Luku 3 PIIRIHALLINTO Piirikuvernöörit ovat hyvin kiireisiä. He saavat paljon postia ja heidän tulee täyttää kuukausittain matka- ja toimistokululaskut sekä osallistua klubikokouksiin. Nämä ja muut tehtävät vievät monia tunteja aikaa kuukausittain. Joidenkin tehtävien delegointi piirihallituksen jäsenille parantaa piirin hallintoa ja valmistaa muita tehokkaaseen johtamiseen ja kasvattaa heidän itsevarmuuttaan johtajina. Piirin sääntöjen ja ohjesäännön tulee olla yhdenmukaiset moninkertaispiirin ja Lions Clubs Internationalin sääntöjen ja ohjesäännön kanssa. Piirin sääntöjen tulee olla myös yhdenmukaiset kansainvälisen hallituksen toimintaperiaatteiden kanssa. Piirin tulisi julkaista vuosikirja, josta löytyvät kaikki piirin klubit ja niiden jäsenet. On tärkeää, että nimet, osoitteet, puhelin- ja faksinumerot ja sähköpostiosoitteet sekä päivämäärät ovat oikein ja ajan tasalla. Piirihallitus Piirihallitus auttaa piirikuvernööriä kehittämään ja toteuttamaan toimintasuunnitelmia sekä tekemään päätöksiä, jotka vaikuttavat Järjestön hyvinvointiin piirissä. Hallituksen jäseniä ovat: Piirikuvernööri Edellinen piirikuvernööri Ensimmäinen ja toinen varapiirikuvernööri Hallituksen sihteeri-rahastonhoitaja (tai hallituksen sihteeri ja rahastonhoitaja) Aluejohtajat (vaillinainen) Lohkojen puheenjohtajilta Muita lioneja sen mukaan, mitä piirin omissa säännöissä määrätään tai sallitaan, kuten esim. piirin toimikuntien puheenjohtajat Hallituksen jäsenillä, paitsi piirikuvernöörillä, ei ole äänioikeutta, ellei piirin säännössä ja ohjesäännöissä ole toisin määrätty. Hallituksen jäsenet, paitsi piirikuvernööri ja varapiirikuvernöörit, valitaan tai nimitetään moninkertaispiirin, piirin tai osapiirin sääntöjen ja ohjesäännön mukaisesti. Näissä viroissa toimivien lionien sitoutuneisuus on tärkeää piirisi tavoitteiden toteutumiseksi. Rintamerkit toimitetaan veloituksetta piirikuvernöörille, ensimmäiselle ja toiselle varapiirikuvernöörille, hallituksen sihteerille, rahastonhoitajalle (tai sihteeri- III-1
rahastonhoitajalle) sekä alueen ja lohkon puheenjohtajille. Piirin puheenjohtajan pidike annetaan jokaiselle järjestön tunnustamalle piirin toimikunnan puheenjohtajalle. Entisen piirikuvernöörin rintaneulan voi ostaa klubitarvikeosastolta Piirihallituksella on seuraavat velvollisuudet: Avustaa piirin hallintosuunnitelmien ja tavoitteiden toteuttamisessa Vastaanottaa klubeja ja lohkoja koskevat raportit ja suositukset Valvoa piirisihteeri-rahastonhoitajan jäsenmaksujen perintää Päättää, mihin piirin varat tallennetaan Valtuuttaa kaikkien aiheellisten, piirien hallinnosta johtuvien kulujen maksamisen Päättää ja hyväksyy piirisihteeri-rahastonhoitajaa sitovan takuun summan Vastaanottaa piirisihteeri rahastonhoitajalta tiliselosteen puolivuosittain tai tarpeen mukaan useammin Järjestää piirisihteeri-rahastonhoitajan piirin tilien ja kirjanpidon tarkastamisen toimintavuoden lopussa Päättää hallituksen kokousten päivämäärät, ajat ja paikat yhdessä kuvernöörin kanssa Ensimmäinen ja toinen varapiirikuvernööri Ensimmäinen ja toinen varapiirikuvernööri ovat paitsi piirikuvernööritiimin jäseniä, myöspiirihallituksen jäseniä. Näiden virkojen keskeisimmät vastuualueet on lueteltu tämän käsikirjan luvussa 1. Piirihallituksen sihteeri-rahastonhoitaja Hallituksen sihteeri-rahastonhoitaja toimii piirikuvernöörin valvonnan alaisena. Hallituksen sihteerin tehtäviä ovat: Edistää järjestön tarkoitusta Pitää tarkasti pöytäkirjaa kaikissa piirihallituksen kokouksissa sekä piirin vuosikokouksessa Lähettää pöytäkirja viiden päivän kuluessa kaikille hallituksen jäsenille ja päämajan Eurafrikan osastolle päämajassa. Lähettää vuosikokouspöytäkirjasta kopiot piirikuvernöörille, jokaiselle klubisihteerille sekä Eurafrikan osastolle päämajassa Seuraa piirin klubien kuukausittaisia jäsenilmoituksia ja tekee Kuukauden jäsenraportoinnin historiasta piirikuvernöörin pyynnöstä jäljennöksiä muille piirin virkailijoille lähetettäväksi Hallituksen rahastonhoitajan tehtäviä ovat: Tallettaa piirin varat piirihallituksen hyväksymään pankkiin Käyttää varoja vain hallituksen luvalla III-2
