Kansallinen digitaalinen kirjasto hankkeen väliraportti Hankkeen toiminta 20.5.2008 29.5.2009 Ohjausryhmä Kansallinen digitaalinen kirjasto -hankkeen väliraportti Sisältö Yleiskatsaus... 2 Perusta, sisältö ja tavoitellut vaikutukset... 2 Hankeorganisaation toiminta... 3 Rahoitus- ja hallinnointimallin kehittäminen... 4 Kansallinen digitaalinen kirjasto -hankkeen toteuttamisen voimavarat... 5 Kokonaisarkkitehtuuri ja tietovarannot... 6 Kokonaisarkkitehtuuri... 6 Tietovarannot... 7 Aineistojen digitointi... 8 Asiakasliittymä-hanke... 10 Pitkäaikaissäilytys-hanke... 11 Osaamisen kehittäminen... 12 Tekijänoikeusasiat... 13 Viestintä ja tapahtumat... 16
Yleiskatsaus Perusta, sisältö ja tavoitellut vaikutukset Kansallinen digitaalinen kirjasto -hanke on yksi niistä tutkimus-, innovaatio- ja luovuusympäristöistä, joiden kehittymisen vahvistaminen on opetusministeriön strateginen linjaus 1. Hanke toteuttaa kansallisia kulttuuri- ja tiedepoliittisia linjauksia lisäämällä kirjastojen, arkistojen ja museoiden sähköisten tietovarantojen saatavuutta ja säilymistä, muodostamalla merkittävän tutkimusinfrastruktuurin ja vahvistamalla sähköisiä oppimisympäristöjä 2. Kansallinen digitaalinen kirjasto kuuluu osana kansallisten sähköisten infrastruktuurien ja asiakaslähtöisten sähköisten palvelukokonaisuuksien kehittämiseen. Se on yksi Arjen tietoyhteiskunta -toimintaohjelmassa määritellyistä julkishallinnon hankkeista, jotka toteuttavat valtioneuvoston periaatepäätöstä kansallisen tietoyhteiskuntapolitiikan tavoitteista 2007 2011. Periaatepäätöksen taustalla on kolmas kansallinen tietoyhteiskuntastrategia Uudistuva, ihmisläheinen ja kilpailukykyinen Suomi (2007 2015). Kansallisen digitaalisen kirjaston toimenpiteillä vastataan Euroopan unionin jäsenvaltioiden yhdessä sopimiin tavoitteisiin, jotka koskevat kulttuuriaineistojen ja tieteellisten tietoaineistojen digitointia sekä sähköistä saatavuutta ja pitkäaikaissäilytystä. Kansallinen digitaalinen kirjasto -asiakasliittymän kautta aineistoja välitetään haettavaksi Euroopan digitaalisesta kirjastosta 3 Europeanasta. 1 Opetusministeriön strategia 2020. 2 Kulttuuripolitiikan strategia 2020; Koulutuksen ja tutkimuksen kehittämissuunnitelma 2007 2012; Opetusministeriön hallinnonalan tietohallintostrategia 2006 2015: Kansallisen tason tutkimusinfrastruktuurit ja tiekartta -hanke (2008). 3 Komission tiedonanto i2010 kasvua ja työllisyyttä edistävä eurooppalainen tietoyhteiskunta KOM (2005) 229 lopullinen; Komission tiedonanto i2010: Tavoitteena Euroopan digitaalinen kirjasto KOM (2005) 465 lopullinen; Komission tiedonanto kulttuuriaineiston digitoinnista ja sähköisestä saatavuudesta sekä digitaalisesta säilyttämisestä, KOM (2006) 3808 lopullinen; Neuvoston päätelmät kulttuuriaineiston digitoinnista ja sähköisestä saatavuudesta sekä digitaalisesta säilyttämisestä EUVL C 297, 7.12.2006; Komission tiedonanto digitaalisessa muodossa olevan tieteellisen tiedon saatavuudesta, levittämisestä sekä säilyttämisestä, KOM (2007) 56 lopullinen; Neuvoston päätelmät digitaalisessa muodossa olevan tieteellisen tiedon saatavuudesta, levittämisestä sekä säilyttämisestä 23.11.2007; Euroopan kulttuuriperintöön yhdellä klikkauksella - Edistyminen kulttuuriaineiston digitoinnissa ja verkkosaatavuudessa sekä digitaalisessa säilyttämisessä EU:ssa KOM (2008) 513 lopullinen; Neuvoston päätelmät Euroopan digitaalisesta kirjastosta EUROPEANAsta, EUVL C 319, 13.12.2008 Sivu 2 / 16
