Eettinen toimintaohje

Eettinen toimintaohje

Me Tokmannilla haluamme toimia vastuullisesti ja odotamme sitä myös yhteistyökumppaneiltamme. Sisällysluettelo 1. Toimitusjohtajan terveiset 4 2. Ihmisten reilu ja kunnioittava kohtelu 6 3. Liiketoiminnan rehellisyys 8 4. Ympäristövaikutusten minimointi 12 5. Vastuullinen hankinta 14 6. Vastuullinen viestintä ja markkinointi 16 7. Rikkomuksista ilmoittaminen ja seuraamukset 20 25.6.2015 3

1. Toimitusjohtajan terveiset Me Tokmannilla haluamme toimia vastuullisesti ja odotamme sitä myös yhteistyökumppaneiltamme. Yksi toimintaamme ohjaavista arvoista on yhteiskuntavastuu. Tämä yhdessä muiden arvojen asiakaslähtöisyys, kunnioittaminen, uudistuminen ja tuloksellisuus kanssa luo pohjan toiminnallemme ja auttaa meitä toteuttamaan missiotamme myydä laajalla valikoimalla laadukkaita tuotteita edullisesti. Visionamme on olla Pohjoismaiden suurin ja paras halpakauppaketju. Vastuullisesti toimiminen sisältyy vision sanomaan. Kyse ei ole vain siitä, mitä me teemme, vaan myös siitä, miten me teemme. Lakien ja asetusten sekä hyvän hallintotavan noudattaminen ovat minimivaatimuksemme. Toimintamme perustuu YK:n ihmisoikeuksia koskeviin kansainvälisiin perusasiakirjoihin, ILO:n julistukseen työelämän perusperiaatteista ja -oikeuksista sekä OECD:n monikansallisille yrityksille antamiin toimintaohjeisiin. Näin pyrimme minimoimaan liiketoimintariskejä ja kasvattamaan liiketoimintaan liittyviä mahdollisuuksia. Olemme rakentaneet Tokmannin eettisen ohjeistuksen kolmelle tasolle. Tämä Eettinen toimintaohje ohjaa jokaista tokmannilaista päivittäisessä työssä ja päätöksenteossa. Keskeisiä kohtia ohjeistuksesta on syvennetty periaatteilla, kuten esimerkiksi lahjonnan vastaisilla periaatteilla ja ihmisoikeusperiaatteilla. Lisäksi meillä on ohjeita päivittäisten asioiden hoitamiseen. Olemme Tokmannin johdossa täysin sitoutuneet eettiseen ohjeistukseemme ja odotamme samaa myös kaikilta muilta tokmannilaisilta. Esimiesten vastuulla on pitää huolta, että jokainen tiimiläinen osallistuu ohjeistukseen liittyvään koulutukseen vielä tämän vuoden aikana. Jokaisella tokmannilaisella on velvollisuus toimia ohjeistuksen mukaan, esittää kysymyksiä ja ilmoittaa rikkomuksista ohjeistusta vastaan. Jokaisella on myös velvollisuus tuoda esille hyviä käytäntöjä esimiehelleen tai Compliance-yksikölle, jonka yhteystiedot löytyvät tämän ohjeen lopusta. Näitä toimintaohjeita on noudatettava kaikessa toiminnassamme, esimerkiksi kaupankäynnissä, tavarantoimituksissa, liiketoiminnan kehityksessä ja kaikissa muissa liiketoiminta- ja työsuhteissa. Kaikessa tekemisessämme pyrimme rehellisyyteen ja läpinäkyvyyteen. Nämä ohjeet opastavat meitä kaikkia päivittäisessä työssämme ja johtamisessa sekä varmistavat, että toimimme eettisesti oikein ja toisiamme kunnioittaen. Heikki Väänänen Toimitusjohtaja Tokmanni Oy 4 5

