Turun seudun TAPAHTUMAKALENTERI Kalenteri on tarkoitettu Turun seudun kaikkien toimijoiden tilaisuuksille, ei vain kaupunki- ja kuntaorganisaatioiden tilaisuuksille. Tapahtumakalenteri on maksuton julkinen palvelu kansalaisille ja yhteisöille. Tapahtumakalenteri toimii samalla tavoin kaikilla päätelaitteilla: pöytätietokoneilla, kannettavilla tietokoneilla, tablettitietokoneilla ja älypuhelimilla. Suunnitelmien mukaan Turun seudun tapahtumakalenteriin ilmoitettuja tilaisuuksia voidaan myöhemmin (tavoitteena vuosi 2016) lukea myös muiden tapahtumakalentereiden kautta, esimerkiksi VisitTurku-kalenterissa. Tapahtumakalenteri tulee toimimaan neljällä kielellä: suomeksi, ruotsiksi ja englanniksi sekä venäjäksi (lisätään myöhemmin). Kielivaihtoehdot ovat toimijoille tarjottuja mahdollisuuksia; kukin toimija ilmoittaa tilaisuutensa vain itse haluamillaan ja tarpeelliseksi katsomillaan kielillä. HUOM! Teknisistä ongelmista johtuen lomakkeella on joitain englanninkielisiä tekstejä myös suomenkielisissä ja ruotsinkielisissä osioissa. Ne pyritään korjaamaan mahdollisimman pian kalenterin jatkuvan kehitystyön yhteydessä. TILAISUUDEN LISÄÄMISEN OHJE Tapahtumakalenteri on osoitteessa: http://kalenteri.turku.fi Kalenteriin on linkki myös Turun kaupungin etusivulta: www.turku.fi. Uutta on Tapahtumakalenterin jako tapahtumiin (Event) ja harrasteisiin (Hobby). Nyrkkisääntö on, että Tapahtumat ovat sellaisia, joihin mennään yleisöksi (esim. konsertit, teatteri, jalkapallo-ottelut) ja Harrasteet sellaisia, joihin mennään itse aktiiviseksi toimijaksi (esim. käsityökurssit, laulutunnit, jumpat). Lisäksi kalenterin käyttäjälle tarjottavia suodatusperusteita ovat tapahtumaluokat (+alaluokat), tilaisuuden kohderyhmä (lapsiperheet, vammaiset, seniorit, yrittäjät, maahanmuuttajat, matkailijat ja nuoret) ja tilaisuuden alue (kaupunginosa). Tapahtumien (Event) alaluokkia ovat esimerkiksi festivaalit, kokoukset, messut, musiikki, museo, näyttelyt, luennot, osallisuus, retket, urheilu ja joulu. Harrasteiden (Hobby) alaluokkia ovat esimerkiksi kerhot, kurssit, kuvataide, käsityö, leirit, liikunta, luennot, musiikki, tanssi ja vapaaehtoistoiminta. Muista, että kalenteria luetaan erilaisilla mobiililaitteilla ja erilaisilla verkkoyhteyksillä. Pidä siis teksti tiiviinä! Tapahtumakalenteri TILAISUUDEN LISÄÄMISEN OHJE pvm 01.12.2015 / JT Sivu 1. / 16
Tunnistautumisen puuttuessa kukin lisätty tilaisuus tulee näkyviin vasta, kun tapahtumakalenterin pääkäyttäjä sen erikseen julkaisee kolmen arkipäivän kuluessa kaupungin virka-aikana. Aloitus Tapahtumakalenteriin pääsee lisäämään uusia tilaisuuksia Tapahtumakalenterin etusivun linkistä Lisää tapahtumasi tai osoitteessa http://kalenteri.turku.fi/event/add Uuden tilaisuuden tietokenttiä voi tutkia ja selailla tarvitsematta lisätä uutta tilaisuutta. Ennen ensimmäisen tilaisuuden lisäämistä kannattaa tutustua sekä kaikille kielille yhteisten tietojen kenttiin että kieliversioiden tietokenttiin. Tilaisuutta lisätessäsi varaa jo heti käsille kaikki tilaisuuden tiedot, sillä tallennettua tietoa ei pääse itse muuttamaan eikä esikatselemaan. (Nämä toiminnot tulevat mukaan vasta myöhemmin, ja silloinkin vain tunnistautuneille toimijoille.) Tilaisuuden tiedot syötetään kuudelle välilehdelle: sisältö, sijainti, tapahtumanjärjestäjä, tapahtuman tarkemmat tiedot, kuva sekä www ja sosiaalinen media. Kuva-välilehti löytyy vain Kaikille kielille yhteiset tiedot -valinnalla; WWW ja sosiaalinen media -välilehti löytyy vain kielivalinnalla. Syötä kaikki tiedot oikeisiin tietokenttiin, sillä tapahtumakalenteria luetaan myös koneellisesti. Älä siis sisällytä