Ohje 1 (15) TÄYTTÖOHJE TOIMINTASELOSTE-LOMAKE (RAY3705), JOLLA HAETAAN UUTTA PROJEKTIAVUSTUSTA Yleistä... 1 1. Hakijan ja haettavan avustuksen perustiedot... 1 2. Haettava avustus... 2 3. Projektin toteutusalue... 2 4. Projektin tavoite... 2 5. Avustusstrategian päälinjat... 3 6. Projektin tavoitteet ja kohderyhmä... 3 7. Projektin tarve... 3 8. Projektin toteutus... 4 9. Projektin tulokset ja vaikutukset... 4 10. Avustusohjelma... 5 11 Projektin resurssit ja talous... 6 12 Talousarvio... 9 13.Yleiskulujen ositus... 14 14. Muu haettu avustus tai julkinen tuki... 14 15. Liitteet... 14 Yleistä Lomakkeella RAY3705 kuvataan haettavan projektin sisältö. 1 Hakijan ja haettavan avustuksen perustiedot Avustushakemus tulee jättää täydellisenä hakuajan puitteissa. Lisäaikaa voidaan myöntää vain poikkeustapauksissa, ja vain mikäli myöhästyminen johtuu hakijasta riippumattomista syistä. Jos hakemuksen kannalta olennaisia liitteitä toimitetaan myöhässä, tulee hakemuksessa mainita milloin ja mitä asiapapereita vielä toimitetaan ja miksi lisäaikaa tarvitaan. 1.1 Täytä järjestön nimi. 1.2 Täytä RAY:n antama järjestönumero. Mikäli olet uusi hakija, jätä kohta tyhjäksi. 1.3 Keksi projektille nimi ja kerro avustuksen käyttötarkoitus joka vastaa kysymykseen mihin avustusta haetaan? (esim. lähisuhdeväkivaltaa kohdanneiden vertaistukihenkilöiden koulutukseen).
Ohje 2 (15) 1.4 Täytä projektin aloittamis- ja päättymisajankohta muodossa kuukausi/vuosi (esim. 04/2010). 1.5 Täytä projektin sisällöstä vastaavan yhteyshenkilön nimi ja yhteystiedot. Valitse yhteyshenkilöksi henkilö, joka osaa vastata projektin sisältöä koskeviin kysymyksiin. 1.6 Ilmoita projektin taloudesta vastaavan henkilön nimi ja yhteystiedot. 2. Haettava avustus Projektiavustusta haetaan vuosittain. Ilmoita haettava summa tuhansina euroina, esimerkiksi 50 000 ilmoitetaan muodossa: 50. Varmista, että hakusumma täsmää talousarvion ja päälomakkeella ilmoitetun summan kanssa. 2.1. Ilmoita, kuinka paljon haet avustusta vuodelle 2015. 2.2. Ilmoita seuraavissa kentissä myös mahdollisten tulevien vuosien hakusuunnitelma. 3 Projektin toteutusalue 4 Projektin tavoite Ilmoita projektin toteutusalue. Onko projekti valtakunnallinen vai toimiiko se rajatulla alueella? Täytä tähän kunta/kunnat, joiden alueella projekti toimii. Voit tarkentaa vastaustasi myös asuinalueiden tms. nimillä. Tarvittaessa voit toimittaa listan alueista erillisenä liitteenä. 4.1 Merkitse rastilla, onko kyse toiminnan käynnistämis- tai kehittämisprojektista vai innovatiivisesta kehittämisprojektista. Innovatiivisen projektin tunnusmerkeistä on kerrottu Hakuoppaassa. 4.2 Mikäli kyseessä on innovatiivinen kehittämisprojekti, vastaa lomakkeella oleviin lisäkysymyksiin. Valitse rastittamalla, millaiseen innovaatioprojektiin avustusta haetaan. 4.3 Kuvaa myös, mikä tekee hakemastasi projektista innovatiivisen.
