Helsingin kaupunki Pöytäkirja 2/2016 1 (14) 29 Ilmanvaihtosuodattimien puitesopimuksesta vuosille 2016-2017 tehdyn hankintapäätöksen oikaiseminen HEL 2015-012772 T 02 08 01 00 Päätös A B C D E F G H päätti kumota ilmanvaihtosuodattimien puitesopimustoimittajan valintaa koskevan 10.12.2015 tekemänsä hankintapäätöksen (583 ) sekä tehdä uuden oikaistun hankintapäätöksen seuraavasti: päätti hylätä Teknocalor Oy:n tarjouksen Käyttökustannuskorin laskelmien ja testitulosten ristiriitaisuuksien vuosi. päätti hylätä Filter Partner Oy:n tarjouksen Käyttökustannuskorin laskelmien ja testitulosten ristiriitaisuuksien vuosi. päätti hylätä TrendiWell Oy:n tarjouksen, koska se oli tarjonnut M5-suodattimeksi 6-lahkeisen suodattimen tilalle 10-lahkeisen suodattimen tarjouspyynnöstä poiketen. päätti hylätä Onninen Oy:n tarjouksen Käyttökustannuskorin laskelmien ja testitulosten ristiriitaisuuksien vuosi. päätti hylätä AAF International Oy:n tarjouksen, koska siitä puuttui Käyttökustannuskorin suodattimista testitulokset ja koska viimeksi vahvistetun tilikauden liikevaihto oli alle vaaditun. päätti hylätä Camfil Oy:n tarjouksen, koska osa sen tarjoamista suodattimista ei ollut mitoiltaan tarjouspyynnön mukaisia.
Helsingin kaupunki Pöytäkirja 2/2016 2 (14) I J päätti hylätä Kaarinan Suodatintekniikka Oy:n tarjouksen, koska osa sen tarjoamista suodattimista ei ollut mitoiltaan tarjouspyynnön mukaisia. päätti valita ilmanvaihtosuodattimien puitesopimustoimittajaksi ajalle 1.1.2016-31.12.2017 Dinair Clean Air Oy:n, joka sai tarjouskilpailuun hyväksytyn tarjouksen jättäneistä tarjoajista parhaimmat vertailupisteet. päätti oikeuttaa kiinteistöviraston tilakeskuksen päällikön tekemään ilmanvaihtosuodattimien hankinnan puitesopimuksen jäljempänä mainituin ehdoin Dinair Clean Air Oy:n kanssa ajalle 1.1.2016-31.12.2017. Edelleen kiinteistölautakunta päätti oikeuttaa kiinteistöviraston tilakeskuksen päällikön päättämään kahden (2) vuoden option mahdollisesta käyttöönotosta vuodeksi kerrallaan. Sopimuksen enimmäiskesto on kuitenkin enintään neljä vuotta; 2+1+1. Puitesopimus tehdään seuraavin ehdoin: Puitesopimus on määräaikainen. Puitesopimus alkaa puitesopimusta koskevan hankintapäätöksen tultua lainvoimaiseksi ja, kun sopimus on molempien osapuolien taholta allekirjoitettu. Tilaaja allekirjoittaa sopimuksen aikaisintaan, kun hankintalain (2007/348) 77 :n mukainen odotusaika on kulunut, hankintapäätös on lainvoimainen ja mahdolliset sopimuksen liitteeksi tarvittavat todistukset ja selvitykset on toimitettu tilaajalle. Puitesopimus päättyy 31.12.2017. Kiinteistö Oy Helsingin toimitilojen hallitus tekee kilpailusta oman erillisen päätöksen. Hankintojen arvioitu kaikkien tilausten yhteenlaskettu kokonaisarvo on kiinteistöviraston tilakeskuksen osalta enintään 2 800 000 euroa (alv. 0 %). Arviossa on huomioitu myös mahdolliset optiovuodet. Esittelijä Lisätiedot vs. tilakeskuksen päällikkö Markku Metsäranta Heli Hietala, lakimies, puhelin: 310 78024 heli.hietala(a)hel.fi Per-Johan Johansson, kehittämisinsinööri, puhelin: 310 38464 per-johan.johansson(a)hel.fi
