SIILINJÄRVEN KUNTA SAVON KOULUTUSKUNTAYHTYMÄ Ruoka- ja ravintolapalvelujen Aromi-tietojärjestelmän yhteiskäytön politiikka Versio: 1.0 24.11.2014
Sisältö 1 JOHDANTO... 1 1.1 Kohderyhmä... 1 1.2 Versio-, muutos- ja käsittelyhistoria... 1 2 KÄSITTEITÄ JA MÄÄRITELMIÄ... 2 2.1 Tietojärjestelmä... 2 2.2 Aromi-tietojärjestelmä... 2 2.3 Opetuksen Aromi-järjestelmä... 2 2.4 Aromi-käyttäjä tai Käyttäjä... 2 2.5 Käyttöoikeus, käyttövaltuutus... 2 2.6 Roolipohjainen käyttöoikeus... 2 3 HYVÄKSYTYN AROMI-KÄYTÖN POLITIIKKA... 3 3.1 Aromi-tietojärjestelmää käyttävät organisaatiot... 3 3.2 Uuden Aromi-organisaation nimeäminen... 3 3.3 Aromi-tietojärjestelmän käyttötarkoitus... 3 3.4 Aromi-tietojärjestelmän käytön tietoturva... 3 3.5 Aromi-ohjausryhmä on ylin päättävä toimielin... 3 3.6 Eriävän mielipiteen kirjaaminen Aromi-ohjausryhmässä... 3 3.7 Roolit ja niiden tehtävät... 4 3.8 Roolien kuvausten ylläpitovastuu... 4 3.9 Käyttöoikeudet ovat henkilökohtaisia... 4 3.10 Käyttöoikeudet tulee perustua rooleihin... 4 3.11 Elintarvikkeiden hankintakanava... 4 3.12 Vaihtoehtoiset elintarvikkeiden hankintakanavat... 4 3.13 Yhteinen raaka-ainerekisteri... 4 3.14 Opetuksen Aromi-tietojärjestelmän käyttöpalvelut... 5 3.15 Pääkäyttäjä ja varapääkäyttäjä... 5 3.16 Vastuukäyttäjä... 5 3.17 Tekninen pääkäyttäjä... 5 3.18 Raaka-ainerekisterin päivittäinen ylläpitovastuu... 5 3.19 Käyttöoikeudet toteuttaa Aromi-pääkäyttäjä... 5 3.20 Aromi-pääkäyttäjän työkuorman jakaminen Aromi-organisaatioiden kesken... 5
3.21 Vastuu Aromi-käyttäjien koulutuksesta... 5 3.22 Politiikan liiteasiakirja Liite-1, Keskeiset roolit ja niidet tehtävät... 6 3.23 Politiikan muuttaminen... 6
1(9) 1 JOHDANTO 1.1 Kohderyhmä Tietojen ja tietojenkäsittelyn yhteiskäyttö usean eri organisaation kanssa voi onnistua vain sillä edellytyksellä, että yhteiskäyttöisen tietojärjestelmän käytön yleiset periaatteet ja reunaehdot on sovittu ennen tietojärjestelmän käyttöönottoa. Tällä dokumentilla asetetaan ns. perustaso Siilinjärven kunnan ja Savon koulutuskuntayhtymän yhteisen Aromi-tietojärjestelmän käytölle. Tämä Aromi-tietojärjestelmän hyväksytyn yhteiskäytön politiikka koskee Siilinjärven kunnan ja Savon koulutuskuntayhtymän koko henkilöstöä. Tämä politiikka koskee lisäksi myös Siilinjärven kunnan ja Savon koulutuskuntayhtymän palveluksessa ei-työsuhteessa olevia henkilöitä, kuten esimerkiksi ammatillisiin opintoihin liittyviä opiskelijoita ja