It s a Question of Ethics Borealis Ethics Policy
2 It s a Question of Ethics
Johdanto eivät vain ole sanoja paperilla, vaan kuuluvat jokaisen borealislaisen elämään paikkakunnasta tai työtehtävistä riippumatta. Meidän on liitettävä nämä periaatteet osaksi yrityksemme toimintakehystä. Sinun velvollisuutesi on näin ollen lukea eettiset periaatteemme ja tutustua niiden sisältöön. Jokaisen borealislaisen tulee osallistua eettisten periaatteiden koulutus- ja kertauskoulutustilaisuuksiin ja uusille työntekijöille eettisten periaatteiden koulutus on sisällytetty osaksi heidän perehdytysohjelmaansa. Tällä tavalla me kaikki olemme valmistautuneet ottamaan vastuun eettisten periaatteiden mukaisesta käyttäytymisestä kaikessa mitä teemme. There is no right way to do the wrong thing. Mark Garrett, Chief Executive Borealiksen eettiset periaatteet (Borealis Ethics Policy) kuvastavat vahvaa sitoutumistamme eettisiin periaatteisiin sitoumus, joka on kehittynyt historiamme pohjalta ja läsnä kaikessa mitä teemme. Eettiset periaatteemme (Borealis Ethics Policy) ovat vahvasti sidoksissa yhtiön arvoihin: Vastuuntuntoinen Arvostaa Ylittää ja Nimblicity Vastuuntuntoinen-arvomme tarkoittaa muun muassa sitä, että Me noudatamme liiketoiminnassamme korkeita eettisiä periaatteita. Eettiset periaatteet on kehitetty avustamaan meitä juuri tässä tehtävässä. Joskus eettisesti oikea toiminta tapahtuu liiketoiminnan kustannuksella. Lyhyellä aikavälillä ratkaisu ei välttämättä tunnu Borealiksen kannalta kannattavalta, mutta pidemmän päälle eettisistä valinnoista on hyötyä meille kaikille. Toimimalla arvojemme mukaisesti varmistamme, että Borealiksen eettiset periaatteet (Borealis Ethics Policy) Seuraavat neljä avaintoimenpidettä auttavat meitä ylläpitämään liiketoimintamme korkeita eettisiä standardeja: Tutustu eettisiin periaatteisiin. Sovella niitä päivittäin esille tuleviin tilanteisiin. Yritä aina toimia oikein. Jos olet epävarma, kysy rohkeasti neuvoa! Ei ole olemassa oikeaa tapaa toimia väärin. Eettiset liiketoimintatavat ovat Borealiksen maineen ja menestyksen kannalta ensiarvoisen tärkeitä. Me kaikki haluamme työskennellä yrityksessä, josta voimme aina olla ylpeitä. Mark Garrett Konsernin toimitusjohtaja (Chief Executive) 2013 3
4 It s a Question of Ethics
Sisältö 06 1. Borealiksen eettisten periaatteiden (Borealis Ethics Policy) yhteenveto 08 2. Borealiksen arvojen soveltaminen 09 3. Eettinen päätöksenteko Toimintakehys 10 4. Päätöspuu 11 5. Eettisten periaatteiden soveltaminen 5.1 Tietoisuus ja koulutus 5.2 Lahja- ja kestitysrekisteri (Gift and Hospitality Register) 5.3 Lakitietous 5.4 Kulttuurien ja lakien väliset ristiriidat 5.5 Epäeettisestä toiminnasta ilmoittaminen 5.6 Vahvistus (Ethics Certification) 5.7 Tutkinta ja kuritoimenpiteet 5.8 Vastatoimenpiteet 5.9 QuestionLine (Neuvontapalvelu) 13 6. Tärkeimmät eettiset suuntaviivat 6.1 Tapamme kilpailla 6.2 Lahjonta 6.3 Lahjat ja kestitseminen 6.4 Eturistiriidat 6.5 Yrityksen omaisuuden käyttö 6.6 Luottamuksellisen tiedon turvaaminen 6.7 Poliittinen sitoutuneisuus ja lahjoitukset 6.8 Ihmisoikeusstandardien soveltaminen liiketoimiimme 6.9 Vastuumme ympäristöstä 6.10 Muut kysymykset 6.10.1 Borealiksen nimissä toimivat agentit, edustajat, neuvojanantajat, konsultit ja muut kolmannet osapuolet 6.10.2 Osake- ja arvopaperikaupan menettelytavat 6.10.3 Osake- ja muu arvopaperikauppa 6.10.4 Vientirajoitukset 6.10.5 Julkishallinnon työntekijöiden ja virkamiesten palkkaaminen kiellettyä 6.10.6 Julkishallinnon työntekijöiden tai virkamiesten palkkaaminen sallittua 25 7. Kysymyksiä ja vastauksia 5
1. Borealiksen eettisten periaatteiden (Borealis Ethics Policy) yhteenveto Toimintakehys Eettiset periaatteet (Borealis Ethics Policy) koskevat kaikkia borealislaisia sekä jokaista Borealiksen nimissä toimivaa tahoa. Eettisillä periaatteilla (Borealis Ethics Policy) on vahvat siteet arvoihimme: Vastuuntuntoinen, Arvostaa, Ylittää ja Nimblicity. Jokaisen borealislaisen on tutustuttava eettisiin periaatteisiimme (Borealis Ethics Policy) ja sovellettava niitä päivittäisessä työssään. Eettisten periaatteiden (Borealis Ethics Policy) vastainen toiminta saattaa johtaa kurinpidollisiin toimenpiteisiin, jopa työntekijän erottamiseen. Velvollisuus noudattaa eettisiä periaatteita tulee sisällyttää kolmansien osapuolten kassa tehtyihin sopimuksiin. Jokaisen borealislaisen on ilmoitettava epäeettisestä käytöksestä asiaankuuluvalle ylemmän johdon edustajalle (senior manager) sekä lakiasiainosastolle (Legal Department). Jos tarvitset neuvoja, voit kääntyä QuestionLine neuvontapalvelun puoleen joko puhelimitse (puh. +32 1547 9090), sähköpostitse (ethics@borealisgroup.com) tai kotisivujemme kautta (www.borealisgroup.com/about/sustainability/ethics/ ethics-contacts/). Kaikki rikkomuksia koskevat ilmoitukset käsitellään luottamuksellisina. Borealis ei suvaitse vastatoimenpiteitä niitä henkilöitä kohtaan, jotka ovat tehneet vilpittömässä mielessä ilmoituksen aidosta epäilystään koskien eettisten periaatteiden rikkomista (Boralis Ethics Policy). Eettisiä periaatteita koskevat kysymykset Soveltuvien lakien noudattaminen Me noudatamme lakeja ja säännöksiä missä tahansa toimimmekin. Tapauksissa, joissa lait ja säännökset ovat mielestämme riittämättömiä tai epäselviä, pyrimme asettamaan korkeat eettiset periaatteet, jotka ylittävät sovellettavan lain perusvaatimukset. Tapamme kilpailla Borealis kilpailee päättäväisesti, laillisesti, rehdisti ja eettisesti. Varmistamme, että liiketoimintakäytäntömme noudattavat kilpailulainsäädännön vaatimuksia kaikkialla missä Borealis harjoittaa liiketoimintaa. Emme koskaan keskustele kilpailijoidemme kanssa hinnoista, markkinoista tai asiakkaista. Borealiksen kilpailu pohjautuu tuotteiden ja palveluiden laatuun, ja varmistamme, että mainokset ja muu viestintä antavat tuotteistamme ja palveluistamme totuudenmukaisen kuvan. Lahjonta Et saa ikinä tarjota, antaa, hyväksyä tai ottaa vastaan minkäänlaisia lahjuksia. Mahdollisen lahjuksen tunnistamista koskevia neuvoja löydät näiden eettisten periaatteiden (Borealis Ethics Policy) lahjontaa käsittelevästä osiosta otsikolla varoitusliput. Lahjat ja kestitseminen Arvoltaan nimelliset lahjat tai kohtuullinen kestitys, jonka tarkoituksena on liikesuhteen edistäminen, ovat yleisesti hyväksyttäviä. Edellytyksenä on, että työntekijä käyttää 6 It s a Question of Ethics
harkintaa ja pitäytyy kohtuudessa eivätkä lahjat tai kestitykset vaikuta hänen puolueettomuuteensa. Lahjan tarjoaminen ja vastaanottaminen on sallittua sillä edellytyksellä, että lahjat eivät saa vastaanottajaa tuntemaan itseään velvoitetuksi, eikä niitä voida pitää yrityksenä saada vastaanottaja tuntemaan itsensä velvoitetuksi. Yksittäisen lahjan tai kahdentoista kuukauden ajanjakson aikana vastaanotettujen lahjojen yhteenlaskettu arvo ei kuitenkaan saa ylittää 100 euroa, ja siksi kaikki saman organisaation eri henkilöiltä saadut lahjat tulee laskea yhteen. Yli 100 euron arvoisiin lahjoihin tarvitaan konsernin johtoryhmän jäsenen (Executive Vice President) tai johtajan (Vice President) suostumus, ja ne täytyy kirjata tarkasti ja asianmukaisesti erityiseen lahja- ja kestitysrekisteriin (Gift and Hospitality Register). Kestitystä voidaan tarjota tai vastaanottaa ainoastaan normaalin liiketoiminnan yhteydessä. Edellytyksenä on, että kestitys on kohtuullista eikä vaikuta vastaanottajan puolueettomuuteen eikä sitä voida pitää yrityksenä saada vastaanottaja tuntemaan itsensä velvoitetuksi. Jos et ole varma, voidaanko kestitystä pitää kohtuullisena, hanki hyväksyntä etukäteen asiaankuuluvalta konsernin johtoryhmän jäseneltä (Executive Vice President). Lahjoihin ja kestityksiin liittyviä avainkysymyksiä, kohtuullisen ja liiallisen kestityksen tunnistamista sekä varoituslippuja käsitellään eettisten periaatteiden (Borealis Ethics Policy) Lahjat ja kestitseminen -osiossa. Eturistiriidat Potentiaalisia eturistiriitoja tulee välttää, tai jos niiden välttäminen on mahdotonta, tilanteessa on toimittava huolellisesti. Kaikista eturistiriidoista on ilmoitettava esimiehelle ja niistä on keskusteltava avoimesti ja viivyttelemättä. Eturistiriidoista on myös laadittava kirjallinen selvitys. Jos Borealiksen työntekijää pyydetään jäseneksi toisen yrityksen hallitukseen, asiasta on ensin keskusteltava konsernin johtoryhmän jäsenen (Executive Vice President) kanssa. Ennen kyseisen tehtävän vastaanottamista henkilön on aina ensin saatava konsernin toimitusjohtajan (Chief Executive Officer) kirjallinen suostumus. Borealiksen työntekijän on myös kerrottava avoimesti kaikista ulkoisista sitoumuksista, jotka voivat liittyä hänen asemaansa Borealiksen palveluksessa, jotka saattavat vaatia häneltä panostusta työajan puitteissa ja joista hänet sitouttanut taho saattaa maksaa hänelle korvauksen. Yrityksen omaisuuden käyttö Yrityksen omaisuutta tulee käyttää pääasiassa yrityksen varsinaisiin liiketoimintatarkoituksiin. Yrityksen omaisuutta ei saa käyttää