Kansallinen digitaalinen kirjasto -hankkeessa kehitetään ja otetaan käyttöön tiedonhaun asiakasliittymä kirjastojen, arkistojen ja museoiden keskeisille sähköisille tietovarannoille ja verkkopalveluille. Kirjastojen, arkistojen ja museoiden keskeiset, priorisoidut aineistot digitoidaan ja saatetaan haettavaksi asiakasliittymän kautta. Hankkeessa tuotetaan sähköisten kulttuuriperintöaineistojen pitkäaikaissäilytysratkaisu. Kulttuuri- ja kulttuuriperintöaineistojen digitointia ja sähköistä saatavuutta sekä sähköisten kulttuuriperintöaineistojen pitkäaikaissäilytystä koskevaa tietoa ja osaamista lisätään. Kansallisen digitaalisen kirjaston toteuttamisen tuloksena kirjastojen, arkistojen ja museoiden tietovarannot yhdistyvät yli organisaatiorajojen kansalliseksi aineistojen ja palveluiden valikoimaksi, joka on yhteiskunnassa aktiivisessa käytössä tiedonsaannin, luovan toiminnan, opetuksen ja tutkimuksen lähteenä. Pitkäaikaissäilytysjärjestelmä säilyttää digitoidut ja suoraan sähköiseen muotoon syntyvät kulttuurin ja tieteen aineistot saatavilla tuleville sukupolville. Yhteiset infrastruktuurit ja palvelut lähentävät museoiden, kirjastojen ja arkistojen käytäntöjä, vähentävät kustannuksia ja voimistavat yhteistoimintaa. Hankeorganisaation toiminta Hankeorganisaatioon osallistuu kaikkiaan 35 eri organisaatiota: ministeriöitä, kulttuuriperinnön tallentamisesta ja säilyttämisestä vastaavia kansallisia instituutioita, korkeakouluja, tieteellisiä ja yleisiä kirjastoja, arkistoja, museoita sekä muiden keskeisten intressiryhmien edustajia. Hanke asetettiin toukokuussa 2008. Ensimmäisen hankevuoden aikana ohjausryhmä, saatavuus- ja pitkäaikaissäilytysjaostot sekä tekninen asiantuntijaryhmä kokoontuivat yhteensä 24 kertaa. Hankkeessa järjestettiin kaksi hankeorganisaation yhteistä synergiapäivää. Lisäksi hankeorganisaatiosta koottiin keskeisiä kehittämisalueita työstämään ryhmiä, jotka laativat aineistoja hankkeen varsinaisten elinten käsittelyyn ja toteuttivat toimeksiantoja. Tällaisia ryhmiä ovat kokonaisarkkitehtuuriryhmä, asiakasliittymän vaatimusmäärittelyryhmä, pitkäaikaissäilytyksen hankeryhmä, tietovarantoselvitysryhmä, Europeana-ryhmä ja viestintäryhmä. Hankkeen toteuttamista ohjaava ja jaostojen toimintaa yhteen sovittava ohjausryhmä kokoontui lomakausia lukuun ottamatta keskimäärin kerran kuussa. Ohjausryhmä hyväksyi asiakasliittymähankkeen ja pitkäaikaissäilytyshankkeen hankesuunnitelmat ja käsitteli molempien hankkeiden vaatimusmäärittelyasiakirjat eri vaiheissa. Lisäksi ohjausryhmässä käsiteltiin erityisesti tietovarantoselvitystä, Europeana-yhteistyötä sekä viestintä-, koulutusja hallinnointiasioita. Ohjausryhmä perusti kokonaisarkkitehtuuriryhmän, jonka tehtävänä on kuvata Kansallinen digitaalinen kirjasto -hankkeen yhteinen toiminta-, tieto-, tietojärjestelmä- ja teknologia-arkkitehtuuri lokakuun puoliväliin 2009 mennessä. Pääsihteeri Minna Karvonen toimii ohjausryhmän ja kokonaisarkkitehtuuriryhmän puheenjohtajana. Sivu 3 / 16
