Auroran Tilastot ja raportit kokoelmatyön apuna 27.3.2018 1
Lähtökohdat Opiskellaan yhdessä, opitaan tekemällä. Ei valmiita patenttiratkaisuja. Tilastojen käyttö vaatii usein kokeilua ja viilaamista eli yrityksen ja erehdyksen kautta voittoon! Rohkeutta käyttää Auroran Raportteja Muista Auroran Wiki http://fi.aurorawiki.axiell.com/wiki/index.php/etusivu myös suoraan Auroran etusivun oikean yläkulman infokuvakkeesta Niteiden hallinta: Näytä korkeintaan -> rattaan takaa säätö Muovaa Auroran sarakeasetukset työhösi sopiviksi esim. Lainoja ja Lainoja tänä vuonna niteiden hallinnassa näkyviin heti ensi silmäyksellä 2
Nollalainat Aurorassa periaatteessa monta tapaa etsiä: Lainaustilasto -> Lainaamattomat niteet huono vaihtoehto. Hakee tosin niteitä, muttei Havainto- vaan Omistavan yksikön mukaan (kehitysehdotus muutoksesta Axielliin tehty) Lainatuimmat teokset -> Nollalainat huono, koska hakee nimekkeitä eikä niteitä Niteiden laajennettu haku paras vaihtoehto kelluvassa kokoelmassa. Lainaus tarkistetaan nidehistoriasta, jota on kerätty tosin vain Auroran käyttöönotosta lähtien 3
Nollalainat - Niteiden laajennettu haku Nimekehaku = vapaasanahaku esim. aineistolajin kenttätunnuksineen saa kirjoitettua tähän Havaintoyksikön mukaan Sijainnit = sen yksikön sijainnit, mihin työasemasi on kirjattu ruksaa Ei lainattu ja merkitse aikaväli sulje tuoreet hankinnat pois Hankintapäivän rajauksella 4
Nollalainat tuloksen käsittely Valitse Näytä korkeintaan 1000 sivua. Tämän näytettävien niteiden lukumäärän voi vaihtaa rattaan takaa. Vasta sen jälkeen onnistuu lajittelu Tila sarakkeen mukaan Tulosjoukon pystyy siirtämään exceliin jatkokäsiteltäväksi joko tallentamalla csv-muotoon tai kopioimalla ja liittämällä viitteet käsin excelliin Excellistä sarakkeiden järjestäminen: Valitse koko taulukko tai haluamasi alue -> Lajittele ja suodata -> Mukautettu lajittelu -> valitse sarake, jonka mukaan haluat lajitella. Jos haluat lajitella kahden sarakkeen mukaan -> Lisää taso poista turhat sarakkeet Tulostuksen esikatselu Sivun asetukset > Taulukko -> Ruudukko helpottaa listan käsittelyä hyllyillä 5
Pari sanaa kokoelman jatkuvasta huollosta Hae niteiden laajennetun haun Lisäehdoista myös säännöllisesti Hyllypaikka vanhentunut, Signum vanhentunut tilaiset käsittelyyn Erikoistilojen kautta saat listauksen Kadonneista (tai yksikkösi kadonneet-kortin) ja järjestelmän kuljetustilaan asettamista niteistä Erikoistiloihin tullut uusi Poista vaihtoehto kokoelmatyötä tehdessä, kun löytyy huomattavan paljon lainattuja niteitä ja nimekkeellä on kuitenkin vapaita kappaleita saatavissa valintaryhmät voivat lisätä Poista tilan tehdessään uusia valintoja esim. uusi painos. Tällöin kannattaa odottaa, että tuo uusi painos on todella saapunut ennen kuin vanhan poistaa säännöllinen tarkkailu yksiköissä Kaikissa näissä siis kelluvassa kokoelmassa haku Havaintoyksikön mukaan Muista myös niteiden hallinnasta tehtävät (Toiminnot ->) Nidevaraus ja Joukkomuutos 6
