EUROOPAN KOMISSIO VIESTINNÄN PÄÄOSASTO Kansalaisviestintä Kansalaissuhteet EU-TALLEKIRJASTO LIITE III Bryssel COMM.C.3.002/RCA KUMPPANUUSSOPIMUKSEEN LIITTYVÄT OHJEET Tässä asiakirjassa annetaan ohjeita EU-tallekirjastojen auttamiseksi Euroopan komission edustuston kanssa tehdyn kumppanuussopimuksen täytäntöönpanossa. 1. EU-tallekirjastojen tarkoitus EU-tallekirjastot osallistuvat Euroopan komission tiedotukseen Euroopan unionista (EU). Niiden tavoitteena on parantaa viestintää kansalaisten kanssa erityisesti akateemisessa yhteisössä paikallisella ja alueellisella tasolla sekä antaa johdonmukaista tietoa EU:sta ja komission poliittisista painopisteistä. EU-tallekirjastot kannustavat Euroopan yhdentymiseen ja yhteistyöhön liittyvää opiskelua ja tutkimusta toimimalla yhteyspisteenä, joka tarjoaa tietoa ja asiantuntemusta EU:n yhdentymisestä, EU:n toimielimistä ja sen toiminnasta ja politiikasta. Ne parantavat informaatiolukutaitoa antamalla EU-tietokantojen käyttöä koskevaa kohdennettua koulutusta ja opastusta sekä edistävät opetusta, tutkimusta ja yleisen tiedon jakamista Euroopan unionin politiikan ja toiminnan alalla. EU-tallekirjastot keräävät ja kehittävät näitä lähteitä EU:n lähikirjastoina paikan päällä ja arkistoivat sähköisiä asiakirjoja. EU-tallekirjastot pyrkivät tukemaan EU:n asioista kiinnostuneita opettajia, tutkijoita, opiskelijoita ja muuta yleisöä. EU-tallekirjastoja kannustetaan myös osallistumaan Euroopan asioita käsittelevien tapahtumien, erityisesti kansalaiskeskustelujen, valmisteluun ja järjestämiseen sekä järjestämään omasta aloitteestaan vastaavanlaisia tapahtumia joko yksin tai yhdessä muiden EU- Euroopan komissio B-1049 Bryssel Puhelin: (+32-2) 299 11 11 Toimisto: L-56 03/009 Puhelin: ohivalinta (+32-2) 299 61 13 Rui.CAVALEIRO@ec.europa.eu
tallekirjastojen tai muiden kumppaneiden kanssa. Niiden panos näihin tapahtumiin tuo huomattavaa lisäarvoa kohdeyleisölle. EU-tallekirjastoverkostoa hallinnoi Euroopan komissio. EU-tallekirjastot sijaitsevat pääasiassa yliopistoissa, korkeakouluissa ja tutkimuslaitoksissa. Kuka tahansa voi ottaa yhteyttä EU-tallekirjastoon tutustuakseen virallisiin EU:n julkaisuihin, vaikka tallekirjastot palvelevat pääasiassa tutkijoita. 2. Kumppanuus EU-tallekirjastot perustetaan tallekirjaston sijaintijäsenvaltiossa toimivan Euroopan komission edustuston päällikön ja ylläpito-organisaation vastaavan edustajan välisellä kirjallisella kumppanuussopimuksella. Samaan ylläpito-organisaatioon voi perustaa vain yhden EU-tallekirjaston. 3. EU-tallekirjastojen tavoitteet EU-tallekirjaston tavoitteena on: a) edistää ja helpottaa EU:n politiikkaan, aloitteisiin ja toimiin liittyvää opiskelua ja tutkimusta; b) antaa asiantuntevaa neuvontaa EU:ta koskevien tietolähteiden ja asiakirjojen hakemisessa; c) järjestää ja edistää keskusteluja Euroopasta, erityisesti kansalaiskeskusteluja ja muissa edustustojen tapahtumissa käytäviä keskusteluja; d) työskennellä läheisesti Europe Direct -tiedotuspisteiden ja Team Europen (jos jäsenvaltiossa on tällainen verkosto) kanssa ja näin auttaa paikallista yhteisöä luomaan yhteys EU:n eri ulottuvuuksiin; e) kehittää verkkopohjaista tietoa ja internetissä esillä oloa. 4. EU-tallekirjastojen tehtävät 2
Tavoitteidensa saavuttamiseksi EU-tallekirjasto hoitaa seuraavia tehtäviä: se a) toimii yhteyspisteenä, jonka kautta on saatavissa kaikki ylläpito-organisaation tuottama Euroopan unioniin liittyvä tieto; b) tuo saataville Euroopan unionin julkaisutoimistolta saadut julkaisut ja asiakirjat digitaalisina versioina; jos EU-tallekirjasto ei halua saada painettuja EUjulkaisuja, joita se ei ole pyytänyt, sen täytyy ilmoittaa tästä sähköpostitse EU:n julkaisutoimistoon; c) hyödyntää mahdollisuuksia tutustua EU-julkaisuihin verkossa, erityisesti EU:n julkaisutoimiston metatietoja, jollakin käytettävissä olevista tavoista (käyttämällä sopivaa hakupalvelua, ottamalla käyttöön julkaisujen pienoisohjelman, käyttämällä uudelleen EU:n julkaisutoimiston bibliografisia tietoja); d) mahdollistaa EU-asioita koskevien julkaisujen