Saatavuusjaoston tehtävänä on suunnitella ja toteuttaa asiakasliittymän kehittämishanke. Jaoston puheenjohtajana toimii johtaja Kristiina Hormia-Poutanen Kansalliskirjastosta. Hankkeen operatiivisesta toteuttamisesta vastaa Kansalliskirjasto, jossa asiakasliittymähankkeen projektipäällikkönä työskentelee Ari Rouvari ja sovellussuunnittelijana Ere Maijala. CSC toimii asiakasliittymähankkeen ohjelmistohankinnan valmistelussa konsulttina ja on varautunut vastaamaan tulevaisuudessa tarvittavan palvelinympäristön ylläpidosta. Kansallinen digitaalinen kirjasto -hankkeen ohjausryhmästä ja sen alaisuudessa toimivasta saatavuusjaostosta on koottu ryhmä, joka valmistelee aineistoja tulevaa asiakasliittymäohjelmiston hankintaa varten. Ryhmässä on edustus kirjasto-, arkisto- ja museosektoreilta. Pitkäaikaissäilytysjaoston tehtävänä on ohjata sähköisten kulttuuriperintöaineistojen pitkäaikaissäilyttämisen kehittämishanketta. Jaoston puheenjohtajana toimi arkistoneuvos Markku Nenonen, jota seurasi tehtävässä 21. huhtikuuta 2009 alkaen kehittämisjohtaja Päivi Happonen Kansallisarkistosta. Pitkäaikaissäilytyshankkeen operatiivisesta toteuttamisesta vastaa Kansallisarkisto, jossa hankkeen projektipäällikkönä toimii Markus Merenmies. CSC on vastannut konsulttina pitkäaikaissäilytysjärjestelmän toiminnallisten vaatimusmäärittelyjen laatimisesta yhteistyössä pitkäaikaissäilytyksen hankeryhmän ja jaoston kanssa. Tekninen asiantuntijaryhmä jakautui kahteen alaryhmään tarkentamaan asiakasliittymän ja pitkäaikaissäilytysjärjestelmän vaatimusmäärittelyjä. Teknisen asiantuntijaryhmän puheenjohtajana toimii kehittämisjohtaja Juha Hakala Kansalliskirjastosta. Hankeorganisaatioissa ja yleisissä toimintatavoissa ei ole huhtikuun loppuun 2011 jatkuvan hankkeen toimikauden aikana odotettavissa muutoksia. Rahoitus- ja hallinnointimallin kehittäminen Kansallinen digitaalinen kirjasto -hankkeessa keskeinen haaste on asiakasliittymän ylläpitovaiheen sekä pitkäaikaissäilytysjärjestelmän toteuttamis- ja ylläpitovaiheen rahoitus- ja hallinnointimallien kehittäminen. Hankkeen aikana toteutettavan asiakasliittymän ja suunniteltavan pitkäaikaissäilytysjärjestelmän haasteet ovat pitkälti samat kuin muillakin julkishallinnolle tarjottavilla palveluilla, joiden osapuolia ovat sekä julkishallinnon että yksityisen sektorin toimijat. Valtiovarainministeriön johdolla laadittavat linjaukset koko julkishallinnon sähköisten palvelukokonaisuuksien vaihtoehtoisiksi hallinnointimalleiksi hyödyttävät myös Kansallisen digitaalista kirjastoa. Hallinnointi- ja rahoitusmallien kehittäminen ajoittuu hankkeessa syyskaudelle 2009 ja kevätkaudelle 2010. Sivu 4 / 16
Kansallinen digitaalinen kirjasto -hankkeen toteuttamisen voimavarat Kansallinen digitaalinen kirjasto -hankkeen toteuttaminen perustuu eri toimijoiden aineellisten ja henkisten resurssien suuntaamiseen hankkeen tavoitteiden mukaisesti. Opetusministeriö ja sen hallinnonalalla toimivat kansalliset instituutiot ovat sopineet tulosohjauksen yhteydessä hankkeeseen osallistumisesta. Opetusministeriön kulttuuri-, liikunta- ja nuorisopolitiikan osasto sekä koulutus- ja tiedepolitiikan osasto suuntaavat Kansallinen digitaalinen kirjasto -hankkeen molemmille