henkilökohtaisen edun tavoittelemiseen tai henkilökohtaisiin liiketoimiin. Yrityksen omaisuutta ei myöskään saa luovuttaa kenenkään sellaisen ihmisen käyttöön, joka ei ole Borealiksen palveluksessa ja jota Borealis ei ole valtuuttanut. Luottamuksellisen tiedon turvaaminen Kaikkien borealislaisten on pyrittävä turvaamaan tietojen luottamuksellisuus tarvittavin keinoin ja kunnioitettava toisille kuuluvia tietoja. Poliittinen sitoutuneisuus ja lahjoitukset Borealis ei ole poliittinen organisaatio. Emme anna minkäänlaista rahallista tai muuta tukea poliittisille ehdokkaille, puolueille tai organisaatioille, jotka pyrkivät ajamaan poliittisten puolueiden tai ideologioiden etua. Ihmisoikeusstandardien soveltaminen Pyrimme lisäämään ihmisoikeuskysymyksiin liittyvää tietoisuutta koko organisaatiossamme eri puolilla maailmaa. Suhtaudumme vakavasti kaikkiin väitteisiin, jotka koskevat Borealiksen vaikutuspiirissä esiintyviin ihmisoikeuksien puutteelliseen soveltamiseen tai Borealiksen mahdollista osallisuutta ihmisoikeusrikkomuksiin. Vastuumme ympäristöstä Borealis asettaa henkilöstönsä terveyden ja turvallisuuden sekä ympäristönsuojelun etusijalle. Osana sitoumustamme toimia vastuuntuntoisesti ja välittäen (Responsible Care ) pyrimme johtavaksi yritykseksi parantamalla toimintojemme ja tuotteidemme suorityskykyä ja ympäristöystävlllisyyttä koko niiden elinkaaren ajan. Jokaisen borealislaisen tulee ympäristöön vaikuttavissa toimissaan noudattaa yhtiön politiikkaa, sääntöja ja ohjeita. Meidän jokaisen tulee toimia, kun huomaamme ympäristöpolitiikkaa, lainsäädäntöä tai säännöksiä koskevia rikkomuksia tai laiminlyöntejä puuttumalla niihin suoraan tai ilmoittamalla asiasta esimiehelle. Muut kysymykset Jokaisen Borealiksen nimissä toimivan yrityksen, organisaation tai henkilön odotetaan noudattavan liiketoiminnassaan Borealiksen eettisiä periaatteita (Borealis Ethics Policy). 7
2. Borealiksen arvojen soveltaminen Borealiksen arvot Vastuuntuntoinen, Arvostaa, Ylittää ja Nimblicity ohjaavat toimintaamme ja tapaamme toimia liike-elämässä. Siksi arvomme ovat olennainen osa eettisiä periaatteitamme (Borealis Ethics Policy). Vastuuntuntoinen tarkoittaa, että jokainen henkilö kantaa vastuuta toimistaan. Se on luonnollinen osa jokaista liiketoimintapäätöstämme ja toimintaamme. Korkeat eettiset periaatteet syntyvät vastuuntunnosta, eli siitä, että toimii yhteisössään vastuullisen kansalaisen tavoin. Jokainen on vastuussa siitä, että hän tuntee omaan vastuualueeseensa liittyvän lainsäädännön. Eettiset periaatteet (Borealis Ethics Policy) selventävät Borealiksen, henkilöstön jäsenten ja nimissämme toimivien kolmansien osapuolten vastuut. Arvostamisella tarkoitetaan tässä yhteydessä sitä, että eettiset periaatteet (Borealis Ethics Policy) koskevat kaikkia borealislaisia ja jokaista nimissämme toimivaa kolmatta osapuolta. Arvostamme korkeisiin eettisiin standardeihin pyrkimisen tärkeyttä kaikkialla missä toimimme. Arvostamme ihmisten perusoikeuksia ja henkilöstömme, asiakkaidemme ja tavarantoimittajiemme sekä toimintaympäristöjemme erilaisuutta. Ylittää tarkoittaa, että silloin kun sovellettavan lain vaatimukset ovat mielestämme riittämättömiä tai epäselviä, pyrimme asettamaan korkeat eettiset periaatteet, jotka ylittävät sovellettavan lain perusvaatimukset. Nimblicity -arvomme edellyttää, että edistämme eettisiä periaatteitamme (Borealis Ethics Policy) koskevaa tietoisuutta ja edesautamme niiden nivoutumista osaksi päivittäistä päätöksentekoa ja toimintaa. Nimblicity arvoa on sovellettava yhdessä erityisesti Vastuuntuntoinen- ja Arvostaa-arvojen kanssa silloin kun pohditaan, onko jokin toiminta oikein. Eettisten periaatteiden (Borealis Ethics Policy) taustalla vaikuttavat myös Borealiksen henkilöstöjohtamisen periaatteet (Borealis People Principles), jotka kehitettiin vastaamaan Borealiksen ja osakkeenomistajiemme pitkän aikavälin tarpeisiin. Borealiksen henkilöstöjohtamisen periaatteet luovat työskentelyolosuhteet, joissa yrityksen ja henkilöstön väliset yhteiset sitoumukset ovat tasapainossa. Borealiksen henkilöstöjohtamisen periaate nro 1 Borealis sitoutuu tarjoamaan: Turvallisen, terveellisen ja asiantuntevan työpaikan, jossa on tilaa erilaisuudelle Käytännössä se merkitsee: Sitoutumista yhtiön terveys- ja turvallisuusstandardeihin ja etiikkaan ja laatupolitiikkaan kansainvälisessä ympäristössä, jossa arvostetaan ajattelun ja näkökantojen erilaisuutta Siksi jokainen borealislainen: Edistää ja noudattaa kaikki kuntoon- periaatteita terveys- turvallisuus- ja ympäristöasioissa, toimii etiikan ja laatupolitiikan mukaisesti ja kunnioittaa erilaisia näkökantoja 8 It s a Question of Ethics
3. Eettinen päätöksenteko Toimintakehys Noudata seuraavia ohjeita tilanteessa, jossa liikutaan harmaalla alueella : Tiedosta, että kyseessä todella on eettinen ongelma Pyydetäänkö sinua tekemään jotain väärää? Oletko tietoinen kollegan, asiakkaan tai tavarantoimittajan mahdollisesti laittomasta tai epäeettisestä toiminnasta? Ajattele ennen kuin toimit Tee yhteenveto hankalaksi kokemastasi asiasta. Onko se selkeä? Kysy itseltäsi, miksi tämä on ongelma. Mieti vaihtoehtojasi. Pohdi kaikkia asiaankuuluvia tosiasioita ja näkökohtia. Saattaako tilanteella olla vaikutusta myös muihin? Keskustele tarvittaessa myös muiden kanssa kysy neuvoa lakiasiainosastolta (Legal Department). Päätä toiminnasta Lue eettiset periaatteet (Borealis Ethics Policy) uudelleen läpi. Kysy neuvoa eettisten periaatteiden (Borealis Ethics Policy) ohjeiden mukaisesti. Liittyykö asiaan laki- tai veronäkökohtia? Arvioi riskit ja pohdi, miten ne voidaan minimoida. Kun olet tehnyt päätöksesi: Testaa johtopäätöksesi Sovella Borealiksen arvoja päätöksiisi ovatko ne linjassa? Kysy neuvoa keskustele asiasta vielä kerran. Toimi Ilmaise päätöksesi ja sen taustalla olevat syyt. Varmista, että menettelytapoihin tehdään tarvittaessa muutoksia. 9
4. Päätöspuu Jos et löydä Borealiksen eettisistä periaatteista (Borealis Ethics Policy) vastausta, päätöspuu auttaa sinua määrittelemään, onko jokin tietty toiminta oikein: Kysy itseltäsi: Kyllä Onko se laillista? Ei/en ole varma mennä Kyllä kysy itseltäsi lopettaa Seis ei/en ole varma älä jatka toimintaa; kysy tarvittaessa neuvoja ja ohjeita. Onko toiminta linjassa arvojen, henkilöstöjohtamisen periaatteiden ja eettisten periaatteiden kanssa? mennä Kyllä kysy itseltäsi lopettaa Seis ei/en ole varma älä jatka toimintaa; kysy tarvittaessa neuvoja ja ohjeita. Voisinko kertoa toiminnastani kollegoilleni, perheelleni ja ystävilleni hyvillä mielin ja kiusaantumatta? mennä Kyllä kysy itseltäsi lopettaa Seis ei/en ole varma älä jatka toimintaa; kysy tarvittaessa neuvoja ja ohjeita. Olisiko Borealis tyytyväinen, jos asiasta kirjoitettaisiin sanomalehdessä? mennä Kyllä kysy itseltäsi lopettaa Seis ei/en ole varma älä jatka toimintaa; kysy tarvittaessa neuvoja ja ohjeita. Onko toiminta oikein? Kansainvälisen yrityksen työntekijänä pohdi, miten toimintaan suhtauduttaisiin maailmanlaajuisesti olisivatko yllä annetut vastaukset toisin sanoen yhä samat? mennä Kyllä kysy itseltäsi lopettaa Seis ei/en ole varma älä jatka toimintaa; kysy tarvittaessa neuvoja ja ohjeita. Jos vastasit kyllä kaikkiin edellä mainittuihin kysymyksiin: jatka suunnitelmasi mukaisesti 10 It s a Question of Ethics
5. Eettisten periaatteiden (Borealis Ethics Policy) soveltaminen Nämä eettiset periaatteet (Borealis Ethics Policy) koskevat jokaista borealislaista sekä kaikkia Borealiksen nimissä toimivia. Eettiset periaatteet (Borealis Ethics Policy) tulee toimittaa jokaiselle Borealiksen nimissä toimivalle ja myös heidän odotetaan noudattavan niitä. Eettisten periaatteiden (Borealis Ethics Policy) noudattamisvelvollisuus tulisikin aina mahdollisuuksien mukaan liittää osaksi kolmansien osapuolien kanssa solmittuja sopimuksia. 5.1 Tietoisuus ja koulutus Eettiset periaatteet (Borealis Ethics Policy) on jalkautettu kaikkialle yritykseen järjestämällä koulutusta koko henkilöstölle ja liittämällä etiikkakoulutus osaksi uusien työntekijöiden perehdytysohjelmaa. Eettistä tietoisuutta vahvistetaan ja pidetään yllä säännöllisillä koulutustapahtumilla, joissa käsitellään keskeisiä kysymyksiä. Etiikkalähettiläät (Ethics Ambassadors) on koulutettu toteuttamaan paikallista etiikkakoulutusta ja luomaan puitteet eettisille keskusteluille. Eettisten periaatteiden (Borealis Ethics Policy) tiedotusvastuu on linjajohdolla. Me vahvistamme kulttuuria, jossa jokaista borealislaista rohkaistaan toimimaan oikein ja tuomaan avoimesti esille aito huolensa eettisten periaatteiden (Borealis Ethics Policy) vastaisesta käytöksestä tai päätöksistä. Tätä tarkoitusta varten on perustettu QuestionLineneuvontapalvelu. Borealislaiset saavat QuestionLinesta tarvittaessa neuvoja, ja kuten alla on selitetty, henkilöstön jäsenet voivat myös keskustella sen kautta käytöksestä, joka on eettisten periaatteiden (Borealis Ethics Policy) vastaista. Borealiksella on vahva eettinen perusta. Jokainen borealislainen on mukana ylläpitämässä asettamiamme korkeita standardeja. Jos et ole aivan varma, miten jossain tietyssä tilanteessa tulee toimia, kannattaa ensin yleensä kääntyä lähimmän esimiehen puoleen. Halutessasi voit keskustella myös lakiasiainosaston (Legal Department), sisäisen tarkastuksen (Internal Audit), henkilöstöosaston (Human Resources) tai ylemmän johdon edustajan kanssa tai ottaa yhteyttä QuestionLine-neuvontapalveluun. Sisäinen tarkastus (Internal Audit) ja lakiasiainosasto (Legal Department) toimittavat Borealis konsernin hallitukselle (Supervisory Board) ja johtoryhmälle (Executive Board) vuosittain raportin, jossa käsitellään eettisten periaatteiden (Borealis Ethics Policy) toteutumista sekä mahdollisia tärkeitä esilletuotuja kysymyksiä. 11