Helsingin kaupunki Pöytäkirja 2/2016 3 (14) Liitteet Muutoksenhaku 1 Eurovent-ohjeistus energiakustannusten laskennasta 2 Camfil Oy:n hankintaoikaisuvaatimus 3 Dinair Clean Air Oy:n huomautukset ja hankintaoikaisuvaatimus 4 VTT:n lausunto suodatinperheen määrittelystä 5 VTT:n lausunto energiakustannusten laskennasta 6 Korjattu vertailupisteytystaulukko Päätöskohdista A-I Päätöskohdasta J Muutoksenhaku hankintaoikaisupäätökseen Muutoksenhakukielto, valmistelu tai täytäntöönpano Otteet Ote Tarjouksen jättäneet Tilakeskus Otteen liitteet Esitysteksti Muutoksenhaku hankintaoikaisupäätökseen Liite 1 Liite 4 Liite 5 Liite 6 Muutoksenhakukielto, valmistelu tai täytäntöönpano Esitysteksti Päätösehdotus Päätös on ehdotuksen mukainen. Tiivistelmä Helsingin kaupungin kiinteistölautakunta valitsi 10.12.2015 tehdyllä päätöksellä (583 ) ilmanvaihtosuodattimien puitesopimuksen toimittajat vuosille 2016-2017. Hankintapäätöksen antamisen jälkeen tarjousten vertailupisteiden laskennassa käytetyn käyttökustannuskorin vertailuhinnan laskentakaavassa oli havaittu virhe, joka oli vaikuttanut tarjoajien saamiin käyttökustannuskorin vertailupisteisiin. Tarjousten hinta-laatusuhteen vertailussa oli käytetty energiakustannusten laskemiseen käyttöaikapainotettua painehäviötä, joka oli ilmoitettu laskettavaksi käyttäen Euroventin 4/11 tai 4/21/2014 mukaista laskentamallia. Hankintapäätöksen tekemisen jälkeen on havaittu, että laskentakaavassa on käytetty em. laskentakaavasta poikenneita ajan ja
Helsingin kaupunki Pöytäkirja 2/2016 4 (14) Esittelijän perustelut Oikaistavaksi vaadittu päätös keskimääräisen hyötysuhteen määreitä. Laskentakaavan korjauksen seurauksena tarjoajien pisteytys muuttuu. Lisäksi osa Camfil Oy:n tarjoaman hankintakorin tuotteista ei mahdu Eurovent-standardin mukaisiin suodatinperheen toleranssiarvoihin, minkä vuoksi Camfil Oy:n tarjous olisi tullut hylätä tarjouspyynnön vastaisena. Myös Kaarinan Suodatintekniikka Oy:n tarjous on sisältänyt tarjouspyynnön vastaisia suodattimia, minkä vuoksi tarjoajan tarjous olisi tullut hylätä tarjouspyynnön vastaisena. Kiinteistölautakunnalle esitetään, että se kumoaa tekemänsä hankintapäätöksen ja tekee asiassa uuden esittelijän perustelujen mukaisen hankintapäätöksen, koska 10.12.2015 tehty hankintapäätös on perustunut virheeseen tarjousten pisteytyksen laskennassa, minkä lisäksi Camfil Oy:n ja Kaarinan Suodatintekniikka Oy:n tarjoukset olisi tullut hylätä tarjouspyynnön vastaisina. Helsingin kaupungin kiinteistöviraston tilakeskus ja Kiinteistö Oy Helsingin toimitilat tilaavat kiinteistöihinsä ilmanvaihtosuodattimia vuositasolla noin 750 000 eurolla. Hankinta tehdään em. hankintayksiköiden muodostamana hankintarenkaana. Puitesopimuksen kilpailuttamiseen liittyvistä käytännön järjestelyistä huolehtii hankintarenkaan puolesta kiinteistöviraston tilakeskus. Hankintarenkaan molemmat jäsenet tekevät saatujen tarjousten perusteella omat hankintapäätökset ja puitesopimuksen piiriin valittujen toimittajien kanssa erikseen omat saman sisältöiset sopimukset. Tarjouspyynnössä ilmoitettiin, että puitesopimukseen valitaan 1-3 yritystä, joiden kanssa tehdään tarjouksissa saatuihin kiinteisiin yksikköhintoihin perustuva puitesopimus 31.12.2017 saakka, minkä jälkeen sopimusta voidaan jatkaa kahdella (2) optiovuodella vuodeksi kerrallaan. Hankinta kilpailutettiin käyttäen avointa menettelyä. Tarjouskilpailusta julkaistiin EU-kynnysarvon ylittävää palveluhankintaa koskeva hankintailmoitus Ilmanvaihtosuodattimet 2015 TEM:n ylläpitämässä sähköisessä ilmoituskanava HILMA:ssa 26.8.2015 sekä korjausilmoitus 14.10.2015. Hankintailmoituksessa ilmoitettiin kiinteistöviraston tilakeskuksen asiakaspalvelun sähköpostiosoite, johon tarjouskilpailuun mukaan haluavat tarjoajat saivat lähettää asiakirjapyynnön, joka toimitettiin edelleen hankinnan käytännön järjestelyistä vastaaville henkilöille. Tarjouspyyntö-
