OHJE 212/07 01 02/12 1 (19) 17.2.2012 EU-NEUVOSTON MATKAKUSTANNUSTEN KORVAUSTEN KÄSITTELY - korvaa ohjeen 18.3.2011 (312/00 02 03/11) 1. Euroopan unionin osallistuminen matkamenojen korvauksiin (momentti 28.92.20) Suomi saa Euroopan Unionin budjetista määrärahaa erikseen määriteltyjen matkakustannusten korvauksiin. Määrärahasta voidaan korvata erikseen määriteltyjen EU-neuvoston matkojen tietyt kustannukset. Neuvoston matkakustannusten korvaus on valtion talousarvion kannalta niin sanottu läpivirtauserä, eikä kuulu valtiontalouden kehyksiin luettavaan määrärahaan. EU:n maksama tulo on jäsenvaltiolle maksettava kokonaissumma, joka määräytyy etukäteen laskennallisesti, eikä kokonaissummaa ole mahdollista korottaa. Vastaavasti myöskään momentin määrärahaan ei voida erikseen ehdottaa lisäystä. Määräraha on luonteeltaan 2-vuotinen siirtomääräraha, jota ei voi ylittää. VM:n 21.12.2010 lähettämän tiedotteen mukaisesti vuoden 2011 alusta alkaen EU-neuvoston matkakustannusten korvausten käsitteleminen ja korvauskelpoisuuden tarkastaminen siirtyivät valtiovarainministeriöstä Valtion talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskuksen, Palkeiden tehtäväksi. Kirjausoikeus momentille 28.92.20 annettiin vuodesta 2011 lukien vain Palkeille. Kirjanpitoyksiköille ei ole kirjaamisoikeutta momentille 28.92.20. Palkeet edustaa Suomen valtiota matkakorvausprosessin osalta EU:n suuntaan. Palkeiden vastuulla on myös Eu-neuvoston matkakorvausten ohjeistus ja neuvonta. Ohjeessa on myös otettu huomioon tarkastuksissa esille tulleita kehittämistarpeita (VM:n muistio 47/24/2007). Tämä ohje korvaa Palkeiden antaman ohjeen 18.3.2011 EU-neuvoston matkakustannusten korvausten käsittely 312/00 02 03/11. Tätä ohjetta sovelletaan ensimmäisen kerran vuonna 2012 tehtäviin matkoihin ja niistä EU:lle annettavaan tilitykseen. 2. EU-neuvoston matkakustannusten käsittely kirjanpitoyksikössä Suositeltavaa olisi, että matkustaja laatisi EU:n korvaamasta matkasta oman erillisen matkalaskun, eikä yhdistäisi samalle laskulle useita eri matkoja. Matkoissa noudatetaan voimassa olevaa valtion matkustussääntöä. a) Korvattavat kokoukset Korvauksen piiriin kuuluvat kokoukset on lueteltu EU:n antamassa matkakorvauspäätöksessä. Päätöksen liitteessä I oleva luettelo korvattavista matkoista on tyhjentävä ja muihin kokouksiin ml liitteen kohdassa II mainittuihin kokouksiin osallistuvien matkakuluja ei korvata. Korvattavia kokouksia ovat: 1) neuvoston kokoukset 2) neuvoston sihteeristön laatimassa luettelossa mainitut neuvoston työryhmät ja 3) puheenjohtajavaltiossa pidettävät 15 kokousta, jotka on lueteltu neuvoston sihteeristön toimittamassa luettelossa Ajantasaiset luettelot 2) ja 3) kohdissa tarkoitetuista kokouksista on Palkeiden kotisivuilla osoitteessa www.palkeet.fi. Valtion talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskus www.palkeet.fi Kauppakatu 40, PL 49, 80101 Joensuu Puhelin 010 366 2000 Fax 010 366 2051 Kotipaikka Joensuu etunimi.sukunimi@palkeet.fi Y-tunnus 2272612-8