5.2 Lahja- ja kestitysrekisteri (Gift and Hospitality Register) Jokainen henkilöstön jäsen on velvollinen kirjaamaan lahjat ja kestitykset yksityiskohtaisesti lahja ja kestitysrekisteriin (Gift and Hospitality Register). 5.3 Lakitietous Jokaisen borealislaisen tulee tuntea omaan vastuualueeseensa sovellettavien lakien perusvaatimukset. Borealis tarjoaa henkilöstölle koulutusta lakiasioihin liittyen. Niiden tarkoituksena on auttaa henkilöitä tutustumaan vaatimuksiin, joita laki heidän työlleen asettaa. 5.4 Kulttuurien ja lakien väliset ristiriidat Borealiksella on toimintaa monissa maissa eri puolilla maailmaa. Kulttuureissa, laeissa ja poliittisissa ympäristöissä on merkittäviä eroja. Joskus eettiset periaatteet (Borealis Ethics Policy) ja lain vaatimukset ovat ristiriidassa tietyn maan paikallisten lakien tai tapojen kanssa. Tapauksissa, joissa paikallinen laki edellyttää eettisiä periaatteitamme (Borealis Ethics Policy) tai eurooppalaisia lakeja korkeampia vaatimuksia, on aina sovellettava paikallista lakia. Jos paikalliset lait tai tavat ovat muuten ristiriidassa sovellettavan eurooppalaisen lain tai eettisten periaatteidemme (Borealis Ethics Policy) kanssa, käänny lakiasiainosaston (Legal Department) puoleen. Muista, että vaikka kilpailijamme toimisivatkin tietyssä ympäristössä jollain tietyllä tavalla, kyseinen toiminta ei välttämättä ole laillista tai eettisesti oikein. 5.5 Epäeettisestä toiminnasta ilmoittaminen On tärkeää, että me kaikki olemme vastuuntuntoisia ja varmistamme, että eettisten periaatteiden (Borealis Ethics Policy) määrittelemät ohjeet kannustavat meitä sanoista tekoihin. Tämä tarkoittaa sitä, että jos tietoosi tulee rikkomus, sinun on puututtava asiaan, koska katsomalla asiaa sormien läpi hiljaisesti hyväksyt tilanteen. Meillä kaikilla on siis velvollisuus tehdä ilmoitus epäeettisestä käytöksestä. Eettisten periaatteiden (Borealis Ethics Policy) vastaisesta toiminnasta on ilmoitettava sekä ylemmän johdon edustajalle että samanaikaisesti lakiasiainosastolle (Legal Department). Jos asian puheeksi ottaminen asiaankuuluvan ylemmän johdon edustajan kanssa tuntuu epämukavalta, voit soittaa lakiasiainosastolle (Legal Department) tai lähettää sähköpostia QuestionLineen alempana olevien ohjeiden mukaisesti. Kaikki ilmoitukset pidetään luottamuksellisina. 5.6 Vahvistus (Ethics Certification) Tasolla 12 tai vastaavissa tehtävissä työskentelevien henkilöiden on vuosittain vahvistettava, että he ovat ilmoittaneet eettisten periaatteiden (Borealis Ethics Policy) mukaisesti kaikki tiedossaan olevat tapaukset, joissa näitä eettisiä periaatteita on rikottu, ja että he ovat lukeneet ja ymmärtäneet eettisten periaatteiden (Borealis Ethics Policy) sisällön. Konsernin toimitusjohtaja (Chief Executive) voi ulottaa vahvistusvelvollisuuden myös muihin borealislaisiin. Kyseinen vahvistusprosessi toteutetaan aina paikallisen lainsäädännön puitteissa. 5.7 Tutkinta ja kurinpidolliset toimenpiteet Tilanteissa, joissa epäillään eettisten periaatteiden (Borealis Ethics Policy) rikkomusta, tätä varten nimetty tiimi suorittaa tarvittavat tutkimukset. Tiimi pyytää tarpeen vaatiessa apua muilta toiminnoilta tai ulkopuolisilta tahoilta. Eettiset periaatteet (Borealis Ethics Policy) koskevat jokaista borealislaista, ja periaatteiden vastaisesta toiminnasta voi seurata kurinpidollisia toimenpiteitä, tarvittaessa jopa irtisanominen. Myös kolmannen osapuolen kanssa solmittu sopimus voidaan tarpeen vaatiessa irtisanoa. 5.8 Vastatoimenpiteet Borealis ei suvaitse vastatoimenpiteitä niitä henkilöitä kohtaan, jotka ovat tehneet vilpittömässä mielessä ilmoituksen aidosta epäilystään liittyen eettisten periaatteiden (Borealis Ethics Policy) rikkomiseen. 5.9 QuestionLine (Neuvontapalvelu) Borealiksen QuestionLine on neuvontapalvelu, josta saat tarvittaessa neuvoja. Voit myös keskustella eettisten periaatteiden (Borealis Ethics Policy) vastaista toimintaa koskevista epäilyistä. QuestionLine +32 1547 9090 ethics@borealisgroup.com www.borealisgroup.com/about/sustainability/ethics 12 It s a Question of Ethics
6. Tärkeimmät eettiset suuntaviivat Noudatamme lakeja ja säännöksiä kaikessa toiminnassamme. Tapauksissa, joissa lait ja säännökset ovat riittämättömiä tai epäselviä, pyrimme asettamaan korkeat eettiset periaatteet, jotka ylittävät sovellettavan lain perusvaatimukset. 6.1 Tapamme kilpailla Tilanne: Kilpailu- ja kartellilainsäädäntö on voimassa lähes sadassa maassa eri puolilla maapalloa. Todennäköisesti kaikki ne maat, joissa Borealis harjoittaa liiketoimintaa, lukeutuvat näiden maiden joukkoon. Kyseisten lakien rikkomisesta saattaa seurata yritykselle huomattavia rangaistuksia, ja tietyissä tapauksissa ne voivat ulottua myös asianosaisiin henkilöihin. Ohje: Borealis kilpailee päättäväisesti, laillisesti, rehdisti ja eettisesti. Varmistamme, että liiketoimintakäytäntömme noudattavat kilpailulainsäädännön vaatimuksia kaikkialla missä Borealis harjoittaa liiketoimintaa. 13
Rikkomuksien seuraamukset Kilpailulakien vastaisesta toiminnasta saattaa aiheutua Borealikselle, ja tietyissä tapauksissa myös henkilöstölle, oheisia seuraamuksia: Vakavat siviili- tai rikosoikeudelliset seuraamukset mukaan lukien henkilökohtaiset sakot ja joissain maissa vankeusrangaistukset, Laittomasta toiminnasta kärsineiden asiakkaiden tai muiden tahojen nostamat mahdolliset vahingonkorvauskanteet sekä Kielteinen julkisuus ja maineemme kärsiminen. Kilpailulakien tahallinen rikkominen on tästä syystä kiellettyä, ja rikkomukset johtavat kurinpidollisiin toimenpiteisiin. Lisätietoja kilpailulainsäädännöstä löydät Borena/Legal:n Competition Law Compliance Manual -ohjeesta otsikoilla: European Competition Law Compliance Manual. Jos olet epävarma, noudattaako jokin tietty tilanne tai toiminta kilpailulainsäädäntöä, kysy aina neuvoa lakiasiainosastolta (Legal Department). Asiakkaamme: Kohtelemme jokaista asiakasta rehdisti ja heidän itsenäisyyttään ja koskemattomuuttaan kunnioittaen. Pyrimme varmistamaan, että asiakas saa tarpeisiinsa nähden parhaat mahdolliset tuotteet ja parhaan mahdollisen palvelun. Emme yritä estää asiakkaita hankkimasta Borealiksen tuotteita mistä tahansa EU-maasta. Emme puutu jakelijoidemme oikeuteen määritellä jälleenmyyntihintansa. Tuotteemme: Borealiksen kilpailu pohjautuu tuotteiden ja palveluiden laatuun, ja varmistamme, että mainokset ja muu viestintä antavat tuotteistamme ja palveluistamme totuudenmukaisen kuvan. Kilpailijamme: Emme keskustele kilpailijoidemme kanssa hinnoista, markkinoista tai asiakkaista. Varmistamme, että tapaamme kilpailijoitamme ainoastaan täysin laillisissa merkeissä, kuten esimerkiksi toimialan yhdistysten kokouksissa tai vertailuarviointia varten järjestetyissä tilaisuuksissa (benchmarking exercises), jotka ovat järjestetty kilpailulainsäädännön sallimissa puitteissa. Keräämme markkinatietoutta laillisin keinoin ja teemme kaupallista strategiaamme koskevat päätökset itsenäisesti näiden tietojen perusteella. Saatamme vaihtaa itsenäisen kolmannen osapuolen luottamuksellisesti keräämiä alaamme koskevia tietoja, jotka eivät paljasta yrityskohtaisia yksityiskohtia. Emme hanki markkinoita koskevia tietoja kilpailijoiltamme. Saatamme joskus ostaa tai myydä jotain kilpailijalle, ja näissä tapauksissa vaihdetaan ainoastaan kyseisen liiketoimen edellyttämät tiedot. Kilpailijoiden kanssa solmitut muut suhteet, kuten yhteisyrityssopimukset, suunnitellaan ja toteutetaan lainsäädännön ohjeita noudattaen. 6.2 Lahjonta Uudet korruptiomääräykset Itävallan rikoslaissa: Uudet määräykset sisältävät julkishallinnon virkamiehen uuden määritelmän ( Amtsträger ). Tammikuun 1. päivästä 2013 lähtien julkishallinnon virkamies tarkoittaa valtion tai paikallishallinnon työntekijöiden, hallintotyöntekijöiden, kansainvälisten organisaatioiden tai parlamentin jäsenten lisäksi henkilöitä, jotka työskentelevät yhtiöissä, joista valtio omistaa 50% tai enemmän (Itävalta tai muut valtiot). Koska IPIC omistaa yli 50% Borealiksesta, vuodesta 2013 lähtien borealislaiset määritellään julkishallinnon virkamiehiksi Itävallan rikoslain korruptiota koskevissa määräyksissä. Muista tämä, jos sinulle tarjotaan lahjaa tai kestitystä, joka ei ole eettisten periaatteiden (Borealis Ethics Policy) mukainen tavallinen, vastavuoroinen liikelounas tai illalliskutsu. Tilanne: Borealis ei suvaitse minkäänlaista lahjontaa tai lahjontaan viittaavaa toimintaa. Borealis ei anna muiden vaikuttaa liiketoimintaansa vaan käy kauppaa itsenäisesti ja puolueettomasti ja toimii ammattimaisesti, reilusti ja rehellisesti. Borealis ei anna liikekumppaneiden vaikuttaa eikä yritä itse vaikuttaa liikekumppaneihinsa antamalla maksuja tai jotain arvoa omaavaa, mm. yrityskestitystä tai lahjoja. Borealis vaatii kaikkien soveltuvien lahjonta- ja korruptionvastaisten lakien noudattamista liiketoiminnassaan. Borealiksen työntekijöiden ja sen puolesta toimivien kolmansien osapuolten, kuten edustajien, jakelijoiden, aliurakoitsijoiden, konsulttien jne. tulee noudattaa kyseisiä lakeja. Lahjonta on korruption muoto. Lahjonnassa annetaan tai vastaanotetaan jotain, jolla on arvoa (yleensä rahaa, lahjoja, rahalainaa, palkkioita, palveluksia tai muuta hyvitystä) joko suoraan tai epäsuorasti, ja sillä pyritään saavuttamaan ansaitsematonta kaupallista, 14 It s a Question of Ethics
