Myynti säännöt 2014
Sisältö Tilausmyyjän asema ja tehtävät Kustantajan asema ja tehtävät Tilausmyyntiohjelma Mikä on tilaus? Kannanhoito- ja osoitepolitiikka Osoitteistojen hoitoaika ja tilaajaetujen voimassaolo Tilauslaskutus asiakkaalta Käytettävät lomakkeet Perussanastoa Hyvä tietää lainsäädännöstä Puhelinmyyjän kymmenen kultaista sääntöä 4 8 11 12 13 14 15 16 22 24 28 3
Tilausmyyjän asema ja tehtävät Kuka on tilausmyyjä Tilausmyyjänä olet itsenäinen yrittäjä, joka tekee myyntityötä avoimessa työsuhteessa omaan tai kokonaan/ osittain omistamansa yrityksen lukuun. Ennakkoperintärekisteriin kuulumattomalta tilausmyyjältä toimitetaan ennakonpidätys, joka on toistaiseksi osakeyhtiöiltä, osuuskunnilta ja muilta TVL 3 :ssä tarkoitetuilta yhteisöiltä 13 % ja luonnolliselta henkilöltä 60 %, mikäli hän ei esitä sivutuloverokorttia (katso Ennakkoperintärekisteri s. 25). Tilausmyyjänä sinun tulee itse huolehtia yrittäjäeläkevakuutuksesta. Tilausmyyjän tehtävät Tilausmyyjän tehtävänä on esitellä ja myydä Otavamedia Oy:n tuotteita. Hyvän ja luottamuksellisen suhteen syntyminen tilausmyyjän, kustantajan ja asiakkaan välillä edellyttää jatkuvaa työssä kehittymistä, mikä vaatii huolellista perehtymistä tuotteisiimme, myyntiehtoihimme, hintoihimme jne. Myyntikauden aikana lähetettävät myyjätiedotteet voivat muuttaa tai täsmentää myyntisääntöjä, joten tutustuthan jokaiseen myyjätiedotteeseen huolellisesti. Tilausmyyjänä huolehdit asiakkaamme eduista tarjoamalla aina asiakkaan tilanteeseen sopivimman tilausvaihtoehdon Otavamedia Oy:n lehtivalikoimasta. Edellytämme tilausmyyjiltämme myyntitilanteessa aina tahdikasta käyttäytymistä, vaikka asiakas ei lehteä tilaisikaan (katso kohdat Puhelinmyyjän kymmenen kultaista sääntöä s. 28 ja Puhelinmyynnin Reilun Pelin Säännöt Tuotetiedosta). Myyjätunnus Aloittaessasi tilausmyyjänä saat myyjätunnuksen, jota käytät kaikessa viestinnässä Otavamedia Oy:n kanssa. Myyntiehtojen noudattaminen Tilausmyyjänä olet velvollinen noudattamaan Otavamedia Oy:n vahvistamia hintoja, tilaajaetuja ja laskutusehtoja. Mahdolliset omat tarjoukset sinun on hyväksytettävä Otavamedia Oy:ssä. Yrityksen omien nettisivujen sisältö ja päivitys on hyväksytettävä aluemyyntipäällikkö Jyrki Kajavalla, puh. 09 1566 216/0400 879 693, sähköposti jyrki.kajava@otavamedia.fi. Ohjeiden vastaisesta myynnistä emme maksa ansioita. Muistathan myös, että tilausmyyjällä ei ole oikeutta käyttää Otavamedia Oy:n toiminimeä ja/tai hallitsemia tuotemerkkejä muutoin kuin Otavamedia Oy:n suostumuksella. Tämä sääntö koskee myös rekrytointi-ilmoittelua. Tutustu yhtiömme nettisivuihin osoitteessa www.otavamedia.fi Yhteistyön päättyminen Kun haluat lopettaa tilausmyyjänä, ilmoita lopettamisesta vähintään kuukautta aikaisemmin omalle yhteyshenkilöllesi (katso kohta Työkappalelehdet, s. 6). Otavamedia Oy voi purkaa yhteistyön päättyväksi välittömästi mm. seuraavista syistä: Tilausmyyjä rikkoo yhteistyösääntöjä tai hyvää kauppatapaa. Tällaisia rikkeitä ovat mm. korkeapainemyynti, josta aiheutuu suuri tilausten 4
peruutusprosentti, sekä epälojaali käyttäytyminen kustantajaa tai toisia tilausmyyjiä kohtaan. Tilausmyyjä käyttäytyy epäkorrektisti asiakkaita kohtaan ja/tai myyntipuhe ei pidä paikkaansa. Tilausmyyjä rikkoo kuluttajansuojaja/tai henkilötietolakia. Myyjätunnukselle ei tehdä aktiivisesti henkilökohtaista myyntiä. Jos rikkeitä esiintyy, yhteyshenkilö keskustelee asiasta tilausmyyjän kanssa. Mikäli tilanne ei tämän jälkeen heti korjaannu, yhteistyö puretaan. Yleinen käytäntö on seuraava: 1. huomautus 2. ensimmäinen varoitus 3. toinen varoitus 4. kolmas varoitus (johtaa yhteistyön purkamiseen) Huomautukset ja varoitukset annetaan kirjallisena ja niihin pyydetään aina myös vastine. Yhteistyön päättyessä myyjällä ei ole oikeutta siirtää asiakkaitaan toiselle myyjälle. Otavamedia Oy:n kenttämyynti etsii parhaan mahdollisen tavan hoitaa näiden asiakassuhteiden jatkuminen. Myyjäluokat