Kirkkonummen kunta Pöytäkirja 5/2018 1 (13) Aika 03.05.2018, klo 18:00-21:25 Paikka Kunnantalo, Herman -kokoustila, 4. kerros Käsitellyt asiat 23 Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus 24 Pöytäkirjan tarkastus ja tarkastajien valinta 25 Esteellisyydet 26 Tilintarkastuspalveluiden hankinta 27 Sidonnaisuusrekisterin nykytila 28 Arviointikertomus 2017 29 Tilintarkastuskertomus 2017 30 Tilintarkastajan raportointi 31 Mahdolliset muut asiat
Kirkkonummen kunta Pöytäkirja 5/2018 2 (13) Saapuvilla olleet jäsenet Ulla Seppälä, puheenjohtaja Petri Ronkainen, 1. varapuheenjohtaja Eero Lankia Matti Tanskanen Mikko Kara Siv Ahlberg Ramon Dibbets, varajäsen Riki Saarimaa, varajäsen Tero Koivuranta, varajäsen Muut saapuvilla olleet Krister Rehn, poissa 26, sihteeri Anu Karkinen, hallintojohtaja, saapui 18:53, poistui 19:04 Ari Hasu, Controller, saapui 18:06, poistui 18:52 Poissa Maija Lounamaa Teija Virtamo-Tiiska Teppo Suontakanen Allekirjoitukset Ulla Seppälä Puheenjohtaja Krister Rehn Sihteeri Pöytäkirjan tarkastus Pöytäkirja on tarkastettu ja hyväksytty 16.05.2018 16.05.2018 Matti Tanskanen Siv Ahlberg
Kirkkonummen kunta Pöytäkirja 5/2018 3 (13) 23 Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus Tarkastussäännön mukaan tarkastuslautakunnan kokouksissa tilintarkastajalla on läsnäolo- ja puheoikeus. Tilintarkastajalla ja lautakunnan määräämillä luottamushenkilöillä ja viranhaltijoilla on velvollisuus olla läsnä lautakunnan kokouksessa lautakunnan niin päättäessä. Kuntalain mukaan lautakunta on päätösvaltainen, kun enemmän kuin puolet jäsenistä on läsnä. Kokous todetaan laillisesti koolle kutsutuksi ja päätösvaltaiseksi. Kokous todettiin laillisesti koolle kutsutuksi ja päätösvaltaiseksi.
Kirkkonummen kunta Pöytäkirja 5/2018 4 (13) 24 Pöytäkirjan tarkastus ja tarkastajien valinta Hallintosäännön 46 :n mukaan kokouksen pöytäkirja rakentuu esityslistan pohjalle. Pöytäkirjan kirjoittaa puheenjohtajan johdolla pöytäkirjanpitäjä. Pöytäkirja tarkastetaan toimielimen päättämällä tavalla. Pöytäkirja voidaan tarkastaa myös sähköisesti. Sähköisen tarkastamisen käyttöönotosta ja tarkemmasta menettelytavasta päättää asianomainen toimielin. Pöytäkirja pidetään yleisesti nähtävänä toimielimen päättämänä aikana ja paikassa siten kuin siitä vähintään yhtä päivää aiemmin on ilmoitettu. Pöytäkirjaan liitettävissä oikaisuvaatimusohjeissa tai valitusosoituksessa annetaan tarpeelliset ohjeet muutosvaatimuksen tekemiseksi. Pöytäkirjaan liitettävässä valitusosoituksessa on mainittava valitusviranomainen, valitusaika ja mitä valituskirjaan on liitettävä. Päätökseen, josta ei saa tehdä oikaisuvaatimusta eikä valitusta on liitettävä tästä ilmoitus ja samalla mainittava, mihin lain tai asetuksen kohtaan kielto perustuu. Salassa pidettäviin asiakirjoihin on merkittävä, mihin lainkohtaan salassapito perustuu. Pöytäkirja voidaan tarkastaa seuraavassa kokouksessa tai valita pöytäkirjantarkastajat. Kiireellisessä tapauksessa pöytäkirja voidaan tarkastaa samassa kokouksessa. On päätetty, että pöytäkirjat tarkastetaan sähköisesti. Kokouksissa valitaan erikseen pöytäkirjantarkastajat. Valitaan kaksi pöytäkirjantarkastajaa. Pöytäkirja tarkastetaan seuraavaan keskiviikkoon mennessä. Pöytäkirja asetetaan nähtäväksi tarkastuspäivää seuraavana arkipäivänä. Pöytäkirjantarkastajiksi valittiin Matti Tanskanen ja Siv Ahlberg. Lisäksi todettiin, että :n 26 kohdalla kokouksen sihteeri Krister Rehn on esteellinen, joten puheenjohtaja Ulla Seppälä toimii myös siinä kohdassa sihteerinä.
