EETTINEN OHJEISTO Elämme arvojemme mukaisesti Huolenpito maailmanlaajuinen yhteistyö jatkuva kehitys Noudatamme korkeimpia eettisiä standardeja
VIESTI PÄÄJOHTAJALTAMME JA HALLINTONEUVOSTON PUHEENJOHTAJALTAMME J Co yli 200 vuoden ajan Colgate-Palmolive on osoittanut jatkuvaa sitoutumista syvään juurtuneisiin arvoihimme ja periaatteisiimme harjoittamalla rehellistä ja lahjomatonta liiketoimintaa samalla, kun olemme toimineet arvojemme mukaisesti johtamalla kunnioittaen muita. Olen ylpeä, että juhlimme nyt yhtiön eettisen ohjeiston 25-vuotispäivää. Vuodesta 1987 lähtien eettinen ohjeistomme on ohjannut meitä. Nämä toimintaperiaatteet heijastavat Colgaten arvoja ja vakiintuneita normeja, jotka säätävät eettistä käyttäytymistämme. Pysyäksemme ajan tasalla muuttuvassa maailmassa ja muuttuvilla markkinoilla eettistä ohjeistoa päivitetään ja uusitaan jatkuvasti, jotta varmistetaan sen relevanssi ja kaikenkattavuus. Liikemaailman tapahtumat eivät koskaan ole olleet haastavampia tai monimutkaisempia, minkä vuoksi liiketoiminnan harjoittaminen eettisellä, lainmukaisella ja sosiaalisesti vastuuntuntoisella tavalla on entistä tärkeämpää. Meidän kaikkien tässä globaalissa yhtiössämme, jolla on toimipisteitä monissa maissa ympäri maailman, täytyy varmistaa, että käyttäytymisemme ja päätöksemme ovat eettisen ohjeistomme arvojen mukaisia. Jokainen meistä tekee päivittäin päätöksiä, joilla saattaa olla taloudellisia, inhimillisiä, yhteisöllisiä tai eettisiä seuraamuksia. On tärkeää, että Colgaten työntekijänä luet ja täydellisesti ymmärrät eettisen ohjeistomme sääntöt ja noudatat niitä. Ohjeisto painottaa meidän jokaisen henkilökohtaista vastuuta toimia rehellisesti ja pitää kiinni korkeimmista eettisistä standardeista. Ei kuitenkaan riitä, että tiedämme eettisen ohjeiston olemassaolosta. Colgaten työntekijöinä edistämme eettistä käyttäytymistä toimiemme ja sanojemme välityksellä. Olemme vastuussa omista toimistamme ja päätöksistämme, ja vaadimme muitakin lopettamaan käytöksen, joka on ristiriidassa eettisen ohjeistomme ja muiden Colgaten ohjeiden kanssa. Colgaten maine on meidän jokaisen käsissä. Kiitos, että olet sitoutunut yhteisiin arvoihimme ja eettiseen johtajuuteen, jotka ovat elintärkeitä menestyäksemme yritysmaailmassa tulevaisuudessakin. Ian Cook Pääjohtaja ja hallintoneuvoston puheenjohtaja
Eläminen arvojemme mukaisesti Elämällä Colgate-arvojemme huolenpito, maailmanlaajuinen yhteistyö ja jatkuva kehitys mukaisesti luomme kulttuurin, jossa ihmiset toimivat tiiminä ja työskentelevät yhdessä saavuttaakseen yhteisen päämäärän. Colgaten kolme oleellista arvoa liittyvät kaikkeen, mitä teemme. Huolenpito Yhtiö pitää huolta ihmisistä: Colgaten työntekijöistä, asiakkaista, osakkeenomistajista, kuluttajista, tavarantoimittajista ja liikekumppaneista. Colgate on sitoutunut toimimaan myötätuntoisesti, lahjomattomasti, rehellisesti ja erittäin eettisesti kaikissa tilanteissa, kuuntelemaan toisia kunnioittaen ja arvostamaan erilaisuutta. Yhtiö on myös sitoutunut suojelemaan ympäristöä, kohentamaan yhteisöjä, joissa Colgaten työntekijät asuvat ja työskentelevät, ja noudattamaan kaikkia valtiollisia lakeja ja säännöksiä. Maailmanlaajuinen yhteistyö Kaikki Colgaten työntekijät ovat osa maailmanlaajuista tiimiä, joka on sitoutunut toimimaan yhdessä valtiorajojen yli ympäri maailman. Yhtiö voi menestyä ja pitää yllä kannattavaa kasvua vain jakamalla ideoita, teknologioita ja kykyjä. Jatkuva kehitys Colgaten työntekijät ovat sitoutuneet kehittymään, niin yksilöinä kuin tiimeinä. Ymmärtämällä kuluttajien ja asiakkaiden odotukset paremmin ja pyrkimällä jatkuvasti luomaan ja kehittämään tuotteita, palveluja ja prosesseja Colgatesta "tulee paras". Nykyajan entistä kilpailukykyisemmillä markkinoilla Colgaten arvot ovat henkilökohtaisen, tiimin ja yhtiön menestyksen peruspilari. Voimme saavuttaa erinomaisen liiketuloksen ainoastaan kunnioittamalla muita ja elämällä Colgaten arvojen mukaisesti. 2 EETTINEN OHJEISTO
Kunnioittava johtaminen Colgaten henkilökunta toteuttaa yhtiön arvoja johtamalla kunnioittaen muita. Johtamalla muita kunnioittaen luomme ilmapiirin, jossa ihmiset voivat vapaasti tehdä ehdotuksia, osallistua ideointiin ja panostaa organisaatioomme. Kunnioittava johtaminen luo ilmapiirin, jossa ihmiset todella välittävät toisistaan ja työskentelevät hyvin yhdessä saavuttaakseen täyden potentiaalinsa. Kunnioittavan johtamisen periaatteet ovat: Kommunikoi Ilmaise ideasi selkeästi ja yksinkertaisesti. Kuuntele muita. Luo ilmapiiri, jossa ihmisten on helppo kertoa ajatuksistaan. Edistä nopeaa ja jatkuvaa informaationkulkua kaikkien välillä. Anna ja pyydä palautetta Kehitä koko Colgaten henkilökuntaa antamalla ja pyytämällä rakentavaa, spesifistä palautetta. Ohjaa muita ja auta heitä etenemään. Motivoi positiiviseen muutokseen ja inspiroi erinomaiseen työpanokseen. Arvosta yksilöllistä panosta Arvosta muiden panosta ja heidän tekemäänsä hyvää työtä ja huomioi se. Kunnioita yksilöllisyyttä. Ota muut mukaan päätöksentekoon ja prioriteettien asetukseen. Jokaisen henkilön erilaisuuden arvostaminen on avain liike-elämässä menestymiseen nyt ja tulevaisuudessa. Kannata tiimityötä Pidä huolta, että kaikki ovat sitoutuneita yhteisiin tavoitteisiin. Ratkaise konfliktit positiivisella tavalla. Toimi esimerkkinä Toimi positiivisena esimerkkinä harjoittamalla eettistä liiketoimintaa, hallitsemalla stressiä ja luomalla miellyttävä ja tasapainoinen työympäristö. Colgate-palmolive company 3
COLGATE-PALMOLIVE CODE OF CONDUCT SISÄLLYSLUETTELO Eettisestä ohjeistosta... 5 Suhteemme toisiimme... 6 Suhteemme yhtiöön... 8 Suhteemme yhtiön hallitukseen... 14 Suhteemme muihin yrityksiin... 15 Suhteemme kuluttajiin... 17 Suhteemme valtiovaltaan ja lakeihin... 19 Suhteemme yhteiskuntaan... 23 Suhteemme ympäristöön... 25 Suhteemme osakkeenomistajiin... 26 Noudattamisvelvollisuus... 27 Kysykää neuvoja ja ilmoittakaa rikkomuksista.... 28 Asiahakemisto... 30 Usein kysyttyjä kysymyksiä... 31