OHJE 212/07 01 02/12 2 (19) 17.2.2012 b) Korvattavat matkakulut Kunkin matkan osalta korvataan matkustajan matkalippu (lentolippu tai esim. junalippu Brysselin EU-edustusto huomioiden) ja siihen liittyvä palvelumaksu. Muita matkaan liittyviä kuluja ei voida korvata, esim. majoituskuluja, hotellista johtuvia palvelumaksuja, lentokenttäkuljetuskuluja. Myöskaan lennon muutosmaksuja, jotka eivät aiheudu kokouksen järjestäjän etukäteen tekemistä muutoksista, ei korvata. Yksityiskoneen osalta korvauskelpoinen on asianmukaisesti kilpailutetun lennon hinta. Arvonlisävero katsotaan korvauskelpoiseksi menoksi. Poikkeustilanteiden kulujen korvaamisesta tarkemmat tiedot ovat EU:n ohjeessa Implementing rules of decision 32/2011 concerning reimbursement of travel expenses of delegates of council members/1.3.2011. c) Matkasuunnitelman laatiminen ja hyväksyminen Matkasuunnitelman valmistelun ja hyväksymisen yhteydessä on varmistuttava, että kokous, johon osallistuvan henkilön matkakuluihin on tarkoitus hakea korvausta matkakorvausmomentilta, on korvattava matka. Matkasuunnitelmaan on merkittävä neuvoston korvaaman kokouksen tai työryhmän nimi. Matkasuunnitelman matkatyypiksi M2-matkahallintajärjestelmää käytettäessä on valittava EUneuvosto. d) Osallistumisilmoituksen antaminen kokouspaikalla EU:n antama matkakorvausohjeistus edellyttää, että esitetään näyttö sellaisen valtuuskunnan jäsenen tosiasiallisesta osallistumisesta, jonka osalta korvausta haetaan. Tämän vuoksi valtuuskuntien kaikkien jäsenten on täytettävä ja allekirjoitettava kokousten yhteydessä läsnäoloa koskevat ilmoitukset sihteeristön ohjeiden mukaan. Kunkin matkustajan on huolehdittava, että hän tulee asianmukaisesti merkityksi läsnäololistaan ja allekirjoittaa vaaditut ilmoitukset riippumatta siitä, onko hänen matkalippunsa tarkoitus maksaa matkakorvausmomentilta vai asianomaisen kirjanpitoyksikön toimintamenoista. Käytännössä menetellään siten, että kukin matkustaja täyttää ja allekirjoittaa työryhmän kokouksessa jaetun ilmoituslomakkeen (ns. keltainen lomake). Neuvostojen osalta ministereiden seurueet täyttävät ja allekirjoittavat lomakkeet Suomen delegaatiotiloissa. Matkakorvausmomentilta voidaan korvata matkakuluja ainoastaan sellaisen henkilön osalta, joka on edellä mainitun ilmoituslomakkeen täyttämällä tai muulla neuvoston sihteeristön hyväksymällä tavalla ilmoittanut läsnäolostaan kokouksessa. EU:ssa on suunnitteilla sähköisen järjestelmän käyttöönotto osallistumisilmoituksen antamiseksi. e) Matkalaskun laatiminen Matkalaskun matkatyypiksi tulee valita käytettävän matkahallintajärjestelmän käytössä sovittu matkatyyppi. Matkalaskulta tulee löytyä seuraavat tiedot korvauskäsittelyä varten First day of meeting (ex. 20.06.2010) Valtion talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskus www.palkeet.fi Kauppakatu 40, PL 49, 80101 Joensuu Puhelin 010 366 2000 Fax 010 366 2051 Kotipaikka Joensuu etunimi.sukunimi@palkeet.fi Y-tunnus 2272612-8