Helsingin kaupunki Pöytäkirja 2/2016 5 (14) Hankintayksikön asettamat vertailuperusteet asiakirjat lähetettiin Projektipankin välityksellä sähköisesti kaikille neljälletoista (14) niitä pyytäneelle yritykselle. Tarjouspyynnössä tarjoajien soveltuvuuden arvioinnin periaatteena mainittiin, että tarjoajan tulee noudattaa kaupunginhallituksen hyväksymää ohjetta harmaan talouden torjumiseksi Helsingin kaupunkikonsernin hankinnoissa. Tarjouspyyntöön liitettiin linkki, josta tarjoajat pääsivät tutustumaan kyseiseen ohjeeseen. Tarjouspyynnön vaatimuksina 1-7 oli, että tarjoajan on täytettävä kaikki tilaajavastuulain mukaiset vaatimukset ja velvoitteet sekä toimitettava kaikki niitä koskevat todistukset ja selvitykset tai että tämän tuli olla liittynyt Tilaajavastuu.fi / Luotettava Kumppani -palveluun ja tilaajavastuulain mukaiset tiedot olivat hankintayksikön saatavilla kyseisestä palvelusta. Lisäksi tarjoajien edellytettiin täyttävän seuraavat soveltuvuusvaatimukset: Vaatimus 8: Tarjoajan taloudelliset edellytykset ovat hankinnan kokoon ja laatuun nähden riittävät. Tarjoajan liikevaihto on ollut vähintään 750 000 euroa vuodessa viimeksi vahvistetussa tilinpäätöksessä, joka on tehty viimeisen kahden vuoden aikana. Vaatimus 9: Kaikkien tarjottavien suodattimien on oltava EN779:2012 standardin mukaisia. Tarjottavien suodattimien tulee materiaaliltaan olla joko lasikuitua tai synteettisiä. Selvityksenä vaadittiin tarjoajalta kopiot käyttökustannuskorin F7, M6 ja M5 -suodattimien EN779:2012 mukaisista puolueettoman tutkimuslaitoksen testituloksista. F7-suodattimien osalta tuli lisäksi liittää kopiot käyttöaikapainotetun painehäviön Eurovent 4/11 tai 4/21/2014 mukaisista laskelmista, jotka perustuivat puolueettoman testauslaitoksen testituloksiin. Määräaikaan 9.11.2015 klo 13.00 mennessä tarjouksen jätti kymmenen (10) tarjoajaa. Tarjousten avauspöytäkirja on nähtävillä tilakeskuksessa. Tarjouskilpailussa käytettiin valintaperusteena kokonaistaloudellista edullisuutta, jossa laadun osuus on ollut 60 % ja hinnan osuus 40 %. Halvimman käyttökustannuskorin vertailuhinnan tarjoaja saa 60 kustannusvertailupistettä ja halvimman hankintakorin vertailuhinnan saanut tarjoaja saa 40 hankintavertailupistettä. Muille tarjoajille pisteet laskettiin seuraavasti:
Helsingin kaupunki Pöytäkirja 2/2016 6 (14) halvin tarjous / muu tarjous x 60 p (tai 40 p) = muun tarjoajan vertailupistemäärä. Käyttökustannusten laskennassa käytettiin nimellismittaisten tuotteiden energiakustannuksia, jotka laskettiin käyttäen käyttöaikapainotettua painehäviötä. Tarjouspyynnön liitteessä T5 ilmoitettiin, että energiakustannusten laskennassa käytetään Eurovent-luokituksen 4/11 tai 4/21/2014 mukaista laskentamallia. Eurovent-laskentakaava on seuraava: W = (qv * Δp * t) / (η * 1000) Tässä laskentakaavassa: W = energiakulutus qv = virtaama 0,944 m³/s t = aika 6000 h η = keskimääräinen hyötysuhde 0,5 Δp = käyttöaikapainotettu painehäviö, joka on laskettu Eurovent 4/11 tai 4/21/2014 ohjeen mukaisesti. Euroventin ohjeistus ilmanvaihtosuodattimien energiakulutuksen laskentaa varten on liitteessä nro 1. Hankintaoikaisun yleiset ja muodolliset edellytykset Julkisista hankinnoista annetun lain (jäljempänä hankintalaki) 73 :n 1 momentin mukaan hankintayksikön on tehtävä ehdokkaiden ja tarjoajien asemaan vaikuttavista ratkaisuista sekä tarjousmenettelyn ratkaisusta kirjallinen päätös, joka on perusteltava. Pykälän 2 momentin mukaan päätöksestä tai siihen liittyvistä asiakirjoista on käytävä ilmi ratkaisuun olennaisesti vaikuttaneet seikat, joita ovat ainakin ehdokkaan, tarjoajan tai tarjouksen hylkäämisen perusteet sekä ne perusteet, joilla hyväksyttyjen tarjousten vertailu on tehty. Hankintalain 81 :n mukaan hankintayksikkö voi ottaa hankintaoikaisun käsiteltäväkseen omasta aloitteestaan tai asianosaisen vaatimuksesta. Asianosaisen on esitettävä vaatimus 14 päivän kuluessa siitä, kun asianosainen on saanut tiedon hankintayksikön päätöksestä tai muusta hankintamenettelyssä tehdystä ratkaisusta. Hankintayksikkö voi itse ottaa hankintapäätöksen tai ratkaisun korjattavakseen 60 päivän kuluessa siitä, kun hankintaoikaisun kohteena oleva päätös tai ratkaisu on tehty. Lautakunta on tehnyt päätöksen 10.12.2015 (583 ). Määräaika itseoikaisulle päättyy näin ollen 8.2.2016.
Helsingin kaupunki Pöytäkirja 2/2016 7 (14) Asianosaisen tulee tehdä hankintaoikaisu hankintayksikön päätöksestä tai muusta toimenpiteestä samassa ajassa kuin, missä valitus markkinaoikeudelle on tehtävä. Asianosaisen määräaika hankintaoikaisuvaatimuksen tekemiselle alkaa kulua päätöksen tiedoksisaannista. Pöytäkirjanote kiinteistölautakunnan päätöksestä, liite tarjousvertailusta sekä valitusosoitus oli lähetetty kaikille tarjoajille sähköisesti 22.12.2015. Määräaika hankintaoikaisuvaatimuksen tekemiselle on päättynyt 5.1.2016 klo 16:00. Camfil Oy:n hankintaoikaisuvaatimus on saapunut Helsingin kaupungin kirjaamoon 29.12.2015 ja Dinair Clean Air Oy:n hankintaoikaisuvaatimus on saapunut Helsingin kaupungin kirjaamoon 5.1.2016 klo 14:53. Molemmat hankintaoikaisuvaatimukset ovat saapuneet hankintaoikaisuviranomaiselle määräajassa. Hankintaoikaisuvaatimukset ovat liitteissä nrot 2 ja 3. Hankintaoikaisuvaatimuksissa ja huomautuksissa esitetyt vaatimukset ja niiden perustelut Camfil Oy esittää hankintaoikaisuvaatimuksessaan, että tarjouspyynnön liitteessä T5 on käytetty virheellistä laskentakaavaa suodattimien energiakustannusten laskennassa. Hankintayksikkö oli ilmoittanut, että se käyttää Eurovent 4/11 tai 4/21/2014 mukaista laskentamallia. Eurovent-laskentakaavassa edellytetään, että ajan määreenä (t) käytetään 6000 tuntia ja keskimääräisenä hyötysuhteena (η) lukua 0,5. Tarjouspyynnön liitteenä olleessa Excel-taulukossa, jota käytettiin suodattimien energiakustannusten laskentaan, oli sen sijaan käytetty ajan (t) määreenä lukua 3120 h ja keskimääräisen hyötysuhteen (η) määreenä lukua 0,6. Ajan ja keskimääräisen hyötysuhteen määreet olivat näin ollen poikenneet tarjouspyynnössä Eurovent-laskentakaavassa käytetyistä määreistä. Kaikille tarjouskilpailuun osallistuneille tarjoajille annettiin mahdollisuus antaa kirjallinen lausunto