Tasavertaisuus ja reiluus 2. Ihmisten reilu ja kunnioittava kohtelu 6 Kunnioitamme ihmisoikeuksia ja kohtelemme kaikkia ihmisiä tasa-arvoisesti ja syrjimättä riippumatta henkilön rodusta, ihonväristä, kansallisuudesta, kielestä, etnisestä alkuperästä, iästä, vakaumuksesta, uskonnosta, sukupuolesta, seksuaalisesta suuntautumisesta, perhesuhteista, vammaisuudesta, poliittisesta toiminnasta tai ammattiyhdistystoiminnasta. Tasa-arvo ja oikeudenmukaisuus ovat keskeisiä periaatteitamme rekrytoinnissa, palkkauksessa, työsuhteisiin liittyvissä etuisuuksissa, koulutukseen pääsyssä ja työssä etenemisessä. Emme salli häirintää ja kiusaamista työpaikalla missään muodossa. Kaikkien vastuulla on toimia reilusti ja tehdä työilmapiiristä miellyttävä ja innostava. Tokmannilla jokaisella on ilmaisunvapaus ja myös vastuu siitä. Kukin edustaa vapaa-aikanaan työpaikan ulkopuolella mielipiteineen itseään, ei Tokmannia. Etenkin esimiesten tulee kuitenkin ymmärtää, että monet meistä tunnetaan työn kautta, mikä asettaa omat odotukset käytöksellemme myös työn ulkopuolella. Lue aiheesta tarkemmin Ihmisoikeusperiaatteista. Työterveys ja -turvallisuus Minimoimme työtapaturmat ja edistämme työterveyttä sekä edellytämme tätä myös yhteistyökumppaneiltamme. Jokaisen työntekijän vastuulla on edistää turvallisuutta päivittäisessä työssään. Panostamme toiminnassamme ennaltaehkäisyyn sekä turvallisuustoimien ja -laitteiden tehokkuuteen. Ohjeiden noudattaminen esimerkiksi suojavarusteiden käytössä edesauttaa henkilöstön, asiakkaiden ja yhteistyökumppaneiden turvallisuutta. Turvallinen ja häiriötön toiminta varmistaa liiketoimintamme onnistumisen. 7

Lainsäädännön noudattaminen Noudatamme toiminnassamme voimassa olevia lakeja ja asetuksia. Soveltuvan lainsäädännön noudattaminen sekä kansainvälisten sitoumusten ja hyvän hallintotavan periaatteiden kunnioittaminen muodostavat pohjan Tokmannin eettiselle toimintaohjeistolle. Lahjonnan torjunta 3. Liiketoiminnan rehellisyys 8 Emme hyväksy toiminnassamme minkäänlaista lahjontaa. Tokmannin työntekijät tai heidän lähipiirinsä eivät saa antaa, vastaanottaa tai muuten hyväksyä sellaisia etuja, lahjoja tai vieraanvaraisuutta, joka voi vaikuttaa epäasiallisesti päätöksentekoon työssä. Voimme antaa tai vastaanottaa sellaisia etuisuuksia, jotka ovat arvoltaan vähäisiä ja kohtuullisia. Yleisenä periaatteena on, että etuisuuksien arvo saa olla enintään 100 euroa, eikä niiden avulla saa pyrkiä vaikuttamaan epäasiallisesti töihin liittyviin päätöksiin. Suhteessa viranomaisiin noudatamme erityistä huolellisuutta ja harkintaa etujen, lahjojen ja vieraanvaraisuuden tarjoamisessa. Lue aiheesta tarkemmin Tokmannin lahjonnan vastaisista periaatteista. Taloudelliset tiedot Kirjanpidossa ja raportoinnissa noudatamme kansallisia lakeja ja yleisesti hyväksyttyjä tilinpäätösstandardeja. Näiden perusteella Tokmanni voi tehdä vastuullisia päätöksiä sekä antaa totuudenmukaiset, täydelliset, ajantasaiset ja täsmälliset tiedot toiminnastaan. 9

