Tämän käsikirjan on laatinut komission yksikkö SG-C-2 Toiminta kansalaisten eduksi.

1

Tämän käsikirjan on laatinut komission yksikkö SG-C-2 Toiminta kansalaisten eduksi. Avustusohjelmia hallinnoivat eri aihepiireistä vastaavat komission pääosastot. Yksityiskohtaiset tiedot avustusohjelmista on julkaistu EUROPA-palvelimen Internet-sivuilla osoitteessa http://europa.eu.int/comm/sg/aides/fi/cover.htm. Lukijoita pyydetään lähettämään huomautuksensa osoitteeseen SG-C-2, N-9 2/1, Wetstraat /Rue de la Loi 200, B-1049 Brussel/Bruxelles. 2

Avustukset ovat Euroopan yhteisön talousarvion merkittävä menoerä. Ne tarjoavat yhteisölle joustavan keinon toteuttaa tavoitteitaan politiikan eri lohkoilla. Tähän tarvitaan toisaalta myös kansalaisyhteiskunnan aktiivista sitoutumista yhteisön tavoitteisiin. Yhteisön ulkopuoliset tahot suorittavat joskus tehtäviä, joilla on yleiseurooppalaista merkitystä ja jotka tuovat merkittävän panoksen yhteisen Euroopan rakentamiseen. Avustuksien myöntäminen näille tahoille on usein tehokas keino edistää EU:n tavoitteita. Julkisten varojen hallinnointi on vastuullista toimintaa. Sen lisäksi, että veronmaksajien rahat on käytettävä järkevästi ja taloudellisesti, varainkäyttöpäätöksissä on noudatettava sääntöjä, jotka ovat hyvin perusteltuja ja yleisön ja mahdollisten edunsaajien kannalta ymmärrettäviä. Avustusten hallinnoinnissa on oltava erityisen huolellinen, koska ei ole mahdollista osoittaa, että avustuksiin käytettäville varoille saadaan niiden täyden markkina-arvon mukainen vastine. Nykyinen komissio on alusta lähtien pitänyt yhtenä päätavoitteinaan laatia hyvin perustellut ja avoimet säännöt yhteisön varojen hallinnoinnille. Siksi päätimme laatia tämän käsikirjan, jossa esitetään suorien avustusten myöntämistä ja seuraamista koskevat yleiset puitteet. Käsikirja on tarkoitettu sovellettavaksi kaikilla niillä politiikan aloilla, joille ei ole annettu erillistä alakohtaista säännöstöä. Käsikirja on tarkoitettu luotettavaksi oppaaksi niille, jotka joutuvat ratkaisemaan avustusten päivittäiseen hallinnointiin liittyviä ongelmia. Käsikirjaa laadittaessa eri hallinnonaloja pyydettiin esittämään näkemyksensä sen sisällöstä, jossa on pyritty sovittamaan yhteen toimintaan ja rahoitukseen kohdistuvat vaatimukset. Käsikirjaan sisältyvien sääntöjen ja suositusten tunnollinen noudattaminen helpottaa varainkäyttöä koskevien päätösten toimeenpanemista. Samalla käsikirja on tietolähde, jonka avulla komission politiikkaa voidaan perustella budjettivallan käyttäjälle, Euroopan tilintarkastustuomioistuimelle ja suurelle yleisölle. Anita Gradin komission jäsen Erkki Liikanen komission jäsen 3

4

Käsikirjan alkuperäinen, pitempi versio hyväksyttiin heinäkuussa 1998, ja sitä alettiin soveltaa 1. tammikuuta 1999. Sen tarkoituksena oli esittää helppotajuiset toimintaohjeet komission virkamiehille, jotka osallistuvat ohjelmien ja ohjelmaehdotusten laatimiseen ja arvioimiseen sekä avustushakemusten käsittelyyn. Tämä tiivistelmä on laadittu yleisöä varten. Sen tarkoituksena on edistää avoimuutta ja ehkäistä rahoitukseen ja oikeusnäkökohtiin liittyvien erimielisyyksien syntymistä komission virkamiesten ja avustusten hakijoiden tai saajien välillä. Se sisältää kokonaisuudessaan ne alkuperäisen käsikirjan kohdat, jotka koskevat hakumenettelyä sekä avustusten laskemista ja maksamista. Lisäksi se sisältää yksityiskohtaisen selostuksen sopimusehdoista, jotka avustuksen saajan on hyväksyttävä. Käsikirjassa tarkastellaan kahdentyyppisiä sääntöjä: sitovia menettelysääntöjä, joita avustuksia hallinnoivien yksiköiden on aina noudatettava, ja suositeltavia hallintokäytäntöjä, joiden noudattaminen on harkinnanvaraista. Tarkoituksena on yhdenmukaistaa komissiossa sovellettavia käytäntöjä mahdollisimman pitkälle ja siten helpottaa avustuksia käsittelevien yksiköiden työtä. Sekä sitovat säännöt että hallintokäytäntöjä koskevat suositukset on ymmärrettävä vähimmäisvaatimuksiksi avustushakemusten käsittelijöille. He voivat kuitenkin harkintansa mukaan soveltaa myös tiukempia vaatimuksia. Tämän luvun lopussa on yhteenveto vähimmäismenettelyistä, joita on noudatettava kaikissa tapauksissa. Komission varainkäyttö jakautuu seuraavasti: (a) henkilöstömenot (b) lainat ja osarahoitus (c) hankintakustannukset, ts. kustannukset palvelun tai tuotteen hankkimisesta markkinoilta; määritellään tarkemmin yhteisön hankintadirektiiveissä ja varainhoitoasetuksessa (d) rahoitustuki, joka myönnetään yhteisön politiikkaan liittyvän tavoitteen edistämiseksi: 5