sopimuksellista, lainsäädännöllistä tai henkilökohtaista etua tai vaikuttamaan epärehellisin tavoin. Lahjontaa voi esiintyä ja se on laitonta sekä yksityisellä (kaupallisten yritysten välillä) että julkisella sektorilla (viranomaisen lahjominen). Voitelumaksut ovat yleensä pieniä, epävirallisia julkishallinnon virkamiehelle suoritettavia maksuja, joilla varmistetaan rutiininomaiset julkishallinnolliset toimet tai nopeutetaan niitä. Borealis ei maksa eikä ota vastaan toimintaa nopeuttavia maksuja. Lahjus voi olla mitä tahansa, millä on arvoa, kuten: Rahaa/laina/palkkio Lahjoja Kestitystä Maksu/hyvitys matka- ja majoituskuluista Lahjoitus hyväntekeväisyyteen/yhteisölle Työtarjous/apurahatarjous Muu palvelus! Jos sinua pyydetään suorittamaan toimintaa nopeuttava maksu: Selitä, että lait ja yrityksen säännöt kieltävät sinua suorittamasta kyseistä maksua. Pyydä päästä keskustelemaan esimiehen tai muun vastuuhenkilön kanssa. Pyydä virallinen kuitti maksuista. Kieltäydy maksamasta.! Mikä on ansaitsematon etu? Kaikkea, mihin Borealis ja sen työntekijät ja sen puolesta toimivat kolmannet osapuolet eivät ole selkeästi oikeutettuja. Sitä saattaa olla hinnankorotuksen hyväksyminen, sopimaton vaikuttaminen tuotteidemme ostopäätökseen, sopimuksen myöntäminen, luvan myöntäminen, tuotteen käytön hyväksyntä, edullinen tuomioistuimen päätös tai ratkaisu jne. Ohje: Et saa koskaan tarjota, antaa, hyväksyä tai vastaanottaa suoraan tai epäsuorasti minkäänlaista taloudellista tai muuta etua vastineeksi suosiollisesta kohtelusta, etkä pyrkiä vaikuttamaan tällaisilla keinoilla liiketoimien lopputulokseen etkä saavuttamaan tällaisilla keinoilla mitään liiketoiminnallista etua. Noudata aina kaikkia itseesi ja yhtiöön sovellettavia lahjonta- ja korruptionvastaisia lakeja. Jos näin ei tehdä, sinä ja Borealis saatatte joutua siviili- ja rikosoikeudelliseen syytteeseen, joka voi johtaa huomattaviin sakkoihin, vankeusrangaistukseen tai poissulkemiseen julkishallinnon sopimuksista. Noudattamatta jättäminen vaarantaa oman asemasi ja Borealiksen aseman. Eettisten periaatteiden noudattamatta jättäminen voi johtaa myös kurinpidollisiin toimenpiteisiin, joihin saattaa kuulua myös työsuhteen irtisanominen. Toimintaa nopeuttavat maksut: Joissain maissa tiettyjen rutiininomaisten julkishallinnollisten toimien suorittamisesta vaaditaan voitelumaksuja.? Joskus harvoin saattaa olla kyse hätätilanteesta, ja tällöin edellä todetusta voidaan poiketa, esim. jos henkilön turvallisuus tai vapaus on uhattuna. Kysy neuvoa lakiasiainosastolta (Legal Department) ennen kuin suoritat tällaisen maksun. Jos avun pyytäminen ei ole mahdollista ennen toimiin ryhtymistä, ilmoita asiasta asianmukaiselle ylemmälle esimiehelle ja lakiasiainosastolle (Legal Department) välittömästi jälkeenpäin. Näin voimme kirjata tapahtuman tarkasti ja asianmukaisesti ja päättää, tarvitaanko lisätoimenpiteitä, kuten ilmoitusta paikallisille viranomaisille. Esimerkkejä lahjonta- ja korruptiolakien piiriin kuuluvista julkishallinnon virkamiehistä: Valtion tai paikallishallinnon tai jonkin sen osaston, viraston tai tahon virkamiehet ja työntekijät Valtionomisteisten tai valtion hallitsemien yhtiöiden työntekijät ( 50%) Kansainvälisen organisaation virkamiehet tai työntekijät Henkilö, joka toimii valtion, julkishallinnon tahon tai kansainvälisen organisaation tehtävässä niiden antamin virallisin valtuuksin tai näiden tahojen nimissä Kaikki poliittiset puolueet, puolueiden virkamiehet tai ehdokkaat poliittiseen virkaan Tuomarit ja muut tuomioistuimien virkailijat Välimiehet Edellisten lähisukulaiset! 15
Epärehellisen toiminnan Varoitusliput On olemassa tiettyjä seikkoja ja toimintatapoja, jotka voivat herättää epäluulomme nykyistä tai tulevaa liikekumppaniamme kohtaan. Näitä ovat mm. seuraavat seikat: Henkilön antamat riittämättömät, väärät tai ristiriitaiset tiedot, Käteissuoritukset tai niitä koskevat pyynnöt, jotka eivät ole johdonmukaisia henkilön liiketoimintaan nähden, Tilisiirrot, jotka eivät ole johdonmukaisia henkilön liiketoiminnan kanssa, Sellaisia maksujärjestelyjä koskeva pyyntö, joilla henkilö haluaa välttää normaalit kirjanpito- ja/tai ilmoitusvelvollisuudet tai joilla ei näytä olevan oikeutettua liiketoiminnallista tarkoitusta, Epätavalliset varojensiirrot tai varojensiirtopyynnöt maista tai maihin, joissa on tiukat pankkien salassapitolait tai tehoton rahanpesuvalvonta tai joissa on paljon rikollisuutta ja/tai korruptiota, Kyseinen henkilö ei halua paljastaa tietojaan henkilöllisyyden asianmukaista tunnistamista varten, Henkilö avaa useampia tilejä yhdelle tai useammalle nimelle ja pyytää, että maksut jaetaan kyseisille tileille tai talletetaan niille pienissä erissä, Maksut sellaisen kolmannen osapuolen (muun kuin pankin) kautta, joka ei ole sopimussuhteessa Borealiksen kanssa, Suurten summien maksaminen tilisiirroilla, matkashekeillä tai käteisellä, On olemassa viitteitä tai merkkejä siitä, ettei henkilö toimi omissa nimissään vaan yrittää salata todellisen edunsaajan henkilöllisyyden, Liiketoimet sellaisten henkilöiden kanssa, joilla on postilokero-osoite, joiden osoite on tuntematon tai jotka antavat riittämättömiä tai vääriä tietoja, Liiketoimet, joissa välimiehinä toimii erityisesti sellaisiin maihin rekisteröityneitä pöytälaatikkoyhtiöitä, joissa on tiukat salassapitosäännökset, Liiketoimet, joissa on osallisina useita henkilöitä ja yrityksiä, joilla ei ole ilmeistä yhteyttä toisiinsa, Liiketoimet, joissa rahaa tai omaisuutta toimitetaan konsultin tai edustajan välityksellä virkamiehelle korvaukseksi tiettyjen julkishallinnon toimien suorittamisesta, Maan hallitukseen tai johonkin poliittiseen puolueeseen läheisissä yhteyksissä olevien konsulttien tai edustajien käyttö maissa, joissa Borealiksella on liiketoimintaa, Lahjat tai palkkiot virkamiehille, poliittisten puolueiden virkailijoille, julkiseen virkaan ehdokkaana oleville henkilöille tai asiakkaille tai heidän perheilleen, Virkamiesten, puoluejohtajien tai asiakkaiden tai heidän perheidensä ylellinen kestitseminen, Epäsuorat maksut asiakkaille, virkamiehille tai heidän perheilleen, Virkamiehet/asiakkaat käyttävät Borealiksen (tai Borealiksen edustajien) tiloja ilman oikeutettuja perusteita, Epätavallisen suuria provisioita, ennakkomaksuja tai muita palkkioita koskevat pyynnöt, Agentti tai edustaja pyytää epätavallista maksutapaa tai maksua suoritettavaksi kolmanteen maahan ja, Provisiopalkkiosta sopiminen edustajan kanssa tilanteissa, joissa hankintapäätös on jo käsillä. Kohtuullinen vs. liiallinen kestitseminen Liikekumppaneiden kanssa normaalien liiketoimien yhteydessä nautittu kohtuullinen kestitys, kuten ajoittaiset kuluiltaan kohtuulliset ateriat, ovat yleensä hyväksyttyjä. Nyrkkisääntönä voidaan sanoa, että kestitys ei ole kohtuullista, jos se saa vastaanottajan tuntemaan itsensä velvoitetuksi tai luo vastaanottajalle velvollisuuden vaikutelman. Tavanomaiset urheilutapahtumat ja muut kulttuuri- tai seurustelutilaisuudet ovat hyväksyttäviä edellyttäen että: ne ovat arvoltaan kohtuullisia riippumatta siitä, tarkastellaanko niitä yksittäisenä tilaisuutena tai vuoden ajalta kertyneenä kokonaissummana niitä ei voida pitää lahjuksena tai palkkiona tietystä suorituksesta ne eivät riko paikallista lakia tai eettisiä periaatteita (mukaan lukien vastaanottajan organisaation eettiset periaatteet, jos ne ovat säännöiltään meidän eettisiä periaatteitamme (Borealis Ethics Policy) ankarampia) ne ovat liiketoiminnallisesti perusteltuja, ne ovat liiketoiminnallisesti perusteltavissa olevia tai niitä voi pitää massatapahtumina 16 It s a Question of Ethics