hintatietoja tai www-linkkejä tapahtuman kuvaukseen (ns. leipätekstiin) vaan niille tarkoitettuihin kenttiin. Lähetä tapahtuma(t) -painike sulkee tilaisuuden lisäyksen välittömästi ja vie tilaisuuden julkaisujonoon eikä tilaisuutta pääse enää sen jälkeen muuttamaan. Paina Lähetä tapahtuma(t) -painiketta vasta, kun olet syöttänyt tilaisuutesi täysin valmiiksi kaikille välilehdille ja haluamiisi kieliversioihin sekä tarkastanut kaikki syöttämäsi tiedot. Kieliversiot* suomi ruotsi englanti Kaikille kielille yhteiset tiedot osio (viisi välilehteä) pitää täyttää riippumatta kielivalinnasta. Edellä mainitun lisäksi ainakin yksi kieliversio pitää aina täyttää. Kun täytät kieliversion (yhden tai useamman), täytä se kieliversio kaikilta osin, kaikki viisi (5) välilehteä. Huom: Lomakkeen ohjetekstien kieli ei kuvaa kieliversion kieltä. Tapahtumakalenteri TILAISUUDEN LISÄÄMISEN OHJE pvm 01.12.2015 / JT Sivu 2. / 16
Sisältö* Kaikille kielille yhteiset tiedot Ensimmäiseksi näkyville tulee Sisältö*-välilehti. Kaikki kentät kannattaa täyttää, mutta pakolliset kentät on merkitty punaisella tähdellä (*). Ajankohta* HUOM! Päivämäärä- ja kellonaikakentät täytetään eri tavalla riippuen siitä, oletko tekemässä Yksittäistä tapahtumaa vai Tapahtumasarjaa. Jos teet Tapahtumasarjaa (sama tapahtuma toistuu useita kertoja), siirry lukemaan tämän ohjeen lopussa sivulla 12 oleva liite Tapahtumasarjan (toistuvan tapahtuman) lisäys. Yksittäisen tapahtuman ajankohdan määrittäminen: Yksittäinen tapahtuma on sellainen, joka tapahtuu vain kerran. Tilaisuudella pitää olla ainakin alkamisajankohta. Jos tilaisuudella on myös päättymisajankohta, pitää Määritä päättymisajankohta -palluran olla valittuna. Klikkaa Päivämäärä-kenttää, ja valitse kalenterinäkymästä 1) vuosi, 2) kuukausi ja 3) päivä, tässä järjestyksessä. Päiväyksen jälkeen kirjoitetaan Kellonaika/Time-kenttään kellonaika muodossa hh:mm, esimerkiksi 09:45. Tapahtumakalenteri TILAISUUDEN LISÄÄMISEN OHJE pvm 01.12.2015 / JT Sivu 3. / 16
Jos tilaisuudelle on on tarpeen ilmoittaa päättymisaika, valitaan alemmista Päivämäärä-Klo-kentistä vastaavalla tavalla päättymisajankohta. Päättymisaika kannattaa ilmoittaa, jos se on tiedossa. Tapahtumatyyppi Olet luomassa joko yksittäistä tapahtumaa (kertaluonteinen tapahtuma) tai tapahtumasarjaa (toistuva tapahtuma). Tapahtumatyypin valinta vaikuttaa siihen, miten tapahtuma näkyy kalenterissa. Yksittäinen tapahtuma on sellainen, joka tapahtuu vain kerran. Tämä on yleisin tapahtumatyyppi. Tapahtumasarja koostuu useista toistuvista tapahtumista. Tällainen voi olla esim. pitkäkestoinen näyttely tai teatterinäytös, joka toistuu kymmeniä kertoja samanlaisena eri päivinä. Tapahtumasarja ja sen toistuvat tapahtumat luodaan kerralla, eikä niitä voi jälkeenpäin muokata. Tapahtumasarjan yksittäiset tapahtumat näkyvät kalenterin listauksissa oikeiden päivien kohdalla. Tapahtumasarjan tekemisen ohjeet löytyvät sivulta 12. HUOM! Pitkäkestoisen näyttelyn (kestää esim. 1.1.2016 30.6.2016) tekeminen yksittäisenä tapahtumana on suotavaa vain, jos näyttely on säännöllisesti avoinna vähintään 6 päivänä viikossa. Tällöin kiinniolopäivä on kerrottava selkeästi tapahtuman yhteydessä, esim. Suljettu sunnuntaisin. Tämä siksi, että puoli vuotta pitkä yksittäinen tapahtuma näkyy kalenterissa myös niinä päivinä kun näyttely on suljettuna. Kalenterin toimivuuden kannalta olisikin parempi, että pitkäkestoiset ja toistuvat tapahtumat tehtäisiin aina toistuvina tapahtumina, jolloin ne näkyvät kalenterissa vain niiden päivien kohdalla, jolloin näyttely tms. oikeasti on avoinna. Jos olet luomassa yksittäistä tapahtumaa (kertaluonteinen tapahtuma), valitse tapahtumatyypiksi Yksittäinen tapahtuma. Siirry tämän jälkeen tässä ohjeessa eteenpäin kohtaan Tapahtumaluokat. Jos olet luomassa tapahtumasarjaa (toistuva tapahtuma), valitse tapahtumatyypiksi Tapahtumasarja. Lue tämän jälkeen s. 12 oleva liite Tapahtumasarjan (toistuvan tapahtuman) lisäys, ja palaa sitten seuraavaan kohtaan Tapahtumaluokat. Tapahtumakalenteri TILAISUUDEN LISÄÄMISEN OHJE pvm 01.12.2015 / JT Sivu 4. / 16