komissio maksaa varat suoraan saajalle ("avustus"; tästä käytetään myös nimityksiä "rahoitusosuus", "tuki" jne.), tai varat maksetaan saajalle jäsenvaltion, yhteisön ulkopuolisen maan hallituksen tai jonkin valtion määräämän tahon välityksellä yhteisön toimintojen hajautetun hallinnoinnin yhteydessä ("varainsiirto"). Avustus on siis Maksua, joka suoritetaan määrätyn hankkeen yhteydessä jollekin hallintoelimelle, nimitetään joskus "rahoitusosuudeksi". Käsikirjassa ei käsitellä valtioiden tai niiden määräämien tahojen välityksellä myönnettyjä rahoitustukia ("varainsiirtoja"), jotka liittyvät esimerkiksi yhteiseen maatalouspolitiikkaan tai rakennerahastoihin. Käsikirjassa esitetyt sitovat perussäännöt ovat seuraavat: Haettavista avustuksista tiedotetaan mahdollisimman laajasti. Niistä kerrotaan komission Europa-palvelimen sivuilla Internetissä julkaistavissa ilmoituksissa, joissa on mainittava yhteisöohjelman nimi, sovellusala ja laajuus sekä yhteystiedot, joihin hakemukset ja tiedustelut voidaan osoittaa. Nämä tiedot sekä ajantasainen -esite ovat aina saatavilla sekä Europapalvelimelta että painettuna julkaisuna. Myös avustusten myöntämisperusteista tiedotetaan samalla tavoin. Avustuksia myönnettäessä on noudatettava kolmea sääntöä: Kollektiivinen arviointi Ehdotukset valitsee komission virkamiehistä koostuva itsenäisesti toimiva neuvoa-antava komitea. Sen jäsenistä ainakin yhden on oltava jostakin muusta kuin avustuksia myöntävästä yksiköstä. Päällekkäisrahoituksen välttäminen Avustukset hyväksyvien virkamiesten on tarkistettava tietokannasta, joka sisältää tiedot kaikista komissiolta maksuja saavista yhteisöistä, että samalle toiminnalle ei ole myönnetty muuta rahoitusta. Tiedottaminen myönnetyistä avustuksista Luettelo kaikista myönnetyistä avustuksista julkaistaan vähintään kerran vuodessa. Siinä ilmoitetaan avustuksen saajan nimi ja osoite, avustuksen käyttötarkoitus, myönnetty määrä ja yhteisrahoitusosuus. Lisäksi ilmoitetaan, tiedotettiinko 6

avustuksesta ennakolta (esimerkiksi ehdotuspyynnöllä). Ainoana poikkeuksena tiedottamissäännöistä on tilanne, jossa tietojen antaminen voi vaarantaa avustuksen saajan turvallisuuden. Kunkin vuoden talousarvion perusteella jokaisen komission yksikön on laadittava luettelo avustuksista, joita se voi myöntää. Luettelossa on oltava maininta avustusten suuruudesta ja myöntämisperusteista. Jos yksikkö voi myöntää avustuksia oma-aloitteisista hakemuksista, tästä on mainittava erikseen. Luettelot kootaan yhteen "Euroopan unionin avustukset ja lainat" -julkaisun liitteeksi, joka julkaistaan sekä sähköisessä muodossa Europa-palvelimella että painettuna. Yhteisön ohjelmia koskeviin julkaisuihin sisältyy aina selvitys siitä, mitä tukia ohjelmasta on tarkoitus myöntää. Ohjelmia pyritään tekemään tunnetuiksi sekä lehdistön välityksellä että jäsenvaltioiden pysyvien EU-edustustojen ja kansallisten alueiden, osavaltioiden tai maakuntien Brysselin-toimistojen sekä jäsenvaltioissa ja yhteisön ulkopuolisissa maissa sijaitsevien komission edustustojen välityksellä. Yleensä avustusohjelman olemassaolosta tiedotetaan julkaisemalla ehdotuspyyntö. Ehdotuspyynnöt on muotoiltava huolellisesti, jotta vältettäisiin se, että komissio saa valtavan määrän hakemuksia, joista suurin osa joudutaan hylkäämään. Siksi ehdotuspyynnöissä on selkeästi ilmoitettava seuraavat tiedot: asiayhteys ehdotuspyynnön aihe ohjelman kokonaisrahoitus avustusten todennäköinen lukumäärä (ja keskimääräinen suuruus) komission osuus prosentteina hankkeiden kokonaisrahoituksesta otetaanko luontoissuoritukset huomioon avustuksen suuruutta määritettäessä 7