osastoille yhteisiin toimenpidekokonaisuuksiin 5,3 miljoonaa euroa vuosina 2008 2011. Rahoitus kohdennetaan yhteisen asiakasliittymän tuottamiseen, pitkäaikaissäilytysratkaisun kehittämiseen, kansainväliseen yhteistoimintaan, tekijänoikeusratkaisujen kehittämiseen sekä viestintään, koulutukseen ja hallinnointiin. Lisäksi molemmat osastot edistävät omilla toimialoillaan Kansallinen digitaalinen kirjasto - hankkeen tavoitteiden saavuttamista erityisesti digitointiin suunnatulla erillisrahoituksella ja tulosohjauksen keinoin. Kulttuuri-, liikunta- ja nuorisopolitiikan osaston toimialalla valtion talousarviossa on käytössä momentti, josta on varauduttu rahoittamaan museoalan tietojärjestelmien kehittämistä ja kulttuuriperintöaineistojen digitointia sekä kulttuuriympäristön tietojärjestelmiä ja hankkeita kaikkiaan arviolta 5,5 miljoonalla eurolla vuosina 2008 2011. Koulutus- ja tiedepolitiikan osaston toimialalla valtion vuoden 2009 ensimmäinen lisätalousarvio mahdollisti Kansallisarkiston, Kansalliskirjaston, Luonnontieteellisen keskusmuseon, Kotimaisten kielten tutkimuskeskuksen sekä yksityisarkistojen digitointihankkeiden ja aineistojen pitkäaikaissäilytyksen edistämisen rahoittamisen kaikkiaan 5,1 miljoonalla eurolla. Sivu 5 / 16
Kokonaisarkkitehtuuri ja tietovarannot Kokonaisarkkitehtuuri Kansallisen digitaalisen kirjaston kokonaisarkkitehtuurin kuvaamisessa on valittu lähtökohdaksi valtiovarainministeriön johdolla kehitetty valtionhallinnon kokonaisarkkitehtuurin viitekehikko. Kokonaisarkkitehtuuriryhmän tehtävänä on kuvata viitekehikkoon Kansallinen digitaalinen kirjasto -hankekokonaisuus toiminta-, tieto-, tietojärjestelmä- ja teknologia-arkkitehtuurin näkökulmista. Kokonaisarkkitehtuurityön tuloksena tuotetaan mm. prosessikartta, palvelukartta, standardisalkku sekä tietojärjestelmäsalkku ja rajapintakuvaukset. Kokonaisarkkitehtuurityötä tehdään tiiviissä yhteistyössä jaostojen ja teknisen asiantuntijaryhmän kanssa. Maaliskuussa 2009 käynnistyneessä kokonaisarkkitehtuurityössä on edetty toiminta- ja tietoarkkitehtuurin kuvauksissa. Syksyllä 2009 painottuvat tietojärjestelmäarkkitehtuuri- ja teknologia-arkkitehtuurin näkökulmat. Kokonaisarkkitehtuurityö tukee asiakasliittymän ja pitkäaikaissäilytysjärjestelmän suunnittelua ja luo puitteet Kansallinen digitaalinen kirjasto -kokonaisuuden hallitulle toteuttamiselle. Kokonaisarkkitehtuuriryhmä saa työnsä päätökseen lokakuussa 2009, jonka jälkeen linjauksia edellyttävät asiat tuodaan ohjausryhmän käsittelyn jälkeen seurantaryhmään päätettäviksi. Kokonaisarkkitehtuurityö toimitetaan raportin muotoon. Sivu 6 / 16
Kuva: Hankkeen kokonaisarkkitehtuuri Tietovarannot Hankkeessa toteutettiin talvella 2009 tietovarantokysely asiakasliittymään ja pitkäaikaissäilytysjärjestelmään haluttavista aineistoista. Kyselyyn vastasi 89 kirjastoa, arkistoa ja museota. Tietovarannoilla tarkoitetaan arkistojen, kirjastojen ja museoiden digitoituja tai sähköisinä syntyneitä aineistoja. Tietovarannot muodostavat hyvin monipuolisen kokonaisuuden, joka koostuu mm. kuvista, asiakirjoista, audiovisuaalisesta aineistosta, e-julkaisuista, verkkoaineistoista, kirjastoluetteloista sekä muista viitetietokannoista. Digitoituja objekteja on tällä hetkellä noin 4 miljoonaa, ja määrän odotetaan kaksinkertaistuvan kolmen vuoden kuluessa. E-kirjoja on satoja tuhansia. Yleisten kirjastojen ja korkeakoulukirjastojen kirjastoluettelot sisältävät yhteensä noin 30 miljoonaa nimekettä. Asiakasliittymään ja pitkäaikaissäilytysjärjestelmään aineistoja luovuttavia organisaatioita on palveluiden ylläpitovaiheessa arviolta useita satoja. Haasteita tuleville järjestelmille to- Sivu 7 / 16
