SUOMEN PYSTYKORVAJÄRJESTÖ FINSKA SPETSKLUBBEN RY HALLITUKSEN JÄRJESTÄYTYMISKOKOUS 1/2015 2016 PÖYTÄKIRJA Aika: Lauantai 21.3.2015 klo 17:00 Paikka: Joensuu, Kimmel, Lukkokabinetti Läsnä: Eila Lautanen, pj. Seppo Savola, kunniapuheenjohtaja Jatkavat hallituksen jäsenet: Jari Hakulinen Jarno Heikkinen Kari Heinonen Vilho Jokelainen Ilkka Niemi Arto Paajanen Uudet hallituksen jäsenet: Jani Karttunen Arto Sikiö Pasi Mämmi Hallituksen varajäsenet: Risto Ikonen Pekka Tiainen J.P.Lehtonen Sami Havia Seppo Leinonen Jaostojen pj:t : Hannu Hämäläinen Pentti Isoviita Pertti Saarenketo Heidi Lahtinen, tiedottaja Jarmo Vaara, jäsensihteeri HUOMAUTUS / TIEDOKSI Ilman erikseen tulevaa pöytäkirjaotetta ja kehotusta on jokainen tämän pöytäkirjan henkilökohtaisena jakeluna tiedoksi saanut velvollinen tarkistamaan pöytäkirjasta ja merkitsemään ylös mahdolliset itseään koskevat ja tehtäväkenttäänsä kuuluvat asiat sekä huolehtimaan niiden hänelle aiheuttamista toimenpiteistä toteutuksineen. (hall.29.7.2005 66.16).
1.Kokouksen avaus Puheenjohtaja avasi kokouksen klo 17.00 ja suoritettiin esittäytyminen 2. Kokouksen laillisuuden ja päätösvaltaisuuden toteaminen Kokous on päätösvaltainen, kun puolet hallituksen jäsenistä ja pj tai vpj ovat paikalla. Kaikki hallitusjäsenet olivat paikalla; kokous on päätösvaltainen. 3. Tehdyn esityslistan hyväksyminen kokouksen työjärjestykseksi Hyväksyttiin 4. Edellisen hallituksen kokouksen 15.2.2015 pöytäkirjan tarkastus Pöytäkirja hallituksen kokouksesta 15.2.2014 on tullut tarkastetuksi ja se on hyväksytty sähköpostitse 22.2.2015. Asia hyväksyttiin ja merkittiin tiedoksi. 5. Tästä kokouksesta tehtävän pöytäkirjan tarkastus Tästä kokouksesta tehtävä pöytäkirja tarkastetaan sähköpostin välityksellä noin viikon aikana paitsi ne asiat, mitkä kiireellisinä tarkastetaan kokouksessa heti. 6. Kokouskäytänteet SPJ: n hallituksen kokouksissa Kokousten esityslistat toimitetaan jäsenille viikkoa (7 vrk) ennen kokousta sähköpostitse, liitteet ovat tutustuttavissa dokumenttipankissa ao. kokouksen kohdalla. Hallituksen esityslistalle tulevat esitykset tulee toimittaa sihteerille liitteineen 10 vrk ennen kokousta (hallituksen jaostojen jäsenet, jaostojen pj:t, hallituksen jäsenet). Hallituksen päätökset astuvat voimaan, tulevat julkisiksi vasta niiden tultua tarkastettua (kiireiset asiat heti kokouksessa, muutoin tarkastusaika n. 1 viikko pöytäkirjan valmistumisesta). Sähköpostikokouksia käytetään kiireisten asioiden sujuvaan hoitamiseen kokousten välissä. 7. Määritellään läsnäolovelvollisuus sekä läsnäolo- ja puheoikeus hallituksen kokouksissa sekä hallituksen kokousten esityslistan jakelun laajuus Hallituksen jäsenillä on päätösvaltaisina läsnäolovelvollisuus hallituksen kokouksissa ja heidän estyneenä ollessaan sama koskee heidän henkilökohtaisia varajäseniään. Varsinaisen jäsenen estyneenä ollessa, hän itse toimittaa kokousmateriaalin ja tiedon kokouksesta henkilökohtaiselle varajäsenelleen. Hallituksen varajäsenellä on läsnäolo-oikeus puheoikeudella omin kustannuksin myös varsinaisen hallitusjäsenen ollessa paikalla