Ohje 3 (15) 5 Avustusstrategian päälinjat Valitse projektin sisältöön parhaiten sopiva RAY:n avustusstrategian päälinja (vain yksi). RAY:n voimassa olevan avustusstrategian löydät RAY:n verkkosivuilta (www.ray.fi/jarjestot). 6 Projektin tavoitteet ja kohderyhmä 6.1 Kerro projektin konkreettinen päätavoite. Hyvä tavoite on sellainen, että sen saavuttaminen on mahdollista määrätyn projektiajan puitteissa sekä suunniteltujen toimenpiteiden avulla. Tavoite kuvaa asiaintilaa tai muutosta, joka projektin avulla halutaan saavuttaa. Tavoitteeksi ei riitä esimerkiksi teksti "Tavoitteena on järjestää ryhmätoimintaa". Kerro myös, mitä suunnitellulla ryhmätoiminnalla aiotaan saavuttaa. 6.2 Kerro projektin päätavoitetta tukevat osatavoitteet. Tässä voit esimerkiksi aikatauluttaa projektin eri vaiheita mitä aiotaan saada aikaiseksi missäkin vaiheessa tai mikäli toiminta jakautuu useisiin osatoimintoihin, joilla on omat tavoitteensa, voit kuvata niitä. 6.3 Kerro, mikä on projektin kohderyhmä tai kohderyhmät ja arvioi se osuus kohderyhmästä, jonka aiotte tavoittaa (esim. muistisairaita Pohjois- Karjalassa X henkilöä). Kuvaa myös kohderyhmän ikää ja sukupuolta. Varmista, että olet ottanut kohderyhmän erityistarpeet huomioon toiminnan suunnittelussa. Kohderyhmä on hyvä osallistaa myös projektin suunnitteluun. 7 Projektin tarve 7.1 Kerro, miksi projekti on tarpeellinen. Voit viitata esimerkiksi tutkimustietoon tai tehtyihin tarvekartoituksiin. Ota huomioon toiminnan toteutusalueen erityistarpeet. 7.2 Kerro, mitä järjestösi on aiemmin tehnyt saman aihepiirin suhteen, mitä muita toimijoita alueella toimii saman aihepiirin parissa sekä kuinka projektinne nivoutuu niihin.
Ohje 4 (15) 8 Projektin toteutus 8.1 Kuvaa tiiviisti ja kattavasti projektin käytännön toteutus. Kerro lomakkeella ytimekkäästi ne konkreettiset toimenpiteet ja keinot, joilla aiot saavuttaa asettamasi tavoitteet. Aikatauluta ja erittele toiminnot, joita on tarkoitus järjestää. Jos kyseessä on monivuotinen projekti, keskity lomakkeella seuraavan vuoden toimintojen kirjaamiseen ja kuvaa koko projektin toteutus ja aikataulutus tarkennetussa projektisuunnitelmassa. Varmista, että projektin talousarvio vastaa suunniteltua toimintaa. Muista, että tarkennettu projektisuunnitelma on pakollinen liite. 8.2 Kuvaa taulukkoon haetun projektin kannalta keskeisimmät yhteistyökumppanit ja heidän tehtävänsä projektissa. Lähetä hakemuksen liitteenä kopiot projektin kannalta olennaisten yhteistyökumppaneiden kanssa solmituista aie- tai yhteistyösopimuksista sekä lausunnoista. Merkitse taulukkoon rastilla ne yhteistyökumppanit, joiden kanssa yhteistyöstä on sovittu kirjallisesti ja joiden kanssa solmittu sopimus on hakemuksen liitteenä. 8.3 Kerro, mistä asioista aiot projektissa viestiä ja miten. Huomioi viestinnän erilaiset kohderyhmät viestintää suunnitellessasi. Kuvaa sekä ulkoista että sisäistä viestintää. Voit halutessasi liittää mukaan tarkennetun viestintäsuunnitelman, jossa on kuvattu viestinnän sisältöjä, keinoja, aikataulutusta ja vastuita. 8.4 Pohdi projektin toteuttamiseen liittyviä riskejä ja kerro, kuinka niihin on varauduttu. Riskienhallinnalla varmistetaan, etteivät ennalta odottamattomat asiat hankaloita projektin toimintaa. Riskien arviointia kannattaa tehdä projektin eri vaiheissa. Riskit voivat liittyä esimerkiksi henkilöstöön, kohderyhmään, toimintaympäristöön, mahdolliseen elinkeinotoimintaan, talouteen/rahoitukseen/varainhankintaan, kiinteistöihin sekä erilaisiin rajapintoihin (esim julkiset palvelut). 9 Projektin tulokset ja vaikutukset 9.1 Kerro, mitä tuloksia aiot projektilla saavuttaa. Varmista, että ne ovat linjassa asetettujen tavoitteiden kanssa ja että tulokset on mahdollista saavuttaa suunniteltujen toimenpiteiden avulla aikataulun puitteissa. Saavutettavien tulosten lisäksi voit kuvata projektin tuotoksia. RAY:n rahoittamien projektien tuotoksia voivat olla erilaiset julkaisut, kurssit, koulutukset ja toimintamallit. Tuotoksia kannattaa miettiä suhteessa niihin käytettyihin resursseihin. Tuotoksia tarvitaan, jotta hankkeella saataisiin aikaiseksi konkreettisia tuloksia.
