Pitäjänmäki-seura ry:n toimintasuunnitelma 2016 (Hallituksen esitys syyskokoukseen 2015) 1. Yleistä 1.1. Historia Pitäjänmäki-seura ry perustettiin vuonna 1960. Historiatietoja löytyy yhdistyksen nettisivuilta. 1.2. Toiminta-alue Pitäjänmäki-seuran toiminta-alueeseen kuuluu viisi asuinaluetta ja neljä työpaikka-aluetta - Kyläkirkontien asuinalue (omakoti- ja pienkerrostaloja, palveluasumista) - Reimarlan asuinalue (kerrostaloja ja omakotitaloja) - Marttilan asuinalue (omakotitaloja) - Strömbergin asuinalue (kerrostaloja) - Tali -Taimiston asuinalue (kerrostaloja) - Takkatien Arinatien työpaikka-alue - Vihdintien työpaikka-alue - Strömbergin työpaikka-alue - Talin Taimiston työpaikka-alue Lisäksi Pitäjänmäkeen kuuluvat Talin siirtolapuutarha ja Talin liikuntapuisto Pitäjänmäen maantieteellinen ja toiminnallinen keskus sijaitsee kirjaston ja koulun ympäristössä. Pitäjänmäen naapurikyliä ovat Leppävaara, Konala, Pajamäki, Munkkivuori, Etelä-Haaga ja Lassila. 1.3. Pitäjänmäen tilastotietoja Pitäjänmäen alueella on noin - 100 taloyhtiötä - 500 omakoti-, rivitalo- ja pienkerrostaloasuntoa - 1000 yritystä - 10 000 asukasta - 20 000 työpaikkaa 2. Voimassaoleva strategiapäätöksen päivittäminen 2.1. Strategian päätavoitteet ja painopisteet Pitäjänmäkeä halutaan kehittää vehreänä ja yhteisöllisenä kaupunkikylänä. Strategian päätavoitteet ovat 1) Taloyhtiöjäsenmäärän kasvattaminen 20 taloyhtiöön, 2) Henkilöjäsenmäärä kasvattaminen 250 jäseneen ja 3) Mätäjoen ja muun luontoympäristön kehittäminen. 3. Jäsenistö 3.1. Jäsenistön määrä ja muutokset 2014-2015 Jäseniä on 185 henkilöjäsentä, 10 yritysjäsentä ja 2 taloyhtiöjäsentä. 3.2. Jäsenhankinta Vuoden 2015 aikana jäsenhankinta onnistui hyvin. Vuoden 2016 aikana kiinnitetään huomiota erityisesti taloyhtiöjäsenten hankintaan.
4. Hallituksen toiminta 4.1. Toimipiste kirjastossa Hallitus kokoontuu kirjastossa. Siellä on myös virallinen ilmoitustaulu ja aloitelaatikko. Jäsenten on mahdollista osallistua sopimalla asiasta etukäteen puheenjohtajan kanssa. Hallituksen kahvitus tapahtuu omatoimisesti. 4.2. Kokoukset Säännölliset kokoukset sovitaan toimintavuoden alussa. Sen lisäksi voidaan pitää ylimääräisiä kokouksia ja sähköpostikokouksia. 4.3. Kevät- ja syyskokouksen valmistelu Syyskokouksessa päätettävien toimintasuunnitelman ja talousarvion valmistelu tehdään strategiaa noudattaen ja edellisen vuoden kokemuksia hyödyntäen. Vuonna 2016 päivitetään samalla myös strategia. Kevätkokouksessa päätettävien toimintakertomuksen ja tilinpäätöksen valmistelu aloitetaan heti vuoden 2016 alussa. Kevätkokoukseen tuodaan myös selvitys strategian etenemisestä. 4.4. Työnjako / vastuuhenkilöt Koko hallitus osallistuu tehtävien valmisteluun ja toteutukseen. 5. Päätapahtumat 5.1. Laskiainen helmikuussa Järjestetään yhdessä naapurikylien kaupunginosayhdistysten kanssa (Leppävaara, Konala, Munkinseutu, Pajamäki), Mannerheimin lastensuojelusäätiön, Talin liikuntapuiston ja Talin kartanon kanssa. Suunnittelu aloitetaan heti syyskokouksen jälkeen. Tilaisuus toteutetaan, jos yhteistyö ja rahoitus onnistuvat. 5.2. Runoilta huhtikuussa Musiikillinen runoilta järjestetään yhdessä yhteistyökumppanien kanssa, jos rahoitus onnistuu. Luvassa on korkean tason esitys. 5.3. Siivoustalkoot toukokuussa Siivoustalkoot järjestetään sopivana ajankohtana ennen kasvukauden alkua. 5.4. Pitskun Putous -tapahtuma toukokuussa Siivoustalkoiden jälkeisenä sunnuntaina järjestetään Pitskun Putous -tapahtuma. 5.5. Pitäjänmäki Päivä -tapahtuma syyskuussa Pitäjänmäki Päivä -tapahtuma järjestetään nykyistä laajempana. 6. Kyläavustaja -toiminta Kyläavustaja toimintaa pyritään jatkamaan. Uusi kyläavustaja valitaan nykyisen kyläavustajan työsopimuksen päätyttyä. Kyläavustaja -toiminnasta tehdään erillinen talousarvio. Yhdistykselle ei synny kustannuksia toiminnasta. Kaikki palkanmaksuun liittyvät asiat hoitaa Suomen Kyläyhdistystoiminta ry (SYTY ry), jonka kanssa yhdistys tekee sopimuksen. 7. Ikäväki -toiminta Ikäväki toimintaan osallistutaan entisten vuosien malliin. Yhdistyksemme puheenjohtaja on valmis toimimaan Ikäväki ryhmän kokousten puheenjohtajana ja sihteerinä. Pitäjänmäki-seuran vastuulla ovat Pitskun Putous konsertti ja Pitäjänmäki Päivä.