Tilausmyyjä on joko yksittäin toimiva henkilö tai telemarkkinointiyritys. Jokaisella tilausmyyjällä on Otavamedia Oy:ssä oma yhteyshenkilö. Myyntikauden vaihtuessa tilausmyyjät luokitellaan toimintatapansa ja henkilökohtaisen myyntimääränsä perusteella eri myyjäluokkiin. Kun aloitat uutena tilausmyyjänä, sovit yhteyshenkilösi kanssa myyntitavoitteesta, joka sinun on saavutettava kolmen kuukauden, eli koeajan, kuluessa. Koeajan jälkeen sovit yhteyshenkilösi kanssa yhteistyön jatkumisesta tai sen päättymisestä. Tapahtumamarkkinointi Otavamedia Oy on vuosittain mukana kymmenissä erilaisissa tapahtumissa. Tapahtumamarkkinointi täydentää liiketoimintaamme ja vahvistaa lehtien mielikuvaa oikeissa kohderyhmissä. Tapahtumamarkkinoinnista vastaa myyntipäällikkö Päivi Hönö, puh. 09 1566 554/040 720 6787, sähköposti paivi.hono@otavamedia.fi. Myyntikausi Alkamisaikakohtaisten perusmyyntikilpailujen sekä myyntisopimusten myötä myyntikausi vaihtuu aina vuodenvaihteessa. Alkamisajat kuuluvat aina yhteen myyntikauteen (1.1. 1.12.). Kilpailut ja kampanjat Kaikista myyntikilpailuista ja kampanjoista ilmoitetaan erikseen niitä koskeville myyjäluokille. Tilauksen peruutus Jos asiakas peruuttaa tilaamansa lehden, tilauksen peruutus vähentää myyntiä. Koska useimmat lisäansiot maksetaan portaittaisen taulukon mukaan, tilausmyyjän on varauduttava mahdollisiin peruutuksiin ja myytävä kohtuullinen peruutusvara. 5
Tilausmyyjän asema ja tehtävät Huomaathan, että tilausmyyjänä voit peruuttaa vain omalla myyjätunnuksellasi tehdyn tilauksen. Työkappalelehdet Tilausmyyjien työkappaleet määräytyvät edeltävän kalenterivuoden myynnin mukaan siten, että jokaisella lehdellä on lehtikohtainen tavoite. Tavoite on kahdeksan (8) vuosikertaa kaikilla lehdillä. Tavoitteen täyttymisestä saa automaattisesti ko. lehden vuodeksi 1.3. alkaen. Lisätietoja saat omalta myyntivastaavaltasi. Peruutusten torjunta Asiakaspalvelun ensisijainen tavoite on saada asiakkaan nykyinen tilaus jatkumaan tarjoamalla hänelle mm. laskun muuttamista useampaan erään. Tällöin tilaus pysyy myyjän kannassa. Mikäli asiakas ei halua jatkaa nykyistä tilausta, hänelle tarjotaan jotakin muuta Otavamedia Oy:n lehteä tai uutta tarjousta samasta lehdestä. Mikäli asiakas peruu olemassa olevan tilauksensa ja ottaa uuden tarjouksen asiakaspalvelun kautta, asiakas siirtyy myyjän tilauskannasta asiakaspalvelun tunnukselle. Tilausten peruutuskoodit listoilla: Koodi AF AK AP AS AT LK LL MF MH MK MP MS MT PA PK PP TL TP Selitys Asiakas peruuttanut faksilla Asiakas peruuttanut kirjeellä Asiakas peruuttanut puhelimitse Asiakas peruuttanut sähköpostilla Asiakas peruuttanut netin kautta Lehden (tilauksen) keskeytys Lehti lopetettu Myyjä peruuttanut faksilla Maksuhäiriö Myyjä peruuttanut kirjeellä Myyjä peruuttanut puhelimella Myyjä peruuttanut sähköpostilla Myyjä peruuttanut myyntiohjelmalla Peruutus automaatin kautta Peruutus palvelukortilla Postin palautus Tuote loppu Tekninen peruutus (virheellisesti tehty tilaus). Peruutusten syy -koodit: 0 Ei tiedossa 1 Ei ole tilannut 2 Kuollut 3 Sairaus, vanhuus 4 Kaksoistilaus 5 Tuotteen palautus 6 Maksuvaikeudet 7 Muu syy (mikä tahansa muu syy, jota ei voida koodata 0 6 tai 8 9 -koodeilla), esimerkiksi: - asiakas on tyytymätön lehden sisältöön, markkinointiin, myyntitapaan - määräaikainen tilaus muutetaan kesto-tilaukseksi - asiakas muuttaa ulkomaille eikä halua tilata lehteä sinne - asiakas saanut lehtensä myöhässä 8 Postin palautus, osoite tuntematon 9 Lehden vaihto/lopetus - tilattu lehti muutetaan toiseksi - lehden julkaiseminen päättyy. 6