Tapahtumaluokat* Jokainen tilaisuus on joko Tapahtuma (Event) tai Harraste (Hobby). Valitse siis joko Tapahtuma tai Harraste. Pääsääntöisesti Tapahtuma on sellainen, johon mennään katsomaan muiden tekemistä. Harrasteessa taas mennään tekemään itse, tai edes yrittämään. Tapahtuma- tai Harraste-valinta avaa alaluokkien luettelon. Pääluokan lisäksi voit valita tilaisuudellesi maksimissaan kolme alaluokkaa. Tilaisuuden luokka- ja alaluokka-tiedon perusteella käyttäjä voi Tapahtumakalenterin etusivulla suodattaa esiin vain tietynlaiset tapahtumat tai harrasteet. Kohderyhmä Kohderyhmä valitaan vain, jos tilaisuus on suunnattu erityisesti jollekin kohderyhmälle. Jos tilaisuus on tarkoitettu ja/tai kohdistettu kaikille, älä valitse mitään kohderyhmää! Kohderyhmätiedon perusteella käyttäjä voi Tapahtumakalenterin etusivulla suodattaa esiin vain tietylle kohderyhmälle (esim. yrittäjille) tarkoitetut tilaisuudet. Kohderyhmävaihtoehtoja ovat: lapsiperheet, vammaiset, seniorit, yrittäjät, maahanmuuttajat, matkailijat ja nuoret. Sisältö* suomeksi Ensimmäiseksi näkyville tulee Sisältö*-välilehti. Kaikki kentät kannattaa täyttää, mutta pakolliset kentät on merkitty punaisella tähdellä (*). Tapahtuman nimi* Käytä tilaisuudelle selkeää nimeä, joka kertoo selailijalle, mistä on kyse. Testaa nimi myös hakukoneella. On hyväksi, että tilaisuus on samalla nimellä kaikkialla netissä. Vältä laatusanoja, ylisanoja ja turhaa mainostusta. Tapahtuman nimen suositeltu enimmäispituus on 40 merkkiä. ÄLÄ kirjoita ISOIN kirjaimin, sillä netissä sellainen tulkitaan epäkohteliaaksi huutamiseksi. Jos tilaisuuteen ilmoittaudutaan ja samoja tilaisuuksia (esim. leirejä) on useita, käytä tilaisuuden nimessä myös tunnistetta (esim. leirin numeroa). Jos samanlaisia toimijoita on useita, käytä tilaisuuden nimessä myös järjestäjän (esim. teatteri) nimeä. Esimerkkejä: Ei leiri, vaan Punaisen Ristin Reddie Kids -leiri nro 4. Ei iloinen leski, vaan Linnateatteri: Iloinen leski operetti. Ei talvijoogaa, vaan Talvijoogaa naisille Kupittaan puistossa. Jos tilaisuuden nimi alkaa sanalla TESTI, niin ilmoitusta ei julkaista, vaan se poistetaan ylläpidon yhteydessä. Tapahtumakalenteri TILAISUUDEN LISÄÄMISEN OHJE pvm 01.12.2015 / JT Sivu 5. / 16
Aikaotsake Aikaotsake näytetään tapahtumanostoissa (esim. kalenterin etusivulla) kuvan päällä pienenä tekstilaatikkona. Suositus on, että kenttä jätetään tyhjäksi jolloin kentässä näytetään oletuksena tapahtuman alku- ja loppuajankohdat. Halutessasi voit kuitenkin antaa tähän täsmällisemmän opastuksen, esim. toistuvissa tapahtumissa "Joka ti ja ke klo 18-21". Ingressi Ingressi-kentän sisältöä käytetään Tapahtumakalenterin etusivun kuvakarusellin nostoissa sekä tapahtumien listanäkymissä. Kirjoita ingressikenttään tilaisuuden selkeä tiivistelmä enintään 140 merkillä. Itse tapahtumassa näytetään sekä ingressi että varsinainen kuvaus (kts. alla), joten älä kirjoita ingressiin samaa asiaa kuin kuvauksessa, jotta vältytään saman asian tuplaamiselta. Kuvaus Tämä kenttä on tilaisuuden varsinainen tietokooste. Tässä kentässä kerrotaan tiiviissä, loogisessa, selkeässä ja harkitussa muodossa tilaisuudesta kaikki se tarpeellinen, mitä muihin