työharjoittelijoita tai muita vastaavia muun kuin työsopimuksen perusteella Siilinjärven kunnan tai Savon koulutuskuntayhtymän hyväksi työskenteleviä luonnollisia henkilöitä. Lisäksi tämä politiikka koskee soveltuvin osin myös Siilinjärven kunnan tai Savon koulutuskuntayhtymän antaman tilauksen tai muun toimeksiannon nojalla muita ulkopuolisija toimijoita, alihankkijoita, kumppaneita ja yhteistyötahoja, jotka suorittavat tehtäviä Siilinjärven kunnan tai Savon koulutuskuntayhtymän puolesta tai lukuun. 1.2 Versio-, muutos- ja käsittelyhistoria Versio Päivä Laatija(t) Hyväksyjä Voimassaoloaika 1.0 24.12.2014 Jukka Simola Siilinjärven kunnanhallitus pp.12.2014 alkaen Muutos- ja käsittelyhistoria Versio Päivä Muokkaaja Kuvaus 1.0 24.11.2014 Jukka Simola Siilinjärven kunnanhallituksen hyväksymä versio 0.xx xx.11.2014 Jukka Simola asiakirja valmisteltiin marraskuun 2014 aikana
2(9) 2 KÄSITTEITÄ JA MÄÄRITELMIÄ 2.1 Tietojärjestelmä Tietojärjestelmällä tarkoitetaan koneiden, laitteiden, tiedonsiirtojärjestelmien, tietorekistereiden, tietokoneohjelmien, fyysisten tilojen, ihmisten, sopimusten, ohjeiden ja sääntöjen muodostamaa kokonaisuutta, joka on suunniteltu ja rakennettu toteuttamaan ennalta suunniteltua tehtävää/tavoitetta. Tietojärjestelmä ei siis ole pelkästään tietokoneohjelma. 2.2 Aromi-tietojärjestelmä Aromi-tietojärjestelmä on Siilinjärven kunnan käyttöönsä hankkima tietojärjestelmä, jonka tekninen käyttöympäristö on Siilinjärven kunnan ylläpitovastuulla, ja jota tietojärjestelmää käyttää Siilinjärven kunnan lisäksi myös Savon koulutuskuntayhtymä. 2.3 Opetuksen Aromi-järjestelmä Opetuksen Aromi-tietojärjestelmä on Savon koulutuskuntayhtymän omaan käyttöönsä hankkima Aromi-tietojärjestelmä, jonka tekninen käyttöympäristö on Savon koulutuskuntayhtymän ylläpitovastuulla. 2.4 Aromi-käyttäjä tai Käyttäjä Aromi-käyttäjä tai Käyttäjä on luonnollinen henkilö, jolla on työsuhteeseen tai muuhun toimeksiantoon perustuen tarve, oikeus ja lupa käyttää Aromitietojärjestelmää. 2.5 Käyttöoikeus, käyttövaltuutus Käyttöoikeudella tarkoitetaan Käyttäjälle luovutettua henkilökohtaista, yleensä teknistä järjestelyä, jolla Käyttäjä pääsee käyttämään Aromi-tietojärjestelmää. 2.6 Roolipohjainen käyttöoikeus Roolipohjainen käyttöoikeus tarkoittaa sitä, että Käyttäjällä on käytössään tehtäväkuvaansa, työrooliin tai muuhun toimeksiantoon perustuva oikeus käsitellä Aromi-tietojärjestelmään tallennettuja tietoja.