Raportit - yleistä Reittinä Paletti -> Tiedonhaku -> Raportit Sama logiikka miltei kaikissa raporteissa: annetaan hakuehdot määritellään tuloksen sarakkeet muista luokan merkkien pituus esim. 84.2 Isotekstiset = 17 merkkiä katkaisumerkki % tai Tulosta, Esikatselu, Tallenna tiedostoon (csv) ja Näytä kaavio Tallenna tiedostoon jatkokäsittelyä varten, koska sarakkeiden mukaan ei yleensä voi lajitella. Näytä kaaviolla saa pylväsdiagrammin tietyistä tilastoista Muokkaa hakua kätevä ominaisuus. Ota hakuehdot talteen, jos haluat toistaa hakua jonkin ajan kuluttua 7
Kokoelmatilasto - kiertoluvut Kokoelmatilaston kautta jos haet kokoelman tilaa menneisyydessä, poistetut niteet pyritään huomioimaan luokka haetaan niteestä kaunokirjallisuus määritellään: 80%, 81%, 82%, 83%, 84%, 85%, empty esimerkissä haettu kiertolukuja Lielahden aikuisten, lasten- ja musiikkiosaston aineistolle pääluokan tarkkuudella 8
Kiertoluvut käsittely excelissä Havaintoyksikkö Luokka Osasto Lukumäärä Lainat kuluvana vuonna Kiertoluku Lielahden kirjasto Aikuistenosasto 32 76 0,421053 Lielahden kirjasto Lastenosasto 1 0 Lielahden kirjasto Musiikkiosasto 1 1 1 Lielahden kirjasto 0 Aikuistenosasto 125 70 1,785714 Lielahden kirjasto 0 Lastenosasto 46 105 0,438095 Lielahden kirjasto 0 Musiikkiosasto 1 2 0,5 Lielahden kirjasto 1 Aikuistenosasto 1011 1345 0,751673 Lielahden kirjasto 1 Lastenosasto 38 68 0,558824 Lielahden kirjasto 2 Aikuistenosasto 369 359 1,027855 Lielahden kirjasto 2 Lastenosasto 51 35 1,457143 Lielahden kirjasto 3 Aikuistenosasto 1297 1591 0,815211 Lielahden kirjasto 3 Lastenosasto 67 74 0,905405 Lielahden kirjasto 3 Musiikkiosasto 2 2 1 Lielahden kirjasto 4 Aikuistenosasto 1060 1074 0,986965 Lielahden kirjasto 4 Lastenosasto 57 58 0,982759 Lielahden kirjasto 5 Aikuistenosasto 1838 2169 0,847395 Lielahden kirjasto 5 Lastenosasto 496 726 0,683196 Lielahden kirjasto 6 Aikuistenosasto 2697 2484 1,085749 Lielahden kirjasto 6 Lastenosasto 469 784 0,598214 Lielahden kirjasto 6 Musiikkiosasto 1 0 Lielahden kirjasto 7 Aikuistenosasto 1475 1160 1,271552 Lielahden kirjasto 7 Lastenosasto 1174 1645 0,713678 Lielahden kirjasto 7 Musiikkiosasto 3914 2216 1,766245 Lielahden kirjasto 8 Aikuistenosasto 16096 17315 0,929599 Lielahden kirjasto 8 Lastenosasto 13369 23055 0,579874 Lielahden kirjasto 8 Musiikkiosasto 2 7 0,285714 Lielahden kirjasto 9 Aikuistenosasto 1677 1645 1,019453 Lielahden kirjasto 9 Lastenosasto 84 114 0,736842 Lielahden kirjasto 9 Musiikkiosasto 3 5 0,6 kiertoluku saatu jakamalla lainat nidemäärällä kaavan voi tehdä excelin soluun esim. =E1/D1 ja kopioimalla tämä koko sarakkeelle 9
Kiertoluvut tarkempi luokka Lielahden 3-luokan pääluokkien kiertoluvut Havaintoyksikkö Luokka Lukumäärä Lainat kuluvana vuonna Kiertoluku Lielahden kirjasto 30 307 236 1,300847 Lielahden kirjasto 31 14 14 1 Lielahden kirjasto 32 196 198 0,989899 Lielahden kirjasto 33 214 158 1,35443 Lielahden kirjasto 34 11 12 0,916667 Lielahden kirjasto 35 26 24 1,083333 Lielahden kirjasto 36 258 188 1,37234 Lielahden kirjasto 37 197 151 1,304636 Lielahden kirjasto 38 340 281 1,209964 Lielahden kirjasto 39 42 42 1 10
