Tietosuojaseloste. Potilastietojärjestelmien yhdistetty rekisteriseloste ja informointiasiakirja Henkilötietolaki (523/99) 10 ja

Transkriptio

1 1. Rekisterinpitäjä Nimi: Katuosoite: Postitoimipaikka: Akaa 2. Rekisteriasioista vastaava henkilö Yhteyshenkilö 2a Alarekistereiden vastuuhenkilöt, joihin voi ottaa yhteyttä henkilötietojen käsittelyä koskevissa asioissa Perusturvajohtaja Elina Anttila, puh Yhteyshenkilö kaikissa rekistereissä: Tietosuojavastaava Tanja Maunula, Akaa Puh Johtava hoitaja Marja Lehtonen, puh Neuvolapalvelut Kouluterveydenhuolto Opiskeluterveydenhuolto Kuntoutuksen palvelut Johtava ylilääkäri Juhani Grönlund, puh Lääkäreiden vastaanotto Erityistyöntekijäpalvelut Johtava hammaslääkäri Tarja Varjotie, puh Suun terveydenhuolto Avohoidon osastonhoitaja Sirpa Hämäläinen, puh Kuvantamispalvelut Osastonhoitaja Outi Vilppula, puh Vuodeosastotoiminta Vastaava fysioterapeutti Auli Turunen, puh Apuvälinepalvelut Kotihoidon esimies Eija Kauranen, puh Kotihoito, alueet Toijala ja Viiala Kotihoidon esimies Merja Niekka, puh Kotihoito, alueet Urjala ja Kylmäkoski 3. Rekisterin nimi Potilasrekisteri Lain (HetiL 3 ) tarkoittama looginen rekisteri, joka koostuu manuaalisesta ja sähköisestä potilaskertomuksesta

2 4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus/rekisterin käyttötarkoitus Rekisterin käyttötarkoituksena on kansanterveystyön järjestäminen (66/1972) ja terveydenhuoltolaki (1326/2010). Terveydenhuoltolain 2 luvussa on määritelty kunnan terveyden ja hyvinvoinnin edistämiseen kuuluvat tehtävät - terveysneuvonta ja terveystarkastukset (13 ) - seulonnat (14 ) - neuvolapalvelut (15 ) - kouluterveydenhuolto (16 ) - opiskeluterveydenhuolto (17 ) - iäkkäiden neuvolapalvelut (20 ) Terveydenhuoltolain 3 luvussa on määritelty kunnan järjestämä sairaanhoito - sairaanhoito (24 ) - kotisairaanhoito (25 ) - suun terveydenhuolto (26 ) - mielenterveystyö (27 ) - päihdetyö, joka annetaan osana terveydenhuoltoa (28 ) - lääkinnällinen kuntoutus (29 ) Potilasrekisterin käyttötarkoituksena on terveydenhuoltolain 2 ja 3 luvuissa tarkoitettujen potilaan neuvontaan, hoitoon ja tutkimukseen liittyvien tehtävien toteuttaminen. Lisäksi rekisteriä käytetään palveluiden suunnitteluun ja tutkimustuloksiin. Potilasrekisteriin kuuluvat erilliset osarekisterit on lueteltu kohdassa 2a. Akaan perusturvatoimen potilasrekisteri on osa terveydenhuoltolain 9 :ssä tarkoitettua sairaanhoitopiirin (Pirkanmaan sairaanhoitopiiri) alueen kunnallisen terveydenhuollon yhteistä potilasrekisteriä. Akaan perusturvatoimi on rekisterinpitäjänä omassa toiminnassaan syntyneiden potilastietojen ja -asiakirjojen osalta. Sairaanhoitopiiri vastaa rekisterinpitäjärekisteristä. Rekisteri muodostuu potilaskertomuksesta ja siihen liittyvistä toiminnoista, kuten lähetteet, lausunnot jne., ajanvaraus- tilastointi- ja maksuihin liittyvistä tiedoista. Tiedot tallennetaan sähköisessä muodossa Pegasospotilastietojärjestelmään. Kuvantamistutkimusten tiedot on tallennettu Pirkanmaan sairaanhoitopiirin kuvantamistutkimusten digitaaliseen arkistointijärjestelmään (PACS-RIS). Kansallisiin tietojärjestelmäpalveluihin liittymisen jälkeen ( ) osa potilastiedoista arkistoidaan Kansalliseen potilastiedon arkistoon KanTa:an valtakunnallisen vaiheistuksen mukaan. Suunhoitoa koskevat tiedot ovat sähköisessä muodossa WinHithammashoidon järjestelmässä. Hammashoidossa käytetään Pegasospotilastietojärjestelmää laboratorio- ja kuvantamispalveluiden toteuttamiseen sekä lääkemääräysten ja sairaalalähetteiden tekoon.