avustuksen enimmäismäärä yhteisöjen ja hankkeiden tukikelpoisuutta koskevat säännöt avustettavien hankkeiden valintaperusteet eri menoluokkien tukikelpoisuutta koskevat säännöt ennakko- ja jälkiarviointia, seurantaa, teknistä valvontaa ja varainhoidon valvontaa koskevat säännöt määräajat yleiset hakuohjeet. Ehdotuspyyntö voidaan julkaista: Euroopan yhteisöjen virallisessa lehdessä Internetissä Europa-sivuilla; lähettämällä se mahdollisille hakijoille, jotka on valittu alustavan ilmoituksen tai (esim. toistuvien tukien yhteydessä) kohdennetun kyselyn perusteella joissakin tapauksissa alan erityisjulkaisuissa erillisissä esitteissä. Kaikki ehdotuspyynnöt on julkaistava ainakin Internetissä, ja niissä on oltava linkki verkkosivulle "Euroopan unionin avustukset ja lainat". Muiden julkaisukanavien valinta riippuu ohjelman kohderyhmästä. Komissio pyrkii valitsemaan avustusten kohteet hakemusten laadun perusteella. Siksi avustusten saajat eivät ole aina samoja. Tiedottamista ja menettelyjen soveltamista koskevilla säännöillä pyritään varmistamaan, että mahdollisimman laajalla hakijaryhmällä on mahdollisuus saada komissiolta rahoitusta. Hakemus katsotaan puutteelliseksi, jos sitä ei ole allekirjoitettu tai kaikkiin hakulomakkeen kysymyksiin ei ole vastattu. Puutteelliseksi katsotaan myös hakemus, johon ei ole liitetty talousarviota (jossa 8

tulot ja menot ovat tasapainossa) tai tuettavan toiminnan tai hankkeen riittävän yksityiskohtaista kuvausta tai hakijayhteisön sääntöjä, jos ehdotuspyynnössä vaadittiin niitä. Hakemusten käsittelijät voivat kuitenkin harkintansa mukaan pyytää tai ottaa vastaan tarpeellisiksi katsomiaan lisätietoja. Yleensä avustukset myönnetään jonkin toiminnan toteuttamiseen, ja niistä aiheutuu oikeuksia ja velvoitteita. Siksi on tärkeää varmistua siitä, että hakijalla on sellainen oikeudellinen muoto, että se pystyy täyttämään velvoitteensa. Hakijan on myös kyettävä todistamaan taloudellinen ja ammatillinen luotettavuutensa taatakseen pystyvänsä toteuttamaan toiminnan, jolle avustus myönnetään. Yhteisömuotoisen hakijan on oltava lainmukaisesti muodostettu ja rekisteröity Hakulomakkeessa on ilmoitettava yhteisön toiminimi (virallinen nimi), rekisteritunnus, oikeudellinen muoto (yhdistys, kaupallinen yritys, korkeakoulu tms.) sekä alv-tunnus. Hakijaa voidaan pyytää todentamaan yhteisömuotonsa lainmukaisuus liittämällä hakemukseen yhtiöjärjestys tai yhteisön säännöt sekä ote yhtiörekisteristä. Luonnollisen henkilön kelpoisuusedellytykset Luonnollisille henkilöille voidaan myöntää avustuksia vain poikkeustapauksissa. Tällöin saajan on otettava henkilökohtaisesti vastuu tuettavan toiminnan toteuttamisesta. Yhteisön taloudellisten etujen turvaamiseksi tällaisessa tapauksessa edellytetään yleensä vakuuden antamista. Kaupallisen yhteisön kelpoisuusedellytykset Yrityksiin sovelletaan ensisijaisesti hankintamenettelyä sen sijaan, että niille myönnettäisiin avustuksia. Kaupalliselle yhteisölle voidaan myöntää avustus vain sellaista hanketta varten, jonka välitön tavoite ei ole kaupallinen ja jolla ei tavoitella voittoa. Yhteisön avustuksia myönnettäessä on kaikissa tapauksissa noudatettava yhteisön kilpailusääntöjä. Välittäjäyhteisön kelpoisuusedellytykset Muiden puolesta välittäjänä toimivan yhteisön hakemusta voidaan käsitellä vain joissakin ennalta hyväksytyissä poikkeustapauksissa, esimerkiksi kun samaan hakemukseen kootaan useita hankkeita. Hakijalla on oltava kunnolliset edellytykset rahoittaa toimintansa. Sama vaatimus koskee myös hankkeen muita rahoittajia. 9

