Sivutoimilupien ja - ilmoitusten periaatteet ja hakeminen 1. Noudatettavat lait ja säännökset Laki kunnallisesta viranhaltijasta (304/2003) 18 Työsopimuslaki 3. luku 3 Hallintolaki (6.6.2003/434) 5. luku 27-30 2. Mikä on sivutoimi Sivutoimella tarkoitetaan virkasuhdetta, työtä ja pysyväisluonteista tehtävää, josta viranhaltijalla on oikeus kieltäytyä, sekä ammatin, elinkeinon ja liikkeen harjoittamista. 3. Sivutoimilupa vai sivutoimi-ilmoitus Virkasuhteiset Jokainen Naantalin kaupungin viranhaltija on velvollinen ilmoittamaan sivutoimistaan tai hakemaan siihen lupaa. Viranhaltijalla voi olla vain yksi päätoimi, muut toimet ovat sivutoimia, joista tehdään sivutoimilupahakemus, jos siihen käytetään työaikaa tai sivutoimi-ilmoitus, jos työskentely tapahtuu iltaisin, viikonloppuisin tai lomalla eli muulloin kuin työajalla. Työsopimussuhteiset Työsopimussuhteisilta ei oteta vastaan sivutoimi-ilmoituksia. Työsopimuslaki kieltää työsopimussuhteisilta kilpailevan toiminnan. Näin ollen työntekijöiden oletetaan tietävän ja tunnistavan sen, mikä on kilpailevaa toimintaa ja siten laissa kiellettyä. Lainvastainen toiminta on sanktioitavaa. Esimiesten tulee rekrytointitilanteissa kiinnittää tähän asiaan huomiota, sillä jos työnantaja, joka ottaa työhön henkilön, jonka tietää olevan kilpailevan toiminnan perusteella estynyt ryhtymästä työhön, vastaa työntekijän ohella aikaisemmalle työnantajalle aiheutuneesta vahingosta (Työsopimuslaki 3 luku 3). Jos työsopimussuhteinen työntekijä käyttää työaikaa sivutoimeen, tulee hänen hakea siihen lupaa. Luvan yhteydessä esimies ja työntekijä käyvät läpi sivutoimen hoitoon vaadittavan ajan ja sen vaikutuksen palkkaukseen. Esimiehellä on valvontavelvollisuus virka- ja työaikojen noudattamisessa. Sivutoimiluvan haltijat sopivat esimiestensä kanssa työ- ja työaikajärjestelyistä. 4. Sivutoimien seuranta Esimiehet ovat velvollisia ohjeistamaan kaikkia viranhaltijoita ja työsopimussuhteisia työntekijöitä sivutoimi-ilmoitusten ja lupien periaatteista ja ohjeista. Esimiehet selvittävät kehityskeskusteluja käydessään sivutoimiin liittyvät asiat sekä arvioivat ilmoitetun sivutoimen mahdollisesti synnyttämää haittaa päätoimen suorittamiselle. Samalla on huomioitava esteellisyys, mahdollinen kilpaileva toiminta ja muut asiat, jonka perusteella sivutoimea ei voisi jatkaa. 5. Sivutoimi-ilmoituksen tekeminen, luvan hakeminen ja niistä päättäminen Sivutoimilupaa haetaan ja sivutoimi-ilmoitus tehdään tarkoitusta varten laaditulla lomakkeella. Täytetty lomake toimitetaan esimiehelle, joka lausuu kantansa sivutoimeen samalla lomakkeella ja toimittaa lomakkeen henkilöstöpäällikölle välittömästi sen saatuaan. Henkilöstöpäällikkö tekee sivutoimista viranhaltijapäätökset esimiehen esityksestä. Työnantajan edustajalla on oikeus ja sivutoimiluvan hakijalla/ ilmoituksen tekijällä on velvollisuus selvittää sivutoimeen liittyvät tarpeelliset tiedot. 1