Hankkia vakuus viran velvollisuuksien suorittamisesta hallituksen sääntöjen mukaisesti Antaa piirihallitukselle tiliselvitykset puolivuosittain sekä erikoisselvityksiä hallituksen pyynnöstä Luovuttaa piirin tilit tarkastettaviksi piirihallituksen pyynnöstä Luovuttaa seuraajalleen heti tilivuoden loputtua piirin käteisvarat, kirjanpidon, arkistot, tilit ja muut varat sekä asiakirjat, jotka koskevat piirisihteerirahastonhoitajan virkaa Suorittaa muita tehtäviä, jotka kuuluvat piirisihteeri-rahastonhoitajalle sekä tehtäviä, joita piirikuvernööri ja piirihallitus antavat hänelle Aluejohtaja Alueen puheenjohtajan toimi on valinnanvarainen. Jos piirikuvernööri päättää, että sitä ei käytetä, pysyy virka avoinna piirikuvernöörin virkakauden ajan. Alueen puheenjohtajaksi valitaan johtamistaitoinen henkilö Tämä virka ei ole pelkkä kunniatehtävä, vaan erittäin tärkeä lion-virka. Vaikkei jokaisesta alueen puheenjohtajasta tulekaan piirikuvernööriä, hänen tulisi kyvyiltään ja henkilökohtaisilta ominaisuuksiltaan olla sopiva myös piirikuvernöörin tehtävään. Alueissa on yleensä 9-16 klubia. Alueen puheenjohtajan tulee: Olla aktiivinen, hyvässä asemassa oleva jäsen hyvässä asemassa olevassa klubissa sillä alueella jota hän johtaa Olla ennen alueen puheenjohtajan viran vastaanottamista palvellut klubipresidenttinä kokonaisen toimikauden tai suurimman osan siitä sekä klubin hallituksen jäsenenä vähintään kaksi vuotta Alueen puheenjohtajan tehtäviä ovat: Edistää järjestön päämääriä. Valvoa alueensa lohkon puheenjohtajien toimintaa ja niitä piirin toimikuntien puheenjohtajia, jotka piirikuvernööri on antanut hänen valvontaansa. Ottaa aktiivisesti osaa jäsenkehitykseen yhdessä piirin GMT-koordinaattorin kanssa, mukaan lukien uusien klubien perustamiseen ja klubien vahvistamiseen piirin alueella. Osallistuu jokaisen alueen klubin tavalliseen kokoukseen ainakin kerran virkakauden aikana ja raportoi niistä piirikuvernöörille, piirin GMTkoordinaattorille ja piirin GLT-koordinaattorille Osallistuu jokaisen alueen klubin hallituksen kokoukseen ainakin kerran virkakauden aikana ja raportoi niistä piirikuvernöörille, piirin GMTkoordinaattorille ja piirin GLT-koordinaattorille III-3
Pyrkii varmistamaan, että jokainen alueen klubi toimii oikein hyväksytyn klubin sääntöjen ja ohjesääntöjen mukaisesti Kannustaa klubeja käyttämään Klubin erinomaisuusprosessia lohkon alueella ja tehdä yhteistyötä piirin GMT-koordinaattorin, piirin GLT-koordinaattorin ja piirikuvernööritiimin kanssa ohjelman toteuttamiseksi alueella. Toimii aktiivisesti yhdessä piirin GLT-koordinaattorin kanssa johtajakoulutuksen tukemiseksi lohkon alueella ja tiedottaa lohkon lioneille mahdollisuuksista johtajakoulutukseen lohkon, piirin ja moninkertaispiirin alueella Kannustaa osallistumista kansainvälisiin ja piirin (osa- ja moninkertaispiirin) kokouksiin varmistaen vähintään täyden delegaation osallistumisen, mihin alueen klubit ovat oikeutettuja Suorittaa virallisia vierailuja klubikokouksiin ja charter-iltoihin piirikuvernöörin kutsun mukaisesti Muiden tehtävien suorittaminen kansainvälisen hallituksen määräysten mukaisesti Mikäli tämä virka vapautuu kesken toimivuoden, tulee piirikuvernöörin nimittää sijainen joka jatkaa toimessa jäljellä olevan kauden ajan. Lohkojohtaja Toimii yhteyshenkilönä lohkon klubien ja piirin johdon välillä. Tämän virkailijan tehtävänä on motivoida ja neuvoa klubeja ja olla säännöllisesti yhteydessä heidän kanssaan. Lohkon puheenjohtaja on johtamistaitoinen lion jota arvostetaan klubien parissa. Mikäli tämä virka vapautuu kesken toimivuoden, tulee piirikuvernöörin nimittää sijainen joka jatkaa toimessa jäljellä olevan kauden ajan. Lohkoissa on yleensä 4-8 klubia. Lohkon puheenjohtajan tulee: Olla aktiivinen, hyvässä asemassa oleva jäsen hyvässä asemassa olevassa klubissa siinä lohkossa jota hän johtaa Olla ennen lohkon puheenjohtajan viran vastaanottamista palvellut klubipresidenttinä kokonaisen toimikauden tai suurimman osan siitä sekä klubin hallituksen jäsenenä vähintään kaksi vuotta Alueen puheenjohtajan tehtäviä ovat: Edistää järjestön päämääriä; Toimia piirikuvernöörin neuvoa-antavan toimikunnan puheenjohtajana lohkossaan ja kutsua toimikunta sen sääntömääräisiin kokouksiin. Pyrkiä ottamaan mukaan piirin GMT- koordinaattori ja GLT-koordinaattori sekä piirikuvernööritiimi erityisvieraina piirikuvernöörin neuvoa-antavaan toimikuntaan keskustelemaan aiheista, jotka liittyvät jäsenyyteen ja III-4