Ohje 5 (15) Tulokset syntyvät tuotosten avulla. Tuloksia ovat esimerkiksi vertaistuesta saatu hyöty tai vaikkapa omaisten tietämyksen lisääntyminen muistisairaiden tukemisesta. 9.2 Kun kuvaat projektin vaikutuksia pitkällä aikavälillä, pohdi, miten aikaansaadut tulokset vaikuttavat yksilöihin, ryhmiin tai toimintaympäristöön. Mikäli kyseessä on esimerkiksi ohjattu ryhmätoiminta, pohdi miten kyseisellä toiminnalla pystytään vaikuttamaan ihmisen arkielämään. Entä mitkä ovat projektin laajemmat vaikutukset toimintaympäristöön? 9.3 Kerro kuinka ja missä projektin tuloksia tullaan hyödyntämään projektin päättymisen jälkeen. Halutessasi voit kuvata projektin tulosten levittämiseen ja juurruttamiseen liittyviä toimia yksityiskohtaisemmin tarkennetussa projektisuunnitelmassa. Juurruttaminen on toimintaa, jossa hankkeen kehittämistuloksia pyritään liittämään osaksi jo olemassa olevia järjestö-, kunta- tai palvelurakenteita. Juurruttaminen kannattaa aloittaa heti projektin alussa. Kerro, aiotaanko tuloksia juurruttaa oman järjestönne käyttöön, kunnan palveluverkostoon vai kenties laajemmin? Kerro myös miten edistätte juurruttamista ja tulosten hyödyntämistä. 9.4 Tiivistä tähän, miten seuraatte ja arvioitte projektin etenemistä, toteutumista ja tavoitteiden saavuttamista. Kuvaa tässä osiossa esimerkiksi se, millaista seurantatietoa aiot kerätä projektin sidosryhmiltä (esimerkiksi osallistujapalaute, työntekijäpalaute, yhteistyökumppaneiden näkemykset, vapaaehtoisilta kerättävä palaute). Voit käyttää seurannan ja arvioinnin suunnittelussa apunasi RAY:n Tuloksellisuus- ja vaikutusselvityslomaketta ja esimerkiksi www.ray.fi/jarjestot -verkkosivuilta löytyvää Itsearviointiopasta. 10 Avustusohjelma 10.1 Avustusohjelman valinta ei ole pakollista. Mikäli haet projektiasi osana jotakin RAY:n avustusohjelmista, merkitse oikea avustusohjelma rastilla. 10.2 Mikäli haet avustusta osana avustusohjelmaa, täytä myös avustusohjelmia koskevat lisäkysymykset. Erittele ja perustele, miksi projektia haetaan osaksi ohjelmaa ja mitä lisäarvoa näet ohjelmatoiminnassa projektin toteuttamisen kannalta. Miten ohjelmaan nivoutuminen tukee järjestön muuta työtä? Ohjelmiin haettaessa tulee selvittää, onko ohjelmaan haettavalla projektilla valmius sitoutua ohjelman edellyttämään verkostotyöskentelyyn, yhteiseen viestintään ja seurantaan.
Ohje 6 (15) 10.3 Kuvaa myös, mitä konkreettista tukea odotat ohjelmatoiminnalta ja mitä ohjelman teemoihin liittyvää tietotaitoa, osaamista tai muuta vastaavaa järjestönne on valmis antamaan muiden ohjelmahankkeiden käyttöön. 10.4 Mikäli toimintasi liittyy kansallisiin ohjelmiin (Kaste, PAAVO, KEHAS), merkitse rastilla oikea ohjelma. 10.5 Kuvaa avovastauskenttään, miten haettava projekti liittyy valittuun ohjelmaan. Oletko ohjelman virallinen kumppani vai ovatko projektisi tavoitteet linjassa ohjelman tavoitteiden kanssa. 11 Projektin resurssit ja talous Erittele seuraavissa kohdissa projektille suunniteltuja taloudellisia ja muita resursseja. Epäselvissä tapauksissa voit kysyä neuvoa RAY:ltä. 11.1 Täytä taulukkoon kyseisellä avustuksella palkatun henkilöstön tiedot nimikkeiden mukaan ja kuvaa lyhyesti henkilön toimenkuva sekä euromääräinen bruttopalkka kuukaudessa. Kokoaikaisilla henkilöillä työaika prosentteina on 100 ja osa-aikaisilla osa-aikaisuuden mukaisesti. Satunnaisten tuntityöntekijöiden tietoja ei tarvitse täydentää. Esimerkki: Helsingissä kotipaikkaansa pitävälle sosiaali- ja terveysalan järjestölle X on myönnetty RAY-avustus. Jokaisella RAY-avustuskohteen työntekijällä on tuntiperusteinen työajan seuranta Excel-lomakkeella. Järjestö X:n toiminnanjohtaja hyväksyy seurannan kuukausittain. järjestöpäällikkö tekee päätoimisesti töitä projektille suunnittelija tekee töitä 25 % osuudella projektille ja 75 % osuudella rinnakkaissäätiön tutkimushankkeelle sosiaalityöntekijä on osittaisella opintovapaalla suorittamassa jatkoopintoja ja tekee töitä vain osa-aikaisesti (50 %) projektille terveydenhuollon asiantuntija tekee töitä 50 % osuudella projektille ja 50 % osuudella järjestön omistamalle A Oy:lle
