IIN KUNTA Khall 13.1.2014 Hallintopalvelut VUODEN 2015 TALOUSARVION TÄYTÄNTÖÖNPANO JA SEURANTA 1. Yleistä Kuntalain mukaan kunnan toiminnassa ja taloudenhoidossa on noudatettava talousarviota. Siihen tehtävistä muutoksista päättää valtuusto. Liikelaitosten talousarviot ja suunnitelmat ovat kunnan talousarvion ja suunnitelman erillisiä osia. Liikelaitosta sitovia meno- ja tuloeriä kunnan talousarviossa ovat korvaus kunnan sijoittamasta pääomasta ja kunnan toiminta-avustus. Kunnanvaltuusto hyväksyi joulukuussa 2014 vuosien 2015 talousarvion ja taloussuunnitelman vuosille 2016-2017. Vuoden 2015 talousarvion täytäntöönpanossa ja toteutuksessa on noudatettava kunnanvaltuuston hyväksymää talousarviota ja sen perusteluja sekä hallintosäännön määräyksiä ja muita talousohjeita sekä tässä asiakirjassa esitettyjä talousarvion täytäntöönpano-ohjeita. Sitovat toiminnalliset ja taloudelliset tavoitteet on hyväksytty osasto tai tulosaluetasolla ja ne sitovat osastoja, tulosalueita, lautakuntia, liikelaitosten johtokuntia, viranhaltijoita ja henkilöstöä. Kuntalaki säätelee talousarvion käsittelyä, hyväksymistä, velvoittavuutta, sisältöä ja rakennetta sekä talousarvioperiaatteita. Talousarvio on talouden ja toiminnan valvonnan väline. Määräraha on kunnanvaltuuston toimielimelle myöntämä euromääräinen valtuutus varojen käyttämiseen rajattuun tarkoitukseen. Määrärahamuutoksista päättää valtuusto. Määrärahan ulkopuolella ovat suunnitelman mukaiset poistot ja vyörytyserät. Investointiosassa käsitellään poistonalaiset eli aktivoitavat hankintamenot. Aktivointiraja on 10.000 euroa. 2. Talousarvion sitovuus Talousarvion 2015 hyväksymisen yhteydessä kunnanvaltuusto on päättänyt liikelaitosten, kunnanhallituksen ja muiden toimielimien sitovista tavoitteista, tuloarvioista ja määrärahoista. Kunnanhallituksen tulee vastata, että valtuuston asettama tilikauden tulostavoite toteutuu. Valtuuston talousarviossa asettamat toimintaa ja taloutta koskevat tavoitteet ovat toimielimiä ja työntekijöitä sitovia. Sitovuustason määrärahoihin tehtävistä muutoksista päättää valtuusto. Määrärahat ja tuloarviot ovat valtuustoon nähden sitovia bruttomääräisinä, vaikka toimielimen talousarvio koostuu useammasta eri tulosyksikkötasoisesta palvelusta. Toimielin ei ole velvollinen käyttämään määrärahaa kokonaisuudessaan, mikäli asetetut tavoitteet saavutetaan muutoinkin. Tuloarvioiden tulee toteutua vähintään arvioidun mukaisena. Merkittävät vajaukset tuloissa tulee käsitellä menoylityksen tapaan valtuustossa. Talousarviomuutokset tulee esittää valtuustolle talousarviovuoden aikana heti lisämäärärahatarpeen ilmetessä. Toimialojen sitoviksi esittämät toiminnalliset tavoitteet tulee määritellä siten, että ne ovat mitattavissa. 3. Talousarvion käyttösuunnitelmat Toimielinten on laadittava talousarvion määrärahojen käyttösuunnitelmat ja käsiteltävä ne helmikuun 2015 loppuun mennessä. Käyttösuunnitelmilla toimielimet jakavat määrärahat vähintään tulosyksiköittäin ja asettavat samalla valtuuston määrittelemien tavoitteiden kanssa