Mikäli sivutoimen pitäminen edellyttää sivutoimilupaa, ei viranhaltija saa ryhtyä hoitamaan sivutointa ennen sivutoimiluvan myöntämistä. Henkilöstöpäällikkö ylläpitää listaa sivutoimi-ilmoituksista ja myönnetyistä sivutoimiluvista. Nämä käsitellään vuosittain kaupunginhallituksen yleisjaostossa. 6. Voimassaoloaika ja muutoksista ilmoittaminen Sivutoimilupa voidaan myöntää vain määräajaksi, enintään kolmeksi vuodeksi kerrallaan. Myös sivutoimi-ilmoitukset ovat voimassa vastaavan kolmen vuoden määräajan. Viranhaltija on velvollinen pitämään sivutoimi-ilmoitukset ja/tai luvat (lupien osalta koskee myös työsopimussuhteisia työntekijöitä) ajan tasalla eli hakemaan uutta lupaa tai tekemään uuden ilmoituksen. Päättyvistä sivutoimista ilmoitetaan esimiehelle ja henkilöstöpäällikölle sähköpostitse tai kirjallisesti. Sivutoimilupa voidaan peruuttaa ennen määräajan päättymistä, jos siihen on syy. Tätä ennen kuullaan henkilöä asiassa ja peruuttamisesta tehdään päätös perusteluineen. 7. Sivutoimen periaatteet Sivutoimiluvan myöntämistä ja sivutoimi-ilmoituksen hyväksymistä harkittaessa selvitetään, voiko viranhaltija pitää sivutointa ja jos voi, minkälaista ja missä laajuudessa. Sivutoimiluvat ratkaistaan yksittäistapauksina, mutta niitä voidaan tarkastella myös kokonaisuutena esimerkiksi muuttuvissa olosuhteissa. Ratkaisussa noudatetaan kohdassa 1 kirjattuja lakeja ja asetuksia sekä alla kuvattuja periaatteita. Sivutoimilupien myöntämisessä ja sivutoimi-ilmoitusten hyväksymisessä arvioidaan sivutoimen tuomia mahdollisia haasteita hoitaa omaa päätoimeaan. Tällöin huomioidaan tehtävän hoito laajasti eli tehtävän asianmukainen hoitaminen, luottamus tasapuolisuuteen tehtävän hoitamisessa, mahdollinen esteellisyys (hallintolaki 27 30), kilpailevan toiminnan riski ja myös se, minkälaisen työkuorman sivutoimi mahdollisesti synnyttää. Johtavien viranhaltijoiden osalta periaatteena on se, että oman tehtävän hoitaminen edellyttää sitoutumista ja työajan käyttöä täysipainoisesti omaan työhön. Koska johtavilla viranhaltijoilla on laaja vastuu niin henkilöstöstä, toiminnasta kuin taloudesta, tulee heidänkin osaltaan noudattaa työaikalain henkeä. Näin ollen johtavien viranhaltijoiden sivutoimina voidaan hyväksyä esimerkiksi erilaiset hallituspaikat, jotka eivät sinällään edellytä jatkuvaa työskentelyä. Hallituspaikat eivät kuitenkaan saa synnyttää esteellisyysongelmaa, eivätkä saa muutoinkaan olla noudatettavien lakien ja asetusten vastaisia tehtäviä, eivätkä vaarantaa luottamusta tehtävän tasapuoliseen hoitamiseen. Johtava viranhaltija voi myös toimia esimerkiksi asiantuntijana, jos kyseinen tehtävä ei ole kilpailevaa toimintaa, eikä synnytä esteellisyyttä. Tältä osin on hakijan ja/tai ilmoituksen tekijän on huomioitava salassapitovelvollisuus, sen rikkominen on rikoslain mukaan rangaistavaa virkasalaisuuden rikkomista. Tulosvastuullinen tai vastuullinen asema kunnassa (oikeuskäytännössä esim. kuntayhtymän osastonylilääkäri ja osastonhoitaja) riittää perusteeksi kieltää sivutoimi. Intressiristiriita on usein tällaisissa tapauksissa ilmeinen. Oikeuskäytännöissä on linjattu se, että toiminta omalla vastuualueella riittää perusteeksi evätä sivutoimi. Näin ollen erityisesti johtavassa asemassa olevien viranhaltijoiden sivutoimet ja esteellisyyskysymykset ja tehtävän tasapuolinen hoitaminen on arvioitava erityisen tarkkaan. Työajan osalta periaatteena pidetään, että sivutoimi ei saa aiheuttaa henkilölle liiallista työkuormitusta. 2