3 Lääkinnällisen kuntoutuksen apuvälinerekisterin ylläpitoa ja maksusitoumusten käsittelyä sekä päätöksen tekoa koskevat tiedot ovat sähköisessä muodossa Effector Apuvälinepalvelut -järjestelmässä. Rekisterin tietoja saa käyttää vain siihen tarkoitukseen, joka sille on määritelty, ellei muussa laissa ole toisin säädetty. Tietoja voi kuitenkin käyttää rekisterinpitäjän oman toiminnan suunnittelu- ja tilastointitarpeisiin. 5. Rekisterin tietosisältö Sähköisesti tallennetut potilastiedot Pegasos-potilastietojärjestelmään (CGI Suomi Oy) tallennetut tiedot WinHit-hammashoidonjärjestelmään (In Net Oy) tallennetut tiedot Effector Apuvälinepalvelut -järjestelmään (Polycon Oy) tallennetut tiedot Potilaan perustiedot - Nimi, syntymäaika, henkilötunnus, kotikunta, yhteystiedot, huoltajan/yhteyshenkilön tiedot (jos asiakas on ne antanut) Potilaan terveyttä ja sairautta koskevat tiedot - yhteydenotto ja hoidon tarpeen arviointi - hoitotiedot: Hoidon suunnittelu, toteutus ja arviointi - lääkitys - terveysneuvonta - laboratorio- ja röntgentutkimuspyynnöt ja -vastaukset - riskitiedot - toimintakykyyn liittyvät tiedot - lähetteet, hoitopalautteet ja konsultaatiot - todistukset ja lausunnot - apuvälinelainaus - maksuihin liittyvät tiedot - hoitaneen henkilön nimi ja ammattinimike Tähän rekisteriin rekisteröidään seuraavat toiminnot: äitiysneuvola, lastenneuvola, perhesuunnitteluneuvola, kouluterveydenhuolto, opiskelijaterveydenhuolto, vastaanottotoiminta, terveyden edistäminen, kuntoutus, kotisairaanhoito, mielenterveystyö, avohoidon ja vuodeosaston laboratorio- ja kuvantamistutkimukset sekä suun terveydenhuolto niiltä osin kuin terveyskertomus on käytössä (lääkitys, laboratorio- ja kuvantamisen lähetteet ja tulokset sekä sairaalalähetteet). Rekisteriin voidaan tallentaa vain rekisterin käyttötarkoituksen kannalta tarpeellista tietoa.

