Valtakunnallisen Memornet tohtoriohjelman toimintakäsikirja

Valtakunnallisen Memornet tohtoriohjelman toimintakäsikirja

Sisältö Toimintakäsikirjan idea 1. Memornet tohtoriohjelman toiminta ajatus ja tavoitteet 3 2. Opiskelijaksi hakeminen 2.1 Hakemuksen laatiminen 2.2 Opiskelijoiden valinta 2.3 Varsinaiset opiskelijat, liitännäisjäsenet ja varajäsenet 3. Opiskelijana Memornet tohtoriohjelmassa 6 3.1 Opiskelijan oikeudet ja velvollisuudet 3.2 Työsuhteen periaatteet 4. Väitöstutkimustyö ja sitä tukeva opetus 7 4.1 Ohjauskäytännöt 4.2. Memornetin järjestämä koulutus 4.3 Muiden organisaatioiden järjestämä koulutus 5. Työ ja koulutusmatkat 9 5.1 Matkasuunnitelmat 5.2 Matkalaskut 5.3 Kansainvälisten konferenssien ja tutkijavierailujen tukeminen 6. Raportointi ja arviointi 11

Toimintakäsikirjan idea Tähän toimintakäsikirjaan on koottu valtakunnallisen muistifunktioiden tohtoriohjelman Memornetin opiskelijaksi hakeville, opiskelijoille ja heidän ohjaajilleen tarpeellista tietoa tohtoriohjelman toiminnasta ja sen periaatteista. Toimintakäsikirja kuuluu Memornetin laadunhallinta järjestelmään ja sen tavoitteena on auttaa varmistaa tohtoriohjelman puitteissa toimivia suoriutumaan kiitettävällä tavalla tehtävästään. Sen sisällöstä vastaa tohtoriohjelman koordinaattori tohtoriohjelman johtajan ja johtoryhmän kanssa. 1. Memornet tohtoriohjelman toiminta ajatus ja tavoitteet Muistifunkitoiden valtakunnallinen tohtoriohjelma Memornet syntyi monitieteisen Memornet tutkijaverkoston ja sen jäsenorganisaatioiden aloitteesta. Tohtoriohjelma käynnistyi Suomen Akatemian rahoittamana 2012, ja sen koordinaatioyksikkönä toimii Tampereen yliopisto. Memornet tohtoriohjelman toiminta ajatuksena on kouluttaa tieteellisesti pätevöityneitä asiantuntijoita muistifunktioiden tutkimus ja kehitystehtäviin. Oman alan erikoisasiantuntijuuden lisäksi koulutus painottaa tieteellistä yleissivistystä. Yhteiskunnan muistifunktioiden kasvavan tutkimustarpeen taustalla on informaatioympäristöjen digitalisoitumisen aiheuttama, yhteiskunnan kaikille tasoille ulottuva murros. Yhä suurempi osuus informaatiosta tuotetaan ja levitetään sähköisesti, samalla kun analogisia aineistoja muutetaan digitaaliseen muotoon. Tekniset järjestelmät ovat kehittyneet nopeammin kuin organisatoriset ja käsitteelliset valmiudet hallita tiedon tuotantoa, säilytystä ja käyttöä. Tohtoriohjelmassa digitaalista murrosta lähestytään kolmen tutkimusalueen kautta: 1. Kulttuurin ja yhteiskunnan tutkimuksen infrastruktuurit 2. Organisaatioiden tiedontuotannon toiminnalliset prosessit ja sähköinen käytettävyys 3. Digitaalinen kulttuuriperintö Memornet tohtoriohjelman tavoitteita ovat: 1. Muistifunktioiden tutkimuksen lisääminen ja sen laadun kehittäminen 2. Yliopistojen, muistifunktio organisaatioiden, tutkimuslaitosten ja tohtoriohjelmien välisen yhteistyön lisääminen sekä kansallisesti että kansainvälisesti

