PÖYTÄKIRJA 3/2002 Kansallinen elektroninen kirjasto Ohjausryhmän kokous 3 / 2002 Aika: 19.11.2002 klo 13.15-15.30, n. klo 15.30 alkaen kierto kansalliskirjastossa Paikka: Helsingin yliopiston kirjasto, Fabiania neuvotteluhuone. Yliopistonkatu 1, 2. krs. Läsnä Rehtori Matti Uusitupa, Kuopion yliopisto, puheenjohtaja Ylikirjastonhoitaja Kai Ekholm, Helsingin yliopiston kirjasto Ylikirjastonhoitaja Päivi Kytömäki, Oulun yliopiston kirjasto Professori Lea Sistonen, Åbo Akademi Vararehtori Raija Sollamo, Helsingin yliopisto Toimistopäällikkö Hannu Taskinen, Helsingin kaupunginkirjasto Esittelijä Palvelupäällikkö Kristiina Hormia-Poutanen, sihteeri Estynyt Pääjohtaja Jussi Huttunen, KTL Johtaja Sakari Karjalainen, Opetusministeriö Professori Sanna Järvelä, Oulun yliopisto Pääsihteeri Kaj Malm, ARENE ry. ESITYSLISTA 1. Kokouksen avaus 2. Esityslistan hyväksyminen Esitys: Hyväksyttäneen Päätös: Esityslista hyväksyttiin 3. Edellisen kokouksen pöytäkirjan hyväksyminen Edellisen kokouksen pöytäkirja on lähetetty ohjausryhmän jäsenille kokouskutsun yhteydessä (Liite 1). Esitys: Hyväksyttäneen Päätös: Edellisen kokouksen pöytäkirja hyväksyttiin muutoksitta 4. Kansallisen elektronisen kirjaston toimintasuunnitelma ja talousarvio vuodelle 2003 Kansallisen elektronisen kirjaston, FinELibin, toiminnan tavoitteena
on tutkimus-, opetus- ja oppimisedellytysten parantaminen Suomessa hankkimalla korkealaatuisia verkkoaineistoja käyttäjien saataville ja helpottamalla aineistojen käyttömahdollisuuksia. Korkealaatuiset sisältöpalvelut ovat osa tutkimuksen ja oppimisen kansallista infrastruktuuria. Kansallisen elektronisen kirjaston toiminta on arvioitu vuonna 2002 ja arviointiraportti valmistuu alkuvuodesta 2003. Arviointiraportin suositukset tulevat vaikuttamaan FinELibin kehittämiseen tulevina vuosina. Aineistojen käytön helpottaminen korostuu vuoden 2003 toiminnassa. Suurin yksittäinen hanke toimintavuonna on portaalipalvelun käyttöönotto ja siihen liittyvien hallinnollisten kysymysten ratkaisu. Toimintasuunnitelman luonnos liitteenä (Liite 2.). Esitys: Keskustellaan kansallisen elektronisen kirjaston toimintasuunnitelmaluonnoksesta. Päätös: Kansallisen elektronisen kirjaston toimintasuunnitelmaan tehdään keskusteluja vastaavat muutokset ja tarkenteet, jonka jälkeen toimintasuunnitelma ja talousarvio on hyväksytty. 5. Kansalliskirjaston toimialan muutos Yliopistoasetuksen mukaan Helsingin yliopiston kirjaston tehtävänä on toimia tieteellisten kirjastojen valtakunnallisena palvelu- ja kehittämisyksikkönä sekä huolehtia alan kotimaisen ja kansainvälisen yhteistoiminnan edistämisestä. Kirjasto vastaa omalla toiminnallaan myös kansallisen kulttuuriperinnön ja muiden kansallisten kokoelmien ylläpidosta sekä niihin liittyvästä tiedonvälityksestä ja tietopalvelusta. Lisäksi kirjasto huolehtii tehtävistä, jotka sille vapaakappale lainsäädännön nojalla kuuluvat. Kansalliskirjasto vastaa käytännössä suurelta osin yliopistokirjastojen keskitetyistä palveluista. Kansalliskirjaston toimiala on yliopistoasetuksessa rajattu vain tieteellisiin kirjastoihin. Toimintaympäristön muutokset, kuten tietoverkkojen merkityksen kasvu informaation jakelukanavana ja oppimisen ympäristönä edellyttävät, että kansalliskirjaston tehtäviä ja toimialaa arvioidaan uudelleen. Opetusministeriö on 9.4.2002 päivätyllä kirjeellä asettanut työryhmän, jonka tehtävänä on selvittää kansalliskirjaston tehtäalueen muutostarpeet ja tehdä tähän liittyvät ehdotukset säädösmuutoksiksi selvittää kansalliskirjaston tehtäväalueen muutoksesta aiheutuvat rahoitustarpeet ja tehdä ehdotukset tarvittavista rahoitusjärjestelyistä.