OHJE 212/07 01 02/12 3 (19) 17.2.2012 Name of delegate (ex. Smith John) Organisation represented (ex. Ministry of Finance) City of origin (ex. Helsinki) Code of meeting (ex. E.12) Title of the meeting (ex. Budget Committee) City of meeting (ex. Brussels) Amount of travel expenses (local currency) Matkalaskulle on liitettävä - matkatoimiston lasku tai vaihtoehtoisesti matkatililähete - matkalippu (sähköinen lentolippu) - boarding passit - kopio osallistumisilmoituksesta, mikäli mahdollista - kokouskutsu (ei pakollinen, mutta tarkastusprosessin luotettavuuden varmistamiseksi Palkeet suosittelee kokouskutsun liittämistä) M2-järjestelmässä käytössä on matkatyyppi EU-neuvosto. Asiatarkastajan tulee edellisten lisäksi varmistaa, että ko. matka on varmasti EU-neuvostolta korvattava matka. Kirjanpitoyksikkö kirjaa matkat jaottelulla Total COUNCIL meetings - Total EUROPEAN Council meetings: the Council meetings = ministeriöiden ja heidän henkilökuntansa osallistuminen the European Councils (Summits) = pääministerin/presidentin ja heidän henkilökuntansa osallistuminen (yleensä 4 European Council kokousta vuodessa + tilapäiset kokoukset) EU-neuvoston korvaamat matkakulut tiliöidään seuraavasti: - Nettobudjetoidut virastot: Matkalaskussa suositellaan käytettävän kulun kirjaamisessa kirjanpitoyksikön omaa toimintamenomomenttia. - Bruttobudjetoidut virastot: Toimintamenoiltaan bruttobudjetoitujen kirjanpitoyksiköiden suositellaan käyttävän kulukirjauksessa talousarviokirjanpidon tiliä 630 Toiselle kirjanpitoyksikölle siirrettävät talousarviomenot. 630 tilin käytön yhteydessä on huomioitavaa, että tilillä ei saa olla saldoa vuodenvaihteessa. - Palkeiden maksaessa korvauksen kirjanpitoyksikölle, kirjataan tulo liikekirjanpidon 3967 Yhteistoiminnan kustannusten korvaukset valtion virastoilta ja laitoksilta tilille - Palvelukeskus kirjaa menon liikekirjanpidossa tilille 4907 Yhteistoiminnan kustannusten korvaukset valtion virastoille ja laitoksille sekä määrärahan 28.92.20 käytöksi. 3. Kirjanpitoyksikön laskelma EU-korvattavista matkoista Palkeille Kirjanpitoyksikkö laatii Palkeille laskelman matkustajille tammi-marraskuussa maksamistaan ja kirjanpitoon siirtämistään EU:n korvaamista matkoista kirjanpitoyksikölle erikseen ilmoitetun aikataulun mukaisesti. Kirjanpitoyksikön aikatauluun on vaikuttanut edellisenä vuonna korvattavaksi ilmoitettujen matkojen määrä. Kirjanpitoyksikkökohtaisella aikataululla pyritään varmistamaan korvauslaskelmien nopeampi käsittely Palkeissa. Kaikkien kirjanpitoyksiköiden tulee toimittaa korvauslaskelma joulukuun matkoista alustavasti 7.1.2013 mennessä. Aikataulu vahvistetaan tilinpäätösaikataulun yhteydessä. Valtion talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskus www.palkeet.fi Kauppakatu 40, PL 49, 80101 Joensuu Puhelin 010 366 2000 Fax 010 366 2051 Kotipaikka Joensuu etunimi.sukunimi@palkeet.fi Y-tunnus 2272612-8