3(9) 3 HYVÄKSYTYN AROMI-KÄYTÖN POLITIIKKA 3.1 Aromi-tietojärjestelmää käyttävät organisaatiot Aromi-tietojärjestelmä on tarkoitettu vain ja ainoastaan seuraavan kahden organisaation (myöhemmin Aromi-organisaatio ) omaan sisäiseen käyttöön: 1) Siilinjärven kunta ja 2) Savon koulutuskuntayhtymä. Aromi-tietojärjestelmää ei saa edelleen luovuttaa edes Aromi-organisaatioiden omien konserni- tai tytäryhtiöiden käyttöön. 3.2 Uuden Aromi-organisaation nimeäminen Uusia organisaatioita voidaan lisätä Aromi-organisaatioiden joukkoon vain jo olemassa olevien Aromi-organisaatioiden yksimielisellä päätöksellä. 3.3 Aromi-tietojärjestelmän käyttötarkoitus Aromi-organisaatiot käyttävät Aromi-tietojärjestelmää omien ruoka- ja ravintolapalveluiden päivittäiseen operatiiviseen toiminnanohjaukseen. 3.4 Aromi-tietojärjestelmän käytön tietoturva Kaikki Aromi-organisaatiot ovat tahollaan vastuussa siitä, että Aromitietojärjestelmää käytetään tietoturvallisesti siten, että tietojärjestelmään talletettujen tietojen eheys, luotettavuus ja käytettävyys ei vaarannu. 3.5 Aromi-ohjausryhmä on ylin päättävä toimielin Kaikki Aromi-tietojärjestelmän käyttöön, kehittämiseen ja kustannuksiin liittyvät keskeiset päätökset tulee tehdä Aromi-ohjausryhmässä. Aromi-ohjausryhmän kokoonpanon Aromi-organisaatiot sopivat keskenään. Ohjausryhmän päätökset tulee olla yksimielisiä ennen kuin ne voidaan panna täytäntöön. 3.6 Eriävän mielipiteen kirjaaminen Aromi-ohjausryhmässä Mikäli Aromi-ohjausryhmässä on käsiteltävänä päätöksentekoa vaativa asia, josta Aromi-organisaatiot eivät pääse keskenään yksimieliseen ratkaisuun, tulee eriävä mielipide kirjata Aromi-ohjausryhmän kokouksen pöytäkirjaan, jotta siihen voidaan vedota myöhemmin, esimerkiksi sopimuksen irtisanomisen perusteena.
4(9) 3.7 Roolit ja niiden tehtävät Aromi-tietojärjestelmän hallinnointiin ja käyttöön tarvittavat roolit ja niiden keskeiset tehtävät on kuvattu tämän politiikan liitteessä 1 (Liite-1) 3.8 Roolien kuvausten ylläpitovastuu Aromi-ohjausryhmän vastuulla on huolehtia sitä, että Liite-1 on asianmukaisesti ylläpidetty ja Aromi-käyttäjille tiedotettu ja perehdytetty asiakirja. Aromi-ohjausryhmällä on oikeus muuttaa liitteessä 1 kuvattuja rooleja ja niiden tehtäviä tarvittaessa. 3.9 Käyttöoikeudet ovat henkilökohtaisia Aromi-käyttäjälle luovutetut Käyttöoikeudet ovat aina henkilökohtaisia, niitä ei saa luovuttaa toiselle Aromi-käyttäjälle, työtoverille tai kolmannelle osapuolelle. 3.10 Käyttöoikeudet tulee perustua rooleihin Aromi-käyttäjän tulee sitoutua siihen, että Käyttöoikeuksia käytetään vain ja ainoastaan työtehtävien tai muun toimeksiannon edellyttämän ja liitteessä 1 kuvatun roolin mukaisessa laajuudessa. 3.11 Elintarvikkeiden hankintakanava Aromi-organisaatiot sitoutuvat siihen, että he kuuluvat kaikki samaan keskitettyyn hankintaorganisaatioon, joka huolehtii elintarvikkeiden kilpailutukset ja hankintasopimukset keskitetysti. Aromi-organisaatiot sitoutuvat hankkimaan käyttämänsä elintarvikkeet pääsääntöisesti nimenomaan yhteisen hankintaorganisaation osoittamista hankintakanavista. 3.12 Vaihtoehtoiset elintarvikkeiden hankintakanavat Aromi-organisaatiot sopivat Aromi-ohjausryhmässä ne periaatteet, joilla elintarvikkeita voidaan tilata myös muualta kuin yhteisen hankintaorganisaation osoittamista hankintakanavista; esimerkiksi tuoretuotteita saatetaan hankkia paikallisilta viljelijöiltä suoraan. 3.13 Yhteinen raaka-ainerekisteri Aromi-organisaatiot sitoutuvat siihen, että Aromi-tietojärjestelmän yhtenä keskeisenä perusrekisterinä on yhteinen elintarvikkeiden raaka-ainerekisteri, josta Aromi-organisaatiot ottavat raaka-ainetiedot omiin resepteihinsä.
