Vaihtoon lähtijän muistilista 2019-20
Tänään Vaihdon tavoitteet Ennen vaihtoa viralliset paperiasiat matkadokumentit terveydenhoito vakuutukset turvallisuus ja kriisitilanteet asuntoasiat Suomessa ja kohteessa opintotuki ja apurahat verotus Vaihdon aikana Vaihdon loppuessa Let s make your exchange a success story!
Ennen vaihtoa
Viralliset paperiasiat Aaltoon Kaikkien vaihtoon lähtijöiden tulee ilmoittautua läsnäolevaksi Aalto-yliopistoon myös vaihdon ajaksi! Yhteystiedot Oodissa (oodi.aalto.fi) Osoite Sähköposti Kun lähdet vaihtokohteeseen, ota mukaan hyväksymiskirjeesi ja hyväksytty opintosuunnitelmasi.
Viralliset paperiasiat Tee virallinen osoitteenmuutos maistraattiin. http://www.posti.fi/muuttoilmoitus/ Voit tehdä jo ennen lähtöäsi avoimen valtakirjan esim. vanhemmillesi, jotta he voivat tarvittaessa hoitaa viranomaisasioita puolestasi Suomessa. Tarkista, että sinulla on mukana kaikki vastaanottavan yliopiston vaatimat dokumentit ja mahdolliset ylimääräiset passikuvat. Tarkista, että sinulla on riittävän pitkään voimassa oleva passi! Yleisesti 6kk vaihdon loppumisen jälkeen suositeltu. Hoida opintotukeen tarvittavat paperit!
Matkaliput ja viisumi / oleskelulupa (1/2) Suosittelemme odottamaan vaihtoyliopiston hyväksymiskirjettä ennen matkalippujen ostamista. Yleensä vaihtoyliopistot lähettävät ohjeita maahanpääsymuodollisuuksista, noudata ohjeita tarkasti. Tarkista tarvittavat asiakirjat kohdemaan suurlähetystöstä: EU-kansalaisen oleskeluoikeuden rekisteröinti toisessa EU-maassa Viisumi (single entry vs. multiple entry, opiskeluviisumi) Oleskelulupa Lue myös aikaisemmin samassa maassa olleiden vaihtoraportit hakukoneelta (Destination database)
Matkaliput ja viisumi / oleskelulupa (2/2) Tarvittavat liitteet vaihtelevat paljon hyväksymiskirje Varallisuustodistus: KELAn todistus opintoetuuksista + Aallon stipendikirje + tarvittaessa pankin lausunto tilillä olevista varoista Terveystodistus (kohdeyliopisto ohjeistaa, jos tarvitsee) Passikuvia Tärkeät asiakirjat (passi, viisumi, vakuutustodistus, hyväksymiskirje ym.) kannattaa esim. skannata ja tallentaa omaan sähköpostiin.
Terveydenhuolto Hoida kuntoon terveydenhuoltoon liittyvät asiat ennen matkaa Jos matkustat EU-maahan, tilaa Kelasta Eurooppalainen sairaanhoitokortti: http://www.kela.fi/eurooppalainensairaanhoitokortti Kortilla saa Euroopassa sairaanhoitoa viivytyksettä ja samalla hinnalla kuin maan asukkaat Sairaanhoitokortti ei kuitenkaan korvaa matkavakuutusta! Ota selvää rokotuksista ja mahdollisesti tarvitsemasi lääkityksen maahantuonnista. (YTHS)
Vakuutukset Opiskelija on itse vastuussa tarvittavista matkatavara-, henkilö-, tapaturma-, sairaus- ja vastuuvakuutuksista ulkomailla opiskelun aikana Aallolla ei vakuutusta yli kuukauden kestäviin vaihtoihin. Joissakin vakuutusyhtiöissä matkavakuutus on mahdollista liittää edullisesti omaan kotivakuutukseen. Pyydä vakuutusyhtiöltäsi englanninkielinen todistus vakuutuksestasi. Joissain vaihtoyliopistoissa (erit. AUS ja USA) voi olla pakollisia omia vakuutuksia tarkista mitä korvaavat ja minkälaisen vakuutusturvan tarvitset näiden vakuutusten lisäksi.