dennäköisesti aiheuttaa organisaatioiden suuri määrä sekä organisaatioiden käytössä olevien teknisten järjestelmien moninaisuus. Asiakasliittymässä osa aineistosta on käyttäjille avointa. Osa aineistosta puolestaan on käytöltään tai saatavuudeltaan eri tavoin rajoitettua: lisensioituja aineistoja (esimerkiksi e- lehdet), näyttö- tai käyttörajoitteista arkistoaineistoa ja muuta tekijänoikeuden alaista aineistoa (esimerkiksi valokuvat). Kukin organisaatio vastaa asiakasliittymään tulevien aineistojensa osalta tekijänoikeuksien noudattamisesta. Pitkäaikaissäilytysjärjestelmän aineisto koostuu edellä mainittujen aineistojen (lisensioituja aineistoja lukuun ottamatta) lisäksi niistä aineistoista, joita ei voida saattaa asiakasliittymässä yleisön saataville (esim. tekijänoikeus- tai tietosuojasyistä) tai joiden säilyttämiseen arkistolaki ja laki kulttuuriaineistojen tallettamisesta ja säilyttämisestä (verkkoaineistot sekä radio- ja tv-ohjelmat) velvoittavat. Aineistojen digitointi Kansallinen digitaalinen kirjasto -hankkeen keskeisenä tavoitteena on lisätä alun perin fyysisessä muodossa olevien kirjasto-, arkisto- ja museoaineistojen asiakirjallisen aineiston, julkaisujen, valokuvien, ääni- ja kuvatallenteiden sekä taideteosten, esineiden ja kulttuuriympäristöaineistojen digitointia ja parantaa jo digitoitujen aineistojen saatavuutta tietoverkoissa. Digitointiin luetaan myös luettelointitietojen siirtäminen sähköiseen muotoon. Digitointitoiminta on hyvin työvoimavaltaista: organisaatioiden aineistojen digitointiin käytetty 100 000 euroa tuottaa keskimäärin kaksi henkilötyövuotta. Hankkeen toteutuksessa on painotettu suunnitelmallista, kokoelma- ja käyttäjätarpeet huomioon ottavaa digitointia. Digitoinnin tavoitteena tulee olla aineistojen saattaminen tietoverkkojen kautta saataville silloin, kun niiden käyttöä ei ole lainsäädännön perusteella rajoitettu. Museoiden digitointitoimintaa opetusministeriö tukee avustuksilla, jotka on kohdennettu kokoelmien luettelointitietojen ja tietoaineistojen digitointiin, kokoelmien ja tietoaineistojen digitaaliseen kuvaamiseen sekä kuvakokoelmien digitointiin. Avustusten saaminen edellyttää, että museo noudattaa alalla yleisesti hyväksyttyjä standardeja ja sillä on käytössä kokoelmanhallintajärjestelmä, joka on yhteensopiva keskeisten kansallisten alan tietojärjestelmien kanssa. Museoviraston ja Valtion taidemuseon tehtävänä on kehittää ja ylläpitää näitä järjestelmiä sekä edistää yhteisiä käytänteitä. Tieteellisten kirjastoille ja arkistojen aineistojen digitointia sekä tietojärjestelmien kehittämistä tuetaan avustuksilla. Avustusten saamisen edellytyksenä on, että digitoinnissa noudatetaan yleisesti käytössä olevia metadataformaatteja sekä voimassa olevia suosituksia digitoinnin laatukriteereiksi. Erityisesti Kansalliskirjaston, Kansallisarkiston sekä yksityisar- Sivu 8 / 16