4 Manuaalinen aineisto Potilaskohtaisissa kansioissa säilytetään mm. manuaalisesti allekirjoitetut todistusjäljennökset ja potilaan suostumukset (ei KanTa) sekä EKGkäyrät ja muut paperimuodossa olevat potilasasiakirjat. Suostumukset ja kiellot, joissa rekisterinpitäjänä on Kela, arkistoidaan erikseen omiin kansioihinsa. 6. Säännönmukaiset tietolähteet Tiedot saadaan ja niitä ylläpidetään potilaan ja/tai hänen edustajansa ilmoittamien tietojen sekä hoitoyksikössä syntyvien tietojen perusteella. Henkilötietoja ja sairaanhoitopiirin ulkopuolella syntyneitä potilastietoja voidaan saada viranomaisilta ja muilta tahoilta joko asiakkaan kirjallisella suostumuksella tai nimenomaisen lain tai säädöksen perusteella. Tietoja tulee pääsääntöisesti pyytää asiakkaalta itseltään tai hänen lailliselta edustajaltaan. Kansallisessa potilastietojen arkistossa sairaanhoitopiirin ulkopuolisissa yksiköissä syntyneiden tietojen katselu on mahdollista potilaan luvalla. Terveydenhuoltolain 9 :n mukaan yhteisessä potilastietorekisterissä (Pirkanmaan sairaanhoitopiiri) olevia eri toimintayksiköiden potilastietoja voi käyttää ilman potilaan antamaa erillistä suostumusta sen jälkeen, kun potilasta on informoitu sairaanhoitopiirin yhteisestä potilasrekisteristä, informointitieto on kirjattu potilastietojärjestelmään ja potilaalla on hoitosuhde Akaan terveyskeskukseen. Tämän lisäksi edellytetään, ettei potilas ole kieltänyt tietojensa käyttöä. Jos tietoja hankitaan teknisen käyttöyhteyden (kansallinen potilastiedon arkisto) avulla muista potilasrekistereistä, tulee tähän olla potilaan suostumus. Asiakkaiden henkilö- ja osoitetiedot saadaan väestörekisteristä kerran viikossa. Turvakiellossa olevien henkilöiden osoitetiedot eivät päivity järjestelmään. 7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset Potilaslaki 13 : Potilastietoja voidaan luovuttaa potilaan suostumuksella. Jos potilaalla ei ole edellytyksiä arvioida annettavan suostumuksen merkitystä, tietoja saa luovuttaa hänen laillisen edustajansa suostumuksella. Tietoja voidaan luovuttaa tällöin jatkohoitotilanteessa - suullisella potilasasiakirjoihin merkityllä suostumuksella potilaan yksilöimälle toiselle terveydenhuollon toimintayksikölle tai ammattihenkilölle - kirjallisella suostumuksella vakuutusyhtiöille (vapaaehtoiset vakuutukset)

5 Tietoja voidaan luovuttaa myös lain nimenomaisen säännöksen perusteella esim. - kanteluviranomaisille ja lakisääteisissä vakuutuksissa vakuutusyhtiöille - tieteelliseen tutkimukseen asiakkaan suostumuksella tai sosiaalija terveysministeriön tai terveysjohtajan päätöksellä (tutkimuslupa). (JulkisuusL / ) - sairaanhoitopiirin (PSHP) yhteisrekisterissä olevia tietoja voidaan käsitellä siten kuin Terveydenhoitolaissa 126/2010 on säädetty - potilastietojen luovuttaminen ja käyttö kansallisen potilastietoarkiston kautta tapahtuu potilaan suostumuksella siten kuin siitä on laissa sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä (159/2007) sekä laissa sähköisestä lääkemääräyksestä (61/2007) on säädetty Tietoja luovutetaan valtakunnallisia rekistereitä ylläpitäville viranomaisille tutkimus-, suunnittelu- ja tilastointitarkoituksia varten. (Terveydenhuollon valtak. henk. rekl 556/89 3 ja tartuntatautil 23 a ) Terveydenhuollon valtakunnallisia rekistereitä ovat: - Terveyden ja hyvinvoinnin laitos THL o hoitoilmoitusrekisteri o tartuntatautirekisteri - Lääkealan turvallisuus ja kehittämiskeskus Fimea o lääkkeiden sivuvaikutusrekisteri o huumausainerekisteri 7a Alaikäisen asiakkaan tietojen luovuttamista koskeva kielto-oikeus 7b Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle Alaikäinen voi ottaen huomioon hänen ikänsä sekä asian laatu painavasta syystä kieltää luovuttamasta itseään koskevia tietoja lailliselle edustajalleen, jollei se ole selvästi alaikäisen edun vastaista, jos alaikäinen tai hänen laillinen edustajansa ovat asianosaisena sosiaalihuoltoa koskevassa asiassa. Laillisella edustajalla on kuitenkin oikeus tiedonsaantiin siten kuin viranomaisen julkisuudessa annetun lain 11 :ssä säädetään (laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista 11 1 momentti). Henkilötietojen luovutukseen Euroopan Unionin ulkopuolisiin maihin tarvitaan pääsääntöisesti asiakkaan suostumus. Lisäksi tulee varmistaa tietosuojan riittävä taso sen maan osalta, johon tietoja luovutetaan. HetiL 5 ja 8 luku (532/1999) 8. Rekisterin suojauksen periaatteet Potilastiedot ovat salassa pidettäviä ja henkilökunnalla on salassapitovelvollisuus, mikä säilyy palvelusuhteen päättymisenkin jälkeen. Potilastietoja voivat käsitellä ainoastaan asianomaisen potilaan hoitoon tai siihen liittyviin tehtäviin osallistuvat. PotL /