Työryhmän puheenjohtajana toimii kansliapäällikkö Markku Linna ja jäseninä kirjastotoimenjohtaja Maija Berndtson, ylikirjastonhoitaja Kai Ekholm, ylijohtaja Arvo Jäppinen, ylijohtaja Kalevi Kivistö, kirjastonjohtaja Vuokko Palonen, vararehtori Raija Sollamo, rehtori Tapio Varmola. Esitys: Ylikirjastonhoitaja Kai Ekholm antaa tilannekatsauksen työryhmän työskentelystä. Keskustellaan aiheesta. Päätös: Kansalliskirjaston toimialaryhmän toimikautta on pidennetty kahdella kuukaudella, toimikausi päättyy 31.12.2002. Työryhmän tulevasta esityksestä ei voida tässä vaiheessa kertoa kovin tarkasti. Ryhmässä on keskusteltu kirjaston nimestä ja päädytty esittämään muotoa Suomen Kansalliskirjasto - Helsingin yliopiston kirjasto. Kansalliskirjaston toimialan muutos edellyttää myös asetusmuutosta. Asetuksessa (115/98 ) todetaan kirjaston tehtävistä: mm. toimia tieteellisten kirjastojen valtakunnallisena palvelu- ja kehittämisyksikkönä. Työryhmä on käsitellyt kahta vaihtoehtoa asetustekstin osalta. Joko sana tieteellisten jätetään pois tai tilalle otetaan sana kirjastoverkon. Kansalliskirjaston rahoituksesta ja budjetointitekniikasta on keskusteltu varsin paljon työryhmässä. Tavoitteena on selkeyttää rahoitusjärjestelmää ja lisätä sen läpinäkyvyyttä. Kansalliskirjastotehtävien ja Helsingin yliopistolle annettavien palvelujen välinen rajanveto on aikaisemmin saattanut olla vaikeasti tulkittavissa. Helsingin yliopisto ja Helsingin yliopiston kirjasto ovat käyneet vuosittain tulossopimusneuvottelut. Tulevaisuudessa tavoitteena on laatia budjetti tulossopimuskaudelle. Muille kirjastoverkon sektoreille esitetään kolmivuotista sopimusmenettelyä. Toimialamuutos toteutetaan kokonaisuudessaan Kansalliskirjaston strategiakaudella 2004-2006. Kansalliskirjaston kannalta toimialan muutoksessa on kysymys toiminnan skaalautumisesta. Suurelta osin kansalliskirjasto toteuttaa jo niitä tehtäviä, joita tultaneen esittämään toimialatyöryhmän muistiossa. Kansalliskirjasto kehittää tulevaisuudessa toimialapalveluita vahvasti. Kirjastoverkon rakennetta olisi myös kehitettävä. Kullakin kirjastosektorilla tulisi olla toimielin, jolla on neuvotteluoikeus kansalliskirjaston kanssa. 6. Kustannustenjako konsortion sisällä ja yliopistojen keskitetyn rahoituksen rahoitusmallin tarkistus Konsortion sisäiset kustannustenjakoperiaatteet ovat nousseet vahvasti esille eurooppalaisten kirjastokonsortioiden kokouksissa. Pohjoismaisella tasolla kysymyksestä on keskusteltu vilkkaasti vuoden 2002 aikana ja aiheesta on valmisteilla eri maiden kokemuksia kartoittava kansainvälinen artikkeli. Keväällä 2002 koottiin Suomessa yliopistojen, ammattikorkeakoulujen ja tutkimuslaitosten edustajista työryhmä, jonka tehtävänä oli laatia esitys konsortion sisäisen
kustannustenjaon periaatteista ja yliopistojen keskitetyn rahoituksen jakoperiaatteista. Työryhmä sai esityksensä valmiiksi loppukeväästä 2002. Esitystä on käsitelty kesän aikana yliopistokirjastojen johtajien kokouksissa, tutkimuslaitosten edustajista kootussa ryhmässä sekä ammattikorkeakoulujen kirjastoyhteistyökonsortion (AMKIT) kokouksessa. Yliopistokirjastot, ammattikorkeakoulujen kirjastot sekä tutkimuslaitosten kirjastot ovat hyväksyneet konsortion sisäistä kustannustenjakoa koskevat periaatteet. Esitys on kokouskutsun liitteenä (Liite 3.). Esitys: Keskustellaan kustannustenjaon periaatteista. Päätös: Kustannustenjakomalli hyväksyttiin. 