1 TARKASTUSLAUTAKUNNAN KOKOUS KOKOUSAIKA 22.11.2018 klo 13.00 16.05 KOKOUSPAIKKA Kihniön kunnantalo, hallituksen kokoushuone LÄSNÄ Jussi Hellgren puheenjohtaja Kalle Soininen varapuheenjohtaja Juha Koivisto jäsen Mailis Risku jäsen Elena Uusitalo jäsen Vesa Keso tilintarkastaja, JHTT, poissa klo 15.25-15.45 POISSA Jaana Vierikko jäsen MUUT Petri Liukku kunnanjohtaja, klo 13.00-14.00 Leila Törmä palvelupäällikkö, klo 14.00-14.30 Kristiina Mäkelä talous- ja hallintojohtaja, klo 15.25-15.45 KÄSITELLYT ASIAT 1 11 PÖYTÄKIRJAN ALLEKIRJOITUS, VARMENNUS JA TARKASTUS Kihniössä 22.11.2018 Jussi Hellgren puheenjohtaja Kalle Soininen varapuheenjohtaja Juha Koivisto jäsen Mailis Risku jäsen Elena Uusitalo jäsen Vesa Keso Kristiina Mäkelä JHTT pöytäkirjanpitäjä 9 sihteeri
2 1 KOKOUKSEN LAILLISUUS JA PÄÄTÖSVALTAISUUS Tarkastuslautakunnan kokousmenettelyssä noudatetaan hallintosäännön määräyksiä. Kutsun antaa puheenjohtaja ja siinä on ilmoitettava kokouksen aika ja paikka sekä käsiteltävät asiat. Tarkastuslautakunnan kokous on päätösvaltainen, kun enemmän kuin puolet jäsenistä on saapuvilla. Asiasta päätetään puheenjohtajan selostuksen pohjalta. Hallintosäännön mukaan lautakunnan kokouksissa tilintarkastajalla on läsnäolo- ja puheoikeus. Kunnanhallitus ei voi määrätä edustajaansa lautakunnan kokouksiin. Ehdotus Päätös Kokous todetaan laillisesti koolle kutsutuksi ja päätösvaltaiseksi. Kokous todetaan laillisesti koolle kutsutuksi ja päätösvaltaiseksi.
3 2 PÖYTÄKIRJAN TARKASTAMINEN Hallintosäännön mukaan pöytäkirjan kirjoittaa puheenjohtajan johdolla pöytäkirjanpitäjä. Pöytäkirjan allekirjoittaa puheenjohtaja ja varmentaa pöytäkirjanpitäjä. Pöytäkirja tarkastetaan lautakunnan päättämällä tavalla. Tämän kokouksen pöytäkirja tarkastetaan siten, että kaikki läsnäolijat allekirjoittavat pöytäkirjan välittömästi kokouksen jälkeen. Pöytäkirja tarkastetaan siten, että kaikki läsnäolijat allekirjoittavat pöytäkirjan välittömästi kokouksen jälkeen.
4 3 PÖYTÄKIRJAN NÄHTÄVILLÄ PITÄMINEN Kuntalain 140 : Valtuuston, kunnanhallituksen ja lautakunnan sekä kuntayhtymän 58 :n 1 momentissa tarkoitetun toimielimen pöytäkirja siihen liitettyine oikaisuvaatimusohjeineen tai valitusosoituksineen pidetään tarkastamisen jälkeen nähtävänä yleisessä tietoverkossa, jollei salassapitoa koskevista säännöksistä muuta johdu. Tarkastuslautakunnan pöytäkirja pidetään tarkastamisen jälkeen nähtävänä yleisessä tietoverkossa Kuntalain 140 mukaisesti. Tarkastuslautakunnan pöytäkirja pidetään tarkastamisen jälkeen nähtävänä yleisessä tietoverkossa Kuntalain 140 mukaisesti.