Ohje 7 (15) Nimike ja tehtävä Työntekijälle maksettava bruttopalkka/kk, Työaika % (100 = kokoaikainen työntekijä) Järjestöpäällikkö, johtaa projektia 3150 100 Suunnittelija, vastaa toiminnan kehityksestä ja raportoinnista 600 25 Sosiaalityöntekijä, vetää vertaistukea 1500 50 Terveydenhuollon asiantuntija, pitää luentoja vertaistukiryhmille 1450 50 11.2 Merkitse rastilla, onko käytössänne asianmukainen työajanseuranta. Työajanseuranta tulee olla käytössä kaikilla, joilla on jaettuja työsuhteita eli työntekijän palkkaa maksetaan esimerkiksi muilta RAY-hankkeilta, järjestön harjoittamasta palvelutoiminnasta tai muiden rahoittajien hankkeilta. Työajanseurannasta tulee huolehtia, jotta RAY-hankkeille osoitetut oikeat palkkakustannukset pystytään varmentamaan myös jälkikäteen. Työajanseuranta voidaan toteuttaa eri tavoin, mutta sen tulee olla jatkuvaa ja tuntiperusteista. Esimiehen tukee hyväksyä työajanseurantatiedot, tallentaa ne luotettavasti ja pyydettäessä esittää RAY:lle. Avustuksen hakija voi suunnitella itse sille parhaiten toimivan raportointitavan ottaen huomioon esitetyt minimivaatimukset. Avustuksen hakijan tulee ottaa huomioon, että työaikalainsäädännössä määritelty yleinen viikkotyöajanseuranta ei ole riittävä seurantajärjestelmä. Aiemmassa esimerkissä mainitun suunnittelijan työajanseurannan voi toteuttaa esimerkiksi seuraavalla tavalla: Maanantai 6.10.2014 Tunnit Kustannuspaikka 8-9 tiimin viikkopalaveri ja toimistotöitä 1 Yhtiö A Oy 9-12 vastaanotto klinikalla 3 Yhtiö A Oy 12-13 lounas ja projektin materiaalin kirjoitus 0,5 RAY-projekti 13-14 projektin materiaalin kirjoitus 1 RAY-projekti 14-15 projektipäällikön kanssa neuvottelu ja muistion kirjoitus 1 RAY-projekti 15-16 vertaistukiryhmän koordinointi 1 RAY-projekti Yht. 7,5
Ohje 8 (15) 11.3 Erittele avustuksella hankittavat palvelut ja hankinnat. Samalta toimittajalta ostettavia palveluita tai hankintoja voi harkinnan mukaan yhdistää, jos mahdollisia ostoja on runsaasti, esimerkiksi: "koulutusorganisaatiolta B ostetut asiantuntijapalvelut" tai "yhtiö A Oy Ab:ltä ostetut ICT-palvelut". Erittelyn tulee antaa oikea ja riittävä kuva projektin hankinta- ja palveluostoista. Listaa voi täydentää erillisellä liitteellä. Pienimmät ostot voidaan yhdistää esimerkiksi nimellä "muut hankinnat tai "muut palvelut". 11.4 Avustuksen hakijan tulee noudattaa lakia julkisista hankinnoista (348/2007, myöhemmin tässä tekstissä laista käytetään nimeä hankintalaki). Jos avustuksen hakija muodostaa hankintalain mukaisen hankintayksikön, sen tulee kilpailuttaa tehdyt hankinnat ja ostetut palvelut. Merkitse rastilla, onko projektissa lain kynnysarvot ylittäviä hankintoja. Hankintalain noudattaminen on avustuksen saajan vastuulla. 11.5 Avustuksen hakijan tulee kuvata, miten kilpailutus hoidetaan ja eritellä käytettävä hankintamenettely. Jos avustuksen hakijan osalta hankintalain kynnysarvot eivät ylity, avustuksen hakijan tulee kuitenkin kilpailuttaa RAY:n vaatimuksesta kaikki rahalliselta arvoltaan vähäistä suuremmat palvelut ja hankinnat pyytämällä tarjouksia useammalta eri toimittajalta (min. kolme kpl), valita toimittaja asianmukaisin perustein ja dokumentoida edellä mainittu prosessi. 11.6 Ilmoita kuinka monta prosenttia haetun projektin rahoituksesta koostuu julkisesta rahoituksesta. Mikäli projektia toteutetaan täysin julkisella rahoituksella, merkitse kenttään 100 %. Julkista rahoitusta ovat muun muassa kuntien, kuntayhtymien, valtion, seurakuntien, liikelaitosten ja RAY:n avustukset. Asiasta on tarkempaa kuvausta kohdassa "toiminnan tuotot talousarviossa / muut julkiset avustukset". Avustuksen hakijan tulee epäselvissä tapauksissa tiedustella avustuksen myöntäjältä, onko sen myöntämä tuki julkista avustusta, jos tätä ei avustuspäätöksessä ole mainittu. 11.7 Erittele myös projektin muut resurssit, kuten toimintaan osallistuvat vapaaehtoistyöntekijät ja mahdolliset kunnalta tai muulta taholta vastikkeetta käyttöön saadut tilat. 11.8 Arvioi projektin kilpailuvaikutukset. Tarjoavatko myös muut toimijat samaa tai vastaavaa toimintaa korvausta vastaan. Selkeä kilpailuvaikutus syntyy tilanteessa, jossa esimerkiksi yritys tarjoaa samaa toimintaa markkinahintaan. Mikäli kilpailuvaikutuksista on laadittu ulkopuolisia lausuntoja tai arvioita, liitä ne mukaan hakemukseen. 11.9 Kuvaa rajapintaa julkisen sektorin tehtäviin. Onko toiminta esimerkiksi lähellä julkisen sektorin lakisääteistä toimintaa tai tehdäänkö siinä läheistä tai päällekkäistä työtä julkisen sektorin kanssa?