hankintaoikaisuasian vireille tulon johdosta. Dinair Clean Air Oy on toimittanut hankintaoikaisuvaatimuksen ja huomautuksen asiassa. Dinair Clean Air Oy toteaa hankintaoikaisuvaatimuksessaan, ettei sen mielestä energiakustannusten laskennassa käytetyssä kaavassa ole ollut virhettä, koska Eurovent-ohjeistuksessa käytetty laskentakaava ilmoitettuine arvoineen on vain suuntaa-antava. Jos kaavaa olisi pidetty aidosti virheellisenä, Camfil Oy:n olisi tullut jo tarjousta laatiessaan huomata käyttökustannuskorin vertailuhinnan olevan poikkeava. Tarjoaja ei kuitenkaan esittänyt huomautuksia laskentakaavasta kysymyksille varattuun määräaikaan mennessä. Lisäksi tarjoaja väittää, että Camfil Oy:n tarjous olisi tullut hylätä tarjouspyynnön vastaisena, koska Camfil Oy on esittänyt tarjouksessaan käyttökustannuskoriin nimellismitaltaan 592 x 592 x 600 mittaisen suo-
Helsingin kaupunki Pöytäkirja 2/2016 8 (14) Hankintaoikaisuvaatimusten arviointi dattimen sijasta tuotetta, jonka mitat ovat olleet 592 x 592 x 670. Eurovent RS4/C/001-2015 mukaisen ilmanvaihtosuodattimien arviointiluokituksen mukaan suodattimen voidaan katsoa kuuluvan samaan suodatinperheeseen, kun koko suodattimen pituus tai syvyys on toleranssin rajoissa pienempi arvoista +/- 10 % tai 50 mm. Camfil Oy:n tarjoama tuote ei ole mahtunut näihin toleranssiarvoihin, joten se olisi tullut hylätä. Tarjoaja on liittänyt tarjoukseensa valtion teknologian tutkimuskeskuksen (VTT) lausunnon Eurovent-standardin mukaisen suodatinperheen määrittelystä. Lausunto on liitteessä nro 4. Edellä mainitun lisäksi tarjoaja esittää, että Camfil Oy:n hankintakoriin tarjoamat tuotteet ovat olleet merkittävissä määrin tarjouspyynnön tuotemäärittelyn vastaisia, minkä vuoksi Camfil Oy:n tarjous tulisi hylätä tarjouspyynnön vastaisena. Sovellettavat oikeusohjeet Hankintalain 2 :n 1 momentin mukaan hankintayksikön on käytettävä hyväksi olemassa olevat kilpailuolosuhteet, kohdeltava hankintamenettelyn osallistujia tasapuolisesti ja syrjimättä sekä toimittava avoimesti ja suhteellisuuden vaatimukset huomioon ottaen. Hankintalain 62 :n mukaan tarjouksista on hyväksyttävä se, joka on hankintayksikön kannalta kokonaistaloudellisesti edullisin hankinnan kohteeseen liittyvien vertailuperusteiden mukaan tai se joka on hinnaltaan halvin. Kokonaistaloudellisesti edullisimman tarjouksen vertailuperusteina voidaan käyttää esimerkiksi laatua, hintaa, teknisiä ansioita, esteettisiä ja toiminnallisia ominaisuuksia, ympäristöystävällisyyttä, käyttökustannuksia, kustannustehokkuutta, myynnin jälkeistä palvelua ja teknistä tukea, huoltopalveluja, toimituspäivää tai toimitus- tai toteutusaikaa taikka elinkaarikustannuksia. Saman pykälän 3 momentin mukaan vertailuperusteet ja niiden suhteellinen painotus on ilmoitettava hankintailmoituksessa tai tarjouspyyntöasiakirjoissa, kun valintaperusteena käytetään kokonaistaloudellista edullisuutta. Ilmanvaihtosuodattimien energiakustannusten laskentakaavan virheellisyys Kiinteistöviraston tilakeskus on pyytänyt hankintaoikaisuasian käsittelyä varten valtion teknologian tutkimuskeskus VTT Oy:ltä lausuntoa siitä, olisiko energiakustannusten laskennassa tullut ehdottomasti käyttää Eurovent 4/11 tai 4/21/2014 laskentamalleissa käytettyjä aika- ja hyötysuhdearvoja (t= 6000 h ja η=0,5).