tietokenttiin ei saatu sisällytettyä. Muistathan: Älä sisällytä hintatietoja tai www-linkkejä tapahtuman kuvaukseen (ns. leipätekstiin) vaan niille tarkoitettuihin kenttiin. Muista myös mobiili! Kalenteria luetaan erilaisilla mobiililaitteilla ja erilaisilla verkkoyhteyksillä. Pidä siis teksti tiiviinä! Lisää vastaavat tiedot halutessasi kieliversioihin myös ruotsiksi ja englanniksi. Sijainti Kaikille kielille yhteiset tiedot Valitse Sijainti-välilehti. Event district (Alue) Jos tilaisuus koskee tiettyä kaupunginosaa, valitse tämä kaupunginosa. Huom: Luettelossa on vain Turun kaupungin kaupunginosat. Kaupunginosia voi valita useita käyttämällä Lisää uusi painiketta. Alue-tiedon perusteella käyttäjä voi Tapahtumakalenterin etusivulla suodattaa esiin vain tietyn alueen asukkaille tarkoitetut tapahtumat ja harrasteet. Tapahtuman osoite & Etsi Event address -kentän perusteella Tapahtumakalenterin kartta on laaja, ja myös ympäristökuntien tapahtumille voi antaa osoitteen. Käytä osoitteessa muotoa katuosoite numero, kaupunki, esim. Yliopistonkatu 27, Turku TAI ympäristökunnissa esim. Hirsitie 4, Paimio. Klikkaa sen jälkeen alapuolelta "Etsi event address -kentän perusteella" jolloin osoite paikannetaan karttaan pienellä palluralla. Tapahtumakalenteri TILAISUUDEN LISÄÄMISEN OHJE pvm 01.12.2015 / JT Sivu 6. / 16
Karttaa voi siirtää hiirellä raahaamalla sekä kartan nuoli-painikkeilla. Kartan plus- ja miinus-painikkeilla voi lähentää ja loitontaa karttakuvaa. Karttakuvan oikean yläkulman kuvakkeilla voi tehdä merkintöjä karttaan. Karttaan voi tehdä yhden merkinnän per tapahtuma. HUOM! Osoitekenttään laitetaan ainoastaan osoite täsmällisessä muodossa, jotta karttapalvelu osaa tunnistaa sen. Mikäli haluat tarkentaa käyntiosoitetta, voit tehdä sen "suomi"-välilehdellä kohdassa "Sijainti" > "Osoitteen tarkennus". Sijainti suomeksi Valitse Sijainti-välilehti. Osoitteen tarkennus Tapahtuman osoite kenttään ei kirjoiteta lisäselityksiä, vaan ne tulevat tähän. Jos tilaisuuden paikkana on vaikkapa tunnettu rakennus, sali, kenttä, puisto, ranta, museo, virasto, toimisto tai vastaava, tulee sen nimi ja selitykset mainita tässä. (Osoitteen tarkennus voi olla enintään 400 merkkiä pitkä.) Esimerkki: Turun Linna. Esimerkki: Martin kirkko. Inva-kulku ja parkki kirkon eteläpuolella. Esimerkki: Käynti porttikäytävästä sisäpihalle ja oikealle B-portaan ovesta 2. kerrokseen. Jos ovi on jo lukossa, soita numeroon 555-123 4567. Lähin parkkipaikka viereisen pallokentän laidalla. Lisää vastaavat tiedot halutessasi kieliversioihin myös ruotsiksi ja englanniksi. Tapahtumanjärjestäjä* Kaikille kielille yhteiset tiedot Valitse Tapahtumajärjestäjä*-välilehti. Kaikki kentät kannattaa täyttää, mutta pakolliset kentät on merkitty punaisella tähdellä (*). Vastuuhenkilö* Tilaisuuden vastuuhenkilön nimi. Tieto on pakollinen, mutta se näkyy vain Tapahtumakalenterin ylläpitäjälle. Tapahtumakalenteri TILAISUUDEN LISÄÄMISEN OHJE pvm 01.12.2015 / JT Sivu 7. / 16
Puhelinnumero* Tilaisuuden vastuuhenkilön puhelinnumero kansainvälisessä muodossa (+35840 ). Tieto on pakollinen, mutta se näkyy vain Tapahtumakalenterin ylläpitäjälle. Private email address for administrator use (Sähköpostiosoite ylläpidon tietoon) Tilaisuuden vastuuhenkilön sähköpostiosoite. Tieto näkyy vain Tapahtumakalenterin ylläpitäjälle. Näitä sähköpostiosoitteita voi ilmoittaa useita käyttämällä Lisää uusi painiketta. Tapahtumajärjestäjän puhelinnumero Tilaisuuden järjestäjän julkinen puhelinnumero Tapahtumakalenteriin yleisön yhteydenottoja varten. Tämä numero tulee näkyviin tapahtuman yhteyteen. Tapahtumajärjestäjän sähköposti