1. REKISTERIN NIMI Perhehuoltojärjestelmä (Effica Yksilö- ja Perhehuolto) Perhehuoltojärjestelmä on osa kunnan sosiaalitoimen Effica järjestelmää. Perhehuoltojärjestelmään liittyy lisäksi ennen nykyisen tietojärjestelmän käyttöönottoa (2007) syntyneitä aikaisempien tietojärjestelmien tuottamia kortistoja. Lisäksi Perhehuoltojärjestelmään liittyvät asiakirjavihkot (aktit), joissa säilytetään hakemukset, päätökset, kirjeenvaihto yms. on sosiaalihuollon hoito- ja palvelutoiminnan yksiköihin ja avopalveluihin tarkoitettu selainkäyttöinen asiakastietojärjestelmä. Nappula-ohjelmistoa käytetään Necora Systems Oy:n ylläpitämältä palvelintietokoneelta. Järjestelmään liittyvät asiakirjavihkot (aktit), joissa säilytetään päätökset, kirjeenvaihto yms. in liittyvät ilmoitukset Asikkalan, Hollolan, Hämeenkosken, Kärkölän ja Padasjoen alueelle sijaishuoltoon sijoitetuista, avohuollon tukitoimena sijoitetuista ja yksityisesti sijoitetuista lapsista sekä tarkastuskertomukset ja lausunnot sijoituskunnan suorittamasta yksityisten palveluntuottajien valvonnasta. 2. REKISTERINPITÄJÄ Hollolan kunta/peruspalvelukeskus Oiva Virastotie 3 15870 Hollola Puh. (03) 880 200 3. REKISTERIN VASTUUHENKILÖT hyvinvointijohtaja Virastotie 3 15870 Hollola Puh. (03) 880 2101 tai 044-7780 310 Vastuuhenkilön tehtävät, ks. kohta 18 Rekisterihallinto
4. REKISTERIASIOITA HOITAVAT HENKILÖT Asiakastyötä tekevät järjestelmän käyttäjät vastaavat omien asiakkaidensa tietojen käsittelystä, rekisteröidyn informoinnista ja tarkastusoikeuden toteuttamisesta. Perhehuoltojärjestelmän ylläpidosta ja kehittämisestä huolehtii tietojärjestelmän pääkäyttäjä. Nappula-asiakastietojärjestämän ylläpidosta ja kehittämisestä vastaa Necora Systems Oy. Peruspalvelukeskus Oivan yhteyshenkilönä ja vastuukäyttäjänä toimii ohjaaja Elina Tiihonen. Kunnan alueelle sijoitettujen lasten ja yksityisiä (luvanvaraiset ja ilmoituksenvaraiset) lastensuojelupalveluita koskevan valvontarekisterin ylläpidosta ja kehittämisestä vastaa lastensuojelupäällikkö. Lasten rekisteriasioita hoitaa toimistosihteeri. 5. REKISTERIN KÄYTTÖTARKOITUS Effica Yksilö- ja Perhehuollon tietojärjestelmä toimii apuvälineenä sosiaalihuollon asiakastyössä. ja palvelee sosiaalihuollon asiakastyön eri vaiheita: - asian vireille tulo - selvitys - asiakkaan asiakirjojen laadinta, asiakaskertomukset, suunnitelmat, lausunnot, jne - päätöksen valmistelu - päätös ja sen tiedoksianto - palvelun toteutus - arviointi ja seuranta - tilastointi on osa Perhekeskus Viisikon dokumentointijärjestelmää ja toimii apuvälineenä asiakastyössä. Perhekeskus Viisikossa Nappula on käytössä molemmilla sijaishuoltoosastoilla, perhekuntoutusosastolla ja tukiasunnoissa. Nappulaan kirjataan Viisikkoon sijoitettujen lasten päivittäisraportit. Sinne kirjataan myös neuvottelujen pöytäkirjat ja päätökset. in kuuluu alueelle sijoitettujen lasten ja avohuollon tukitoimena sijoitettujen lasten palvelujen ja tukitoimien järjestäminen ja sijaishuoltopaikan valvonta, korvausten perintä kustannusvastuussa olevalta sijoittajakunnalta ja alueelle yksityisesti sijoitettujen lasten hoidon valvonta.