3. Alan perustutkimuksen määrällinen ja laadullinen vahvistaminen 4. Aloittelevien tutkijoiden uran edistäminen 2. Opiskelijaksi hakeminen Memornet tohtoriohjelmaan otetaan vuosittain uusia varsinaisia työsuhteisia opiskelijoita sekä liitännäisopiskelijoita. Uusien opiskelijoiden hausta tiedotetaan tohtoriohjelman ja Memornetiin kuuluvien organisaatioiden verkkosivuilla, jatkoopiskelijoiden sähköpostilistoilla sekä muiden tutkimusalueiden kannalta relevanttien verkostojen sähköisillä foorumeilla. Tohtoriohjelmaan voivat hakea kaikki, joiden väitöstutkimuksen aihe sijoittuu jollekin Memornetin tutkimusalueista ja joilla on jatko opinto oikeus sekä väitöstyöhön sitoutunut ohjaaja. Lisäksi vaaditaan taustaorganisaation (yliopisto tai jokin muu Memornetin jäsenorganisaatio) sitoutumista tohtoriohjelman koordinaatiokustannuksiin. Varsinaiset opiskelijat saavat rahoituksen kokopäiväiseen väitöstutkimustyöhön. Liitännäisopiskeilijat voivat osallistua tohtoriohjelman opetukseen ja hakea rajoitetusti tukea matkakustannuksiin. Avoimessa haussa varasijalle valittu liitännäisopiskelija voidaan siirtää varsinaiseksi opiskelijaksi ilman avointa hakua, jos varsinainen opiskelija luopuu paikastaan tai opiskelijapaikan muuten vapautuessa. Liitännäisopiskelijaksi voi hakea myös virallisten hakuaikojen ulkopuolella. 2.1 Hakemuksen laatiminen Vapaamuotoinen hakemus lähetään määräaikaan mennessä sähköisesti tai postitse Tampereen yliopiston kirjaamoon. Hakemukseen tulee liittää tutkimussuunnitelma (max. 4 sivua), ohjaajan lausunto sekä CV, josta ilmenee hakijan Pro gradu tutkielman otsikko, valmistumisvuosi ja arvosana sekä hakijan mahdolliset akateemiset ansiot (julkaisut, tutkimus ja opetuskokemus). 2.2 Opiskeljoiden valinta Tohtorikoulutettavat valitsee Memornet verkoston johtoryhmä. Valintakriteereinä ovat hakijan muodollinen pätevyys, tutkimusaiheen soveltuvuus Memornetin alaan sekä näyttö hakijan tutkimusvalmiuksisata. Viimeksi mainittua arvioidaan tutkimussuunnitelman, hakijan CV:n, Pro gradu tutkielman arvosanan ja ohjaajan lausunnon perusteella. Valintakokousta varten tohtoriohjelman johtaja ja koordinaattori pisteyttävät hakijat em. kriteerien pohjalta, valmistelevat yhteenvedon hakemuksista sekä toimittavat kopion tutkimussuunnitelmista johtoryhmälle vähintään 7 vrk ennen valintakokousta.

2.3 Varsinaiset opiskelijat, liitännäisopiskelijat ja varajäsenet Johtoryhmä valitsee tohtoriohjelman varsinaiset opiskelijajäsenet eli tohtorikoulutettavat ja liitännäisjäsenet ensisijaisesti hakijan toivomuksen mukaan. Varsinaiseksi opiskelijaksi hakevista voidaan harkinnan mukaan valita liitännäisjäseneksi ja osa liitännäisjäsenistä varasijalle jonottamaan mahdollisesti vapautuvaa opiskelupaikkaa. Varasijalle valitaan hakemuksen pisteytyksen mukaan. Tohtoriohjelman koordinaattori lähettää kaikille valituksi tulleille hyväksymiskirjeen, josta ilmenee hakijan saama status ja rahoituskauden pituus. Varsinaiseksi opiskelijaksi valitun tulee ilmoittaa hyväksymiskirjeessä mainittuun päivään mennessä, ottaako hän paikan vastaan. Valitun luopuessa paikastaan se annetaan jonossa ensimmäisenä olevalle hakijalle. Valinnassa hylätyille hakijoille ilmoitetaan päätöksen perusteet. Varsinainen opiskelija on työsuhteessa omaan yliopistoonsa tai muuhun työnantajaorganisaatioon, joka maksaa heidän palkkansa laskuttaen sen perusosan Memornetiltä. Työsopimus tehdään organisaation käytäntöjen mukaan. Työsopimuksessa määritellyt työehdot (esim. työajat, vapaat jne.) ovat niin ikään organisaatiokohtaisia. Periaatteena kuitenkin on, että tohtorikoulutettava sitoutuu kokopäivätoimiseen väitöstutkimuksen tekemiseen. Tohtoriohjelman puitteissa on mahdollista ja suotavaa tehdä opetustyötä. Opetusta valmisteluineen voi olla enintään 80 tuntia