EETTISESTÄ OHJEISTOSTA Colgaten eettisen ohjeiston tarkoitus on ohjata meitä päivittäisessä liiketoiminnassa kuvastaen oikeita käyttäytymistapoja ja yritysarvojamme. Eettinen ohjeisto osoittaa, että se, miten saavutamme liiketoimintatulokset, on aivan yhtä tärkeätä kuin niiden saavuttaminen. Colgaten eettinen ohjeisto koskee kaikkia Colgaten ja sen tytäryhtiöiden johtajia, toimihenkilöitä ja muita työntekijöitä ympäri maailman. Ohjeisto koskee myös alihankkijoita ja tavarantoimittajia, koska ohjeiston noudattaminen on ehtona yhteistyölle Colgaten kanssa. Ennen kaikkea jokainen työntekijä on velvollinen toimimaan rehellisesti ja johtamaan noudattaen eettistä ohjeistoa, maailmanlaajuisia liiketapasäännöksiä (Global Business Practices Guidelines), yrityksen käytäntöjä ja kaikkia soveltuvia lakeja. Toimimalla täysin eettisesti ja rehellisesti kaikissa liikesuhteissamme ja päätöksenteossa osoitamme, että olemme osa kulttuuria, joka toimii korkeimpien eettisten normien pohjalta. On helpointa toimia eettisen ohjeiston mukaisesti, kun käyttää harkintakykyään ja pyytää neuvoja aina tarvittaessa. Jokainen meistä on vastuussa omasta päätöksenteostaan ja ohjeiston noudattamisesta. Ennen kuin toimitte epäselvässä tilanteessa, kysykää itseltänne: Onko minulla valtuudet toimia näin? Toiminko hyvänä esimerkkinä? Onko oikein tehdä näin? Onko toiminta laillista ja Colgaten arvojen, kunnioittavan johtamisen periaatteiden, eettisten ohjeiston, yhtiön liiketapasäännösten ja muiden säännösten mukaista? Voisinko hyvällä omallatunnolla kertoa tästä jollekulle, jota arvostan? Edistääkö tämä Colgaten mainetta eettisenä yrityksenä? Toiminko korkeimpien eettisten standardien mukaisesti? Jos vastaus yhteenkään näistä on EI tai jos teillä on kysymyksiä tai ongelmia eettisen ohjeiston tai muun vastaavan Colgaten säännön tai menettelytavan tulkinnassa tai soveltamisessa, ottakaa yhteys esimieheenne, henkilöstöosastoon, lakiorganisaatioon (Global Legal Organization) tai eettisen ja säännönmukaisen toiminnan osastoon (Global Ethics and Compliance). Ketään ei rangaista siitä, että hän valittaa tai raportoi mahdollisesta eettiseen ohjeistoon liittyvästä rikkomuksesta, osallistuu siihen liittyvään tutkintaan tai auttaa siinä, ellei todeta, että syytös on tahallisesti tehty väärin perustein tai siitä annetut tiedot ovat tietoisesti valheellisia. Colgate pyrkii pitämään kaikki valitukset luottamuksellisina niin pitkälle kuin vain mahdollista. Eettinen ohjeisto on luettavissa internetissä, ja se on käännetty usealle paikalliselle kielelle. Colgate vaatii, että kaikki sen työntekijät lukevat ja ymmärtävät ohjeiston ja noudattavat sitä. Ohjeiden noudattaminen ei kuitenkaan tapahdu itsestään. Se vaatii sitoutumista meiltä jokaiselta. Tukeakseen tätä sitoutumista Colgate tarjoaa vuosittain työntekijöilleen ohjeistoon liittyvää koulutusta ja sertifiointia maailmanlaajuisesti. Colgate-palmolive company 5
SUHTEEMME TOISIIMME Kanssakäymisemme tulisi perustua keskinäiseen luottamukseen ja velvollisuuksiemme täyttämiseen. Olemme velvollisia kohtelemaan toinen toistamme kunnioittavasti ja arvoa antaen. Pyrimme menestyksellisiin ihmissuhteisiin työpaikalla. Colgatella arvostetaan työntekijöiden voimakasta henkilökohtaista sitoutumista ja niitä ansiokkaita saavutuksia, joita sitoutuminen tuo mukanaan. Tämäntasoinen yhteistyö voidaan saavuttaa vain ilmapiirissä, jossa vallitsee luottamuksellisuus ja kunnioitus ja jossa kommunikaatio on avointa ja vilpitöntä. Kaiken kanssakäymisen työtovereiden, alaisten ja johtoportaan kanssa tulisi perustua kumppanuuteen, jossa jokaisen yksilön käyttäytymistä ohjaa ensisijaisesti sitoutuminen korkeimpien eettisten standardien noudattamiseen. Suhteenne työtovereihinne pitäisi olla kuin voittajajoukkueen jäsenyyden. Sovussa työskentelevät kollegat, jotka keskittyvät yhteisiin tavoitteisiin, muodostavat liiketoimintaamme edistävän voimatekijän. Tämän dynaamisen tiimisuhteen onnistumiseksi jokaisen on täytettävä omat velvollisuutensa ja pystyttävä olemaan varma siitä, että muutkin tekevät niin. Tämä merkitsee sitä, että joka tasolla on annettava tarvittavaa tukea toisille, jotta työ saadaan päätökseen. Kenenkään yksilön tai minkään liiketoimintayksikön omia etuja ei saa asettaa yhtiön etujen edelle. Oman suhteenne työtovereihinne ja alaisiinne tulee edistää eettistä toimintaa ja sääntöjen noudattamista olemalla esimerkkinä soveliaisuudesta, reiluudesta ja rehellisyydestä. Johtaja on vastuussa siitä, että työsuoritusten vaatimustaso määritellään tarkasti ja että työpaikalle luodaan ilmapiiri, joka edistää tiimityötä ja eettistä käytöstä. Edistämme avointa ja vilpitöntä kommunikaatiota. Rohkaiskaa luovaan ja innovatiiviseen ajatteluun ja, jos olette esimiesasemassa, kohdelkaa alaisianne yksilöllisesti antaen heille tarvittavan vapauden suorittaa työtehtävänsä. Tehkää ehdotuksia työnteon parantamiseksi. Suhteen esimieheen tulee perustua molemminpuoliseen kunnioitukseen ja luottamukseen. Te ja esimiehenne muodostatte ryhmän, jolla on yhteinen, yhtiön yksiköllenne asettama päämäärä saavutettavana. Olette esimiehenne lailla vastuussa siitä, että kommunikaatio välillänne on avointa ja rehellistä. Tehkää aloitteita niin usein kuin mahdollista. Olkaa innovatiivisia ongelmien ratkaisussa. Yhteistoiminta ja luovuus ovat olennaisia sekä oman yksikön että yhtiön päämäärien tavoittamiseksi. Colgaten henkilöstö on paras voimavaramme. Colgate välittää ihmisistä. Tämä käy työpaikoilla ilmi siitä, että on luotu monenlaisia ohjelmia, joiden tarkoituksena on tukea ja palkita yksilöiden ja ryhmien saavutuksia. Teitä rohkaistaan etenemään niin pitkälle kuin pystytte ja takaamaan osaltanne yhtiön menestymisen. Juuri lahjakas ja pätevä henkilöstömme ympäri maailman tekee liiketoimintamme menestymisen mahdolliseksi. Seuraavat säännöt koskevat henkilöstön palkkaamista: Ohjeistonsa mukaisesti Colgaten käytäntö ja pyrkimys on tarjota kaikille päteville henkilöille yhtäläiset mahdollisuudet työhönotossa. Yhtiö ei syrji ketään työntekijää tai -hakijaa työnhakutilanteessa rodun, 6 EETTINEN OHJEISTO
