PÖYTÄKIRJA 3/2004 Kansallinen elektroninen kirjasto Ohjausryhmän kokous 3/2004 Aika: 7.12.2004 klo 13.00 15.15 Paikka: Helsingin yliopiston kirjasto, Fabianian neuvotteluhuone. Yliopistonkatu 1, 2 krs. Läsnä Rehtori Matti Uusitupa, Kuopion yliopisto, pj. Kirjastonjohtaja Maija Berndtson, yleisten kirjastojen neuvoston pj. Tietopalvelujohtaja Sirkku Blinnikka, AMKIT-konsortion johtoryhmän pj. Koulutuspoliittinen sihteeri Aleksi Henttonen, SYL Opetusneuvos Hannele Hermunen, OPM Korkeakouluneuvos Seppo Kiiskinen, OPM Ylikirjastonhoitaja Päivi Kytömäki, yliopistokirjaston neuvoston pj., 7 asti Rehtori Timo Luopajärvi, Helsingin ammattikorkeakoulu Stadia, Informaatikko Maija Miettinen, Suomen Akatemia Vararehtori Hannele Niemi, Helsingin yliopisto, 4 alkaen Teollisuusneuvos Paula Nybergh, KTM Ylikirjastonhoitaja Hellevi Yrjölä, erikoiskirjastojen neuvoston pj. Kulttuuriasiainneuvos Anneli Äyräs, OPM Esittelijä Palvelupäällikkö Kristiina Hormia-Poutanen, Helsingin yliopiston kirjasto Sihteeri Taloussihteeri Pirkko Airola, Helsingin yliopiston kirjasto Estynyt Professori Bo-Christer Björk, Svenska Handelshögskolan Ylikirjastonhoitaja Kai Ekholm, Helsingin yliopiston kirjasto Asiantuntijat Arja Tuuliniemi, suunnittelija, Helsingin yliopiston kirjasto Paula Mikkonen, suunnittelija, Helsingin yliopiston kirjasto Lykke Sahlström, taloussuunnittelija, Helsingin yliopiston kirjasto ESITYSLISTA 1. Kokouksen avaus Puheenjohtaja avasi kokouksen sekä toivotti jäsenet ja kokouksen asiantuntijat tervetulleiksi. 2. Esityslistan hyväksyminen Esitys: Hyväksyttäneen Päätös: Hyväksyttiin esityslista. 3. Edellisen kokouksen pöytäkirjan hyväksyminen Postiosoite: PL 26 (Teollisuuskatu 23) 00014 Helsingin yliopisto Käyntiosoite: Teollisuuskatu 23 Puhelin: (09) 1911 Faksi: tietokantapalvelut (09) 753 9514 vapaakappalepalvelut (09) 191 44341 Suomen ISBN- ja ISSN-keskukset (09) 191 44341 Kansallinen elektroninen kirjasto (09) 753 9514
Edellisen kokouksen pöytäkirja on lähetetty ohjausryhmän jäsenille kokouskutsun yhteydessä (Liite 1.). Esitys: Hyväksyttäneen Päätös: Hyväksyttiin edellisen kokouksen pöytäkirja siten, että kohdan 3. kansallisen elektronisen kirjaston laajennussuunnittelussa toisen asteen koulutukseen lisätään sulkulausekkeeseen lukioiden lisäksi ammatillinen koulutus. 4. FinELib-strategian toteutuminen vuonna 2004 Ennen vuoden 2005 toimintasuunnitelman käsittelyä on hyvä tarkastella millä tavoin FinELinstrategian 2004-2006 toteutus on käynnistynyt. Vuosiraportti antaa siitä tarkan kuvan, mutta strategian toteutumista vuonna 2004 voidaan arvioida yleisellä tasolla toimenpideohjelman toteutumisen kautta. Myös kriittiset menestystekijät, niiden arviointikriteerit ja tulokset vuonna 2004 kertovat strategian toteutumisesta. Toimenpideohjelma (Taulukko 1) on pystytty toteuttamaan pääosiltaan. Osa hankkeista (asiakastutkimus, asiakaspalautejärjestelmä, viestintäsuunnitelma) on siirretty tarkoituksella seuraavalle vuodelle, koska niihin liittyvää toimintaa edistetään kansalliskirjaston toimialan laajennukseen liittyen. Taulukko 1. Toimenpideohjelma vuonna 2004 TEHTÄVÄ FinELib-toiminnan vaikuttavuuden lisäys Asiakaspalvelun ja sitä tukevien