TYÖKAPPALEIDEN KÄYTTÖ Myyjä vastaa siitä, että työkappaleita käytetään tilausmyyntityötä tukevalla tavalla. Rahallisen edun hankkiminen työkappaleilla on kielletty. Kun luovut tehtävästäsi, saat myyntisi mukaisesti ansaitsemasi työkappaleet seuraavan työkappalevuoden (maaliskuun lopusta seuraavan vuoden helmikuun loppuun) ajaksi. Perus- ja lisäansioiden maksaminen Perusansiot edellisen kuukauden aikana kirjatuista maksusuorituksista maksetaan tilausmyyjän tilille kunkin kuukauden 20. päivään mennessä, kun perusansiota on kertynyt vähintään 50 euroa. Perusansiota ei makseta lainkaan, mikäli myyntikauden myynnistä kertyneiden perusansioiden summa jää alle 10 euron. Kilpailuista maksettava minimiansio vaihtelee myyjäluokittain, ja se kerrotaan aina kilpailuesitteessä. Myyntiansiot maksetaan asiakkaiden maksamista kuluttajahintaisista tilauksista, joista on vähennetty 10 % (käytännössä voimassaolevaa arvonlisäveroa vastaava euromäärä). Liikaa maksetut ansiot perimme takaisin joko perusansioista tai muista kilpailurakenneansioista. Perintään menevistä tilauksista ei makseta ansioita Mikäli asiakas ei maksa laskuaan ja lasku menee perintään, Otavamedia Oy ei ole velvollinen maksamaan tilauksesta ansiota. Verotuksen periaatteet Ennakonpidätys peritään, ellei tilausmyyjä kuulu ennakkoperintärekisteriin (s. 25).Sosiaaliturvamaksuja ei makseta/peritä. Kaikki perus- ja lisäansiot maksetaan täysimääräisinä rekisteriin kuuluvien osalta, muilta peritään ennakonpidätys. Tilausmyyjä voi tehdä tuloistaan kuntakohtaisen tulonhankintavähennyksen (esimerkiksi puhelin-, posti- ja työhuonekulut). Ennakkoperintärekisteriin kuulumattomalta tilausmyyjältä peritään ennakonpidätys. Otavamedia Oy lähettää vuosi-ilmoituksen verottajalle kaikista tilausmyyjistään/yrityksistä, joilta on peritty ennakonpidätys. Yrittäjävakuutus Tilausmyyjänä olet itsenäisen yrittäjän asemassa, joten sinun tulee ottaa itse yrittäjäeläkevakuutus. Lisäansioiden maksuaikataulut ilmoitamme kilpailuesitteissä kunkin kilpailujakson osalta erikseen. Tilauskohtainen alv-tilitys lähetetään kaikille tilausmyyjille kuukausittain. 7
Kustantajan asema ja tehtävät Yhteydenpito Yhteyshenkilö pitää yhteyttä tilausmyyjään ja neuvoo häntä henkilökohtaisesti kaikissa myyntityöhön liittyvissä asioissa. Työkokouksissa ja kirjallisissa materiaaleissa käsitellään tilausmyyjän tehtäviä ja tavoitteita, kilpailuja, asiakkaan tilaajaetuja sekä tuotteissa tapahtuvia muutoksia jne. Yhteyshenkilön yhteydenpito keskittyy pääsääntöisesti aktiivista henkilökohtaista myyntityötä tekeviin tilausmyyjiin. Muihin myyjiin yhteydenpito on pääasiassa kirjallista. Tilausmyyjän ja yhteyshenkilön yhteydenpidon tulee olla vastavuoroista. Yhteydenpitoa ei siis voi rakentaa pelkästään toisen osapuolen varaan. Palkintomatkat ja liittymäkuljetukset Nämä ohjeet koskevat kaikkia Otavamedia Oy:n kenttämyynnin palkintomatkoja. 1. Palkintomatkan toteuttaminen Palkintomatka toteutetaan, mikäli vähintään 15 myyjätunnusta on voittanut matkan ja myös vähintään 15 myyjää lähtee matkalle. Mikäli matkalla on rahavaihtoehto, se maksetaan, jos voittajia/lähtijöitä on vähemmän kuin tuo 15. 2. Osallistumisoikeus Osallistumisoikeus palkintomatkoille on tilausmyyjän lisäksi samassa taloudessa asuvalla henkilöllä. Mikäli kyseessä on teleyritys, osallistumisoikeus on myös samassa yrityksessä työskentelevällä myyjällä. 3. Liittymäkuljetukset Palkintomatka, joka on voitettu myyntikilpailussa, ei sisällä liittymäkuljetuksia eikä ennen/jälkeen matkan tapahtuvia mahdollisia yöpymisiä. Jokainen matkalle osallistuva varaa itse tarvittavat liittymäkuljetuksensa ja yöpymisensä. 4. Palkintomatkat ja niiden mahdolliset rahavaihtoehdot Kenttämyynnin vakiintunut käytäntö on, että mikäli myyjätunnus, yhteistyösopimus tai alihankintasuhde ei ole matka-ajankohtana voimassa, ei myöskään ko. myyjä osallistu yhteiselle matkalle eikä matkan mahdollista rahavaihtoehtoa makseta. 5. Matkalle lähtijöiden nimenmuutokset, peruutuksen jne. Lentoyhtiöille ja hotelleille joudutaan yhä aikaisemmin varmistamaan matkan toteutuminen ja maksamaan varausmaksut. Tämän vuoksi myös tilausmyyjät joutuvat sitoutumaan matkalle lähtemiseen huomattavasti aikaisemmin kuin ennen. Mikäli matkalle lähtijöihin tulee viimeisen ilmoittautumispäivän jälkeen muutoksia, lisäkulut peritään muutoksen aiheuttaneelta myyjältä ja/tai teleyritykseltä. Jos matkalla on rahavaihtoehto eikä myyjä ilmoittaudu matkalle pyydettyyn määräpäivään mennessä, rahavaihtoehto maksetaan automaattisesti. 6. Majoittuminen matkoilla Hotelleissa majoitutaan pääsääntöisesti kahden henkilön huoneissa. Yhden 8