OHJE 212/07 01 02/12 4 (19) 17.2.2012 Korvauslaskelmassa tulee olla seuraavat tiedot englanniksi: First day of meeting (ex. 20.06.2010) Name of delegate (ex. Smith John) Organisation represented (ex. Ministry of Finance) City of origin (ex. Helsinki) Code of meeting (ex. E.12) Title of the meeting (ex. Budget Committee) City of meeting (ex. Brussels) Amount of travel expenses (local currency) Matkalaskun numero tai Rondon docid/r8 caseid Comments (explanation, if necessary, ex.confidential) Kirjanpitoyksikön tulee varmistaa, että EU-neuvoston vaatimat liitteet ovat matkalaskun liitteenä. Yksityiskonetta käytettäessä tulee matkustajaluettelo liittää laskun lisäksi korvauslaskelman liitteeksi. Kirjanpitoyksikön tulee merkitä korvauslaskelmalle ajanjakso, jolta korvattavaksi esitettävät matkat ovat, vrt. kirjanpitoyksikkö kohtainen aikataulu. Mikäli kirjanpitoyksikkö esittää korvattavaksi ko. jakson ulkopuolisia matkoja, tulee niistä tehdä oma korvauslaskelma. Korvauslaskelma toimitetaan sähköpostitse laskelmat.eu@palkeet.fi. Sähköpostin aihekenttään tulee merkitä kirjanpitoyksikön nimilyhenne sekä jakso, jolta korvauslaskelma on, esim. MMM/1.1. 31.1.2012, UM/POL-50/1.1.-31.1.2012. Korvauslaskelman laatimiseen käytettävä pohja löytyy Palkeiden internet-sivuilta www.palkeet.fi EU-matkakorvauskäsittely. Mikäli kirjanpitoyksikkö ei ole aikaisemmin toimittanut EU-neuvoston matkakustannusten korvauslaskelmaa Palkeille käsiteltäväksi, tulee sen toimittaa kirjanpitoyksikön tilitiedot sekä ko. matkojen yhteyshenkilön ja sijaisen tiedot Palkeille ennen korvauslaskelman lähettämistä. Tiedot ja mahdolliset muutokset tulee toimittaa sähköpostitse osoitteeseen EU-neuvoston.matkakorvaukset@palkeet.fi. Yhteydenpito kirjanpitoyksiköiden ja Palkeiden välillä hoidetaan kirjanpitoyksikön ilmoittaman yhteyshenkilön tai tämän sijaisen kautta. 4. EU-neuvoston matkakustannusten käsittely Palkeissa ja tilityksen laatiminen EUneuvoston sihteeristölle Palvelukeskuksessa tarkastetaan jokaisen matkan ja korvauksen korvauskelpoisuuden. Korvauskelpoisuuden osalta tarkastuksessa verrataan ministeriön tai kirjanpitoyksikön Rondossa tai matkanhallintajärjestelmässä olevaa laskua annettuihin ohjeisiin (EU neuvoston ohje) ja laskelmalla haettavaan korvaukseen. Korvauslaskelman tarkastamista varten Palkeet tarvitsee korvauslaskelmien käsittelijöille oikeudet kirjanpitoyksikön järjestelmään, josta matkalaskuaineistot löytyvät. Matkalaskut Rondon arkistossa - oikeudet ko. kansioihin arkistossa Matkahallintajärjestelmä ei arkistointia Rondoon - oikeudet matkahallintajärjestelmään Mikäli kirjanpitoyksikkö ei halua, että korvauslaskelmien käsittelijöillä Palkeissa on oikeuksia edellä mainittuihin järjestelmiin, tulee kirjanpitoyksikön ilmoittaa asiasta erikseen Palkeille. Tällaisessa tapauksessa kirjanpitoyksikön tulee liittää EU-matkoista tehtyyn korvauslaskelmaa kaikki siihen Valtion talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskus www.palkeet.fi Kauppakatu 40, PL 49, 80101 Joensuu Puhelin 010 366 2000 Fax 010 366 2051 Kotipaikka Joensuu etunimi.sukunimi@palkeet.fi Y-tunnus 2272612-8