On ensiarvoisen tärkeää, että hakijalla on käytössään toimintansa jatkuvuuden takaamiseksi tarvittava vakaa rahoituspohja ja että se pystyy tarvittaessa itse osallistumaan toiminnan rahoittamiseen. Rahoitusedellytystensä todentamiseksi hakijan on liitettävä hakulomakkeeseen viimeksi kuluneen tilikauden tilinpäätös (vuotuinen talousarvio, jos kyseessä on julkisyhteisö). Lisäksi hakijaa voidaan pyytää toimittamaan rekisteröidyn tilitoimiston alle kaksi vuotta sitten antama tilintarkastuskertomus. Hakijaa voidaan pyytää toimittamaan hakemuksensa yhteydessä kultakin rahoitukseen osallistuvalta yhteisöltä sitoumus toiminnan rahoittamisesta hakemuksessa mainitulla summalla. Hyväksyttyä hakijaa voidaan pyytää antamaan sitoumus siitä, että hakija kattaa oman rahoitusosuutensa ja lisäksi puuttuvan osuuden siinä tapauksessa, että muut rahoittajat eivät maksa osuuttaan niistä menoista, joita yhteisön avustus ei koske. 1. Hakijalla on oltava operatiiviset (tekniset ja hallinnolliset) edellytykset toteuttaa toiminta, jolle avustusta haetaan. 2. Hankkeen tai toiminnan toteuttamisesta vastaavalla työryhmällä on oltava tarvittava ammattipätevyys ja -kokemus. Toiminnan toteuttamiseen vaadittavien teknisten edellytysten todentamiseksi hakijaa voidaan pyytää liittämään hakemukseensa toimintaan osallistuvien henkilöiden vapaamuotoiset ansioluettelot, tiedot aiemmasta tai nykyisestä osallistumisesta muihin Euroopan komission rahoittamiin hankkeisiin, komission kanssa tehdyt sopimukset ja muut olennaiset tiedot (kuten selvitys muille kansainvälisille järjestöille tai Euroopan unionin jäsenvaltioille toteutetuista hankkeista). Toiminnan kuvauksen perusteella on voitava arvioida, vastaako toiminta avustusohjelman tavoitteita. Kuvauksen yhteydessä on ilmoitettava myös, miten yhteisön osallistumisesta hankkeeseen aiotaan tiedottaa. Hakulomakkeessa on kuvailtava toiminnalta odotettavia tuloksia siten, että ne ovat mitattavissa ja että niiden toteutumista voidaan 10

seurata, tarkistaa ja arvioida. Lisäksi tässä yhteydessä voidaan ottaa huomioon se, edistäisikö avustuksen myöntäminen ohjelman tavoitteiden saavuttamisen kannalta hyödyllisen yhteisön toiminnan jatkumista. Vaikka sekä hakijayhteisö että hanke muuten täyttäisivät kelpoisuusedellytykset, avustusta ei myönnetä, ellei ehdotus ole perusteellisesti mietitty ja valmisteltu. Kustannusvaikuttavuuden arvioimiseksi on pohdittava seuraavia kysymyksiä: Ovatko odotettavissa olevat tulokset järkevässä suhteessa avustuksen suuruuteen? Onko olemassa parempia tapoja päästä samoihin tuloksiin? Voitaisiinko samat tai vastaavat tulokset saavuttaa EU:n kannalta halvemmalla (kun myös hallintokulut otetaan lukuun)? Yksityiskohtaisesti eritellyn talousarvion laatiminen on yksi tapa varmistaa, että haettava avustus on vähimmäissumma, jota tarvitaan toiminnan toteuttamiseksi. Ennen kuin avustus myönnetään, hakemuksia käsittelevä yksikkö tutkii aina, kuuluuko toiminta tai hanke hankintamenettelyjen piiriin. Päällekkäisrahoituksen välttämiseksi hakijoiden on ilmoitettava hakemuksessa, mitä muita avustuksia he ovat hakeneet tai aikovat hakea EU:n toimielimiltä saman vuoden aikana. Kustakin hakemuksesta on ilmoitettava yhteisöohjelma, josta avustusta haetaan, sekä toiminnan nimi ja haetun avustuksen määrä. Usealle eri toiminnalle tai samalle toiminnalle voidaan hakea avustusta useammalta kuin yhdeltä komission yksiköltä edellyttäen, että samoille kustannuserille ei tule päällekkäisrahoitusta. Tällaisissa tapauksissa yksiköiden on aina neuvoteltava keskenään ennen hakemukseen vastaamista. Jos saman hankkeen tai toiminnan eri osille avustuksia myöntäviä yksiköitä on useita, ne ilmoittavat tästä saajalle yhteisesti. Jo alkaneelle toiminnalle voidaan myöntää avustus vain jos voidaan osoittaa, että avustus on tarpeen toiminnan loppuun saattamiseksi. Tässäkään tapauksessa avustus ei kuitenkaan voi kattaa hakemuksen lähettämistä edeltävänä aikana syntyneitä kustannuksia. Jo toteutetulle toiminnalle ei myönnetä avustusta takautuvasti. 11