Turvallisuus ja kriisitilanteet (1/2) www.formin.fi > matkustaminen ja maat Matkustustiedotteet Ulkomailla -osio Tee matkustusilmoitus! (matkustusilmoitus.fi) Maakohtaiset matkustustiedotteet voi tilata myös tekstiviestinä (lisätietoa matkustustiedotteet sivustolla). Ulkoministeriön ja edustustojen facebook ja twitter tilejä seuraamalla tietoa vaihtokohteessa tapahtuvista asioista. Kohdemaan Suomen lähetystön sivut + sijainti Yleisimmät turistihuijaukset Kunnioita paikallisia lakeja ja tapoja sekä kohdeyliopiston sääntöjä. Hätäyhteystiedot puhelimeen (ICE).
Turvallisuus ja kriisitilanteet (2/2) Ota selvää paikallisesta hätänumerosta ja korruption tasosta vaihtomaassasi. Aalto-ylipisto ei voi vastata opiskelijoittensa turvallisuudesta luonnonkatastrofien, konfliktien tai muiden hätätilanteiden aiheuttamissa poikkeustilanteissa kohdemaassa. Aalto-yliopisto pyrkii kuitenkin tukemaan opiskelijoitaan tiedottamalla tilanteen kehityksestä tapauksesta ja käytettävissä olevista viestintäkeinoista riippuen. Kriisitilanteessa lopullinen päätös lähteä maasta ja palata Suomeen jää opiskelijan itsensä tehtäväksi. Tutustu Aalto-yliopiston vastuuvapautuslomakkeeseen, jonka olet hyväksynyt vaihtoon hakiessasi.
Asuntoasiat Suomessa Jos haluat maksavan vuokralaisen asuntoosi vaihto-opiskelusi ajaksi, voit jälleenvuokrata asuntosi esim. Suomeen saapuville vaihto-opiskelijoille. AYY:llä ja HOASilla asuvien on helppo jälleenvuokrata huone tai asunto seuraten AYY:n ja HOASin luomia ohjeistuksia ja lomakkeita AYY: http://ayy.fi/asuminen/ohjeet/ayyn-asunnonjalleenvuokraaminen/ HOAS: http://www.hoas.fi/asuvalle/asuminenhoasilla/jalleenvuokraus/jalleenvuokraus/ Aallon yhteisötori https://aalto.sharetribe.com/?category=tilat
Asuntoasiat kohdemaassa Vastaanottava korkeakoulu avustaa yleensä asuntoasioissa. Joissakin kohteissa opiskelija voi joutua hankkimaan asuntonsa itsenäisesti ilman vaihtoyliopiston apua. Kohteen vaihtoraporteissa on usein mainittu asunnonhausta, käy lukemassa. Muista myös kohdeyliopiston nettisivut.
Opintotuki ulkomailla Jos olet oikeutettu saamaan opintotukea, saat sitä myös ulkomaille. Opintoraha 250,58 / kk (sama kuin Suomessa opiskeltaessa) Lainatakaus 800 / kk (korotettu) Asumislisä 210 / kk >> poikkeuksena alhaisen vuokratason maat Muista, että täysaikaisen opiskelun kriteerit ovat voimassa myös ulkomailla opiskellessa! (5 op/ tukikuukausi, min. 20 op lukuvuosi) Muista kertoa Kelalle vaihto-opinnoista sähköisesti tai erillisellä lomakkeella (OT15) Muista, että täysaikaisen opiskelun kriteerit ovat voimassa myös ulkomailla opiskellessa! (5 op/ tukikuukausi, min. 20 op lukuvuosi) Vaihdon apuraha ei vaikuta opintotuen tulorajoihin Jos tarvitset todistuksen opintotuesta, voit pyytää sitä KELAlta