Helsingin kaupunki Pöytäkirja 2/2016 9 (14) Johtopäätökset VTT:n lausunnon mukaan ilmanvaihtosuodattimien energiakustannusten laskennassa on käytettävä niitä arvoja, jotka on mainittu Euroventlaskentakaavassa. VTT:n lausunto energiakustannusten laskennassa käytettävistä arvoista on liitteessä nro 5. Näin ollen, kun tilakeskus oli tarjouspyynnössä ilmoittanut, että se käyttää energiakustannusten laskentaan edellä kuvattua Eurovent-laskentakaavaa, olisi sen tullut käyttää myös tämän laskentakaavan mukaisia arvoja. Tarjouspyynnön liitteenä olleessa Excel-taulukossa ei ollut käytetty samoja arvoja, joita Eurovent-standardoinnissa edellytetään, joten ilmanvaihtosuodattimien tarjousvertailussa käytetty laskentakaava on ollut virheellinen kaavassa käytettyjen käyttötuntien ja hyötysuhteen määreiden osalta. Tarjottujen ilmanvaihtosuodattimien tarjouspyynnön mukaisuus Tarjouspyynnön liitteessä T5 oli pyydetty tarjoajia antamaan tarjoukset suodatinluokkien F7, M6 ja M5 mukaisista suodattimista, joiden nimellismitoiksi oli ilmoitettu 592 x 592 x 600 millimetriä (mm). Ilmanvaihtosuodattimien energiakustannusten laskennassa on merkitystä sillä, kuuluvatko vertailtavat ilmanvaihtosuodattimet samaan ns. suodatinperheeseen. Dinair Clean Air Oy:n toimittaman VTT:n lausunnon mukaan suodatinperhe määritellään materiaalien, suodattimen rakenteen, otsapintanopeuden, pinta-alan ja suodatinluokan mukaan. Suodattimen tiedot on oltava julkistettu Internettiin tai esitteen muodossa. Suodattimen pinta-alalla on vaikutusta suodattimen painehäviöön ja sitä kautta suodattimen laskennalliseen energiankulutukseen. Koska tarjouskilpailussa oli käytetty käyttökustannusten vertailussa suodattimien nimellismittoja, tarjottujen tuotteiden on oltava mitoiltaan Euroventin-suodatinperheen toleranssin rajoissa eli +/-10 % tai 50 mm, jolloin pienempi arvoista valitaan. Näistä raja-arvoista poikkeavat tuotteet eivät kuulu samaan suodatinperheeseen eikä niitä näin ollen tule hyväksyä tarjousvertailuun. Hintavertailussa käytetyssä hankintakorissa oli puolestaan ilmoitettu absoluuttiset vaihteluvälit suodattimien pituuksille sekä suodattimien taskujen määrälle. Tarjouspyynnön liitteessä oli pyydetty sekä suodattimia, joiden pituus oli tarkkaan määritelty (esim. 350 mm), että suodattimia, joille oli ilmoitettu pituuden osalta täsmällinen vaihteluväli (esim. 600-635 mm). Näin ollen hankintakoriin tarjotun suodattimen on tullut vastata pyydettyjä raja-arvoja, jotta sitä voidaan pitää tarjouspyynnön mukaisena. Pyydetyistä suodattimista poikkeavia tuotteita ei voida huomioida tarjousvertailussa.
Helsingin kaupunki Pöytäkirja 2/2016 10 (14) Hankintalain 80 :n mukaan hankintaoikaisu voidaan tehdä silloin, kun hankintapäätös tai muu hankintamenettelyssä tehty ratkaisu perustuu lain soveltamisessa tapahtuneeseen virheeseen. Lain soveltamisessa tapahtunut virhe voi myös tarkoittaa tarjousten vertailussa tapahtunutta vertailuperusteiden soveltamiseen tai pisteiden laskuun liittyvää virhettä. Koska tarjousvertailu on perustunut virheeseen käytettäväksi ilmoitetussa laskentakaavassa, hankintapäätöstä on oikaistava. Tarjoajien tasapuolinen ja syrjimätön kohtelu edellyttää, että hankintapäätöstä korjataan suorittamalla tarjoajien vertailu uudestaan. Hankintasopimusta asiassa ei ole vielä tehty, joten itseoikaisua voidaan käyttää asiassa. Kiinteistöviraston tilakeskus on suorittanut asiassa uuden tarjousten tarkastuksen ja vertailun. Tarjousten tarkastuksen