Johtoryhmä 11.11.2013 Yhteistyötoimikunta 14.11.2013 Johtoryhmä 9.12.2013 Johtoryhmä 29.1.2014 Yhteistyötoimikunta 29.1.2014 Hallitus 6.2.2014 LIITE 6 Matkustusohje Työryhmä: Mirjami Palojärvi, henkilöstöpäällikkö Maire Narkaus, henkilöstösihteeri Marjo Posio, henkilöstösihteeri Satu Vilander, henkilöstösihteeri Teija Mattanen, henkilöstösihteeri Anu Tauriainen, suunnittelija Tarja Piittisjärvi, hallintosihteeri [Julkaisupäivämäärä] Lapin ammattiopisto Lapin matkailuopisto Lapin Urheiluopisto Lapin oppisopimuskeskus
1 (14) Sisällysluettelo 1 Yleistä... 2 1.1 Edullisuusperiaate... 2 1.2 Matkustukseen liittyviä määritelmiä... 3 1.3 Matkustukseen liittyvät hankinta- ja muut sopimukset... 6 1.4 Luotto- ja bonuskorttien käyttäminen... 6 1.5 Bonuspisteet... 6 1.6 Passi, viisumi ja rokotukset... 6 1.7 Vakuutukset... 6 1.8 Matkatavaravakuutus... 7 1.9 Matkavastuu- ja matkaoikeusturvavakuutus... 7 1.10 Vahinkoilmoituksen teko... 8 2 Ennen matkaa... 8 2.1 Matkan suunnittelu... 8 2.2 Matkasuunnitelman tekeminen matkahallintajärjestelmä Populuksella... 8 2.3 Matkaennakko... 9 2.4 Pysyväisluonteinen matkamääräys... 9 2.5 Muiden tahojen kustantamat matkat... 9 3 Matkustaminen... 10 3.1 Työnantajan autojen käyttö... 10 3.2 Vuokra-autot... 10 3.3 Oman auton käyttö... 10 3.4 Ajopäiväkirja... 10 3.5 Juna/linja-auto... 10 3.6 Lentäminen... 11 3.7 Taksi... 11 3.8 Majoittuminen... 11 3.9 Hotelliaamiainen... 11 4 Matkan jälkeen... 11 4.1 Matkalaskun tekeminen... 11 4.2 Pysäköintivirhemaksu tai sakko... 12 4.3 Matka-aika työaikalaskelmissa... 12 5 Muita määräyksiä... 13 5.1 Matkan peruuttaminen... 13 5.2 Matkasuunnitelmasta poikkeaminen... 13
2 (14) 1 Yleistä Tällä ohjeistuksella on tarkoitus yhtenäistää ja selkeyttää Rovaniemen koulutuskuntayhtymän henkilöstön matkustuskäytäntöä ja varmistaa matkustamisen kustannustehokkuus. Matkustusohjeen hyväksyy koulutuskuntayhtymän hallitus. Koulutuskuntayhtymän matkustusprosessia kehitetään tehostamalla matkojen suunnittelu-, varaus- ja taloushallinnon toimintoja keskittämällä ostotoimintaa sekä parantamalla kustannusten seurantaa ja hallintaa. Kuntayhtymässä noudatetaan Kunnallista yleistä virka- ja työehtosopimusta (KVTES). Matkustuspolitiikka ja matkustusohje koskevat kaikkia Rovaniemen koulutuskuntayhtymän henkilöstön koti- ja ulkomaan virka- ja virantoimitusmatkoja. Koulutuskuntayhtymän opetustoimen osalta matkakustannusten korvaukset määräytyvät KVTES:n liitteen mukaan. Pysyväisluonteisena toimipaikkana pidetään ensisijaista oppilaitosta. 1.1 Edullisuusperiaate Matkat on suunniteltava huolella huomioiden kokonaiskustannukset ja -aika. Työsuhdeauton haltijan on käytettävä työsuhdeautoa, kun se on toiminnallisesti ja taloudellisesti järkevää. Omaa autoa voi käyttää perustelluissa tehtävissä vain lyhyisiin matkoihin suuruusluokkana etäisyysraja, jossa vuokra-auto tulee halvemmaksi eli alle 100 km yhteen suuntaan. Erillistä oman auton käyttölupaa ei tarvitse hakea alle 100 km:n matkoille. Julkisia kulkuneuvoja käytetään mieluimmin kuin taksia ja lentomatkat tehdään pääsääntöisesti ekonomiluokassa. Matka tulee tehdä kokonaisedullisimmalla tavalla. Kokonaisedullisin tapa ratkaistaan matkamääräyksen antamisen yhteydessä. Virka- ja virantoimitusmatka on tehtävä niin lyhyessä ajassa ja vähin kokonaiskustannuksin kuin mahdollista ottaen huomioon matkan ja hoidettavien tehtävien tarkoituksenmukainen ja turvallinen suorittaminen. Tällöin on otettava huomioon paitsi matkustamiskustannusten korvaus, päiväraha, majoittumis- tai hotellikorvaus, mahdollinen matka-ajan palkka ja muut matkakustannusten korvaukset, myös kulkuneuvon käyttämisellä mahdollisesti saavutettu ajan säästö. Matkamääräyksen antaja toteaa tarvittaessa etukäteen, mikä on kussakin tapauksessa tarkoituksenmukaisin ja kuntayhtymälle edullisin matkustuspa. Muussa tapauksessa matkalaskun hyväksyjä ratkaisee asian jälkikäteen. Mahdollisuus yhteiskuljetukseen tulee selvittää ennen matkaa. Yhdestä organisaatioyksiköstä matkustavien avainhenkilöiden on vältettävä samassa kulkuneuvossa matkustamista. Hotellihuonetta varattaessa on otettava huomioon virka- ja työehtosopimuksen määrittämät enimmäiskorvaukset hotellimajoituksesta. Hotellilaskuun mahdollisesti sisältyviä ylimääräisiä kustannuksia (esim. minibaari, maksulliset TV-kanavat, sauna tai ravintola) ei korvata.
3 (14) 1.2 Matkustukseen liittyviä määritelmiä Kotimaan matkalla tarkoitetaan matkaa, joka tehdään työn vuoksi oman toimialueen ulkopuolelle kotimaassa. Toimialueella tarkoitetaan matkustusohjeessa varsinaisen työpaikan sijaintipaikkakuntaa ja sen välitöntä vaikutusaluetta. Virkamatka Matkakustannusten korvaukseen oikeuttava virkamatka on kunnan tai kuntayhtymän asianomaisen viranomaisen antamaan virkamatkamääräykseen perustuva matka, joka ei kuulu tavanomaiseen virkatoimintaan tai tavanomaisiin työtehtäviin ja joka edellyttää matkustamista virkapaikan ulkopuolelle. Soveltamisohje Virkamatka perustuu esimiesasemassa olevan viranhaltijan tai toimielimen antamaan matkamääräykseen, jonka tämä voi antaa johtosäännössä olevan valtuutuksen tai pysyväismääräyksen perusteella. Virkamatkat eivät ole luonteeltaan tavanomaista virkatoimintaa ja ne edellyttävät matkustamista virkapaikan/oman toimialueen ulkopuolelle. Päivärahan maksaminen edellyttää, että virkamatka ulottuu yli 15 kilometrin etäisyydelle viranhaltijan/työntekijän asunnosta ja virka/työpaikasta mitattuna yleisesti käytettyä kulkutietä sen mukaan, tapahtuuko lähtö ja paluu asunnosta vai virka-/työpaikasta. Virkamatkana ei pidetä työmatkaa asianomaisen asunnolta työpaikalle ja takaisin. Rovaniemen koulutuskuntayhtymässä virkamatkoiksi katsotaan: matkat, joista on tehty hyväksytty matkasuunnitelma. koulutusmatkasuunnitelma (on tehtävä aina). Korvaus voi olla 0 100 % perustuen koulutuksen välttämättömyyteen työtehtävien kannalta (päätetään matkasuunnitelman hyväksymisen yhteydessä). ulkomaan matkat. Virantoimitusmatka Virantoimitusmatka on viranhaltijan/työntekijän tavanomaiseen virkatoimintaan /tavanomaisiin työtehtäviin liittyvää matkustamista. Vähintään 10 tuntia kestävästä virantoimitusmatkasta toisen kunnan alueelle vähintään 150 kilometrin päähän pysyväisluonteisesta toimipaikasta ja asunnosta maksetaan osapäivärahan suuruinen korvaus. Muussa tapauksessa virantoimitusmatkan ajalta ei makseta päivärahaa. Virantoimitusmatkasta tehdään matkasuunnitelma silloin kun työntekijälle tai työnantajalle tulee maksettavaksi korvauksia/kustannuksia tai työntekijä siirtyy kunnan rajan ulkopuolelle, jotta matkavakuutus on voimassa. Soveltamisohje Virantoimitusmatkassa matkustaminen on virkatehtäviin/työtehtäviin liittyvänä tavanomaista eli päivittäistä, viikoittaista tai muutoin toistuvaa. Matka tapahtuu tavallisesti työpisteestä toiseen tai määrätystä lähtöpaikasta toiseen ja takaisin virantoimituspaikkakunnalla tai muuten virkapiiriin kuuluvalla alueella. Esimerkkeinä voidaan mainita tarkastus-, hoito- ja huoltomatkat, joita tekevät esimerkiksi rakennustarkastajat, terveystarkastajat, kotisairaanhoitajat ja sosiaalitarkkailijat.
