Viranomaisvalmistelu Logistinen siirto Massadigitoinnin kokonaisuus Aineiston fyysinen valmistelu digitointiin Digitointi Digitaalisten ilmentymien siirto Skannaus Validointi Analogisen n käsittely digitoinnin jälkeen
1. Viranomaisvalmistelu Viranomaisvalmistelu Ohjeiden mukainen n valmistelu alkaa Siirtomääräyksen mukainen yksiköiden identifiointi ja valmistelu Aineiston metatietojen syöttäminen Tieto metatietojen hyväksynnästä Aineiston identifioivien viivakoodien tulostaminen Viivakoodien kiinnittäminen Viranomaisvalmisteltu valmis Ohjaustoimet Kansallisarkisto: Analogisen n vastaanoton henkilö/t Saa toimeksiannon Metatietojen syötön valmistelu Käyttäjä/organisaatio tiedot Alustava tilavaraus AHJ Metatietojen syötön ohjaaminen Pakolliset metatiedot Metatietojen hyväksyminen Varsinaisen tilavarauksen tekeminen Viranomaisvalmistol eun valmiuden todentaminen Tuodaan viranomaisvalmiit t tuotannonohjausjärj estelmään Käsittelysuunnitelm an laadinta ja tallennus Siirtovalmis Siirtovalmis Viranomaisvalmistelu Digitoinnin Tuotannonohjausjä rjestelmä Aineiston tallennus Toimijan tietojen luonti Aineiston tietojen luonti Metatietojen hyväksyntä Viivakoodien generointi Aineiston vienti tuotannonohjaukseen Viranomaisvalmistelu valmis AHJ Alustavan tilavarauksen tekeminen Säilytysyksiköiden luonti Tilavarauksen tekeminen Kansallisarkisto Tweb Luovutuksen tiedot Tarkastuslista
2. Logistinen siirto Logistinen siirto (ei toiminnallinen) Logistiikkaprosessi Siirtovalmis Kuljetuksen valmistelu Nouto Kuljetus Aineiston vastaanotto Kuljetettu Digitoiva taho Siirtovalmis Kuljetuksen valmistelu ja tilaaminen Kuljetustilaus (nouto-ohjeet) Aineiston vastaanotto Luetaan viivakoodit kuljetusyksiköstä ja siirretään kuljetusyksiköt sijoituspaikoille Kuljetettu Kuljetusliike Kuljetusvalmis (kuljetusyksiköiden määrä jne.) Kuljetustilauksen vastaanottaminen Pakkaaminen Luetaan viivakoodit säilytysyksiköistä ja siirretään kuljetusyksikköön Kuljetusyksikkö lukitaan sekä valmistellaan ja siirretään autoon Kuljetus Aineisto vastaanotettu Kuljetuksesta Tuotannonohjausjärj estelmä ja päivitä sijaintitieto Rullakossa X ja päivitä sijainti: Varastopaikassa Y, rullakossa X Digitointiprosessissa AHJ
3. Aineiston fyysinen valmistelu digitointiin Aineiston valmistelu (ei toiminnallinen) Vaikeasti skannattavat Erikoisskannatava Aineisto digitoivalla taholla Käsittelysuunnitelm an tarkastelu Aineiston lajittelu Aineiston fyysinen valmistelu Läpisyötettävä Sisältääkö erikoisa Suurtehoskannattava Valmistelu (työ) Kuljetettu kuljetusyksikössä digitoinnin välivarastossa Käsittelysuunnitelman tarkastaminen Kuljetusyksikkö noudetaan valmisteluun Valmistelija lukee kuljetusyksikön viivakoodin Siirretty valmisteluun Kuljetusyksikön purkaminen Viivakoodin lukeminen ja ohjausarkin tulostaminen digitoitavaan yksikköön Digitoinnin valmistelu Tehdään ohjeistuksen mukainen valmistelu Aineiston skannaukseen vaikuttavat tiedot Digitoitavassa yksikössä erikoisa? Kirjataan tieto järjestelmään Tulostetaan 2 erikoisn ohjausarkkia Viivakoodi Asetetaan erikoisn ohjausarkit (sekä erikoison ja suurtehopinoon) Sijoitetaan erikois omaan skannauspinoon Sijoitetaan suurteho omaan skannauspinoon Jatketaan digitoitavan yksikön valmistelua Onko digitoitavassa yksikössä lisää erikoisja Kirjataan n tila Digitointivalmis Siirretään odottamaan digitointia Digitointivalmis Mikäli on tarkoitus säilyttää myös analogisena, on sen ohjausarkki sekä erikoisjen ohjausarkki oltava erilainen kuin hävitettävän n Tuotannonohjausjärjes telmä Tallenna kuljetusyksikön tila sekä sen sisällä olevien digitoitavien yksiköiden tila Tallenna digitoitavan yksikön tila ja vapauta kuljetusyksikkö Lisätään tietoja lle ( vai TJ) Kirjaa tieto erikseen skannattavasta osasta Tuota ohjausarkki