Aalto-yliopiston vaihto-opiskelun apuraha Apurahapäätökset, yhteystietolomakkeet ja OLS-kutsut jne lähetetään koulukohtaisesti, do not panic. Noudata aina ensisijaisesti (sähköpostilla) omasta korkeakoulusta saamiasi ohjeita. Jotta apurahan 1. osa voidaan maksaa: Kaikkien täytettävä sähköinen yhteystietolomake (saat ohjeet myöhemmin) Erasmus-opiskelijoiden on lisäksi 1) liitettävä sähköiselle yhteystietolomakkeelle Erasmus-apurahan vastaanottosopimus ja 2) tehtävä OLS-kielitestin 1.osa (saat sähköisen kutsun kielitestin tekemiseen yhteystietolomakkeen lähettämisen jälkeen) Kaikkien palautettava kohdeyliopiston hyväksymiskirje sähköpostitse oman korkeakoulun vaihtokoordinaattorille (ei BIZ) ARTSin opiskelijat liittävät hyväksymiskirjeen sähköiseen lomakkeeseen. Apurahan ensimmäinen osa syksyn lähtijöille pyritään maksamaan heinä- elokuussa, kevään lähtijöille tammikuussa Mahdollista vain, jos opiskelija on hoitanut maksua edellyttävät toimet Lue huolella apurahakirjeen saate/sinulle lähetettävät sähköpostit ja seuraa niiden ohjeita
Muita apurahoja? Aloita hakeminen heti. Jotkut järjestöt myöntävät apurahaa myös vaihdon aikana, harvemmin jälkikäteen. Muista, että sinun tehtäväsi on vain hakea apurahaa ja myöntävä taho päättää oletko apurahan piirissä. Hakemusta voi usein täydentää kohteen hyväksymiskirjeellä jälkikäteen (varmista per apuraha). Apurahojen myöntäjiä: Pidä avoin mieli. Kannattaa myös hakea apurahoja myös muilta kuin suoraan opintoalaan liittyviltä järjestöiltä. SYL:n apurahatietokanta (esim. pienet kunnat) Opintoalaan liittyvät liitot AYY (seuraava hakuaika loka-marraskuussa, max 800e) KY-säätiö (vain BIZ, hakuaika 8.4-12.5.2019) Säätiöt, esim. tekniikan edistämissäätiö. Useilla säätiöillä apurahoja tietyn kaupungin/kunnan asukkaille), muista myös opintostipendit! Google auttaa tässäkin
Verotus vero.fi / syventävät vero-ohjeet / henkilöasiakkaan tuloverotus / ansiotulot / apurahat Apurahan verollisuus: Aalto-yliopiston myöntämät opiskelijavaihdon apurahat voivat olla veronalaista tuloa siltä osin kuin henkilön eri tahoilta saamat apurahojen, stipendien tms. yhteenlaskettu määrä vähennysten jälkeen verovuonna ylittää valtion taiteilija-apurahan vuotuisen määrän (vuonna 2018 verovapaa määrä oli 20.461,72 euroa).
Orientoidu kohdemaan kieleen Etälukio: http://www.edu.fi/etalukioetusivu; kielenopiskelupaketteja, esim. englanti, saksa, ranska, espanja. YLE:n kielten opiskelumateriaalia: http://yle.fi/aihe/oppiminen/kielet Verkkosanomalehtiä: www.onlinenewspapers.com Erityisesti vaihto-opiskelijoille suunnatut kielikurssit Aallossa (LC-6031 Saksaa vaihtoon lähteville) Erasmus+ kielitesti ja online-kielikurssi Intensiiviset kielikurssit Euroopan kohteissa ennen lukukauden alkua
#aaltoexchange - Käytä Instagram-kuvissasi hastagia #aaltoexchange säännöllisesti vaihtojaksosi ajan, saat korvattua vaihtoraportin kirjoittamisen. - HUOM: oltava sovittuna ennen vaihdon alkamista oman korkeakoulusi vaihtokoordinaattorin kanssa. Ilman sopimusta kuvien lähettämistä ei hyväksytä vaihtoraportin korvaamiseksi. - Saat tarkemmat ohjeet sähköpostitse, jos tämä vaihtoehto on mahdollinen koulussasi.
Kuka muu lähdössä Aallosta? Facebook ryhmä Aalto University students go abroad (https://www.facebook.com/aalto-university-students-go-abroad- 162731147172647/) Jos perustatte esim. FB tai WhatsApp-ryhmän omaan kohteeseenne lähtijöille, käykää lisäämässä linkit tai ohjeet em. Abroad-sivulle. Tähän tarkoitukseen tehty ketju on kiinnitetty sivun alkuun.