yhdenmukaiset, tarkennetut tavoitteet. Käyttösuunnitelma on sitova lautakuntaan/johtokuntaan nähden. 4. Talousarvion seuranta Talousarvion toteutumaraportti, jossa esitetään sitovien tavoitteiden ja määrärahojen toteutuma, toimitetaan kunnanvaltuustolle tilanteesta 31.7.2015 siten, että se on toimielinkäsittelyssä viimeistään 30.9.2015. Väliraportointivelvollisuus koskee myös tytäryhtiöitä. Toimielimeltä edellytetään, että tulosyksiköt seuraavat aktiivisesti määrärahojen käyttötilannetta kuukausittain. Toimielin itse päättää ja toteuttaa talousarviossa pysymisen edellyttämät toimenpiteet. Mikäli valtuuston hyväksymä määräraha uhkaa ylittyä tai tulotavoite merkittävästi alittua, on toimielimen talousarvion vastuuhenkilön ensisijaisena tehtävänä ryhtyä etsimään kate omasta toiminnastaan. Tämä merkitsee toimintamenojen karsimista hyväksyttyyn käyttösuunnitelmaan verrattuna. Tämän lisäksi talousarvion toteutumista seurataan kuukausiraporteissa, jotka tuodaan toimielimelle tiedoksi. 5. Menotositteiden käsittely Laskulla tulee olla ennen maksatusta vähintään kaksi käsittelijää, asiatarkastaja ja hyväksyjä. Laskujen hyväksyjä on vastuussa hankinnan, työsuorituksen tai palvelun laskun oikeellisuudesta ja maksukelpoisuudesta sekä määrärahan riittävyydestä. Asiatarkastaja tarkastaa, että laskussa mainittu tavara, työsuoritus tai muu palvelu on saatu ja on tilauksen mukainen. Asiatarkastaja tarkastaa myös, että lasku on muodollisesti oikein ja että laskulla on oikea tiliöinti. Tilimerkinnät arvonlisäveromerkintöineen tulee tehdä talousarvioasetelman mukaisesti. Laskun vastaanottajan ja hyväksyjän tulee huolehtia laskun nopeasta kierrosta maksatukseen, jotta laskut voidaan maksaa eräpäivänä. Käytännössä tämä edellyttää, että laskun hyväksyjä huolehtii siitä, että lasku käsitellään ja hyväksytään maksuun viimeistään eräpäivää edeltävänä päivänä ennen klo 10.00. Laskun hyväksymisen jälkeen lasku siirtyy kirjanpitoon, vaikka lasku menee maksuun vasta eräpäivänä. Laskujen hyväksyminen ajallaan varmistaa, että kirjanpito on ajan tasalla menojen suhteen. Hyväksyjän laiminlyönneistä johtuvista viivästysseuraamuksista (viivästyskorot) vastaa ensisijaisesti laskun hyväksyjä. Kunnanhallituksen, lautakuntien ja johtokuntien on vuosittain määrättävä tositteiden hyväksyjät ja laskujen vastaanottajat siten, että toimivalta- ja vastuusuhteet ovat selkeät ja tarkoituksenmukaiset. Tositteiden hyväksymisoikeus on sidottu tehtävään ja asemaan. Hyväksyjäksi on määrättävä henkilö, jolla on tosiasialliset mahdollisuudet vastata talousarviosta ja varojen käytöstä ja valvonnasta. Toimielimessä hyväksytty nimilista on toimitettava mahdollisimman pian päätöksenteon jälkeen taloussihteeri-controllerille ja kuntapalvelutoimiston talouspalveluihin. Kukaan ei saa hyväksyä kuluja eikä maksuja itselleen. Liikelaitosten johtajien ja toimialajohtajien kululaskut ja maksettavat muut maksut hyväksyy kunnanjohtaja. Kunnanjohtajan laskut hyväksyy kunnanhallituksen puheenjohtaja. Kunnanjohtaja voi hyväksyä maksuja talousarvion kaikille toimialueille ja liikelaitoksille, jos maksun kiireellisyys varsinaisen hyväksyjän ollessa estynyt välttämättä sitä edellyttää. Tällaisesta suorituksesta ilmoitetaan asianomaiselle tilinkäyttäjälle. 6. Virkojen ja työsopimussuhteiden täytöstä ja palkkauksesta