välineiden kehittäminen Kustannustehokkuuden parantaminen Asiakastutkimus eri sektoreiden tiedontarpeista Toiminnan vaikuttavuutta kuvaavien tunnuslukujen tuottaminen sektorikohtaisesti Open Access-julkaisutoiminnan edistäminen Aktiivinen kansallinen ja kansainvälinen verkottuminen Tietojen keruussa ja tilastoinnissa tarvittavien työvälineiden kehittäminen HALTI2 tietokanta Asiakaspalautejärjestelmän kehittäminen Portaalin käyttöönotto yliopistoissa ja mahdollisesti muissa organisaatioissa Kustannustehokkuuskriteerien määrittely ja laskenta Rahoitusriskien hallinnan tehostaminen TULOS Siirtyy 2005 Tietojen keruu käynnissä ( 2003, 2004) OPM-työryhmä; SPARC ja BioMedCentral-koordinointi Konsortio Kirjastoverkko SVY Kirjastot.fi Kustantajat Ohjelmistotoimittajat kv konsortiot pohj.m. yht.työ eifl Tietokannan rakentaminen pitkällä Siirtyy 2005 Yo:t ja Yl. k. käyttöönottohanke Aloitettu 09/04-2
Toimintatapojen ja aktiivisen kumppanuuden kehittäminen yhdessä asiakkaiden kanssa Osaamisen kehittäminen Talouden suunnittelu- ja seurantajärjestelmän kehittäminen Kustannustenjakomallin tarkistaminen Viestintäsuunnitelma valmistuu Keskeisten prosessien kuvaukset laaditaan yhteistyössä asiakkaiden kanssa Tiimityöskentelyn kehittäminen Johtamiskoulutus Yksikön vetäjälle Tiimien vetäjille Strategisen henkilöstösuunnitelman laatiminen Osaamisen kehitysprojekti käynnistyy Aloitettu 09/04 Tehty Siirtyy 2005 Aloitettu OK HAUS JUST Osa käynyt Osaamiskarttahanke Arviointikriteerit ja saavutukset vuonna 2004 oheisessa liitteessä (Liite 2). Esitys: Keskustellaan FinELib-strategian toteutumisesta vuonna 2004 Päätös: Keskusteltiin FinELib-strategian toteutumisesta vuonna 2004 ja todettiin, että tavoitteet ovat pääsääntöisesti toteutuneet. Jatkossa suunnittelukauden seurantaa tulee tiivistää ja seurata keskeisiä talous- ja käyttöindikaattoreita myös puolivuosittain. 5. Toimintasuunnitelma 2005 FinELibin strategia vuosille 2004-2006 ohjaa toiminnan suunnittelua. Vuosi 2005 on strategiajakson keskimmäinen vuosi, jolloin täytyy varmistua siitä, että strategian toteuttamisen kannalta keskeiset hankkeet saadaan käyntiin. Toimintasuunnitelmasta (Liite 3) on keskusteltu konsortioryhmän kokouksessa marraskuussa 2004. Esitys: Keskustellaan FinELibin toimintasuunnitelmasta vuodelle 2005 ja tehdään siihen tarvittavat lisäykset ja muutokset. Päätös: Keskusteltiin toimintasuunnitelmasta vuodelle 2005. Toimintasuunnitelman johdantoon lisätään toimintaympäristön muutoksia kuvaava osuus. Keskeiset muutokset liittyvät tutkimus- ja innovaatiojärjestelmän kehittämiseen, joita on kuvattu tuoreissa raporteissa ja selvityksissä mm. Brunilan, Rantasen, Huttusen ja Koskenlinnan raportit. Myös kansalliskirjaston toimialan muutos ja uuden tutkintojärjestelmän käyttöönotto vaikuttavat FinELinbin toimintaan. Tutkintojärjestelmän muutos heijastuu kirjastopalveluihin mm. siten, että informaatiolukutaitohankkeet ja tiedonhankintataidot sisältyvät yliopistoissa yhä enenevässä määrin tutkintovaatimuksiin. Tutkimuslaitoksilla ei ole keskitettyä rahoitusta FinELib-toimintaan, kuten muilla jäsensektoreilla. Tutkimuslaitoksissa työskentelevät tukijat ovat siten huonommassa asemassa