4.1. Skannaus Ohjelmistot Skannaus (työ) Tuotannonohjausjärjestelmä Skannaus-ohjelmisto Digitointivalmis Kuljetetaan skannausoperaattoreille Skannausoperaattori vastaanottaa Aineisto käsitellään joggerilla Aineisto skannataan skannerilla (suurteho- tai erikoisskanneri) Skanneri lukee ohjausarkin viivakoodin Skannauksessa Tässä vaiheessa pitäisi syntyä kaikki kuvailmentymät, mitä tarvitaan sekä hakemistorakenne Tuottaa sta digitaalisen ilmentymän Ohjaustoimet (tiedoston nimi, Kohdekansio, mahdolliset erityisasetukset Tallentaa n määrätyssä rakenteessa Lajittelee analogisen n hävitettävään tai säilytettävään ja erottelee yksiköt sekä mahdolliset laatuarkit Poistaa n skannerista Digitaaliset ilmentymät saapuvat hotfolderiin Onko säilytysyksikkö kokonaisuudessa skannattu? Eri linjoilla skannattujen jen yhdistäminen ja (säilytysyksikön) eheyden tarkistus Skannattu analoginen Arkistoyksikkö skannattu Arkistoyksikkö skannattu
4.2 Validointi Validointi Validointi (työ) Tallekappaleiden kuvanlaadun varmistus otannalla Kuvanlaatu kunnossa? Lähettää uudelleenskannatta vaksi Kuvanlaadun ja tyhjien sivujen tulkinnan varmistus Kuvanlaatu kunnossa? Lähettää uudelleenskannatta vaksi Uudelleenskannattava : Arkistoyksikön kuvanlaatu validoitu otannalla EI -> Työnjohtajan reagointi EI -> Työnjohtajan reagointi Tuotannonohjausjärjestelmä Arkistoyksikkö skannattu Sisällöntunnistus Sisältö tunnistettu Kuvanlaatu kunnossa? Prosessinvaiheiden tarkastus ja syntyneen paketin validointi Vaiheet ja paketti kunnossa? : Prosessivaiheet sekä kuvat ja tekstit tarkastettu Metatietojen kokoaminen sekä tuottaminen Käytetään hyväkseen tietokantaa sekä kuvan metatietoja ja kirjoitetaan MIX (XML -skeeman validointi) Skeema kunnossa? Digitaalisten ilmentymien TAR - paketointi ja paketille MD5 - summan luonti : Lähetysvalmis Lähetysvalmis
5. Digitaalisten ilmentymien siirto Digitaalisten ilmentymien siirto Tuotannonohjausjärjestelmä Lähetysvalmis ja käynnistä siirto Siirtopaketti lähetetty EI: Pyytää paketin uudelleen ja poista t lähettävältä levyltä digitoidun n siirto valmis Digitoidun n siirto valmis Vastaanottava järjestelmä (SAPA) TAR-paketti Paketin vastaanotto Paketin eheyden tarkastus Onko paketti eheä? Kuittaus paketin vastaanotosta Digitaalisten ilmentymien luonti Digitaalisten ilmentymien vastaanotto
6. Analogisen n käsittely digitoinnin jälkeen Analogisen n käsittely digitoinnin jälkeen Varastomestari Tuotannonohjausjärjestelmä Skannattu analoginen Onko hävitettävää Koteloidaan säilytysyksiköihin, luetaan AY- ja SYviivakoodit. Tieto säilytysyksiköstä Pakataan kuljetusyksiköihin Luetaan kuljetusyksikön viivakoodi Luetaan välivaraston viivakoodi säilytettävän analogisen n käsittely valmis Lukee rullakon viivakoodin ja sijaintitieto: välivarastossa X Lukee n/ kotelon viivakoodin ja sijoittaa n rullakkoon Odottaa hävittämistä Hävittämistä odottava Lukee n/ kotelon viivakoodin Hävitysehdot täyttyvät Tieto: Prosessi mennyt kokonaan läpi: kyllä/ei Prosessin vaiheiden tarkastaminen Lastaa hävitettävien kärryyn Merkitsee viivakoodin avulla hävitetyksi Hävitetty Aineiston fyysinen hävittäminen Välitä kaikki elinkaaritapahtumat Siirrä AY:n tiedot arkistoon Arkistoon sijoitettavaksi valmis Hävitetty Prosessi arkistoitu Elinkaaritapahtumat Päivittäminen uusiin säilytysyksiköihin Luo elinkaaritapahtumat lle