Sijaisten ja määräaikaisten työntekijöiden käyttö on minimoitava. Sijaisuuksissa on selvitettävä tehtäväjärjestelyt ja sisäiset siirrot ulkopuolisen työvoiman palkkaamisen välttämiseksi. Kolme (3) ensimmäistä poissaolopäivää tulee pääsääntöisesti hoitaa ilman sijaista. Määräaikaisiin työsopimuksiin ja virkamääräyksiin tulee ehdottomasti merkitä määräaikaisuuden peruste ja sijaisuuksissa lisäksi sijaistettavan henkilön nimi. Poikkeuksena työsopimukset/virkamääräykset, joissa määräaikaisuuden perusteena on sairausloma, näissä ei saa näkyä sijaistettavan henkilön nimi. Viran ja työsopimussuhteen täyttämisessä ja palkkauksesta päätettäessä tulee noudattaa hallintosäännön määräyksiä ja kunnanhallituksen erikseen antamia ohjeita. Palvelusuhteen alkamisesta ja päättymisestä on tehtävä päätös ja ilmoitettava siitä viipymättä kuntapalvelutoimiston palkkatoimistoon. Kaikki laskut, joissa maksetaan palkkaa tai muuta veronalaista maksua, on toimitettava heti hyväksymisen jälkeen kuntapalvelutoimistoon palkkatoimistoon. Palvelusuhteen alkamisesta ja päättymisestä tehdään ilmoitus Web tallennuksella. Web tallennusta käytetään myös ilmoitettaessa henkilöstön virkavapaat/työlomat, vuosilomat ja koulutuksiin osallistumiset sekä muut muutokset palvelusuhteessa. 7. Hankinnat ja viranhaltijoiden hankintarajat Hankinnoissa on noudatettava julkisia hankintoja koskevaa lainsäädäntöä ja kunnan hankintaohjeen määräyksiä. Hankintaohjeen mukaan kaikista vuosisopimuksista ja kertahankinnoista on tehtävä kirjallinen hankintapäätös, josta on tiedotettava hankintalain mukaisesti sekä asetettava julkisesti nähtäville. Kynnysarvon alittavat ja yli 2000 euron hankinnat on kilpailutettava ja niistä on tehtävä kirjallinen hankintapäätös. Teknisen toimen osalta pienhankintaraja on 5000 euroa. Kaikissa hankinnoissa on noudatettava tasapuolisuutta ja syrjimättömyyttä ja hankinnan tarkoituksenmukaisuutta. Iin kunta on mukana hankintayhteistyössä Oulun seudun kuntien kanssa. Asiasta on vahvistettu hankintasopimus ja hankintayhteistyön toimintasääntö. Hankintayksikkönä toimii Oulun konttori -liikelaitos. Pääsääntöisesti Iin kunnan hankinnat kilpailutetaan Oulun kautta ja hankitaan Oulun Konttorin kilpailuttamilta toimittajilta. Hankinnat kiertäviltä edustajilta on kielletty. Keskitetysti hankitaan puhelimet, tietokoneet, projektorit, muut atk-laitteet ja kopiokoneet IT-asiantuntija Esko Särkikankaan kautta. Iin kunta on tehnyt Oulunkaaren kuntayhtymän kanssa sopimuksen 3StepIT:n kanssa leasing-rahoituksesta. Rahoituksella hankitaan pääsääntöisesti IT-laitteet. Myös muita laitteita tai kalusteita voidaan hankkia leasing-rahoituksella, mutta niistä tulee pyytää erillinen tarjous 3StepIT:ltä. Hallintojohtaja vastaa leasing-rahoituksen käytöstä ja sopimusten allekirjoittamisesta. Hallintojohtajan varahenkilönä toimii controller leasing-sopimusten hyväksyjänä. Iin kunnassa hankinnoista ja hankintapäätösprosessista saa lisätietoa hallintojohtajalta. 8. Viranhaltijoiden hankintarajat: kustannuspaikan vastuuhenkilö 5 000 lähiesimies 10 000 toimialajohtajat/liikelaitoksen johtaja 20 000 kunnanjohtaja 30 000 Hankintoja koskevissa viranhaltijapäätöksissä tulee näkyä vertailu saapuneiden tarjousten kesken, näin on varmistettavissa tehdyn hankinnan oikeellisuus. 9. Lainanotto
Taloudellisen tilanteen salliessa talousarvioon merkitty pitkäaikaisten lainojen muutos voidaan alittaa tai korvata markkinatilanteesta riippuen lyhytaikaisella luotolla. Kunnanhallitus on määritellyt kuntatodistusten enimmäismääräksi 12.000.000 euroa. 10. Projektit/hankkeet Jos talousarviossa ei ole ollut varattuna määrärahaa projektille, hankkeeseen osallistumisesta päättää kunnanhallitus. Hanketta ei saa käynnistää ennen kuin rahoituksesta on varmuus ja hankkeesta on saatu rahoittajan sitova rahoituspäätös. Hankehakemukset allekirjoittaa henkilö, jolla on kunnan nimenkirjoitusoikeus. 