tiedon saatavuuden osalta kuin yliopistotutkijat. Keskusteltiin eri ratkaisuvaihtoehdoista ja päätettiin olla yhteydessä tietoyhteiskuntaohjelman vetäjään sekä pyytää audienssi valtiovarainministeriöstä. Neuvotteluissa pyritään löytämään ratkaisu ministeriörajat ylittävästä rahoitusmallista tutkimuslaitoksissa. FinELibohjausryhmän edustajista neuvotteluun osallistuvat Matti Uusitupa, Kristiina Hormia-Poutanen, Timo Luopajärvi, Paula Nybergh ja Hannele Niemi. Neuvottelu pyritään järjestämään helmikuulle 2005. 3
Todettiin, että rahoitussuunnitelmaan vuodelle 2005 tulee yksi korjaus ja tarkennuksia. Päätettiin, että henkilöstöstrategiaosuutta täydennetään ja siihen liittyvä henkilöstöbudjetti lisätään rahoitussuunnitelmaan. 6. Humanistisen ja yhteiskuntatieteellisen opetuksen ja tutkimuksen tukeminen Yliopistojen tutkijat, opiskelijat ja opettajat ns. kovilla tieteenaloilla ja taloustieteissä ovat hyvin tyytyväisiä FinELibin aineistotarjontaan. Sen sijaan varsin tyytymättömiä ovat yhteiskuntatieteilijät ja humanistit. Tampereen yliopistossa tehdyn opinnäytteen ja informaatiotutkimuksen laitoksella tehdyn jatkotutkimuksen perusteella syynä on näiden aineistojen tarjonnan vähyys tällä hetkellä. Tutkijat ja muut tiedontarvitsijat kertovat, että käyttäisivät mielellään verkkoaineistoja mikäli näitä olisi tarjolla. Vuosille 2005 ja 2006 on saatu lisäys, 150 000 / vuosi, näiden alojen aineistojen hankintaan. Aineistorahoituksen lisäys on erittäin tervetullut, mutta sen taso on varsin vaatimaton. Ohjausryhmä on tehnyt 19.11.2002 aloitteen OPM:lle lisärahoituksesta, jossa näiden tieteenalojen aineistojen osuus on noin 370 000 /v. Esitys: Esitetään opetusministeriölle FinELibin aineistomäärärahan kasvattamista jo saadun lisämäärärahan lisäksi 150 000 /vuosi humanististen ja yhteiskuntatieteellisen verkkoaineiston hankkimiseksi vuodesta 2006 lähtien. Päätös: Keskusteltiin eri tieteenalojen elektronisen aineiston tarjonnasta ja hintaeroista eri tieteenalojen kesken. Päätettiin esityksen mukaisesti. Asia hoidetaan osana kansalliskirjaston ja opetusministeriön välisestä tulosneuvotteluprosessia. 7. Asiakaskunnan segmentointi asiakkuusajattelun kehittäminen FinELibin strategiassa yhdeksi keskeiseksi menestystekijäksi nousi hyvä asiakaspalvelu ja asiakkaan saamat hyödyt. FinELib-konsortion eri asiakassektorit (yliopistot, ammattikorkeakoulut, tutkimuslaitokset ja yleiset kirjastot) ovat keskenään erilaisia ja sektorien sisällä on ryhmiä, jotka poikkeavat varsin paljon toisistaan. Palvelun parantamiseksi päätettiin määritellä asiakassegmentit, joiden palvelutarpeet opittaisiin tuntemaan paremmin ja joille voitaisiin suunnata paremmin tarpeita vastaavaa palvelua. Tätä työtä varten perustettiin työryhmä, jossa oli edustus kaikilta asiakassektoreilta. Esitys: Paula Mikkonen esittelee segmentointihankkeen ja sen tulokset. Keskustellaan esittelyn pohjalta. Päätös: Keskusteltiin Paula Mikkosen esittelyn pohjalta segmentointihankkeen tuloksista ja todettiin hanke erittäin hyödylliseksi. Todettiin myös, että työtä tulisi jatkaa asiakasorganisaatioissa erilaisten tarpeiden kartoittamiseksi mm. tutkijoiden, opettajien ja opiskelijoiden kesken. Todettiin, että jatkossa myös Nelli-portaali antaa tietoa aineistotarpeista. 