ihonvärin, uskonnon, sukupuolen, sukupuoli-identiteetin, kansallisuuden, etnisen alkuperän, iän, seksuaalisen suuntautumisen, vammaisuuden, aviosäädyn, veteraanistatuksen tai minkään muun lailla suojatun syyn vuoksi liittyen mihinkään työehtoihin. Tämä käsittää rekrytoinnin, palkkaamisen, ylennykset, siirrot, kompensaation, koulutuksen, siirtämisen alempiin tehtäviin ja lomauttamisen, muttei rajoitu niihin. Emme käytä lapsityövoimaa. Lapsityövoimaksi luokitellaan kunkin maan laissa työikäiseksi määriteltyä nuoremman henkilön työllistäminen. Emme kuitenkaan koskaan tietoisesti työllistä alle kuusitoista (16) -vuotiasta henkilöä. Ylläpidämme ketään syrjimättömän työympäristön ja tavoittelemme erinomaisuutta houkuttelemalla yhtiön palvelukseen erilaisen taustan omaavia henkilöitä. Järjestämme harjoittelu-, koulutus- ja urallaetenemismahdollisuuksia, jotka auttavat kaikkia Colgaten työntekijöitä kehittymään ja etenemään urallaan. Arvioimme työsuorituksia antaen suoraa ja tarkkaa palautetta. Tämä prosessi rohkaisee myös työntekijöitä antamaan lausuntoja ja keskustelemaan asioista, ja antaa korkeamman johdon tarkistaa arvioinnit. Maksamme saavutuksista sekä annamme tunnustusta ja palkitsemme esimerkiksi puheenjohtajan You Can Make A Difference -palkinto-ohjelman avulla yksilöitä tai tiimejä näiden ylittäessä normaalit työvelvollisuutensa. Kiellämme Colgaten henkilöstön seksuaalisen tai muunlaisen ahdistelun työpaikalla tai muualla yhtiön liikeasioita hoidettaessa. K: Yksi työkaverini lähetti sähköpostitse sopimattoman vitsin minulle ja muutamalle muulle kollegalleen. Minusta vitsi oli loukkaava, mutta en tiedä, pitäisikö minun ottaa asia puheeksi työkaverini kanssa. Colgate-Palmolive on sitoutunut ylläpitämään ammattimaista työympäristöä, jossa kaikkia Colgaten työntekijöitä kohdellaan kunnioittavasti ja arvostaen. Tämän vuoksi loukkaavaa tai sopimatonta käyttäytymistä ei hyväksytä. Jos teistä tuntuu hankalalta keskustella asiasta suoraan työkaverinne kanssa, kääntykää esimiehenne, henkilöstöosaston, tai eettisen ja säännönmukaisen toiminnan osaston (Global Ethics and Compliance) puoleen. Pyrimme yhtiön politiikan ja menettelytapojen mukaisesti välttämään suosikkijärjestelmää tai mitään siihen viittaavaa työpaikalla. Teemme parhaamme mahdollisten riskien poistamiseksi työpaikalta ja kaikkien sovellettavissa olevien työturvallisuutta ja -terveyttä koskevien lakien ja normien noudattamiseksi. Ylläpidämme turvallista, terveellistä ja tuottavaa työympäristöä niin Colgaten henkilöstölle kuin muille seuraavin keinoin: kieltämällä laittomien huumeiden ja niihin liittyvien tarvikkeiden hallussapidon, käytön, myynnin ja kuljetuksen yhtiön omistamalla alueella tai työaikana kieltämällä yhtiöön liittyvät liiketoimet alkoholin vaikutuksen alaisuudessa kieltämällä aseiden tai ammusten hallussapidon ja käytön yhtiön omistamalla alueella tai yhtiöön liittyvissä liiketoimissa paikallisten lakien mukaisesti. Aseen hallussapito voidaan sallia turvahenkilökunnalle, jos tämä todetaan välttämättömäksi yhtiön henkilökunnan turvallisuuden takaamiseksi. kieltämällä kaikki toimet, jotka voitaisiin katsoa väkivaltaisiksi, uhkaaviksi, nöyryyttäviksi tai pelottaviksi vaatimalla, että huumeiden tai alkoholin väärinkäytöstä, väkivallasta ja laittomasta aseiden hallussapidosta täytyy heti ilmoittaa työnjohdolle. Colgate-palmolive company 7
SUHTEEMME YHTIÖÖN Colgaten edustajina pyrimme noudattamaan Colgaten menettelytapoja ja tekemään parhaamme yhtiön tuloksien parantamiseksi. Tiedämme, että meihin uskotaan ja luotetaan, ja toimimme lahjomattomasti ja rehellisesti kaikissa tilanteissa säilyttääksemme tämän uskon ja luottamuksen. Vältämme eturistiriidat ja muut tilanteet, jotka voisivat olla yhtiölle vahingollisia. Vältämme eturistiriidat. Arviointikykynne on yksi arvokkaimmista ominaisuuksistanne. On parasta yrittää välttää sellaista toimintaa tai osallistumista ja sellaisia yhteyksiä, jotka ovat tai vaikuttavat olevan ristiriidassa yhtiön parhaiden etujen kanssa. Ristiriitoja voi syntyä monissa eri tilanteissa. On mahdotonta kartoittaa niitä kaikkia tässä, eikä asianmukaisen ja sopimattoman toiminnan erottaminen toisistaan ole aina helppoa. Kyseenalaisissa tapauksissa on hyvä pohtia asiaa esimiehen, henkilöstöosaston tai lakiorganisaation (Global Legal Organization) kanssa ennen toimintaan ryhtymistä. Seuraavat suuntaviivat soveltuvat useimpiin tavallisiin ristiriitatapauksiin. Sijoitukset Älkää tehkö sellaista sijoitusta, joka saattaisi vaikuttaa liikepäätöksiinne. Yhtiöpolitiikkaan sisältyy kielto, jonka mukaan Colgaten henkilöstö ei saa omistaa osakkeita tai olla omistuksellisessa hyötysuhteessa yhtiöön, jonka kanssa Colgatella on liikeyhteyksiä tai jonka kanssa se kilpailee. Tämä kielto ei koske tilanteita, joissa omistetaan pieniä määriä pörssinoteeratun yrityksen osakkeita (yleensä alle 1 %) olettaen, että sijoitus ei ole niin huomattava, että se näyttää voivan aiheuttaa eturistiriidan. Jos olette tehneet mahdollisesti kiellettyjä sijoituksia jo ennen Colgateen tuloanne, ilmoittakaa niistä lakiorganisaatiolle (Global Legal Organization). Perhe Ilmoittakaa esimiehellenne ja hankkikaa lupa yksikkönne tai liiketoimintaryhmänne johtajalta sekä lakiorganisaatiolta (Global Legal Organization) ennen kuin ryhdytte liiketoimiin Colgaten nimissä minkään sellaisen yrityksen kanssa, jossa te tai lähisukulaisenne olette osallisia, jos toimistanne tai näiden toimista saattaa olla teille hyötyä. Muut työt Älkää työskennelkö Colgaten kilpailijan palveluksessa ollessanne Colgatella työssä älkääkä tehkö työtä millekään kolmannelle osapuolelle (jälleenmyyjälle, asiakkaalle tai tavarantoimittajalle) tai avustako sitä, jos tällä voi olla kielteinen vaikutus työsuorituksiinne tai arvostelukykyynne. Älkää käyttäkö yhtiön aikaa, tiloja, materiaaleja, tuotemerkkiä tai logoa ulkopuoliseen työhön, jolla ei ole mitään tekemistä Colgate-toimenne kanssa, ilman yksikkönne tai liiketoimintaryhmänne johtajan lupaa. Henkilökohtaista Vaikkakin kunnioitamme Colgaten työntekijöiden oikeutta viettää aikaa työympäristössä tapaamiensa ihmisten parissa, meidän täytyy varmistaa, ettei näillä ihmissuhteilla ole negatiivista vaikutusta työsuoritukseen, kykyyn toimia esimiehenä tai työympäristöön. 8 EETTINEN OHJEISTO