henkilön huoneet ovat mahdollisia ainoastaan, jos nais- ja miespaikat eivät mene tasan. Mikäli hotellissa on tilaa ja myyjä haluaa välttämättä majoittua yhden henkilön huoneeseen, häneltä peritään tästä yhden henkilön huoneen lisämaksu. 7. Matkan sisältö Ellei toisin kyseisen matkan osalta sovita, matkaan kuuluvat lentomatkat, kuljetukset kohteessa lentokentältä hotelliin ja takaisin lentokentälle, lentokenttäverot, 1 2 yhteistä retkeä, puolihoito (aamiainen ja yksi ruokailu/ päivä). 8. Lunastusmatkat Jos 15 henkilöä on voittanut matkan ja he ovat lähdössä matkalle, voidaan neuvotella lunastuspaikoista, mikäli matkakiintiössä on tällainen mahdollisuus olemassa. Tällaisissa tapauksissa lunastuspaikan hintana veloitetaan ko. henkilöltä matkan hinta kaikkine kuluineen. Otavamedia Oy lähettää myyjälle laskun matkasta. Mahdollisella lunastusmatkalla ei ole mitään tekemistä matkan veroarvojen kanssa. Mikäli myyjä lunastaa matkan toiselta myyjältä, verotus kohdistuu matkan voittaneeseen myyjään. Lunastaja sopii maksuista voittaneen myyjän kanssa. Huomioi, että lunastusmahdollisuus on ensin hyväksytettävä Otavamedia Oy:ssä. 9. Matkan veroarvo Matkan veroarvo muodostuu matkan hinnasta (matka, hotelli, puolihoito) ja matkakohteessa tehdyistä yhteisistä retkistä. Myyjä tilittää matkan alvosuuden verottajalle. Matkanjohtajien matkat maksaa Otavamedia Oy eivätkä matkanjohtajien kulut vaikuta matkan veroarvoon. 10. Erikoisruokavaliot Matkalle lähtijän on itse huolehdittava tieto mahdollisista erikoisruokavalioista sekä lentoyhtiöille että hotelleille. 11. Matkakohteen tai matkan ajankohdan muutos Matkan järjestäjällä on oikeus muuttaa matkakohdetta tai matkan ajankohtaa, mikäli maailmalla vallitseva tilanne tai muu vastaava syy sellaista vaatii. 12. Matkanjohtaja Otavamedia Oy:ltä on matkalla mukana matkanjohtaja tai matkanjohtajat. Matkanjohtaja huolehtii matkalipuista, ohjaa matkalaisia sekä vastaa matkaan liittyvistä käytännön asioista. 13. Vakuutukset ja rokotukset Jokainen hoitaa itse itselleen matka- ja matkatavaravakuutukset sekä mahdolliset matkakohteessa suositeltavat rokotukset. 14. Muut asiat Passin katoamisen varalta matkalla on syytä olla mukana myös kuvallinen henkilökortti. Lisäksi on hyvä ottaa mukaan kopio passin siitä aukeamasta, jossa on valokuva ja henkilötiedot. Kopiota kannattaa ehdottomasti säilyttää matkan ajan eri paikassa kuin missä passi on. Työkokousmatkat Työkokousmatkat jokainen tilausmyyjä maksaa itse, ja ne ovat myyjälle verovähennyskelpoisia. 9
Kustantajan asema ja tehtävät Tiedottaminen Tuotetieto-kirja ilmestyy sähköisesti (saa myös tulosteena) tai kirjamuodossa joka vuosi loppuvuodesta, ja siinä esitellään Otavamedia Oy:n lehdet, suurarvonnan säännöt sekä Suomen Asiakkuusmarkkinointiliiton Reilun Pelin Säännöt. Tuotetiedon lisäksi toimitetaan Myyntisäännöt sekä lehtien kohdistettu ilmestymisaikataulu. Myyjätiedote ilmestyy joka toinen kuukausi helmikuusta alkaen, yhteensä kuusi (6) kertaa vuodessa. Tiedotteen vakio-osia ovat palkkioiden ja palkintojen maksupäivät, kuukausiarvonnan tulokset, tilaajalahjaluettelo, lehtikohtainen tuotetieto sekä tilannekatsaus. Tiedotteessa kerrotaan myös ajankohtaisia asioita Otavamedia Oy:stä, esim. nimitysuutiset jne. Lounastauot ovat pääosin klo 11.00-12.30 välisenä aikana. Silloin soittamista kannattaa välttää mahdollisuuksien mukaan tai ainakin varautua odottamaan, että puheluun vastataan. Huomioithan, että puhelinnumero ja sähköpostiosoite ovat tilausmyyjiä varten. Älä siis anna numeroita asiakkaidesi käyttöön, kiitos! Toisten myyjien tai muiden myyntikanavien tilausten päättymisestä annetaan tietoja vasta kaksi (2) viikkoa ennen tilauksen päättymistä. myyjapalaute@otavamedia.fi on palautesähköpostiosoite, johon toivomme kenttämyyntiin ja Otavamedia Oy:n tuotteisiin liittyvää palautetta esim. lehtiemme sisällöistä, osoitteistoista, kampanjoista, tilaajaeduista, hinnoista, myyjätiedotteesta, asiakaspalautteista. jne. Käsittelemme kaikki palautteet ja vastamme niihin tarvittaessa. Asiakaskyselyt Myyntipalvelun asiakaspalvelu vastaa kaikkiin asiakastietoja koskeviin kysymyksiin ma-pe klo 8 16, puh. (09) 1566 455, sähköposti myyntipalvelu@otavamedia.fi. 10