johtajakoulutukseen ja miten nämä tiimit ja piirikuvernööritiimi voivat auttaa jäsenyyden ja johtajakoulutuksen kehittämisessä lohkon alueella. Raportoida jokaisesta piirikuvernöörin neuvoa-antavan toimikunnan kokouksesta ja lähettää kopiot viiden (5) päivän kuluessa Lions Clubs Internationaliin ja piirikuvernöörille, piirin GMT-koordinaattorille ja piirin GLTkoordinaattorille sekä alueen puheenjohtajalle. Kannustaa klubeja käyttämään Klubin erinomaisuusprosessia lohkon alueella ja tehdä yhteistyötä piirin GMT-koordinaattorin, piirin GLT-koordinaattorin ja piirikuvernööritiimin kanssa ohjelman toteuttamiseksi lohkossa. Toimia aktiivisesti yhdessä piirin GMT-koordinaattorin kanssa uusien klubien perustamiseksi ja pitää kaikki lohkon klubit tietoisina uusista aktiviteeteista sekä varmistaa klubien hyvinvointi. Toimii aktiivisesti yhdessä piirin GLT-koordinaattorin kanssa johtajakoulutuksen tukemiseksi lohkon alueella ja tiedottaa lohkon lioneille mahdollisuuksista johtajakoulutukseen lohkon, piirin ja moninkertaispiirin alueella Edustaa jokaista lohkon klubia ongelmien ratkaisemiseksi piirin, moninkertaispiirin kuvnernöörineuvoston puheenjohtajan ja Lions Clubs Internationalin kanssa. Valvoo lohkossa piirin, moninkertaispiirin ja Lions Clubs Internationalin projektien etenemistä. Pyrkii varmistamaan, että jokainen lohkon klubi toimii oikein hyväksytyn klubin sääntöjen ja ohjesääntöjen mukaisesti Kannustaa osallistumista kansainvälisiin ja piirin (osa- ja moninkertaispiirin) kokouksiin varmistaen vähintään täyden delegaation osallistumisen, mihin alueen klubit ovat oikeutettuja Vierailee jokaisen lohkon klubin säännönmukaisessa kokouksessa kerran tai useammin virkakauden aikana, raportoida tilanteesta klubeissa alueen puheenjohtajalle - erityisesti, jos esiintyy ongelmia, jotka hän on havainnut (kopio raportista piirikuvernöörille, piirin GMT-koordinaattorille ja piirin GLTkoordinaattorille). Muiden tehtävien suorittaminen kansainvälisen hallituksen määräysten mukaisesti Piirikuvernöörin neuvoa-antava toimikunta Toimikunnan tehtävänä on tiedottaa lohkon klubeista ja lohkossa meneillään olevista asioista piirikuvernöörille ja piirihallitukselle. Toimikuntaan kuuluvat: Lohkon puheenjohtaja, joka toimii toimikunnan puheenjohtajana Kaikkien lohkon klubien presidentit ja sihteerit (Suomessa myös rahastonhoitajat) Neuvoa-antava toimikunnan (PNAT) tehtäviin kuuluu: III-5
Auttaa lohkon puheenjohtajaa varmistamaan, että jokainen klubi toimii tehokkaasti sääntöjen ja ohjesäännön mukaan Rohkaisee klubeja osallistumaan piirin ja moninkertaispiirin vuosikokouksiin ja kansainväliseen vuosikongressiin Avustaa lohkon puheenjohtajaa mainostamaan osallistumista klubien perustamisjuhliin lohkon alueella Keskustelee tavoista tukea klubeja joilla on ongelmia klubihallinnon, jäsenkehityksen tai jäsenmaksujen kanssa sekä klubeja jotka ovat vaarassa joutua status quoon Yhdessä lohkon puheenjohtajan kanssa mainostaa klubeille lohkon eri tilaisuuksia, kuten klubien yhteisiä kokouksia, erityistilaisuuksia piirikuvernöörin kuukauden huomioimiseksi, klubin virkailijoiden virkaan asettamista, uusien jäsenten vastaanottoa ja juhlatilaisuuksia, joissa osoitetaan kunnioitusta key-jäsenille sekä osallistumista urheilukilpailuihin, juhlaillallisille ja juhliin Toimikunnan kokoukset tarjoavat lohkon puheenjohtajalle mahdollisuuden edistää ja rohkaista yhteishenkeä lohkon klubien välillä. Ne antavat myös mahdollisuuden ideoiden vaihtamiseen klubin toiminnoista ja mahdollisten ongelmien ratkaisemisesta. Harkitse piirin GMT- tai GLT-koordinaattorin kutsumista mukaan esittelemään uusia jäsenkehityksen strategioita ja uusia johtajakoulutusmahdollisuuksia. Piirikuvernöörin neuvoa-antavan toimikunnan tulisi pitää vähintään kolme (3) kokousta vuodessa. Ensimmäinen kokous pidetään yhdeksänkymmenen (90) päivän kuluessa kansainvälisen vuosikongressin päättymisestä. Toinen kokous pidetään marraskuussa. Kolmas kokous pidetään helmi-maaliskuussa. Valinnainen neljäs kokous pidetään noin 30 päivää ennen piirikokousta tai moninkertaispiirin vuosikokousta, jos mahdollista. Tilaisuudessa voidaan antaa kiitosta entisille tai virassa oleville virkailijoille. Hallituksen kokoukset Piirihallituksen tulee pitää vähintään neljä kokousta vuodessa. Piirin säännöstä ja ohjesäännöstä löytyy tietoa näistä kokouksista ja niiden päivämääristä. Mikäli piirin omissa säännöissä ei ole näitä tietoja määritelty, tulee piirin noudattaa toimintaohjeita Piirin sääntö- ja ohjesääntö kokoelmassa. Kopio piirihallituksen kokouspöytäkirjasta tulee toimittaa Eurafrikan osastolle. Hallituksen kokouksen asialista Asialista pitää sisällään peruskokousrungon lisäksi erityisiä asioita joita kokouksessa tulee milloinkin käsitellä. Kokouksen asialistan perusrungosta tulee löytyä seuraavat kohdat: III-6