Tilaisuuden järjestäjän julkinen sähköpostiosoite Tapahtumakalenteriin yleisön yhteydenottoja varten. Tämä osoite tulee näkyviin tapahtuman yhteyteen. Tapahtumanjärjestäjä suomeksi Valitse Tapahtumajärjestäjä-välilehti. Tapahtumajärjestäjä Tilaisuuden järjestäjä, joka voi olla vaikkapa yhdistys, seurakunta, kerho, orkesteri, säätiö, koulu, opintopiiri, joukkue taikka yksityinen henkilö. Tieto on julkinen ja näytetään tapahtumakalenterissa. Lisää vastaavat tiedot halutessasi kieliversioihin myös ruotsiksi ja englanniksi. Tapahtuman tarkemmat tiedot Kaikille kielille yhteiset tiedot Valitse Tapahtuman tarkemmat tiedot välilehti. Tapahtuma on maksuton Jos kyseessä on ilmainen (pääsymaksuton) tilaisuus, klikkaa palluraa Tapahtuma on maksuton. Tapahtumat, jotka on klikattu maksuttomiksi, listautuvat automaattisesti Tapahtumakalenterin etusivulle omaksi luettelokseen Maksutonta. Tilaisuus ei ole ilmaistapahtuma, jos sisäänpääsy on ilmainen, mutta kaikkien edellytetään tai oletetaan silti lunastavan vaikkapa tilaisuuden ohjelmalehtisen. Ilmaistapahtumassa voi silti olla jotakin erillistä maksullista, vaikkapa kanttiini. Tapahtumakalenteri TILAISUUDEN LISÄÄMISEN OHJE pvm 01.12.2015 / JT Sivu 8. / 16
Tapahtuman osallistujamäärä Tilaisuuden maksimiosallistujamäärä, jos sellainen on määritelty tahi käytännössä määrittyy. (Vrt. kuluttajansuojasäännökset ja palvelun rajallinen saatavuus.) Ilmoittaudu viimeistään Tilaisuuden viimeinen ilmoittautumispäivä tai tilaisuuden pääsylippujen viimeinen osto- tai varauspäivä. Viimeisen ilmoittautumispäivän aikana tilaisuuteen saa vielä ilmoittautua (ellei maksimiosallistujamäärä ole tullut tätä ennen täyteen). Klikkaa Päivämäärä-kenttää, ja valitse kalenterinäkymästä 1) vuosi, 2) kuukausi ja 3) päivä, tässä järjestyksessä. Tapahtuman tarkemmat tiedot suomeksi Valitse Tapahtuman tarkemmat tiedot välilehti. Hinta Tässä ilmoitetaan tilaisuuden erilaiset osallistumismaksut (maksuluokittain) ja osallistujan muut suoranaiset kustannukset. (Hinta-kenttään mahtuu enintään 512 merkin mittainen teksti.) Älä käytä euro-rahayksikön merkkiä, vaan lyhennettä eur tai lyhennettä EUR. Jos kyseessä on ilmaistapahtuma, kirjoita tähän Maksuton. tai Vapaa pääsy.. Tämä teksti näkyy kalenterin käyttäjälle. (Ylempänä ohjeissa mainittu Tapahtuma on maksuton -valintaruutu ei näy käyttäjälle, vaan se vain vie tapahtuman automaattisesti kalenterin etusivun Maksutonta-listalle.) Osta liput -linkki Jos tilaisuuden pääsylippuja tai tilaisuuden muita palveluja on ostettavissa tai varattavissa nettipalvelun kautta, ilmoitetaan tässä nettipalvelun internet-osoite. Linkki alkaa aina kirjaimilla http:// tai https://. Ilmoittautuminen Jos tilaisuuteen pitää ilmoittautua internetin välityksellä ennakkoon muutoin kuin ostamalla tilaisuuden pääsylippuja, ilmoitetaan tässä kohtaa tilaisuuden ilmoittautumisten www-osoite. Otsikko: teksti, jota tilaisuuden sivulla klikataan, jotta päästään ilmoittautumisten www-sivulle. (Esim. Ilmoittaudu syysriehaan 1.9.2015 tästä. ) URL: WWW-linkki ilmoittautumisosoitteeseen. Linkki alkaa aina kirjaimilla http:// tai https://. Lisää vastaavat tiedot halutessasi kieliversioihin myös ruotsiksi ja englanniksi. Tapahtumakalenteri TILAISUUDEN LISÄÄMISEN OHJE pvm 01.12.2015 / JT Sivu 9. / 16