11. Sisäinen valvonta Kunnanhallitus on hyväksynyt Iin kunnan sisäisen valvonnan ohjeen. Sisäisellä valvonnalla tarkoitetaan toimenpiteitä ja menetelmiä, joilla johdonmukaisesti pyritään toiminnan tuloksellisuuden ylläpitämiseen ja edistämiseen, kirjanpidon ja muiden informaatiojärjestelmien luotettavuuden varmistamiseen, erehdysten, virheiden ja väärinkäytösten ennaltaehkäisyyn sekä varojen ja muun omaisuuden huolellisen hoidon turvaamiseen. Tarkoituksena on varmistaa, että toiminnassa noudatetaan lakeja, sopimuksia, sääntöjä ja ohjeita. Esimiehet organisaation kaikilla tasoilla vastaavat siitä, että sisäisen valvonnan menetelmät ovat käytössä ja sisältyvät päivittäisiin toimintarutiineihin. Tulosalueen/tulosyksikön ja liikelaitosten johtaja/päällikkö järjestää, hoitaa ja valvoo johtamansa yksikön sisäisen tarkkailun. Hän vastaa toiminta- ja tietoriskien tunnistamisesta ja hallinnasta sekä henkilö- ja omaisuusvahinkojen ennaltaehkäisystä. Iin kunnan vakuutusturva on päivitetty vuonna 2014. Vakuutuksien päivittämisestä vastaa hallintojohtaja yhdessä kiinteistöpalvelupäällikön kanssa. 12. Omistajaohjaus Omistajaohjauksella tarkoitetaan kunnan edustajien päätösvallan käyttöä, käytön ohjaamista yhtiökokouksessa tai vastaavissa toimielimissä sekä muita toimenpiteitä, joilla kunta omistajana myötävaikuttaa yhtiön tai yhteisön hallintoon ja toimintaperiaatteisiin. Kunnan konserniohjauksella tarkoitetaan tytäryhteisöjen valvontaan koskevien ohjeiden antamista kunnan omille toimielimille tai viranhaltijoille Omistajaohjauksella otetaan kantaa myös omistusriskien hallintaan sekä tehtävien ja vastuiden jakoon kunnan omistajapolitiikan toteutuksessa. Omistajapolitiikka on johtamisen väline, jossa on kyse omistajastrategian valinnasta ja sen onnistuneisuuden arvioinnista. Omistajapolitiikan lähtökohtana ovat kunnan kehittämistavoitteet ja palvelustrategia. Omistajapolitiikka määrittelee millaista omaisuutta kunta hankkii ja missä tehtävissä ja hankkeissa kunta on mukana omistajana ja sijoittajana. Omistajapolitiikassa konserniohjaus perustuu omistukseen liittyvään määräysvallan käyttöön. Samalla määritellään omistukselle asetettavat tuotto- ja muut tavoitteet, pääoman käytön ja palvelutuotannon tuotantovälineiden hankinnan periaatteet sekä kuka omaisuuden käytöstä vastaa ja miten seuranta ja raportointi on järjestetty. Valtuusto päättää kunnan omistajapoliittisista linjauksista. Linjaukset on tarkoitettu ohjeeksi kunnan luottamushenkilöille ja henkilöstölle ja tytär- ja osakkuusyhteisöille tulevien yksittäisten päätösten pohjaksi. Iin kunnassa omistajaohjaus kuuluu kunnanhallitukselle ja on yksi kunnanjohtajan avaintehtäviä. Konsernivalvonnalla tarkoitetaan tytäryhteisöjen toiminnan tuloksellisuuden ja taloudellisen aseman seurantaa, analysointia ja raportointia. Konsernivalvonnalla seurataan valtuuston
tytäryhteisöille asetettujen tavoitteiden toteutumista ja konserniohjeiden noudattamista ja riskienhallintajärjestelmän toimivuutta tytäryhteisöissä. Omistajaohjaukseen liittyvänä konkreettisena asiana: 1. tytäryhtiöiden kokousten esityslistat ja pöytäkirjat toimitetaan kunnanjohtajalle 2. toimitusjohtajien kuuleminen vuosittain kunnanhallituksessa 3. merkittävät toiminnan muutokset (mukaan lukien suuret investoinnit) on ilmoitettava kunnanhallitukselle ennen päätöksentekoa