Seurustelusuhteeseen tai ystävyyteen viittaava työpaikkakäyttäytyminen voi olla sopimatonta, mikäli tämä käytös tekee työympäristöstä epämukavan muille ihmisille. Suosikkijärjestelmät sekä liiketoimintaa koskevat päätökset, jotka perustuvat tunteisiin, uskollisuusvelvoitteisiin tai ystävyyteen yhtiön etujen sijasta, ovat kiellettyjä. Henkilöiden, joilla on henkilökohtainen suhde tai ystävyyssuhde, tulee käyttäytyä hienotunteisesti ja ymmärtäväisesti ja käyttää parasta arvostelukykyään. Pitäkää mielessä, että joku taloutenne jäsen saattaa harjoittaa sellaista liiketoimintaa, josta voisi syntyä tai näyttää syntyvän eturistiriita. Jos tällainen tilanne syntyy, asiasta on neuvoteltava esimiehen, henkilöstöosaston tai lakiorganisaation (Global Legal Organization) kanssa. Johtokunnat Hankkikaa lupa pääjohtajalta (CEO) ja yhtiön lakimieheltä (Chief Legal Officer/General Counsel) ennen kuin suostutte toisen yhtiön tai jonkin hallituselimen hallituksen jäseneksi tai vastaavaan asemaan. Ammatillisen tai työhön liittyvän, voittoa tavoittelemattoman organisaation hallituksen jäsenyyteen vaaditaan yksikön tai liiketoimintaryhmän johtajan hyväksyntä etukäteen. Muuta huomioitavaa Pyrkimyksenämme on positiivinen työympäristö, joka kuvastaa yhtiömme arvoja ja edistää vahvoja työsuhteita. Vaikkakin eturistiriidat usein syntyvät toimiessamme ulkopuolisten osapuolien kanssa, myös yhtiön sisäiset toimet voivat aiheuttaa tilanteen, jossa voisi syntyä tai näyttää syntyvän eturistiriita. Esimiestehtävissä toimivien henkilöiden täytyy olla erityisen valppaita varmistaakseen, ettei synny tilanteita, jotka saattaisivat vaikuttaa siltä, että jotakuta suositaan tai kyseessä on eturistiriita. Jos huomaatte olevanne potentiaalisessa tai todellisessa eturistiriitatilanteessa, teidän täytyy välittömästi ilmoittaa siitä esimiehellenne, jotta tilanne voidaan arvioida asianmukaisesti. Yhtiö arvioi tilanteen ja etsii siihen sopivan ratkaisun yhdessä teidän kanssanne. K: Sain äskettäin esimieheni suostumuksen toimia työni ohella kiinteistönvälittäjänä lisäansion hankkimiseksi. Saanko käyttää työpuhelintani ottaakseni yhteyttä asiakkaisiini tai kopiokonetta kopioidakseni myyntiesitetietoja työaikana? Et. Kyseisessä tapauksessa käyttäisit yhtiön omaisuutta yksinomaan omaksi hyödyksesi. Käyttö ei liittyisi millään tavalla yhtiön liikeasioiden hoitoon, ja sen saatettaisiin katsoa haittaavaan kykyäsi hoitaa työhön liittyviä velvollisuuksiasi. Vaikkakin ajoittainen yhtiön omaisuuden käyttö henkilökohtaisiin tarkoituksiin on sallittua, sen täytyy olla rajoitettua eikä se saa haitata kykyäsi hoitaa työhön liittyviä velvollisuuksiasi. Me suojelemme Colgaten liikesalaisuuksia ja luottamuksellisia tietoja. Colgaten liikesalaisuudet, muut luottamukselliset tiedot ja suurin osa sen sisäisistä tiedoista ovat arvokasta omaisuutta. Näiden tietojen suojeleminen, mukaan luettuna niiden salaisina säilyttäminen, edesauttaa jatkuvaa kasvuamme ja kilpailukykyämme merkittävästi. Liikesalaisuus on tieto, jota Colgate käyttää liiketoiminnassaan ja joka ei ole yleisessä tiedossa tai jota ei helposti saa selville ja jonka salassa pitämisessä on nähty vaivaa. Myös muita luottamuksellisia tietoja täytyy suojella. Colgaten liikesalaisuudet ja muut luottamukselliset tiedot saattavat käsittää valmistuskaavoja, muotoilua, laitteita ja tietoja, joita käytetään liiketoiminnassa ja jotka tarjoavat Colgatelle tilaisuuden päästä kilpailijoiden edelle. Colgaten liikesalaisuudet ja muut luottamukselliset tiedot eivät aina liity tekniikkaan. Niitä saattavat myös olla liiketoimintatutkimukset, uudet tuotesuunnitelmat, strategiset tavoitteet, kaikenlaiset markkinointi- ja myyntimateriaalit tai -tiedot, julkaisemattomat finanssi- ja hintatiedot, työntekijä-, asiakas- ja toimittajalistat sekä tiedot, jotka liittyvät asiakkaiden vaatimuksiin, mieltymyksiin, liiketapoihin ja suunnitelmiin. Vaillinaisenakin luettelo osoittaa laajan määrän erilaisia tietoja, joiden Colgate-palmolive company 9
salassapito on turvattava. Liikesalaisuuksien ja muiden luottamuksellisten tietojen ei tarvitse olla patentoitavissa, mutta ne eivät voi olla yleisiä ja yleisessä tietoudessa. Teillä on seuraavat velvollisuudet koskien Colgaten liikesalaisuuksia ja muita luottamuksellisia tietoja: Näitä tietoja ei saa paljastaa muille Colgaten palveluksessa oleville tai kolmansille osapuolille muulloin kuin silloin, kun kyseisen henkilön täytyy saada tietää tai voida käyttää tietoa, ja silloinkin nimeämällä tieto luottamukselliseksi ja käyttämällä muita tietosuojamekanismeja kuten salasanasuojausta tai salausta tarpeen mukaan. Muussa tapauksessa tietoja ei saa paljastaa. Näitä tietoja ei saa antaa kolmansien osapuolten käsiin varmistamatta kolmannen osapuolen tietoturvallisuus- ja IT-rajoituksia. Näitä tietoja ei saa julkaista eikä niistä saa keskustella julkisilla internetsivustoilla tai sosiaalisen median sivustoilla. Näitä tietoja ei saa käyttää omaksi hyödykseen tai ilman lupaa Colgaten ulkopuolisen henkilön hyväksi. Colgaten liikesalaisuuksia ja luottamuksellisia tietoja täytyy suojata kaikin kohtuullisin keinoin yhtiön liiketapasäännösten mukaisesti. Lähtiessänne Colgaten palveluksesta sitoumuksenne suojella Colgaten liikesalaisuuksia ja muita luottamuksellisia tietoja jatkuu siihen asti, kunnes tiedot julkistetaan tai kunnes Colgate ei enää pidä niitä liikesalaisuuksina tai luottamuksellisina. On myös muistettava, että kirjeenvaihto, julkaisut, sähköiset ja muut asiakirjat sekä kaikenlaiset arkistotiedot, prosessitiedot, menettelytavat ja Colgaten omat tavat tehdä asioita ovat ne luottamuksellisia tai eivät ovat kaikki yhtiön omaisuutta, ja ne on jätettävä Colgaten haltuun. Henkilökohtaisesti työssä opitut tai parannetut taidot sen sijaan ovat luonnollisesti palveluksesta lähtevän henkilön henkilökohtaista omaisuutta. Jos olette epätietoinen siitä, onko kyseessä luottamuksellinen tieto tai liikesalaisuus, ottakaa yhteys lakiorganisaatioon (Global Legal Organization). Suojaamme henkilötietoja. Kunnioitamme työntekijöidemme, kuluttajien, asiakkaiden, tavarantoimittajien ja muiden Colgaten kanssa liikesuhteessa olevien henkilöiden yksityisyyden suojaa. Colgaten sääntöjen mukaisesti keräämme, käsittelemme, käytämme ja tallennamme työntekijöidemme, kuluttajien, asiakkaiden, tavarantoimittajien ja muiden henkilötietoja ainoastaan tarvittaessa ja sen maan lakien mukaisesti, missä liiketoiminta tapahtuu, mukaan lukien lait, jotka rajoittavat alaikäisten lasten henkilökohtaisten tietojen keräämistä ja käyttöä. Teemme kaiken tarvittavan kyseisten tietojen suojaamiseksi. Työsuhteeseensa liittyen Colgaten työntekijät saattavat kertoa yhtiölle tiettyjä henkilötietojaan, kuten osoitteen ja sähköpostiosoitteen, perhetiedot etuisuuksia varten tai muita henkilökohtaisia tietoja. Käytämme kyseisiä tietoja ainoastaan siihen tarkoitukseen, mihin ne on annettu, ellei työntekijä anna lupaa muuhun käyttöön, ja vain liiketoiminnan niin vaatiessa ja noudattaen paikallisia lakeja. Vastaavasti kuluttajat saattavat ilmoittaa yhtiölle tiettyjä henkilötietojaan, kuten nimen, osoitteen ja sähköpostiosoitteen, kun he ovat yhteydessä Colgateen esim. pyytäessään tuotetietoja tai osallistuessaan yhtiön sponsoroimiin kilpailuihin. Käytämme kyseisiä tietoja ainoastaan siihen tarkoitukseen, mihin ne on toimitettu, ellei kuluttaja anna lupaa muuhun käyttöön, sekä tarvittaessa rekisteröintitarkoituksiin. Säännöstemme mukaisesti emme luovuta kuluttajiemme henkilötietoja kolmansille osapuolille, jollei se ole välttämätöntä palvellaksemme kuluttajaa ja sallittua soveltuvien lakien ja säädösten puitteissa. Ollessaan liikesuhteessa Colgaten kanssa asiakkaat, tavarantoimittajat ja muut henkilöt saattavat ilmoittaa yhtiölle henkilötietojaan, kuten nimen, puhelin- tai faksinumeron, osoitteen tai sähköpostiosoitteen. Käytämme kyseisiä tietoja ainoastaan siihen tarkoitukseen, mihin ne on toimitettu, sekä tarvittaessa rekisteröintitarkoituksiin. Säännöstemme mukaisesti emme luovuta asiakkaiden, tavarantoimittajien 10 EETTINEN OHJEISTO