Kuva Kaikille kielille yhteiset tiedot Huomioithan, että kuva syötetään vain kerran, ja samaa kuvaa käytetään kaikissa kieliversioissa. Valitse Kuva-välilehti. Tapahtumakalenterin jokaiseen ilmoitukseen toivotaan yhtä hyvää kuvaa. Kuva tuo tilaisuudelle paremman näkyvyyden ja erottuvuuden sekä kertoo yhdellä vilkaisulla tilaisuudesta selailijalle. Luonnollisesti sinulla pitää olla oikeus julkaista tuo kuva ja suostumus kuvassa esiintyviltä tunnistettavilta henkilöiltä. Tapahtumasarjassa jokaiseen tapahtumaan tulee sama kuva. Mikäli tapahtumanjärjestäjällä ei ole tapahtumakohtaisia kuvia, kannattaa kuitenkin käyttää kuvaa, esimerkiksi järjestävän tahon osoittavaa vakiokuvaa. Kuvan optimikoko on: leveys 1320 pikseliä, korkeus 505 pikseliä. Syötettävä kuva voi olla hieman tätäkin suurempi, mutta järjestelmä rajaa kuvan ylimenevät osat pois, jolloin ne eivät tule näkyviin. Kuvan sallitut tiedostomuodot (kuvaformaatit) ovat: png, gif, jpg ja jpeg. Kuvatiedoston maksimikoko on 128 MB. Kuva tulee tilaisuuden ilmoituksen otsikkokuvaksi. Mahdollisen noston yhteydessä kuva tulee myös Tapahtumakalenterin etusivulle, kalenterin kuvakaruselliin ja/tai kaupungin nettisivujen tapahtumaosioon. Hyvien tapojen mukaan pitää julkaistavan kuvan yhteydessä ilmoittaa myös kuvaajan nimi. Toistaiseksi tälle tiedolle ei kuitenkaan ole järjestelmässä tilaa eikä kenttää. Lisännette tiedon tapahtuman tekstisisältöön Kuvaus-tietokentän loppuun (esimerkiksi Kuva: Ville Valokuvaaja. ). Oikeudet Valitse kohta Minulla on oikeudet lähettää kuva päästäksesi lisäämään kuvan. Tapahtuman kuva Valitse painike Selaa. Etsi haluamasi kuva oman koneesi hakemistosta ja valitse se. Valitse painike SIIRRÄ. Jos tämän jälkeen saat virheilmoituksen, odota pari sekuntia ja kokeile uudelleen. Www ja sosiaalinen media suomeksi Tämä välilehti on ainoastaan kielikohtaisissa osioissa Valitse Www ja sosiaalinen media välilehti. Tapahtumakalenteri TILAISUUDEN LISÄÄMISEN OHJE pvm 01.12.2015 / JT Sivu 10. / 16
Tilaisuuksien markkinoinnin kannalta sosiaalisen median merkitys on huomattavasti kasvanut. Sosiaalisen median käyttö kannattaa. Ja on halpaa. Otsikko ja URL Otsikko: teksti, jota tilaisuuden sivulla klikataan, jotta päästään lisätietoihin, vaikkapa tilaisuuden järjestäjän sivuille. (Esim. Lue lisää Turun kaupungin sivuilta. ) Otsikko-teksti voi olla enintään 128 merkin mittainen, joka olisi jo aivan liian pitkä. URL: Käytä vain sellaisia osoitteita, jotka eivät vaadi kirjautumista kohdesivun lukemiseksi. Linkit alkavat aina kirjaimilla http:// tai https://. Tapahtuman verkkosivusto Tilaisuuden taikka sen järjestäjän internet-sivu (www-sivu). Jos mahdollista, osoite pitää kohdistaa suoraan sivustolla oleviin tilaisuuden tietoihin. Esimerkiksi: http://www.turku.fi Tapahtuman FB-sivu (Facebook-sivu) Tilaisuuden taikka sen järjestäjän Facebook-sivu tai profiili. Tilaisuutta varten kannattaa luoda vähintäänkin oma facebook-tapahtuma tilaisuuden järjestäjän Facebook-profiilin yhteyteen. Esimerkiksi: https://fi-fi.facebook.com/turunkaupunki Tapahtuman Twitter-sivu Tilaisuuden taikka sen järjestäjän Twitter profiili. Esimerkiksi: https://twitter.com/turkukaupunki Lisää vastaavat tiedot halutessasi kieliversioihin myös ruotsiksi ja englanniksi. Tapahtuman lähetys Voit liikkua välilehtien välillä klikkaamalla eri välilehtiä, joita on Kaikille Kielille yhteiset tiedot osiossa 5 kappaletta ja jokaisessa kielivaihtoehdossa (suomi, ruotsi, englanti) niin ikään 5 kappaletta. Edellä mainitun lisäksi ainakin yksi kieliversio pitää aina täyttää. Kun täytät kieliversion (yhden tai useamman), täytä se kaikilta osin, kaikki viisi (5) välilehteä. Välitallennustoimintoa ei ole. Lähetä tapahtuma(t) -painike sulkee tilaisuuden lisäyksen välittömästi ja vie tilaisuuden julkaisujonoon eikä tilaisuutta pääse enää sen jälkeen muuttamaan. Paina Lähetä tapahtuma(t) -painiketta vasta, kun olet syöttänyt tilaisuutesi täysin valmiiksi kaikille välilehdille ja haluamiisi kieliversioihin sekä tarkastanut kaikki syöttämäsi tiedot. Kun olet valmis ja haluat julkaista tilaisuuden/tilaisuuksien tiedot, paina Lähetä tapahtuma(t) -painiketta. Tapahtumakalenteri TILAISUUDEN LISÄÄMISEN OHJE pvm 01.12.2015 / JT Sivu 11. / 16