Kirkkonummen kunta Pöytäkirja 5/2018 5 (13) 25 Esteellisyydet Tarkastuslautakunnan jäsenten ja tilintarkastajan esteellisyydestä on voimassa, mitä hallintolain 27 30 :ssä säädetään. Esteellisyydellä tarkoitetaan henkilön sellaista suhdetta asiaan tai asianosaisiin, että se vaarantaa hänen puolueettomuutensa yksittäisen asian käsittelyssä. Yleisimmin esteellisyyden aiheuttaa lähisukulaisuus tai asianosaisuus. Tarkastuslautakunnan jäsenen on perustelua ilmoittaa tiedossaan olevat ns. pysyvät esteellisyydet tässä vaiheessa. Mahdollisista asiakohtaisista esteellisyyksistä lautakunnan jäsenen tulee ilmoittaa välittömästi sellaisen ilmetessä. Edellisissä kokouksissa on todettu ns. pysyvät esteellisyydet, esim. jäse-nyydet muissa lautakunnissa. Tarkastetaan esteellisyydet. Todettiin seuraavat esteellisyydet: Tero Koivuranta henkilöstöjaoston ja rakennus- ja ympäristölautakunnan varajäsen.
Kirkkonummen kunta Pöytäkirja 5/2018 6 (13) 26 Tilintarkastuspalveluiden hankinta KIRDno-2018-711 Valmistelija / lisätiedot: Ari Hasu ari.hasu@kirkkonummi.fi Controller Kirkkonummen kunnalla on tarkastusvuoden 2018 loppuun asti ulottuva hankintasopimus (sopimuskumppani BDO Audiator Oy) koskien kunnan hallinnon ja talouden tarkastuspalveluita sekä kuntakonserniin kuuluvien tytäryhteisöjen tilintarkastuspalveluita (kunnanvaltuuston päätös sopimukseen liittyvän toisen optiokauden käyttämisestä 4.12.2017, 85). Nykyinen sopimus päättyy tarkastusvuoden 2018 päättyessä (kun tilintarkastaja on jättänyt vuotta 2018 koskevan tilintarkastuskertomuksen ja kunnanvaltuusto on sen hyväksynyt). Kirkkonummen kunnalla on velvoite kilpailuttaa tarkastuspalvelunsa julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (1397/2016) mukaisena julkisena hankintana alkaen tarkastusvuodesta 2019. Tarkastuslautakunta päättää käydä alustavan keskustelun tarkastuspalveluiden hankintaan liittyvistä ehdoista. Käsittely: Sihteeri Krister Rehn on esteellinen asian käsittelyssä ja poistui pykälän käsittelyn ajaksi. Sihteerinä toimi tämän pykälän kohdalla puheenjohtaja Ulla Seppälä. Merkittiin tiedoksi. Käytiin keskustelua tarkastuspalveluiden hankintaan liittyvistä asioista.
Kirkkonummen kunta Pöytäkirja 5/2018 7 (13) 27 Sidonnaisuusrekisterin nykytila KIRDno-2017-1167 Kokoukseen on kutsuttu hallintojohtaja Anu Karkinen, tiedottamaan kunnan lakisääteisen sidonnaisuusrekisterin nykytilasta ja sisällöstä, Merkitään tiedoksi. Merkittiin tiedoksi. Tarkastuslautakunta kehottaa niitä henkilöitä jotka eivät ole täyttäneet pakollista sidonnaisuuksien ilmoittamisvelvollisuuttaan varsinkin johtavia viranhaltijoita - huolehtimaan sen täyttämisestä välittömästi. Tarkastuslautakunta evästää edelleen, että tiedot kerätään suostumuksen perusteella kaikilta valtuutetuilta ja varavaltuutetuilta ja johtavilta viranhaltijoilta. Asia viedään kunnanvaltuustolle tiedoksi.