Tilausmyyntiohjelma Voitto-tilausmyyntiohjelma (ILMAINEN) Otavamedia Oy:n tilausmyyntiohjelmalla tilausliikenne nopeutuu huomattavasti. Voitto-tilausmyyntiohjelma on internetin kautta käytettävä selainpohjainen ohjelma, jonka käyttöä varten tarvitset pienimuotoisen laitekohtaisen aktivointiasennuksen sekä myyjätunnuskohtaiset käyttäjätunnukset. Tilausmyyntiohjelmalla voit lähettää tilauksia, tilausmuutoksia sekä asiakastietojen muutoksia. Voitolla käytössäsi ovat aina oikeat hinnat, tilaajaedut sekä linkki tilaajaetukuvastoon. Ohjelmassa näkyvät mm. myyntiosoitteet, päivittäiset tilausraportit, myyntiraportteja sekä palkkio- ja palkintoraportit. Soitto Voitto (maksullinen) Voitto-tilausmyyntiohjelman versio, joka pitää sisällään koneellisen puhelinnumerovalinnan ja soiton yhdellä klikkauksella suoraan ohjelman myyntilomakkeelta. Leaddesk vaihtoehto yrityksille (maksullinen) Puhelinmyyntiyrityksille tarkoitettu soittojärjestelmä, joka sisältää mm. osoitteistohallinnan, myyjähallinnan, myyjätyökalut, soittojärjestelmän osoitteistoraportoinnin ja puhelunauhoituksen. Lisätietoja ohjelman käyttöönotosta saat omalta myyntivastaavaltasi tai yhteyspäällikkö Pirjo Arvola-Siltakoskelta, puh. 09 1566 8989/0400 217 005, sähköposti pirjo.arvola-siltakoski@ otavamedia.fi. Vaihtoehtoinen myyntitapa: printit Otavamedia Oy toimittaa perinteiseen tapaan myyntityötä tekevälle tilausmyyjälle esitäytetyt printit tilausta koskevine historiatietoineen. Voitto-tilausmyyntiohjelmaan on integroitu soittotoiminto eli numerovalintaan liittyvät lisäosat. Tähän pakettiin kuuluvat sisäänrakennettuna myös puheluiden nauhoitusmahdollisuus sekä erillinen reaaliaikainen tilastointi mm. soittomääriin liittyen. Soittotoiminto on kehitetty yhteistyössä ulkopuolisen toimittajan, LeadDeskin, kanssa. Vaihtoehtoinen ohjelma toimii äänimodeemin kanssa. Sovelluksen käyttöönotto vaatii siten lähtökohtaisesti konekohtaisen GSM-modeemin ja SIM-kortin (kaikki operaattorit käyvät). 11
Mikä on tilaus? Etuasiakkuus Kestotilaus on tilaajan kannalta edullinen ja vaivaton tapa tilata lehti. Kestotilaus voi alkaa minkä kuukauden alusta tahansa. Kestotilauksen tilaus- ja laskutusjaksot esitellään hinnastossa. Kestotilaukseen liittyvät lehtikohtaiset etuasiakas- eli tilaajaedut esitellään tilaajalahjaluettelossa. Kestoliittymä on myös kestotilauksen ensimmäinen jakso. Tilauslomakkeen malli on sivulla 17. Määräaikainen tilaus Määräaikainen tilaus on asiakkaan kanssa sovittu tilaus, joka ei automaattisesti jatku sovitun jakson jälkeen. Uuden tilauksen ja jatkotilauksen määräytyminen Tilaus on uusi, kun saman lehden edellisen tilauksen päättymisestä on kulunut aikaa viisi (5) kuukautta tai kauemmin. Tilaus on jatkomyyntiä, mikäli se uudistetaan tilauksen voimassaoloaikana, kun tilauksen päättymisestä on kulunut vähemmän kuin 5 kuukautta tai kun se myydään Otavamedia Oy:n jakamaan jatkomyyntiaineistoon. Näytenumerokäytännöstä ja tilaajalahjoista tiedotetaan myyntikauden aikana myyjätiedotteessa. Päällekkäistilaukset Jos asiakkaalla on jo lehtitilaus voimassa ja hänelle on tulossa samasta lehdestä uusi tilaus, päällekkäistilauksen osalta toimitaan seuraavasti: 1. Aikaisemmin rekisteröitynyt tilaus jää voimaan kaikissa tapauksissa. 2. Jos tilaus on 1 2 kuukautta päällekkäinen, myöhemmin tehty tilaus siirtyy päättyvän määräaikaisen tilauksen jatkotilaukseksi. 