6. REKISTERIN PITÄMISEN PERUSTEET Asiakassuhde, joka perustuu lakiin sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista (2000/812), lastensuojelulakiin (2007/417) ja lakiin sosiaali- ja terveydenhuollon asiakasmaksuista (1992/734) 7. REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ Hollolan kunta/peruspalvelukeskus Oivan väestötiedot (Asikkala, Hollola, Hämeenkoski, Kärkölä ja Padasjoki) Asiakkaan henkilötiedot Henkilötunnus, nimi, osoite, puhelinnumerot Kotikunta, äidinkieli, kommunikointikieli, siviilisääty, ammatti, osoitteen turvakielto Perhekokoonpano Tiedot palvelun tarpeesta Hakemus- ja vireillepanotiedot Asiakasasiakirjat (asiakaskertomukset, suunnitelmat, jne) Päätös ja tiedoksianto Resurssirekisteritiedot (laitokset, sijaisperheet, jne) Asiakasmaksuihin liittyvät tiedot Toimintayksikkötiedot Tietoja asiakastyötä tekevästä henkilöstöstä Kuntien vanhat rekisterit: - Word-lomakkeet - Word-lomakkeet. Perhekeskus Viisikkoon sijoitettujen henkilöiden tiedot: Asiakkaan henkilötiedot Henkilötunnus, nimi, osoite, puhelinnumerot, kotikunta Huoltajien tiedot Perhekokoonpano Toimintayksikkötiedot Asiakasasiakirjat (asiakaskertomukset, suunnitelmat jne.) Alueelle sijaishuoltoon tai avohuollon tukitoimena sijoitettujen lasten osalta seuraavat tiedot: - sijoitetun lapsen henkilötiedot - tiedot sijoituspaikasta (nimi ja yhteystiedot) - sijoittajakunta ja sen sosiaalitoimen yhteystiedot sekä lapsen asioista vastaavan sosiaalityöntekijän yhteystiedot
- tiedot sijoituksen alkamisesta, päättymisestä ja sijoituspaikan muuttamisesta - sijoituspaikan valvontaa koskevat tiedot (tarkastuskertomukset) Kunnan alueelle yksityisesti sijoitettujen lasten osalta seuraavat tiedot: - yksityisesti sijoitetun lapsen henkilötiedot - lapsen huoltajien henkilö- ja yhteystiedot - yksityiskodin yhteystiedot - tiedot yksityiskodin sopivuudesta lapsen hoitoon ja kasvatukseen - muut yksityisesti sijoitetun lapsen hoidon järjestämisen ja valvonnan kannalta välttämättömät tiedot Rekisterin tiedot ovat käytettävissä tehtävänmukaisin käyttöoikeusrajauksin. 8. REKISTERIN SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET Henkilö- ja perhetiedot saadaan pääosin väestörekisteristä Effica Asukasjärjestelmän kautta. Tietoja täydennetään asiakkaan tai hänen edustajansa kertomilla tiedoilla. Tapahtumatiedot syntyvät asiakkuuden aikana pääosin joko työntekijän kirjaamana tai eräajojen tuloksena. Asiakkaalla on myös mahdollisuus toimittaa sähköisesti henkilötiedot Omapalvelussa olevien hakemuslomakkeiden kautta. n osalta lisäksi: - sijoittajakunnan sosiaalitoimen antamat tiedot, - sijoituspaikan antamat tiedot, - sijoituspaikan valvonnan yhteydessä muodostuneet tiedot, - henkilön, jonka hoitoon lapsi on sijoitettu yksityisesti, antamat tiedot - yksityisen sijoituksen hyväksymistä koskevan päätöksen päätöksenteossa kerätyt tiedot - yksityisesti sijoitetun lapsen hoidon valvonnan yhteydessä muodostuneet tiedot 9. SÄÄNNÖNMUKAISET HENKILÖTIETOJEN LUOVUTUKSET Henkilötietoja luovutetaan vain yksilöidyn tietopyynnön perusteella siihen oikeutetuille viranomaisille noudattaen yhtymän tietosuojaohjeita. Maksatuksen yhteydessä siirretään maksatustietoja pankkijärjestelmään. Tilastotietoja annetaan viranomaisille lain edellyttämiin tarkoituksiin. 10. REKISTERIN KÄYTTÖ