Ovatko niteet lainassa vai ei? Koko Tampereen kaupunginkirjastossa dekkareista lainassa oli 60 % ja hyllyssä 40 % Vain Koilliskeskuksessa selvä enemmistö oli lainassa Metsossa, Sampolassa ja Tesomalla oltiin suht tasoissa Luokka Yksikkö Lainassa vai ei Lukumäärä % ei/kyllä lainassa 84.2 D Hervannan kirjasto Ei 2539 59 % 84.2 D Hervannan kirjasto Kyllä 1744 40 % 84.2 D Härmälän kirjasto Ei 955 75 % 84.2 D Härmälän kirjasto Kyllä 325 25 % 84.2 D Kaukajärven kirjasto Ei 1515 63 % 84.2 D Kaukajärven kirjasto Kyllä 899 37 % 84.2 D Kirjastoauto Kustaa Ei 1716 83 % 84.2 D Kirjastoauto Kustaa Kyllä 347 17 % 84.2 D Kirjastoauto Roosa Ei 540 70 % 84.2 D Kirjastoauto Roosa Kyllä 235 30 % 84.2 D Kirjaston kotipalvelut Ei 1495 69 % 84.2 D Kirjaston kotipalvelut Kyllä 688 31 % 84.2 D Koilliskeskuksen kirjasto Ei 1063 40 % 84.2 D Koilliskeskuksen kirjasto Kyllä 1533 60 % 84.2 D Koivistonkylän kirjasto Ei 833 72 % 84.2 D Koivistonkylän kirjasto Kyllä 322 28 % 84.2 D Koukkuniemen kirjasto Ei 533 94 % 84.2 D Koukkuniemen kirjasto Kyllä 34 6 % 84.2 D Kämmenniemen kirjasto Ei 1057 91 % 84.2 D Kämmenniemen kirjasto Kyllä 103 9 % 84.2 D Lielahden kirjasto Ei 2007 56 % 84.2 D Lielahden kirjasto Kyllä 1598 44 % 84.2 D Messukylän kirjasto Ei 1442 61 % 84.2 D Messukylän kirjasto Kyllä 937 39 % 84.2 D Nekalan kirjasto Ei 861 81 % 84.2 D Nekalan kirjasto Kyllä 204 19 % 84.2 D Peltolammin kirjasto Ei 730 82 % 84.2 D Peltolammin kirjasto Kyllä 163 18 % 84.2 D Sampolan kirjasto Ei 1576 50 % 84.2 D Sampolan kirjasto Kyllä 1583 50 % 84.2 D Tampereen pääkirjasto Ei 4477 50 % 84.2 D Tampereen pääkirjasto Kyllä 4554 50 % 84.2 D Terälahden kirjasto Ei 560 93 % 84.2 D Terälahden kirjasto Kyllä 40 7 % 84.2 D Tesoman kirjasto Ei 1126 50 % 84.2 D Tesoman kirjasto Kyllä 1126 50 % 11
70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% Dekkareita lainassa % 9000 8000 7000 6000 5000 4000 3000 2000 1000 0 Dekkarikokoelma havaintoyksiköittäin 12
Poistotilasto Ikävä kyllä vain omistajuuden mukaan kehitysehdotus tehty havaintoyksiköstä Reitti: Muut tilastot -> Niteiden poistotilasto Ilman tarkkaa luokkaa 13
Raportit - Varatuimmat Reitti: Asiakaspalvelu -> Varatuimmat teokset valituissa yksiköissä Täydennyskappaleiden hankinnan tueksi. Raportin tuloksen silmäily tai siirto exceliin. Siellä uuteen sarakkeeseen jakolaskulla nidettä per varaus. Saadaan suhdeluku, jota tosin VIPit häiritsevät. 14
Raportit - Lainatuimmat Reitti: Lainaustilasto -> Lainatuimmat teokset Uteliaisuuden tyydyttämistä. Pitävätkö ennakkoodotukset paikkansa Todellisempi tulos, kun haetaan ensilainoilla Sarakkeiden raahaus mahdollista Nidemäärä olisi kiva saada tähän tilastoon 15
Lainaustilaston hyödyntäminen kelluvassa kokoelmassa Lainaustilastoista haku lainaus- ja omistavan yksikön mukaan myös sarakkeina lainausyksikkö ja omistava yksikkö lainojen jälkeen vastaava haku palautuksista 16