Ohje 9 (15) 12 Talousarvio Täytä hakemuksessa oleva talousarvio yksityiskohtaisesti haettavan vuoden 2015 sekä mahdollisten suunnitelmavuosien osalta. Talousarviosta on käytävä ilmi avustettavasta toiminnasta aiheutuvat tuotot ja kulut. Huomaa, että talousarvion kulujen on oltava hyväksyttäviä, tarpeellisia ja määrältään kohtuullisia (laki raha-automaattiavustuksista 4. luvun 9-14 ). Avustukselle hyväksyttävistä kuluista on ohjeistettu tarkemmin RAY:n Avustusten käyttö- ja raportointioppaassa (saatavilla osoitteessa www.ray.fi/jarjestot). Talousarvion tuotoissa tulee esittää sellaiset tuotot, joita ei saataisi ilman kyseistä projektia. Tällaisia tuottoja ovat esimerkiksi asiakas- tai osallistumismaksut sekä kaikki sellaiset avustukset, jotka ovat kohdennettu samaan toimintaan kuin RAY-avustus. Alla on kuvattu, mitä kullakin talousarvion erällä tarkoitetaan. Toiminnan tuotot talousarviossa RAY-avustus RAY-avustuksella tarkoitetaan haetun avustuksen määrää. Muut julkiset avustukset Julkisella avustuksella tarkoitetaan lain raha-automaattiavustuksista (jäljempänä avustuslaki) 1 luvun 2 :n mukaan: "valtion, kunnan tai muun julkisyhteisön tai julkisoikeudellisen laitoksen tai säätiön antamaa tai sen varoista maksettavaa avustusta, samoin kuin Euroopan yhteisön tai muista Euroopan unionin varoista myönnettävää tukea verojärjestelmän kautta annettavaa tukea lukuun ottamatta; Euroopan yhteisön tai muista Euroopan unionin varoista myönnettävällä tuella Euroopan yhteisöjen talousarvioista tai muista Euroopan unionin hallinnassa olevista varoista myönnettävää avustusta, lainaa ja muuta rahoitusta, takausta, maksuhelpotusta ja muita taloudellisia etuuksia; sekä julkisella tuella 2 kohdassa tarkoitettujen julkisten avustusten lisäksi valtion, kunnan tai muun julkisyhteisön tai julkisoikeudellisen laitoksen antamaa tai sen varoista maksettavaa lainaa, korkotukea, takausta, maksuhelpotusta ja muuta näihin rinnastettavaa taloudellista etua verojärjestelmän kautta annettavaa tukea lukuun ottamatta." Muut avustukset Muilla avustuksilla tarkoitetaan muun muassa säätiöiltä ja yhdistyksiltä saatuja avustuksia. Asiakas- ja osallistumismaksut Asiakas- ja osallistumismaksuilla tarkoitetaan muun muassa asiakkailta perittyjä osallistumismaksuja (esim. kurssi-, koulutus- ja retkituotot) sekä kuntien maksamia maksusitoumusmaksuja.