OHJE 212/07 01 02/12 5 (19) 17.2.2012 sisältyvät matkalaskut liitteineen. Tarkastuksen jälkeen hyväksytty laskelma maksetaan kirjanpitoyksikön ilmoittamalle tulotilille. Laskelma käsitellään 20 työpäivän kuluessa saapumispäivää lukuun ottamatta. Mikäli laskelmalla havaitaan puutteita tai korjattavia kohtia, korvauslaskelma palautetaan kirjanpitoyksikön yhteyshenkilölle korjattavaksi/täydennettäväksi. Korjattu laskelma käsitellään 20 työpäivän kuluessa saapumispäivää lukuun ottamatta. Mikäli matkalaskulta puuttuu vaadittu liite, Palkeet palauttaa korvauslaskelman yhteyshenkilölle. Yhteyshenkilön toimittaa puuttuvat liitteet Palkeille osoitteeseen laskelmat.eu@palkeet.fi. Sähköpostin aihekenttään tulee merkitä kirjanpitoyksikön nimilyhenne ja sana liite, jolta korvauslaskelma on, esim. MMM/liite, UM/POL-50/liite. Palkeet ilmoittaa sähköpostissaan mihin mennessä viimeistään korjaukset on tehtävä. Mikäli korjausta ei ole tehty ilmoitettuun aikaan mennessä, korvauslaskelma maksetaan kirjanpitoyksikölle muiden korvattavien matkojen osalta. Aika korjauksille on tammi-lokakuun matkojen osalta kaksi viikkoa, marras-joulukuun matkojen osalta lyhyempi. Kirjanpitoyksikkö lähettää korvauslaskelmat ja niihin liittyvät liitteet aina osoitteeseen laskelmat.eu@palkeet.fi. Korvauslaskelmiin liittyvät kysymykset ja tiedustelut tulee lähettää osoitteeseen EU-neuvoston.matkakorvaukset@palkeet.fi. Kirjanpitoyksikölle lähetetään tiedoksi hyväksytty laskelma, jonka mukaan Palkeet on matkakustannukset korvannut. Niiden kirjanpitoyksiköiden osalta, joiden maksuliike hoidetaan Palkeissa, hyväksytty laskelma lähetetään myös ko. maksuliikeryhmälle tiliotekäsittelyä varten. Palkeet laatii EU neuvoston sihteeristölle kerran vuodessa annettavan (helmikuun loppuun mennessä) tilityksen korvatuista matkoista. Palkeet kerää tilitykseen tarvittavat tiedot kirjanpitoyksiköiden toimittamista laskelmista. 5. EU-neuvoston matkakorvauskäsittelyn ohjeistus ja neuvonta Palvelukeskus antaa EU neuvoston matkakorvausten käsittelyä koskevat ohjeet vuosittain. Ohjeistusmateriaali löytyy Palkeiden internet sivuilta (www.palkeet.fi). Tiedotamme mahdollista muutoksista aina kirjanpitoyksikön yhteyshenkilöä. Kirjanpitoyksiköt voivat lähettää laskelmaa tai käsittelyä koskevia kyselyitä sähköpostitse osoitteeseen EU-neuvoston.matkakorvaukset@palkeet.fi. 6. Vastuunjako palvelukeskuksen ja kirjanpitoyksikön välillä Palvelusopimuksen liitteenä olevaan vastuunjakotaulukkoon on lisätty alla olevat kohdat vuoden 2012 palvelusopimusten liitteiden päivityksen yhteydessä. Mikäli kirjanpitoyksikön palvelusopimukseen ei ole alla olevia kohtia merkitty tulee kirjanpitoyksikön olla yhteydessä Palkeiden asiakasvastaavaan, jotta sopimukset saadaan päivitettyä ajantasalle. EU-neuvoston matkakorvauskäsittelypalvelu veloitetaan kerran vuodessa seuraavan vuoden tammikuussa. Palvelun hinnoittelu perustuu kirjanpitoyksikön lähettämien korvauslaskelmissa Valtion talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskus www.palkeet.fi Kauppakatu 40, PL 49, 80101 Joensuu Puhelin 010 366 2000 Fax 010 366 2051 Kotipaikka Joensuu etunimi.sukunimi@palkeet.fi Y-tunnus 2272612-8