4 (14) Rovaniemen koulutuskuntayhtymässä virantoimitusmatkaksi katsotaan esim. virkaan/toimeen liittyvät matkat. työsuunnitelman mukaisten oppituntien pitäminen ja työssäoppimiseen liittyvät matkat toimipaikoissa tai toisella paikkakunnalla. Työaika matka-aika Pääsääntönä on, että matkaan käytettyä aikaa ei lueta työajaksi, ellei sitä samalla pidetä työsuorituksena. Kulkeminen tai kuljetus toimivaltaisen viranomaisen tai esimiehen määräämästä lähtöpaikasta virka- tai työtehtävien suorituspaikkaan ja sieltä takaisin lähtöpaikkaan luetaan kuitenkin työajaksi. KVTES:n 1 luvun 4 :n mukaan paikallisella sopimuksella ei saa poiketa säännöllisen työajan keskimääräisestä pituudesta. Matka-ajoista voidaan sopia paikallisesti vain silloin, kun sopimuksella ei ole vaikutusta säännöllisen työajan pituuteen. Matka-ajan sisällyttämisestä työaikaan ei siten voida paikallisesti sopia, koska käytännössä se tarkoittaisi säännöllisen työajan pituudesta poikkeamista eli työajan lyhentämistä. Virantoimitusmatkoilla matkustaminen työpisteestä toiseen työpäivän kuluessa luetaan työajaksi edellyttäen, että matkustetaan kustannuksiltaan edullisimmalla tavalla suorinta ja nopeinta reittiä. Jos viranhaltija/työntekijä on työpäivän kuluessa käyttänyt aikaansa matkustamiseen, hänen työaikaansa ei tästä syystä pidennetä. Työmatka (KVTES:n mukaan) Työmatka eli matka asunnosta toimi-, työ- tai kokoontumispaikkaan ja takaisin ei oikeuta korvauksiin eikä sitä lueta työajaksi. Näin ollen matkaan käytettyä aikaa ei lueta työajaksi, ellei sitä samalla pidetä työsuorituksena. Soveltamisohje Pysyvän toimipaikan muuttumisesta aiheutuvat ylimääräiset kustannukset korvataan kunnallisen yleisen virka- ja työehtosopimuksessa mainituin edellytyksin. Muussa tapauksessa työmatkoista maksettu korvaus on saajalleen veronalaista tuloa. Esimerkki: X:n vakituinen toimipaikka on A. Työpäivänsä alkaessa X matkustaa kuitenkin kotoaan suoraan toimipisteeseen B, jonne on matkaa 25 km. Työpäivän kuluessa hän matkustaa toimipisteestä B kolmanteen toimipisteeseen C. Kysymyksessä on virantoimitusmatka ja X:lle maksetaan matkakustannusten korvaus väliltä B C oman auton käytön mukaan. Työpäivänsä päätyttyä X matkustaa toimipisteestä C 30 kilometrin päässä olevaan kotiinsa. Koska X:lle muodostuu toimipisteeseen B matkustamisesta ja toimipisteestä C kotiin matkustamisesta ylimääräisiä matkakustannuksia verrattuna normaaliin työmatkakustannuksiin vakituiseen toimipaikkaan, viranhaltijalle korvataan oman auton käytön mukaan työmatkakustannusten erotus. Jos X olisi matkustanut vakituiseen toimipisteeseensä työpäivän alkaessa ja sieltä kotiin työpäivän päättyessä olisi matkan pituudeksi tullut yhteensä 20 km. Nyt työmatkojen pituudeksi tulee kuitenkin 55 km (25 km + 30 km) ja
5 (14) matkojen pituuden erotus (55 km 20 km) 35 km korvataan 2 :n 2 momentin perusteella. Ulkomaan matka Ulkomaan matkalla tarkoitetaan matkaa, joka suuntautuu maamme rajojen ulkopuolelle. Hyväksytyistä ulkomaan virkamatkasuunnitelmista tulostetaan Populuksesta erillinen luettelo hallitukselle tiedoksi. Ulkomaan matkan matkasuunnitelman hyväksyy tulosalueen johtaja. Laivaseminaareista sekä kokous- ja koulutusristeilyistä suoritetaan päivärahaa kotimaan matkojen säännösten ja määräysten mukaisesti. Muu matka Muita matkoja voivat olla esim. työhaastatteluun kutsuttujen matkat sekä henkilökunnan virkistysmatkat. Omaehtoiseen koulutukseen matkustetaan omalla kustannuksella (tutkintoon johtava tai muu omaehtoinen koulutus). Matkavuorokausi Päivärahan määräämisen perusteena käytettävä matkavuorokausi on se 24 tuntia kestävä ajanjakso, joka alkaa viranhaltijan/työntekijän lähtemisestä virka-/työpaikastaan tai asunnostaan ja päättyy hänen palaamiseensa virka-/työpaikkaansa tai asuntoonsa. Soveltamisohje Virkamatkan ei kuitenkaan katsota vielä päättyneen, kun viranhaltija/työntekijä palaa virka-/työpaikalleen ainoastaan työvälineiden luovuttamista tai vaihtamista, uusien työmääräysten saamista tai muuta niihin verrattavaa lyhytaikaista virka-/työtehtävien hoitamista varten edellyttäen, että hän tämän jälkeen välittömästi jatkaa virkamatkaansa. Mikäli virkamatkalta jatketaan omalle matkalle, virkamatkan katsotaan päättyvän välittömästi esim. koulutuksen päätyttyä. Virka- ja työpaikka Virka- tai työpaikalla tarkoitetaan asianomaisen kiinteää toimipaikkaa, jossa hän työskentelee, tai mikäli hänellä ei työn luonteen vuoksi ole kiinteää toimipaikkaa, pidetään hänen toimipaikkanaan sitä, jossa hän useimmin työskentelee, noutaa työmääräykset, säilyttää työvälineitään tai jota muilla vastaavilla perusteilla voidaan pitää hänen pääasiallisena toimipaikkanaan. Päivärahat maksetaan toimialueen ulkopuolelle suoritetuista työmatkoista. Kiinteä toimipaikka on määriteltävä työsopimuksessa/virkamääräyksessä. Tutustu verottajan ohjeisiin verottajan nettisivuilla.