Kirjaamme liiketoimet täydellisesti ja oikein yhtiön kirjanpitoon. Kaikenlaiset virheelliset ja tapahtuman tosiasiallisen luonteen vastaiset kirjaukset ovat kiellettyjä. Toimimme rahanpesua koskevan lainsäädännön vaatimalla tavalla. Luottamukselliset tiedot Suojaamme sekä omia että yhteistyökumppaniemme liikesalaisuuksia ja muita luottamuksellisia tietoja. Tokmannin työntekijät ja yhteistyökumppanit eivät saa luvattomasti paljastaa tai käyttää tällaisia tietoja. Yksityisyyden suoja Kunnioitamme työntekijöidemme yksityisyyden suojaa ja noudatamme tietosuojalakeja. Työntekijöiden, asiakkaiden ja yhteistyökumppanien sekä muiden tahojen antamia henkilötietoja käytetään vain tietosuojalakien määräämällä tavalla. Lue aiheesta tarkemmin Tokmannin tietosuojaperiaatteista. Yhtiön omaisuuden suojaaminen Suojaamme yhtiön taloudellista, aineellista ja immateriaalista omaisuutta, kuten esimerkiksi yhtiön työvälineitä, kiinteistöjä, tekijänoikeuksia ja tavaramerkkejä. Käytämme Tokmannin omaisuutta huolellisesti ja vain yhtiön liiketoiminnallisten tavoitteiden saavuttamiseen. Tokmannin omaisuuden käyttäminen omiin tarkoituksiin tai yhtiön vahingoksi on kiellettyä. 10 Kilpailulainsäädäntö Tuemme reilua ja avointa kilpailua. Noudatamme soveltuvaa kilpailulainsäädäntöä, emmekä hyväksy sen rikkomista. Tokmannin työntekijöiden tulee välttää tilanteita, joihin liittyy vaara kilpailulainsäädännön rikkomisesta. Lue aiheesta tarkemmin Tokmannin kilpailuoikeusperiaatteista. Kansainväliset pakotteet Noudatamme kansainvälisiä pakotteita ja kansainvälisten pakotteiden asettamia rajoituksia tuotteiden viennissä ja tuonnissa. Lue aiheesta tarkemmin Tokmannin pakoteperiaatteista. Eturistiriidat Olemme lojaaleja Tokmannille kaikessa toiminnassamme. Eturistiriita muodostuu, jos työntekijällä tai tämän läheisellä taholla on henkilökohtainen, taloudellinen tai muu intressi, joka voi olla Tokmannin edun vastainen. Ilmoitamme esimiehellemme mahdollisista eturistiriidoista etukäteen ennen asiassa etenemistä. Valitsemme työntekijät ja yhteistyökumppanit osaamisen ja ammattitaidon perusteella. Sukulaisia, ystäviä tai tuttavia sekä heidän edustamiaan yhtiöitä ei palkata tai tehdä sopimuksia sen perusteella, että heillä on henkilökohtaisia suhteita Tokmannin henkilökuntaan. Tällaisessa tilanteessa Tokmannin henkilökuntaan kuuluva henkilö, jolla on intressiristiriita, ei voi olla mukana päättämässä työntekijän tai yhteistyökumppanin valinnasta. 11

Minimoimme toimintamme haitalliset vaikutukset ympäristöön ja edellytämme myös yhteistyökumppaniemme pyrkivän samaan. Käytämme toiminnassamme materiaaleja ja resursseja tehokkaasti ja etsimme aktiivisesti keinoja niiden parempaan hyödyntämiseen koko arvoketjussa. Pyrimme ympäristöystävällisten materiaalien ja palvelujen käyttöön kaikessa toiminnassamme. 4. Ympäristövaikutusten minimointi 12 13

Varmistamme, että kuluttajille tarjoamamme tuotteet ovat turvallisia ja laadukkaita sekä valmistettu vastuullisesti eettisesti hyväksyttävissä tuotanto-olosuhteissa. Vaadimme, että tuotteiden valmistajat noudattavat kaikkea työolosuhteisiin ja ihmisoikeuksiin liittyvää lainsäädäntöä ja kansainvälisiä normeja koskien esimerkiksi lapsityövoimaa ja työaikoja sekä asettavat samat vaatimukset myös omille toimittajilleen. Edellytämme tavarantoimittajiltamme ja palveluntarjoajiltamme sitoutumista Business Social Compliance Initiativen (BSCI) eettisiin periaatteisiin. Toimitusketjun valvonnassa noudatamme huolellisuusperiaatetta ja pyrimme minimoimaan siihen liittyvät yritysvastuuriskit. Seuraamme tavarantoimittajiemme toimintaa omilla ja kolmannen osapuolen tekemillä auditoinneilla. Suhteemme tavarantoimittajiimme perustuu rehellisyydelle, reiluudelle ja molemminpuoliselle luottamukselle. 5. Lue aiheesta tarkemmin BSCI:n Eettisistä periaatteista. Vastuullinen hankinta 14 15