eikä kestityksen tuleminen yleiseen tietoon saattaisi yritystä tai henkilöstöön kuuluvaa kiusalliseen tilanteeseen. Kaikki kulut on kirjattava huolellisesti ja niin yksityiskohtaisesti, että niistä saa tarkan ja totuudenmukaisen kuvan kulujen todellisesta luonteesta ja määrästä. 6.3 Lahjat ja kestitseminen Tilanne: Lahjojen tai kestityksen tarjoaminen tai vastaanottaminen voi lisätä yhteisymmärrystä ja syventää normaalia liikesuhdetta, mutta ne voivat myös synnyttää ristiriitoja henkilökohtaisen edun ja ammatillisten velvollisuuksien välille. Lahjat ja kestitseminen voivat itsessään olla lahjuksia. Niitä voidaan käyttää laajemmassa lahjontatarkoituksessa tai ne saattavat yksinkertaisesti antaa vaikutelman, että hyväksymme lahjonnan. Lahjat ja kestitykset saattavat heikentää ihmisten uskoa ja luottamusta liiketoimintapäätöksiisi, horjuttaa heidän uskoaan ja luottamustaan yritysjohtoon ja yritykseemme tai tuntua epäoikeudenmukaisilta muita sidosryhmiä kohtaan. Ohje: Periaatteessa arvoltaan nimellisten lahjojen tai liikesuhteen edistämiseksi järjestetyn kohtuullisen kestityksen vastaanottamisessa tai antamisessa ei ole mitään väärää, kun tarkoituksena on parantaa Borealiksen imagoa, tuoda tuotteemme ja palvelumme paremmin esille ja muodostaa hyviä liikesuhteita. Rajanveto hyväksyttävän ja ei-hyväksyttävän välille edellyttää jokaiselta borealislaiselta kohtuutta ja hyvää harkintakykyä. Sellaisen lahjan tai kestityksen vastaanottaminen tai tarjoaminen, joka arvostaan riippumatta saa vastaanottajan tuntemaan itsensä velvoitetuksi aloittamaan liikesuhteen tai jatkamaan sitä, on kiellettyä ja eettisten periaatteidemme (Borealis Ethics Policy) vastaista. Sama koskee myös lahjoja tai kestitystä, joita voidaan pitää yrityksenä saada vastaanottaja tuntemaan itsensä velvoitetuksi. Arvoltaan nimellisten myynninedistämistuotteiden antaminen ja vastaanottaminen on sallittua. Lahjojen tai kestityksen antamisessa tai vastaanottamisessa on noudatettava seuraavaa menettelytapaa: Borealiksen henkilöstö voi tarjota tai vastaanottaa minkä tahansa lahjan, kunhan yksittäisen lahjan tai kahdentoista kuukauden ajanjakson aikana vastaanotettujen lahjojen yhteenlaskettu arvo ei ylitä 100:aa euroa yhtä henkilöä kohden samalta yritykseltä. Jos summaa ei ylitetä, lahjaa ei tarvitse kirjata lahja- ja kestitysrekisteriin (Gift and Hospitality Register). Näin ollen kaikki saman organisaation eri henkilöiltä saadut lahjat tulee laskea yhteen. Jos joku henkilöstön jäsenistä saa kahdentoista kuukauden aikana esimerkiksi kolme 50 euron arvoista lahjaa saman asiakasyrityksen eri työntekijöiltä, kiintiö ylittyy 50 eurolla. Tällaisessa tapauksessa vastaanottajan tulee rekisteröidä kaikki kolme lahjaa lahja- ja kestitysrekisteriin (Gift and Hospitality Register), koska kokonaismäärä ylittää 100 euron summan 12 kuukauden ajalta. Jos kolmas osapuoli, kuten tavarantoimittaja tai asiakas, lahjoittaa useita lahjoja monelle Borealiksen henkilölle, toiminta saattaa rikkoa eettisiä periaatteitamme (Borealis Ethics Policy), koska sitä voidaan pitää yrityksenä velvoittaa Borealis aloittamaan liikesuhde tai jatkamaan sitä. Yli 100 euron arvoisiin lahjoihin tarvitaan konsernin johtoryhmän jäsenen (Executive Vice President) tai johtajan (Vice President) suostumus, ja ne täytyy merkitä huolellisesti lahjojen kirjaamista varten perustettuun lahja- ja kestitysrekisteriin (Gift and Hospitality Register). Kestitystä voidaan tarjota tai vastaanottaa ainoastaan normaalin liiketoiminnan yhteydessä ja sillä edellytyksellä, että kestitys on kohtuullista. Jos et ole varma, voidaanko kestitystä pitää kohtuullisena, hanki hyväksyntä etukäteen asiaankuuluvalta konsernin johtoryhmän jäseneltä (Executive Vice President). Kaikki kestitys, kun kyse ei ole vain tavallisesta vastavuoroisesta liikelounaasta tai illallisesta, vaatii riittävän liiketoimintaan liittyvän asialistan. Kestitystapahtumia (myös liiketapaamisia) järjestettäessä on varmistettava, että sijaintipaikka on kohtuullinen ja asianmukainen (eli vältettävä tyypillisiä lomakohteita, jos niille ei ole maantieteellistä perustelua). Vieraiden matka- tai majoituskuluja ei saa maksaa, jos isännöit tapahtumaa. Jos sinut on kutsuttu vieraaksi, varmista, että Borealis maksaa matkaja majoituskustannukset. Lahjoja ja kestitystä ei saa tarjota julkishallinnon virkamiehille tai hyväksyä heiltä ilman eettisistä säännöistä vastaavan (Ethics Officer) kirjallista ennakkohyväksyntää. Lahjoja annettaessa ja kutsuja lähetettäessä osoita vastaanottajaksi aina organisaatio, ei tiettyä työntekijää. Anna vastaanottavan organisaation päättää, kuka saa lahjan tai osallistuu kestitykseen. Totea jokaisen lahjan ja kutsun yhteydessä luottavasi siihen, että vastaanottava organisaatio hyväksyy lahjan tai kestityksen ainoastaan, jos se on yhdenmukainen vastaanottajan omien lahjojen ja kestitykseen liittyvien periaatteiden kanssa. Lahjat ja kestitys tulee tarjota Borealiksen nimissä, ei omissa nimissäsi. Lahjat ja kestitys on tarjottava avoimesti, ei salassa eikä tavalla, josta voi saada epäsopivuuden vaikutelman. 17
Mikä ei ole hyväksyttävää? Sinä (tai puolestasi toimiva toinen henkilö) et saa koskaan: hyväksyä sellaista tarjottua lahjaa, jolla on arvoa (myöskään kestityksen muodossa), miltään yhtiöltä, joka neuvottelee sopimuksesta tai on sillä hetkellä mukana Borealiksen järjestämässä tarjouskilpailussa, antaa, luvata antaa tai tarjota maksua, lahjaa, kestitystä tai etua sillä odotuksella tai toiveella, että näin vastavuoroisesti saadaan tai annetaan etua, antaa, luvata antaa tai tarjota maksua, lahjaa tai kestitystä julkishallinnon virkamiehelle rutiinitoimintojen mahdollistamiseksi tai nopeuttamiseksi (ns. voitelumaksut), hyväksyä tai pyytää suoraan tai epäsuorasti maksua tai etua kolmannelta osapuolelta, jos tiedät tai epäilet, että maksu tai etu tarjotaan sillä odotuksella, että sillä saadaan ansaitsematonta etua kyseiselle osapuolelle, hyväksyä tai pyytää suoraan tai epäsuorasti lahjaa tai kestitystä kolmannelta osapuolelta, jos tiedät tai epäilet, että lahja tai kestitys tarjotaan tai annetaan sillä odotuksella, että se tuo vastineena ansaitsematonta etua Borealikselle.? Kun annat lahjoja tai kestitystä julkishallinnon virkamiehelle:! Eettisten periaatteiden mukaiset vastavuoroiset ja säännölliset liikelounaat tai illalliskutsut ovat sallittuja. Jos Borealis muutoin kutsuu julkishallinnon virkamiehiä, sen tulee pystyä osoittamaan, että tilaisuudet ovat joko massatapahtumia (ts. kutsujen lähettäminen perustuu kriteereihin, jotka eivät liity julkishallinnon virkamiehiin, eli esim. kutsutaan tietyn alueen 150 suurinta asiakasta/kaikki asiakkaat) tai julkishallinnon virkamiehen osallistuminen tapahtumaan tuo Borealikselle myyntiä edistävää vaikutusta kolmansiin osapuoliin nähden. Lahjonnaksi katsotaan se, jos kutsun avulla edistetään tai kehitetään julkishallinnon virkamiehen (liike) suhdetta Borealiksen kanssa tai jos kutsun avulla edistetään Borealiksen asemaa julkishallinnon virkamieheen nähden. Lisäksi VIP -kutsuja (esim. viihdetilaisuudet tai kiertoajelut), jotka yhdistetään liiketapahtumaan (esim. esitykset, laitosvierailu), voidaan lähettää julkishallinnon virkamiehelle, jos tapahtuman vapaamuotoinen osa selkeästi täydentää liiketapahtumaa. Älä koskaan kutsu julkishallinnon virkamiehiä VIP-tapahtumiin, joista puuttuu selkeästi liiketoiminnallinen yhteys. Julkishallinnon virkamiehiä ja muita vieraita kutsuttaessa on varmistettava, että kaikkia vieraita kohdellaan tasavertaisesti ja että julkishallinnon virkamiehet eivät saa erikoiskohtelua. Pyydä aina kirjallinen ennakkohyväksyntä eettisistä säännöistä vastaavalta (Ethics Officer) sekä muut vaadittavat sisäiset hyväksynnät. Varmista, että kestityksen yksityiskohdat ja myös syy julkishallinnon virkamiehen kutsumiseen dokumentoidaan kattavasti. Avainkysymykset Pohdi lahjojen ja kestityksen yhteydessä aina seuraavia kysymyksiä: Vaikuttaako lahja tai kestitys omaan objektiivisuuteeni tai lahjan tai kestityksen vastaanottajan objektiivisuuteen? Voivatko muut olettaa sen vaikuttavan? Vaarantuisiko oma puolueettomuuteni tai lahjan tai kestityksen vastaanottajan puolueettomuus? Näyttäisikö puolueettomuus vaarantuvan muiden mielestä? Onko kestityksen tarkoitus henkilökohtainen ennemmin kuin liiketoimintaan liittyvä? Ovatko liikekeskustelut osa tilaisuutta vai keskustellaanko liikeasioista vain hyvin rajoitetusti? Voidaanko lahja tai kestitys katsoa ainutlaatuiseksi tai poikkeukselliseksi? Olisiko minusta hankalaa tai noloa kertoa lahjasta tai kestityksestä muille borealislaisille tai kolmansille osapuolille? Onko lahjan tai kestityksen arvo yli 100 euroa/henkilö/ sama yritys viimeisen kahdentoista kuukauden aikana? Jos vastasit kyllä tai ehkä johonkin yllä mainituista kysymyksistä, kyseisten lahjojen tai kestityksen vastaanottaminen tai tarjoaminen on todennäköisesti eettisten periaatteidemme (Borealis Ethics Policy) vastaista. Sama koskee myös tapauksia, joissa ulkopuoliset tahot saattaisivat vastata kyllä tai ehkä. Jos olet epävarma, kysy neuvoa esimieheltäsi. 18 It s a Question of Ethics