Kirkkonummen kunta Pöytäkirja 5/2018 8 (13) Tarkastuslautakunta, 21, 16.04.2018 Tarkastuslautakunta, 28, 03.05.2018 28 Arviointikertomus 2017 KIRDno-2018-585 Tarkastuslautakunta, 16.04.2018, 21 Tarkastuslautakunta 4.4.2918 4 Kuntalain 121 :n mukaan tarkastuslautakunnan on valmisteltava valtuuston päätettävät hallinnon ja talouden tarkastusta koskevat asiat sekä arvioitava, ovatko valtuuston asettamat toiminnalliset ja taloudelliset tavoitteet toteutuneet. Tarkastuslautakunnan suorittaman arvioinnin tulokset raportoidaan valtuustolle osoitetussa arviointikertomuksessa. Tarkastuslautakunta aloittaa työnsä vuoden 2017 arviointikertomuksen laatimiseksi. Työ aloitettiin ja pantiin pöydälle seuraavaan kokoukseen. Tarkastuslautakunta 16.4.2018 Tarkastuslautakunta aloittaa työnsä vuoden 2017 arviointikertomuksen laatimiseksi. Pantiin pöydälle seuraavaan kokoukseen. Tarkastuslautakunta, 03.05.2018, 28 Liitteet 1 Arviointikertomus vuodelta 2017, tarkastuslautakunta 3.5.2018.pdf
Kirkkonummen kunta Pöytäkirja 5/2018 9 (13) Tarkastuslautakunta laatii vuoden 2017 arviointikertomuksen valmiiksi ja allekirjoittaa sen. Arviointikertomus laadittiin ja allekirjoitettiin sekä saatetaan kunnanvaltuustolle tiedoksi. Tarkastuslautakunta ehdottaa, että valtuusto pyytää kunnanhallitukselta kuntalain mukaisen selvityksen arviointikertomuksesta aiheutuvista toimenpiteistä, valtuuston käyttöön syyskuun loppuun mennessä, ennen tulevan vuoden talousarvion käsittelyä.
Kirkkonummen kunta Pöytäkirja 5/2018 10 (13) 29 Tilintarkastuskertomus 2017 KIRDno-2018-585 Liitteet 1 Tilintarkastuskertomus 2017 Kirkkonummen kunnanvaltuustolle, BDO Audiator Oy Kunnanhallitus on allekirjoittanut vuoden 2017 tilinpäätöksen ja antanut sen tilintarkastajalle tarkastettavaksi. Kuntalain 125 mukaan tilintarkastaja antaa valtuustolle tilintarkastuskertomuksen jossa annetaan selostus tarkastuksen tuloksesta. Kertomuksessa todetaan voidaanko tilinpäätös hyväksyä ja voidaan tilivelvollisille myöntää vastuuvapaus. Tarkastuslautakunta saattaa tilintarkastuskertomuksen tiedoksi kunnanvaltuustolle sekä ottaa kantaa siihen voidaanko: a) vuoden 2017 tilinpäätös hyväksyä ja voidaanko b) vastuuvapaus myöntää kunnan hallintoa hoitaneille toimielinten jäsenille ja tehtäväalueiden johtaville viranhaltijoille tilikaudelta 1.1.-31.12.2017 Tarkastuslautakunta saattaa tilintarkastuskertomuksen tiedoksi kunnanvaltuustolle sekä ehdottaa että: a) vuoden 2017 tilinpäätös hyväksytään b) vastuuvapaus myönnetään kunnan hallintoa hoitaneille toimielinten jäsenille ja tehtäväalueiden johtaville viranhaltijoille tilikaudelta 1.1.-31.12.2017.
Kirkkonummen kunta Pöytäkirja 5/2018 11 (13) 30 Tilintarkastajan raportointi KIRDno-2018-585 JHT-, HT-tilintarkastaja Krister Rehn esittelee tilintarkastuksen loppuraportin vuodelta 2017. Merkitään tiedoksi ja toimitetaan eteenpäin operatiiviselle johdolle. Hyväksyttiin.
Kirkkonummen kunta Pöytäkirja 5/2018 12 (13) 31 Mahdolliset muut asiat Keskustellaan ja päätetään mahdollisista muista ajankohtaisasioista. Seuraava kokous ke 29.8.2018 klo 18.00 Muita asioita ei käsitelty.
Kirkkonummen kunta Pöytäkirja 5/2018 13 (13) Muutoksenhakukielto 23, 24, 25, 26, 27, 30, 31 Muutoksenhakukielto Muutoksenhakukielto Päätökseen, joka koskee vain asian valmistelua tai täytäntöönpanoa, ei saa kuntalain 136 :n mukaan hakea muutosta.