1. Kokouksen avaus 2. Todetaan läsnäolijat ja luetaan poissaolevien lähettämät tiedotteet 3. Hyväksytään edellisen kokouksen pöytäkirja 4. Talousraportti 5. Käsitellään edellisessä kokouksessa mahdollisesti keskenjääneet asiat 6. Hyväksytään saapuneet laskut piirisihteeri-rahastonhoitajan maksettaviksi piirin budjetista 7. Saapuneet kirjeet ja niiden vaatima toiminta 8. Työryhmien, alueiden ja lohkojen raportit 9. Muistutus seuraavan kokouksen ajankohdasta 10. Kokouksen päättäminen Entinen piirikuvernööri Entiset piirikuvernöörit ovat piirin arvokkaimpia tiedon ja kokemuksen lähteitä. Heidän asiantuntemuksensa, oikein hyödynnettynä, auttaa piiriä pääsemään parempiin tuloksiin. Monet haasteet, ongelmat ja tilanteet jotka sinulla ovat nyt edessäsi, olivat edellisellä kuvernöörillä ratkaistavana viime vuonna. Entiset piirikuvernöörit voivat toimia esim. seuraavissa tehtävissä: Uuden klubin opaslion Seminaarin tai workshopin alustaja Seminaarin tai workshopin järjestäjä Uusien klubien perustaja Puhuja virkaanasettamistilaisuuksissa Piirin toimikunnan puheenjohtaja Pitkän aikavälin suunnittelutoimikunnan jäsen Alue-/lohkojohtajan perehdyttäminen Järjestämällä perehdytystilaisuuden alueen/lohkon johtajille varmistetaan näiden piirivirkailijoiden kyky hoitaa tehtävänsä tulevan vuoden aikana. Alueen ja lohkon johtajat työskentelevät yhdessä varmistaen klubien kasvun ja menestyksen. Perehdyttämisessä voidaan keskittyä seuraaviin asioihin: 1. Johtajien velvollisuudet 2. Alueen ja lohkon johtajien säännöllisten kokousten tärkeys 3. Alueen ja lohkon johtajien klubivierailujen tärkeys a. Pyydä johtajia arvioimaan klubien hallinnolliset ja taloushallinnolliset toimintatavat, sisäiset ja ulkoiset viestintätavat, kokouksiin osallistuminen, jäsenkasvu ja johdanto palveluprojekteihin. Tuloksista voidaan usein päätellä klubin tarvitsevan apua. b. Johtajille tarjolla olevat työkalut klubien auttamiseksi. 4. Julkisen puhumisen taidot 5. Uusien jäsenten vihkiminen jäseniksi III-7
6. Piirikuvernöörin neuvoa-antava toimikunta 7. Kunkin hallituksen virkailijan ja työryhmän jäsenen tehtävät ja vastuualueet 8. Heikentyneiden klubien elvyttäminen ja tuki jäsenmaksujen ja status quo:n kanssa kamppaileville sekä uusille klubeille 9. Alueen ja lohkon johtajien työn merkitys ja tärkeys piirille Klubivierailut Piirikuvernöörin tulee varmistaa, että piirin virkailija on yhteydessä tai vierailee kussakin piirin klubissa kerran vuodessa varmistaakseen klubien asianmukaisen toiminnan ja hallinnoinnin. Vieraileva piirivirkailija voi suunnitella lohkovierailun yksittäisen klubivierailun sijaan. Nämä vierailut lasketaan virallisiksi klubivierailuiksi niiden klubien osalta jotka olivat paikalla. Alue- ja lohkojohtajat vierailevat myös kaikissa alueidensa tai lohkojensa klubeissa kerran vuodessa. Klubivierailun tarkoituksena on: Varmistaa, että klubi: 1) toimii järjestön sääntöjen ja toimintaperiaatteiden puitteissa, 2) järjestää mielekkäitä palveluprojekteja säännöllisin väliajoin, 3) hoitaa taloushallintoaan moitteettomasti, 4) viestintä pelaa sekä klubin sisällä että klubista ulos, ja että klubilla on toimiva PR-ohjelma, 5) toimeenpanee jäsenten rekrytointi-, opastus- ja säilytysohjelmia, 6) osallistuu piirin, moninkertaispiirin ja kansainvälisiin tapahtumiin Viedä klubiin viestit kansainväliseltä presidentiltä, hallitukselta ja piiriltä Keskustella mahdollisista vaikeuksista ja etsiä ratkaisuja Klubivierailujen suunnittelu 1. Aseta välittömästi apua tarvitsevat klubit etusijalle: a. Klubit joissa jäsenyys on laskussa tai joilla on ongelmia klubin johtamisessa b. Jäsenmaksujen tai muista syistä status quoon joutuneet klubit c. Klubit joissa on alle 20 jäsentä d. Klubit joiden edellinen piirikuvernööri on ilmoittanut tarvitsevan apua 2. Laadi vierailuaikataulu 3. Ilmoita klubeille hyvissä ajoin tulevasta vierailustasi. Merkitse tärkeät päivämäärät piirin uutiskirjeeseen. 4. Valmistaudu vierailuun a. Käy läpi klubin jäsenraportoinnin aktiviteetit. b. Tarkasta onko klubi maksanut piirin, moninkertaispiirin ja kansainväliset jäsenmaksut. Varaudu antamaan neuvoja mahdollisten jäsenmaksuvelkojen vähentämiseksi. c. Keskustele alueen ja lohkon johtajien kanssa klubin tilanteesta d. Tutustu klubin palveluprojekteihin. e. Päätä, miten aiot keskustella klubin kanssa ja tarjota opastusta ja inspiraatiota. f. Valitse materiaalit, jotka otat mukaasi vierailulle. III-8
