Uusien puheenjohtajien koulutus 08.12.2015 Lauri Liljenbäck, TYYn hallituksen järjestövastaava 2015 & Elli Lehikoinen, TYYn järjestö- ja hallintoasiantuntija 12/15 asti
Koulutuksen sisältö: TYY: mikä ja miksi? TYYn palvelut järjestöille Avustukset: toiminta-, projekti- ja erillisavustukset, Universitas Viestintä & TYY Ajankohtaista ja muuta Virallista Vuosikello
TYY: mikä ja miksi? Ylioppilaskunnan tarkoituksena on olla jäsentensä yhdyssiteenä ja edistää heidän yhteiskunnallisia, sosiaalisia ja henkisiä sekä opiskeluun ja opiskelijan asemaan yhteiskunnassa liittyviä pyrkimyksiä Edunvalvonta Koulutuspolitiikka, sosiaalipolitiikka, KV Yhteiskuntavaikuttaminen Neuvontapalvelut
Opiskelijana Turun yliopistossa = TYYn jäsen Valitsemassa & oikeutettu = Äänioikeus edustajistovaaleissa TYYn tarjoamiin palveluihin Järjestöille? Avustustoimikunta Ohjesääntö Tilat, tavarat, avustukset, neuvonta
TYY: mikä ja miksi? Hallitus TYYn hallitus käyttää ylioppilaskunnan toimeenpanovaltaa. Hallituksen valitsee edustajisto kalenterivuosittain Hallitus vastaa toimintasuunnitelman toteuttamisesta ja edustaa ylioppilaskuntaa. Se vastaa toiminnastaan edustajistolle Hallituksessa on PJ + kuusi jäsentä, joilla vastuullaan yksi tai useampi sektori
Hallitus 2016 Jyri, Riina, Tuomas, Teppo, Katariina, Laura & Miika
TYY: mikä ja miksi? Toimistolla lisäksi TYYllä työskentelevät pääsihteeri, asiantuntijat, toimisto- ja taloussihteerit sekä projektityöntekijöitä (mm. tapahtumatuottajia) Asiantuntijat sektoreittain: koulutuspolitiikka, sosiaalipolitiikka, kansainväliset asiat, viestintä, järjestöt & hallinto. Hallituksen tukena, vastaavat edunvalvonnasta ja ylioppilaskunnan käytännön työn sujuvuudesta.
TYYn linjapaperista (hyväksytty toukokuussa 2015): TYYn järjestöt ovat ylioppilaskunnan edunvalvonnan ja yhteisöllisyyden kivijalka
TYYn palvelut Toimintaa ohjaamassa TYYn ohjesääntö järjestöistä, avustuksista ja avustustoimikunnasta
TYYn palvelut TYYn kivijalkaa tukemassa Koulutukset & neuvonta Hallituksen järjestövastaava tyy-ay@utu.fi, +358 44 796 1058 Järjestöasiantuntija tyy-jarjestosihteeri@utu.fi, +358 44 796 1065 Muu asiantuntija-apu; kopo, sopo, viestintä, kv-asiat, taloudelliset asiat, juridista neuvontaa Tilat ja tavarat Taloudelliset avustukset
TYYn palvelut Turku-sali TYYn sauna Tyyma-astiasto Vuosijuhlatarvikkeet Rintamerkkikone Laminointikone Videotykki Vanhahko järjestelmäkamera Äänentoistolaitteet Ota yhteyttä järjestöasiantuntijaan, kun tarvitsette tavaroita lainaan the sooner the better
TYYn palvelut Muita TYYn toimistolta Yhdistystoimijan opas Tylkkärin palsta järjestöille Yliopistolta: Luentosalin tarvetta? varaukset@utu.fi IT-palveluista apua ja esim. sähköpostilistat
Avustukset Avustustoimikunta Valmistelee toiminta-avustusten ns. pisteytyskriteerit Pisteyttää toiminta-avustushakemukset Valmistelee muut edustajiston sille antamat rahalliset avustuspäätökset Päättävänä elimenä kuitenkin TYYn hallitus (toimikunnan esityksestä)
Avustukset Järjestöille Toiminta-avustus Projektiavustus Erillisavustus Universitas Turku -hanke
Avustukset Toiminta-avustus Jaetaan vuosittain: Hakuaika maaliskuussa Koostuu: perusosasta ja lisäosasta Perusosa 200 euroa aine- ja tdkjärjestöille, 100 euroa muille järjestöille Perusosa voidaan maksaa ennakkoon järjestöluettelon vahvistamisen (tammikuussa) jälkeen Perusosa on kiinteä avustus!