8. Sivutoimen kieltäminen Viranhaltijalla ennestään olevan tehtävän pitäminen, joka edellyttää sivutoimilupaa ja joka hänellä on ollut tullessaan otetuksi Naantalin kaupungilla uuteen virkasuhteeseen, on kiellettyä, ellei työnantaja myönnä viranhaltijalle hakemuksesta sivutoimilupaa. Virkatehtävien hoitamista tai viranomaisen toimintaa haittaava sivutoimi voidaan kieltää. Tällöin päätöksen perusteluissa on mainittava todetut tai odotettavissa olevat, välittömät tai välilliset haitat. Jos viranhaltija ei sivutoimesta johtuen kykene hoitamaan tehtäviään asianmukaisesti, vaikka sivutoimi ei aiheuttaisikaan esteellisyyttä tai muuten vaarantaisi luottamusta, kyse on tehtävän asianmukaista hoitamista haittaavasta sivutoimesta. Sivutoimiluvan myöntäneen viranomaisen on perustellusta syystä oikeus peruuttaa jo annettu sivutoimilupa. Jos jo myönnetty sivutoimilupa peruutetaan tai sitä muutetaan, kuullaan viranhaltijaa ennen päätöksen tekemistä. 9. Voimaantulo Tämä ohjeistus pohjautuu kaupunginhallituksen yleisjaoston 1.9.2014 päätökseen. Se tulee voimaan heti ja korvaa aiemmat ohjeistukset. Viranhaltijoiden osalta, jotka ovat ilmoittaneet sivutoimista tai saaneet sivutoimiluvan, tämä ohjemuutos ei edellytä toimenpiteitä. 3
Liite 1 Kunnallinen viranhaltijalaki, 4. luku 18 Sivutoimi ja kilpaileva toiminta 1. Sivutoimella tarkoitetaan virkasuhdetta, palkattua työtä ja pysyväisluonteista tehtävää, joista viranhaltijalla on oikeus kieltäytyä, sekä ammatin, elinkeinon ja liikkeen harjoittamista. 2. Viranhaltija ei saa ottaa vastaan eikä pitää sellaista sivutointa, joka edellyttää työajan käyttämistä sivutoimeen kuuluvien tehtävien hoitamiseen, ellei työnantaja hakemuksesta myönnä siihen lupaa. Lupa voidaan antaa myös määräajaksi ja rajoitettuna. Lupa voidaan peruuttaa, kun siihen on syytä. Viranhaltijalle on varattava tilaisuus tulla kuulluksi ennen peruuttamista. 3. Harkittaessa sivutoimiluvan myöntämistä on otettava huomioon, että viranhaltija ei saa sivutoimen vuoksi tulla esteelliseksi tehtävässään. Sivutoimi ei myöskään saa vaarantaa luottamusta tasapuolisuuteen tehtävän hoidossa tai muuten haitata tehtävän asianmukaista hoitamista. Sivutoimena ei saa harjoittaa sellaista toimintaa, joka kilpailevana toimintana ilmeisesti vahingoittaa työnantajaa. 4. Viranhaltija ei saa virkasuhteen kestäessä ryhtyä kilpailevan toiminnan valmistelemiseksi sellaisiin toimenpiteisiin, joita 3 momentissa säädetty huomioon ottaen ei voida pitää hyväksyttävinä. 5. Muusta kuin 2 momentissa tarkoitetusta sivutoimesta viranhaltijan on tehtävä ilmoitus työnantajalle. Työnantaja voi varattuaan viranhaltijalle tilaisuuden tulla kuulluksi kieltää tällaisen sivutoimen vastaanottamisen ja pitämisen 3 momentissa säädetyillä perusteilla. 4
Liite 2 Työsopimuslaki 3. luku 3-4 3 Kilpaileva toiminta Työntekijä ei saa tehdä toiselle sellaista työtä tai harjoittaa sellaista toimintaa, joka huomioon ottaen työn luonne ja työntekijän asema ilmeisesti vahingoittaa hänen työnantajaansa työsuhteissa noudatettavan hyvän tavan vastaisena kilpailutekona. Työntekijä ei saa työsuhteen kestäessä ryhtyä kilpailevan toiminnan valmistelemiseksi sellaisiin toimenpiteisiin, joita 1 momentissa säädetty huomioon ottaen ei voida pitää hyväksyttävinä. Työnantaja, joka ottaa työhön henkilön, jonka tietää olevan 1 momentin perusteella estynyt ryhtymästä työhön, vastaa työntekijän ohella aikaisemmalle työnantajalle aiheutuneesta vahingosta. 4 Liike- ja ammattisalaisuudet Työntekijä ei saa työsuhteen kestäessä käyttää hyödykseen tai ilmaista muille työnantajan ammatti- ja liikesalaisuuksia. Jos työntekijä on saanut tiedot oikeudettomasti, kielto jatkuu myös työsuhteen päättymisen jälkeen. Salaisuuden ilmaisseen työntekijän ohella työnantajalle syntyneen vahingon korvaamisesta on vastuussa myös se, jolle työntekijä ilmaisi tiedot, jos viimeksi mainittu tiesi tai hänen olisi pitänyt tietää työntekijän menetelleen oikeudettomasti. 5