Muuta Teknisistä ongelmista johtuen lomakkeella on paljon englanninkielisiä tekstejä myös suomenkielisissä ja ruotsinkielisissä osioissa. Ne pyritään korjaamaan mahdollisimman pian kalenterin jatkuvan kehitystyön yhteydessä. Tilaisuuden ilmoituksen kielen määrää silti kieli-välilehden otsikko (suomi, ruotsi, englanti ja myöhemmin myös venäjä). Asiasanoille (hakusanoille) ei vielä ole erillistä kenttää. Tarvittaessa (esim. hakukoneita varten) kirjoita ne Sisältö-välilehden Kuvaus-kentän loppuun. Tiedustelut ja lisäohjeet Palautetta uudesta Tapahtumakalenterista voi antaa osoitteessa: www.turku.fi/paikalla. Kerromme kalenterin kehityksestä lisää talven 2016 aikana. Tapahtumakalenterin käytön tuki: Sähköpostitse osoitteella: tapahtumat@turku.fi Puhelimitse virka-aikana numerosta 040 184 4257 / Eevi Rannikko. Ohjetta päivitetään sitä mukaa kun uusia ominaisuuksia otetaan käyttöön. LIITE Tapahtumasarjan (toistuvan tapahtuman) lisäys Tapahtumasarjassa sama tapahtuma toistuu useaan kertaan samoilla tiedoilla ja samalla kuvalla. Ainoastaan päivämäärä ja/tai kellonajat vaihtelevat. Toistuvina tapahtumina tulee ilmoittaa esim. pitkäkestoiset näyttelyt tai teatteriesitykset, joita tapahtuu useina päivinä. HUOM! Tapahtumasarjaan voi luoda maksimissaan 20 toistoa kerralla. Jos sinulla on tarve esim. 60 kpl teatteriesityksen tekemiseen, täytyy sinun luoda ja lähettää Tapahtumasarja kolmena eri sarjana. Esimerkiksi: Teatterinäytös, jonka kausi kestää 2.1.2016 28.3.2016 (yhteensä 60 näytöstä) kannattaa tehdä kolmena kuukauden mittaisena jaksona: 2.1.-29.1.2016 (20 näytöstä) 3.2.-27.2.2016 (20 näytöstä) 1.3.-28.3.2016 (20 näytöstä) Tapahtumakalenteri TILAISUUDEN LISÄÄMISEN OHJE pvm 01.12.2015 / JT Sivu 12. / 16
Määritä ensin Ajankohta (*pakollinen) Tällä määritellään koko tapahtumasarjan kaari alusta loppuun antamalla tapahtumasarjan ensimmäisen tapahtuman alkamishetki ja viimeisen tapahtuman päättymishetki. Esimerkkikuva oikealla: Teatteriesityksesi ensi-ilta on 1.2.2016 klo 18:00 21:00. Esityskausi kestää helmikuun lopulle, ja viimeinen näytös on 29.2.2016 klo 18:00 21:00. Tapahtumatyyppi Valitse tapahtumatyypiksi Tapahtumasarja. Valitse nyt työkaluksesi joko: TAPA 1: Säännölliset toistuvuudet Recurring event dates tai TAPA 2: Epäsäännölliset toistuvuudet: Extra recurring event dates (TAPA 2 on hieman selkeämpi, joten suosittelemme sitä, mutta ykkösenkin oppii kunhan jaksaa hieman perehtyä :) TAPA 1: Säännölliset toistuvuudet Recurring event dates Tämä työkalu soveltuu hyvin, mikäli tapahtumasi toistuu säännöllisesti esim. päivittäin tai viikoittain samoina päivinä, samaan kellonaikaan. Tähän annetaan ensimmäisen tapahtumasi alkamisja päättymisajat. Esimerkki oikealla: Teatteriesityksesi ensi-ilta on 1.2.2016 klo 18:00 21:00. Tätä ensimmäistä tapahtumaa tullaan seuraavaksi kopioimaan tarvittava määrä toistuvuustyökalulla. Klikkaa Toistuvuudet auki. Tapahtumakalenteri TILAISUUDEN LISÄÄMISEN OHJE pvm 01.12.2015 / JT Sivu 13. / 16