Läsnäolo puheoikeudella velvoitetaan järjestön sihteeriltä Läsnäolo puheoikeudella hallituksen kokouksissa on o Kunniapuheenjohtajalla ja Pystykorva-lehden toimittajalla o Erikseen kutsuttaessa rahastonhoitajalla, jaostojen sekä toimikuntien ja työryhmien puheenjohtajilla ja jäsensihteerillä Esityslista lähetetään edellä mainituille hallituksen kokouksissa läsnäolo-oikeuden omaaville henkilöille sekä hallituksen varajäsenille ja rotujaostojen puheenjohtajille. Kaikki taustatiedot tulevat luettavaksi dokumenttipankkiin, niitä ei toimiteta esityslistan liitteenä. 8. Hallituksen kokousten pöytäkirjojen jakelu ja julkisuus Pöytäkirjojen jakelu suoritetaan seuraaville: Hallituksen jäsenet (10), heidän henkilökohtaiset varajäsenet (9), kunniapuheenjohtaja, rotujaostojen puheenjohtajat (3), toimikuntien (4) ja työryhmien puheenjohtajat (1), sihteeri, rahastonhoitaja, jäsensihteeri, Pystykorvan toimittaja. Puheenjohtaja ja sihteeri hoitavat yhdessä pöytäkirjojen julkaisemisen netissä tietosuojalain vaatimukset huomioiden pöytäkirjojen tultua tarkastetuiksi. Alustavat esityslistat julkaistaan netissä viikkoa ennen hallitusten kokousta.
9. Järjestön sihteeri 2015 2016 Järjestön sihteerinä 15.3.2014 alkaen on toiminut Timo Minkkinen. Hän on jättänyt hallitukselle ilmoituksen (liite 5) 12.3.2015, ettei ole käytettävissä sihteerin tehtävään 2015 2016, mutta hoitaa tehtävän siirtymävaiheen aikana, kunnes uusi sihteeri on löydetty. Takarajana on 31.5.2015. Järjestön sihteerin tehtäviä hoitaa uuden valintaan asti (31.5.2015) Timo Minkkinen. Uuden sihteerin haku aloitetaan välittömästi seuraavassa Pystykorvassa ja SPJ:n nettisivuilla 10. Hallituksen varapuheenjohtaja 2015-2016 Valitaan varapuheenjohtajaksi tehtävää kauden 2014 2015 hoitanut Vilho Jokelainen. 11. Järjestön jäsensihteeri / jäsenrekisterinhoitaja 2015-2016 Päätösesitys: Valitaan tehtävää kauden 2014 2015 hoitanut Jarmo Vaara jatkamaan jäsensihteerin ja jäsenrekisterin hoitajan tehtävässä. 12. Järjestön kirjanpitäjä / rahastonhoitaja 2015-2016 Hallituksen kokouksessaan 23.1.2015 valitsema Sisko Olkkola toimii kirjanpitäjänä ja rahastonhoitajana 2015 2016. Rahastonhoitajalle myönnetään valtuus hoitaa liitteen 12. mukaiset säännölliset järjestön toistaiseksi jatkuvien sopimusten maksut. 12.2.Määritellään järjestön pankkitilien käyttövaltuudet Rahastonhoitaja Sisko Olkkolalla on valtuudet käyttää seuraavia Suomen Pystykorvajärjestö ry:n pankkitilejä: OP 575001-274084, OP 575001-6913852, lisäys OP 575001-239335, Sampo 800011-743260 ja 800024-37331894, Nordea 184024-14898 ja Nordea 105730-223473. Hänellä on oikeus siirtää ja pitää tilit parhaaksi katsomassaan ja järjestön toimintaan liittyen asioinnin kannalta parhaiten sopivassa pankissa. Käyttöoikeudet edellä mainittuihin tileihin ovat myös järjestön puheenjohtaja Eila Lautasella ja hänen estyneenä ollessaan varapuheenjohtaja Vilho Jokelaisella. Tilin Sampo 800024-37331894 käytöstä tekee hallitus aina erillisen päätöksen. Sampo-pankin tilille 800011-743260 on järjestöllämme kaksi pankkikorttia joiden käyttöoikeudet ovat rahastonhoitajallamme Sisko Olkkolalla ja tarvikemyyjällä. 