Liite 3 Hallintolaki 5. luku 27-30 27 Esteellisyys Virkamies ei saa osallistua asian käsittelyyn eikä olla läsnä sitä käsiteltäessä, jos hän on esteellinen. Mitä virkamiehen esteellisyydestä säädetään, koskee myös monijäsenisen toimielimen jäsentä ja muuta asian käsittelyyn osallistuvaa sekä tarkastuksen suorittavaa tarkastajaa. 28 Esteellisyysperusteet Virkamies on esteellinen: 1) jos hän tai hänen läheisensä on asianosainen; 2) jos hän tai hänen läheisensä avustaa taikka edustaa asianosaista tai sitä, jolle asian ratkaisusta on odotettavissa erityistä hyötyä tai vahinkoa; 3) jos asian ratkaisusta on odotettavissa erityistä hyötyä tai vahinkoa hänelle tai hänen 2 momentin 1 kohdassa tarkoitetulle läheiselleen; 4) jos hän on palvelussuhteessa tai käsiteltävään asiaan liittyvässä toimeksiantosuhteessa asianosaiseen tai siihen, jolle asian ratkaisusta on odotettavissa erityistä hyötyä tai vahinkoa; 5) jos hän tai hänen 2 momentin 1 kohdassa tarkoitettu läheisensä on hallituksen, hallintoneuvoston tai niihin rinnastettavan toimielimen jäsenenä taikka toimitusjohtajana tai sitä vastaavassa asemassa sellaisessa yhteisössä, säätiössä, valtion liikelaitoksessa tai laitoksessa, joka on asianosainen tai jolle asian ratkaisusta on odotettavissa erityistä hyötyä tai vahinkoa; 6) jos hän tai hänen 2 momentin 1 kohdassa tarkoitettu läheisensä kuuluu viraston tai laitoksen johtokuntaan tai siihen rinnastettavaan toimielimeen ja kysymys on asiasta, joka liittyy tämän viraston tai laitoksen ohjaukseen tai valvontaan; tai 7) jos luottamus hänen puolueettomuuteensa muusta erityisestä syystä vaarantuu. Läheisellä tarkoitetaan 1 momentissa: 1) virkamiehen puolisoa ja virkamiehen lasta, lapsenlasta, sisarusta, vanhempaa, isovanhempaa ja virkamiehelle muuten erityisen läheistä henkilöä samoin kuin tällaisen henkilön puolisoa; 2) virkamiehen vanhempien sisarusta sekä hänen puolisoaan, virkamiehen sisarusten lapsia ja virkamiehen entistä puolisoa; sekä 3) virkamiehen puolison lasta, lapsenlasta, sisarusta, vanhempaa ja isovanhempaa samoin kuin tällaisen henkilön puolisoa sekä virkamiehen puolison sisarusten lapsia. Läheisenä pidetään myös vastaavaa puolisukulaista. Puolisoilla tarkoitetaan aviopuolisoita sekä avioliitonomaisissa olosuhteissa ja rekisteröidyssä parisuhteessa eläviä henkilöitä. 29 Esteellisyyden ratkaiseminen 6
Virkamiehen esteellisyyttä koskeva kysymys on ratkaistava viipymättä. Virkamies ratkaisee itse kysymyksen esteellisyydestään. Monijäsenisen toimielimen jäsenen ja esittelijän esteellisyydestä päättää kuitenkin toimielin. Monijäseninen toimielin päättää myös muun läsnäoloon oikeutetun esteellisyydestä. Jäsen tai esittelijä saa osallistua esteellisyyttään koskevan asian käsittelyyn vain, jos toimielin ei olisi ilman häntä päätösvaltainen eikä hänen tilalleen ole ilman huomattavaa viivytystä saatavissa esteetöntä henkilöä. Esteellisyyttä koskevaan päätökseen ei saa hakea erikseen oikaisua eikä muutosta valittamalla. 30 Asian käsittelyn jatkaminen Esteellisen virkamiehen tilalle on viipymättä määrättävä esteetön virkamies. Virkamies saa kuitenkin käsitellä kiireellisen asian, jonka ratkaisuun esteellisyys ei voi vaikuttaa. 7