5 4 VIRANHALTIOJIDEN HAASTATTELUT Arviointityönsä suorittamiseksi tarkastuslautakunta kutsuu kokouksiin viranhaltijajohtoa, luottamushenkilöjohtoa, henkilökunnan edustajia, tytäryhteisöjen edustajia ja mahdollisia muita sidosryhmien edustajia selvittämään omasta näkökulmastaan arviointikohteen toimintaa, tavoitteita ja niiden toteutumista sekä toiminnan tuloksellisuutta ja tarkoituksenmukaisuutta työohjelmansa mukaisesti. Tarvittaessa haastateltaville jaetaan ennakkoon täytettäväksi arviointilomake toimialan/vastuualueen toiminnasta ja taloudesta. Lomake ei ole julkinen eikä sitä liitetä pöytäkirjaan. Haastateltava Aika Aihe Kunnanjohtaja 13.00 Katsaus ajankohtaisiin kunnan toimintaan ja talouteen liittyviin asioihin. Ennuste vuoden 2018 tilinpäätöksen keskeisistä tunnusluvuista Alijäämän kattamiseksi tehtyjen toimenpiteiden toteutuminen Koillis-Satakunnan Sähkö Oy:n osakkeiden myynti Eroamisesitys Sastamalan koulutuskuntayhtymästä Vesihuoltolaitoksen yhtiöittäminen Eroaminen Satakunnan koulutuskuntayhtymästä Tuloveron ja kiinteistöveron korotukset Kunnan ja kuntakonserniin kuuluvien yhtiöiden lainojen kokonaiskilpailutus Selvitystyö kunnan omistamien suurimpien metsäkiinteistöjen myynnistä Salomaan tilan myynnin selvitys Salomaan perintötilan rahavarojen käyttö Kunnan omistamien kiinteistöjen myyntiselvitys Kunnassa sijaitsevien rakennettujen kiinteistöjen selvityshanke Vakuutusten kilpailutus Henkilöstön lyhytkestoisista lomautuksista saatavan mahdollisen taloudellisen hyödyn selvittäminen Palvelutason alentaminen Vuosittain kaikkien taksojen tarkastelu Mahdolliset tarveharkintaiset toimenpiteet liittyen talousarvioasetelman ja tilinpäätöksen laadintaan Harkinnanvaraisten hankkeiden avustusten hakeminen Palvelupäällikkö Törmä Leila 14.00 Arviointi, sosiaali- ja terveystoimi Katsaus Kihniön kunnan saamiin palveluihin Tapahtuneet muutokset Suurimmat kehityskohteet Kehityskoordinaattori Jyrki Mattila 14.30 Arviointi, kuntamarkkinointi toimenkuva hankkeen sisältö hankkeen tavoitteet hankkeen tavoitteiden saavuttamisen mittarit
6 Kunnanjohtaja esitteli tarkastuslautakunnalle talouden toteutumatietoja ajalta 1-10 2018 (83,3%). Saadun selvityksen mukaan toimintatuottojen toteutuma oli 112%, toimintakulujen 80%, verotulojen 94% ja valtionosuuksien 83%. Tuloslaskelman osoittama vuosikate oli 1.4M. Kunnanjohtajan antaman ennusteen mukaan tilinpäätöksen 2018 tuloslaskelma tullee olemaan positiivinen. Kunnanjohtaja selvitti tarkastuslautakunnalle talousarviossa esitettyjen alijäämän kattamiseksi tehtyjen toimenpiteiden toteutumista. Saadun selvityksen mukaan esitetyt toimenpiteet on toteutettu olennaisilta osin. Osa esitetyistä toimenpiteistä on ollut tarkoituksenmukaista jättää toteuttamatta tai siirtää tuleville vuosille. Palvelupäällikkö Leila Törmä saapui kutsuttuna kokoukseen. Tarkastuslautakunta keskusteli Kihniön kunnan saamista asumispalveluista ja niissä tapahtuneita muutoksia. Tarkastuslautakunnan saaman selvityksen mukaan yksi toiminnan suuria haasteita on osaavan henkilökunnan rekrytointi. Tarkastuslautakunta pitää tärkeänä, että sosiaali- ja terveystoimen rekrytoinnissa hyödynnetään kunnan kanssa tehtävää yhteistyötä esim. asuntojen järjestämisessä. Kehityskoordinaattori Jyrki Mattila oli estynyt saapumaan kokoukseen.
7 5 TOIMIELINTEN PÄÄTÖSTEN SEURANTA Arviointityönsä suorittamiseksi tarkastuslautakunta seuraa toimielinten ja viranhaltijoiden toimintaa. Tarkastuslautakunta on sopinut seuraavasta työnjaosta eri hallinnonalojen toiminnan seuraamisessa. Toimielin Kunnanhallitus Sivistyslautakunta Tekninen lautakunta Tarkastuslautakunnan jäsen Kaikki Kaikki Kaikki Tarkastuslautakunta on kokouksessaan 15.8.2017 päättänyt että jäsenille toimitetaan säännönmukaisesti kaikkien toimielinten pöytäkirjat. Seurannan perusteella käydään keskustelu siitä, ovatko toimielinten tekemät päätökset kunnanvaltuuston asettamien tavoitteiden mukaisia ja että onko toiminta järjestetty tuloksellisella ja tarkoituksenmukaisella tavalla. Tarkastuslautakunta kävi keskustelun toimielinten tekemistä päätöksistä. Juha Koivisto poistui kokouksesta siltä osin kun käsiteltiin teknisen lautakunnan päätöksiä.
8 6 TILINTARKASTUSTYÖN TOTEUTUMISRAPORTTI 22.11.2018 ASTI TEHDYSTÄ VUODEN 2018 TARKASTUSTYÖSTÄ Tilintarkastaja antaa tarkastuslautakunnalle kirjallisia ja suullisia raportteja tarpeen mukaan. Seurannan kannalta on tarpeellista, että jokaisessa kokouksessa käsitellään omana kohtana tilintarkastajan kokouspäivään mennessä tekemät havainnot. Tarkastuslautakunta merkitsee tiedokseen havainnot ja saattaa ne tarvittaessa tiedoksi kaupunginhallitukselle. Tarkastuslautakunta merkitsee tiedokseen tilintarkastustyön toteutumaraportin 22.11.2018 asti tehdystä vuoden 2018 tarkastustyöstä. Tarkastuslautakunta merkitsi tiedokseen tilintarkastustyön toteutumaraportin 22.11.2018 asti tehdystä vuoden 2018 tarkastustyöstä.