ja muiden henkilöiden henkilötietoja kolmansille osapuolille, jollei se ole välttämätöntä liikesuhteen ja sallittua soveltuvien lakien ja säädösten puitteissa. Kuluttajasuojalakeja kehitetään ja muunnetaan jatkuvasti. Olemme sitoutuneet seuraamaan kehittyviä kuluttajasuojalakeja ja standardeja, ja saatamme tarpeen tullen luoda tiettyjä ohjeita niihin liittyen. Lisätietoja henkilötietojen suojaamisesta saa ottamalla yhteyttä lakiorganisaatioon (Global Legal Organization). Noudatamme tiettyjä käytäntöjä tiedotusvälineiden suhteen. Colgaten rahoitusta ja liikeasioita koskevat tietopyynnöt median, lehdistön, rahalaitosten tai yleisön taholta on ohjattava yhtiön tiedotusosaston (Corporate Communications) tai sijoittajasuhteiden osaston (Investor Relations) varapääjohtajalle. Securities and Exchange Commissionin, New Yorkin pörssin ja muiden valvovien viranomaisten esittämät tieto- ja muut yhteyspyynnöt kaikkialta maailmasta on ohjattava lakiorganisaatiolle (Global Legal Organization). On erittäin tärkeää, ettei kukaan työntekijä itse vastaa edellä mainittuihin kysymyksiin tai yhteydenottoihin, koska mikä tahansa sopimaton tai epätarkka vastaus, jopa kieltäytyminen vastaamasta tai tietojen kieltäminen, saattaa johtaa kielteiseen julkisuuteen tai muuten vahingoittaa vakavasti yhtiön oikeudellista asemaa. Tätä politiikkaa ei noudateta, kun kyselyt koskevat jo julkaistuja finanssitietoja, kuten vuosikertomuksia ja osavuosikatsauksia, tai yhtiön myyntiä edistävää, julkista toimintaa. Organisaation tiedotusosaston tai sijoittajasuhteiden osaston varapääjohtajan on etukäteen tarkastettava ja hyväksyttävä pyyntö haastatella yhtiön palveluksessa olevaa henkilöä yhtiötä tai sen liikeasioita koskevista asioista, yhtiön lehdistöjulkaisuista tai lausunnoista. Samoin yhtiön aloituksesta tehtävät haastattelut on etukäteen hyväksyttävä, ennen kuin niistä sovitaan median kanssa. Lisätietoja yhtiön luottamuksellisia tietoja koskevista suuntaviivoista saa julkaisuista Colgate-Palmolive Guidelines on Securities Trading and Confidentiality of Information (Colgate-Palmoliven arvopaperikaupan ja tiedon salassapitovelvollisuuden suuntaviivat) ja Colgate-Palmolive Guidelines on Preserving Company Proprietary Information and Respecting the Proprietary Information of Others (Golgate-Palmoliven yksinoikeudellisten tietojen suojelemisen ja toisten yksinoikeudellisten tietojen kunnioittamisen suuntaviivat), jotka löytyvät yhtiön liiketapasäännöksistä. Pidämme kirjaa ja teemme raportteja. Yhtiön taloudellisesta tilanteesta ja sen liiketoimien tuloksista on pidettävä kirjaa lakisääteisesti ja yleisesti hyväksyttyjen kirjanpitoperiaatteiden mukaisesti. Yhtiön menettelytavat sekä laki vaativat, että Colgate pitää kirjaa ja hoitaa arkistoasiakirjoja ja tilikirjanpitoa niin, että ne kuvaavat tarkasti ja rehellisesti liiketoimien laatua ja yhtiön varojen käyttöä. Yhtiön tilinpidon ja varoista pidetyn kirjanpidon rehellisyys perustuu niiden perustietojen tarkkuuteen ja täydellisyyteen, jotka tukevat yhtiön tilikirjoihin tehtyjä merkintöjä. Kaikki näiden tietojen luomisen, käsittelyn ja kirjauksen parissa työskentelevät henkilöt ovat vastuussa tietojen rehellisyydestä. Jokaisen tilityksen ja kirjauksen on tarkoin vastattava sitä tukevaa tietoa. Mitään tietoa ei saa salata yhtiön sisäiseltä tai yksityiseltä tilintarkastajalta tai johdolta (eikä johto saa salata mitään). Yhtään maksua yhtiön puolesta ei saa hyväksyä tai suorittaa siinä mielessä tai tiedettäessä, että osa maksusta käytetään muuhun kuin asiakirjoissa mainittuun tarkoitukseen. Yhtiön tilikirjoihin tai asiakirjoihin ei saa mistään syystä merkitä virheellisiä tai harhauttavia merkintöjä, eikä yhtiö saa perustaa, hankkia tai ylläpitää mitään rahastoa, omaisuutta tai tiliä mihinkään tarkoitukseen, ellei rahasto, omaisuus tai tili tule selvästi esiin yhtiön kirjanpidosta ja asiakirjoista. Mitään organisaation rahastoa tai omaisuutta ei pidä käyttää laittomaan tai sopimattomaan tarkoitukseen. Colgate-palmolive company 11
Esimiesten ja muiden taloudellisten tietojen valmistelusta vastuussa olevien henkilöiden on varmistettava, että Colgaten koko yrityksen kattavia taloudellisia menetelmiä on noudatettu. Tulot ja menot on selvitettävä täydellisesti ja viipymättä. Varat ja maksuvelvollisuudet on vietävä oikein kirjoihin ja arvioitava asianmukaisesti. Lisäksi henkilöiden, jotka ovat vastuussa tietojen toimittamisesta tai ovat osallisena toimittamassa tietoja Securities and Exchange Commissionille tai muulle paikallisen lain vaatimalle taholle tai ovat muussa kommunikaatiossa liike-elämän tai finanssitahon kanssa, on varmistettava, että kyseiset tiedot ovat täydellisiä, oikeita, täsmällisiä, ajankohtaisia ja ymmärrettäviä. Jos tietoonne tulee mahdollinen laiminlyönti, väärennys tai virheellisyys tilityksessä, kirjauksessa, kirjanpitoa tukevassa perustiedossa, Colgaten Securities and Exchange Commissionille toimittamissa raporteissa tai muussa viestinnässä tai häiriö sisäisessä tarkastuksessa, siitä on välittömästi tiedotettava esimiehelle tai lakiorganisaatiolle (Global Legal Organization). Voitte myös ottaa yhteyttä yhtiön eettisen ja säännönmukaisen toiminnan osastoon (Global Ethics and Compliance) anonyymisti ja luottamuksellisesti. K: Mitä teen, jos minua pyydetään viivyttämään tiettyjen kulujen kirjaamista, jotta ne kohdistuvat vasta seuraavalle kirjanpitokaudelle? Jos joku esimerkiksi selittää