5(9) 3.14 Opetuksen Aromi-tietojärjestelmän käyttöpalvelut Savon koulutuskuntayhtymä vastaa yksin opetuksen Aromi-tietojärjestelmän perustamisesta, käytöstä, käyttöpalveluista, tuesta ja kustannuksista. 3.15 Pääkäyttäjä ja varapääkäyttäjä 3.16 Vastuukäyttäjä Jokainen Aromi-organisaatio nimeää keskuudestaan Aromi-pääkäyttäjän ja hänen varahenkilön. Jokainen Aromi-organisaatio nimeää keskuudestaan yhden vastuukäyttäjän per jokainen keittiö, jossa valmistetaan aterioita (ns. valmistuskeittiö) ja jossa käytetään Aromi-tietojärjestelmää. 3.17 Tekninen pääkäyttäjä Siilinjärven kunta valitsee keskuudestaan Aromi-tietojärjestelmän teknisen pääkäyttäjän ja hänen varahenkilön. 3.18 Raaka-ainerekisterin päivittäinen ylläpitovastuu Aromi-tietojärjestelmään sisältyvää yhteistä elintarvikkeiden raakaainerekisterin tietosisältöä ylläpitävät vain Aromi-pääkäyttäjät ja heidän varahenkilönsä. 3.19 Käyttöoikeudet toteuttaa Aromi-pääkäyttäjä Aromi-tietojärjestelmään tarvittavat tietojärjestelmän sisäiset Käyttöoikeudet tekee käytännössä Aromi-pääkäyttäjä. 3.20 Aromi-pääkäyttäjän työkuorman jakaminen Aromi-organisaatioiden kesken Aromi-organisaatiot huolehtivat Aromi-pääkäyttäjien roolin mukaisten tehtävien hoitamisesta yhteisvastuullisesti. Aromi-pääkäyttäjien tehtävät tulee jakaa Aromi-organisaatioiden kesken siten, että työkuorma on jakautunut oikeudenmukaisesti ja tasapuolisesti kaikkien Aromi-organisaatioiden kesken aina yhden kalenterivuoden tarkastelujakson aikana. Aromi-organisaatiot eivät oletusarvoisesti laskuta toisiaan Aromi-pääkäyttäjien tekemästä Aromipääkäyttäjän rooliin kuuluvasta työstä, ellei laskutuksesta nimenomaan sovita etukäteen Aromi-ohjausryhmässä. 3.21 Vastuu Aromi-käyttäjien koulutuksesta Kukin Aromi-organisaatio vastaa itse omien Aromi-käyttäjiensä koulutuksesta Aromi-tietojärjestelmän käyttöön.
6(9) 3.22 Politiikan liiteasiakirja Liite-1, Keskeiset roolit ja niidet tehtävät Tähän politiikka-asiakirjaan liittyy yksi liite, Liite-1, jossa kuvataan Aromiohjausryhmän kokoonpano, Aromi-tietojärjestelmän käyttöön tarvittavat Roolit ja niiden keskeiset tehtävät. 3.23 Politiikan muuttaminen ***loppu*** Tätä politiikka voidaan muuttaa sen voimaantulon jälkeen Aromiohjausryhmän yksimielisellä päätöksellä.