3. Jos myyjän myyntipuhe aiheuttaa voimassa olevan tilauksen (esim. kestotilauksen) peruuttamisen, tilausmyyjälle ei makseta ko. tilauksesta palkkiota. Peruutukset Noudattamalla hyvää kauppatapaa ja Suomen Asiakkuusmarkkinointiliiton Reilun Pelin Sääntöjä sekä varmistamalla, että tilaajan oikeudet ja edut on kaupantekohetkellä asianmukaisesti huomioitu, tilausmyyjän peruutuksetkin pysyvät hyväksyttävällä tasolla. Tilausmyyjällä ei ole oikeutta ilman hyväksyttävää perustetta siirtää tilausta toiselle tilaajanimelle tai tilausmyyjätunnukselle. MYYNTIANSIOIDEN LASKENTAPERUSTE Myyntiansiot maksetaan asiakkaiden maksamista kuluttajahintaisista tilauksista, joista on vähennetty 10 % (käytännössä voimassaolevaa arvonlisäveroa vastaava euromäärä). Tilausmyyjän tulee esittää asiakkaalle tilaushinta aina arvonlisäverollisena. Tilaushinnat Myyjä saa aina käyttöönsä Otavamedia Oy:n voimassa olevan tilaushinnaston. 12
Mikä on tilaus? Tilaushinnasto sisältää: hinnaston käyttöohjeet, etuasiakas- eli kestotilaushinnat ja kestoliittymähinnat, tilaushinnat määräaikaistilauksille ja erikoishinnat uusmyyntiin ja jatkomyyntiin. Kaikki hinnastohinnat sisältävät 10%:n arvonlisäveron. Tilaushinta Maksueriä enintään alle 20 euroa 1 20-39 euroa 2 40-49 euroa 3 50 euroa ja yli 4 Sekä hinnastosta poikkeavista että ulkomaisten tilausten hinnoista tiedotamme erikseen. Hinnastosta poikkeavat hinnat ovat myyjien käytettävissä vain silloin, kun kenttämarkkinointi on ne hyväksynyt. ilmestymisaikataulu Ilmestymisaikataulu lähetetään vuosittain. Aikataulu osoittaa kohdistetusti, mitkä numerot kuuluvat millekin tilauskuukaudelle. Mahdollisista muutoksista tiedotamme erikseen. Kannanhoito- ja osoitepolitiikka Tilausmyyjällä on oikeus käyttää toiminnassaan hänen käyttöönsä luovutettuja Otavamedia Oy:n omistamia osoitteita ja muuta myyntimateriaalia. Otavamedia Oy omistaa osoitteistot ja toimii henkilötietolain mukaisena rekisterinpitäjänä sekä vastaa ja huolehtii rekisteristä. Tilausmyyjällä ei ole oikeutta luovuttaa osoitteita sopimatta asiasta kustantajan kanssa. Tilausmyyjän on käytettävä Otavamediat Oy:n lähettämä aineisto kuukauden kuluessa myyntiaineiston tulostuspäivästä lukien. Osoitepolitiikkaan liittyvät tarkat ohjeet ja ehdot saat omalta yhteyshenkilöltäsi. Asiakasrekisterin ylläpito Otavamedia Oy pyrkii pitämään asiakasrekisterinsä puhtaana ja käyttää siihen merkittävän summan rahaa vuositasolla. Mikäli toteamme, että tilausmyyjä tahallisella toiminnallaan heikentää rekisterin laatua, esim. myymällä hieman eri nimellä tai osoitteella tilauksen uusmyyntinä, tilaus poistetaan palkintokilpailuista ja kampanjoista. Mikäli kyseessä oli aktiivitilaus, se palautetaan sille myyjälle, jonka tilaus oli kyseessä. Mikäli tilausmyyjä pitää omaa asiakasrekisteriä, hänen on tehtävä siitä ilmoitus tietosuojavaltuutetulle ja huolehdittava, että Puhelin-Robinson -kiellot ovat ajan tasalla. HUOM! Mikäli tilaajan osoitetiedoissa on merkintä VTJ, osoitetiedot päivittyvät automaattisesti Väestörekisterin tietojen mukaisesti. 13
Kannanhoito- ja osoitepolitiikka Tarjonnan esto Asiakkaalla on henkilötietolain mukaan oikeus kieltäytyä häneen kohdistuvasta tarjonnasta (katso s. 23 Puhelintarjonnan rajoittamispalvelu). Näitä asiakkaita Otavamedia Oy ei lähesty puhelintarjonnalla. Myyjän tilausliikenne Tilausmyyjänä sinun tulee perehtyä myyntiehtoihimme, pitää myyntimateriaali ajan tasalla, aina saatavilla ja käyttää sitä oikein: Sovittuaan kaupasta asiakkaan kanssa myyjä lähettää tilauksen Otavamedia Oy:lle sopimallaan tavalla. Tilaukset tallennetaan tilausmyyntiohjelmaan, esitäytetylle printille tai tilauslomakkeelle. Asiakkaan mahdollinen aikaisempi maksamaton lehtivelka estää uuden tilauksen hyväksymisen. Myyjä ei saa maksaa peruutettuja eikä muitakaan tilauksia asiakkaan puolesta hyötymistarkoituksessa. Kestomyynnissä asiakkaalle täytyy kertoa tilauksen jatkumisesta nimenomaan