Asetuksissa määritellyt Auroran käyttäjäryhmät (11.7.2017 /PJ) Käyttäjäryhmien tekemisestä ja niiden oikeuksista vastaa Tampereen kaupunginkirjaston verkkopäällikkö. Tunnuksista vastaavat sekä verkkopäällikkö että PIKI-koordinaattori. Työntekijän tunnusten oikeuksista päättää tämän esimies yhdessä Tampereen henkilöiden kanssa. Aurora 3.3 -versiossa (12122013) uudistui käyttöoikeuksien hallinta ja ylläpito ja se siirrettiin Punaiselta planeetalta Asiakaspalvelu -sovellukseen. Auroran versiossa 5.1. järjestelmään tuli käyttäjien lokitusmahdollisuus. Järjestelmä kerää käyttäjien lokitietoja, joiden säilytysajaksi on sovittu 2 vuotta (= rikosoikeudellinen raja). Järjestelmä kerää tapahtumatietoja järjestelmän ja käyttäjien suorittamista lisäyksistä, muutoksista ja poistoista; asiakastietojen hausta ja katselusta sekä siitä kuka raportteja on tarkastellut. Käyttölokirekisteri asetettiin päälle 1.1.2017 kun tunnusremontti ja YT-menettelyt kunnissa oli käyty.(6.9.2016). - PIKI-kirjastojen henkilöstöllä on jokaisella henkilökohtaiset tunnukset. - oikeuksia annetaan henkilökunnalle ensisijaisesti vain kirjasto- tai yksikkötasoon oikeuttavia tunnuksia ja vain poikkeuksellisesti koko järjestelmäntasoisia oikeuksia. - kullakin on yksi tehtävien mukaisilla oikeuksilla oleva käyttäjätunnus - tunnukset ovat mallia: XXXVirtanen eli XXX= kuntatunnus + sukunimi, ja tarvittaessa etunimen ensimmäinen kirjain jos on kaksi saman sukunimistä henkilöä - yksi käyttäjätunnus voidaan sitoa vain yhteen käyttöoikeusryhmään ja yhteen yksikköön - kun tunnus on valittu tiettyyn yksikköön, tunnuksen käyttäjä kirjautuu automaattisesti määriteltyyn yksikköön. - Jos käyttäjä toimii useassa yksikössä määritellään se yksikkö, jossa hän tarvitsee eniten omia tunnuksiaan. - erillisiä tunnuksia eri yksiköihin ei tarvita, koska kirjautumisyksikköä voi muuttaa kirjautumisen jälkeen Auroran vasemmasta alalaidasta. - sovittuja yhteiskäyttötunnuksia käytetään asiakaspalvelun vaatimissa tilanteissa tiskeissä - kirjastoautokunnissa on edelleenkin Reitti-tunnukset, joita ei ole sidottu ole sidottu minkään käyttäjäryhmän ominaisuuksiin, vaan ne ovat erilliset ei-henkilökohtaiset tunnukset - harjoittelijoita varten on harjoittelija -nimellä tunnuksia, tarvittaessa useampia (harjoittelija1, harjoittelija2 jne.) - pitkäaikaiselle sijaiselle tehdään henkilökohtaiset tunnukset - tunnus voidaan lukita pidemmän poissaolon ajaksi - tunnus poistetaan kun työsuhde päättyy - tunnuksen poisto sovitaan kirjaston johtajan kanssa
Minkä käyttäjäryhmän valitsen? Esimerkinomaisia tapauksia: henkilö joka työskentelee asiakaspalvelussa (lainaa, palauttaa, tekee tiedonhakuja, ylläpitää asiakastietoja): Lainaustiski henkilö joka työskentelee asiakaspalvelussa (lainaa, palauttaa, tekee tiedonhakuja, ylläpitää asiakastietoja) ja ylläpitää eräpäiväkalenteria: Lainaustiski, eräpäiväkalenteri henkilö joka luetteloi ja tekee hankintapuolen töitä: Hankinta henkilö joka luetteloi, tekee hankintapuolen töitä ja vastaa kausijulkaisujen hallinnasta ja tarvitsee pääsyn koko PIKIin: Hankinta ja kausijulkaisut - KOKO PIKI henkilö joka luetteloi, tekee hankintapuolen töitä ja hoitaa budjetoinnin: Hankinta ja budjetointi. Kirjastoihin tuleville harjoittelijoille annetaan harjoittelija -tunnus: Tilapäinen henkilökunta -oikeuksilla tai siitä sovitaan kirjaston johtajan kanssa Auroran asetuksissa määritellyt käyttäjäryhmät PIKIssä (käyttöoikeusryhmät ovat järjestyksessä pienimmistä isompiin oikeuksiin): 1. Autoreitit: ok a) oikeudet vain autoreittien muokkaamiseen. Autoreittien muokkausoikeuksien osalta päädyttiin poikkeavaan ratkaisuun: luotiin kullekin kirjastoautokunnalle oma käyttäjätunnuksensa (esim. 108reitit, 211reitit), jolla on oikeudet vain autoreittien muokkaamiseen. Kunkin kirjaston esimies antaa tunnusten salasanat henkilöille, jotka heillä vastaavat reiteistä. Ratkaisun hyvä puoli: jos reittioikeudet olisi lisätty jo olemassa oleviin käyttäjäryhmiin, olisi tod.näk. pitänyt luoda uusia käyttäjäryhmiä (esim. Lainaustiski > Lainaustiski ja autoreitit jne). Käyttäjäryhmiä on jo nyt runsaasti. 2. Ulkop. vieras, ok a) Niteiden hallinta + Näytä asiakkaan henkilötunnus asiakastiedoissa. 