Vaihdon aikana
Esittele Aaltoa Useat partnerit pitävät vaihtomessuja tai vastaavia. Osallistu näihin Aallon edustajana. Mistä tietoa Aallosta? https://into.aalto.fi/display/enuude t/incoming+exchange+students (INTO > New students > Incoming exchange students) Aallon PP-esityskalvoja, pyydä koulusi vaihtokoordinaattorilta Videoita (https://www.youtube.com/user/aalto university) Muuta materiaalia
Entä jos ongelmia vaihdon aikana? (1/2) On täysin luonnollista, että vaihdon aikana voi tulla matalapainetta. Älä jää yksin, vaan pyydä apua. Vaihto-aikana tunteet ja tilanteet voivat vaihdella nopeassakin tahdissa. Kannattaakin aina pysähtyä hetkeksi ja käydä tilanne rauhassa lävitse. Määrittele ongelma tarkasti, tarkista oikeutesi ja velvollisuutesi. Ota yhteyttä vaihtokohdeyliopistosi kv-toimistoon, selvitä tilanteesi ja pyydä apua asian selvittämiseksi. Myös paikallinen ylioppilaskuntaa vastaava taho voi pystyä auttamaan. Ota yhteyttä myös kotikorkeakoulusi vaihtokoordinaattoriin.
Jos ongelmia vaihdon aikana (2/2) Hyvin vakavia ja äkillisiä sairastumis- tai vastaavia tapauksia lukuun ottamatta sinun ei kannata tehdä vaihdon keskeytyspäätöstä ottamatta ensin yhteyttä oman kotikorkeakoulusi vaihdosta vastaavaan henkilöön. Muista myös, että vaihdon apuraha on sidottu vaihdon kestoon ja tiettyyn opintopistemäärään. Mikäli joko vaihdon kesto- tai op-määrävaatimukset eivät täyty, voit joutua palauttamaan osan tai koko apurahan takaisin. Ennakoi! Ota heti yhteyttä vaihdosta vastaavaan henkilöön, jos alat epäillä, että vaaditut tavoitteet eivät tule täyttymään. Yritämme mahdollisuuksien mukaan neuvoa tai auttaa tilanteen ratkaisemiseksi.
Kuinka päästä ongelmatilanteen ylitse? 1. Ota askel taaksepäin ongelmasta ja tutki sitä hieman etäämmältä. Jaa ongelma pienempiin osiin. Työstä yhtä ongelmanosaa kerrallaan. 2. Jos koet olosi turhautuneeksi, pettyneeksi tai surulliseksi, kysy itseltäsi: Mitä odotin ja miksi? Olivatko odotukseni realistiset/kohtuulliset? 3. Yritä ravistella totutut ajatus- ja toimintamallit ja tarkkaile kohdemaan asukkaita ja/tai vaihtokavereitasi voisiko heiltä oppia jotain uutta tilanteen ratkaisemiseksi? Manage your expectations. Don't be afraid to take risk. Have a sense of humor. Allow yourself to see the humor in misunderstandings or embarrassments. Laughter heals.
Harjoittelu ulkomailla vaihdon jälkeen? Paljon tietoa harjoittelusta Aalto CareerWebissä: https://into.aalto.fi/display/ficareerweb Harjoittelu ja harjoittelun apurahat Ulkomailla harjoittelussa olleiden raportit inspiroidu ja saa vinkkejä! Työnhaun opas, GoinGlobal & Highered portaalit tukea paikan etsimiseen Kysy: careerservices@aalto.fi
Vaihdon loppuessa
Kaikki hyvä loppuu aikanaan Valmistaudu vaihdon päättymiseen ajoissa! Miten paikallinen vuokrasopimuksesi on määrätty loppumaan? Millaiset ohjeet koskevat asuntosi irtisanomista ja pankkitilisi tai puhelinliittymäsi sulkemista? Kerää vaihtoajan opintoihin liittyvät tiedot talteen; kurssikuvaukset/opinto-opas, kurssityön ohjeistus jne. jotta opintojen hyväksilukeminen kotikorkeakoulussasi olisi mahdollisimman sujuvaa. Tutustu oman korkeakoulusi hyväksi lukuohjeisiin Intossa. Pyydä tarvittavat todistukset ja allekirjoitukset tarpeeksi ajoissa ennen lähtöäsi. Huom. Erasmus+-vaihdossa olevien tulee pyytää allekirjoitukset vaihtoyliopistolta tarvittaviin Erasmus+dokumentteihin.
