi Oikaisupyyntö tehdään kirjallisesti. Asiakkaan henkilöllisyys tarkistetaan. Pyynnössä on syytä tarkasti yksilöidä ja perustella, mitä tietoa vaaditaan korjattavaksi, mikä on asiakkaan mielestä oikea tieto ja millä tavoin korjaus pyydetään tekemään. Kenelle pyyntö osoitetaan: Hoitavalle lääkärille/psykologille/terveydenhoitajalle Kuka päättää: Hoitava lääkäri/psykologi/terveydenhoitaja/apulaisylilääkäri/ kuntoutusjohtaja / terveysjohtaja, ylilääkäri Jos asiakkaan vaatima korjaus päätetään tehdä, korjauksen tekee henkilö, jolla on rekisteritietojen korjaamiseen erityinen oikeus. Mahdolliset virheelliset merkinnät yliviivataan tai siirretään taustatiedostoon siten, että sekä virheellinen että korjattu merkintä on myöhemmin luettavissa. Vastaavasti tehdään poistettaessa tarpeeton tieto. Asiakastietoja voidaan myös korjata täydentämällä niitä asiakkaan näkemyksellä asiasta. Korjauksen tekijän nimi, virka-asema, korjauksentekopäivä ja korjauksen peruste merkitään asiakirjoihin.