lukuvuodessa (josta enintään 20 tuntia saliopetusta), eikä se saa häiritä väitöstutkimuksen edistymistä. Varsinainen opiskelija on velvoitettu osallistumaan kaikkiin tohtoriohjelman omiin koulutustilaisuuksiin sekä raportoimaan väitöstutkimuksensa edistymisestä vuosittain yhdessä ohjaajansa kanssa. Varsinaisten opiskelijoiden lailla liitännäisopiskelijat ovat oikeutettuja kaikkeen tohtoriohjelman toimintaan. Hekin tekevät ohjaajansa kanssa kirjallisen suunnitelman väitöstutkimuksen toteuttamiseksi ja ohjaussuhteen toimivuuden varmistamiseksi. Myös liitännäisjäsenten osallistuminen Memornetin tai sen yhteityöorganisaatioiden järjestämiin koulutustilaisuuksiin mahdollisine majoituskuluineen korvataan valtion ohjesäännön mukaisesti. Liitännäisjäsenilläkin on mahdollisuus hakea Memornetilta rahoitusta konferensseihin kotimaassa. Konferenssiavustuksen ehtona kaikille opiskelijoille on konferenssiin tai tohtorityöpajaan hyväksytty paperi tai posteri. Matkustuskäytännöistä tarkempaa tietoa kohdassa 5.

3. Opiskelijana Memornet tohtoriohjelmassa 3.1 Opiskelijan oikeudet ja velvollisuudet Tohtorikoulutuspaikka voidaan myöntää hakijalle enintään 4 vuoden (48 kk) ajaksi. Tohtorikoulutuskauden pituus määräytyy tohtoriohjelman rahoitustilanteen, hakijan väitöskirjatyön vaiheen sekä hakijan aikaisemman rahoituksen mukaan. Varsinaiselta opiskelijalta odotetaan sitoutumista päätoimiseen väitöskirjatyöskentelyyn sekä pyrkimystä väitöskirjan valmistumiseen ja tutkimusta tukevien jatko opintojen suorittamiseen tohtorikoulutuskautensa aikana. Hänen tulee raportoida tutkimuksensa edistymisestä tohtoriohjelman sääntöjen mukaisesti (ks. kohta 6). Varsinaisen opiskelijan tulee viimeistään viikkoa ennen väitöstilaisuutta toimittaa tohtoriohjelmalle kaksi kappaletta väitöskirjastaan. Väitöskirjassa, sen osajulkaisuissa ja muissakin Memornet tohtoriohjelman rahoituksella tuotetuissa julkaisuissa tulee olla maininta tohtoriohjelmalta saadusta taloudellisesta tuesta. Liitännäisopiskelija on oikeutettu osallistumaan kaikkeen Memornetin puitteissa järjestettyyn opetukseen ja saamaan korvausta osallistumisen matka ja majoituskuluihin. Raportointivelvollisuus koskee myös häntä. 3.2 Työsuhteen periaatteet Memornet tohtoriohjelman varsinainen opiskelija on määräaikaisessa työsuhteessa joko siihen yliopistoon, jossa hän suorittaa tutkintonsa tai Memornetin jäsenorganisaatioon, jonka puitteissa hän tekee väitöskirjansa. Hänellä on samat oikeudet ja velvollisuudet kuin muullakin yliopiston/jäsenorganisaation henkilökunnalla (esim. äitiys, isyys ja vanhempainvapaaseen). Varsinainen opiskelija toimii työnantajaorganisaatiossaan noudatettavien työehtojen ja Suomen Akatemian rahoitukseen liittyvien erityisehtojen puitteissa. Pääsääntöisesti opiskelijoiden työstävapautukset eivät pidennä rahoituskautta. Poikkeuksen tästä periaatteesta muodostavat kuitenkin lakisääteiset äitiys, isyys, ja vanhempainvapaat sekä siviili ja asepalvelus. Näissä tapauksissa työstävapautusta vastaava aika lisätään rahoituskauden loppuun. Hoitovapaa pidentää tohtorikoulutuskautta korkeintaan 12 kk. Työstävapautusta tai rahoituskauden pidennystä on haettava kirjallisesti hakemuksella, joka osoitetaan tohtoriohjelman koordinaattorille. Päätöksen tekee tohtoriohjelman johtaja ja harkinnanvaraisissa tapauksissa Memornetin johtoryhmä.