saumattoman sisällyttämisen ylläpito-organisaation kirjaston luetteloon; e) vastaa julkaisutoimiston tekemiin sähköisiin kyselyihin, joilla selvitetään, onko ylläpito-organisaatio kiinnostunut ottamaan vastaan EU:n toimielinten ja virastojen tiedotustoimiensa puitteissa valitsemien uusien julkaisujen näytekappaleita; f) tekee yhteistyötä Europe Direct -tiedotuspisteiden, Team Europen (jos jäsenvaltiossa on tällainen verkosto) ja muiden EU-verkostojen kanssa ja auttaa paikallista yhteisöä luomaan yhteyksiä EU:hun; g) tekee kumppanuussopimuksia muiden elinten kanssa, jos sen katsotaan olevan asianmukainen keino EU-tallekirjastojen tavoitteiden saavuttamiseksi, lisätäkseen EU-tallekirjastoissa olevien Euroopan unioniin liittyvien tietolähteiden käyttöä; h) osallistuu komission yleiseen Euroopan unionia koskevaan tiedotustoimintaan; i) järjestää ja edistää kansalais- ja muita keskusteluja, konferensseja ja seminaareja sekä Euroopan komission vierailukeskuksen kautta toteutettavia vierailuja Euroopan toimielimiin; j) raportoi tarvittaessa Euroopan komissiolle toimistaan. 3
5. Euroopan komission tehtävät EU-tallekirjastojen toiminnan helpottamiseksi Euroopan komissio: a) tukee EU-tallekirjastoja niiden pääasiallisessa toiminnassa tuoda saataville EU:n asiakirjoja ja tietolähteitä. Tähän kuuluu etuoikeutetun käyttäjän asema EU Bookshop -verkkosivustolla. EU-tallekirjastot voivat tämän asemansa ansiosta tilata suuria määriä valikoituja julkaisuja niin kutsutusta tukkukatalogista. Julkaisujen maksuton toimitus riippuu kuitenkin tilatusta julkaisusta vastuussa olevan EU:n yksikön taloudellisista resursseista; b) helpottaa EU-tallekirjastojen ja EU:n julkaisutoimiston hallinnoiman EU Bookshop -verkkosivuston välistä yhteydenpitoa: https://publications.europa.eu/bookshop. Verkkosivusto on saatavilla kaikilla EU:n 24 virallisella kielellä ja sen avulla varmistetaan, että EU-julkaisujen kaikki käytettävissä olevat kieliversiot ja sähköiset versiot ovat helposti saatavilla verkossa ja vapaasti ladattavissa. Verkkosivustolle pääsyä helpotetaan tarjoamalla pienoisohjelmia sekä sisällyttämällä tietoja kaupallisiin hakupalveluihin ja tarjoamalla nämä tiedot käyttöön maksutta ja uudelleenkäyttöä varten OPac-verkkosivustolla http://opac.publications.europa.eu; c) tukee suoraa yhteydenpitoa muiden komission yksiköiden kanssa (esimerkiksi EU:n julkaisutoimisto, komission kirjasto ja e-resurssikeskus ja tutkimuksen ja innovoinnin pääosasto); d) tukee EU-tallekirjastoja niiden tehtävien hoitamisessa (muun muassa avustamalla EU-tallekirjastojen kirjastonhoitajille suunnatussa koulutuksessa ja tiedotuksessa sekä tarjoamalla mahdollisuuden osallistua muihin tuki- ja verkostoitumistoimiin); e) helpottaa vierailujen järjestämistä EU-tallekirjastojen keskeisimmille kohdeyhteisöille eli opiskelijoille ja tutkijoille komission vierailukeskuksen kautta; 4
f) kutsuu säännöllisesti EU-tallekirjastoja osallistumaan kansalaiskeskusteluihin; g) tukee EU-tallekirjastoja, jotka haluavat järjestää kansalaiskeskusteluja tai muita Eurooppa-aiheisia keskusteluja; h) kutsuu säännöllisesti EU-tallekirjastoja osallistumaan sijaintijäsenvaltion komission edustuston kansallisiin verkostotapaamisiin ja muihin asiaankuuluviin toimiin; i) vahvistaa verkostoitumista yleiseurooppalaisten verkostoryhmien kautta, joiden tarkoituksena on koota yhteen EU-tallekirjastojen tietämystä ja asiantuntemusta eri aiheista ja jakaa se kaikkien verkoston jäsenten kesken. 6. Seuranta ja raportointi Euroopan komissio voi laatia arviointiraportin tietystä EU-tallekirjastosta edustustolta saamiensa tietojen perusteella. Kyseessä olevalle EU-tallekirjastolle ilmoitetaan Euroopan komission raportin tuloksista. Jos EU-tallekirjaston on raportin mukaan toteutettava korjaavia toimia: a) komissio laatii ensin kirjallisen raportin, jossa määritellään toimet, joita edellytetään, jotta EU-tallekirjasto noudattaisi perustamisestaan tehdyssä sopimuksessa antamiaan sitoumuksia; b) jos tarvittavia toimia ei toteuteta, EU-tallekirjaston toiminta lakkautetaan. 5