Avustukset Toiminta-avustuksen lisäosa Harkinnanvarainen, perustuu pistetykseen Pisteytettäviä osa-alueita ovat yleinen toiminta, opintoihin liittyvät asiat ja vapaa-aika Pisteet lisääntyvät sen mukaa, miten laajalti järjestö esim. hoitaa edunvalvontaa, huomioi yhdenvertaisuuden jne. Kriteerit löytyvät ohjesäännöstä! Myös jäsenistön määrä vaikuttaa
Avustukset Projekti- ja erillisavustukset Jaetaan neljä kertaa vuodessa (DL helmi-, huhti- ja syyskuun lopussa sekä 15.11.), hakemuksen voi jättää koska vain Hakukelpoisia kaikki TYYn järjestöt ja lisäksi muut ryhmät, joissa vähintään yksi TYYn jäsen Muu varainhankinta mahdollista ja katsotaan eduksi
Avustukset Projektiavustus Avustus myönnetään kertaluontoiseen tai ensimmäistä kertaa toteutettavaan toimintaan Hakukriteerit kokonaisuudessaan ohjesäännössä Myönnetään myös järjestön perustamiskuluihin TYYH 2015: nauhat, liput Ei myönnetä toistuvaan tai voittoa tuottavaan toimintaan, matkoihin tai tarjoiluihin Tiedot aiemmin myönnetyistä TYYn sivuilla
Avustukset Erillisavustus Ystävämme ohjesääntö: --- toistuvaan toimintaan, joka muuten täyttää projektiavustuksen kriteerit ja on erityisen merkittävää.
Avustukset Päätökset ja lunastaminen Avustuksiin varattu esim. vuonna 2015 4000 projekteihin, 2000 erillisavustuksiin. TYYn hallitus tekee päätökset kolmen viikon sisällä hakemusten deadlinesta. Avustukset tulee lunastaa myöntämistä seuraavan kalenterivuoden aikana.
Avustukset Universitas Turku Ei TYYn oma avustus, Turun yliopiston ja TYYn yhteinen hanke (varat yliopistolta) Hakuaikaa jatkettu 31.12.2015 asti! Vuoden 2016 projekteihin varattu 15000 Tukea opintoihin liittyviin projekteihin, lisätietoa TYYn sivuilta Päätökset tekee hankkeen ohjausryhmä tammikuussa
Viestintä & TYY Tehdään viestintää yhdessä, molemmat hyötyvät toisistaan Kuuluu tiedottajan lisäksi myös PJ:lle TYY hyödyntää mielellään eri kanavian ja vastaavasti tarjoaa omiaan Sektorikohtaiset listat, mutta osa kulkee edelleen PJ:n kautta tai on suunnattu juuri PJ:lle Viestinnästä lisää viestintäkoulutuksessa viestintävastaaville
Viestintä & TYY Tapahtumakalenteri
Viestintä & TYY Uutiskirje
Viestintä & TYY tyy.fi Järjestöjen yhteystiedot Uutiset Blogit Palvelut & kaikki oleellinen tieto Myös nämä koulutusmateriaalit
Viestintä & TYY SoMe Tylkkäri tyl-paatoimittaja@utu.fi, tylkkari.fi
Ajankohtaista & muuta Puheenjohtajien neuvosto Epävirallinen yhteydenpitoelin Tapaamisia n. kerran kuussa työskentelyaikoina Vertaistuki, keskustelufoorumi ja ideahautomo Ylioppilaskunnan, järjestötoiminnan ja yhteisprojektien kehittämistä Hyvät tarjoilut, parempi meno, kovin porukka
Ajankohtaista & muuta Järjestöilmoitus Vuosittainen velvollisuus kaikille Varmistetaan järjestön toiminta ja kerätään yhteystiedot Täytettävä 31.12.2015 klo 23:59 mennessä Istuvan PJ:n hommia, mutta varmistakaa, että se on hoidettu Voi tehdä yhdessä istuvan PJ:n kanssa Aikaa menee 5 20 min riippuen, ovatko liitteet hollilla
Ajankohtaista & muuta Remontti & juhlatilat Järjestötiloja poistuu ja TYY muuttaa väliaikaisesti Ylioppilastalo A:n remontin myötä Ratkaisuna TYYn entinen kirjasto Uusi ylioppilastalo -hanke kartoittaa juhlatiloja
Ajankohtaista & muuta TYYn suuri koulutuspäivä ti 26.01. (Lähes) koko hallituksen yhteinen tilaisuus Yhteinen osio ja sektoreille omat osuudet Lisätietoja myöhemmin, mutta ajankohta talteen koko hallitukselle
Ajankohtaista & muuta Jotain uutta yhteistä TYYn kanssa? Ideat ovat tervetulleita Ensi vuonna voidaan toteuttaa esim. some-haltuunottopäivä ja järjestösuunnistus uusille opiskelijoille Enemmän yhteisteistä perinnetapahtumaviikoille? Yritysyhteistyö mahdollistaa uusia kuvioita Keksi lisää!