7. Muut asiat 7.1. Kansallinen portaalihanke Kirjastoverkon palvelut tulevat lähivuosina rakentumaan kolmen elementin varaan, joita ovat integroitu kirjastojärjestelmä, portaaliohjelmisto ja digitaalisten objektien hallintaohjelmisto. Kirjastojärjestelmä, Voyager, on otettu käyttöön yliopistokirjastoissa vuoden 2001 aikana ja ammattikorkeakoulut valmistautuvat järjestelmän käyttöönottoon. Elektronisen aineiston hakua helpottavan portaaliohjelmiston valinta on tehty EU-kilpailutusmenettelyn kautta. Saatuihin tarjouksiin on pyydetty tarkennuksia, ohjelmistoja on testattu ja niistä on järjestetty demoja. Portaalihankkeen projektiryhmä ja projektin johtoryhmä sekä yliopistokirjastojen johtajat ovat ottaneet kantaa ohjelmistovalintaan. Kaikkien ryhmien kannanotot olivat samansuuntaiset ja kansalliskirjaston ylikirjastonhoitaja on tehnyt ohjelmiston hankintapäätöksen 5.11.2002 ottaen huomioon ryhmien mielipiteet. Tiedonhakuportaali toteutetaan Ex Libris ohjelmistotalon MetaLib-ohjelmistolla. Digitaalisten objektien hallintaohjelmiston valinta EU-kilpailutuksen kautta on myös käynnistetty. 7.2 Arviointi Kansallisen elektronisen kirjaston ulkoinen arviointi tehtiin lokakuussa 2002. Arviointipaneeli kuuli opetusministeriön, konsortion jäsenkirjastojen, FinELibin ohjausryhmän entistä ja nykyistä puheenjohtajaa sekä FinELibin henkilökuntaa. Arviointiraportti on työn alla ja sen suunniteltu julkistamisajankohta on 19.2.2003. Korkeakoulujen arviointineuvosto järjestää keväällä 2003 arviointiseminaarin. Arviointipaneelin palaute toisen arviointipäivän päätteeksi oli erittäin myönteinen. Arviointiryhmälle oli muodostunut se käsitys, että
kansallisen elektronisen kirjaston palvelut vastaavat hyvin jäsenorganisaatioiden tarpeita ja käyttäjäkunta on palveluun tyytyväinen. Yhteistyöhön perustuva toimintamalli on hyvä. Arviointipaneelin mielestä FinELib on luonut uutta e-kulttuuria Suomessa. Myös FinELib-henkilöstön motivoituneisuus työhön sai kiitosta. Arviointiryhmä kiinnitti huomiota pitkän aikajänteen strategian puutteeseen, työnjakokysymyksiin jäsenkirjastojen ja FinELibin kesken sekä rahoitusjärjestelmän epäselvyyteen. 7.3 Sir Brian Folletin arvio FinELibistä Sir Brian Follet julkaisi 1990-luvun puolivälissä Folletin-raportin, jonka pohjalta Iso-Britanniassa lähdettiin kehittämään elibhanketta. Monet Euroopan maat ovat hyödyntäneet elib-projektien tuloksia, mm. Suomen aihehakemistohankkeissa on käytetty Iso- Britanniassa kehitettyjä ohjelmistoja. Sir Brian Follet on jälleen ajankohtainen nimi. Hän on laatinut Research Support Libraries Groupin (RSLG) nimissä ohjelmaesityksen, jonka tavoitteena on tutkimusedellytysten ja tutkimuksen kansainvälisen kilpailukyvyn parantaminen Iso- Britanniassa. Ohjelmassa tullaan parantamaan tutkimusta tukevien erimuotoisten aineistojen saantia ja käytettävyyttä. Ehdotettu rahoitustaso on EUR 100 milj./v. Folletin uusin raportti julkaistaan vuonna 2003. FinELibin toiminnan ohjausjärjestelmää, tuloksia, vaikuttavuuden mittareita ja arvioita ohjelman vaikuttavuudesta esiteltiin UNICAkonferenssissa Madridissa 24.10.2002. Sir Follet mainitsi ja kommentoi omassa esityksessään FinELibin useaan otteeseen: FinELibin ohjausjärjestelmä on hyvä. Vaikutusvaltainen ohjausryhmä, käytännön toimintaa tunteva konsortioryhmä ja käyttäjäryhmät on malli, joka voidaan ottaa käyttöön myös Iso-Britanniassa. Merkittävää on sitoa toimintaan keskeiset ja vaikutusvaltaiset tahot, jotka ohjaavat tiede- ja koulutuspolitiikkaa. Vahva konsortiomalli on se toimintatapa, jota suositellaan myös Iso-Britanniassa. UNICA-konferenssissa keskusteltiin paljon eri konsortiomalleista. Hollanti noudattaa "löyhää" mallia, joka perustuu vapaaehtoisuuteen eikä toimintaa ole virallistettu millään tavalla. Suomi edusti "vahvaa" konsortiota, jossa toimintaperiaatteista on sovittu ja jossa keskusyksiköllä on vaikutusvaltaa. FinELibin asiakslähtöisyys ja käyttäjätutkimukset ovat Sir Brian Folletin mukaan erittäin merkittäviä. Myös Iso- Britanniassa toiminnan keskiössä tulee olemaan asiakas. 