8. Muut asiat 8.1. Aineistohankinta, Arja Tuuliniemi Syksy on aineistohankinnan kannalta FinELibissä kiireistä aikaa. Uusien ja uudistettavien aineistosopimusten sopimuskaudet alkavat yleensä tammikuun alusta ja sopimusneuvottelujen sekä ilmoittautumisprosessin kiireisin vaihe ajoittuu syksyyn. Vuodelle 2005 uudistetaan 23 sopimusta sekä käydään neuvotteluja 27 uudesta aineistosta. Neuvoteltavana on useita suuria aineistopaketteja. 4
Tänä vuonna sovelletaan ensimmäistä kertaa asiakasorganisaatioiden kanssa solmittua uutta palvelusopimusta, jossa muutoksena edellisiin vuosiin on kirjastoille varattu seitsemän viikon ilmoittautumisaika. Tämä on aiheuttanut sen, että osa sitovista ilmoittautumisista siirtyy vuoden 2005 puolelle. 8.2. Elsevier-neuvottelut, Arja Tuuliniemi Neuvottelut Elsevierin kanssa seuraavasta sopimuskaudesta aloitettiin keväällä 2004. Neuvottelujen tueksi perustettiin työryhmä, jossa oli edustus kultakin kirjastosektorilta. Tukea saatiin myös tutkijoilta ja ohjausryhmältä. Lisäksi seurattiin tiivisti muiden maiden Elsevierneuvotteluja. Marraskuun puolivälissä Elsevierin kanssa päästiin sopimukseen tulevan sopimuskauden pääperiaatteista. Elsevier-sopimus tulee olemaan kolmivuotinen (2005-2007) ja suurimmalla osalla konsortion jäseniä on pääsy kaikkiin Elsevierin lehtiin (ns. Freedom collection). Sopimuksen arvo tulee olemaan noin 5 miljoonaa euroa vuonna 2005. Keskimääräinen hinnankorotus koko konsortiossa on 5%. Neuvottelujentuloksena konsortion keskimääräinen hinnankorotus laski 21%:sta 5%:in. Neuvotteluissa keskeinen asia hinnan lisäksi oli arkistointikysymys ja miten se ratkaistaan. Pitkäaikaiskäytössä päästiin varsin hyvään kompromissiratkaisuun. 8.3. Lisärahoitusta humanistisille ja yhteiskuntatieteellisille aineistoille, Arja Tuuliniemi Opetusministeriö on myöntänyt yliopistoille kohdennettua lisärahoitusta humanistisiin ja yhteiskuntatieteellisiin FinELib-aineistoihin. Tuen määrä on 150.000,- euroa / vuosi vuosina 2005 ja 2006. Tuen jakoa käsiteltiin konsortioryhmän kokouksessa 24.11.2004. Tuki kohdistetaan ensisijaisesti kokotekstiaineistoihin. Tukea maksetaan vuonna 2005 seuraaville aineistoille: Sage full-text collection - sociology - communication studies - political science EEBO (Early English Books Online) ATLA+ATLAS JSTOR - Arts & Sciences III EEBO- ja JSTOR-tietokantojen maksu on kertaluontoinen ja vastaava summa voidaan kohdentaa vuonna 2006 muihin humanistisiin ja yhteiskuntatieteellisiin FinELib-aineistoihin. 8.4. Nelli-portaalin asiakaskunta laajenee AMKIT-konsortion yleiskokous on kokouksessaan 11.11.2004 päättänyt liittymisestä Nelliportaaliin. Suunnittelijan rekrytointi on käynnissä ja käyttöönottohanke käynnistyy alkuvuodesta 2005. 9. Seuraava kokous 5
Päätettiin, että seuraava kokous pidetään perjantaina 4.3.2005 klo 13.00. 10. Kokouksen päättäminen Puheenjohtaja päätti kokouksen klo 15.15. Matti Uusitupa puheenjohtaja Kristiina Hormia-Poutanen esittelijä Liitteet: Liite 1. Edellisen kokouksen pöytäkirja Liite 2. Kriittiset menestystekijät, arviointikriteerit ja tavoitetasot. Liite 3. Toimintasuunnitelma 2005 6