8. Pitäjänmäen muistipiiri-toiminta Pitäjänmäen muistipiiri-toimintaan osallistutaan entisten vuosien malliin. Toimintaa tuetaan erikseen esitettävien tukihakemusten kautta, jos varoja riittää. 9. Pit-Ko ry:n toiminnan tukeminen Pit-Ko ry:n toimintaan osallistutaan entisten vuosien malliin. Toimintaa tuetaan erikseen esitettävien tukihakemusten kautta, jos varoja riittää. 10. Vastaanottokeskusten toiminnan tukeminen Osallistutaan toimintaan tarpeen mukaan yhdessä varsinaisten vastuutahojen ja muiden yhteisöjen kanssa. 11. Muut tapahtumat Syyskokouksessa mahdollisesti hyväksyttävät lisätapahtumat ja -toiminta. 12. Viestintä 12.1. Kotisivu Yhdistys ylläpitää ja uusii kotisivuja tarpeen mukaan. Tarkoituksena on saada kotisivuille online kuva Mätäjoen putouksesta. Kotisivuille nimetään oma vastuuhenkilö. 12.2. Facebook Yhdistys ylläpitää ja uusii Facebook -sivuja tarpeen mukaan. Facebook sivuille nimetään oma vastuuhenkilö. 12.3. Jäsensähköposti Jäsenille lähetetään jäsentiedote 4 kertaa vuodessa. Ainakin yhdessä jäsentiedotteessa on mukana ajankohtainen kysely. 12.4. Postitukset Jäsenpostitukset säilytetään nykyisellä tasolla. 12.5. Vuosijulkaisu Pitäjänmäki Päivän yhteydessä pyritään tekemään vuosijulkaisu, jossa kerrotaan tietoa Pitäjänmäki-seuran toiminnasta laajemmin. Toteutus riippuu ulkoisen rahoituksen onnistumisesta. 12.6. Katuviestintä Katuviestintää kehitetään erityisesti Pitäjänmäki Päiviin liittyen. 12.7. Lehtiviestintä Tapahtumista pyritään saamaan ilmaiset ilmoitukset Hesariin ja paikallislehtiin. 12.8. Televisio ja radio Pyritään saamaan myös julkisuutta Mätäjoen kehittymiselle ja kyläavustajatoiminnalle. 13. Yhteistoiminta 13.1. Kaupunginosayhdistykset Tiivistetään yhteistoimintaa naapurikylien kanssa turvapaikkakeskuksiin ja Laskiaistapahtumaan liittyen. 13.2. Pitäjänmäen teollisuusyhdistys ry Kehitetään yhteistyötä jäsenhankinnan, Mätäjoen kehittämisen ja elinkeinoelämän/työpaikkojen näkökulmasta. Vuoden 2016 jatketaan ympäristö- ja liikenneongelmia aiheuttavan Arinatie 13 -tontin (jäteaseman perustaminen) kehittymistä. 13.3. Helsingin kaupunki 13.3.1. Uusi avustusjärjestelmä Seurataan uuden avustusjärjestelmä kehittymistä ja pidetään huolta, että uudistusta osataan hyödyntää maksimaalisesti Pitäjänmäen hyväksi.