g. Valmistele kysymykset, jotka aiot kysyä klubin tai hallituksen kokouksessa. (Kokous/klubivierailulomake sisältää kysymyksiä, joita voit käyttää.). 5. Osallistu vierailullasi klubin jäsenkokoukseen ja tutustu hallituksen jäseniin. Anna tunnustusta klubin saavutuksista ja keskustele klubin jäsenten ja virkailijoiden esille tuomista huolista. Kannusta klubia jäsenkasvuun, jäsenten perehdyttämiseen ja säilyttämiseen. Leoklubivierailut Leoklubivierailut: Pääsääntöisesti piirikuvernööri saa korvauksen vain yhdestä virallisesta vierailusta vuodessa kuhunkin piirinsä leoklubiin. Vierailut eivät ole pakollisia, eivätkä ne saa kestää yhtä päivää kauempaa. Suositellaan, että samana päivänä vieraillaan useammassa kuin yhdessä leoklubissa ja että leoklubivierailut tehdään lionsklubivierailujen yhteydessä. Kulut korvataan myös seuraavissa tapauksissa: a. Leoklubin perustamistodistuksen luovuttaminen uusille leoklubeille. b. Leoklubin viides vuosijuhla ja tämän jälkeen pidetyt perustamisjuhlat viiden vuoden välein. c. Leoklubivirkailijoiden virkaanasettaminen. Piirikuvernöörin kokous-/klubivierailuraportti Jokaisesta kokouksesta/klubivierailusta lähetetään raportti Lions Clubs Internationalille. Vierailuraportti tulee: Täyttää jokaisesta kokouksesta/klubivierailusta Lähettää kuukauden matkalaskun (C-30) mukana Piirijaon muuttaminen Kaikkiin piirijaon muutosehdotuksiin tarvitaan kansainvälisen hallituksen hyväksyntä. Piirijaon muutoksia ovat: Yksittäispiiristä muodostetaan moninkertaispiiri Moninkertaispiiriin lisätään alapiirejä Jaetaan tai yhdistetään yksi tai useampia alapiirejä Tehdään muutoksia olemassa olevien piirien maantieteellisiin rajoihin Kahden vierekkäisen alapiirin yhteenliittäminen Vähimmäisvaatimukset Ennen kuin piirijaon muutosehdotus voidaan toimittaa kansainvälisen hallituksen käsiteltäväksi, sen tulee täyttää seuraavat vaatimukset: Moninkertaispiirin tai yksittäispiirin tulee lähettää piirijaon muutosehdotus Jokaisen ehdotuksen mukaisen piiriin tulee kuulua: - Vähintään 35 lionsklubia hyvässä asemassa III-9
- Vähintään 1250 hyvässä asemassa olevaa jäsentä, ellei ehdotettu piirijaon muutos vähennä piirien määrää ja olisi vaikeaa hallita aluetta maantieteellisten etäisyyksien tai muiden rajoitusten takia. Yksittäispiirin vuosikokouksen tulee vahvistaa yksittäispiirin jakoehdotus Moninkertaispiirin vuosikokouksen ja sen/niiden osapiiri(e)n vuosikokouksen, jota piirijaon muutos koskee, tulee hyväksyä moninkertaispiirin piirijaon muutosehdotus, jos osapiiri(t) täyttävät piirille asetut jäsenyyden vähimmäisvaatimukset. Piirijaon muutoksesta peritään 500 dollarin hallinnollinen maksu. Tästä maksusta saa vapautuksen, jos piirijakoehdotus vähentää osapiirien lukumäärää. Kun osapiiri jaetaan, on suotavaa, että yksi uusista piireistä pitää alkuperäisen osapiirin numeron (tunnuksen). Ehdotus Lions Clubs Internationalille Saadakseen hyväksynnän moninkertais- tai yksittäispiirien tulee lähettää seuraavat asiakirjat kansainväliseen päämajaan vähintään 60 päivää ennen lokakuun hallituksen kokousta: Allekirjoitettu kopio yksittäispiirin tai osapiirien vuosikokouksen pöytäkirjasta, sekä moninkertaispiirin pöytäkirjasta, josta ilmenee, että muutosehdotus on hyväksytty. Lista klubeista ja niiden jäsenmääristä, jotka muodostavat kunkin ehdotetun osapiirin. Kartta, johon on selvästi merkitty kaikkien osapiirien ehdotetut rajat tai rajojen muutokset 500 dollarin suuruinen maksu piirijaon muutoksesta, joka voidaan jättää veloittamatta siinä tapauksessa, että muutos vähentää piirien kokonaismäärää. Klubit ovat hyvässä asemassa, kun: (1) Piirin (yksittäis-, ala- ja moninkertaispiirin) maksut on kokonaan maksettu ja (2) kansainvälisiä jäsenmaksuja ja maksuja on maksamatta korkeintaan USD10 ja (3) maksamattomia velkoja Lions Clubs Internationalille on korkeintaan USD50,00 90 päivän ajalta tai pitempään. Hallitus voi myös esittää muita vaatimuksia varmistaakseen, että uudet piirit ovat vakaita ja kasvu on kestävää. Piirijaon muutosehdoksi ei hyväksytä kesä/heinäkuun hallituksen kokouksessa. III-10