yhteydessä havaittiin, että: - Kaarinan Suodatintekniikka Oy on hankintakorin useassa kohdassa tarjonnut tarjouspyynnöstä poikkeavia suodatinkokoja. Hankintakorin suodatinmitat eivät olleet nimellismittoja, vaan todellisia. Koska tarjous ei ole tarjouspyynnön mukainen, se esitetään hylättäväksi. - Camfil Oy oli ilmoittanut käyttökustannuskorissa suodatinluokan F7 suodattimeksi tuotteen, joka ei vastaa pituudeltaan Eurovent RS 4/C/001-2015 määrittelyn mukaan tarjouspyynnössä ilmoitetun (nimellismitat) suodattimen kanssa samaan suodatinperheeseen kuuluvaa suodatinta. Lisäksi tarjoaja on hankintakorin useassa kohdassa tarjonnut tarjouspyynnöstä poikkeavia suodatinkokoja. Hankintakorin suodatinmitat eivät olleet nimellismittoja, vaan todellisia. Koska tarjous ei ole tarjouspyynnön mukainen, se esitetään hylättäväksi. - Teknocalor Oy:n jättämän tarjouksen käyttökustannuskorin laskelmissa (kaikkien suodattimien F7, M6 ja M5) käytetyt käyttöaikapainotetut painehäviöarvot poikkesivat testitulosten vastaavista arvoista sekä lisäksi M5-suodattimen alkupainehäviö oli laskelmassa eri kuin testituloksessa. Tarjous ei ole tarjouspyynnön mukainen, jonka vuoksi tarjous tulee hylätä. - Filter Partner Oy:n jättämän tarjouksen käyttökustannuskorin laskelmissa (suodattimien F7 ja M5) käytetyt käyttöaikapainotetut painehäviöarvot poikkesivat testitulosten vastaavista arvoista sekä lisäksi M5- suodattimen osalta testitulos puuttui tarjouksesta. Tarjous ei ole tarjouspyynnön mukainen, jonka vuoksi tarjous tulee hylätä. - TrendiWell Oy oli ilmoittanut käyttökustannuskorissa M5-suodattimen osalta tiedot ja testitulokset 10-lahkeisesta suodattimesta tarjouspyynnössä vaaditun 6-lahkeisen sijasta, joten tarjous ei käyttökustannusko-
Helsingin kaupunki Pöytäkirja 2/2016 11 (14) rin osalta ole vertailukelpoinen toisten tarjonneiden kanssa. Tarjous ei ole tarjouspyynnön mukainen, jonka vuoksi tarjous tulee hylätä. - Onninen Oy:n jättämän tarjouksen käyttökustannuskorin laskelmissa (suodattimien M6 ja M5) käytetyt käyttöaikapainotetut painehäviöarvot ja alkupainehäviöarvot poikkesivat testitulosten vastaavista arvoista. Tarjous ei ole tarjouspyynnön mukainen, jonka vuoksi tarjous tulee hylätä. - AAF International Oy:n viimeksi vahvistetun tilikauden liikevaihto oli alle vaaditun sekä kaikki vaaditut testitulokset puuttuivat, minkä vuoksi käyttökustannuskorin laskelmia oli mahdoton tarkistaa. Tarjous ei ole tarjouspyynnön mukainen, jonka vuoksi tarjous tulee hylätä. Hyväksytyn ja vertailukelpoisen tarjouksen antoivat Vado Oy, Dinair Clean Air Oy sekä F.Suotimet Oy. Tarjousten korjatun tarkastuksen ja pisteytyksen seurauksena hyväksytyn tarjouksen jättäneiden tarjoajien vertailupisteet ovat seuraavat: Tarjoaja Vertailupisteet Vado Oy 98,30 Dinair Clean Air Oy 99,94 F-Suotimet Oy 96,05 Hankintapäätöksen oikaiseminen Tarjouskilpailuun lähetettyjen hyväksyttyjen tarjousten hinta-laatuarvioinnista on laskentakaavojen korjauksen jälkeen laadittu uusi vertailutaulukko, joka on liitteenä nro 6. Päätöstä esitetään edellä esitetyin perustein oikaistavaksi siten, että kiinteistölautakunta kumoaa 10.12.2015 tehdyn hankintapäätöksen (583 ) ja tekee asiassa uuden hankintapäätöksen. Kiinteistölautakunnalle esitetään, että se valitsee hyväksytyn tarjouksen jättäneistä tarjoajista parhaimmat vertailupisteet saaneen Dinair Clean Air Oy:n Helsingin kaupungin kiinteistöviraston tilakeskuksen puitesopimuskumppaniksi sopimuskaudelle 1.1.2016-31.12.2017 sekä mahdolliselle kahdelle yhden (1) vuoden optiojaksolle. Hankintojen arvioitu kokonaisarvo optiojaksot huomioituna on enintään 2 800 000 euroa (alv. 0 %). Esittelijä vs. tilakeskuksen päällikkö Markku Metsäranta Lisätiedot