Ohje 10 (15) Muu tuottotili, mikä? Tässä voit nimetä muutamia muita tuottotilejä, mikäli ne kuvaavat toiminnan tuottoja paremmin kuin valmiiksi nimetyt tuottotilit. Tuottotilille tulee antaa siihen kirjattavia tuottoeriä parhaiten kuvaava nimi. Muut tuotot Muilla tuotoilla tarkoitetaan sellaisia vähäisiä tuottoja, jotka eivät sisälly yllä mainittuihin tuottoeriin. Kulut Henkilöstökulut Palkat ja palkkiot Palkoilla ja palkkioilla tarkoitetaan avustuskohteella työskenteleville työntekijöille maksettavia palkkoja ja palkkioita sisältäen maksettavat lomarahat ja lomapalkat. Järjestöllä, jolla on useampi Ak- ja/tai C-avustus, mutta ei yleisavustusta, eikä muuta olennaista toimintaa, voidaan yleishallintoon kuuluvan työntekijän tietylle avustuskohteelle tehtävästä muusta kuin yleishallinnollisesta työstä palkkakulut tältä osin katsoa avustuskohteen välittömiksi kuluiksi. Tällöin kuitenkin edellytetään, että avustuskohteelle tehty välitön työ voidaan osoittaa luotettavasti kohdekohtaisella työaikaraportoinnilla. Tällaisia kuluja voivat olla esimerkiksi avustuksen saajan toiminnanjohtajan palkkakulut siltä osin kuin tehty työ kohdistuu RAY:n rahoittamaan toimintaan. Eläkekulut Eläkekuluilla tarkoitetaan lakisääteisiä eläkekuluja ja vain työnantajan osuutta eläkemaksuista, joka on keskimäärin noin 18 prosenttia maksettujen palkkojen määrästä. Lakisääteiset henkilösivukulut Lakisääteisillä henkilösivukuluilla tarkoitetaan sosiaaliturva-, työttömyysvakuutus-, tapaturmavakuutus- ja ryhmähenkivakuutusmaksua, jotka ovat yhteensä keskimäärin noin 5 prosenttia maksettujen palkkojen määrästä. Toimintakulut Materiaaliostot Materiaaliostoilla tarkoitetaan muun muassa opetus-, kurssi- ja koulutusmateriaaleja. Ulkopuoliset palvelut Ulkopuolisilla palveluilla tarkoitetaan muun muassa vuokrattua työvoimaa, muilta järjestöiltä ostettavaa työtä, ulkopuolelta ostettua arviointia, kouluttajien tai esiintyjien palkkioita, muille kuin työntekijöille maksettuja palkkioita, mainos- tai viestintätoimistoilta ostettavia palveluita, painatuskuluja tai ostettuja
Ohje 11 (15) asiantuntijapalveluita. Ulkopuoliset palvelut tulee eritellä sekä niiden tarve tulee perustella hakemuslomakkeella kohdassa 11.3. Muu kulutili, mikä? Tässä voit nimetä muutaman muun kulutilin, mikäli ne kuvaavat toiminnan kuluja paremmin kuin valmiiksi nimetyt kulutilit. Anna kulutilille siihen kirjattavia kulueriä parhaiten kuvaava nimi. Muut toimintakulut Muilla toimintakuluilla tarkoitetaan muun muassa toimintaan osallistuvien ruoka- tai tarjoilukulujatarjoilukuluja ja toimintaan osallistuvien virkistystoimintakuluja. Muut kulut Vapaaehtoiset henkilösivukulut Vapaaehtoisilla henkilösivukuluilla tarkoitetaan henkilökunnan työterveys-, koulutus- ja työnohjauskuluja sekä henkilökunnan virkistystoimintakuluja. Toimitilavuokrat Toimitilavuokrilla tarkoitetaan sekä ulkopuolelta että avustuksen hakijan omistamalta kiinteistöosakeyhtiöltä vuokrattujen tilojen vuokrakuluja. Jos vuokrakulu syntyy selkeästi siitä tilasta, jossa toimintaa harjoitetaan, voidaan se kohdentaa kyseiselle toiminnalle esimerkiksi neliömäärien perusteella, vaikka järjestö saisi yleisavustusta. Yhtiövastikkeet toimitiloista Toimitiloista maksettavalla yhtiövastikkeella tarkoitetaan järjestön omistamista toimitiloista maksettuja hoitovastikekuluja. Rahoitusvastike ei ole hyväksyttävä kulu. Jos hoitovastike syntyy selkeästi siitä tilasta, jossa toimintaa harjoitetaan, voidaan se kohdentaa kyseiselle toiminnalle, vaikka järjestö saisi yleisavustusta. Mikäli hoitovastike sisältää esimerkiksi yhtiökokouksessa päätettyjä perusparannusmenoja, kuten rakenteellisia muutostöitä tai uusien laitteiden tai talotekniikan hankintaa, tulee ne mahdollisuuksien mukaan erottaa vastikkeesta, koska ne ovat investointiavustusluonteisia kuluja. Muut toimitilakulut Muilla toimitilakuluilla tarkoitetaan muun muassa lämmitys-, sähkö-, siivous- ja jätehuoltokuluja. Jos muut toimitilakulut syntyvät selkeästi siitä tilasta, jossa toimintaa harjoitetaan, voidaan ne kohdentaa kyseiselle toiminnalle, vaikka järjestö saisi yleisavustusta. Nämä kulut saattavat sisältyä jo toimitilojen vuokraan tai hoitovastikkeeseen, jolloin ne voidaan esittää osana edellä mainittuja kulueriä. Ohjelmistokulut Ohjelmistokuluilla tarkoitetaan muun muassa ohjelmistojen lisenssimaksuja sekä ostettuja ohjelmistoja (esimerkiksi tietoruvaohjelmistot ja Office-ohjelmistot). Käytännössä nämä kulut ovat pääsääntöisesti ns. yleiskulua, ellei kyseessä ole toimija, jolla ei ole merkittävää