6 (14) 1.3 Matkustukseen liittyvät hankinta- ja muut sopimukset Hankintasopimukset ovat ROKKI-intrassa (esim. sopimukset vuokra-autoista, hotelleista ja matkatoimistosta). 1.4 Luotto- ja bonuskorttien käyttäminen Matkustajan, jolla on käytössään työnantajan luottokortti, suositellaan käyttävän ko. korttia matkakustannusten maksamisessa. Tositteet on skannattava Rondoon laskun liitteeksi. 1.5 Bonuspisteet Työantajan maksamista matkoista, majoituksista tai bensasta kertyvät bonuspisteet on käytettävä aina työnantajan hyväksi (kuntayhtymähallituksen päätös 28.1.2011). Tämän vuoksi esim. paljon matkustavien tulee hankkia rinnakkaiskortti kuntayhtymän nimiin Finnairin lentopisteiden kerryttämiseen. Bonusten verotus, ohje Dnro: A11/200/2013, 29.1.2013; Jos työnantajan maksamien suoritusten perusteella saatavat edut käytetään työnantajan hyväksi, niiden käytöstä ei synny veronalaista etua työntekijälle. ------- Työntekijä voi saada työnantajansa maksaman matkan tai hotelliyön tai muun tapahtuman perusteella kertyneet etupisteet tai muun edun yksityiskäyttöönsä. Muu etu voi olla esimerkiksi tasokorotus yksityismatkana pidettävällä lennolla. Tällainen etu on saajalleen veronalaista ansiotuloa. http://www.vero.fi/fi-fi/syventavat_veroohjeet/elinkeinoverotus/bonusten_verotus(26204)#113bonusjarjestelmanhallinnointi 1.6 Passi, viisumi ja rokotukset Virkamatkasta aiheutuvina kuluina korvataan viranomaismaksut, passi- ja viisumimaksut sekä tarpeelliset lääke- ja rokotusmaksut. 1.7 Vakuutukset Kuntayhtymällä on yrityksen matkustaja- ja matkatavaravakuutus sekä matkavastuu- ja matkaoikeusturvavakuutus, joka kattaa palveluksessa olevien henkilöiden virkamatkat (enintään 1 kk yhtäjaksoinen matka) kaikkialla maailmassa. Vakuutus on voimassa kotimaan matkoilla, jotka tehdään linnuntietä suoraan mitattuna vähintään 50 km etäisyydelle vakuutetun asunnosta, työpaikasta, opiskelupaikasta tai vapaa-ajan asunnosta. Vakuutukset eivät ole voimassa edellä mainituissa paikoissa tai mainittujen paikkojen välisillä matkoilla. Kuntayhtymällä on lisäksi erillinen työtapaturmavakuutus, joka on voimassa työmatkalla asunnosta työpaikalle ja päinvastoin sekä työntekijän ollessa työnantajan asioilla. Ulkomaanmatkoja varten työyksikköjen matkasihteeriltä saa vakuutuskortin, joka on todistuksena voimassaolevasta vakuutuksesta esim. sairaustapauksissa. Kortin kääntöpuolelta löytyy hätäpäivystysnumerot, joista tavoittaa vakuutushenkilöstön ympäri
7 (14) vuorokauden. Vakuutuksesta ei korvata työmatkoilla työajan ulkopuolella sattuneita vahinkoja, vaan niitä varten matkustajan tulisi hankkia erillinen, oma vakuutus. Matkustajavakuutus sisältää seuraavat korvauslajit: matkan keskeytymiskorvaus ja sijaisen matkakustannukset matkasairauden ja matkatapaturman hoitokulut haittakorvaus matkatapaturman varalta kuolinkorvaus matkatapaturman varalta matkan peruuntumis- ja myöhästymiskorvaus Jos sairastut ulkomailla, hakeudu länsimaiseen tai vastaavan tasoiseen lääkärinhoitoon. Kustannukset tarvittavista hoidoista ja lääkkeistä korvataan matkustajavakuutuksesta matkan jälkeen. Terveydenhoitoon, rokotuksiin tai matkalääkkeisiin liittyvistä asioista saat lisätietoa työterveysasemalta. 1.8 Matkatavaravakuutus Matkatavaravakuutukseen sisältyvät vakuutetun henkilökohtaiset matkatavarat. Vakuutus korvaa matkatavaran rikkoutumisesta, vahingoittumisesta tai menettämisestä aiheutuneita esinevahinkoja. Vakuutuksesta korvataan esinevahingot, jotka ovat aiheutuneet äkillisestä, ennalta-arvaamattomasta tapahtumasta. Mikäli matkatavara on rikkoutunut tai kadonnut lennon aikana tai se ei ole saapunut määränpäähän samanaikaisesti henkilön kanssa, korvaus haetaan ensisijaisesti lentoyhtiöstä. Mikäli lentoyhtiö ei korvaa, korvaushakemus haetaan toissijaisesti työnantajan matkavakuutuksesta. Lentoyhtiön korvaus edellyttää ilmoituksen tekemistä lentoyhtiölle heti vahingon tultua ilmi. Rikosilmoitus varastetusta tavarasta tai ryöstöstä on tehtävä poliisille paikan päällä. Poliisin pöytäkirjasta tarvitaan kopio vahinkoilmoituksen liitteeksi. Vakuutus ei kata maksuvälineitä, arvopapereita, huolimattomuudesta johtuvia vahinkoja, katoamista tai hukkaamista. 1.9 Matkavastuu- ja matkaoikeusturvavakuutus Matkavastuuvakuutuksesta korvataan yksityishenkilönä matkalla toiselle aiheutettu henkilö- ja esinevahinko, josta vakuutettu voimassa olevan oikeuden mukaan on korvausvastuussa, kun korvausvastuu perustuu vakuutuskauden aikana sattuneeseen tekoon tai laiminlyöntiin. Matkaoikeusturvavakuutuksen tarkoituksena on korvata vakuutetun välttämättömät ja kohtuulliset asianajo- ja oikeudenkäyntikulut, jotka ovat aiheutuneet lakimiesavun käyttämisestä riita- ja rikosasioissa vakuutusmäärään saakka. Matkavastuu- ja/tai oikeusturvavahingosta tulee aina tehdä vahinkoilmoitus vakuutusyhtiölle. Oikeusturvavahingossa korvattavuuspäätös on haettava vakuuttajalta ennen oikeudenkäynti- tai asianajopalkkioiden syntymistä. Liitteeksi tarvitaan haaste, poliisipöytäkirja, vastine tai muu vastaava vahinkoon liittyvä asiakirja.
8 (14) 1.10 Vahinkoilmoituksen teko Vahinkoa kärsinyt/vahingon aiheuttanut voi tehdä vahinkoilmoituksen matkustaja-, matkatavara-, vastuu- ja oikeusturvavahingoissa sähköisesti Pohjolan internetsivulla osoitteessa: https://www.pohjola.fi/pohjola?id=322300&srcpl=8 2 Ennen matkaa 2.1 Matkan suunnittelu Työyksiköissä on matkasihteerit, jotka luovat matkustajatunnukset VR:n ja SMT:n profiileihin. Matkustaja varaa matkaliput ja majoituksen järjestelmistä. Suunnittele matka hyvissä ajoin, jotta edullisia hintoja on mahdollista hyödyntää. Yhdistä samalle matkalle useampia tapaamisia, jos mahdollista. Valitse aina käytettävään aikaan nähden kustannuksiltaan edullisin vaihtoehto. Matkan tarpeellisuutta harkittaessa arvioi matkan panos/tuotossuhdetta. Harkitse myös vaihtoehtoisia tapoja, esim. puhelinneuvottelu, videoneuvottelu, sähköposti. Matkalla tulee olla perusteltu yksikön/toimipisteen toimintaan tai alan kehitykseen liittyvä seurantatavoite. Tavoite tulee arvioida rinnan matkasta aiheutuvien kokonaiskustannusten kanssa. Matkasihteeri voi tilata liput esim. luennoitsijoille ja asiantuntijoille ns. vierasvarauksena. Erikoishintaisten lippujen hyödyntämiseksi varaus voidaan tehdä peruutusehtojen puitteissa jo ennen matkasuunnitelman hyväksymistä. Matkasuunnitelma on kuitenkin aina pyrittävä hyväksymään ennen lentolipun kirjoitusta. Sopimusmatkatoimiston velvollisuus on tarjota aina ensisijaisesti yhteistyökumppaneidemme sopimushintaisia tai muita erikoishintaisia lippuja. Matkustuskäyttäytymistä seurataan mm. matkatoimistoraportein. Kuntayhtymän antamia tunnuksia ei voi käyttää henkilökunnan omalla vapaa-ajallaan tekemien henkilökohtaisten matkojen järjestelyyn. 2.2 Matkasuunnitelman tekeminen matkahallintajärjestelmä Populuksella Koulutuskuntayhtymässä käytetään matkahallintajärjestelmä Populusta. Ohjelman linkki löytyy ROKKI-intran etusivulta ohjeineen. Populuksen pääkäyttäjiltä saa ohjelman käyttäjätunnukset. Virka- ja virantoimitusmatkan matkasuunnitelma tehdään hyvissä ajoin ennen matkan alkua Populus -ohjelmaan, jotta kuntayhtymän työntekijöilleen ottamat matka- ja tapaturmavakuutus ovat voimassa matkan aikana ja matkasta voidaan maksaa päiväraha. Kurssiin, seminaariin sekä opinto- tai neuvottelupäivään osallistumista koskeviin hakemuksiin on Populukseen skannattava liitteeksi tilaisuuden ohjelma/kutsu.