9 7 SIDONNAISUUKSIEN ILMOITTAMINEN Kuntalain 84 :n mukaan kunnan luottamushenkilön ja viranhaltijan on tehtävä sidonnaisuusilmoitus johtotehtävistään sekä luottamustoimistaan elinkeinotoimintaa harjoittavissa yrityksissä ja muissa yhteisöissä, merkittävästä varallisuudestaan sekä muista sidonnaisuuksista, joilla voi olla merkitystä luottamus- ja virkatehtävien hoitamisessa. Velvollisuus ilmoittaa sidonnaisuuksista koskee kunnanhallituksen ja maankäyttö- ja rakennuslaissa (132/1999) tarkoitettuja tehtäviä hoitavan toimielimen jäseniä, valtuuston ja lautakunnan puheenjohtajaa ja varapuheenjohtajia, kunnanjohtajaa, pormestaria ja apulaispormestaria sekä kunnanhallituksen ja lautakunnan esittelijää. Ilmoitus on tehtävä kahden kuukauden kuluessa siitä, kun henkilö on valittu tehtäväänsä. Sidonnaisuusilmoitus tehdään tarkastuslautakunnalle, joka valvoo ilmoitusvelvollisuuden noudattamista ja saattaa ilmoitukset valtuuston tiedoksi. Kunnan on pidettävä sidonnaisuuksista rekisteriä yleisessä tietoverkossa, jollei salassapitoa koskevista säännöksistä muuta johdu. Tarkastuslautakunta - käsittelee saadut sidonnaisuusilmoitukset - päättää julkaista käsitellyt sidonnaisuusilmoitukset kunnan kotisivuilla - pyytää tarvittaessa ilmoittamisvelvollisia jättämään ilmoitus tai täydentämään ilmoitusta. Tarkastuslautakunnalle ei ollut toimitettu uusia sidonnaisuusilmoituksia.
10 8 ARVIOINNIN JA TARKASTUKSEN TALOUSARVIO VUODELLE 2019 Tarkastuslautakunnan tehtävänä on KL 121 :n mukaan mm. valmistella kunnanhallitukselle esitys arvioinnin ja tarkastuksen talousarvioksi. Esitys arvioinnin ja tarkastuksen talousarvioksi laaditaan kokouksessa. Tarkastuslautakunta tekee esityksen arvioinnin ja tarkastuksen talousarvioksi vuodelle 2019. Tarkastuslautakunta käsitteli arvioinnin ja tarkastuksen talousarvion vuodelle 2019. Tarkastuslautakunta esittää, että arvioinnin ja tarkastuksen talousarvio vuodelle 2019 on vuoden 2018 talousarvion mukainen.
11 Tilintarkastaja poistui kokouksesta päätöksen 9 ajaksi klo 15.25-15.45. Talous- ja hallintojohtaja saapui kokoukseen päätöksen 9 ajaksi klo 15.25-15.45 Talous- ja hallintojohtaja toimi pöytäkirjanpitäjänä päätöksen 9 ajan. 9 TILINTARKASTUSYHTEISÖN VALINNAN VALMISTELU Tarkastuslautakunnan tehtäviin kuuluu mm. valmistella kunnanvaltuustolle tilintarkastusyhteisön valintapäätös. Tarkastuslautakunta esittää kunnanvaltuustolle, että nykyistä BDO Audiator Oy:n kanssa vuosille 2017-2018 tehtyä tilintarkastussopimusta jatketaan vuosille 2019-2022. Sopimus sisältää myös tarkastuslautakunnan sihteeripalvelun. Hankinta ei ylitä kansallista kynnysarvoa.
12 10 MUUT ASIAT Tarkastuslautakunta ottaa käsiteltäväksi lautakunnan jäsenten ja tilintarkastajan mahdollisesti esille ottamat asiat. Tarkastuslautakunnan seuraava kokous pidetään työohjelman mukaisesti 22.1.2018. Tarkastuslautakunta keskusteli yhteiskokouksesta Parkanon tarkastuslautakunnan kanssa. Kokous toteutettaneen tammikuussa 2019.
13 11 OIKAISUVAATIMUS JA VALITUSOSOITUS Pöytäkirjaan liitettävässä oikaisuvaatimusohjeessa annetaan tarpeelliset ohjeet oikaisuvaatimuksen tekemiseksi. Pöytäkirjaan liitettävässä valitusosoituksessa on mainittava valitusviranomainen, valitusaika ja mitä valituskirjaan on liitettävä. Päätökseen, josta ei saa tehdä oikaisuvaatimusta eikä valitusta, on liitettävä tästä ilmoitus ja samalla mainittava, mihin lain tai asetuksen kohtaan kielto perustuu. Ohjeet oikaisuvaatimuksesta, valitusosoitus sekä muutoksenhakukielto liitetään pöytäkirjaan. Ohjeet oikaisuvaatimuksesta, valitusosoitus sekä muutoksenhakukielto liitetään pöytäkirjaan.