Jos kaikkia piirijaon muuttamista koskevia vaatimuksia ei täytetä, hallitus voi hylätä piirijaon muuttamisehdotuksen. Piirijaon muutosta koskevat asiakirjat tulee lähettää osoitteeseen: The International Association of Lions Clubs (Lionsklubien kansainvälinen järjestö). Eurafrican Department 300 W. 22 nd Street Oak Brook, Illinois 60523-8842, USA Tarkastus hallituksen toimesta Kansainvälinen hallitus tarkastaa kaikki piirien uudelleenjakamisehdotukset. Kaikki hyväksyt piirien uudelleenjakoehdotukset tulevat voimaan seuraavan vuoden kansainvälisen vuosikongressin päätyttyä, ellei toisin mainita. Piirin uutiskirje Uutislehti on verraton tapa viestiä piirin klubien kanssa. Se voidaan laatia piirikuvernöörin toimesta, PR-johtajan tai muun piirikuvernöörin valitseman lionien toimesta. Uutislehden toimittamisessa voi olla apua seuraavista vihjeistä: 1. Valitse helppo ja edullinen tapa jakaa lehti. 2. Tee lehdestä helposti luettava. Merkitse kuukausi ja piirinumero jokaisen lehden numeron etusivulle. 3. Anna lehden sivuilla tunnustusta onnistuneille klubiprojekteille, jäsenten saavutuksille, mainosta piirin, moninkertaispiirin ja kansainvälisiä tapahtumia ja tarjoa klubeille yleistä opastusta. 4. Laadi lehdelle ilmestymisaikataulu ja pyri noudattamaan sitä. Piirin vuosikokous Piirikokouksella on seuraavat tarkoitukset: Järjestää piirille tärkeitä tapahtumia Järjestää kiinnostavia seminaareja tavallisille jäsenille ja piirin johtajille Kehittää ystävyyttä piirin lionien kesken Johtaa piirin toimintaa yleensä Päättää piirin asioista järjestön ja piirin sääntöjen ja ohjesäännön mukaisesti Päättää piirikokoukselle esitetyistä asioista Valitsee äänestyksellä piirikuvernöörin, ensimmäisen ja toisen varapiirikuvernööri ja muut piirin virkailijat Äänestää seuraavan piirikokouksen paikasta. III-11
Piirin vuosikokous voidaan toisinaan pitää myös moninkertaispiirin vuosikokouksen yhteydessä. Äänestäminen vuosikongressissa Kansainvälisen mallisäännön ja ohjesäännön äänioikeutta piirin vuosikokouksessa käsittelevässä osassa määrätään: Jokaisen perustamiskirjan saaneen klubin tulee olla hyvässä asemassa voidakseen äänestää. Jokainen klubi saa valtuuttaa yhden edustajan ja yhden varaedustajan jokaista kymmentä (10) jäsentä, tai sen suurempaa osaa kohden, jotka ovat olleet kyseisessä klubissa vähintään vuoden ja päivän kansainvälisen toimiston tilastojen mukaan, ensimmäisestä päivästä sitä kuuta joka edelsi piirin vuosikokousta. Tässä pykälässä mainittu suurempi osa tarkoittaa vähintään viittä jäsentä. Joka tapauksessa jokaisella uudella ja olemassa olevalla klubilla on oikeus vähintään yhteen valtuutettuun edustajaan ja yhteen varaedustajaan Jokainen läsnä oleva valtuutettu edustaja saa äänestää yhdellä äänellä jokaisesta kokouksessa päätettävästä asiasta ja valittavasta virkailijasta Vuosikokouksen päivämäärät Piirikokous pidetään ainakin 30 päivää ennen kansainvälisen vuosikongressin kokoontumista. Valitulle piirikuvernöörille jää siten riittävästi aikaa järjestää matkansa uusien piirikuvernöörien seminaariin. Seminaari pidetään ennen kansainvälistä vuosikongressia. Piirin vuosikokous on myös tilaisuus klubeille osallistua piirin asioihin. Piirin vuosikokousraportti Heti tulevan piirikokouksen ajan ja paikan päättämisen jälkeen siitä tulee lähettää ilmoitus päämajan Eurafrikan osastolle joko MyLCI:n kautta järjestön verkkosivulla tai toimittamalla paperisen lomakkeen postitse. Raportointilomake (DA-20) löytyy tämän oppaan kappaleesta 17. Piirin vuosikokouspöytäkirja Heti tulevan piirikokouksen ajan ja paikan päättämisen jälkeen siitä tulee lähettää ilmoitus päämajan Eurafrikan osastolle joko WMMR raportointia käyttämällä, tai toimittamalla paperisen lomakkeen postitse. Pöytäkirja lähetetään myös jokaiselle piirin klubille, joka kirjallisesti pyytää sitä. Jos piirisi pitää piirikokouksensa moninkertaispiirin vuosikokouksen yhteydessä, tulee siitä kuitenkin lähettää raportti kansainväliseen toimistoon. Moninkertaispiirin vuosikokous Lions Clubs Internationalin moninkertaispiirin mallisäännöissä ja ohjesäännössä määrätään: III-12
Moninkertaispiirin vuosikokous tulee pitää joka vuosi ennen kansainvälistä vuosikongressia paikassa, jonka edellinen vuosikokous on valinnut; päivät ja ajat määrää kuvernöörineuvosto. Kaupungit, jotka tarjoutuvat järjestämään vuosikokouksen, lähettävät kirjalliset tarjouksensa kuvernöörineuvoston puheenjohtajalle. Tarjouksessa tulee olla kaikki ne tiedot, joita kuvernöörineuvosto kulloinkin on päättänyt pyytää, ja puheenjohtajan tulee saada ne viimeistään kolmekymmentä (30) päivää ennen sitä vuosikokousta, jossa paikasta päätetään. Kuvernöörineuvosto päättää menettelystä, jota käytetään tarjousten tutkimisessa ja esittämisessä päätettäväksi, sekä menettelystä silloin, kun määräaikana ei ole saatu yhtään tarjousta. Kuvernöörineuvoston