Mikäli tohtorikoulutettava luopuu opiskelupaikastaan kesken rahoituskauden, on hänen ilmoitettava siitä kirjallisesti tohtoriohjelman koordinaattorille. Irtisanomisaika on 14 vrk. 4. Väitöstutkimustyö ja sitä tukeva opetus Tohtoriohjelma on suunniteltu niin, että tohtorin tutkinto on mahdollista suorittaa neljässä vuodessa. Opinnoista noin 2/3 koostuu väitöskirjatyöstä ja 1/3 muista opinnoista, mm. teoreettisista ja metodiopinnoista sekä muista tutkintoa tukevista opinnoista. Tohtoriohjelman opetustarjonnan muodostavat: 1. Tohtoriopiskelijoiden omalta ohjaajalta/omilta ohjaajilta saama henkilökohtainen ohjaus 2. Memornetin kesäkoulut ja syysseminaarit 3. Yhteistyöorganisaatioiden metodologiaa, tutkimusetiikkaa ja muita tutkijantaitoja käsittelevät yhteiset luennot, kurssit ja tapahtumat 4.1 Ohjauskäytännöt Opiskelijan kotiyliopisto on vastuussa hänen väitöstutkimuksensa ohjauksesta. Ohjaaja(t) nimetään kotiyliopiston hyväksymässä jatko opintosuunnitelmassa. Ohjauksesta tulee laatia ohjaussopimus, jossa määritellään ohjaajan ja opiskelijan vastuut, velvollisuudet ja keskinäisen yhteistyön muodot. Ohjaussopimus toimitetaan tohtoriohjelman koordinaattorille viimeistään 3 kk:n kuluttua rahoituskauden alusta. Sopimukseen tulee liittää opiskelijalle laadittu HOPS, joka laaditaan kotiyliopiston ohjeistuksien mukaisesti. Jos ohjaajia on kaksi, heidän tulee opiskelijan kanssa sopia tehtävänjaosta väitöskirjatyön ohjauksessa ja siihen liittyvässä tutkimustyössä. Ohjaajan ja tohtorikoulutettavan tulee pitää säännöllisesti yhteyttä ja tavata tarvittaessa. Ohjaajan tulee sitoutua ohjaukseen ja väitöskirjan valmistumisen edistämiseen. Hänen tulee myös tarkastaa väitöskirjan käsikirjoitus ja esitarkastuskelpoisuus. Ohjaussuhdetta voidaan perustelluista syistä muuttaa väitöskirjatutkimuksen aikana. Tarpeen vaatiessa voidaan nimetä lisäohjaaja tai pääohjaajaa voidaan vaihtaa. Ohjaussuhteen ristiriitatilanteessa ohjaaja ja opiskelija voivat ottaa yhteyttä vastuutahoon kotiyliopistossa sekä tarpeen vaatiessa tohtoriohjelman johtajaan. Mikäli tyydyttävää ratkaisua ei löydy opiskelijan kotiyliopistossa, asia voidaan käsitellä tohtoriohjelman johtoryhmässä, joka pyrkii etsimään asiassa sopivimman, kaikkia osapuolia tyydyttävän ratkaisumallin.