9 (14) Matkustaja vastaa siitä, että matkasuunnitelmaan tulee kustannuspaikkatieto, mikäli se on eri kuin ohjelman ehdottama tai ainakin selkeästi tieto mihin matkakustannus kirjataan (lisätieto -kenttä). Suunnitelma reititetään ensin asiatarkastajalle ja sen jälkeen esimiehelle. Asiatarkastaja vielä varmistaa, että kustannuspaikka- ja tunnistetiedot on merkittyinä. Asiatarkastajien tiedot löytyvät ROKKI-intrasta (henkilöstö). Virkamatkahakemuksessa on perusteltava matkan tarpeellisuus ja tarkoituksenmukaisuus sekä matkan, että matkalle ehdotetun henkilön osalta. Lisäksi hakemuksessa on yksilöitävä matkakohteet, matka-ajat ja mahdolliset muut päätöksen tekemiseen vaikuttavat seikat. Suunnitelmasta tulee ilmetä kaikki matkasta aiheutuvat kustannukset (erikseen laskutettavista kuluista maininta lisätiedot -kenttään). Matkan edullisuusarviointi tehdään myös lisätiedot -kenttään. Populus -ohjelmaa käytetään henkilöstön koulutuksen seurantaan ja ohjelmasta otetaan koulutustiedot tilastointia ja raportointia varten. Seurannan vuoksi jokaisesta koulutuspäivästä on tehtävä matkasuunnitelma, myös sellaisista, joista ei tule kustannuksia (matkalaskua tässä tapauksessa ei tehdä). 2.3 Matkaennakko Virkamatkaa varten on oikeus saada matkaennakkoa. Ennakko haetaan Populuksen kautta matkasuunnitelmaa tehdessä hyvissä ajoin ennen matkaa. Alle 24 tuntia kestävältä virkamatkalta voidaan ennakko jättää päivärahan osalta suorittamatta. Matkaennakon hyväksyy yksikön esimies matkasuunnitelman pohjalta. Matkan tekijä vastaa siitä, että matkaennakko vähennetään viipymättä matkalaskusta. 2.4 Pysyväisluonteinen matkamääräys Toistaiseksi voimassa olevat matkamääräykset kumotaan hallituksen hyväksyessä tämän matkustusohjeen. Virantoimitusmatkasta tehdään matkasuunnitelma silloin kun työntekijälle tai työnantajalle tulee maksettavaksi korvauksia/kustannuksia tai työntekijä siirtyy kunnan rajan ulkopuolelle, jotta matkavakuutus on voimassa. Toistaiseksi voimassa oleva matkamääräys voidaan antaa määräaikaisten työ- ja virkatehtävien hoitamiseksi esim. useita kertoja viikossa tehtäviin TOP-käynteihin tai muihin virantoimitusmatkoihin (kts. lomake Toistaiseksi voimassaoleva virkamatkamääräys). Määräyksen antaa yksikön esimies. 2.5 Muiden tahojen kustantamat matkat Ennen osallistumista muiden kuin oman organisaation kustantamille matkoille on varmistettava, että matkalle osallistuminen ei vaaranna puolueettomuutta, riippumattomuutta tai tasapuolisuutta virka- tai työtehtävien hoidossa. Velvoite koskee myös vapaa-ajalle tarjottuja matkoja. Mikäli muiden kustantamalta matkalta on oikeutettu saamaan matkakustannusten korvaukset ko. matkan järjestäjältä, ei matkakustannusten korvauksia makseta uudelleen.
10 (14) 3 Matkustaminen Ensisijaisesti käytetään kuntayhtymän omia autoja, sitten julkista kulkuneuvoa tai vuokra-autoa. 3.1 Työnantajan autojen käyttö Ajoneuvojen käyttö- ja yleinen turvallisuusohje (hallitus hyväksynyt 31.3.2011) löytyy ROKKI-intrasta nimellä REDU Ajoneuvojen käyttö- ja yleinen turvallisuusohje. Kuntayhtymän autoista tehdään Outlookkiin varausjärjestelmä (tästä tiedotetaan myöhemmin tarkemmin). 3.2 Vuokra-autot Kuntayhtymällä on hankintasopimus ajoneuvojen vuokrauspalvelusta. Sopimus ja sen liitteet löytyvät ROKKI-intrasta hankinnat -osiosta. Vuokra-autojen varaukset tehdään itse suoraan autovuokraamosta. Ajoneuvon vastaanottajalla tulee olla voimassaoleva ajolupa. Auton vuokraus voi olla perusteltua, kun matkakohteessa liikutaan paljon tai kun julkiset liikenneyhteydet ovat huonot ja aikaa vievät ja matkustajia on useita samalla matkalla. 3.3 Oman auton käyttö Omaa autoa voi käyttää perustelluissa tehtävissä vain lyhyisiin matkoihin suuruusluokkana etäisyysraja, jossa vuokra-auto tulee halvemmaksi eli alle 100 km yhteen suuntaan. Matkasta tehdään yksilöity selvitys Populus matkalaskuohjelmaan. Matkalaskun liitteeksi skannataan ajopäiväkirja ellei ajopäiväkirjaa kirjata suoraan ohjelmaan. 3.4 Ajopäiväkirja Ajopäiväkirjaa pidetään joko Populuksessa, josta se muutetaan matkalaskuksi ennen kuin ensimmäisestä ajosta on kulunut kaksi kuukautta, tai manuaalisesti pidetty ajopäiväkirja skannataan Populuksen matkalaskun liitteeksi samassa ajassa. Hyväksymiskierros on sama kuin yleensä matkalaskulla: asiatarkastajan kautta esimiehelle. 3.5 Juna/linja-auto Junaa tai linja-autoa on käytettävä silloin, kun se matkan kokonaiskustannusten kannalta on edullisinta ja matkan kohde on hyvien yhteyksien päässä. Junassa on käytettävä mahdollisuuksien mukaan halvinta eko -luokkaa / yhteisvälillä kokonaistaloudellisesti edullisinta junavuoroa. Hintaero voi olla jopa 50 70 %. VR:n kanssa on matkatilisopimus. Sopimusalennuksen saaminen edellyttää varaamista ensisijaisesti VR:n ostosovelluksesta. Matkan voi varata myös VR:n palvelupisteestä
11 (14) käyttäen yksikkötunnuksia. SMTn ostosovelluksen kautta hankittuna junalippuun lisätään palvelumaksu, mitä ei VR:n ostosovelluksen kautta varatessa tule. Julkisen liikenteen matkakortin hankkiminen on suotavaa erityisesti pääkaupunkiseudulla korvaamaan taksin käyttöä. 3.6 Lentäminen Erikoishintaisia lippuja käytetään aina, kun se on mahdollista. Matkustusluokka on ensisijaisesti ekonomiluokka. Business- tai vastaavan hintaluokan lippuja voidaan hyväksyä käytettäväksi vain poikkeustapauksissa: mannertenvälisillä tai Kaukoidän lennoilla, kun neuvottelu tai asiakastapaaminen alkaa välittömästi kohdemaahan saavuttua. jos matka jatkuu edelleen ilman mahdollisuutta kohtuulliseen lepäämiseen. 3.7 Taksi Taksia käytetään ja kulut korvataan työliikkumiseen vain silloin, kun sen käyttö on ilmeisen välttämätöntä, matkustajien määrän (nimet kuittiin), työn suorittamisen ja olosuhteet huomioiden tarkoituksenmukaisin ja edullisin vaihtoehto. Matkustamiseen tulee yleensä käyttää yleisiä kulkuneuvoja. 3.8 Majoittuminen Majoittumisessa tulee käyttää hankintasopimuksen mukaisia sopimushintaisia hotelleja. Kokous-, koulutus- ja ryhmämatkoilla majoitutaan yleensä kahden hengen huoneissa. Majoittumiskorvausten enimmäismäärät kotimaassa ja ulkomailla korvataan kunnallisen yleisen virka- ja työehtosopimuksen mukaisesti. 3.9 Hotelliaamiainen Aamiainen voi sisältyä hotellihuoneen hintaan. Hotellihuoneen hintaan sisältyvää aamiaista ei pidetä ateriana. Sen sijaan esimerkiksi laivamatkan lipun hintaan sisältynyt aamiainen katsotaan ateriaksi. Jos aamupala ei sisälly huoneen hintaan, työnantaja ei sitä korvaa, vaan se on päivärahalla korvattava kustannus. Jos työnantaja kuitenkin korvaa hotelliaamiaisen, verottajan mukaan siitä syntyy verotettavaa etuutta. Rondossa ja Populuksessa tiliöitäessä aamiaisen osuus on alviton. 4 Matkan jälkeen 4.1 Matkalaskun tekeminen Matkakustannusten korvaamisessa noudatetaan Kunnallista yleistä virka- ja työehtosopimusta ja sen liitettä. Matkakustannuksina pidetään niitä ylimääräisiä menoja, joita työntekijällä/viranhaltijalla on ollut virkamatkan tai virantoimitusmatkan johdosta.