kestona. Myyjän tulee aina sopia tilauksesta asiakkaan kanssa ennen tilauksen lähettämistä kustantajalle. Myyjän tulee aina noudattaa voimassa olevia hintoja ja maksutapoja. Tilausliikenne toimii tuloksellisesti, kun pelisäännöistä pidetään kiinni: asiakkaalle ei saa luvata mitään, mitä ei pysty täyttämään. Lupauksesta on pidettävä kiinni. Kaikki tiedot toimitetaan oikeina ja nopeasti tilaustenkäsittelyyn. Osoitteistojen hoitoaika ja tilaajaetujen voimassaolo Ylläpitääksemme tyytyväistä asiakaskantaa toivomme sinun noudattavan seuraavia sääntöjä: Otavamedia Oy:n jakamien osoitteiden hoitoaika on 30 päivää myyntiaineiston tulostusajankohdasta. Sääntö koskee kaikkia muita paitsi osoitteistotyyppiä H. Voitto-tilausmyyntiohjelmasta näet vanhenemassa olevat osoitteistot Osoitteistoinventaari-näytöltä. Osoitteistot on merkattu punaisella huutomerkillä. Hoitoajan päätyttyä Otavamedia Oy antaa kohtuullisen ajan tilausten tallennukseen. Tilaajalahjoja tulee käyttää voimassaolevien sääntöjen mukaan. Säännöt löytyvät Voitto-tilausmyyntiohjelman Tilaajaedut-näytöltä sekä myyjätiedotteen mukana tulevasta tilaajaetuluettelosta. Sääntöjen vastaisesta myynnistä tilausten osalta maksetaan vain perusansio eivätkä tilaukset täytä myyntikilpailuja tai sopimuksia. Sopimusrikkomuksesta huolimatta lehti toimitetaan asiakkaalle sopimuksen mukaisesti. Myös luvattu tilaajaetu toimitetaan, mikäli sitä on vielä varastossa jäljellä. 14
Osoitteistojen hoitoaika ja tilaajaetujen voimassaolo Osoitteistosääntö lehden vaihtuessa osoitteistossa Tarjoamme asiakkaalle ensisijaisesti sitä lehteä, jota osoitteiston pohjatietoihin on poimittu. Jos asiakas kuitenkin tilaa toisen lehden, osoitteistotunnuksia käsitellään seuraavan säännön mukaan: osoitteistotunnus säilyy samana. Jos osoitteistotyyppi on jatkomyyntiaineistoa F, H, O tai J ja lehti vaihtuu, osoitteistotunnus nollataan ja tilaus rekisteröityy joko pystymetsäuusmyyntitunnukselle tai pystymetsäjatkomyyntitunnukselle pohjatilauksen mukaan. Jos osoitteistotyyppi on uusmyyntiaineistoa E, G tai U ja lehti vaihtuu, Tilauslaskutus asiakkaalta Määräaikaistilauslaskutus Mikäli asiakkaan kanssa ei muuta sovita, tilaus maksetaan tilauksen alkamiskuukautena yhdessä erässä. Tilausmaksu voidaan jakaa 1 4 erään tilaushinnasta riippuen. Ensimmäinen erä maksetaan tilauksen alkamiskuukautena ja muut sitä seuraavina kuukausina. Laskutusta ei voi siirtää myöhemmin alkavaksi. Kestotilauslaskutus Kestotilaukset laskutetaan aina yhdessä erässä tarjonnan mukaisissa laskutusjaksoissa. Kestotilausjaksoa ei voi jakaa maksueriin. Kestoliittymäjakson laskutus Uuden kestotilauksen ensimmäisen liittymäjakson voi maksaa erissä, mikäli hinnastosta löytyy siihen tarjousnumero. lehden tai laskun/tilausvahvistuksen vastaanottamisesta veloituksetta peruuttaa etämyyntinä puhelinmyyjän välityksellä tekemänsä uusi määräaikainen tai kestotilaus. Peruuttamisilmoitus voi olla vapaamuotoinen ja sen voi tehdä suullisesti tai kirjallisesti. Saatuja lehtiä ei tarvitse palauttaa. Jos asiakas haluaa myöhemmin päättää tilauksensa kesken sovitun tilausjakson, hän on velvollinen maksamaan tilauksensa päättämiseen saakka lähetetyt lehdet. Jos tilausjakso tai sen maksueriä on maksettu ennen irtisanomisen voimaantuloa, tilaus päätetään maksetun jakson loppuun. Etämyyntinä tehdyn tilauksen irtisanominen Tilaajalla on kuluttajasuojalain 6. luvun 15. ja 16. :n 6. kohdan mukaisesti oikeus 14 päivän kuluessa ensimmäisen 15