minulle, että "et tee mitään väärää, kunhan kirjaamme ne tämän kirjanpitovuoden aikana". Pitääkö se paikkansa? Ei. Kulujen kirjaamisen viivyttäminen tarkoituksellisesti olisi petollista, mahdollisesti jopa laitonta toimintaa, jota ei hyväksytä. Jokainen liike- ja tilitapahtuma, olkoon ne kuinka mitättömiä tahansa, täytyy kirjata täsmällisesti ja rehellisesti. Minkä tahansa yhtiön asiakirjan tai rekisterin väärentäminen on vakava rikos ja saattaa johtaa irtisanomiseen. Me suojelemme Colgaten omaisuutta. Yhtiön omaisuutta, tiloja ja palveluja saa käyttää ainoastaan laillisiin, asianmukaisiin ja hyväksyttyihin tarkoituksiin. Rahojen, omaisuuden tai palvelujen varastaminen on ehdottomasti kiellettyä. Colgaten laitteita, järjestelmiä, tiloja, tavaroita tai yhtiön luottokortteja ei saa käyttää muuhun kuin Colgaten liikeasioiden hoitoon tai johdon myöntämiin tarkoituksiin. Olette velvollinen henkilökohtaisesti suojelemaan Colgaten teille luottamaa omaisuutta ja auttamaan yhtiön omaisuuden suojelussa ylipäänsä. Kiinnittäkää huomiota tilanteisiin ja tapauksiin, jotka saattavat johtaa yhtiön omaisuuden menettämiseen, väärinkäyttöön tai varastamiseen, ja ilmoittakaa tällaisista tilanteista esimiehelle tai yhtiön turvallisuusosastolle (Corporate Security Department) välittömästi. Vain tietyillä toimihenkilöillä ja ylemmän tason henkilöstöllä on lupa tehdä yhtiön omaisuutta koskevia sitoumuksia. Sitoumuksia yhtiön omaisuudesta ei pidä tehdä, ellette ole siihen valtuutettu. Jos teillä on tarve selvittää omaa tai toisen henkilön oikeutta tehdä sitoumuksia yhtiön puolesta, ottakaa yhteyttä yksikkönne tai jaostonne talousjohtajaan. Käytämme IT-resursseja ja sosiaalista mediaa harkitusti. Colgaten IT-resursseja ja sosiaalista mediaa on käytettävä vastuullisesti ja eettisen ohjeiston sekä kaikkien muiden yhtiön ohjesääntöjen mukaisesti, mukaan luettuna yhtiön liiketapasäännökset ja ohjesäännöt, jotka koskevat IT-resurssien ja sosiaalisen median käyttöä (Guidelines on Using Information Technology Resources and Social Media). Colgaten IT-resurssit käsittävät kaikki tämänhetkiset ja tulevat laitteet, ohjelmat ja palvelut, jotka kokoavat, tallentavat, välittävät ja käsittelevät Colgaten omistamaa, vuokraamaa tai antamaa tietoa. Tämän lisäksi Colgaten IT-resurssit käsittävät työntekijän tai kolmannen osapuolen henkilökohtaiset laitteet, ohjelmat ja palvelut siltä osalta, kun niitä käytetään Colgaten IT-resursseihin pääsemiseksi tai yhdessä niiden kanssa. 12 EETTINEN OHJEISTO
Colgaten IT-resursseja ja sosiaalista mediaa on käytettävä kunnioittavalla, ammattimaisella tavalla Colgaten liiketoimintatarkoituksiin tai rajoitetusti soveliaisiin henkilökohtaisiin tarkoituksiin. Lisäksi seuraava käyttö on kiellettyä: Ahdistelevat, syrjivät, loukkaavat, häpäisevät, petolliset tai uhkaavat viestit, mukaan lukien rotua, uskontoa, kansallista tai etnistä alkuperää, ihonväriä, sukupuolta, seksuaalista suuntautuneisuutta, ikää, kansalaisuutta, veteraanistatusta, siviilisäätyä, invaliditeettia tai muuta lain suojaamaa ominaisuutta koskevat hyökkäävät viestit. Colgaten luottamuksellisen tai liikesalaisuuksia sisältävän tiedon luvaton levitys tai valtuuttamattomat keskustelut Colgaten ulkopuolella koskien yhtiön liiketoimintaa tai sisäisiä prosesseja. Turvallisuusrikkomuksen tai tietoverkon hajottamisen aiheuttaminen tai salliminen, salasanan tai käyttäjänimen paljastaminen muille sääntöjenvastaisesti ja salasanan tai käyttäjänimen antaminen muiden käyttöön. Kaikki muu sellainen käyttö, joka on kiellettyä yhtiön liiketapasäännöksissä ja ohjesäännöissä, jotka koskevat IT-resurssien ja sosiaalisen median käyttöä. Soveltuvien lakien asettamien rajoitusten puitteissa Colgate varaa oikeuden valvoa, käyttää ja tarkkailla kaikkia yhtiön IT-resursseja tarpeen vaatiessa ja voimassa olevien lakien mukaisesti. Yhtiön oikeus valvoa, käyttää ja tarkkailla kaikkia yhtiön IT-resursseja kattaa niin liikeasioihin liittyvät kuin henkilökohtaiset tiedot, jotka on luotu, tallennettu tai välitetty käyttäen yhtiön IT-resursseja, mukaan lukien sosiaalisen median sivustot, kun niillä on vierailtu käyttäen yhtiön IT-resursseja. Työntekijöiden ei tulisi olettaa minkään tällaisen liikeasioihin liittyvän tai henkilökohtaisen tiedon nauttivan yksityisyyden suojaa. Colgate varaa oikeuden rajoittaa käyttäjän pääsyä Colgaten IT-resursseihin tai niiden käyttöä tai estää ne milloin tahansa ja mistä tahansa syystä joko ilmoittamalla tai ilmoittamatta siitä etukäteen, ellei tätä ole lailla kielletty. K: Vierailen usein blogeissa rentoutuessani kotona. Viime viikolla huomasin, että yksi entinen työntekijä oli kuvaillut kokemustaan yhtiön kanssa hyvin negatiivisella tavalla. Tämä järkytti minua kovasti. Saanko vastata näihin kommentteihin? Et saa vastata kommentteihin yhtiön puolesta. Saat kuitenkin vastata henkilökohtaisella tasolla, kunhan et toimi yhtiön IT-resurssien ja sosiaalisen median käyttöä koskevien ohjeiden vastaisesti etkä paljasta yhtiön luottamuksellista tai yksinoikeudellista tietoa. Kehotamme myös ilmoittamaan tästä asiasta esimiehellesi tai henkilöstöosastolle. K: Tyttäreni ja minä käytämme silloin tällöin yhtiön sylimikroa vieraillessamme internetissä. Vähän aikaa sitten hän kysyi, saako hän käyttää tietokonettani ystävänsä kanssa, kun olen poissa kotoa. Saanko antaa hänelle sisäänkirjautumistietoni ja salasanani? Et. Sisäänkirjautumistiedot ja salasanat auttavat pitämään IT-resurssimme turvassa. Et saa antaa näitä tietoja kenellekään. Ei myöskään ole suositeltavaa teipata sisäänkirjautumistietoja ja salasanaa tietokoneeseen tai pitää niitä tietokonelaukussa. Salasanat pitäisi lisäksi vaihtaa tietyin väliajoin, jotta valtuuttamattomat käyttäjät eivät pääse käsiksi yhtiön tietoihin. Sitä paitsi perheenjäsenten ei tulisi käyttää yhtiön sylimikroa henkilökohtaisiin tarkoituksiin. Colgate-palmolive company 13