13. Järjestön työvaliokunta 2015-2016 Nimetään jatkamaan 2014-2015 työvaliokunta jatkavien jäsenien osalta (Eila Lautanen, Vilho Jokelainen, Kari Heinonen). Nimetään hallituksen pohjanpystykorvajäsen Jani Karttunen uutena työvaliokuntaan sekä Timo Minkkinen siihen saakka, kun hoitaa sihteerin tehtävää. Tiedonkulun parantamiseksi pj. on käyttänyt koko hallitusta työvaliokuntana kauden 2014-2015 ja samaa menettelyä jatketaan kaudella 2015-2016. 14. Pystykorva -lehden vastaava päätoimittaja ja toimittaja 2015-2016 Pystykorvalehden vastaavaksi päätoimittajana jatkamaan nimettiin puheenjohtaja Eila Lautanen ja toimittajana Heidi Lahtinen. 15. SPJ:n kotisivut ja keskustelupalsta 15.1 Vastaava päätoimittaja ja kotisivujen pääkäyttäjät Päätoimittajana toimii Eila Lautanen. Järjestön kotisivujen pääkäyttäjiksi nimitettiin Jari Hakulinen ja Jani Karttunen. Järjestön kotisivuilla tapahtuvan uutisoinnin (pääsivun uutiset - osio) hoitajiksi valittiin puheenjohtaja Eila Lautanen, vpj Vilho Jokelainen ja järjestön sihteeri.
Rotukohtaisten osioiden hoitamisesta huolehtivat kkk-, ppk- ja spk-jaostojen tiedotus- ja markkinointi vastaavat 15.2 Moderointi Keskustelupalstan moderointi hoidetaan SPJ:n jäsenten vapaaehtoisryhmän toimesta ilman rahallista korvausta. Hallituksen jäsen Jarno Heikkinen vastaa moderointiryhmän toiminnasta ja ohjeistuksesta. 16. SPJ: n kehittämistoimikunnan toimintaohje Uuden organisaatiomallin mukaisesti (hallituksen päätös 83, 16.8.2014) SPJ: n hallituksen avuksi perustetaan kauden 2015-2016 alusta kehittämistyöryhmä (jalostusryhmien pj: t (3), Kennelliiton Jalostustieteellisen toimikunnan jäsenet(2), ulkomuototuomarit (2) ja hallituksen vpj toimii puheenjohtajana). Kehittämistoimikunnan tehtävänä on mm. huolehtia Suomen pystykorvajärjestön rotujen jalostusaineksen ja käytänteiden, terveystilanteen ja ulkomuodon tulevaisuuskehityksestä. Toimikunnalle on laadittu toimintaohje käyttöön otettavaksi kauden alkaessa (liite 16) Kehittämistoimikunnan toimintaohje hyväksyttiin käyttöön otettavaksi 21.3.2015 alkaen. Tämä pöytäkirjan kohta tarkastettiin ja hyväksyttiin heti. 17. SPJ: n kehittämistoimikunnan nimeäminen Kehittämistoimikuntaan nimettiin toimintaohjeen mukaisesti kaudelle 2015-2017 Jtt:n pj Kirsi Sainio, Jtt:n jäsen Ninan Menna, KKK- jalostusryhmän pj. Johannes Lehtomäki, PPK- jalostusryhmän pj. Janne Kontkanen, SPK- jalostusryhmän pj Thommy Svevar, ulkomuototuomari Pekka Teini ja ulkomuototuomari / Kennelliitto Markku Mähönen. Toimikunnan puheenjohtajaksi nimitettiin Vilho Jokelainen. Tämä pöytäkirjan kohta tarkastettiin ja hyväksyttiin heti. 18. Karjalankarhukoirajaoston puheenjohtajan ja jäsenten nimeäminen uuden rotujaoston ohjesäännön mukaisesti (hallituksen päätös 83, 16.8.2014) Jaoston kokoajana on toiminut edellisen kauden pj.pentti Isoviita, joka esitteli asian (liite 17). 