jäsenet ovat virkailijoita vuosikokouksessa Kuvernöörineuvosto nimittää vuosikokoukselle airueen (Sergeant-at-Arms) and apulais-airueen, jos katsoo sen tarpeelliseksi. Jokainen perustamiskirjan saanut lionsklubi, joka on hyvässä asemassa Lions Clubs Internationaliin ja osa- ja moninkertaispiiriinsä nähden, saa valtuuttaa jokaiseen vuosikokoukseen yhden edustajan (delegaatti) ja yhden varaedustajan jokaista kymmentä (10) jäsentä tai tämän luvun suurempaa osaa kohden, jotka ovat olleet klubissa vähintään vuoden ja päivän, sen jäsenmäärän mukaan, joka on kansainvälisen toimiston kirjoissa sitä kuukautta edeltävän kuun ensimmäisenä päivänä, jona piirikokous/vuosikokous pidetään. Tässä pykälässä mainittu suurempi osa tarkoittaa vähintään viittä jäsentä. Jokainen läsnä oleva valtuutettu edustaja saa äänestää vain yhdellä äänellä jokaisesta täytettävästä virasta ja asiasta, josta piirikokous/vuosikokous päättää. Jollei toisin ole määrätty, päätökset tehdään yksinkertaisella äänten enemmistöllä. Hyvään asemaan palaudutaan maksamalla rästimaksut, joita voidaan maksaa siihen asti, kunnes ilmoittautumisaika piirikokouksesta/vuosikokouksesta päättyy. Ilmoittautumisajan päättyminen on määritelty vuosikokouksen säännöissä. Piirikokous/vuosikokous on päätösvaltainen, kun yli puolet ilmoittautuneista valtuutetuista edustajista on läsnä. Kuvernöörineuvostolla on valta vaihtaa milloin tahansa kokouspaikkaa, jonka edellinen vuosikokous oli valinnut, jos siihen on syytä. Tällöin ei kuvernöörineuvosto eikä moninkertaispiiri, osapiiri eivätkä osapiirit joudu vastuuseen millekään osapiirille eikä klubille. Puhujavieraiden pyytäminen Joka vuosi monet piirit ja moninkertaispiirit kutsuvat virkailijoita, johtajia ja entisiä presidenttejä puhumaan tapahtumiin ja juhliin. Puhujapyynnöt tulee esittää LCI:n matkapalveluosastolle käsiteltäväksi. Piiritasoiset tapahtumat Kuka voi pyytää virallista puhujavierasta? III-13
- Jokainen yksittäis-, osa- tai moninkertaispiiri voi pyytää yhtä puhujavierasta toimivuotta kohden omalta alueeltaan, mutta oman moninkertais- tai osapiirin ulkopuolelta. Tapahtuman johon puhuja kutsutaan on oltava sellainen, että se koskee aiheeltaan koko piiriä ja johon kutsutaan kaikki piirin klubit. - Kun järjestetään virallinen puhujatilaisuus, on suositeltavaa, että osanottajamäärän oletetaan olevan vähintään 125 ihmistä ennen kuin pyydetään virallista puhujaa Miten saamme virallisen puhujan? - Piiri tai moninkertaispiiri voi osoittaa kutsun suoraan haluamalleen puhujalle tai pyytää apua LCI:ta varaamaan puhujan ja lähettämään kutsun heidän puolestaan. - Pyynnöstä matkapalveluiden osasto voi lähettää listan kelpoisuusvaatimukset täyttävistä puhujista jotka ovat valittuna tapahtumapäivänä vapaita. - Kun puhuja on valittu, matkapalveluosasto varmistaa puhujan suostumisen tehtävään 60 päivää ennen tilaisuuden järjestämistä. Tieto lähetetään kutsun tehneelle, puhujalle itselleen sekä kaikille istuville hallintovirkailijoille ja edellisille kansainvälisille presidenteille jotka asuvat sillä moninkertaispiirin alueella jossa tapahtuma pidetään. - Varmistetuista puhujista on olemassa lista myös LCI:n verkkosivuilla, verkkohakemistossa joka löytyy pääsivun alalaidasta. Hakemistoon pääsee salasanan avulla jonka voi saada moninkertaispiirin, piirin, alueen ja lohkon virkailijat LCI:n normaalin rekisteröitymisprosessin kautta. - Puhujan pyytämistä varten oleva lomake tulee täyttää ja toimittaa matkapalveluiden osastolle (Travel Department) viimeistään kuusikymmentä (60) päivää ennen tapahtuman alkamisajankohtaa. Lomakkeen saa pyynnöstä ja sen voi myös toimittaa sähköisesti LCI:n verkkosivujen kautta. http://www.lionsclubs.org/fi/membercenter/resources/speaker-request-form.php Kuka on kelpoinen puhujaksi? - Kelpoisia puhujia ovat kansainväliset presidentit, edellisvuoden presidentti, kansainväliset varapresidentit, kansainväliset johtajat ja tietyin rajoituksin myös entiset presidentit ja entiset johtajat Vierailu ei saa ylittää annettua mailibudjettia - LCI:lta voi pyytää listan hyväksytyistä puhujista tapahtumia suunniteltaessa. - Johtavia hallintovirkailijoita lukuunottamatta, puhujien tulee olla samasta kansainvälisestä vaalipiiristä, kuin mistä kutsu lähetetään. He voivat kuitenkin olla piirin tai moninkertaispiirin ulkopuolelta. - Speakers from USA, its affiliates, Bermuda, Bahamas or Canada, shall be permitted to travel in both constitutional areas III-14