Lahjojen ja kestitsemisen varoitusliput Lahjaa, kestitystä tai mitään arvokasta ei saa tarjota, antaa tai vastaanottaa, jos: lahja tai keskitys rikkoo lakeja tai säännöksiä kyseessä on käteinen raha tai siihen verrattavissa oleva lahja (kuten lahjakortti, laina, osakkeita tai osakeoptioita) lahjassa tai kestityksessä on kyse vastapalveluksesta eli sopimuksesta, jossa vastaanottajalta edellytetään jotain vastapalveluksena (vaikka lahja tai kestitys olisi arvoltaan vaatimaton tai alle 100 euroa) kyseessä on luonteeltaan seksuaalinen tai muuten Borealiksen Arvostaa-arvon vastainen lahja tai kestitys lahja tai kestitys on Borealiksen tai vastaanottajan organisaation periaatteiden vastainen annettavaa lahjaa tai kestitystä ei kirjata asianmukaisesti Borealiksen kirjanpitoon (mikä jo itsessään voi aiheuttaa muita lakiin perustuvia tai eettisiä ongelmatilanteita) 6.4 Eturistiriidat Toimialan-, tekniset tai muut ammatilliset yhdistykset: Toimialan-, teknisillä- ja muilla ammatillisilla yhdistyksillä on usein rakentavat ja oikeutetut tavoitteet, joita Borealiskin tukee. Yhdistysten toimintaan osallistuminen saattaa kuitenkin joskus aiheuttaa eturistiriitoja tai jopa lakiin perustuvia ongelmia esimerkiksi kilpailulainsäädäntöön liittyen. Yhdistystoiminnasta syntyvistä eturistiriitatilanteista on aina välittömästi keskusteltava lähimmän esimiehen ja/tai lakiasiainjohtajan (General Counsel) kanssa. Tilanne: Eturistiriidassa on kyse tilanteesta, jossa kaksi tai useampi kilpaileva intressi ovat ristiriidassa ja heikentävät kykyä tehdä objektiivisia ja puolueettomia päätöksiä. Eturistiriitoja syntyy liike-elämässä tyypillisesti silloin kun henkilön tai hänen lähiomaistensa henkilökohtaisetedut ovat ristiriidassa yrityksen etujen kanssa. Eturistiriitatilanteessa tehtyjen liiketoimintapäätösten laatu ja päätösten tekijän rehellisyys voidaan kyseenalaistaa. Eturistiriita voi tarkoittaa myös yhtiön työajan/resurssien käyttöä ulkoisiin sitoumuksiin (muihin kuin niihin, joita Borealis on pyytänyt sinua tekemään) joko valmistelemalla työtä tai osallistumalla tapahtumiin kuten työskentelyyn eri organisaatioissa ja yhteisöissä (työntekijäyhdistykset, elinkeinoyhdistykset jne.), luentojen pitämiseen kouluissa ja yliopistoissa, tai ulkoisissa seminaareissa esiintymiseen, tai muuhun tähän verrattavaan toimintaan. Ohje: Eturistiriitoja tulee yleisesti ottaen välttää, tai jos niiden välttäminen on mahdotonta, tilanteessa on toimittava huolellisesti. Kaikista eturistiriidoista on ilmoitettava esimiehelle, niistä on keskusteltava avoimesti ja viivyttelemättä ja niistä on myös laadittava kirjallinen selvitys mahdollista tulevaa tarvetta varten. Odotamme jokaisen borealislaisen hoitavan Borealiksen liiketoimia huolellisesti ja toimivan mahdollisessa eturistiriitatilanteessa avoimesti ja rehdisti. Eturistiriitoja voi syntyä liiketoimista sukulaisten kanssa (rekrytointi mukaan lukien), työskentelystä ja toiminnasta Borealiksen ulkopuolella, investoinneista ja tavarantoimittajien kanssa tehdyistä yksityisistä järjestelyistä. Alla on joukko avainkysymyksiä, jotka auttavat päättelemään, syntyykö jostain tietystä tilanteesta eturistiriita. Tässä osiossa käsitellään myös sääntöjä, jotka koskevat niitä Borealiksen työntekijöitä, jotka toimivat tai joita on pyydetty toisen yrityksen hallituksen jäseneksi. Avainkysymykset Pohtiessasi, saattaako tietty tilanne aiheuttaa eturistiriidan, kysy itseltäsi seuraavat avainkysymykset: Saattaisiko tilanne muiden borealislaisten tai ulkopuolisten tahojen mielestä vaikuttaa tapaan, jolla hoidan tehtäväni Borealiksessa? Hyödynkö itse tai hyötyykö perheeni jotenkin suhteesta, joka minulla on Borealiksen kanssa liiketoimintaa harjoittavaan kolmanteen osapuoleen tai päinvastoin? Voisiko tilanne vaikuttaa Borealiksen palveluksessa tekemiini päätöksiin? Olisiko minusta kiusallista, jos joku borealislaisista tietäisi tilanteesta? Miltä tilanne näyttäisi Borealiksen ulkopuolisen tahon silmin? Voisiko se saada esimerkiksi Borealiksen muun asiakkaan tai tavarantoimittajan pohtimaan, onko heitä kohdeltu oikeudenmukaisesti? 19
Jos vastasit kyllä tai ehkä johonkin yllä mainituista kysymyksistä, kyseisessä tilanteessa vallitsee eturistiriita. Sama koskee myös tapauksia, joissa ulkopuoliset tahot saattaisivat vastata kyllä tai ehkä. Hallituksen jäsenyys toisessa yrityksessä Borealiksen henkilöstön jäseniä pyydetään aina joskus toisen yrityksen hallitukseen, ja tilanne saattaa merkitä kyseiselle henkilölle mielenkiintoista kehitysmahdollisuutta. Toisen yrityksen hallituksen jäsenyydestä saattaa kuitenkin joskus syntyä eturistiriitoja tai lakiin perustuvia ongelmia, tai jäsenyys saattaa heikentää henkilön työsuoritusta Borealiksessa. Mahdollisesta toisen yrityksen hallituksen jäsenyydestä on aina keskusteltava konsernin johtoryhmän jäsenen (Executive Vice President) kanssa ja konsernin toimitusjohtajan (Chief Executive) on hyväksyttävä jäsenyys ennen kuin henkilö voi ottaa sen vastaan. Esimerkiksi tehtävän edellyttämä sitoutuminen ja siihen liittyvät palkkiot otetaan huomioon hyväksynnästä päätettäessä. Eettisistä periaatteista vastuussa oleva (Ethics Officer) ylläpitää rekisteriä henkilöstön hallitusjäsenyyksistä. Jäsenyyden hyväksynnän jälkeen henkilö saa pitää kaikki hallitusjäsenyydestä maksetut palkkiot ja/tai kulukorvaukset, mutta niistä on toimitettava vuosittain selvitys eettisistä periaatteista vastuussa olevalle (Ethics Officer). Jäsenyys Borealiksen kanssa kilpailevan yrityksen hallituksessa aiheuttaa vakavan eturistiriidan ja on siksi kielletty. Osallistuessasi hallitustoimintaan Borealiksen ulkopuolella, varmista aina ensin, etteivät kyseisen toiminnan asettamat aikavaatimukset heikennä kykyäsi suoriutua velvollisuuksistasi Borealiksessa. Ulkopuolisen yrityksen hallituksen jäsenenä tai muussa toiminnassa ei saa käyttää Borealiksen omaisuutta tai muita resursseja, eikä Borealiksen palveluksessa saatuja Borealiksen sisäisiä tietoja saa käyttää ulkopuolisten yritysten hyödyksi. Ulkoiset sitoumukset Samalla tavoin kuin toisen yhtiön hallituksessa toimittaessa (katso edellä), mahdollisista ulkoisista sitoumuksista on keskusteltava avoimesti asianmukaisen konsernin johtoryhmän jäsenen (Executive Vice President) kanssa etukäteen. Tällaisia ulkoisia sitoumuksia ovat esimerkiksi luentojen pitäminen ja seminaariesitelmät. Ulkoiseen sitoumukseen haetaan vielä konsernin toimitusjohtajan (Chief Executive) lupa. Kun se on saatu, työntekijä saa pitää itsellään kaikki asiaan liittyvät palkkiot ja/tai kulukorvaukset. Kaikki tällaiset summat tulee kuitenkin ilmoittaa eettisistä säännöistä vastaavalle (Ethics Officer) vuosittain. Toisin sanoen, hyväksyntä vaaditaan aina, kun: Ulkoinen sitoumus ei kuulu Borealiksen työtehtävän normaaliin suorittamiseen ja se vaatisi esityötä työajan aikana (edellyttää lähimmän esimiehen hyväksyntää) Ulkoisesta sitoumuksesta saa palkkion tai kulukorvauksen ulkoiselta taholta (vaaditaan hyväksyntä asianmukaiselta konsernin johtoryhmän jäseneltä (Executive Vice President) ja lopullinen hyväksyntä konsernin toimitusjohtajalta (Chief Executive) Tämän lisäksi molemmissa tapauksissa vaaditaan vuosittainen ilmoitus eettisistä säännöistä vastaavalle (Ethics Officer). Borealiksen IT-järjestelmät Kaikki Borealiksen IT&S-osaston toimittamat ja/tai huoltamat järjestelmät ja sovellukset (sisäiset tai ulkoistetut) ovat liiketoimintamme kannalta ensiarvoisen tärkeitä. Siksi jokaisen borealislaisen on varmistettava, että he käyttävät Borealiksen tietojärjestelmiä ja sovelluksia Borealiksen tietojärjestelmien käyttöoikeuksia ja käyttöä koskevien periaatteiden mukaisesti. Näissä periaatteissa luetellaan ne vastuut ja ehdot, joiden nojalla käyttäjille annetaan pääsy Borealiksen tietojärjestelmiin, sekä opastetaan tietojärjestelmien oikeaan käyttöön. 6.5 Yrityksen omaisuuden käyttö Tilanne: Yrityksen aineellisen ja aineettoman omaisuuden tarkoitus on auttaa henkilöstöä liiketoimintatavoitteiden saavuttamisessa. Yrityksen omaisuuden vahingoittaminen, väärinkäyttö ja tuhlaaminen vahingoittaa meitä kaikkia ja vaikuttaa sekä Borealiksen toiminnalliseen että taloudelliseen tulokseen. Ohje: Yrityksen omaisuutta tulee käyttää pääasiassa yrityksen varsinaisiin liiketoimintatarkoituksiin. Henkilöstö saa hyödyntää yrityksen omaisuutta, kuten kopiokonetta, puhelinta tai sähköpostia, henkilökohtaisessa käytössä ajoittain. Käytön edellytyksenä on, että kulut eivät kasva mitattavassa määrin, omaisuuden käyttö ei häiritse muita borealislaisia ja käytössä noudatetaan Borealiksen muita periaatteita (esimerkiksi Borealiksen tietojärjestelmien käyttöoikeuksia ja käyttöä koskevia periaatteita Borealis Group IT System Access and Use Policy).! 20 It s a Question of Ethics