Virallista Toiminnasta yleisesti Säännöt! Järjestön omat säännöt, mm. nimenkirjoitusoikeus, hallituksen koko, kokouskäytännöt (kutsuaikataulu, vuosikokoukset) Yhdistyslaki
Virallista Säännöt toiminnan peruspilarina Avoimuus, päätöksenteon läpinäkyvyys Esim. hallituksen pöytäkirjojen julkisuus järjestön itse määriteltävää Luottamus? Jäsenistöllä hallitukseen, hallituksen jäsenillä toisiinsa yhteisiä, yhdessä tehtyjä päätöksiä Apuaaaaaaa? TYYn tyyppien ohella mm. PRH, yhdistysavain, jelli
Virallista Puheenjohtajuus PJ vastaa toiminnan kokonaisuudesta ja virallisesta työskentelystä PJ johtaa järjestön kehittämistä PJ:n suotavaa huolehtia hallituksen sisäisestä yhteishengestä ja työnjaosta
Virallista PJ:n valta ja vastuu Valtaa yhtälailla kuin muilla hallituksen jäsenillä: keulakuva ja johtohahmo Kokouksissa ohjaava rooli; jakaa puheenvuorot, aikatauluttaa jne.
Virallista Kokoukset Koko yhdistyksen kokoukset, esim. syys- ja kevätkokous Hallituksen kokous Yhdistyksen säännöt määrittävät kokouksien ajankohtaa, kutsuaikataulua jne.
Virallista Sääntömääräiset kokoukset Ylin päätäntävalta (voi esim. erottaa hallituksen) Kutsuttava koolle sääntöjen mukaan Jäsenet äänivaltaisia Esim. hallituksen valinta, toimintasuunnitelman ja talousarvion / tilinpäätöksen (liitteineen) hyväksyminen, vastuuvapauden myöntäminen, sääntömuutokset
Virallista Muut dokumentit Toimintasuunnitelma ja talousarvio (syyskokous) ohjaavat seuraavaa toimintavuotta Tilinpäätös, toimintakertomus, toiminnantarkastuskertomus (kevätkokous) vastuuvapaus, edellinen vuosi purkkiin
Virallista Toimintasuunnitelma Seuraavan vuoden toimintaa hahmotteleva/esittelevä/määrittävä dokumentti Vastuuttaa ja valtuuttaa: hallituksen huolehdittava toiminnan linjasta suhteessa toimintasuunnitelmaan ja hallituksella valta toimia suunnitelman toteuttamiseksi Tapauskohtaista kuinka yksityiskohtainen / yksityiskohtaisesti noudatettava; järjestön koko, tavoitteet jne. vaikuttavat
Virallista Talousarvio Budjetti seuraavalle toimintavuodelle Määrittää varojen käyttöä, kohdentamista jne. Järjestön omat säännöt Samoin; tapauskohtaista kuinka yksityiskohtainen tai velvoittava dokumentti
Virallista Tilinpäätös Edellisen vuoden käytetyt rahat: mihin meni ja kuinka paljon Kevätkokous hyväksyy, valmistelevat työt hyvä aloittaa ajoissa Mitä selkeämpää taloudenhoitoa, sitä helpompaa! Myös todiste edellisen hallituksen laillisista, kunnollisista ja asianmukaisista toimista!