12 (14) Ulkomaanmatkoista tehdään matkakertomus, joka tallennetaan matkalaskun liitteeksi Populukseen. Kotimaan matkoista ei matkakertomusta tarvitse laatia. Matkalasku tehdään Populus -ohjelman kautta hyväksyttyä matkasuunnitelmaa hyödyntäen. Matkasta aiheutuneiden kulujen kuitit skannataan Populukseen matkalaskun liitteeksi. Lentokentällä, rautatieasemalla ja hotellimajoituksen yhteydessä perittävä auton seisontapaikkamaksu korvataan tositteen mukaisesti, kuitenkin enintään kolmen (3) päivän ajalta. Matkustaja vastaa siitä, että matkasuunnitelmaan tulee kustannuspaikkatieto, mikäli se on eri kuin ohjelman ehdottama tai ainakin selkeästi tieto mihin matkakustannus kirjataan (lisätieto -kenttä). Valmis matkalasku reititetään asiatarkastajalle ja hyväksynnän tekevälle esimiehelle. Asiatarkastaja vielä varmistaa, että kustannuspaikka- ja tunnistetiedot on merkittyinä. Matkalasku on esitettävä viivytyksettä matkan päätyttyä. Matkalaskut maksetaan viikoittain. 4.2 Pysäköintivirhemaksu tai sakko Rovaniemen koulutuskuntayhtymä ei korvaa työntekijöiden virka/virantoimitusmatkoilla saamia pysäköintivirhemaksuja tai sakkoja. 4.3 Matka-aika työaikalaskelmissa Työmatkoja asunnosta työpaikalle ja takaisin ei lueta työajaksi. Matkaan käytettyä aikaa ei lueta työaikaan, ellei sitä samalla ole pidettävä työsuorituksena. Virantoimitusmatka esimiehen määräämästä lähtöpaikasta virka- tai työtehtävän suorituspaikkaan ja sieltä lähtöpaikkaan palaaminen luetaan työaikaan. Tutustu verottajan ohjeisiin verottajan nettisivuilla. Matkustaminen työpisteestä toiseen työpäivän kuluessa luetaan työajaksi edellyttäen, että matkustetaan kustannuksiltaan edullisimmalla tavalla suorinta ja nopeinta reittiä. Virkamatkaan käytetystä ajasta luetaan työajaksi vain virka-/työtehtävien suorittamiseen
13 (14) kulunut aika. Mikäli viranhaltija/työntekijä on käyttänyt työaikaansa matkustamiseen, ei hänen työaikaansa tämän vuoksi pidennetä. Työpäiviksi sattuvat palkalliset koulutuspäivät käsitellään enintään normaalimittaiseen työpäivään rinnastettavina päivinä. Mikäli koulutus on työnantajan itsensä järjestämä, koulutukseen käytetty aika lasketaan työajaksi. Silloin sen myös on välittömästi liityttävä viranhaltijan virkatehtäviin/työntekijän työtehtäviin, se on virka-/työtehtävien hoidon kannalta välttämätön, työnopastukseen rinnastettavaa koulutusta ja josta viranhaltija ei voi virkavelvollisuuttaan ja virkatehtäviään laiminlyömättä/työntekijä työvelvollisuuksiaan laiminlyömättä kieltäytyä. 5 Muita määräyksiä 5.1 Matkan peruuttaminen Matkan voi peruuttaa perustellusta syystä joutumatta itse korvausvelvollisuuteen (esim. lääkärintodistuksen perusteella, jolloin vakuutus korvaa haettuja matkan peruuntumisesta aiheutuneita kuluja). 5.2 Matkasuunnitelmasta poikkeaminen Omien intressien vuoksi tehdyistä matkustukseen liittyvistä matkustusajan/-tavan muutoksista aiheutuvista lisäkustannuksista vastaa muutoksen tekijä. Henkilökohtaisen matkan/loman voi kytkeä virka- tai virantoimitusmatkaan edellyttäen, että matkan kokonaiskustannukset alenevat. Matkavuorokausi päättyy, kun virka- tai virantoimitusmatkan ohjelma tosiasiallisesti päättyi, eikä päivärahaa ko. ajalta korvata. Jos virka- tai virantoimitusmatka päättyy loman alkamiseen, ei paluumatkasta aiheutuvia kustannuksia tai esim. oman matkan majoituskorvauksia korvata. Jos lomaaika kuitenkin alentaa merkittävästi matkan kokonaiskustannuksia, paluumatkasta aiheutuneet kustannukset korvataan. Huomioitavaa on, ettei kuntayhtymän matkavakuutus ole ns. oman matkan aikana voimassa. Tämä ohjeistus on ROKKI-intrassa matkustusasioita koskevassa ohjeistuksessa sekä SMT:n portaalissa. Hallitus on hyväksynyt ohjeen 2014 ja ohje tulee voimaan välittömästi. LIITTEET: Kuntatyönantajien artikkeli Mikä on työaikaa Kuntatyönantajien artikkeli Matkakustannusten korvaukset ja matka-ajan lukeminen työaikaan Bonusten verotus, ohje 29.1.2013 dnro A11/200/2013 Toistaiseksi voimassa oleva virkamatkamääräys VR:n yksikkötunnusluettelo
Älä tuhlaa työaikaa! Mikä on työaikaa? Työnantajien on hyvä pitää mielessään, mikä on työajaksi luettavaa aikaa. Tämä vaikuttaa mm. lisä- ja ylityön muodostumiseen ja sitä kautta kustannuksiin. Kunnallisen virka- ja työehtosopimuksen työaikaluvun 4 :n 1 momentin mukaan työajaksi luetaan varsinaiseen työhön käytetty aika, jonka viranhaltija/työntekijä on velvollinen olemaan työpaikalla työnantajan käytettävissä. Tämän lisäksi 4 :n 2 momentissa on lueteltu eräitä erityistilanteita työajaksi luettavista ajoista. Työnantajien on syytä pitää mielessään, mikä on työajaksi luettavaa aikaa ja mikä muuta palkkaan tai muuhun korvaukseen oikeuttavaa aikaa. Työajaksi luettava aika otetaan aina huomioon tarkasteltaessa säännöllisen työajan täyttymistä, eli onko työaikajakson lisä- ja ylityöraja ylittynyt. Mikäli työajaksi luetaan aikaa, joka sitä ei ole, saatetaan lisä- ja ylityökorvauksia maksaa ilman, että siihen on virka- ja työehtosopimusten perusteella velvollisuutta, mikä puolestaan nostaa kustannuksia. Paikallisesti ei voida sopia siitä, mikä aika luetaan työaikaan kuuluvaksi, koska se käytännössä tarkoittaisi säännöllisen työajan pituudesta poikkeamista eli työajan lyhentämistä. KVTES I luvun 4 :n mukaan paikallisella sopimuksella ei saa sopia poikettavaksi KVTES:n mukaisen säännöllisen keskimääräisen työajan pituudesta. Lepoajat Päivittäisiä lepoaikoja ei lueta työaikaan, jos viranhaltija ja työntekijä saavat näinä aikoina esteettömästi poistua työpaikalta. Pääsääntönä on, että työntekijöillä/ viranhaltijoilla on oikeus saada lepotauko (ruokailutauko), jota ei lueta työaikaan. Tällöin tauon aikana voi myös poistua työpaikalta. Se on tarkoitettu lepo- ja virkistymistauoksi, joka on työajan tehokkaan käytön kannalta ja työsuojelullisista syistä tarpeellinen. Milloin matka-aika luetaan työaikaan? Määräys työmatkojen kuulumisesta työaikaan on KVTES III luvun 4 2 momentin 2 kohdassa. Ratkaistaessa sitä luetaanko matka-aika työajaksi merkitystä on myös KVTES:n liitteen 16 :n 1 :ssä olevilla virkamatkat ja virantoimitusmatkan määritelmillä. Niillä tarkoitetaan myös työntekijöiden vastaavia matkoja. Pääsääntönä on, että matkaan käytettyä aikaa ei lueta työajaksi, ellei sitä samalla pidetä työsuorituksena. Kulkeminen tai kuljetus toimivaltaisen viranomaisen tai esimiehen määräämästä lähtöpaikasta virka- tai työtehtävien suorituspaikkaan ja sieltä takaisin lähtö-paikkaan luetaan kuitenkin työajaksi. Työmatkoja asunnosta työpaikalle ja takaisin ei lueta työajaksi. Virkamatka on esimiehen määräykseen (matkamääräys) perustuva matka, joka ei kuulu tavanomaiseen virkatoimintaan/ tehtävään ja joka edellyttää matkustamista virka- tai työpaikan ulkopuolelle. Virkamatkaan käytetystä ajasta luetaan työajaksi ainoastaan virka- ja työtehtävien suorittamiseen kulunut aika. Esimerkiksi potilaan saattaminen luetaan työajaksi, mutta työntekijän ilman potilasta tapahtuvaa paluumatkaa ei lueta työajaksi. Kuitenkin jos viranhaltija/työntekijä on työpäivän kuluessa käyttänyt aikaansa matkustamiseen, hänen työaikaansa ei tästä syystä pidennetä eli hänen ei muuna aikana tarvitse työskennellä matkustamiseen kulunutta vastaavaa aikaa. Virantoimitusmatkasta on kyse, kun matkustaminen on virka- tai työtehtäviin liittyvää tavanomaista eli päivittäistä, viikoittaista tai muutoin toistuvaa. Matka tehdään yleensä työpisteestä toiseen tai määrätystä lähtöpisteestä toiseen ja takaisin virantoimituspaikkakunnalla tai muuten virkapiiriin kuuluvalla alueella. 24 Kuntatyönantaja 3/2009