OHJE 212/07 01 02/12 6 (19) 17.2.2012 olevien matkalaskujen lukumäärään, jotka on käsitelty Palkeissa vuoden loppuun mennessä. Arvioitu kustannus per korvausta haettu matka on noin 25 euroa. Palvelun nimi 1.1.1.10. EU neuvoston matkakustannusten käsittely Korvauslaskelman laatiminen ja lähettäminen Palkeille Korvauslaskelman tarkastaminen Matkakustannusten korvauskelpoisuuden tarkastaminen Epäselvien tapahtumien selvittäminen Laskelman siirtäminen Rondoon menotositteeksi Laskelman perustietojen Tilaaja (kirjanpitoyksikkö) x x Toimittaja (Palkeet) x x x x Ulkoinen toimija Kommentti Menojen käsittelyn prosessi Kirjanpitoyksikön matkayhteyshenkilö Palkeiden Rondo Palkeiden taloushallinto täydentäminen Laskelman asiatarkastus x Menojen käsittelyn prosessi Laskelman hyväksyminen x Menojen käsittelyn prosessi palveluesimies Laskelman maksaminen ja kirjaaminen määrärahasta Neuvonta ja yhteydenpito EU - neuvostoon x x LIITTEET Liite 1: Prosessikuvaus Liite 2: Decision No. 32/2011 of the secretary-general of the council concerning reimbursement of travel expenses of delegates of memberg states Liite 3: Implementing rules of decision 32/2011 concerning reimbursement of travel expense of delegates of council members Valtion talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskus www.palkeet.fi Kauppakatu 40, PL 49, 80101 Joensuu Puhelin 010 366 2000 Fax 010 366 2051 Kotipaikka Joensuu etunimi.sukunimi@palkeet.fi Y-tunnus 2272612-8
Liite 1 312/00 02 03/11 7 (19) 14.1.2010 Prosessikuvaus Kirjanpitoyksikön matkustaja laatii matkalaskun Palvelukeskus ottaa vastaan laskelman vastaan Ministeriön tai kirjanpitoyksikön matkasihteeri asiatarkastaa matkalaskun. Ottaa viimeistään kantaa, onko matka EU neuvostolta korvattava matka Ministeriön tai kirjanpitoyksikön hyväksyjä hyväksyy matkalaskun. Matkalasku korvataan ministeriön tai kirjanpitoyksikön omalta toimintamenomomentilta tai kirjataan vaihtoehtoisesti TAKP 630 -tilille Ministeriön tai kirjanpitoyksikön matkayhteyshenkilö laatii korvattavista matkoista laskelman (ilman erillisiä liitteitä) matkojen korvaamista varten. Epäselvät tai virheelliset tapahtumat selvitetään kirjanpitoyk sikön matkayhtey shenkilöltä. Menojen käsittelyn prosessissa tarkastetaan jokaisen korvattavan kustannuksen korvauskelpoisuus. Palvelukeskus tallentaa menotositteen (tarkastettu ja hyväksytty laskelma) perustiedot ja reitittää menojen käsittelyn prosessille asiatarkastukseen ja hyväksyntään Palvelukeskuksessa hyväksytään korvattavat ja virastoille maksettavat matkat ja kustannukset. Palvelukeskuksessa kirjataan meno bruttobudjetoidulta määrärahamomentilta Palvelukeskus kokoaa kerran vuodessa EU neuvostolle laadittavan tilityksen, allekirjoittaa sen ja toimittaa sen EU neuvostolle. Valtion talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskus www.palkeet.fi Kauppakatu 40, PL 49, 80101 Joensuu Puhelin 010 366 2000 Fax 010 366 2051 Kotipaikka Joensuu etunimi.sukunimi@palkeet.fi Y-tunnus 2272612-8
Liite 2 312/00 02 03/11 8 (19)
Liite 2 312/00 02 03/11 9 (19)
Liite 2 312/00 02 03/11 10 (19)
Liite 2 312/00 02 03/11 11 (19)
Liite 2 312/00 02 03/11 12 (19)
Liite 2 312/00 02 03/11 13 (19)
Liite 2 312/00 02 03/11 14 (19)
Liite 2 312/00 02 03/11 15 (19)
Liite 2 312/00 02 03/11 16 (19)
Liite 2 312/00 02 03/11 17 (19)
Liite 2 312/00 02 03/11 18 (19)
Liite 2 312/00 02 03/11 19 (19)