Perhehuoltojärjestelmää käytetään lakisääteisten tehtävien hoitamiseen. Tehtävät ja niiden peruste on selostettu kohdissa 5 ja 6. Järjestelmällä hoidetaan asiakas- ja päätöstietojen ylläpito ja maksatus sekä tilastointi. 11. REKISTERIN YHDISTÄMINEN MUIHIN HENKILÖREKISTEREIHIN Perhehuollon asiakasrekisteriä, ä ja alueelle sijoitettujen lasten valvontarekisteriä ei yhdistetä muihin henkilörekistereihin. 12. REKISTERIN SUOJAAMINEN Rekisterin tiedot ovat salassa pidettäviä. Tietoja käsitteleviä työntekijöitä koskee vaitiolovelvollisuus. Käyttöoikeuden saaminen Perhehuoltojärjestelmään edellyttää kirjallista vaitiolositoumusta. Vaitiolovelvollisuus jatkuu palvelussuhteen päätyttyä. Järjestelmä sijaitsee Päijät-Hämeen sosiaali- ja terveysyhtymän palvelimella ja sitä käytetään omilta työasemilta. Järjestelmän palvelin ja tulostimet säilytetään lukituissa tiloissa. Järjestelmän käyttö edellyttää henkilökohtaista käyttäjätunnusta ja salasanaa. Järjestelmä vaatii salasanan vaihdettavaksi määräajoin. Esimiehet päättävät käyttöoikeuksien myöntämisestä ja poistamisesta. Käyttöoikeus päättyy henkilön siirtyessä pois niistä tehtävistä, joita varten hänelle on myönnetty käyttöoikeus. Käyttöoikeus on tehtävän mukainen ja perustuu käyttäjärooleihin, joille on määritelty oikeus tehtävänmukaisiin näyttöihin ja toimintoihin. Eri käyttöoikeusryhmissä on määritelty erikseen tietojen luku-, kirjoitus- ja poistooikeudet. Järjestelmä rekisteröi virheelliset sisään kirjoittautumiset ja kaiken järjestelmässä suoritetun tietojen käsittelyn ja katselun. Manuaalisia asiakirjoja säilytetään työntekijöiden työpisteissä ja lukituissa arkistotiloissa. Arkistoidut asiakirjat säilytetään sosiaalipalveluiden arkistossa. Nappula-järjestelmä sijaitsee Necora Systems Oy:n ylläpitämällä palvelintietokoneella. Järjestelmän käyttöoikeutta valvotaan henkilökohtaisilla tunnuksilla. Jokaisella käyttäjällä on yksi tai useampi rooli. Järjestelmän käyttä-
jä tunnistetaan sekä työasemakohtaisen selausavaimen avulla että käyttäjäkohtaisen käyttäjätunnus-salasana-parin avulla. Rooleilla määritetyt oikeudet suorittaa toimintoja järjestelmässä määrittävät sen, mitä kukakin käyttäjä saa tehdä. Tietoja käsitteleviä työntekijöitä koskee vaitiolovelvollisuus. sijaitsee peruspalvelukeskus Oivan atk-verkossa. Käyttöoikeus valvontarekisteriin on rajattu niihin henkilöihin, jotka työssään tarvitsevat rekisteriä. Käyttöoikeuden saaminen Nappula-järjestelmään ja alueelle sijoitettujen lasten valvontarekisteriin edellyttää kirjallista vaitiolositoumusta. Vaitiolovelvollisuus jatkuu palvelussuhteen päätyttyä. Esimiehet päättävät käyttöoikeuksien myöntämisestä ja poistamisesta. 13. HENKILÖREKISTERIN JA REKISTERITIETOJEN SÄILYTYS, ARKISTOINTI JA HÄVITTÄMINEN Asiakaskohtaisia tietoja säilytetään Effica Yksilö- ja Perhehuollon aktiivikannassa. Tietojen säilyttämisessä ja hävittämisessä noudatetaan arkistoviranomaisten kulloinkin voimassa olevia säännöksiä ja määräyksiä. Asiakaskohtaisia tietoja säilytetään Nappulassa asiakkaan Viisikkoon sijoituksen ajan ja 2 kuukautta jakson päättymisen jälkeen, jonka jälkeen asiakirjat tulostetaan ja toimitetaan Hollolan kunnanviraston ja Asikkalan sosiaalitoimiston väliarkistoon. 