Ohje 12 (15) muuta toimintaa kuin RAY-avusteista toimintaa tai mikäli ohjelmistoa ei ole hankittua juuri avustettavaa toimintaa varten. Kone- ja laitevuokrat / leasing-maksut Kone- ja laitevuokrilla / leasing-maksuilla tarkoitetaan muun muassa vuokrattuja tietokoneita ja kopiokoneita sekä muita vuokrattuja laitteita. Käytännössä nämä kulut ovat pääsääntöisesti ns. yleiskulua, ellei kyseessä ole toimija, jolla ei ole merkittävää muuta toimintaa kuin RAY-avusteista toimintaa tai mikäli ohjelmistoa ei ole hankittua juuri avustettavaa toimintaa varten. Puhelin- ja ICT-laitehankinnat Puhelin- ja ICT-laitehankinnoilla tarkoitetaan muun muassa ostettuja puhelimia, tietokoneita, printtereitä ja skannereita. Puhelin- ja ICT-laitehankinnat tulee eritellä sekä niiden tarve tulee perustella hakemuslomakkeella kohdassa 11.3. Kalustohankinnat Kalustohankinnoilla tarkoitetaan muun muassa pienimuotoisia toimistokalustehankintoja, kuten työtuoleja ja -pöytiä. Kalustohankinnat tulee eritellä sekä niiden tarve tulee perustella hakemuslomakkeella kohdassa 11.3. Matkakulut Matkakuluilla tarkoitetaan muun muassa työntekijöiden majoitus-, matkalippu- ja yöpymiskuluja sekä heille maksettuja kilometrikorvauksia ja matkapäivärahoja. Eteenpäin siirretyt avustukset Eteenpäin siirretyillä avustuksilla tarkoitetaan jäsenjärjestöille eteenpäin siirrettyjä avustuksia ja avustuskelpoisten toimijoiden yhteistyöhankkeissa siirrettyjä avustuksia. Jos avustus myönnetään käytettäväksi avustuspäätöksen mukaista käyttötarkoitusta toteuttavan muun kuin saajan toiminnan tai hankkeen avustamiseen, avustuksen saajan on tehtävä sopimus avustuksen käytöstä, käytön valvonnasta ja niiden ehdoista toimintaa tai hanketta toteuttavan kanssa. Sopimusmalli löytyy RAY:n verkkosivuilta. Yhteistyöhankkeissa, joissa avustuksia siirretään toisille avustuskelpoisille toimijoille, tulee hakemuksen liitteenä toimittaa erillinen talousarvio eteenpäin siirrettävien avustusten osalta. RAY suosittelee, että rahaliikenne hoidetaan avustusten siirron eikä ostopalveluiden kautta. Kun kyseessä on yhteistyö ei-avustuskelpoisen toimijan kanssa, voidaan avustusvaroja siirtää tällaiselle toimijalle ainoastaan hankintalain mukaisesti kilpailutettuun ostopalvelusopimukseen perustuen, silloin kun hankintalaki tulee sovellettavaksi. Puhelin- ja toimistokulut Puhelin- ja toimistokuluilla tarkoitetaan muun muassa puhelin-, internet-, posti-, kopiointija toimistotarvikekuluja sekä ammattikirjallisuuden hankkimisesta aiheutuneita kuluja. Yleishallinnon posti-, puhelin-, internet-, kopio- yms. toimistokulut tulee kuitenkin esittää osana ositettuja yleiskuluja, ellei kyseessä ole avustuksen saaja, jolla on yksi
Ohje 13 (15) Ak- tai C-avustus ja jolla ei ole myöskään muuta olennaista toimintaa. Tällöin kaikki varsinaisen toiminnan kulut voidaan katsoa kohdistuvan suoraan RAY-avusteiselle kohteelle, eikä niitä tarvitse esittää osana ositettuja yleiskuluja. Kokous- ja neuvottelukulut Kokous- ja neuvottelukuluilla tarkoitetaan muun muassa avustettavasta toiminnasta johtuvia kokoustarjoilukuluja. Yhdistyksen hallituksen ja muiden toimielinten kokouskulut tulee esittää osana ositettuja yleiskuluja tai yleisavustuksen saajalla osana yleisavustusta. Markkinointi- ja ilmoituskulut Markkinointi- ja ilmoituskuluilla tarkoitetaan muun muassa mainosmateriaalin hankkimiskuluja sekä mainos- tai ilmoituskuluja eri medioissa. Muu kulutili, mikä? Tässä voit nimetä muutaman muun kulutilin, mikäli ne kuvaavat toiminnan kuluja paremmin kuin valmiiksi nimetyt kulutilit. Kulutilille tulee antaa siihen kirjattavia kulueriä parhaiten kuvaava nimi. Muut kulut Muilla kuluilla tarkoitetaan sellaisia vähäisiä kuluja, jotka eivät sisälly