Esimerkki oikealla: Tässä kohdassa määritellään, kuinka monta toistoa edellä antamastasi 1.2.2016 olevasta ensiillasta tehdään niin, että viimeinen toisto on 29.2.2016. Teatteriesityksiä on joka viikko, joten laitetaan joka 1 viikko. Jos esityksiä olisi vain joka toinen viikko, laitettaisiin joka 2 viikko. Esityksiä on säännöllisesti ma, ke ja pe, joten valitaan ne. Annetaan Viimeistään -kohtaan viimeisen esityksen päivämäärä eli tässä tapauksessa 29.2.2016. HUOM! Esitysten kellonajat olet määritellyt jo aiemmin ensimmäisen (ensi-illan) yhteydessä, joten niistä ei tässä kohtaa tarvitse enää välittää. Onnittelut! Olet nyt määritellyt tapahtumallesi 13 kpl identtisiä toistoja. Toistot ilmestyvät automaattisesti kalenteriin yksittäisinä tapahtumina, oikeiden päivien kohdalle aikavälille 1.2.2016 29.2.2016. HUOM! Et näe tapahtumasarjaa ja sen yksittäisiä toistuvuuksia tässä vaiheessa, koska ne luodaan samalla hetkellä kun lähetät tapahtumasi. Lähettämisen jälkeen et pääse enää muokkaamaan tapahtumien tietoja. Muista siis täyttää tapahtuman muut tiedot ja välilehdet huolellisesti ennen lähettämistä!!! Lisäpäivien lisääminen säännöllisten keskelle: Yllä määrittelimme teatteriesityksille säännölliset toistuvuudet. Joskus saattaa kuitenkin olla tarvetta säännöstä poikkeaville lisänäytöksille (esim. tässä tapauksessa jollekin torstai-illalle). Ylimääräisten yksittäisten tapahtumien lisääminen tapahtumasarjaan onnistuu Extra recurring event dates -työkalulla (kts. TA- PA 2 -ohje alempaa). Jos teet lisäpäiviä, ne täytyy myös tehdä ennen tapahtumasarjan lähettämistä, samalla kertaa säännöllisen tapahtumasarjan kanssa. Tietojen muokkaus jälkikäteen: Kalenterin ylläpitäjä voi tarvittaessa muokata yksittäisten toistuvien tapahtumien tietoja tapahtumien lähettämisen jälkeen. Jos jokin tapahtumista alkaakin esim. poikkeavaan kellonaikaan tai on kokonaan peruttu, ota yhteyttä tapahtumat@turku.fi ja ilmoita minkä päivän tapahtumaan tarvitset korjauksia. Toistuvien ajankohtien määrittämisen jälkeen voit jatkaa tapahtuman muiden tietojen syöttämistä ohjeen mukaan: siirry takaisin ohjeen sivulle 5 (Tapahtumaluokat). Tapahtumakalenteri TILAISUUDEN LISÄÄMISEN OHJE pvm 01.12.2015 / JT Sivu 14. / 16
TAPA 2: Epäsäännölliset toistuvuudet: Extra recurring event dates Tämä työkalu tarjoaa kätevän vaihtoehdon tehdä maksimissaan 20 kpl epäsäännöllisiä (tai vaikka säännöllisiäkin) toistuvuuksia. TAPA 1:ä kätevämmän tästä tekee se, että voit vapaasti valita päivämäärät ja kunkin päivän kellonajat. Lisäksi näet reaaliaikaisesti kaikkien yksittäisten toistuvuuksien päivämäärät ja kellonajat allekkain listattuna. Lisäksi tällä voit tehdä TAPA 1:llä luotujen säännöllisesti toistuvien tapahtumien väleihin yksittäisiä lisätapahtumia (muista kuitenkin, ettei yksittäisten toistuvuuksien yhteenlaskettu lukumäärä saa ylittää 20 kappaletta). HUOM! Muistithan myös tätä vaihtoehtoa käyttäessäsi luoda ensin tapahtumakaaren sivulla 13 olevan Ajankohta-ohjeen mukaan. Kun olet siinä määritellyt ensimmäisen tapahtumasi alun ja viimeisen tapahtumasi lopun, voit jatkaa seuraavasti: Esimerkki oikealla: Anna yksittäisen tapahtuman päivämäärä sekä alkamis- ja päättymiskellonajat. Paina Lisää uusi, jolloin saat taas alapuolelle uudet tyhjät kentät seuraavaa tapahtumapäivää varten. Voit siis luoda tällä tavoin useita toistuvia yksittäisiä tapahtumia Tapahtumasarjaasi. Tapahtumakalenteri TILAISUUDEN LISÄÄMISEN OHJE pvm 01.12.2015 / JT Sivu 15. / 16
Tietojen muokkaus jälkikäteen: Kalenterin ylläpitäjä voi tarvittaessa muokata yksittäisten toistuvien tapahtumien tietoja tapahtumien lähettämisen jälkeen. Jos jonkin tapahtuman kellonaikoihin tulee muutoksia tai tapahtuma perutaan kokonaan, ota yhteyttä tapahtumat@turku.fi ja ilmoita minkä päivän tapahtumaan tarvitset korjauksia. Toistuvien ajankohtien määrittämisen jälkeen voit jatkaa tapahtuman muiden tietojen syöttämistä ohjeen mukaan: siirry takaisin ohjeen sivulle 5 (Tapahtumaluokat). Ohje päättyy. Tapahtumakalenteri TILAISUUDEN LISÄÄMISEN OHJE pvm 01.12.2015 / JT Sivu 16. / 16