6 Tietoja potilasasiakirjoista antaa lääkäri tai hänen ohjauksessaan muu terveydenhuollon ammattihenkilö, lähinnä sairaan- ja terveydenhoitajat. Jokaiselta työntekijältä vaaditaan sitoumus noudattaa perusturvan ja terveydenhuollon sekä Akaan kaupungin tietosuoja- ja tietoturvaohjeita. A. Manuaalinen arkisto Manuaalinen aineisto muodostuu ennen atk-järjestelmään syntyneistä tiedoista ja järjestelmästä tulostetuista asiakirjoista sekä sisäisistä suostumuksista ja kielloista. Aineistot säilytetään terveysasemilla lukituissa tiloissa ja asiakirjat arkistoidaan arkistolain ja -asetuksen mukaisesti potilaskohtaisiin kansioihin. B. Sähköisesti tallennettu aineisto Valkeakosken tietohallinnon (työasemat) ja ohjelmatoimittajien (palvelimet) ylläpitämät laitteistot ja niihin asennetut ohjelmat on suojattu ja varmistettu tietoturvasäännösten mukaisesti. Valkeakosken tietohallinto vastaa yhdessä Akaan kaupungin tietohallinnon kanssa tietoturvan toteutumisesta. Tietojärjestelmiä käyttävillä työntekijöillä on työtehtävien mukaiset käyttöoikeudet, joiden tilaamisesta vastaavat esimiehet. Työntekijöillä on henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat. Pääsääntöisesti kuitenkin jokaisella terveydenhoidon ammattihenkilöllä on Valviran ja Vrk:n myöntämä ammattikortti ja muilla terveystietojärjestelmää käyttävillä työntekijöillä Akaan kaupungin hankkima ja Valviran ja Vrk:n myöntämä henkilökortti. Käyttäjätunnusta ja salasanaa käyttävien salasana vastaa kansallisia määrityksiä. Työsuhteen päättyessä käyttöoikeudet poistetaan. Työntekijät ovat allekirjoittaneet tietojärjestelmiä koskevan tietosuojailmoituksen. Rekisteritietojen käsittelyä ja katselua seurataan ja valvotaan lokitietojen avulla. Sosiaali- ja terveydenhuollon toimialalla on nimettynä tietosuojavastaava. Ostopalvelut Hankittaessa palveluja ulkopuolisilta palveluntuottajilta, huolehditaan tietoturvan ja tietosuojan toteutumisesta palveluntuottajan kanssa tehtävässä sopimuksessa. - Palveluntuottajan tulee toimittaa rekisteriseloste oman toimintansa osalta. - Rekisteriselosteesta tulee ilmetä, että sopimuksen piiriin kuuluvien potilaiden potilastiedot ovat erillään palveluntuottajan