Avustuksia ei myönnetä esimerkiksi hankkeille, jotka saattavat olla kansanterveydelle haitallisia (alkoholiin, tupakkaan ja huumeisiin liittyvät hankkeet) tai ihmisoikeuksien kunnioituksen, turvallisuuden tai ilmaisunvapauden vastaisia. Hakemukseen on liitettävä talousarvio, josta käyvät ilmi kaikki menot ja tulot, joita hakija pitää tarpeellisina hankkeen toteuttamista varten. Hanke voi koostua useista toisiinsa liittyvistä toiminnoista, joista tehdään yksi yhteinen hakemus. Toiminnoilla on oltava yhteinen tavoite ja yhteinen organisaatiorakenne. Talousarvion on täytettävä seuraavat vaatimukset: se on niin yksityiskohtainen, että toimintaa voidaan arvioida, seurata ja valvoa sen perusteella se on tasapainoinen eli tulojen ja menojen kokonaismäärät ovat samat siihen sisältyvät erät on pääsääntöisesti ilmaistava euroina; avustuksen määrää laskettaessa ne muutetaan joka tapauksessa euroiksi tarvittaessa on esitettävä myös talousarvion laatimisessa käytetyt laskelmat ja lisäselvitykset. Talousarvion tulopuolella on esitettävä: 1. hakijan oma rahoitusosuus 2. muilta tahoilta saatu rahoitus (tuet) 3. hankkeesta kertyvät tulot (esim. julkaisujen myynnistä saatavat tulot tai konferenssien osallistumismaksut) 4. komissiolta haettavan avustuksen määrä, joka on eriteltävä, jos komissiolle on tehty useampia avustushakemuksia 12

5. hakijan omista varoista saatavat luontoissuoritukset. Hakemukseen liitettävän talousarvion menopuolen on oltava niin yksityiskohtainen, että tukikelpoiset kustannukset voidaan erottaa kustannuksista, jotka eivät ole tukikelpoisia. Yhteisön avustus voidaan myöntää, jos toiminta täyttää seuraavat edellytykset: kokonaiskustannuksista käy ilmi, että toiminta on järjestetty moitteettoman varainhoidon periaatteiden mukaisesti erityisesti kustannusvaikuttavuuden kannalta kustannukset liittyvät suoraan tukisopimuksen tavoitteiden saavuttamiseen kustannukset ovat hankkeen toteutuksen kannalta välttämättömiä ja perustuvat yleisiin markkinahintoihin; kustannuksista on pidettävä kirjaa siten, että ne ovat tunnistettavissa ja valvottavissa. 5.1.3.1 Tukikelpoiset välittömät kustannukset Näitä ovat kaikki toiminnasta suoraan aiheutuvat ja sen toteuttamisen kannalta olennaiset kustannukset. Toisin sanoen ne ovat kustannuksia, joita ei syntyisi, jos toimintaa ei toteutettaisi. Seuraavat välittömät kustannukset ovat tukikelpoisia: henkilöstökustannukset (hankkeen yksikkökustannukset per päivä). Niihin voi sisältyä myös muita työkustannuksia, jos ne on määritelty ehdotuspyynnössä. Henkilöstökustannukset eivät saa ylittää hakijan tavallisesti maksamia palkkoja ja palkkioita. Ne eivät myöskään saa olla korkeampia kuin vähimmäispalkkiot kyseisellä alalla yleensä. matka-, majoitus- ja oleskelukustannukset, jotka ovat komission edullisimpien markkinahintojen perusteella laatimien taulukoiden tai ehtojen mukaisia laitekustannukset (uudet tai käytetyt laitteet), joiden on oltava tavanomaisten markkinahintojen mukaisia ja toiminnan toteuttamisen kannalta välttämättömiä. Kiinteistökustannukset (toiminnan luonteesta riippuen joko poistot tai vuokrakulut) eivät ole tukikelpoisia. Poikkeustapauksissa komissio voi hyväksyä tällaiset kustannukset, jolloin tukisopimukseen liitetään niitä koskeva lauseke. Tällaiset kustannukset voidaan hyväksyä vain toiminnan tavoitteisiin liittyvin 13