Käytettävät lomakkeet Lahjakortit Voit tilata omalta yhteyshenkilöltäsi lehtien lahjakortteja asiakkaallesi toimitettavaksi. Tilauslomake Tilauslomake on jaettu viiteen eri osioon seuraavasti: 1. Lehden saajan tiedot asiakasnumero, jos se on tiedossa nimi- ja osoitetiedot puhelinnumerot sähköpostiosoite syntymävuosi 2. Maksajan tiedot (jos toinen henkilö kuin lehden saaja, esimerkiksi lahjatilauksessa) asiakasnumero maksajan nimi- ja osoitetiedot puhelinnumerot sähköpostiosoite syntymävuosi 3. Tilausta koskevat tiedot lehden nimi/lehtilyhenne kestotilaus vai määräaikainen (rasti ruutuun) tilauksen alkamisaika merkitään muodossa esim. 1401 (= vuosi/kuukausi) HUOM! Tilaus alkaa aina kuukauden alusta. tilauspituus kuukausina tai numeroina hinta maksuerien lukumäärä (lkm) TE-koodi erillisen ohjeen mukaan lisänumeroiden lukumäärä tarjousnumero OT-tunnus 4. Tarjousten ja informaation lähetyslupa Mikäli lehden saaja on antanut luvan tarjousten lähettämiseen, se merkitään rastilla asianomaiseen ruutuun. 5. Myyjää koskevat tiedot myyjätunnus alamyyjä myyntipäivä myyjän nimi lähiosoite, postinumero ja postitoimipaikka puhelinnumero Lehden saajan nimi- ja osoitetiedot oikein Nimitiedot kirjoitetaan järjestyksessä: sukunimi, etunimi. Sukunimen liitteet (von, af jne.) kirjoitetaan viimeiseksi (Konow Karl von). Sekä suku- että etunimi kirjoitetaan mahdollisimman täydellisinä, ei pelkästään kirjainlyhenteinä S, M-L jne. Yritysten nimissä yhtiömuoto Tmi kirjoitetaan yhtiön nimen eteen ja yhtiömuodot Ay ja Ky yhtiön nimen jälkeen. Liikkeiden nimet, jotka muodostuvat etu- ja sukunimestä, kirjoitetaan virallisessa muodossaan. Jakeluosoitetiedot Puistok 3F64 Tähtikj 11BA 9 Birger Jarlsg 19 Katuosoitteissa käytetään lyhennettyä muotoa. Kadun nimen jälkeen jätetään tyhjä väli, mutta katunumero, porraskirjaimet ja ovinumero -sarja kirjoitetaan yhteen. Kirjain- ja numerolyhenteissä ei käytetä pisteitä eikä pilkkuja. 16
17
Käytettävät lomakkeet Osoitteen tarkennetiedoiksi voidaan kirjoittaa sellaiset nimi- ja osoitetarkenteet, jotka eivät suoranaisesti ole postiosoitetta. Esimerkiksi liikkeen, laitosten ja osastojen nimet tai numerot c/o -osoite. Esitäytetty printti Esitäytetty printti sisältää asiakastiedot ja osan tilaustiedoista. Printissä on tiedot nykyisestä tilaajasta, jonka tilaus on päättymässä tai entisestä tilaajasta, jonka tilaus on jo päättynyt. Mikäli jokin yksittäinen tieto muuttuu, sen voi korjata printtiin. Vanha/väärä puhelinnumero tai muu tieto on yliviivattava ja lisättävä uusi tai uudet tiedot. Huomaa, että jos lehden tilaus tehdään kokonaan toiselle kuin printtiin merkitylle asiakkaalle, tilauksesta täytyy tehdä uusi tilauslomake. Malliesimerkki esitäytetystä tilausprintistä on sivuilla 20 21. Vastauslähetyskuori Asioidessasi kustantajan kanssa käytä vastauslähetyskuoria, joita saat tilata omalta yhteyshenkilöltäsi. Lisää kuoreen yhteyshenkilön nimi. Tarjouskortti Tarjouskorttia käytetään pääsääntöisesti tilaustarjonnassa, jos asiakasta ei muutoin tavoiteta. Otavamedia Oy maksaa postimaksun asiakkaan puolesta. Tilaus kirjataan myyjän myyjätunnukselle. Tarjouskortteja saat yhteyshenkilöltäsi. Esitäytetty tilausprintti Lehden saajan tiedot 1. asiakasnumero 2. nimi- ja osoitetiedot 3. kotipuhelin 4. matkapuhelin 5. syntymävuosi 6. sähköpostiosoite Lahjatilauksissa maksajan tiedot 7. nimi- ja osoitetiedot 8. asiakasnumero 9. kotipuhelin 10. matkapuhelin 11. syntymävuosi 12. sähköpostiosoite Tilaustiedot 13. lehti 14. tarjousnumero 15. lisänumerot, sovituista lehdistä 1, 2 tai 3 nroa 16. ulkomaantilauksissa lentoposti tai maaposti 17. alkamisaika VUOSI KUUKAUSI, esim. 1401 = 1.1.2014 18. tilauspituus kuukausina tai numeroina 19. tilaustyyppi: kestoliittymä tai määräaikainen 20. hinta 21. erälukumäärä 22. tilaajalahjakoodi 18
Päiväys-, myyjä- ja tilaushistoriatiedot 23. printin tulostuspäivä 24. printin viimeinen käyttöpäivä: Osoitteistojen (osoitteistotyypit G,E,F,J,O,U) myyntiaika on yksi kuukausi. Kannan myyntiaika on tilauksen voimassaolon ajan. 25. tilauksen myyntipäivä 26. myyjätunnus 27. myyjän nimi 28. osoitteistonumero 29. pohjatilauksen tiedot ja osoitteistotyyppi 30. printin järjestysnumero. Tilausmyyjänä olet velvollinen tuhoamaan vanhentuneen printin asianmukaisella tavalla (HUOM! ei jätepaperikeräykseen!) 19
Käytettävät lomakkeet 17 1 2 5 6 13 18 19 7 11 12 3 23 24 26 14 20 9 8 30 25 27 4 15 16 21 22 10 28 20