Lainaus vs. palautus Lainausyksikkö Omistava yksikkö Lainaus Palautus Nekalan kirjasto Tampereen pääkirjasto 2760 1476 Nekalan kirjasto Yhteiskokoelma 1497 759 Nekalan kirjasto Kirjastoauto Kustaa 35 34 Nekalan kirjasto Kämmenniemen kirjasto 25 22 Nekalan kirjasto Terälahden kirjasto 12 7 Nekalan kirjasto Tesoman kirjasto 220 110 Nekalan kirjasto Lielahden kirjasto 314 178 Nekalan kirjasto Sampolan kirjasto 855 428 Nekalan kirjasto Koilliskeskuksen kirjasto 191 106 Nekalan kirjasto Kirjaston kotipalvelut 17 4 Nekalan kirjasto Messukylän kirjasto 273 156 Nekalan kirjasto Kaukajärven kirjasto 210 112 Nekalan kirjasto Hervannan kirjasto 696 347 Nekalan kirjasto Nekalan kirjasto 2661 1200 Nekalan kirjasto Koivistonkylän kirjasto 225 155 Nekalan kirjasto Peltolammin kirjasto 136 51 Nekalan kirjasto Härmälän kirjasto 175 71 10302 5216 Hyödyllinen, kun aletaan kelluttaa Näkee miten aineisto on alkanut liikkua yksiköiden välillä Myöhemmin kun aineistot ovat jo sekoittuneet ei selkeitä johtopäätöksiä voi tehdä 17
Lainaus vs. palautus Hervannan 6-luokan lainaukset ja palautukset Luokkia 61, 65 ja 69 valuu siis muihin kirjastoihin Sampolan kuvakirjalainaus ja palautus kuukausittain Yksikkö Luokka Kuukausi Vuosi Ensilainaus Palautus Sampolan kirjasto 85.2 1 2017 2496 2230 Sampolan kirjasto 85.2 2 2017 2468 2456 Sampolan kirjasto 85.2 3 2017 2810 2733 Yksikkö Luokka Ensilainaus Palautus Hervannan kirjasto 60 27 22 Hervannan kirjasto 61 146 105 Hervannan kirjasto 62 132 128 Hervannan kirjasto 63 10 4 Hervannan kirjasto 64 14 9 Hervannan kirjasto 65 305 283 Hervannan kirjasto 66 72 64 Hervannan kirjasto 67 165 186 Hervannan kirjasto 68 353 349 Hervannan kirjasto 69 329 278 SUMMA 1553 1428 Sampolan kirjasto 85.2 4 2017 2153 2377 Sampolan kirjasto 85.2 5 2017 2287 2586 Sampolan kirjasto 85.2 6 2017 2431 2617 Sampolan kirjasto 85.2 7 2017 2249 2141 Sampolan kirjasto 85.2 8 2017 2602 2263 Sampolan kirjasto 85.2 9 2017 2628 2443 Sampolan kirjasto 85.2 10 2017 2543 2664 Sampolan kirjasto 85.2 11 2017 2887 2855 Sampolan kirjasto 85.2 12 2017 1921 2241 Sampolan kirjasto 85.2 1 2018 2652 2573 Sampolan kirjasto 85.2 2 2018 2049 2016 0 0 34176 34195 18
Muuta muistettavaa ja vastuksia OKM:n vuositilasto näppärä tiiviin tiedon lähde Kun otetaan lainatilastoja tai esim. lasketaan kiertolukuja, lasketaanko lainoihin vain ensilainat vai ensilainat+uusinnat? Miten esim. OKMtilastoihin tulee? AuroraWikin vastaus: Lainaus yhteensä: Tiedot aineistolajeittain. Tieto lasketaan yksittäisistä lainatapahtumista. Myös lainojen uusinnat ovat mukana. Kaukolainoja ei lasketa mukaan. Lainausluvuissa ovat mukana lehtien lainat. Keskitetty hankinta tulossa- minne hankitaan mitäkin, aineiston kiertonopeus? Hankinnat Yhteiskokoelmaan Uuden aineiston jakokaava: Suuri osa lähtee varauksiin. Koko kirjaston kaikki lainat yhteensä prosentteina, toinen vertailu lasten ja nuorten aineiston lainaprosenteista. Varausten määrän nousu Asiakaspalvelu -> Tulostettu ilmoitukset -> Noutoilmoitukset vertailu esim. tammikuu 2017 ja 2018 19