Palattuasi vaihdosta (1/3) (Tämä vain tekniikan ja ARTSin opiskelijoille, kauppatieteilijät ohjeistettu omassa tilaisuudessaan) Huolehdi opintojen hyväksi luvusta heti kun mahdollista. Ota mukaasi vaihtokorkeakoulun virallinen opintosuoritusote. Lisäksi voit tarvita esim. opintosuunnitelman ja kurssikuvaukset. Vaadittavat dokumentit voivat vaihdella korkeakouluittain. Ohjeet Intossa (Opinnot > opintojen ja opiskelun säännöt). Aalto-yliopiston yleiset ohjeet opintojen hyväksi lukemisesta. HUOM! Omalla koulullasi voi olla tarkentavia sovellusohjeita, joita noudatettava. Opinnot hyväksi luetaan omassa koulutusohjelmassa. Vaihdon aikana suoritetut opinnot merkitään arvosanalla hyväksytty/hylätty
Palattuasi vaihdosta (2/3) Apurahan toinen osa voidaan maksaa apurahan ehtojen täytyttyä. Toimita maksua varten oman korkeakoulusi vaihtokoordinaattorille: Vaihtoraportti Vaihtoyliopiston virallinen opintosuoritusote (tulee usein suoraan vaihtoyliopistosta kotikouluun) Aalto-yliopiston opintosuoritusote, jolla näkyvät hyväksiluetut opinnot (vain TECH) Sähköinen palautelomake (BIZ ja ARTS) Erasmus-opiskelijat palauttavat lisäksi: 1) letter of Confirmation 2) vaihtokorkeakoulun allekirjoittama Learning Agreement 3) OLS kielitesti, 2. osa 4) Erasmus+ participant report palautekysely (EU survey)
Palattuasi vaihdosta (3/3) BIZ: Jos joudut täydentämään kansainvälistä opintokokonaisuutta Aallossa, on täydentävät opinnot oltava sovittuna ennen kuin apurahan toista osaa voidaan laittaa maksuun täydentäminen hidastaa hyväksi lukuprosessia ja mahdollista paluuapurahan maksua! Jos opintosuoritukset jäävät merkittävästi vajaaksi, paluuapuraha voidaan jättää maksamatta ja jo maksettu apuraha periä osittain tai kokonaan takaisin. Paluuapurahoja maksetaan kahdesti kuussa (15. ja 30 pv), dokumenttien oltava palautettuna vähintään 2-3 viikkoa ennen toivottua maksupäivää.
unpacking the study abroad experience
Paluushokki Oman paikan uudelleen löytämisen hankaluus vanhassa ympäristössä
Paluuorientaatio-työpajat
Ja sitten vielä viimeiset
Vaihto-opiskelun tavoitteet Aalto-yliopistosa (akateemisten opintojen suorittamisen lisäksi) henkilökohtainen kasvu, myös akateemisella ja eettisellä tasolla kulttuurienvälisen ja kansainvälisen osaamisen kehittäminen parempi valmius tulevaa (kansainvälistä) uraa ajatellen sujuva käytännön vieraan kielen taito (Steinberg in Bolen, M et al. 2007)
Adapt yourself to your new home culture. BE ACTIVE. Use your initiative.
Yhteystiedot ARTS: out-exchange-arts@aalto.fi BIZ: outgoing-biz@aalto.fi CHEM: international-chem@aalto.fi ELEC: outgoing-elec@aalto.fi ENG: exchanges-eng@aalto.fi SCI: exchanges-sci@aalto.fi
Antoisaa vaihtoaikaa!