Varsinainen opiskelija laatii henkilökohtaisen opintosuunitelnman (HOPS) yhteistyössä ohjaajansa kanssa. HOPS tehdään ja päivitetään opiskelijan kotiyliopiston antamien suositusten ja ohjeiden mukaisesti. Opiskelijan edistymistä seurataan tohtoriohjelman vuosiraportoinnin ja HOPSin avulla. 4.2. Memornetin järjestämä koulutus Tohtoriohjelman opetussuunnitelman rungon muodostavat Memornet verkoston seminaarit. Memornet verkosto järjestää vuosittain kansainvälisen muistifunktioiden tutkimuksen työpajan, jonka luennot kuuluvat tohtorikoulutettavien opetustarjontaan. Työpajan ohjelmaan voi sisältyä pelkästään tohtoriohjelman opiskelijoille ja heidän ohjaajilleen tarkoitettuja tapaamisia sekä opiskelijoille tarkoitettuja luentoja ryhmätyöskentelyä. Toinen koulutustapahtuma on Memornetin seminaari, (syys tai talviseminaari), joka on opiskelijoille ja heidän ohjaajilleen kaksipäiväinen. Opetuksen sisältö molemmissa koulutustapahtumissa vaihtuu vuosittain. Osallistuminen niihin on tohtoriohjelman varsinaisille opiskelijoille pakollista. 4.3 Muiden organisaatioiden järjestämä koulutus Opetustarjontaan kuuluvat myös tohtoriohjelman yhteistyötahojen järjestämät, Memornetin tutkimusalaan liittyvät tai aloittelevalle tutkijalle hyödylliset kurssit ja koulutustapahtumat. Koordinaattori tiedottaa tulevista koulutustilaisuuksista tohtoriohjelman verkkosivuilla. 5. Työ ja koulutusmatkat Memornet myöntää opiskelijoilleen rahoitusta tohtoriohjelman ja sen yhteistyöorganisaatioiden järjestämiin koulutustapaamisiin, ohjaajapalavereihin toiselle paikkakunnalle sekä opiskelijan oman tutkimuksen kannalta relevantteihin konferensseihin ja tutkijavierailuihin liittyviin matkakuluihin. 5.1 Matkasuunnitelmat Varsinainen opiskelija noudattaa työmatkojen järjestelyissä työantajaorganisaationsa sääntöjä ja käytäntöjä. Matkasuunnitelma tulee laatia hyvissä ajoin ennen työmatkaa. Se hyväksytään opiskelijan esimiehen puollon perusteella. Hyväksytyn matkasuunnitelman kopio lähetetään koordinaattorille ennen matkaa. Matkat tehdään valtion ohjesäännön mukaisesti edullisimman vaihtoehdon valinnan periaatteella. Liitännäisopiskelija lähettää matkasuunnitelmansa tohtoriohjelman johtajalle hyväksyttäväksi. Edullisimman matkustustavan periaate koskee myös

liitännäisopiskelijaa. Liitännäisopiskelijoiden matkakustannusten korvaus on harkinnanvarainen, joten kaikille matkakustannuksille on saatava hyväksyntä etukäteen. 5.2 Matkalaskut Hyväksyttyyn matkasuunnitelmaan perustuvat matkalaskut laaditaan yliopiston matkalaskulomakkeelle, joka löytyy osoitteesta: http://www11.uta.fi/w3list/list.php?listid=1&categid=2 Tampereen Lomake lähetetään allekirjoitettuna kuittien kanssa postitse osoitteeseen: Juhani Lehtinen PINNI B1025 33014 Tampereen yliopisto HUOM! Saajan pankkitilin numero tulee ilmoittaa IBAN muotoisena. 5.3 Kansainvälisten konferenssimatkojen ja tutkijavierailuiden tukeminen Tohtoriohjelma on vuosibudjetissaan varannut osan Suomen Akatemian myöntämästä rahoituksesta opiskelijoiden konferenssimatkojen tukemiseen. Varsinaisilla opiskelijoilla on vuosittain mahdollisuus osallistua noin yhteen kansainväliseen konferenssiin budjetin puitteissa. Varsinaiset opiskelijat voivat saada apurahaa väitöstutkimuksensa kannalta hyödyllisiin koti tai ulkomaisiin konferenssiin tai muuhun omaan tutkimukseen ja koulutukseen liittyvään matkaan, jossa hakijalla on aktiivinen rooli. Avustuksen saamisen edellytyksenä on todiste siitä, että hakija on hyväksytty esittelemään tapahtumassa tutkimustaan (esim. konferenssin järjestäjän ilmoitus hyväksytystä paperista/posterista). Memornetin opiskelijoita kannustetaan myös tutustumaan oman alan tutkimukseen ulkomailla tekemällä tutkijavierailuja Memornetin yhteistyöyliopistoihin. Tutkijavierailuja varten varsinaisilla opiskelijoilla on mahdollista hakea tohtoriohjelmalta matkarahoitusta. Yli 10 vrk:n vierailujen erityiskustannuksiin tulee hankkia rahoitus pääsääntöisesti tohtoriohjelman ulkopuolelta. Myös liitännäisopiskelijat ovat oikeutettuja hakemaan tukea tutkimuksensa kannalta relevantteihin konferensseihin. Pääsääntönä on, että heille rahoitusta myönnetään vain kotimaissa järjestettäviin tilaisuuksiin tai vastaava osarahoitus kansainvälisiin konferensseihin.