Jokaisella borealislaisella on vastuu suojella Borealiksen omaisuutta. Jokaisen borealislaisen on toimittava huolellisesti ja, harkiten sekä varmistettava, että omaisuuttamme ei hukata, vahingoiteta, käytetä väärin tai tuhlata. Yrityksen omaisuutta ei myöskään saa lainata, siirtää, myydä tai lahjoittaa muille ilman lupaa. Jos olet epävarma, sovella yksinkertaista sääntöä: Suojele Borealiksen omaisuutta niin kuin suojelisit omaa omaisuuttasi. Yrityksen omaisuutta ei saa käyttää henkilökohtaisen edun tavoittelemiseen tai henkilökohtaisiin liiketoimiin. Yrityksen varoja ei myöskään saa luovuttaa kenenkään sellaisen henkilön käyttöön, joka ei ole Borealiksen palveluksessa tai jota Borealis ei ole valtuuttanut. 6.6 Luottamuksellisen tiedon turvaaminen Tilanne: Tietyt luottamukselliset tiedot ovat edellytys yrityksen menestymiselle markkinoilla, joilla kilpailu on kovaa. Luottamuksellisten tietojen virheellinen tai luvaton käyttö tai käsittely vahingoittaa liiketoimintaa ja saattaa vaikuttaa yrityksen toiminnalliseen ja taloudelliseen tulokseen. Lainsäädäntö suojelee luottamuksellisia tietoja niin, että muut eivät saa käyttää tai käsitellä niitä. Ohje: Samalla kun pyrimme edistämään tiedonjakamista ja ilmaisunvapautta, luottamuksellisten tietojemme arvostaminen ja suojeleminen on meille ensiarvoisen tärkeää. Kaikkien borealislaisten on pyrittävä turvaamaan tietojen luottamuksellisuus tarvittavin keinoin ja arvostettava toisille kuuluvia tietoja. Noudatamme kaikkia luottamuksellisten tietojen suojelemisessa sovellettavia lakeja. Näihin lukeutuvat mm. kansainväliseen ihmisoikeussopimukseen sisältyvät henkilökohtaisten tietojen suojelua ja yksityisyydensuojaa koskevat lait.alla selvennetään, minkälaiset tiedot luokitellaan luottamuksellisiksi ja miten luottamuksellisten tietojen turvaamiseksi on toimittava. Toimi aina näin Turvaa tietojen luottamuksellisuus noudattamalla seuraavia ohjeita: Älä paljasta luottamuksellisia tietoja kuin sellaisille henkilöille, joilla on kyseisiin tietoihin todellinen ja Borealiksen etuja ajava tarve. Sovella samaa periaatetta myös Borealiksen muuhun henkilöstöön, paitsi jos työtehtävien suorittaminen edellyttää kyseisten tietojen hallussapitoa. Estä luottamuksellisten tietojen paljastaminen Borealiksen ulkopuolisille kolmansille osapuolille, myös perheenjäsenille. Luottamuksellisten tietojen paljastaminen kolmansille osapuolille edellyttää aina Borealiksen myöntämän luvan, ja tietojen vastaanottajan on allekirjoitettava asiaankuuluva salassapitosopimus. Älä jätä luottamuksellisia tietoja paikkoihin, missä muut ihmiset saattavat lukea niitä. Älä keskustele luottamuksellisista tiedoista tai työskentele niiden parissa yleisellä paikalla, missä muut saattavat kuulla keskustelusi tai tiedot voivat vaarantua. Älä paljasta entisen työnantajasi luottamuksellisia tietoja ilman kyseisen työnantajan lupaa. Lisätietoja löydät Borealiksen ja kolmansien osapuolten tieto- ja yksityisyydensuojaa käsittelevistä periaatteista. Mitkä tiedot ovat luottamuksellisia? Luottamuksellisiin tietoihin lukeutuvat mm. seuraavat tiedot: Liikesalaisuudet ja tieto-taito Olemassa olevat tai potentiaaliset patentit, tekijänoikeudet ja tavaramerkit Liikeideat, prosessit, suunnitelmat ja ehdotukset Kapasiteetteihin ja tuotantoon liittyvät tiedot Markkinointi- tai myyntiennusteet ja -strategiat Asiakastiedot Hinnastot Liiketoimintastrategiat Rakennussuunnitelmat Tavarantoimittajia koskevat tiedot Liiketoiminnalliset tavoitteet Teknologioita sekä tutkimus- ja kehitystyötä koskevat tiedot Henkilöstörekisterit mukaan lukien esimerkiksi työsuhteisiin, terveyteen, opintoihin ja koulutukseen liittyvät tiedot 6.7 Poliittinen sitoutuneisuus ja lahjoitukset Tilanne: Borealis on kansainvälisenä yrityksenä osa yhteiskuntaa kaikkialla, missä yrityksellämme on toimintaa. Politiikka on yhteiskunnassa tärkeässä roolissa sekä yritysten että yksilöiden kannalta. Borealiksen etuja turvataksemme ja edistääksemme meidän on joskus välttämätöntä osallistua yrityksellemme tärkeistä aiheista käytäviin keskusteluihin.? 21
Ohje: Emme ole poliittinen organisaatio. Politiikassa näyttämöllä saatetaan aika ajoin käsitellä aiheita, jotka ovat yrityksellemme aidosti tärkeitä. Saamme osallistua asiasta käytävään keskusteluun turvataksemme yrityksemme edut. Kaikki viralliset lausunnot on hyväksytettävä konsernin toimitusjohtajalla (Chief Executive). Nämä lausunnot on tarkoitettu niiden borealislaisten käyttöön, jotka edustavat Borealista asiaankuuluvissa keskusteluissa. Se, että Borealis ei ole poliittinen organisaatio, tarkoittaa myös sitä, että me emme anna minkäänlaista rahallista tai muutakaan tukea poliittisille ehdokkaille, puolueille tai organisaatioille, jotka pyrkivät ajamaan poliittisten puolueiden tai poliittisten ideologioiden etua. Henkilökohtaisessa ominaisuudessa Borealiksen henkilöstö voi vapaasti osallistua yhteiskunnalliseen, valtiolliseen ja kunnalliseen toimintaan. 6.8 Ihmisoikeusstandardien soveltaminen liiketoimintaamme Tilanne: Ihmisoikeuksien yleismaailmallinen julistus ( UDHR ) ja taloudellisten, sosiaalisten, kulttuuristen, yhteiskunnallisten ja poliittisten oikeuksien yleissopimus (TSS-sopimus) muodostavat yhdessä kansainvälisen ihmisoikeussopimuksen, jonka määrittelemät oikeudet suurin osa maista on tunnustanut vuodesta 1993. Nämä ihmisten kohteluun liittyvät ja maailmanlaajuisesti hyväksytyt standardit muodostavat perustan yleisille ja kansainvälisille odotuksille. Ohje: Pyrimme lisäämään ihmisoikeuskysymyksiin liittyvää tietoisuutta koko organisaatiossamme eri puolilla maailmaa. Suhtaudumme vakavasti kaikkiin väitteisiin, jotka koskevat Borealiksen vaikutuspiirissä esiintyviin ihmisoikeuksien soveltamisen puutteellisuuteen tai Borealiksen mahdollista osallisuutta ihmisoikeusrikkomuksiin. Suhteemme henkilöstöömme ja sidosryhmiimme perustuu yksilön arvon kunnioittamiseen ja kaikkien oikeudenmukaiseen kohteluun. Arvostamme henkilöstössämme esiintyvää erilaisuutta. Takaamme kaikille yhtäläiset mahdollisuudet, emmekä syrji rekrytoinnissa tai urakehityksessä ketään rodun, uskonnon, kansalaisuuden, ihonvärin, sukupuolen, seksuaalisen suuntautumisen, iän, siviilisäädyn tai vamman perusteella, jolla ei ole merkitystä kyseisen työn kannalta. Seksuaalinen häirintä työpaikalla määritellään epätoivottavaksi, seksuaalisluonteiseksi käyttäytymiseksi työpaikalla tai työhön liittyen, joka asianomaisen perustellun näkemyksen mukaan täyttää jonkin näistä ehdoista: a) sitä käytetään perusteena päätökselle, joka vaikuttaa kyseisen henkilön työsuhteeseen tai ammatilliseen tilanteeseen, tai b) se luo pelottavan, vihamielisen tai nöyryyttävän työympäristön kyseiselle henkilölle. Seksuaalinen häirintä on käyttäytymistä, joka on kohteena olevan henkilön kannalta ei-toivottua ja epämiellyttävää. Häirintä saattaa olla hienovaraista, manipuloivaa eikä aina silminnähtävää. Häirinnällä ei viitata sosiaalisesti hyväksyttävänä pidettäviin ajoittaisiin kohteliaisuuksiin. Häirintä viittaa toimintaan, joka ei ole tervetullutta ja on henkilökohtaisesti loukkaavaa. Borealis ei suvaitse henkilöstöönsä kohdistuvaa seksuaalista, fyysistä tai psykologista häirintää. Jokaisen borealislaisen odotetaan kohtelevan toisiaan rehdisti ja huomaavaisesti. Tyrannisointia ja halventavaa kohtelua ei suvaita. Borealis ylläpitää oikeudenmukaista palkitsemisjärjestelmää kaikkialla, missä toimii. Emme hyväksy lapsi- tai pakkotyövoiman käyttöä missään toiminnoissamme ja edistämme samoja periaatteita myös yhteistyökumppaneidemme ja tavarantoimittajiemme keskuudessa. Huolehdimme henkilöstömme ja sidosryhmiemme yksityisyydensuojasta. Henkilöstöämme ja muita sidosryhmiämme koskevat tiedot pidetään luottamuksellisina, eikä niitä käytetä ilman lupaa muuten kuin sellaisissa tilanteissa, joissa laki niin edellyttää. Tiedotamme sidosryhmille tietojen säilyttämisen syistä, tietoihin käsiksi pääsystä ja muuttamisesta sekä siitä, että tietoja käytetään vain mainittuihin tarkoituksiin. Kunnioitamme henkilöstömme yhdistymisvapautta ja oikeutta yhteisiin työehtosopimusneuvotteluihin aina sen maan lakien tai käytäntöjen mukaan, missä toimimme. Borealis pitää henkilöstönsä terveyttä ja turvallisuutta erittäin tärkeänä. Lisätietoja saat osoitteesta www.ohchr.org. 22 It s a Question of Ethics