Esimerkkeinä voidaan mainita terveystarkastajat ja kotisairaanhoitajat. Virantoimitusmatkoilla matkustaminen työpisteestä toiseen työpäivän kuluessa luetaan työajaksi edellyttäen, että matkustaminen tapahtuu kustannuksiltaan edullisimmalla tavalla suorinta ja nopeinta reittiä. Työnantajan määräämät terveydenhoidolliset tutkimukset KVTES III luvun 4 2 momentin 4 kohdan mukaan työnantajan määräämiin terveydellisiin tutkimuksiin ja tarkastuksiin taikka viranhoidon/työn edellyttämiin lakimääräisiin tarkastuksiin kulunut aika luetaan työajaksi silloinkin, kun se tapahtuu henkilön vapaa-aikana. Tarvittaessa työntekijän/viranhaltijan pitää esittää tutkimukseen tai tarkastukseen suorittaneen henkilön tai laitoksen antama todistus varsinaiseen tutkimukseen tai tarkastukseen kuluneesta ajasta. Tutkimuksiin tai tarkastuksiin mahdollisesti liittyvää matka-aikaa ei lueta työajaksi. Kuitenkin jos viranhaltija/työntekijä on työpäivänsä kuluessa käyttänyt aikaansa matkustamiseen niihin liittyen, ei hänen tarvitse työskennellä tätä vastaavaa aikaa muuna ajankohtana eli työaikaa ei tästä syystä pidennetä. Jos kyseessä ei ole työnantajan määräämä tutkimus tai tarkastus eikä lakimääräinen tarkastus, määräys ei tule lainkaan sovellettavaksi. Mikään muu terveydenhoidolliseen tutkimukseen, tarkastukseen tai hoitoon kulunut aika ei ole työaikaa. Lääkärin määräämät tutkimukset KVTES III luvun 4 2 momentin 5 kohdan mukaan aikaa, joka työntekijältä/viranhaltijalta on kulunut lääkärin lähetteellä määräämiin tutkimuksiin kuten erikoislääkärin, laboratorio- tai röntgentutkimuksiin, ei lueta työajaksi. Pääsääntönä on, että työntekijä käy myös lääkärin määräämissä tutkimuksissa omalla vapaa-ajallaan. Jos pääsääntöä ei voida noudattaa ja viranhaltija kuitenkin todellisen tarpeen vaatiessa joutuu työaikanaan lääkärin lähetteellä määräämiin tutkimuksiin, järjestetään niitä varten vapautus työstä. Todellisella tarpeella tarkoitetaan sitä, että tutkimus ei ole tehtävissä työajan ulkopuolella tai että kyseessä on äkillinen tutkimustarve. Jos määräyksen edellytykset täyttävä tutkimus tai äkillisestä hammassairaudesta johtuva toimenpide matka-aikoineen ajoittuvat viranhaltijan/työntekijän varsinaiseen työaikaan, työaikaa ei tästä syystä pidennetä. Aikaa ei lueta työajaksi, mutta aika on palkallista aikaa työntekijälle/viranhaltijalle. Siten tutkimuksen vuoksi vajaaksi jäävä työaika voi tulla teetetyksi täyteen silloin, kun työnantajalla on työn teettämistarvetta muusta syystä toiminnan kannalta. Määräys koskee myös synnytystä edeltäviä lääketieteellisiä tutkimuksia, mikäli tällainen tutkimus on suoritettava työaikana. Synnytystä edeltävillä tutkimuksilla tarkoitetaan sekä lääkärin että muun terveydenhoitohenkilökunnan suorittamaa tutkimusta taikka tällaiseen tutkimukseen perustuvan laboratoriotai muun vastaavan kokeen suorittamista, joka perustuu selvitystarpeeseen raskaana olevan viranhaltijan/työntekijän tai sikiön terveydentilasta. Viranhaltijalle/työntekijälle järjestetään vastaava vapautus työstä myös äkillisen hammassairauden johdosta työajalle sattuvan hoitotoimenpiteen vuoksi, jos äkillinen hammassairaus vaatii samana päivänä tai saman työvuoron aikana annettavaa hoitoa eikä viranhaltija/työntekijä voi saada hoitoa työajan ulkopuolella. Työkyvyttömyys ja hoidon kiireellisyys osoitetaan hammaslääkärin antamalla todistuksella. Viranhaltijoiden ja työntekijöiden tulee ilmoittaa tutkimusajankohdasta työnantajalle niin pian kuin se on mahdollista. Työnantaja voi osoittaa viranhaltijalle/ työntekijälle toisen ajankohdan tutkimusta varten ottaen huomioon tutkimuksen kiireellisyyden ja ajankohdan, jolloin tutkimuksia tehdään. Hyvissä ajoin tapahtuva ilmoittaminen mahdollistaa sen, että työvuorojärjestelyjä tehtäessä voidaan etukäteen ottaa huomioon tutkimuksissa käynnin tarve siten, että se voi pääsääntöisesti tapahtua työajan ulkopuolella. Määräys ei tule sovellettavaksi lainkaan työntekijän/viranhaltijan omaaloitteisissa lääkärissä, hammaslääkärissä ja hoidossa käyntien osalta, useamman päivän kerrallaan kestävissä tutkimuksissa eikä tutkimuksissa, jotka on suoritettu viranhaltijan/työntekijän oma-aloitteisen lääkärissäkäynnin yhteydessä. Työterveyshuolto Useat työnantajat ovat tehneet työterveyshuoltosopimuksen tietyn lääkäriaseman tai julkisen terveydenhuollon yksikön kanssa. Kun työnantajalla on tietty työterveyshuollon yksikkö, jossa työntekijät käyvät, on työnantajan paikallisesti määriteltävä selvät ohjeet ja tehtävä päätös, miten näissä tilanteissa sovelletaan KVTES:n 4 2 momentin kohtia 4 ja 5. Esimerkiksi jos työntekijä lähtee käymään oma-aloitteisesti työterveyshuollossa lääkärin tarkastuksessa tai tutkimuksessa, tilanteessa ei KVTES:n mukaan tule sovellettavaksi 4 :n 2 momentin kohta 4 eikä 5. Mahdollisten työterveyshuoltoa koskevien paikallisten ohjeiden tulee olla riittävän selvät, ja työnantajan on tiedotettava henkilöstöä ohjeistuksesta sekä pidettävä huolta siitä, että sovellettava käytäntö on yhtenäinen ja koko henkilöstön tiedossa. Työntekijöitä ja viranhaltijoita tulee kohdella yhdenvertaisesti ja tasapuolisesti myös näissä asioissa. Kuntatyönantaja 3/2009 25
Älä tuhlaa työaikaa! Mikä on työaikaa? Milloin koulutus on työaikaa? Koulutus on työaikaa vain kaikkien KVTES:n mukaisten edellytysten täyttyessä yhtäaikaisesti. KVTES III luvun 4 2 momentin 3 kohdan mukaan koulutukseen käytetty työaika luetaan työajaksi vain ja ainoastaan, jos kyseessä on työnantajan itsensä järjestämä, välittömästi viranhaltijan virkatehtäviin/työntekijän työtehtäviin liittyvä, virka-/työtehtävien hoidon kannalta välttämätön ja työnopastukseen rinnastettava koulutus, josta viranhaltija ei voi virkavelvollisuuttaan ja virkatehtäviään laiminlyömättä/työntekijä työvelvollisuuksiaan laiminlyömättä kieltäytyä. Mikäli kaikki mainitut viisi edellytystä eivät täyty yhtäaikaisesti, aikaa ei lueta työajaksi. Esimerkiksi teorialuentoa ei täytä kriteeriä työnopastukseen rinnastettavasta koulutuksesta. Koulutustilaisuuteen osallistumista varten viranhaltijalle/työntekijälle voidaan joko antaa virkamatkamääräys tai myöntää hakemuksesta virka-/työvapaata. Välillä koulutustilaisuuksien yhteydessä näkee käytettävän sanoja salliminen ja oikeutus. Mikäli