SUHTEEMME YHTIÖN HALLITUKSEEN Olemme onnekkaita, koska hallituksessamme istuu merkittäviä yksilöitä, jotka neuvovat, ohjaavat ja johtavat yhtiötämme jatkuvaan menestykseen. Hallituksemme kykenee tehokkaasti valvomaan yhtiömme liiketoimintaa, koska sen jäsenillä on takanaan kokemusta liiketoiminnasta, koulutuksesta ja julkisista palveluista; heillä on kansainvälistä kokemusta ja koulutusta; heillä on luonnetta toimia moraalisesti ja eettisesti oikein ja heillä on erilaisia taustoja. Hallituksemme on riippumaton, kokenut ja monimuotoinen. Itsenäisyys edistää rehellisyyttä ja vastuuta. Colgaten politiikan mukaisesti hallitus koostuu pääasiassa ulkopuolisista itsenäisistä johtajista. Johtajat, jotka toimivat tilintarkastusta, palkkioita ja hallintotapaa valvovissa komiteoissa, ovat itsenäisiä. Johtajien toimet eivät ole toisistaan riippuvaisia, ja yhtiön politiikan mukaisesti yksikään itsenäinen johtaja ei saa yhtiöltä konsultin- tai asianajopalkkioita tai mitään muita palkkioita, jotka eivät liity johtajan tehtävään. Edistämme suoraa ja avointa kommunikaatiota hallituksen kanssa. Colgaten hallituksen jäsenet ovat usein suoraan yhteydessä yhtiön johtoon, sekä hallituksen kokoontuessa että muutoinkin. Ylempi johto osallistuu säännöllisesti hallituksen kokouksiin ja epämuodollisiin tapaamisiin ja keskustelee hallituksen kanssa avoimesti monista liiketoimintaan liittyvistä asioista. Hallituksen kokousten välillä hallituksen jäsenet voivat ottaa yhteyttä ylempään johtoon esittääkseen kysymyksiä tai antaakseen ehdotuksia. Avoimuuden ja vilpittömyyden ilmapiiri kuvastaa Colgaten yrityskulttuuria ja auttaa hallitusta yhtiön liiketoimintastrategian aktiivisessa kehityksessä ja ohjauksessa. Olemme sitoutuneet toimivaan omistajavalvontaan. Colgaten hallitus on ollut johtavassa asemassa tukemassa omistajavalvontaan liittyviä aloitteita. Colgate oli vertaistensa joukossa yksi ensimmäisistä, joka otti käyttöön kaikkea liiketoimintaansa koskevan eettisen ohjeiston ja kehitti hallituksen ja komiteoiden perussäännöt. Colgate onkin viimeisten kahdenkymmenen vuoden aikana ottanut käyttöön omistajavalvonnan käytäntöjä, joita jatkuvasti kehitetään ja hienosäädetään. Colgaten hallituksella on kyseisten käytäntöjen osalta keskeinen rooli, ja se uskookin, että omistajavalvonta inspiroi ja auttaa yhtiötä menestymään pitkällä aikavälillä. Colgaten omistajavalvontaohjelmasta saa lisätietoja yhtiön kotisivuilta otsikon Colgate-Palmolive Company Board Guidelines on Significant Corporate Governance Issues (Colgate-Palmoliven yhtiön hallituksen merkitseviä omistajavalvonta-asioita koskevat suuntaviivat) alta. 14 EETTINEN OHJEISTO
SUHTEEMME MUIHIN YRITYKSIIN Olemme kaikki vastuussa siitä, millaisina tavarantoimittajat ja asiakkaat näkevät meidät. Rehellisyyden ja reilun liiketoimen maine näiden ryhmien parissa on olennaisen tärkeää. Kohtelemme tavarantoimittajia ja asiakkaita eettisesti oikein. Ostotoiminnoissa päämäärämme on varmistaa jatkuvat luotettavat hankintalähteet. Sekä asiakkaiden että tavarantoimittajien rehellinen kohtelu on edellytys hyvien ja kestävien suhteiden luomiselle. Pidämmekin hankkijoitamme kumppaneinamme ja oletamme heidän saavan kohtuullisen voiton. Käsittelemme oikein ja yhdenmukaisesti kaikkia mahdollisia hankkijoitamme. Päätökset perustuvat niin objektiivisiin hintaja laatuarvioihin kuin myös myyjän luotettavuuteen ja rehellisyyteen. Kaikenlainen välityspalkkioiden, lahjusten tai vastaavien maksujen antaminen ja vastaanotto on kielletty. Emme tee vain tietyille asiakkaille palveluksia hinnanalennusten, myyntiä edistävien hyvitysten, markkinointiavustusten tai vastaavien muodossa, vaan samat liike-ehdot koskevat jokaista asiakastamme. Liikeyhteyksistä asiakkaisiin ja hankkijoihin puhutaan tämän eettisen ohjeiston kilpailu-/antitrustilakien alaisia velvollisuuksia käsittelevässä kappaleessa. Colgaten tavarantoimittajia koskeva eettinen ohjeisto (Supplier Code of Conduct) on käännetty usealle paikalliselle kielelle ja se löytyy yhtiön kotisivuilta tavarantoimittajia koskevan Work With Us (Työskentele kanssamme) -kohdan alta. Emme anna tai vastaanota sopimattomia lahjoja. Päätöksentekoon vaikuttamiseksi tarkoitetun tai siltä vaikuttavan lahjan, maksun tai muun henkilökohtaisen edun antaminen tai vastaanotto on kiellettyä. Jos aiotte antaa tai vastaanottaa lahjan, maksun tai muun edun, jonka arvo on suurempi kuin nimellinen (50 $), ottakaa yhteyttä lakiorganisaatioon (Global Legal Organization) tai eettisen ja säännönmukaisen toiminnan osastoon (Global Ethics and Compliance) luvan saamiseksi ennen toimimista. On hyvä muistaa, että nimellisen summan arvoisen lahjan saa vastaanottaa kultakin taholta vain kerran kalenterivuodessa. Jos olisi noloa yhtiölle olla vastaanottamatta lahjaa, jonka arvo ylittää nimellisarvon, lahjan hyväksymisestä tulee ilmoittaa lakiorganisaatiolle, joka avustaa teitä tarvittavissa järjestelyissä. Älkää suostuko vastaanottamaan lahjaa jonkun lähisukulaisen puolesta tai järjestäkö niin, että joku lähisukulainen saa muun kuin nimellisen lahjan, maksun tai muun edun miltään Colgaten liikekumppanilta tai yritykseltä, joka haluaisi solmia liikeyhteyden Colgaten kanssa. Noudattakaa tätä sääntöä: olkaa ottamatta vastaan lahjaa tai palvelua, jos se saattaa tai voisi saattaa teidät huonoon valoon. Tällaisena ei pidetä satunnaista liikeateriaa, joka voi olla vastavuoroista, tai nimellisarvoista lahjaa. Jokaisen on hyvä tietää, että on olemassa erityiset säännökset oikealle menettelylle, kun ollaan liikeyhteyksissä valtion, kunnan ja ulkomaiden virastoihin, ja nämä eroavat menettelyohjeista, jotka koskevat yksityisiä yrityksiä. Yleensä ei ole lupa tarjota tai toimittaa julkisille viranomaisille mitään lahjoja, palkkiota tai muuta arvokasta, mukaan luettuna ateriat ja matkat, ellei tähän etukäteen ole saatu lupaa lakiorganisaatiolta. Työskennellessään kanssamme Colgaten alihankkijoiden ja tavarantoimittajien on noudatettava ohjeistoa. Muussa tapauksessa liikesuhteemme voi katketa. Tämän lisäksi meidän tulisi kunnioittaa ja noudattaa asiakkaiden tai tavarantoimittajien ohjeistoja, elleivät ne ole ristiriidassa omien sääntöjemme kanssa. Colgate-palmolive company 15