Ympäristöstä huolehtiminen Päästöt ilmaan, maaperään ja vesistöihin sekä haju ja melu voivat aiheuttaa ongelmia naapureillemme ja ympäristölle laajemmassa mittakaavassa. Liialliset päästöt voivat myös vahingoittaa Borealiksen mainetta ja vaikuttaa kielteisesti toimilupiimme. Hyvä jätehuolto ja materiaalivarojen ja energian huolellinen hyödyntäminen on järkevää sekä ympäristön että taloudellisuuden kannalta. Borealiksen tavoitteena on: Hyödyntää materiaaleja tehokkaasti Minimoida energian- ja vedenkulutus Minimoida jätteiden määrä Huolehtia syntyvästä jätteestä ympäristön kannalta järkevällä tavalla Minimoida päästöt ilmaan, maahan ja vesistöihin Minimoida haju- ja meluhaitat Edistää muovijätteiden järkevää käsittelyä yleisesti sekä Minimoida kemikaalien ympäristö- ja terveysriskit 6.9 Vastuumme ympäristöstä Tilanne: Globalisaation ja ympäristöä kohtaavien haasteiden saaman lisääntyneen kansainvälisen huomion myötä yritykset on haastettu muuttumaan ongelmalähteistä niiden ratkaisijoiksi. Olemme sitoutuneet vastaamaan tähän haasteeseen ja jatkavan toimintojemme ja tuotteidemme ympäristöystävällistä kehittämistä niiden koko elinkaaren ajan naapureidemme, henkilöstömme, asiakkaidemme, tavarantoimittajiemme, liiketoimintakumppaneidemme ja viime kädessä muovituotteiden loppukäyttäjien eduksi. Ohje: Osana sitoumustamme toimia vastuuntuntoisesti ja välittäen (Responsible Care ) pyrimme johtavaksi yritykseksi toimintojemme ja tuotteidemme ympäristöystävällisyydessä koko niiden elinkaaren ajan. Tämän pyrkimyksemme pitäisi heijastua jokaisen yksittäisen borealislaisen teoissa ja päätöksissä. Jokaisella borealislaisella on velvollisuus toimia joko suoraan tai epäsuorasti ilmoittamalla esimiehelle aina kun näyttää siltä, että ympäristöön, lakiin tai säännöksiin liittyviä periaatteita on rikottu. Tämä merkitsee esimerkiksi kertomista vuodoista, päästöistä, hajuista, melusta,! epäasianmukaisestä jätteidenkäsittelystä, energian väärinkäytöstä tai estämällä tällaiset tilanteet tai toimet ennakolta. Koska ympäristöasioiden kunnioittaminen on asennekysymys, rohkaisemme henkilöstöämme arvostamaan ympäristöä kaikessa toiminnassaan niin Borealiksen tiloissa kuin ollessaan komennuksella Borealiksen ulkopuolella. Tätä asennetta kuvaavat esimerkit voivat olla hyvinkin erilaisia, kuten kierrätysohjelmien ja ruokajätteiden erottelun toteuttaminen ruokaloissa tai matkustamisen minimointi sekä mahdollisimman paljon energiaa säästävien valintojen tekemistä. Jokaisen borealislaisen täytyy noudattaa työssään Borealiksen toimintaperiaatteita, standardeja, ohjeitaja menettelytapoja. Ympäristönäkökulmat on otettava huomioon monissa liiketoimintaamme liittyvissä toiminnoissa, kuten tutkimus- ja kehitystyössä, hankinnoissa, myynnissä ja markkinoinnissa sekä lisäksi tehtaidemme ja toimitilojemme käytössä. Tämä tarkoittaa, että Borealiksen tuotekehittelijöiden ja prosessiinsinöörien täytyy pyrkiä suunnitelmissaan minimoimaan luonnonvarojen, kuten energian ja veden kulutus ja harkita uusiutuvien vaihtoehtojen käyttöä. Tämä merkitsee myös sitä, että tuotteidemme kehityksestä vastaavat henkilöt välttävät mahdollisuuksien mukaan asianomaisten viranomaisten luetteloimia haitallisia aineita ja että logistiikkainsinöörimme minimoivat pakkausmateriaalien kulutuksen ja arvioivat vaihtoehtoisia kuljetustapoja. On myös tärkeää, että borealislaiset edustavat yritystämme kansallisissa kierrätysaloitteissa, joiden puitteissa tuotteillemme pyritään kehittämään parhaat mahdolliset ratkaisut niiden elinkaaren päättymisen jälkeiselle ajalle. Meillä kaikilla on vastuu noudattaa ympäristösäännöksiä ja -lupia. Ympäristöasioiden hoitamista koskevia lisätietoja löydät Borealiksen Responsible Care ohjelmasta. 6.10 Muut kysymykset 6.10.1 Borealiksen nimissä toimivat agentit, edustajat, neuvonantajat, konsultit ja muut kolmannet osapuolet Jokaisen yrityksen, organisaation tai henkilön, joka toimii Borealiksen nimissä, odotetaan harjoittavan liiketoimiaan Borealiksen eettisten periaatteiden (Borealis Ethics Policy) mukaisesti. Sama koskee myös niitä yrityksiä, organisaatioita ja henkilöitä, joiden voidaan olettaa toimivan Borealiksen nimissä. Eettisten periaatteiden (Borealis Ethics Policy) noudattamisvelvollisuus tulee mahdollisuuksien mukaan liittää kolmansien osapuolten kanssa solmittuihin sopimuksiin. 23
6.10.2 Osake- ja arvopaperikaupan menettelytavat Tilanne: Borealiksella on Wienin pörssiin listattuja arvopapereita ja tämän vuoksi sen tulee noudattaa Itävallan arvopaperikauppalakeja. Osake- ja arvopaperikaupan menettelytapaohjeen (Issuer Compliance Procedure) avulla haluamme varmistaa, että kaikki arvopapereiden haltijat saavat tasapuolista kohtelua, ja haluamme estää organisaatiossamme olevia ihmisiä hyödyntämästä tietoja, jotka eivät ole julkisesti saatavilla. Luottamuksellisuusvaatimusten avulla pyrimme varmistamaan sisäpiiritietojen ja muiden arkaluonteisten tietojen luottamuksellisuuden ja estämään niiden väärinkäytön kaikissa Borealiksen yhtiöissä ja projekteissa. Koulutuksen avulla varmistetaan, että Borealiksen laillisia ja sisäisiä sisäpiiritietoja ja sisäpiirikauppaa koskevia määräyksiä noudatetaan, niiden noudattamista valvotaan ja mahdollisiin rikkomuksiin reagoidaan asianmukaisella tavalla. Ohje: Sinun on aina pidettävä Borealiksen työsuhteen aikana saamasi arkaluonteiset tiedot luottamuksellisina. Jos haluat ostaa tai myydä Borealiksen liikkeelle laskemia arvopapereita, sinun on aina noudatettava pörssikauppaa koskevia rajoituksia ja säännöksiä, jotka on kerrottu osakeja arvopaperikaupan menettelytapaohjeessa (Issuer Compliance Procedure). Rikkomusten seuraamukset Arvopaperilakien rikkominen altistaa työntekijän: Vakaville rikos- ja siviilioikeudellisille rangaistuksille, joihin sisältyvät henkilökohtaiset sakot ja vankilatuomiot, Mahdollisuudelle, että kolmas osapuoli haastaa hänet oikeuteen vahingoista, joita sille on aiheutunut työntekijän aiheuttaman sisäpiiritietojen väärinkäytön vuoksi, Vakaville kurinpidollisille toimenpiteille. Lisäksi sisäpiiritietojen väärinkäyttö voi tuoda negatiivista julkisuutta Borealikselle ja vahingoittaa vakavasti mainettamme. Katso lisätietoja osake- ja arvopaperikaupan menettelytapaohjeesta (Issuer Compliance Procedure). Jos et ole varma, onko jokin tietty tieto sisäpiiritietoa tai rikkooko jokin toiminta arvopaperikauppalakeja ja/tai liikkeellelaskijan menettelytapaa, ota välittömästi yhteyttä osake- ja arvopaperilakien noudattamisesta vastaavaan henkilöön (Compliance Officer) Borealiksessa. 6.10.3 Osake- ja muu arvopaperikauppa Borealiksen työntekijät saattavat saada työnsä kautta tietoonsa esim. asiakas- tai tavarantoimittajayrityksiä koskevia arkaluontoisia tietoja. Jokaisen borealislaisen on noudatettava sisäpiiritietoon perustuvan osakekaupan kieltäviä lakeja ja säännöksiä. Sisäpiirikaupat on kielletty lailla monissa maissa, joissa Borealis harjoittaa liiketoimintaa. Jos suunnittelet ostavasi tai myyväsi asiakas- tai toimittajayrityksen osakkeita tai muita arvopapereita, suosittelemme, että keskustelet ensin asiasta oman lakimiehesi kanssa. 6.10.4 Vientirajoitukset Monen maan lait kieltävät tiettyjen hyödykkeiden, ohjelmistojen, teknologioiden tai muiden tavaroiden viennin (tai jopa rajan yli kuljettamisen) joihinkin muihin maihin. Jos työskentelet alueella, jota kyseinen lainsäädäntö saattaa koskea, varmista aina ensin lakiasiainosastolta (Legal Department), rikkoisiko Borealis jotain sovellettavaa lakia toteuttaessaan tietyn sopimuksen. 6.10.5 Julkishallinnon työntekijöiden tai virkamiesten palkkaaminen kiellettyä Julkishallinnon työntekijää tai virkamiestä ei saa koskaan palkata suorittamaan tehtäviä, jotka ovat ristiriidassa tai liittyvät millään tavoin kyseisen työntekijän tai virkamiehen virallisiin tehtäviin tai velvollisuuksiin tai kyseisen henkilön työnantajana toimivan organisaation tehtäviin tai velvollisuuksiin. 6.10.6 Julkishallinnon työntekijän tai virkamiehen palkkaaminen sallittua Borealis voi palkata julkishallinnon työntekijän tai virkamiehen sillä edellytyksellä, että kyseisen henkilön suorittamilla palveluilla on todellinen liiketoiminnallinen tarkoitus, että ne ovat laillisia siinä maassa, missä ne suoritetaan, eivätkä ne liity millään tavoin kyseisen työntekijän tai viranomaisen virallisiin tehtäviin tai velvollisuuksiin. Sama koskee myös julkishallinnon entisiä työntekijöitä, silloin kun suoritettavat palvelut liittyvät suoranaisesti henkilön entisessä virassaan suorittamiin tai valvomiin toimintoihin. Lakiasiainosastolta on pyydettävä neuvoja ennen nykyisten tai aiempien julkishallinnon työntekijöiden tai virkamiesten palkkaamista. 24 It s a Question of Ethics
7. Kysymyksiä ja vastauksia Meillä on bonussopimus erään tärkeän K1asiakkaamme kanssa. Asiakkaan toimitusjohtaja pyysi, että bonus maksetaan kolmannelle osapuolelle. Koska bonus maksetaan joka tapauksessa, onko väliä kenelle se maksetaan? Kyllä on, koska kyseessä ei olisi Borealiksen V1asiakas. Lain näkökulmasta raha ei menisi bonukseen oikeutetulle yritykselle. Tilanteen taustalla voi olla täysin hyväksyttävät kaupalliset syyt, mutta meidän on oltava varmoja, että maksut ovat laillisia. Joissain tapauksissa maksu voidaan suorittaa esimerkiksi emotai tytäryhtiöille. Edellytämme kuitenkin, että asiakkaan ja bonusmaksun vastaanottajan välillä on selvä liiketoiminnallinen ja hyväksyttävä suhde. Muistathan että kaikki kolmannelle osapuolelle tehdyt bonusmaksut vaativat konsernin johtoryhmän jäsenen (Executive Vice President) hyväksynnän? Minulle kerrottiin, että voisin palkata konsultin K2auttamaan vieraan maan hallitukselta tarvittavien lupien saamisessa. Konsultti pyysi suurta etumaksua ja sanoi käyttävänsä rahat prosessin nopeuttamiseen. Koska emme tiedä varmasti minne rahat menevät, onko meidän oltava asiasta huolissamme? 25