perustein. 1 Poisto voidaan hyväksyä täysimääräisenä, jos toiminnan luonne tai laitteiden käyttötarkoitus antaa siihen aihetta. Tällöin komissio päättää laitteiden lopullisesta omistusoikeudesta. tietyissä tilanteissa rahoituspalveluista suoritetut maksut (pankkien toimitusmaksut, vakuutusmaksut; kurssitappioriskiä ei yleensä oteta huomioon) kulutushyödykkeiden ja tarvikkeiden hankintakustannukset tukikelpoisiin kustannuksiin liittyvät palvelukustannukset (esim. kuljetuskustannukset) alihankinnat ainoastaan niiltä alihankkijoilta, jotka on erikseen mainittu tukisopimuksessa (avustuksen saajaa koskevat määräykset koskevat myös alihankkijoita) tiedotuskustannukset muut tukisopimuksessa määritellyistä velvoitteista aiheutuvat kustannukset (tilintarkastukset, toiminnan arviointi, raportit, käännökset, todistukset, vakuudet yms.) varmuusrahasto, joka on enintään 5 % tukikelpoisista välittömistä kokonaiskustannuksista. 5.1.3.2 Tukikelpoiset välilliset kustannukset ja yleiskustannukset Rahoitustuesta vastaava komission yksikkö voi hankkeen luonteesta ja tavoitteista riippuen asettaa tukikelpoisille yleiskustannuksille kiinteät enimmäismäärät, jotka perustuvat ehdotuspyynnössä määritettyihin kriteereihin. Yleiskustannusten osuus voi olla enintään 7 % tukeen oikeuttavista välittömistä kustannuksista. Välilliset kustannukset eivät ole tukikelpoisia, jos hanketta toteuttaa yhteisö, jolle on myönnetty rahoitustukea juokseviin kustannuksiin. Seuraavat kustannukset eivät ole tukikelpoisia: 1. kiinteät pääomakustannukset 2. varaukset (tappioita, tulevia vastuita yms. varten) 1 Esimerkiksi kehityshankkeiden jatkuvuuden takaamiseksi. 14

3. velat 4. maksetut korot 5. epävarmat saamiset 6. kurssitappiot, ellei niiden osalta tehdä poikkeusta 7. kohtuuttomat kustannukset 8. luontoissuoritukset. 2 Etenkin kansalaisjärjestöjen kaltaiset pienet yhteisöt haluaisivat usein kattaa osan niille kuuluvista hankkeen kustannuksista luontoissuorituksina. Luontoissuoritukset on merkittävä talousarviossa sekä tulo- että menopuolelle. Tulopuolelle kirjataan palvelujen tai materiaalien arvoa vastaava summa. Sama summa kirjataan menopuolelle erillisenä menoeränä, koska luontoissuoritukset eivät ole tukikelpoisia. Luontoissuorituksia ovat muun muassa tontit ja kiinteistöt joko kokonaisuudessaan tai osaksi, kestävät pääomahyödykkeet raaka-aineet yksityishenkilöiden tai yhteisöjen ilmaiseksi tekemä vapaaehtoistyö. Luontoissuoritusten on täytettävä seuraavat ehdot: Avustuksen saajan ilmoittama luontoissuorituksen määrä on arvioitava joko objektiivisten tekijöiden tai riippumattomien viranomaisten määrittämien virallisten perusteiden mukaisesti, tai arvio on teetettävä ulkopuolisella riippumattomalla asiantuntijalla. Yksityishenkilön suorittaman vapaaehtoistyön kustannukset on arvioitava tunti-, päivä- tai viikkokohtaisten työvoimakustannusten laskemista koskevien kansallisten säännösten mukaisesti, jos tällaiset säännökset ovat olemassa. Koska tämäntyyppiset suoritukset ovat usein tärkeitä pienille kansalaisjärjestöille, komissio ottaa luontoissuorituksen aina silloin huomioon, kun voidaan perustellusti odottaa, että pienet kansalaisjärjestöt hakevat avustuksia. Komission ehdotuspyynnöissä tai muussa tiedotusmateriaalissa on oltava selvä maininta siitä, 2 Ks. kuitenkin kohta 5.1.5. 15

hyväksytäänkö siihen luontoissuorituksia. Jos luontoissuorituksia hyväksytään, niitä ei lasketa tukikelpoisiksi kustannuksiksi vaan niiden perusteella korotetaan joko avustuksen määrää tai rahoitusosuutta tukikelpoisista kustannuksista. Jos luontoissuoritukset otetaan huomioon, yhteisön rahoitus on enintään toteutuneiden kustannusten määrä, toisin sanoen tukikelpoisten kustannusten kokonaismäärä ilman luontoissuoritusten arvoa. Hankkeen talousarvio liitetään tukisopimukseen. (a) Menopuolella saa olla ainoastaan tukikelpoisia kustannuksia, jotka jaotellaan kustannuslajin mukaan. Yleiskustannusten sisällyttäminen tukikelpoisiin kustannuksiin on perusteltava selkeästi. (b) Tulopuolella esitetään rahoitusosuus, jonka avustuksen saajat sitoutuvat maksamaan joko omista varoistaan tai muista rahoituslähteistä tulot, joita hankkeesta odotetaan kertyvän komission avustus tai avustukset. Kustannusten tukikelpoisuuden kestosta määrätään yhteisön rahoitustukea koskevassa sopimuksessa. Tässä sopimuslausekkeessa vahvistetaan tukikelpoisuuden alkamis- ja päättymisajankohta. Lisäksi siinä määrätään edellytyksistä, joilla hakemuksen jättämisen jälkeen syntyneet kustannukset voidaan hyväksyä taannehtivasti tukikelpoisiksi, sekä muista poikkeuksista. Kustannusten tukikelpoisuus määritetään kustannusten syntymisajankohdan eikä niiden kirjaamisajankohdan perusteella. Jos luontoissuoritukset otetaan huomioon, niiden määrä sisällytetään tukisopimukseen, koska avustuksen saaja on velvollinen suorittamaan ne. Jos avustuksen saaja haluaa muuttaa sopimusehtoja niin, että myös hankkeen perustavoite tai luonne muuttuu, muutokseen on saatava komission ennakkosuostumus. Muutokset on kirjattava sopimuksen liitteeseen. Jos muutos ei vaikuta toiminnan perustavoitteeseen ja jos se vaikuttaa toiminnan rahoitukseen vain kustannuserien välisten siirtojen osalta niin, että tukikelpoisten kustannusten osuus kasvaa alle 10 prosenttia kustannuserää kohti, avustuksen saaja voi tehdä muutoksen. Muutoksesta on ilmoitettava komissiolle viipymättä. 16