1.Jaosto:Puheenjohtaja: Pentti Isoviita, Jalostusryhmän pj: Johannes Lehtomäki, Koulutus- ja sääntötoiminta : Anssi Hakman, Kilpailuvastaava: Markku Kontra, Rodun kilpailuvastaava: Jukka Puominen, Markkinointi- ja tiedotusvastaava: Marko Härkönen, hallituksen jäsen: Ilkka Niemi. Erillistä ulkomaankirjeenvaihtajaa ei jatkossa nimetä, vaan tehtävä sisältyy rotujaoston markkinointi - ja tiedotusvastaavalle. 2.Jalostusryhmä ja pentuneuvonta: Jalostusryhmä: Johannes Lehtomäki (pj), Arto Koskenniemi (vpj), Juha Leppänen ja Tuomo Ainasoja ja asiantuntijana puheoikeudella Marko Laine. Pentuneuvojat:Jenni Suoknuuti ja Niina Seppänen Erillistä ulkomaankirjeenvaihtajaa ei jatkossa nimetä, vaan tehtävä sisältyy rotujaoston markkinointi - ja tiedotusvastaavalle. KKK- jaosto nimitettiin esitetyn mukaisesti. Tämä pöytäkirjan kohta tarkastettiin ja hyväksyttiin heti. 19. Karjalankarhukoirajaoston jalostusryhmän puheenjohtajalle myönnettävä valtuutus lausunnon antamiseen rodun jalostusasioissa Johannes Lehtomäelle myönnettiin valtuutus jalostusasioissa lausunnon antamiseen karjalankarhukoiran osalta. 20. HIRV- ja KARH pääkouluttajien nimeäminen, jotka toimivat samalla, - Rotujärjestöjen (SHHJ, SLJ, SPJ) yhteisen HIRV- JA KARH- koulutusvaliokunnan jäseninä.
Tehtävään nimettiin Anssi Hakman pj., Heikki Länsimäki, Juha Rytilahti ja Jorma Tahkola (liite 19) 21. Valtuutus HIRV- / KARH -ylituomarikouluttajien valiokunnan vastuuhenkilölle Valtuutetaan rotujärjestöjen (SPJ, SHHJ, SLJ) yhteisen HIRV- / KARH Koulutusvaliokunnan tähän tehtävään nimeämän Jouko Heikkisen tarkastamaan ja allekirjoittamaan järjestömme nimen koulutuksessa olleiden ylituomarikokelaiden kurssi- / harjoittelutodistukset, sekä lähettämään ne edelleen Suomen Kennelliittoon hyväksyttäviksi. Tietona valtuutuksen jatkumisesta sihteeri lähettää ko. koulutusvaliokunnalle pöytäkirjaotteen. 22. Rotujärjestömme edustajan ja hänelle varamiehen nimeäminen Pohjoismaiseen Hirvikoiraunioniin ja sen sääntötoimikuntaan Tehtävään nimettiin Jukka Lindholm ja varamiehenä Juha Rytilahti. 23. Pohjanpystykorvajaoston puheenjohtajan ja jäsenten nimeäminen uuden rotujaoston ohjesäännön mukaisesti (hallituksen päätös 83, 16.8.2014) Jaoston kokoajana on toiminut edellisen kauden pj. Hannu Hämäläinen (liite 24), joka esitteli asian. 1.Jaosto: puheenjohtaja jalostusryhmän pj hallituksen jäsen kesäpäivävastaava markkinointi ja tiedotus kilpailu ja näyttelyvastaava koulutus ja sääntövastaaja Hannu Hämäläinen Janne Kontkanen Jani Karttunen Tomi Sieppi Eliisa Niskanen Teemu Niemi (jaoston ulkopuolinen HIRVyhdyshenkilö Samuel Uusitalo) ei täytetä tänä vuonna Erillistä ulkomaankirjeenvaihtajaa ei jatkossa nimetä, vaan tehtävä sisältyy rotujaoston markkinointi - ja tiedotusvastaavalle. 2. Jalostusryhmä ja pentuneuvonta: Jalostusryhmä Janne Kontkanen pj. Jaakko Pohjoismäki jal. neuvoja Inkeri Kangasvuo Milla Mäki-Karjalainen Pentuvälitys Eija Karppila Raija Tiilikainen PPK- jaosto nimitettiin esitetyn mukaisesti. Tämä pöytäkirjan kohta tarkastettiin ja hyväksyttiin heti. 24. Pohjanpystykorvajaoston jalostusryhmän puheenjohtajalle myönnettävä valtuutus lausunnon antamiseen rodun jalostusasioissa Janne Kontkaselle myönnettiin valtuutus jalostusasioissa lausunnon antamiseen pohjanpystykorvan osalta.