tällaisia käsitteitä käytetään, tulee olla etukäteen tiedossa onko kyseessä virkamatkamääräys vai virka-/ työvapaa. Jos työnantaja antaa koulutukseen osallistumista varten virkamatkamääräyksen ja kaikki 3 -kohdan edellytykset täyttyvät, virkamatkamääräyksen perustuva koulutus luetaan työajaksi. Tällainen koulutusaika saattaa muodostua myös lisä- tai ylityöksi. Mikäli virkamatkamääräys on annettu, mutta 3-kohdan edellytykset eivät täyty, koulutukseen käytettyä aikaa ei lueta työajaksi. Virkamatkan ajalta maksettava palkkaus ja matka- yms. kustannusten korvaukset määräytyvät virka- ja työehtosopimuksen mukaan. Mikäli viranhaltijalle/työntekijälle on hakemuksesta myönnetty virka-/ työvapaata koulutukseen osallistumista varten, tulee työnantajan päätöksessä samalla ratkaista, onko se palkaton, palkallinen tai maksetaanko osapalkkaa sekä missä määrin työnantaja mahdollisesti osallistuu muihin kustannuksiin. Huomattava on, että jos koulukseen osallistumista varten on myönnetty virka/työvapaata, ei koulutukseen käytetty aika ole koskaan työajaksi luettavaa aikaa. Koulutustilaisuuden työajaksi luettavuuden kannalta ei merkitystä ole sillä seikalla, onko vapaa myönnetty palkallisena vai palkattomana. Koska koulutustilaisuus ja sen perusteella annettava virkamatkamääräys tai myönnetty virka-/työvapaa tiedetään yleensä ennalta, tulee tämä ottaa huomioon esim. työvuoroluetteloa laadittaessa. Virkamatkamääräystä koulutustilaisuuteen osallistumista varten ei tulisi antaa vapaapäiväksi. Mikäli näin joudutaan menettelemään, voidaan vapaapäiviä tarvittaessa muuttaa. Koulutuspäivälle ei anneta mitään standardituntimäärää. Mikäli koulutustilaisuus on työajaksi luettavaa aikaa, työajaksi merkitään se aika, jonka koulutustilaisuus tosiasiallisesti kestää. Koulutukseen matkustamiseen käytettyä aikaa ei lueta työajaksi, vaikka itse koulutukseen käytetty aika sellaiseksi luettaisiinkin. Työajaksi luettavan koko päivän kestävän koulutustilaisuuksien osalta ei siis tule käyttää standardituntimääriä - esim. 7,65 tai 8 t - vaan työajaksi merkitään koulutustilaisuuen kesto esimerkiksi klo 9-16, josta vähennetään tauot. Mikäli yleistyöajassa yhdelle kokonaiselle koulutuspäivälle annettaisiin jokin tuntiarvo miinustuksena (esim. 7,65 t tai 8 t), se tarkoittaisi keskeytyneen jakson määräysten soveltamista yleistyöaikajärjestelmässä. Tämä ei ole KVTES:n määräysten mukaista ja näin ei pidä menetellä. Jaksotyötä tekeville viranhaltijoille/ työntekijöille työnantajan myöntämä virka-/työvapaa muodostaa aina keskeytyneen jakson, jolloin työaikajakson säännöllinen työaika ja samalla ylityöraja alenee. Virkamatkamääräys puolestaan ei koskaan aiheuta keskeytynyttä jaksoa. Muissa työaikamuodoissa ei ole keskeytynyttä jaksoa. Lotta Harjunpää työmarkkinalakimies 26 Kuntatyönantaja 3/2009
Opettajan työaika tehokkaaseen käyttöön! Kuntien etsiessä kiivaasti säästöjä myös opetustoimesta on syytä tarkastella opettajien työajan tehokasta käyttöä. Kunnista on tullut esille lukuisia tapauksia, joissa virkaehtosopimuksen mukaisesta työajasta on kunnissa poikettu siitäkin huolimatta, että opetusalan virkaehtosopimuksen (OVTES) mukaan opettajan työaikamääräyksistä ei voi toisin sopia (osio A 2 ) ellei siihen ole saatu valtuutusta Kunnalliselta työmarkkinalaitokselta. Työaikamääräyksiä tulee siis noudattaa ilman paikallisia poikkeamia. OVTES:n osioissa ja liitteissä työaikamääräykset on ryhmitelty omiksi luvuiksi minkä vuoksi ei voi syntyä tulkintaepäselvyyksiä siitä mikä on työaikamääräys ja mikä ei. Työantajien vastuulla on viime kädessä huolehtia siitä, että ainakin se osa opettajan työajasta, joka on työnantajan määräysvallassa ja jolla on vaikutusta oppilaan oppimistapahtumaan, tulee olla tehokkaassa käytössä. Työajan tehokas käyttö ja siihen liittyvä työnantajan määräysvalta ulottuu sekä oppilaiden opetuksen määrään että laatuun. Työajan tehokkaan käytön kulmakivi löytyy Kunnallisen viranhaltijalain 17 :stä. Sen mukaan viranhaltijan on suoritettava virkaan kuuluvat tehtävät asianmukaisesti ja viivytyksettä noudattaen asianmukaisia säännöksiä ja määräyksiä sekä työnantajan työnjohto- ja valvontamääräyksiä. Näitä yleisiä periaatteita noudattamalla opettajan työajan voidaan katsoa olevan tehokkaassa käytössä. Opetuksen määrälliset periaatteet lainsäädännöstä Kun tarkastellaan työajan tehokasta käyttöä määrällisesti, löydetään siihen periaatteet opetustoimen lainsäädännöstä. Siellä on säädetty oppilaan oikeudesta saada opetusta. Perusopetuksen ensimmäisellä ja toisella vuosiluokalla opetusta tulee antaa viikossa keskimäärin vähintään 19 tuntia, kolmannella ja neljännellä vuosiluokalla keskimäärin vähintään 23 tuntia, viidennellä ja kuudennella vuosiluokalla keskimääräin vähintään 24 tuntia ja sen jälkeisillä luokilla keskimäärin vähintään 30 tuntia työviikossa (PkA 3 ). Lukiota koskevassa lainsäädännössä on vastaavasti todettu lukiossa annetavan opetuksen määrästä. Opetusta eri oppiaineissa ja opinto-ohjauksessa annetaan keskimäärin 38 tuntia kestävinä kursseina (aikuisilla keskimäärin 28 tunnin kursseina). Vapaaehtoisten opintojen osalta on mahdollista poiketa edellä esitetyistä. Lukion oppimäärä sisältää vähintään 75 kurssia, aikuisilla keskimäärin vähintään 44 kurssia (LukioA 1 1 mom.). Myös oppitunnin pituus määräytyy lainsäädännön kautta. Perusopetuksessa ja lukiossa opetukseen tulee käyttää tuntia kohti vähintään 45 minuuttia (PkA 3 4 mom. ja LukioA 1 2 mom.). Aikuisille tarkoitetussa lukio-opetuksessa ja muiden kuin oppivelvollisten perusopetukjoudutaan karsimaan, on aikaisempaa tärkeämpää, että työnantaja huolehtii siitä, että kaikki leikkausten jälkeen jäljelle jääneet opetusresurssit ovat tehokkaassa käytössä. Tuntikehyksen jokainen tunti on arvokas ja niinpä työnantajan tulee varmistua siitä, että maksettu työpanos saadaan myös käytännössä eikä vain paperilla. Tuntikehystä ei pidä jakaa helppojen laskentakaavojen kautta vaan siten, että jokaisen tuntikehystunnin toteutuminen tulee olla elävää elämää. Tällä tarkoitan erityisesti lukion kurssimuotoista järjestelmää jossa yksi kurssi on jonkun toimesta määritelty vastaamaan yhtä vuosiviikkotuntia. Tällaista yleistystä ei ole todettu OVTES:ssa eikä sovittu missään muuallakaan. Jostain syystä tällainen yleistys vain on levinnyt laajalti ja hämmästyttää mitä suuremmassa määrin. Opettajan työajassa yksi vuosiviikkotunti tarkoittaa 38 oppilaalle annettavaa opetustuntia. Muusta opetuksesta kuin kokeista riisuttu opetusviikko ei voi mitenkään korvata tavanomaista opetusviikkoa. Koeviikon vuoksi pois jäänyttä opetusta ei mitenkään korvaa kokeen valmistelu ja korjaaminen, koska ne pitää tehdä opetustuntien lisäksi ns. muuna työnä. Kyseiset tehtävät ovat aina kuuluneet oppituntien lisäksi opettajan tavanomaiseen virkatyöhön eikä sen suhteen ole tapahtunut mitään muutosta. Jokainen koeviikon pois jäänyt oppitunti tulee määritellä pidettäväksi jonakin muuna ajankohtana. Elisa Cichoracki työmarkkina-asiamies Kuntatyönantaja 3/2009 27