Muissa tapauksissa muutokseen on saatava komission ennakkosuostumus. Jos hankkeeseen liittyy sellaisia kustannuseriä, joiden määrää ei voida lisätä, ne on mainittava sopimuksessa erikseen. Avustus voi olla enintään samansuuruinen kuin todelliset tukikelpoiset kokonaiskustannukset (ts. luontoissuoritusten arvoa ei oteta huomioon). Tämä on ehdoton yläraja, jota noudatetaan kaikissa tapauksissa. On kuitenkin sangen harvinaista, että avustus kattaa kustannukset kokonaan. Yleensä avustuksen saajan on itse hankittava osa hankkeen rahoituksesta (yhteisrahoitusperiaate). (a) Jos hankkeesta ei kerry tuloja: jos avustuksen prosenttiosuus kustannuksista ilmoitetaan myöntämisperusteissa, avustuksen määrä on kyseinen osuus tukikelpoisista kokonaiskustannuksista. muissa tapauksissa avustuksen määrästä päättää tukikelpoisten hankkeiden valintakomitea, joka arvioi, miten hanke edistää kyseisen ohjelman tavoitteita. Avustuksiin sovelletaan tällöinkin edellä mainittua enimmäismäärää. (b) Jos hankkeesta kertyy tuloja, ne otetaan huomioon seuraavasti: jos avustuksen prosenttiosuus kustannuksista ilmoitetaan myöntämisperusteissa, avustuksen määrä on kyseinen osuus tukikelpoisten kokonaiskustannusten ja hankkeesta kertyneiden tulojen erotuksesta. muissa tapauksissa avustuksen määrästä vähennetään tulojen suhteellinen osuus tukikelpoisista kustannuksista. Tällaisissa tapauksissa sovelletaan kustannusvaikuttavuuden periaatetta. Jos esimerkiksi kyseessä on laadukas hanke, jonka henkilöstökustannukset tai kokonaisrahoitus ovat liian suuret muihin samankaltaisiin hankkeisiin verrattuna, tukihakemusta ei hylätä suoralta kädeltä vaan hankkeelle voidaan myöntää avustus, jonka osuus kokonaiskustannuksista on tavallista pienempi. Avustuksen määrä ilmaistaan euroina. Avustuksen kokonaismäärän määrittää komissio 17

joko ehdottomana enimmäismääränä (jolloin avustuksen osuus tukikelpoisten kustannusten kokonaismäärästä ilmaistaan prosentteina) tai ilmoittamalla ne kustannuslajit, jotka yhteisön avustus kattaa, sekä tukikelpoisten kustannusten enimmäismäärän (summana ja prosenttiosuutena kokonaiskustannuksista). Avustukset maksetaan yleensä siten, että ensin suoritetaan ja jäljellä oleva määrä maksetaan yhdessä tai useammassa erässä. Voidaan kuitenkin sopia myös sellaisesta järjestelystä, että avustus maksetaan kokonaisuudessaan vasta loppuselvityksen perusteella. Maksuerien lukumäärä riippuu hankkeen rahoitukseen liittyvästä riskistä. Jos riski on suuri ja jos avustuksen saajalta ei vaadita vakuutta, avustus saatetaan maksaa useassa erässä. Silloin kun riski on vähäisempi, on suositeltavaa maksaa tuki kahdessa erässä niin, että ensin maksetaan ennakko ja avustuksen loppuosa suoritetaan saajan esitettyä vaaditut asiakirjat. Avustus voidaan maksaa myös kertasuorituksena etukäteen sillä edellytyksellä, että avustuksen saava yhteisö antaa vakuuden (sen hankkimisesta aiheutuvat kustannukset hyväksytään tukikelpoisiksi). Tällöin komission asema on tietenkin vahva, sillä jos avustuksen saaja rikkoo sopimusehtoja, koko avustus voidaan periä takaisin. Myös suuria (yli 150 000 euron suuruisia) avustuksia koskeviin ennakoihin saatetaan vaatia vakuus. Avustuksen saajan on toimitettava komissiolle selvitys tukikelpoisista kustannuksista sopimuksessa määrätyn ajan kuluessa. Arvioituaan selvityksen komissio päättää viimeisen avustuserän suuruudesta. Avustuksen määrä vahvistetaan vasta sitten, kun hanke on toteutettu ja komissiolle on toimitettu loppuselvitys. Avustuksen määrää alennetaan, jos loppuselvityksen ja sopimuksessa esitetyn talousarvion vertailusta käy ilmi, että: (a) kokonaistulot, ennakoista kertyneet korot mukaan luettuna, ovat suuremmat kuin kokonaismenot; tällöin ylijäämä vähennetään komission myöntämästä avustuksesta. Jos hankkeella on ollut monta tukijaa, ylijäämä jaetaan yleensä näiden kesken. (b) tukikelpoisten kustannusten määrä on pienempi kuin talousarviossa; tällöin komission myöntämän avustuksen määrää alennetaan vastaavasti 18