25. Suomenpystykorvajaoston puheenjohtajan ja jäsenten nimeäminen uuden rotujaoston ohjesäännön mukaisesti (hallituksen päätös 83, 16.8.2014) Jaoston kokoajana on toiminut edellisen kauden pj. Pertti Saarenketo (liite 22), joka esitteli asian. 1.Jaosto: Pertti Saarenketo, Puheenjohtaja Arto Paajanen Hallituksenedustaja Pekka Salomäki, Markkinointi ja tiedotusvastaava Mika Tiihonen Sääntö-ja koulutusvastaava Eero Niku-Paavo Terveysasiat Juha Petteri Lehtonen Koe- ja näyttelytoiminta Thommy Svevar, Jalostusasiat (jaoston ulkopuolinen hirviyhdyshenkilö Ville Körkkö) Erillistä ulkomaankirjeenvaihtajaa ei jatkossa nimetä, vaan tehtävä sisältyy rotujaoston markkinointi - ja tiedotusvastaavalle. 2. Jalostusryhmä ja pentuneuvonta: Jalostusryhmä Thommy Svevar pj Esa Näivö Leila Mukkala Arto Sikiö-hallituksen jäsen Pentuvälittäjät Asko Ränkman Marja Kontas Juha Prinkkilä SPK- jaosto nimitettiin esitetyn mukaisesti. Hallituksen edustajat ovat sekä Jaostossa että Jalostusryhmässä. Tämä pöytäkirjan kohta tarkastettiin ja hyväksyttiin heti. 26. Suomenpystykorvajaoston jalostusryhmän puheenjohtajalle myönnettävä valtuutus lausunnon antamiseen rodun jalostusasioissa Thommy Svevarille myönnettiin valtuutus jalostusasioissa lausunnon antamiseen suomenpystykorvan osalta. 27. Linnunhaukkukokeiden toimikunta, pääkouluttajat ja yhteispohjoismainen sääntötoimikunta Toimikunnan kokoaja Petri Huuhkolta on pyydetty ja saatu esitys (liite 26): Linnunhaukkukokeiden toimikunta: Petri Huuhko pj, Aku Karhunen vpj, Jorma Ängeslevä, Kari Tyystälä, Mika Tiihonen, Juha Sahlström ja Pekka Tiainen LINT -pääkouluttajat: Petri Huuhko pj, Pekka Tiainen vpj ja Mika Tiihonen Yhteispohjoismainen LINT-sääntötoimikunta: Kari Tyystälä pj ja Jorma Ängeslevä vpj
Asian valmistelua jatketaan 25.4.2015 kokoukseen saakka, koska tehty esitys ei huomioi pohjanpystykorvia (1/3 lintua haukkuvasta SPJ:n koirakannasta), koulutustilaisuuksien järjestämisessä tarvitaan enemmän palvelualttiutta ja joustavuutta sekä toiminnassa yhteistyökykyä sisarjärjestöjen suuntaan. Työryhmä Vilho Jokelainen, Arto Paajanen ja Risto Ylitalo valmistelevat uuden esityksen LINT- ja sääntötoimikunnasta seuraavaan kokoukseen. Yhteispohjoismainen LINT- sääntötoimikunnan osalta työryhmälle annetaan tarvittava valtuutus toimia. 28. Ulkomuototoimikunnan nimeäminen Toimikunnan kokoaja Reino Korpelalta on pyydetty ja saatu esitys (liite 28):Puhhenjohtaja Reino Korpela, Jäsenet: Tapio Eerola, Silja Jokinen, Kati Kilpeläinen ja Katja Partanen. Reino Korpela on ilmoittanut jättävänsä ulkomuototoimikunnan tehtävät Vuosikokouksen aikana la 21.3.2015 (liite 28). Jäsenet: Tapio Eerola, Silja Jokinen, Kati Kilpeläinen ja Katja Partanen nimettiin ja ryhmä saa täydentää kokoonpanoaan tarvittaessa sekä valita keskuudestaan puheenjohtajan. 29. Tiedotustoimikunnan nimeäminen Toimikunnan kokoaja Heidi Lahtiselta on pyydetty ja tullut esitys (liite 29): Heidi Lahtinen pj, Rita Haapasaari, Eliisa Niskanen ja Niina Seppänen. Tehty esitys hyväksyttiin. 