K: Työnkuvaani kuuluu järjestää liikematkoja, kokouksia ja konferensseja. Yksi paikallisista hotelleista, josta usein varaan huoneita, lupasi tarjota minulle ilmaisen viikonloppumajoituksen hääpäiväni kunniaksi. Se oli hyvin huomaavaista. Saanko ottaa sen vastaan? Et. Jos vastaanotat tarjouksen, sinun on hyvin vaikea vaikuttaa puolueettomalta, kun järjestät hotellivarauksia tulevaisuudessa. Jopa vaikutelma sellaisesta eturistiriidasta olisi sopimaton, joten se tulisi välttää kieltäytymällä kohteliaasti tarjouksesta. Kunnioitamme toisten liikesalaisuuksia ja luottamuksellisia tietoja. Colgaten politiikan mukaisesti emme tieten tahtoen kajoa toisten voimassaoleviin ja soveltamiskelpoisiin immateriaalioikeuksiin ja kunnioitamme muiden liikesalaisuuksia ja muita yksinoikeudellisia tietoja. Tämä on erityisen tärkeätä, jos tiedossanne on entisen työnantajan liikesalaisuuksia tai yksinoikeudellisia tietoja. Jos teillä on kysyttävää tämän alan asioista, ottakaa yhteyttä lakiorganisaatioon (Global Legal Organization). Jos yhtiön ulkopuolinen henkilö kääntyy puoleenne esitelläkseen keksinnön, havainnon tai idean, on tärkeää suojella yhtiötä tulevilta oikeudenloukkaus- tai taloudellisilta vaatimuksilta erityisesti niissä tapauksissa, jolloin me itse olemme tai konsulttimme ovat aikaisemmin päätyneet samaan keksintöön, havaintoon tai ideaan, jota haluamme soveltaa yhtiömme tuotteeseen. Älkää antako ulkopuolisen paljastaa keksintönsä, havaintonsa tai uuden ideansa yksityiskohtia. Kaikki tiedot, joita ei ole pyydetty, on toimitettava niitä katsomatta toimipaikkanne kuluttaja-asiainosastolle, joka käsittelee ne yhtiön toimintaohjeiden mukaisesti. Lisätietoja toisten tietojen suojelemisesta löytyy yhtiön liiketapasäännöksistä otsikon Colgate-Palmolive Guidelines on Preserving Company Proprietary Information and Respecting the Proprietary Information of Others (Colgate-Palmoliven suuntaviivat koskien yhtiön yksinoikeudellisen tiedon varjelemista ja toisten yksinoikeudellisen tiedon kunnioittamista) alta. K: Lopetin äskettäin työt Colgaten kilpailijalla ja siirryin Colgaten palvelukseen. Ajattelin, että saattaisi olla hyödyllistä, jos tekisin uudelle tiimilleni yhteenvedon kaikesta, mitä muistan liittyen entisen työnantajani liiketoimintasuunnitelmiin ja -strategioihin. Onko oikein tehdä näin? Entisen työnantajasi luottamuksellisen tai yksinoikeudellisen tiedon jakaminen olisi erittäin epäeettistä ja mahdollisesti laitonta. Sinun ei milloinkaan tulisi paljastaa mitään julkaisematonta tietoa, jonka sait tietoosi työskennellessäsi kilpailijan palveluksessa. Jos joku pyytää sinua niin tekemään, ilmoita asiasta välittömästi joko seuraavaksi ylemmälle johtajatasolle, henkilöstöosastolle, lakiorganisaatioon tai eettisen ja säännönmukaisen toiminnan osastolle (Global Ethics and Compliance). 16 EETTINEN OHJEISTO
SUHTEEMME KULUTTAJIIN Maineemme perustuu tuotteidemme laatuun ja turvallisuuteen. Laadun ja turvallisuuden takaaminen on edellytys yhtiön jatkuvalle kasvulle ja menestymiselle. Asetamme tuotteillemme korkeimmat mahdolliset laatuvaatimukset. Olemme sitoutuneet varmistamaan, että asiakkaat voivat luottaa Colgaten tuotteisiin, niiden laatuun ja erinomaiseen tehoon. Meidän on palveltava miljardeja ihmisiä markkinoilla, joilla käymme kauppaa, ja pyrittävä valmistamaan tuotteemme mitä tehokkaimmin, jotta mahdollisimman suurella asiakaskunnalla olisi varaa ostaa niitä. Colgaten myymien tuotteiden ei ainoastaan tarvitse täyttää kaikkia lakisääteisiä turvallisuusnormeja vaan myös yhtiön asettamat, usein näitä korkeammat vaatimukset. Otamme osaa erilaisiin ohjelmiin auttaaksemme välittömästi kuluttajia, jos havaitaan, että tuotteisiimme on saatettu kajota, niitä on käytetty väärin tai niitä on väärennetty. Panostamme kuluttajien terveyteen, turvallisuuteen ja hyvinvointiin. Colgaten työntekijöillä on velvollisuus ilmoittaa välittömästi liiketyöryhmänsä päällikölle mahdollisista tuotteen laatuun tai turvallisuuteen liittyvistä epäkohdista. Kuuntelemme kuluttajia. Koska kaupankäyntimme perustuu kulutustavaroihin, olemme riippuvaisia kuluttajien tyytyväisyydestä, luottamuksesta ja suopeudesta. Voimme parhaiten saavuttaa tavoitteemme ja tyydyttää kuluttajien tarpeet kommunikoimalla asiakkaidemme kanssa jatkuvasti, reilusti ja ymmärtäväisesti. Ymmärrämme, että on erittäin tärkeää osata ennakoida ja varmistaa kuluttajien tarpeet ja tuotteidemme suosituimmuus. Uskomme myös, että yhtiön saamat tiedot kuluttajien tuotteitamme koskevista mielipiteistä, ongelmista ja tiedusteluista ovat tärkeitä tiedonlähteitä. Kuluttajien tarpeet muuttuvat koko ajan, joten meidän on jatkuvasti kuunneltava, mitä ihmiset haluavat, ja käytettävä luovuuttamme tyydyttääksemme nämä muuttuvat tarpeet. Kuluttajan ilmaistessa tyytymättömyytensä paneudumme ongelmaan välittömästi, kohteliaasti ja oikeudenmukaisesti tehden parhaamme palauttaaksemme kuluttajan myönteisen asenteen tuotteitamme kohtaan, niin että hän jatkossakin ostaa Colgaten tuotteita. Mainontamme on rehellistä. Mainonta on yksi tärkeimmistä liiketoimistamme osista. Mainonnan on oltava luovaa ja kilpailevaa, mutta samalla rehellistä ja virheetöntä, ei harhaanjohtavaa, ja sen täytyy aina noudattaa soveltuvia lakeja. Mainontamme on myös vältettävä luomasta yksilöistä stereotyyppejä, jotka samaistetaan sellaisiin tekijöihin kuten rotu, uskonto, kansallinen tai etninen alkuperä, ihonväri, sukupuoli, sukupuoli-identiteetti, ikä, kansalaisuus, seksuaalinen suuntautuminen, veteraanistatus, siviilisääty, invaliditeetti tai mihinkään muuhun, mikä on lailla suojattu. Mainonta saa aikaan enemmänkin kuin tuotteen imagon. Se luo maineemme siitä, kuinka luotettavia ja uskottavia olemme. Colgate-palmolive company 17
Valitsemme myös huolellisesti tiedotusvälineet, joissa mainoksemme näytetään. Emme hyväksy, että mainoksiamme näytetään sellaisten televisio-ohjelmien yhteydessä tai muissa medioissa, joissa käytetään tarpeetonta ja liiallista väkivaltaa tai seksiä, jotka ovat epäsosiaalisia tai jotka vaikuttavat negatiivisesti yhtiömme maineeseen tai tuotteisiin. Otamme huomioon hyvät kaupalliset mainontatavat laatien, käyttäen ja valiten mainokset, tavaramerkit ja tuotesuunnittelun niin, että tuotteemme menestyvät oman laatunsa ja maineemme voimalla mieluummin kuin että jäljittelemme tai teemme kauppaa kilpailijoiden kustannuksella. Hyvä kauppatapa edellyttää paikallisen lainsäädännön noudattamista liittyen tavaramerkin koskemattomuuteen ja epäreiluun kilpailuun tunnettujen monikansallisten yhtiöiden tai alueenne ulkopuolisten alueellisten kilpailijoiden käyttämien tavaramerkkien, iskulauseiden, mainosteemojen ja grafiikan jäljittelyn välttämistä. Yhtiön mainontaohjeita käsitellään yksityiskohtaisemmin yhtiön liiketapasäännöksissä otsikoiden Colgate-Palmolive Advertising Guidelines (Colgate-Palmoliven mainonnan suuntaviivat) ja Colgate- Palmolive Advertising Placement Policy Statement (Tiedonanto Colgate-Palmoliven mainosten sijoittamispolitiikasta) alla. 18 EETTINEN OHJEISTO