7.4. Yliopistokirjastojen verkoston strategia 2003-2007 Yliopistokirjastojen strategiassa linjataan Suomen yliopistokirjastojen verkoston yhteistyötä seuraaviksi viideksi vuodeksi. Siinä nostetaan esiin niitä tehtäviä, joiden hoitamiseksi
tarvitaan yhteistyötä ja verkostomaista toimintatapaa. Strategian tavoitteena on vahvistaa kirjastojen kykyä tuottaa palveluja yliopistojen tarpeisiin. Kullakin kirjastolla on sen omaa toimintaa ohjaava strategia, joka on osa kunkin yliopiston strategiaa. Kansalliskirjastostrategia linjaa Helsingin yliopiston kirjaston toimintaa. Tätä strategiaa laadittaessa on otettu huomioon koulutuksen ja tutkimuksen tietostrategian painopisteet. Strategia on tehty yliopistokirjastojen johtajien yhteistyönä. Sen toteuttamiseksi laaditaan kaksivuotinen toimintasuunnitelma. Toteutumista arvioidaan kahden vuoden välein ja samalla strategiaa uudistetaan. Yhteistyön painopiste lähivuosina on aineistojen saatavuuden ja kattavuuden parantaminen. Yliopistokirjastojen strategia ja sen tiivistelmä löytyvät verkosta yliopistokirjastojen neuvoston sivuilta: http://www.lib.helsinki.fi/kirjastoala/neuvosto/index.htm 7.5. Aineistohankinnat Aineistohankinnat on ryhmitelty kolmeen ryhmään: aineistokonsortioiden laajennuksiin, aineistojen uudistuksiin ja uusien aineistojen hankintaan. Hankinnat on aikataulutettu eri tavoin. Konsortion laajennukset hoidettiin vuonna 2002 ennen kesälomakautta ja tämä järjestely onnistui hyvin. Menettelyä jatketaan. Kaikki vanhat sopimukset uudistetaan loppusyksyn aikana ja uusia sopimuksia solmitaan toistakymmentä. Uusien aineistojen joukossa on myös ns. pienten tieteenalojen aineistoja (uskontotiede, taideaineet). Hankintaa pienille konsortioille on tehty kokeilumielessä ja kokeilun pohjalta laaditaan asiaa koskevat toimintaperiaatteet. Suurin ja kallein aineistolisenssi tulee olemaan, mikäli neuvotteluissa päästään yksimielisyyteen, Kluwerin kokotekstilehtiä koskeva lisenssi. 7.6. Käyttäjäkyselyt FinELib on järjestänyt käyttäjäkyselyjä vuodesta 1998 lähtien. Ensimmäisenä vuonna kyselyn kohteena oli kolme yliopistoa ja yksi ammattikorkeakoulu. Vuonna 1999 kysely suunnattiin yliopistoille, mutta vuodesta 2000 lähtien kyselyjä on tehty yliopistoille ja ammattikorkeakouluille. Vuonna 2000 web-kyselylomake yhdistettiin tilastointiohjelmaan, joka tekee datan jatkokäsittelyn helpoksi. Yliopistojen ja ammattikorkeakoulujen käyttäjäkysely pidetään 18.11.-2.12.2002. Tampereen yliopiston informaatiotutkimuksen laitoksen opiskelija laatii opinnäytteensä yliopistojen vuoden 2002 kyselystä. Tutkimuslaitoksille suunnataan ensimmäinen kysely keväällä 2003. Kyselyjen ajankohtaa muutetaan kevätkaudelle
seuraavasta kyselykierroksesta lähtien ja tällöin kaikkien ryhmien kyselyt pidetään samanaikaisesti. 8. Seuraava kokous Seuraava kokous pidetään 11.3.2003 klo 12.30. Kokouksen aluksi on mahdollisuus tutustua kirjastoon ja varsinainen kokous alkaa klo 13. Käsiteltäviä asioita ovat: toimintakertomus vuodelta 2002, arvioinnin tulos, kansalliskirjastoryhmän esitys. 9. Kokouksen päättäminen Puheenjohtaja päätti kokouksen klo 15.15. xx.x. 2003 Kristiina Hormia-Poutanen Palvelupäällikkö, HYK sihteeri