30. Nuorisotyöryhmän nimeäminen Toimikunnan edellisen kauden pj:ltä Johanna Peltokankaalta on pyydetty esitys. 16.3.2015 toimittamassaan sähköpostissa Peltokangas työryhmän kokoajana toteaa: Nuorisotyöryhmällä ei ole esittää tulevalle toimikaudelle kokoonpanoa hallituksen järjestäytymiskokoukseen, sillä kukaan ryhmän nykyisistä jäsenistä ei ole halukas jatkamaan nuorisotyöryhmässä, eikä meillä ole tiedossa muitakaan halukkaita ryhmän jäseniksi (liite 30) Nuorisotyöryhmän kokoamista jatketaan 25.4.kokoukseen saakka. Kokoajaksi nimettiin Jani Karttunen. Nuorisotyöryhmän jäsenistä Ari Saastamoinen, Matti Rajaniemi ovat lupautuneen jatkamaan työryhmässä. 31. Messu-, tapahtuma- ja tarvikemyyntivastaava 2015-16 Päätösesitys: Tehtävään uuden toimijan haku on meneillään, ilmoituksen Pystäriin ja nettisivuille. 31.2 Erämessuille osallistuminen: Oulu 14.-17.5/2015 KKK- jaosto/ yhdyshenkilö Kari Heinonen Koria 5.-7.6. /2015 SPK- jaosto/ yhdyshenkilöt : SPK- jaosto 32. Järjestön viiniasiamies 2015-16 Seppo Tahvonen on hallituksen jäsenenä hoitanut viiniasiamiehen tehtävän 15.3.2014 saakka. Petri Huuhko on hallituksen jäsenenä jatkanut siitä tehtävässä 21.3.2015 saakka. Vuoden 2014 provisiot ovat saamatta ja merkitty tilinpäätöksessä myyntisaamisiin ( 2000 )
Nimitettiin järjestön viiniasiamieheksi Kari Heinonen 22.3.2015 alkaen. 33. Toimihenkilöille maksettavat korvaukset tehtävien hoidosta aiheutuneista kuluista Toimihenkilöille maksetaan kulukorvauksia heidän tehtävissään aiheutuneista kuluista: Sihteeri, kirjanpitäjä/rahastonhoitaja, jäsensihteeri, messu/tapahtuma/tarvikemyyntivastaava, kukin 170 euroa / kk. Mahdollisista muista kulukorvauksista sovitaan tapauskohtaisesti erikseen. 34. Merkkipäivät, kuolemantapaukset ja erilaiset tilaisuudet sekä niistä aiheutuvien toimenpiteiden hoitaminen Kyseiset asiat hoidetaan yhteisvastuullisesti. Jokainen lohkollaan / kennelpiirissään on velvollinen seuraamaan tilannetta, ilmoittamaan kyseisistä asioista sihteerille ja mahdollisesti osallistumaan tapauksesta aiheutuviin toimenpiteisiin. Päätökset osallistumisesta tekee työvaliokunta. Järjestön sihteeri laittaa onnittelukortit vähintään ylituomaritasoisille merkkipäiviään viettäville järjestön jäsenille. 35. Toimintailmoitus Kennelliittoon ja muutosilmoitus PRH:n yhdistysrekisteritoimistoon Sihteeri laatii ohjeiden mukaan toimintailmoituksen Kennelliittoon. Puheenjohtaja tekee muutosilmoituksen Yhdistysrekisteritoimistoon uuden sihteerin varmistuttua. 36. Seuraavan hallituksen kokouksen ajankohta ja paikka Seuraava kokous 25.4.2014 klo 10:00 Jyväskylässä. Kokouspaikka Alba. 37. Kokouksen päättäminen Puheenjohtaja päätti kokouksen 18.50. 22.3.2015 Eila Lautanen, puheenjohtaja Puheenjohtaja toimi myös järjestäytymiskokouksen sihteerinä. Pöytäkirja on tullut tarkastettua 27.3.2015 mennessä sähköisesti vähäisillä korjausesityksillä. 27.3.2015 Eila Lautanen, puheenjohtaja