- Puhujat hyväksytään seuraavassa arvojärjestyksessä: a) Kuka tahansa johtava hallintovirkailija, kansainvälinen johtaja, tai jos ketään ei ole vapaana, b) Kuka tahansa entinen kansainvälinen presidentti tai entinen kansainvälinen johtaja, tai jos ketään heistä ei ole vapaana, c) Entinen piirikuvernööri yksittäis- tai moninkertaispiirin alueelta, jossa tapahtuma pidetään. Miten kutsumme johtavan virkailijan puhumaan tapahtumassamme? Kansainvälinen presidentti, edellisvuoden presidentti, ensimmäinen ja toinen varapresidentti ottavat mielellään vastaan puhujakutsuja eri puolilta maailmaa. - Kaikki puhujapyynnöt tulee osoittaa matkapalveluosastolle, LCI:n päämajassa. - Pyynnön voi laittaa kenestä tahansa virkailijasta tai tietystä henkilöstä tai viranhaltijasta. - Kutsu lähetetään sitten LCI:n toimesta halutulle puhujalle. - LCI ilmoittaa puhujan saatavuudesta. Mitkä ovat piirin (yksittäis- ala- tai moninkertaispiiri) kustannukselliset vastuut? - LCI kattaa puhujan ja kumppanin kulut puhujan budjetin mukaisesti. - Isäntäpiiri (yksittäis-, ala- tai moninkertais-) on vastuussa kaikista puhujalle koituvista paikallisista kuluista, kuten majoitus, ateriat ja paikalliskuljetukset Voimmeko kutsua entisen kansainvälisen presidentin viralliseksi puhujaksi? - Entisen kansainvälisen presidentin voi kutsua puhumaan, mikäli kaikki nykyiset vaalipiirin alueen johtajat ovat varattuja. - Entiset kansainväliset presidentit voivat puhua vierekkäisessä moninkertaispiirissä, vaikka moninkertaispiirin oma johtaja olisikin vapaana. - Vierailu ei saa ylittää annettua mailibudjettia Voimmeko kutsua entisen kansainvälisen johtajan viralliseksi puhujaksi? - Entisen kansainvälisen johtajan voi kutsua puhumaan, mikäli kaikki nykyiset vaalipiirin alueen johtajat ovat varattuja. - Entiset kansainväliset johtajat voivat puhua vierekkäisessä moninkertaispiirissä, vaikka moninkertaispiirin oma johtaja olisikin vapaana. - Vierailu ei saa ylittää annettua mailibudjettia Mitä meidän tulee tietää puhujavieraan isännöimisestä? - Puhujavieras on tapahtumanne VIP ja häntä tulee kohdella sen mukaisesti III-15
- Voit vapaasti olla yhteydessä suoraan puhujaan. Kerro hänelle tapahtuman ohjelmasta, miten hänen tulisi pukeutua ja miten varautua, jne. Tiedota puhujaa mahdollisista muutoksista välittömästi. On myös suositeltavaa lähettää puhujalle esim. muutama piirin uutislehti tai muuta tietoa piiristä jotta hän voi tutustua toimintaanne jo ennen tapahtumaa. - Ehdota puheen aiheita sen mukaan mikä on alueellenne olennaista. Puhuja tulee myös haluamaan keskustelua LCI:n tuoreimmista tapahtumista ja kehityksistä. Jos olette varanneet aikaa 10 minuutin puheelle, välitä tämä tieto puhujalle myös. - Kansainvälistä virkailijaa lentokentälle vastaan tulevan henkilön nimi ja puhelinnumero: Pyydä puhujaa ilmoittamaan, mikäli hänen matkaaikatauluunsa tulee muutoksia tai jos häntä vastaan lähetetty henkilö ei ole saapunut - Jos puhujalla on pidempi matka takanaan, älä vie häntä kieroajelulle matkalla hotelliin. Anna puhujalle (tai mahdolliselle kumppanille) mahdollisuus mennä suoraan hotelliinsa ja anna heille aikaa levätä ennen tapahtuman tai muun ohjelman alkua. - Nimetkää henkilö avustamaan puhujaa ja hänen puolisoaan (tai muuta aikuiskumppania) tapahtuman aikana. Muistakaa ottaa puhuja ja puoliso huomioon koko tapahtuman osalta, ei ainoastaan siltä osin kun puhuja tulee esiintymään. - Tapahtuman päätyttyä, varmista, että joku on määrätty noutamaan puhuja ja puoliso (tai muu aikuiskumppani) ja viemään heidät takaisin lentokentälle - Kohtele vieraitasi erityisellä huolella, aivan kuten kohtelisit ystäviäsi jotka tulevat yli yön vierailulle ensimmäistä kertaa! Klubitason tapahtumat Voimmeko pyytää virallista puhujaa klubi-tason tapahtumaan? - Klubit voivat pyytää puhujaa klubin vuosijuhlaan, perustamisjuhlaan tai saman tyyliseen lions-tapahtumaan. Mikäli sallittu puhuja asuu samassa monikertaispiirissä, ei hyväksyntää tarvitse pyytää LCI:ltä. - Mikäli puhujaa ei saada sallittujen puhujien joukosta moninkertaispiirin alueella, voidaan puhujaksi pyytää henkilö viereisestä yksittäis- tai moninkertaispiiristä. LCI:n matkaosasto voi pyynnöstä antaa listan saatavilla olevista puhujista. LCI kustantaa matkakulut puhujalle ja puolisolle (tai muulle aikuiskumppanille). Jos sinulla on kysyttävää, otathan yhteyttä: Matkapalveluosasto Puhelin: 630-468-6735 Faksi: 630-706-9084 Sähköposti: travel@lionsclubs.org III-16