Älä tuhlaa työaikaa! Yleistyöaika vai jaksotyö? Ns. muodollista jaksotyötä käytetään usein perusteettomasti, sillä se voitaisiin korvata yhtä hyvin yleistyöajalla. Jos yötyön tekemisen tarvetta ei ole, yleistyöaikaan siirtyminen on perusteltua. Työaikajärjestelmän vaihdolla voidaan saavuttaa toiminnallisten hyötyjen lisäksi myös kustannushyötyä. Yleistyöaikaan siirtymällä itse työn tekemiseen käytetty aika lisääntyy jopa 2,5 tunnilla viikossa, kun ruokailu tapahtuu omalla ajalla. Työaikajärjestelyjen yhteensovittaminen Kun työaikajärjestelmää tai työaikoja muutetaan, joudutaan tarkastelemaan myös toiminnallista kokonaisuutta ja kaikkia sen osatekijöitä. Jos yhden henkilöstöryhmän tai työyksikön työaikaa muutetaan, on sen heijastusvaikutukset muihin henkilöstöryhmiin tai työyksiköihin pyrittävä selvittämään ja ottamaan huomioon. Tämä on erityisen tärkeää silloin, kun työtä tehdään moniammatillisissa tiimeissä, joissa työskentelee eri työaikajärjestelmien piirissä olevia viranhaltijoita ja työntekijöitä, esimerkiksi hoitajia ja lääkäreitä. Yksistään se, että muuttaminen tuntuu hankalalle, ei tulisi olla peruste sille, että työnantaja jättää muuttamatta työaikajärjestelmiä järkevimmiksi ja toimivammiksi kokonaisuuksiksi. Virpi Taavitsainen työmarkkina-asiamies Yleistyöaika- ja jaksotyöaikajärjestelmän vertailu Yleistyöaika Jaksotyöaika Työajan pituus enintään 9 t/pv, 38 t 15 min/vko tai 76 t 30 min/2 vkoa keskimäärin 38 t 15 min/vko 114 t 45 min/3 vkoa enintään 6 viikon tasoittumisjaksossa mahdollisuus myös kaksoisja kolmoisjaksoihin, jolloin tasoittumisjakson pituus enintään 6 viik-koa Työvuoroluettelo tiedoksi vähintään viikkoa ennen tiedoksi vähintään viikkoa ennen. Yötyö TAL 26 ja KVTES työaikaluvun 31 saadaan teettää Ylityökatot TAL 19 TAL 19 138 t/4 kk ja 138 t/4 kk ja enint. 250 t (+ 80 t) vuosi enint. 250 t (+ 80 t) vuosi Ylityökorvaukset 1) vuorokautinen: 50 % 2 t ja 50 % 18 t ja sen jälkeen 100 % sen jälkeen 100 % 2) viikoittainen: 50 % 5 t ja keskeytyneellä jaksolla sen jälkeen 100 % erityismääräykset Ruokailu ei työaikana. voi tapahtua työaika 15 20 min. (sairaalat, terveyskeskukset, hoito- ja huoltolaitokset) Yötyön rahakorvaus 30 % 40 % Yötyön aikahyvitys 18 min/yötyötunti 24 min/yötyötunti Lauantaityökorvaus 20 % säännöllisenä työaikana 20 % tehdyiltä tunneilta 28 Kuntatyönantaja 3/2009
Kunnat kysyvät Antero Aaltonen Matkakustannusten korvaukset ja matka-ajan lukeminen työaikaan Kunnista tulee runsaasti kysymyksiä, jotka koskevat matkakorvauksia.tämä johtuu siitä, että kuntien yhteisten työntekijöiden määrä on lisääntynyt. Myös kuntien seudullinen yhteistyö, kuntaliitokset ja toimintojen yhdistäminen on yleistynyt. Työmatkat Milloin matka-aika luetaan työajaksi? asunnosta työpaikalle ja takaisin ovat työntekijän omaa aikaa eli niitä ei lueta työajaksi. Pääsääntönä on, että matkaan käytettyä aikaa ei lueta työajaksi, ellei sitä samalla pidetä työsuorituksena. Kulkeminen tai kuljetus toimivaltaisen viranomaisen tai esimiehen määräämästä lähtöpaikasta virka- tai työtehtävän suorituspaikkaan ja sieltä takaisin lähtöpaikkaan palaaminen luetaan kuitenkin työajaksi. (KVTES III luku 4 2 mom. 2 kohta). KVTES:n liitteen 17 1 :ssä on virkamatkaa ja virantoimitusmatkaa koskevat määräykset. Näillä termeillä tarkoitetaan myös työntekijöiden vastaavia matkoja. Sen 1 momentin mukaan virkamatka on esimiehen määräykseen perustuva matka (matkamääräys), joka ei kuulu tavanomaiseen virkatoimintaan/-tehtävään ja joka edellyttää matkustamista virkapaikan ulkopuolelle. KVTES:n III luvun 4 2 momentin 2 kohdan mukaan virkamatkaan käytetystä ajasta luetaan työajaksi ainoastaan virkatehtävien suorittamiseen kulunut aika. Mikäli viranhaltija on käyttänyt työaikaansa matkustamiseen, ei hänen työaikaansa tämän vuoksi pidennetä. Liitteen 17 1 2 momentin mukaan virantoimitusmatka on viranhaltijan/työntekijän tavanomaiseen virkatoimintaan/työtehtäviin liittyvää. Matkat ovat päivittäisiä, viikoittaisia tai muutoin toistuvia. Matka tehdään yleensä työpisteestä toiseen tai määrätystä lähtöpaikasta toiseen ja takaisin virantoimituspaikkakunnalla tai muuten virkapiiriin kuuluvalla alueella esim. sosiaalityöntekijät ja kotisairaanhoitajat. Virantoimitusmatkoilla matkustaminen työpisteestä toiseen työpäivän kuluessa luetaan työajaksi edellyttäen, että matkustaminen tapahtuu kustannuksiltaan edullisimmalla tavalla suorinta ja nopeinta reittiä (III luvun 4 2 momentin 2 kohta). Esimerkki 1 Liisan koti K on 5 kilometrin päässä työpaikasta M. Matkat K:sta M:ään ja takaisin ovat normaalia työmatkaa, joka ei ole työajaksi luettavaa aikaa. Mikäli Liisa saattaa potilaan ambulanssilla terveyskeskuksesta M sairaalaan N, menomatka M-N luetaan työajaksi (virantoimitusmatka), mutta työntekijän ilman potilasta tapahtuvaa paluumatka ei lueta työajaksi. Esimerkki 2 Marjan koti ja työpaikka ovat kunnassa H. Työmatkan pituus on 10 kilometriä. Marjalla on virkamatkamääräys koko päivän (klo 9-16) kestävään koulutustilaisuuteen kuntaan G, joka on 50 kilometrin päässä työpaikasta ja 60 kilometrin päässä kotoa. Marja lähtee kotoaan klo 7 koulutustilaisuuteen ja palaa suorinta tietä koulutuksesta kotiinsa klo 17.30. Matka-aika kumpaankaan suuntaan ei ole työajaksi luettavaa aikaa, koska sitä ei pidetä työsuorituksena. Esimerkki 3 Sinikalla on kaksi työpistettä, työpiste A (pysyväisluontoinen toimipaikka) ja työpiste B. Sinikan kodista C matkaa A:han on 10 kilometriä ja toiseen toimipisteeseen B 20 kilometriä. (A:n ja B:n väli on 10 kilometriä). Mikäli Sinikka lähtee kodistaan C toimipisteeseen B, hänen työaikansa alkaa vasta siitä, kun hän aloittaa työskentelyn B:ssä. Mikäli hän siirtyy päivän aikana B:stä A:han, luetaan siirtymäaika hänelle myös työajaksi, koska kyseessä on virantoimitusmatka. Matkakorvaus Sinikalle maksetaan väliltä A-B-A, koska kyseessä ei ole normaali työmatka (C-A-C). Työmatkat Pitääkö työnantajan maksaa työntekijän/ viranhaltijan matkoista korvauksia? asunnosta työpisteeseen eivät pääsääntöisesti oikeuta matkakorvauksiin. KVTES:n liitteen 17 2 :ssä käsitellään tarkemmin erilaisia tilanteita, milloin matkakorvauksia maksetaan milloin taas ei. Sen 1 momentin mukaan normaalit työmatkat eli matkat asunnosta toimi-, työ- tai kokoontumispisteeseen ja takaisin eivät oikeuta matkakorvauksiin. Tästä pääsäännöstä on kuitenkin muutamia 2-6 momenteissa tarkoitettuja poikkeuksia. Mikäli työntekijälle on määritelty pysyväisluontoinen toimipaikka ja matkasta asunnosta muuhun ensimmäiseen työpisteeseen tai vastaavasti viimeisestä työpisteestä asunnolle aiheutuu em. toimipaikalle matkustamista suurempia kustannuksia, korvataan kustannusten erotus (2 2 mom.) Pysyväisluontoinen toimipaikka on määriteltävä esim. jos työntekijäl- 26 Kuntatyönantaja 3/2007