(c) tukikelpoisten kustannusten ja hankkeesta kertyneiden tulojen erotus on pienempi kuin myönnetty avustus; tällöin ylijäämä vähennetään komission myöntämästä avustuksesta. Avustusta voidaan vähentää tilanteen mukaan seuraavasti: alentamalla hankkeen päättymisen jälkeen maksettavaa loppuerää perimällä osa ennakosta takaisin. Avustuksen lopullinen määrä ei voi koskaan ylittää sopimuksessa vahvistettua määrää, vaikka hankkeet kustannukset olisivat suuremmat kuin hyväksytyssä talousarviossa on esitetty. Hankkeen talousarviossa olevan varmuusrahaston 3 tarkoituksena on kattaa tukikelpoisten kustannusten kohtuulliset ylitykset. Juoksevia kustannuksia varten myönnettävien avustusten erityispiirteitä ovat viittaus yhteisön talousarvioon ja vaatimus avustuksen saajan hallintokustannusten rajoittamisesta välttämättömään vähimmäismäärään. Saajan pääoman kasvuun johtavia kustannuksia ei tueta. Yhteisöt, joille myönnetään avustus juoksevia kustannuksia varten, voivat hakea avustusta hankkeilleen myös muista ohjelmista, mutta tällöin niiden välilliset kustannukset eivät ole tukikelpoisia (ks. 5.1.3.2, Tukikelpoiset välilliset kustannukset ja yleiskustannukset). Seuraavia sääntöjä sovelletaan juoksevia kustannuksia varten myönnettäviin yhteisön avustuksiin. Avustus juoksevien kustannusten kattamiseksi voidaan myöntää vain seuraavilla perusteilla: (a) yhteisön talousarvion budjettikohdassa tai budjettikohdan selvitysosassa valtuutetaan avustuksen myöntäminen nimetylle yhteisölle (b) yhteisön talousarvion budjettikohdassa määrätään erikseen tämäntyyppisten avustusten myöntämisestä. 3 Ks. kohta 5.1.3.1. 19

Tukikelpoiset juoksevat kustannukset ovat kustannuksia, jotka ovat tarpeen saajayhteisön normaalin toiminnan ylläpitämiseksi ja toiminnan tavoitteiden saavuttamiseksi. Tukikelpoisten juoksevien kustannusten määrän laskemiseen ja tukikelpoisuuden tarkistamiseen sovelletaan samoja sääntöjä kuin hankeavustuksiin seuraavin poikkeuksin: kaikki kohtuulliset yleiskustannukset ovat tukikelpoisia jos tulot ylittävät menot, sovelletaan eri sääntöä (ylijäämäsääntö 4 ). Hakemuksiin, jotka koskevat juoksevia kustannuksia varten myönnettäviä avustuksia, on liitettävä hankekohtaisesti vaadittavien asiakirjojen lisäksi: hakijayhteisön organisaatiokaavio ja henkilöstön toimenkuvaukset täydellinen luettelo muista rahoittajista todisteet järjestelmällisen kirjanpitomenetelmän käytöstä viimeisimmät tilinpäätöstiedot (tase, tuloslaskelma). Hakemukset, jotka koskevat juoksevia kustannuksia varten myönnettäviä avustuksia, on tehtävä hakijayhteisön tilikauden ensimmäisellä puoliskolla. Jos avustettavan yhteisön tulot ovat suuremmat kuin menot sen tilikauden lopussa, jolle avustus juoksevia kustannuksia varten myönnettiin, osa ylijäämästä voidaan siirtää seuraavalle vuodelle. Ylijäämästä voidaan siirtää enintään viisi prosenttia kyseisen tilikauden kokonaistuloista ja lisäksi varat, jotka on osoitettu käytettäväksi seuraavan vuoden aikana monivuotiseen tai muuhun hankkeeseen. Jos ylijäämän osuus on enemmän kuin viisi prosenttia eikä sitä ole osoitettu mihinkään tulevaan hankkeeseen, osa saadusta avustuksesta on palautettava. Palautusmaksun suuruus lasketaan määrittämällä komission myöntämän avustuksen prosenttiosuus saajan kokonaistuloista kyseisenä vuonna ja kertomalla tällä prosenttiosuudella se osa ylijäämästä, joka ylittää viisi prosenttia kokonaistuloista ja jota ei ole osoitettu tiettyyn kohteeseen. 4 Ks. kohta 7.1.4. 20