Viestintä Viestinnässämme pyrimme mahdollisimman tehokkaaseen yhteydenpitoon sidosryhmiemme kanssa. Toimimme läpinäkyvästi tietojen julkistamisessa ja viestimme johdonmukaisesti ja täsmällisesti. Tokmannin viestintä on aina luotettavaa, ennakoivaa, tasapuolista ja ajantasaista. Tokmannin tiedottamisesta vastaavat toimitusjohtaja, talousjohtaja ja sijoittajasuhdejohtaja. Heillä on oikeus kommentoida kaikkia Tokmannia koskevia asioita. Muu johto osallistuu ulkoiseen viestintään virallisten viestinnän edustajien pyytäessä ja voi tarvittaessa kommentoida oman vastuualueensa asioita. Tämän lisäksi jokainen tokmannilainen edustaa yritystä ja viestii toiminnallaan ja käyttäytymisellään Tokmanni-konsernin yrityskuvaa ja mainetta. 6. Vastuullinen viestintä ja markkinointi 16 Lue aiheesta tarkemmin Tokmannin viestintäpolitiikasta. Markkinointi Markkinoimme hyvän tavan mukaisesti eri kohderyhmät huomioon ottaen. Annamme totuudenmukaista ja ymmärrettävää tietoa. Ilmoitamme myynti- ja yksikköhintamme selkeällä, yksiselitteisellä ja kuluttajan kannalta helposti ymmärrettävällä ja havaittavalla tavalla. Markkinointimme vahvistaa kuluttajien mahdollisuutta tehdä perusteltuja ostopäätöksiä. 17

Sponsorointi ja lahjoitukset Sponsoroinnilla pyrimme edistämään liiketoimintaa ja parantamaan yhtiön tunnettavuutta. Sponsoroinnin tulee olla rehellistä sekä lakien ja hyvän liiketavan mukaista. Tokmannin sponsorointikohteiden tulee tukea yhtiön arvoja ja yrityskuvaa. Tokmanni voi tehdä lahjoituksia yleishyödylliseen tarkoitukseen lahjoitusperiaatteidensa mukaisesti. Emme tue rahallisesti poliittisia puolueita, ryhmiä tai yksittäisiä poliitikkoja, emmekä tee niiltä taide- tai muita hankintoja. Lue aiheesta tarkemmin Tokmannin sponsorointi- ja lahjoitusperiaatteista. 18 19

Kysymykset ja ilmoitukset Mikäli Tokmannin työntekijällä on epäselvyyttä Tokmannin eettisen toimintaohjeiston tulkinnassa tai henkilöstöasioissa, hän voi ottaa yhteyttä Compliance-yksikköön tai henkilöstöosastoon. Tokmannin työntekijöiden on ilmoitettava välittömästi Tokmannin Compliance-yksikköön mahdollisista sisäisiä taloudellisia väärinkäytöksiä koskevista tapauksista tai Tokmannin eettisen toimintaohjeiston vastaisesta toiminnasta. Rikkomuksista tulee ilmoittaa joko sähköpostitse osoitteeseen ilmoituskanava@tokmanni.fi, puhelimitse Compliance-yksikön jäsenelle tai kirjeitse osoitteeseen: Tokmanni Oy / Compliance-yksikkö Isolammintie 1, 04600 Mäntsälä Tokmannin Compliance-yksikkö 7. Rikkomuksista ilmoittaminen ja seuraamukset Outi Mikkonen Compliance Officer (CO) Yritysvastuu Kilpailuoikeus Kansainväliset pakotteet Sixten Hjort Chief Compliance Officer (CCO) Lahjonnan torjunta Seppo Tokola Compliance Officer (CO) Taloudelliset väärinkäytökset Pasi Karhapää Compliance Officer (CO) Tietosuoja 20 21

Kaikki ilmoitukset rikkomuksista käsitellään luottamuksellisesti siten kuin tietosuojalainsäädännössä edellytetään. Tokmanni ryhtyy ilmoitusten perusteella tarvittaviin toimiin. Lue aiheesta tarkemmin Tokmannin taloudellisten väärinkäytösten selvittämisohjeesta. Seuraamukset Tokmannin eettisten periaatteiden rikkomisesta aiheutuu asianmukainen seuraamus ja myös työntekijän työsuhteen päättäminen on mahdollista. Mikäli rikkomukseen liittyy laitonta toimintaa, tapauksesta voidaan ilmoittaa asianomaisille viranomaisille sekä ryhtyä muihin oikeudellisiin toimiin. Kyse ei ole vain siitä, mitä me teemme, vaan myös siitä, miten me teemme. 22