14. REKISTERÖIDYN INFORMOINTI Informointi suoritetaan asiakaspalvelutilanteessa. 15. TARKISTUSOIKEUS Henkilö voi esittää tarkastuspyynnön henkilökohtaisesti tai kirjallisesti. Pyyntö toimitetaan kirjattavaksi peruspalvelukeskus Oivan tietosuojavastaavalle (Virastotie 3, 15880 Hollola), josta pyyntö välitetään eteenpäin. Tiedot pyritään antamaan viivytyksettä ja pyydettäessä kirjallisena. Tiedot antaa asiakkaan asioita hoitava henkilö. Asiakkaalle järjestetään mahdollisuus tutustua häntä koskeviin manuaaliasiakirjoihin, näyttöruudulla oleviin tietoihin ja käytettävissä oleviin atk-
tulosteisiin. Rekisteröidylle ilmoitetaan samalla mistä rekisterin tiedot on saatu, mihin niitä käytetään ja mihin mahdollisesti luovutetaan. Jos tarkastusoikeus poikkeuksellisesti evätään, siitä annetaan kirjallinen, vastuuhenkilön allekirjoittama todistus. Todistuksesta ilmenee syyt, joiden vuoksi tarkastusoikeus on evätty. Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi. 16. TIEDON KORJAAMINEN Mikäli rekisterissä havaitaan käsittelyn kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto, oikaisee asiakastyöntekijä sen omasta aloitteestaan tai asiakkaan pyynnöstä. Mikäli asiakas haluaa korjattavaksi tietojärjestelmässä näkyvää, väestörekisteristä tullutta tietoa, ohjataan hänet esittämään korjauspyyntö väestörekisteri-viranomaisille. Mikäli työntekijä ei hyväksy rekisteröidyn vaatimusta tiedon korjaamisesta, kieltäytymisestä annetaan palveluista vastaavan tulosaluejohtajan tai päällikön allekirjoittama todistus, josta ilmenevät syyt, joiden vuoksi vaatimusta ei ole hyväksytty. Henkilölle kerrotaan hänen oikeudestaan saattaa asia tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi. 17. KIELTO-OIKEUS Perhehuoltojärjestelmässä, Nappula-järjestelmässä ja alueelle sijoitettujen lasten valvontarekisterin tiedot ovat salassa pidettäviä. Niitä ei luovuteta, ellei tietoa pyytävällä ole lakiin perustuvaa oikeutta tiedon saamiseen. Rekisteröidyn ei siis tarvitse esittää nimenomaista tietojen luovutuskieltoa. 18. REKISTERIHALLINTO Rekisterin vastuuhenkilöt huolehtivat - Rekisteriselosteen laatimisesta - Rekisterin tietosisällön ja käyttötarkoituksen määrittelystä sekä periaatteista ja menettelyistä, joilla käyttöoikeudet myönnetään, rekisteröidyn informointi ja tarkastusoikeus toteutetaan, tietoja korjataan ja luovutetaan - Rekisterin käytön ylläpidosta - Rekisterin suojaamisesta, arkistoinnista ja hävittämisestä - Rekisterinhoitajan nimeämisestä ja hänen tehtävistään Perhehuollon tietojärjestelmän vastuuhenkilö on järjestelmän pääkäyttäjä Järjestelmän ylläpidosta ja kehittämisestä huolehtii järjestelmän pääkäyttäjä
Nappula-järjestelmän ylläpidosta ja kehittämisestä vastaa Necora Systems Oy. Rekisterin vastuuhenkilö on tehtävään nimetty vastuukäyttäjä. n ylläpitämisestä ja kehittämisestä vastaa lastensuojelupäällikkö. Rekisterin vastuuhenkilönä on tehtävään nimetty toimistosihteeri. 19. SISÄISET REKISTERITOIMINNAN OHJEET JA KOULUTUS Rekisterien käyttäjille on laadittu ohjeisto, jota pidetään ajan tasalla. Uusien työntekijöiden perehdytys hoidetaan työyksiköissä.