Helsingin kaupunki Pöytäkirja 2/2016 12 (14) Liitteet Muutoksenhaku Heli Hietala, lakimies, puhelin: 310 78024 heli.hietala(a)hel.fi Per-Johan Johansson, kehittämisinsinööri, puhelin: 310 38464 per-johan.johansson(a)hel.fi 1 Eurovent-ohjeistus energiakustannusten laskennasta 2 Camfil Oy:n hankintaoikaisuvaatimus 3 Dinair Clean Air Oy:n huomautukset ja hankintaoikaisuvaatimus 4 VTT:n lausunto suodatinperheen määrittelystä 5 VTT:n lausunto energiakustannusten laskennasta 6 Korjattu vertailupisteytystaulukko Päätöskohdista A-I Päätöskohdasta J Muutoksenhaku hankintaoikaisupäätökseen Muutoksenhakukielto, valmistelu tai täytäntöönpano Otteet Ote Tarjouksen jättäneet Tilakeskus Otteen liitteet Esitysteksti Muutoksenhaku hankintaoikaisupäätökseen Liite 1 Liite 4 Liite 5 Liite 6 Muutoksenhakukielto, valmistelu tai täytäntöönpano Esitysteksti Päätöshistoria 10.12.2015 583 HEL 2015-012772 T 02 08 01 00 Päätös A B päätti hylätä Teknocalor Oy:n tarjouksen Käyttökustannuskorin laskelmien ja testitulosten ristiriitaisuuksien vuosi.
Helsingin kaupunki Pöytäkirja 2/2016 13 (14) C D E F päätti hylätä Filter Partner Oy:n tarjouksen Käyttökustannuskorin laskelmien ja testitulosten ristiriitaisuuksien vuosi. päätti hylätä TrendiWell Oy:n tarjouksen, koska se oli tarjonnut M5 suodattimeksi 6-lahkeisen suodattimen tilalle 10-lahkeisen suodattimen tarjouspyynnöstä poiketen. päätti hylätä Onninen Oy:n tarjouksen Käyttökustannuskorin laskelmien ja testitulosten ristiriitaisuuksien vuosi. päätti hylätä AAF International Oy:n tarjouksen, koska siitä puuttui Käyttökustannuskorin suodattimista testitulokset ja koska viimeksi vahvistetun tilikauden liikevaihto oli alle vaaditun. päätti oikeuttaa kiinteistöviraston tilakeskuksen päällikön tekemään ilmanvaihtosuodattimien hankinnan puitesopimuksen jäljempänä mainituin ehdoin hyväksytyn tarjouksen jättäneistä tarjoajista parhaimmat vertailupisteet saaneen Dinair Clean Air Oy:n kanssa ajalle 1.1.2016-31.12.2017. Edelleen kiinteistölautakunta oikeutti kiinteistöviraston tilakeskuksen päällikön päättämään kahden (2) vuoden option mahdollisesta käyttöönotosta vuodeksi kerrallaan. Sopimuksen enimmäiskesto on kuitenkin enintään neljä vuotta; 2+1+1. Puitesopimus tehdään seuraavin ehdoin: Puitesopimus on määräaikainen. Puitesopimus alkaa 1.1.2016 edellyttäen, että puitesopimusta koskeva hankintapäätös on tehty ja sopimus on molempien osapuolien taholta allekirjoitettu. Tilaaja allekirjoittaa sopimuksen aikaisintaan, kun hankintalain (2007/348) 77 :n mukainen odotusaika on kulunut ja hankintapäätös on lainvoimainen ja mahdolliset sopimuksen liitteeksi tarvittavat todistukset ja selvitykset on toimitettu tilaajalle. Puitesopimus päättyy 31.12.2017. Kiinteistö Oy Helsingin Toimitilojen hallitus tekee kilpailusta oman erillisen päätöksen. Hankintojen arvioitu kaikkien tilausten yhteenlaskettu kokonaisarvo on Tilakeskuksen osalta enintään 2 800 000 euroa (alv. 0 %). Arviossa on huomioitu myös mahdolliset optiovuodet.
Helsingin kaupunki Pöytäkirja 2/2016 14 (14) Esittelijä Lisätiedot tilakeskuksen päällikkö Arto Hiltunen Per-Johan Johansson, kehittämisinsinööri, puhelin: 310 38464 per-johan.johansson(a)hel.fi Sari Hilden, kiinteistöpäällikkö, puhelin: 310 40315 sari.hilden(a)hel.fi