3. Tilap. henkilökunta, ok 1 kpl a) Asiakastietojen hallinta + Lainaus + Lainojen uusinta + Näytä asiakkaan henkilötunnus asiakastiedoissa + Palautus + Raportit + Tulostusasetukset + Varaaminen 4. Lainaustiski, ok a) perusoikeudet: lainaus + palautus + asiakastunnusten hallinnointi + tarrat 5. Lainaustiski, eräpäiväkalenteri, ok 2 kpl a) perusoikeudet ja eräpäiväkalenterin hallinnointi 6. Lainaustiski, kotipalvelu, ok a) perusoikeudet + kotipalvelu - selainsovellusoikeudet 7. Valinta, ok Asiakaspalvelussa + budjetoinnin katseluoikeus 8. Valinta ja kotipalvelu EI ketään tässä ryhmässä! Älä käytä tätä, käytä nro 10 Asiakaspalvelussa + budjetoinnin katseluoikeus + kotipalvelu - selainsovellus
9. Valinta ja kausijulkaisut, ok Asiakaspalvelussa + kausijulkaisujen hallinnointi Asiakaspalvelussa + budjetoinnin katseluoikeus 10. Valinta, kausijulkaisut ja kotipalvelu, ok Asiakaspalvelussa + kausijulkaisujen hallinnointi Asiakaspalvelussa + budjetoinnin katseluoikeus + kotipalvelu - selainsovellus 11. Valinta, kausijulkaisut ja eräpäiväkalenteri 4 kpl a) perusoikeudet + eräpäiväkalenterin hallinnointi + muistutukset + raportit + luettelointi Asiakaspalvelussa + kausijulkaisujen hallinnointi Asiakaspalvelussa + budjetoinnin katseluoikeus 12. Hankinta, ok a) perusoikeudet + hankinta Asiakaspalvelussa + luettelointi Asiakaspalvelussa 13. Hankinta ja luettelointipohjien muokkaus, ok a) pohjana Hankinta-ryhmän oikeudet. Noiden lisäksi "Luettelointi ylläpito - selainsovellus" -oikeudet. 14. Hankinta ja kausijulkaisut, ok a) perusoikeudet + hankinta Asiakaspalvelussa + luettelointi Asiakaspalvelussa + kausijulkaisujen hallinta Asiakaspalvelussa + budjetoinnin katseluoikeus. Oikeuksissa yksikköryhmärajoitus 15. Hankinta ja kausijulkaisut - KOKO PIKI, ok a) perusoikeudet + eräpäiväkalenteri + hankinta Asiakaspalvelussa + luettelointi Asiakaspalvelussa + kausijulkaisujen hallinta Asiakaspalvelussa + budjetoinnin katseluoikeus. Laajat oikeudet kausijulkaisun selainsovellukseen (ei yksikköryhmärajoitusta) 16. Hankinta, kausijulkaisut ja eräpäiväkalenteri, ok a) perusoikeudet + eräpäiväkalenterin hallinnointi + hankinta Asiakaspalvelussa + luettelointi Asiakaspalvelussa + kausijulkaisujen hallinta Asiakaspalvelussa + budjetoinnin katseluoikeus 17. Hankinta, kausijulkaisut, kotipalvelu ja eräpäiväkalenteri, ok a) perusoikeudet + eräpäiväkalenterin hallinnointi + hankinta Asiakaspalvelussa + luettelointi Asiakaspalvelussa + kausijulkaisujen hallinta Asiakaspalvelussa + budjetoinnin katseluoikeus + kotipalvelu - selainsovellus 18. Hankinta, budjetointi, eräpäiväkalenteri, kausijulkaisut, kotipalvelu OK, 4 kpl a) perusoikeudet + hankinta selainsovelluksessa + budjetointi käyttö sallittu + eräpäiväkalenterin hallinnointi + kausijulkaisujen hallinta selainsovelluksessa käyttäjän kirjastossa + kotipalvelu - selainsovellus 19. Hankinta ja budjetointi, ok a) perusoikeudet + hankinta Asiakaspalvelussa + luettelointi Asiakaspalvelussa + budjetointioikeudet. b) Budjetointi-toiminta: oikeudet annettava "Käyttö sallittu koko järjestelmässä" - laajuisesti, muuten ei budjetointiin pääse käsiksi. Testattu että vaikka on näin laajat oikeudet, ei käyttäjä pääse käsiksi muiden kirjastojen budjetteihin (ks. http://support.axiell.fi/index.php?pg=request.check&id=33761mtfeft). 20. Järjestelmänvalvoja, ok a) Budjetointi-toiminta: oikeudet annettava "Käyttö sallittu koko järjestelmässä" - laajuisesti, muuten ei budjetointiin pääse käsiksi. Testattu että vaikka on näin
laajat oikeudet, ei käyttäjä pääse käsiksi muiden kirjastojen budjetteihin (ks. http://support.axiell.fi/index.php?pg=request.check&id=33761mtfeft). 21. Pääkäyttäjä, ok a) laajimmat oikeudet koko PIKIin. Käytössä Treen verkkopäälliköllä ja PIKIkoordinaattorilla. Uusilla käyttäjäryhmillä (Valinta ja kausijulkaisut, Hankinta ja kausijulkaisut, Hankinta ja budjetti, Hankinta, kausijulkaisut ja eräpäiväkalenteri) on lisätty Kausijulkaisuniteiden hallinta - selainsovellus -oikeudet: - valitse - tallenna - poista - tulosta Valinta, kausijulkaisut ja eräpäiväkalenteri; Lainaustiski, eräpäiväkalenteri - käyttäjäryhmillä oikeudet eräpäiväkalenterin hallintaan. Tilanne 1.7.2017