13.3.2. Liikenneturvallisuus Osallistutaan Länsi-Helsingin liikenneturvallisuustyöryhmän toimintaan. 13.3.3. Lausuntopyynnöt 13.3.3.1. Asemakaavoitus ja rakentaminen Annetaan pyydetyt lausunnot valmistelun ja hallituksen käsittelyn jälkeen. Nimetään lausunnon valmistelija aina erikseen. 13.3.3.2. Katu- ja puistoasiat Annetaan pyydetyt lausunnot valmistelun ja hallituksen käsittelyn jälkeen. Nimetään lausunnon valmistelija aina erikseen. 13.3.3.3. SOTE -asiat Kiinnitetään erityistä huomiota Pitäjänmäen terveyskeskusta koskevaan keskusteluun. 13.3.3.4. Muut asiat Annetaan tarvittavat muut lausunnot. 13.4. Helsingin kaupunginosayhdistysten liitto ry, HELKA ry Osallistutaan HELKA ry:n toimintaan. Pyritään vaikuttamaan siihen, että HELKA ry:n toiminta kehittyisi paremmin kaupunginosayhdistyksiä kehittäväksi ja palvelevaksi. 13.5. Pitäjänmäen paikallisyhdistykset ja muut toimijat Ollaan yhteistyössä tarvittaessa. Erityisen tärkeitä paikalisyhdistyksiä ovat Pitäjänmäen Tarmo ry ja Pitäjämäen musiikkiopisto. 13.6. Pitäjänmäen taloyhtiöt Pyritään samaan taloyhtiöt yhdistyksen jäseniksi, koska molemmilla on yhteinen intressi Pitäjänmäen asuinalueiden kehittämiseksi yhä vehreämmiksi ja yhteisöllisemmiksi. 13.7. Pitäjänmäen yritykset Lisätään yhteistyötä Pitäjänmäen teollisuusyhdistyksen kanssa. 13.8. Pitäjänmäen seurakunta Kehitetään yhteistoimintaa entisestään. 14. Avustusten myöntäminen 14.1. Koulun stipendit Myönnetään varoja stipendeihin entisten vuosien tapaan. 14.2. Pitäjänmäki Päivän urheilupalkinnot Myönnetään varoja palkintoihin entisten vuosien tapaan. 14.3. Muut avustukset Myönnetään hallituksessa avustuksia hakemuksesta, jos varoja on. 15. Huomionosoitukset 15.1. Kaatuneiden muistopäivään ja Itsenäisyyspäivään osallistuminen Osallistutaan entisten vuosien malliin. 15.2. Kotiseutuliiton ja HELKA ry:n ansiomerkit Haetaan ja maksetaan, jos esityksiä tehdään. 15.3. Muut huomionosoitukset Pohditaan oman Pitäjänmäki Päivillä jaettavan ansiomerkin kehittämistä.
16. Taloudenhoito 16.1. Taloudenhoidon periaatteet Yhdistys minimoi kaikki taloudelliset riskit. Hankintasitoumukset tehdään vasta, kun ulkopuolinen tai oma rahoitus on selvä. Isommat hankinnat päätetään etukäteen hallituksessa. Kaikki hankinnat hyväksytään hallituksessa, ennen tilintarkastusta. Jos jotain hankintaa ei hyväksytä, sitoutumisen tai hankinnan tehnyt henkilö joutuu maksamaan sen omista varoistaan. Taloutta pyritään parantamaan jäsenhankinnalla ja saamalla tilaisuuksiin / julkaisuihin tukiilmoituksia. 16.2. Perustoiminnan rahoitus ja ulkopuolinen rahoitusta Perustoiminnan rahoitus tapahtuu hyväksytyn talousarvion osoittamilla varoilla. Tilaisuuksien ja julkaisujen rahoitus voi tapahtua myös saatujen ulkopuolisten tukien varassa. Jos ulkopuolista rahoitusta ei saada, ei tilaisuuttakaan voida järjestää tai julkaisua tehdä. 16.3. Muu toiminnan rahoitus Yhdistys voi mennä mukaan projekteihin, joiden kautta se saa varoja projektin kuluihin. 16.4. Pankkiasioiden hoitaminen Taloudenhoitaja huolehti laskujen maksusta Nordeassa olevalta tililtä. 16.5. Taloudenhoitajan tehtävät Taloudenhoitaja huolehtii seuraavista tehtävistä: o talousarvioehdotuksen laadinta yhdessä puheenjohtajan kanssa o laskujen maksaminen o kirjanpito o tilinpäätöksen valmistelu o veroasiat ja talouteen liittyvät ilmoitukset muille viranomaisille taloustilanteen ilmoittaminen hallitukselle jokaisessa hallituksenkokouksessa siten, että selvityksestä ilmenee mahdollisimman hyvin sen hetkinen käyttötilin saldo, tehdyt sitoumukset ja saamiset. 17. Viralliset asiat 17.1. Yhdistysrekisteri Yhdistysrekisteriin ilmoitetaan nimenkirjoittajien muutokset ja sääntömuutokset. 17.2. Verotus Verottajalle ilmoitetaan yhdistyksen ja palkkioiden maksuun liittyvät asiat. 18. Dokumentointi ja arkistointi 18.1. Kokousasiakirjat Hallituksen kokouksista pidetään päätöspöytäkirjaa. Hallituksen puheenjohtaja ja sihteeri allekirjoittavat pöytäkirjat sen jälkeen, kun ne on hyväksytty. Pöytäkirjat arkistoidaan sähköisesti ja paperimuodossa. Pöytäkirjoihin liitetään tärkeät liitteet ja asiakirjat. Yhdistyksen kokouksista pidetään päätöspöytäkirjaa. Kirjallinen aineisto säilytetään yhdistyksen kaapissa kirjastossa. 18.2. Muut asiakirjat ja aineisto Hallitus voi arkistoida muita asiakirjoja ja aineistoa parhaaksi näkemällään tavalla
18.3. Sihteerin tehtävät Sihteerin tehtävänä on o laatia yhdessä hallituksen puheenjohtajan kanssa hallituksenkokouksen esityslista o pitää hallituksen päätöspöytäkirjaa o huolehtia pöytäkirjojen arkistoinnista o huolehtia muiden asiakirjojen ja aineistojen arkistoinnista