Rahoitusta ulkomailla järjestettäviin koulutustapahtumiin ja tutkijavierailuihin ulkomailla haetaan lähettämällä matkasuunnitelma koordinaattorille hyvissä ajoin ennen matkaa. Hakemukseen liitetään ohjaajan lausunto koulutuksen hyödystä opiskelijan väitöstutkimukselle sekä 1. konferenssiohjelmasta tai tutkijavierailun suunnitelmasta 2. tiedot konferenssissa / muussa koulutustapahtumassa hyväksytystä esitelmästä tai tutkijavierailukutsun kopio 2. konferenssipaperin tai muun esityksen käsikirjoituksen kopio Koordinaattori toimittaa hakemuksen liitteineen tohtoriohjelman johtajalle päätöksentekoa varten ja ilmoittaa päätöksestä opiskelijalle. Sovittuja kulukorvauksia ulkomaanmatkoista haetaan lähettämällä lasku tohtoriohjelmalle kuten kotimaanmatkoista. 6. Raportointi ja arviointi Memornet tohtoriohjelman opetuksen laatua seurataan kursseista kerättävän opiskelijapalutteen avulla. Palaute kootaan verkkolomakkeella seminaarien yhteydessä ja kokonaisuutta arvioiva vuosipalaute opiskelijakyselyn yhteydessä joulukuussa. Koordinaattori toimittaa yhteenvedon palautteesta luennoitsijoille ja tohtoriohjelman johtajalle opetuksen kehittämiseksi. Vuoden lopulla tehdään opiskelijakysely, jonka tarkoituksena on kartoittaa väitöstutkimuksen edistymistä ja muuta julkaisutoimintaa sekä tarkistaa henkilötietojen oikeellisuus. Tohtoriohjelman koordinaattori toimittaa kyselyn kaikille Memornetin opiskelijoille, ja nämä ovat velvollisia vastaamaan siihen. Vaikka opiskelijalla ei olisi julkaisu tai vierailutoimintaa kyseiseltä vuodelta, tulee hänen palauttaa lomake mahdollisimman tarkasti täytettynä. Koordinaattori tilastoi julkaisu ja vierailumäärät Suomen Akatemialle tehtävää raportointia varten. Varsinaiset opiskelijat toimittavat koordinaattorille myös ohjaajan raportin väitöstutkimuksensa edistymisestä. Opiskeluaktiivisuutta seurataan tilastoimalla vuosittaista osallistumista tohtoriohjelman puitteissa järjestettyyn koulutukseen. Lisäksi kerätään Suomen Akatemian luokituksen mukaisesti tiedot opiskelijoiden esitelmistä kotimaisissa ja kansainvälisissä konferensseissa. Myös tiedot tohtoriohjelmasta valmistuneista väitöskirjoista sekä kotimaisen ja kansainvälisen yhteistyön luonteesta (esim. ohjaajat, kansainväliset yhteisartikkelit) kartoitetaan vuosittain. Tiedot kootaan tohtoriohjelman vuosittaista toimintakertomusta ja Suomen Akatemian raportointia varten.