yllä mainittuihin kulueriin. Ositetut yleiskulut Yleisavustusta saavien järjestöjen tulee kattaa kaikki yleiskulunsa yleisavustuksella, eikä yleiskuluosituksia muille avustuskohteille hyväksytä. Muussa tapauksessa yleiskuluja voidaan kohdistaa eri toiminnoille siten kuin RAY:n laatima yleiskulujen soveltamisohje antaa siihen mahdollisuuden. Ositettuja yleiskuluja ei saa esittää muissa talousarvion kohdissa. Yleiskulujen soveltamisohjeen löydät RAY:n verkkosivuilta. RAY on määritellyt yleiskuluiksi avustuksen saajan yleishallinnosta aiheutuneet kulut eli sellaiset kulut, jotka eivät välittömästi kohdistu mihinkään tiettyyn toimintoon tai hankkeeseen. Ak- ja C-avustuksille kohdistettavia hyväksyttäviä yleiskuluja ovat esimerkiksi avustuksen saajan yleishallinnon henkilöstöön liittyvät kulut. Yleishallinnon henkilöstöä ovat esimerkiksi toiminnanjohtaja, talouspäällikkö, kirjanpitäjä, hallintopäällikkö tai toimistotyöntekijä. Hyväksyttäviä yleiskuluja ovat myös avustuksen saajan ylimpien toimielinten kokouksiin liittyvät kulut. Edelleen yleiskuluja ovat yleishallinnon posti-, puhelin-, internet-, kopio- yms. toimistokulut sekä tilintarkastuslain mukaisen tilintarkastuksen kulut ja toiminnantarkastuksen kulut. Yleiskuluksi luokitellaan myös ulkoistetusta toiminnosta aiheutuneet kulut siltä osin kuin tilatut palvelut liittyvät johonkin yleistoimintaan, kuten
Ohje 14 (15) 13 Yleiskulujen ositus esim. taloushallinnon ulkoistamiseen. Yleishallintoon liittyvät tietotekniikka- ja tietojärjestelmäkulut ovat hyväksyttäviä yleiskuluja, ellei niitä kateta erillisellä investointiavustuksella. Hyväksyttävät yleiskulut voivat olla pääsääntöisesti korkeintaan 15 % Ak- tai C- avustuksen kokonaiskuluista. Esitä yleiskulut hakemuksen talousarviossa niille varatulla rivillä ja erittele ne tarkemmin tässä kohdassa. Erittele jokaisen kululajin osalta avustukselle kohdistuva prosenttiosuus kyseisistä kuluista ja kyseisen kuluerän tilikauden euromääräinen summa. Kaikkien kohdistettujen yleiskulujen on oltava selkeästi ja perustellusti kohdennettuja, toiminnan tai hankkeen talousarvion mukaisia, erikseen dokumentoituja ja niiden on pysyttävä koko vuoden samanperusteisina, ellei poikkeukselle ole perusteltua syytä. Lisäksi niiden on perustuttava todellisiin kuluihin ja ne on esitettävä selkeästi eriteltyinä. Esim Kuluerä Kulujen jakoperuste Haettavalle avustukselle kohdistuva osuus,% Asiantuntijan palkka Työskentely avustuskohteelle (työajan seuranta) 25 9000 Kirjanpidon kulut Tositteiden lukumäärä 20 3500 Palkkahallinnon kulut Henkilömäärän suhteessa 15 1200 Kiinteät IT-kulut Henkilömäärän suhteessa 15 2500 Haettavalle avustukselle kohdistuva osuus, 14. Muu haettu avustus tai julkinen tuki 15. Liitteet Erittele kyseiseen projektiin haetut/haettavat avustukset, joita ei ole esitetty talousarvion tuotoissa. Tällaisista haetuista tai haettavista avustuksista tulee ilmoittaa seuraavat tiedot: organisaatio, josta avustusta on haettu tai haetaan, haettu tai haettava summa ja arvio avustushakemuksen hyväksymisestä. Projektiselosteen lisäksi tulee toimittaa hakemuksen mukana muut pakolliset ja vapaaehtoiset liitteet, jotka selkeyttävät suunnitellun projektin sisältöä. Mikäli jokin liite sisältää tarkentavaa lisätietoa tiettyyn lomakkeen kohtaan, tiivistä lomakkeelle perusasiat ja viittaa liitteeseen lisätietojen lähteenä. Hakiessasi uutta projektia, liitä hakemukseen: - toimintaselostelomake (RAY3705) - päälomake (RAY3701) - järjestön perustietojen ilmoitus (RAY3702).
Ohje 15 (15) - tarkennettu projektisuunnitelma - järjestön säännöt. Mikäli et ole aiemmin saman vuoden aikana toimittanut RAY:lle järjestön toimintakertomusta, tilinpäätöstä, tilintarkastuskertomusta muistioineen, toimintasuunnitelmaa tai järjestön talousarviota tulevalle vuodelle, liitä myös ne hakemukseen. Voit lisäksi liittää hakemukseen muita tarpeelliseksi katsomiasi asiakirjoja, kuten viestintäsuunnitelman tai arviointisuunnitelman. Lisätietoja ja ohjeita Hilppa Tervonen Kristian Seemer valmistelupäällikkö valvontapäällikkö (09) 4370 2310 (09) 4370 2676 hilppa.tervonen@ray.fi kristian.seemer@ray.fi