7 muusta rekisteristä ja että tietoja käyttävät vain ne henkilöt, jotka tarvitsevat niitä palveluiden toteuttamiseksi. - Palveluntuottaja huolehtii rekisterinpidosta ostopalvelun osalta kaupungin lukuun. - rekisterinpitäjänä päättää Akaata koskevien tietojen käsittelyssä noudatettavasta menettelystä ja tietojen luovuttamisesta. - Rekisteröidyn informoinnista vastaavat Akaan terveystoimi ja palveluntuottaja omalta osaltaan. - Palveluntuottaja huolehtii ja vastaa siitä, että palveluja annettaessa noudatetaan salassapidosta, vaitiolovelvollisuudesta, tietosuojasta ja -turvasta sekä salassa pidettävien tietojen luovuttamisesta annettuja voimassa olevia säädöksiä. - Palveluntuottaja huolehtii ja vastaa siitä, että palveluntuottajan tietoliikenneyhteydet ovat suojattuja. - Palveluntuottaja sitoutuu siihen, että sopimuksen päättyessä tai purkaantuessa potilastiedot ovat osa Akaan potilasrekisteriä. Kuolleitten asiakkaiden asiakirjat tulee siirtää viimeistään kuolin vuoden lopussa. Tämä on erityisesti huomioitava manuaalisen aineiston osalta. - Jokaisella sosiaali- ja terveydenhuollon palvelujen antajalla tulee olla tietosuojavastaava. 9. Rekisteröidyn tarkastusoikeus ja sen toteuttaminen Henkilötietolain 26 :n perusteella jokaisella on oikeus saada tietää, mitä tietoja hänestä on potilasrekisteriin tallennettu tai ettei rekisterissä ole häntä koskevia tietoja. Tarkastusoikeuden sisältö: Asiakkaalla on oikeus tarkastaa itseään koskevat tiedot Asiakkaalla on oikeus nähdä itseään koskevat tiedot ja pyynnöstä saada niistä kopiot kirjallisina Tarkastusoikeus tulee toteuttaa viivytyksettä Tarkastusoikeuden käyttö on maksutonta kerran vuodessa Tarkastusoikeus voidaan evätä vain poikkeustapauksissa. Epäämisperusteena voi olla esimerkiksi, että tiedon antaminen voisi aiheuttaa vakavaa vaaraa asiakkaan terveydelle tai hoidolle tai jonkun muun oikeuksille. Alaikäisellä on oikeus tarkastaa itseään koskevat tiedot ja oikeus kieltää terveydentilaansa ja hoitoansa koskevien tietojen luovuttaminen huoltajalle tai muulle lailliselle edustajalleen, jos hän ikänsä, kehitystasoonsa ja asian laatuun nähden ymmärtää asian merkityksen. Huoltajalla on oikeus tarkastaa omia lapsiaan koskevat tiedot, jos lapsen ei voida katsoa iän ja kehitystason perusteella ymmärtävän asian merkitystä. Edunvalvojan tarkastusoikeutta arvioidaan sen mukaan millaisen määräyksen maistraatti on hänelle antanut.

8 Tarkastusoikeuden toteuttaminen: Tietojen tarkastuspyyntö voidaan tehdä henkilökohtaisen käynnin yhteydessä tai omakätisesti allekirjoitetulla pyynnöllä. Tarkastuspyynnön epäämisestä rekisterin/osarekisterin vastuuhenkilö antaa kirjallisen kieltäytymistodistuksen, jossa mainitaan syyt, joiden vuoksi tarkastusoikeus on evätty. Asianomainen voi saattaa epäämisen tietosuojavaltuutetun ratkaistavaksi. Tietosuojavaltuutetun toimisto, PL 315, Helsinki Tarkastuspyyntö osoitetaan: - hoitavalle lääkärille/psykologille/terveydenhoitajalle Asiakkaan henkilöllisyys tarkistetaan ennen tietojen luovuttamista. Tiedot luovuttaa asiasta päättäneen määräämä henkilö. 10. Tiedon korjaaminen ja sen toteuttaminen Henkilötietolain 29 :n mukaan potilasrekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto on oikaistava, poistettava tai täydennettävä. Potilasasiakirjojen korjaamisesta on säädetty potilasasiakirja-asetuksen 20 :ssä. Toteuttaminen: Korjauspyyntö tulee tehdä omakätisesti allekirjoitetulla kirjallisella pyynnöllä siihen yksikköön, missä kirjaus on tehty. Pyynnössä tulee yksilöidä mitä tietoja vaaditaan korjattaviksi ja millä perusteella. Korjaaminen tulee toteuttaa viivytyksettä, jos tieto todetaan virheelliseksi. Korjauksesta päättää: - hoitava lääkäri / psykologi / terveydenhoitaja / ylilääkäri / apulaisylilääkäri Jos asiakkaan vaatima korjaus päätetään tehdä, korjauksen tekee henkilö, jolla siihen on oikeus. Virheellinen tieto siirretään ns. taustatietoon jotta sekä virheellinen että korjattu tieto ovat myöhemmin luettavissa. Asiakastietoja voidaan korjata myös täydentämällä niitä asiakkaan näkemyksellä asiasta. Korjauksen tekijän nimi, virka-asema, korjauksen päivämäärä ja peruste merkitään asiakirjoihin.