Virallista Toimintakertomus Osa tilinpäätöstä, liite Raportti ja katsaus edellisen vuoden toiminnasta Tapauskohtaisia yksityiskohtaisuudessaan
Virallista Tilintarkastaja vai toiminnantarkastaja Termi muuttui yhdistyslaissa 2010 Aiemmin pelkästään tilintarkastajia Tilintarkastaja on oltava, jos 2 näistä pätee: Taseen loppusumma on yli 100 000 Liikevaihto tai vastaava tuotto yli 200 000 Palveluksessa on keskimäärin enemmän kuin kolme henkilöä
Virallista Toiminnantarkastaja Täysi-ikäinen & täyspäinen Riippumaton, ei läheistä kytköstä Ei tarkkoja kriteerejä asiantuntemukselle: riittävä määrä tietoa taloudellisista ja oikeudellisista seikoista kyseisen järjestön toiminnan arvioimiseen Lähinnä siis tarkastaa, ettei kirjanpidon suhteen ole väärinkäytöksiä
Virallista Hallitus ja sen kokoukset Hallitus siis toteuttaa & toimeenpanee toimintasuunnitelmaa & talousarviota Hallitus ei voi ylittää sille yhdistyksen säännöissä tai kokouksissa myönnettyä toimivaltaa Kokousten avoimuus toimijan itse määriteltävissä
Virallista Käytäntöä Toimintaa helpottaa: Mahdollisuuksien mukaan säännölliset kokousajat Asioiden hyvä valmistelu Sääntöjen, toimintasuunnitelman ja yhdistyksen varallisuuden tuntemus Sisäisen viestinnän sujuvuus Työnjaon oikeudenmukaisuus Kokouksen etenemisen sujuvuus (pysytään asiassa kerrallaan, edetään järjestyksessä, tehdään päätökset selkeästi)
Virallista Kokouksen kulku 1. Kokouksen avaus 2. Laillisuus ja päätösvaltaisuus 3. Pöytäkirjantarkastajat 4. Esityslistan hyväksyminen 5. Ilmoitusasiat 6. Päätösasiat 7. Muut esille tulevat asiat 8. Seuraavan kokouksen ajankohta 9. Kokouksen päättäminen
Virallista Mut mitä jos vaikka Päätöstä ei saada aikaan? Pöydälle jättäminen eli pöytääminen = jätetään hautumaan, siirretään seuraavaan Toi yks on ihan eri mieltä? Eriävä mielipide = kirjataan pöytäkirjaan, vapauttaa kyseisen henkilön vastuusta kyseisen päätöksen kohdalla Käsitellään minuun liittyviä asioita?? Jääviys = poistu asian käsittelyn ajaksi, kirjattava pöytäkirjaan, kyseinen henkilö ei mukana kyseisessä päätöksessä
Virallista Roolit hallitustyössä Puheenjohtaja Varapuheenjohtaja Sihteeri Taloudenhoitaja Kopo-, sopo-, viestintä-, kulttuuri-, liikunta-, tapahtuma-, it-, lehti- jne. jne. vastaavia Itse määriteltävissä, sääntöjen mukaan
Virallista Hallituksen vastuu Jäsenistön luottamusta on nautittava jäsenistö voi erottaa hallituksen Mikäli hallitus päättää yhdistyksen nimissä jotain laitonta, se myös vastaa siitä (huom, eriävä mielipide!) Hallituksen jäsen on velvollinen korvaamaan vahingon, jonka hän on toimiessaan tietoisesti tai huolimattomuudellaan aiheuttanut
Virallista Mutta, kuten todettua Hallitusvastuu on kunniatehtävä, iloinen tapa menettää vapaa-aikansa ja oppia uusia asioita Olennaista toimia niin, että todennäköisyys hurjille taistoille ja asiain riitauttamisille olisi mahdollisimman pieni Avoimuus, yhdenvertaisuus ja hyvä viestintä tukevat tässä Apua hankalissa tilanteissa voi, saa, pitää ja kannattaa pyytää!
Vuosikello 2016 Tammikuu» Ilmoitukset PRH:lle» 26.01. TYYn suuri koulutuspäivä & neuvoston 1. tapaaminen» Toimintakertomus & tilinpäätös Helmikuu» Projektiavustusten 1. kierroksen DL 29.02.» Toiminnantarkastus» Fastlaskiainen 09.02.» Neuvoston tapaaminen ja illanvietto» Koulutuksia Maaliskuu» Toiminta-avustusten haku ja avustuskoulutus» Kevätkokous» Neuvoston tapaaminen
Vuosikello 2016 Huhtikuu» Projektiavustusten 2. kierroksen DL 30.04.» Neuvoston tapaaminen» Vappu! Toukokuu» Vappu jatkuu!» Toiminta-avustusten myöntäminen Elo-syyskuu» Projektiavustusten 3. kierroksen DL 30.09.» Uudet opiskelijat» TYYn avajaiskarnevaalit
Vuosikello 2016 Lokakuu» Jatkuvuuden varmistaminen suunnittelulla ja rekryillä» Neuvoston tapaaminen Marraskuu» Projektiavustusten 4. kierroksen DL 15.11» Syyskokous» Porthaninpäivä- ja kulkue 09.11.» TYYn vuosijuhlat 12.11.» Neuvoston tapaaminen Joulukuu» Järjestöilmoitus» Testamentit ja perehdytykset» Itsenäisyyspäivän soihtukulkue 06.12.» Uusien puheenjohtajien koulutus
tyy.fi turunyliopistonylioppilaskunta @StudentUnionTYY @studentuniontyy