kistojen digitointihankkeiden tuloksena syntyy digitointia koskevia menetelmiä, käytänteitä ja kartoituksia, joita voidaan hyödyntää sekä sektorikohtaisesti että Kansallinen digitaalinen kirjasto -hankekokonaisuudessa. Opetusministeriö on kannustanut organisaatioita päivittämään digitointisuunnitelmansa ja ilmaisemaan niissä selkeästi, millä kriteereillä aineistot on priorisoitua digitoitavaksi. Näillä tarkoitetaan erityisesti teknisiä kriteerejä (alkuperäisaineiston kunto), sisällöllisiä kriteerejä (edustavuus, ainutlaatuisuus) ja käyttöä koskevia kriteerejä (kysyntä). Digitointisuunnitelman toteuttaminen tulee olla sovitettavissa sekä käytössä oleviin varoihin että mahdollisen erillisrahoituksen hyödyntämiseen. Digitoinnin tarkoituksenmukaisen toteutustavan valinta perustuu lukuisiin tekijöihin, jotka koskevat digitoitavien aineistojen luonnetta, kuntoa, määrää ja käyttötarpeita, organisaation omaa profiloitumista ja voimavaroja sekä logistiikan hallintaa. Organisaatioiden tulee määrittää osana digitointisuunnitelmaansa, toteuttaako se aineistojen digitoinnin omana toimintanaan vai vastaako digitoinnista tai sen jostain osasta toinen organisaatio tai yritys. Kirjasto-, arkisto- ja museokentässä Kansalliskirjaston mikrokuvaus- ja konservointilaitos on erikoistunut kehittämään ja toteuttamaan sidosten, niteiden, irtolehtien ja äänitteiden digitointia sekä Kansalliskirjaston sisäisenä palveluna että maksupalvelutoimintana ulkoisille asiakkaille. Parhaillaan on kehitteillä myös muiden organisaatioiden palveluita, joissa niiden osaamis- ja laitekapasiteettia voivat hyödyntää sektorin muut toimijat. Aineistojen säilymisen ohella digitointi hyödyttää yhteiskuntaa ennen muuta aineistojen käytön ja uudelleenkäytön kautta. Digitoinnin vaikuttavuutta edistää kirjastojen, arkistojen ja museoiden sekä käyttäjäyhteisöjen tiivis vuorovaikutus sekä digitoitavia aineistoja valittaessa että digitointiprosessia kehitettäessä. Digitoidun aineiston luomisessa käytetyn tekniikan ja siihen liitetyn metadatan tulee vastata käyttötarpeita ja pitkäaikaisen säilyttämisen vaatimuksia. Kansallisen digitaalisen kirjaston kokonaisarkkitehtuurityössä laaditaan suosituksia mm. sanastojen ja ontologioiden käytöstä ja noudatettavista standardeista. Niiden tarkoituksena on edistää digitoinnin toteuttamista niin, ettei aineistoa tarvitse digitoida myöhemmin uudestaan. Kulttuuriperintöaineistojen digitoinnin seurantaa kehitetään niiden linjausten pohjalta, jotka laaditaan vuonna 2010 päättyvässä digitoinnin EU-tason tilastoinnin Numeric-kehittämishankkeessa. Kansallinen digitaalinen kirjasto -hankkeen osana laaditaan vuoden 2011 ensimmäisellä neljänneksellä hankkeen tuottamien suositusten ja käytänteiden, organisaatioiden digitointisuunnitelmien ja valtiontalouden tulevaisuudennäkymien perusteella linjaukset, joilla edistetään kulttuuriperintöaineistojen digitointitoimintaa. Digitoitavien aineistojen prio-risointi ja valinta tapahtuu jatkossakin toimijakohtaisesti laadittavien suunnitelmien ja toimijoiden välisen yhteistyön pohjalta siten, että opetusministeriön tuen kohdentamisella varmistetaan erityyppisten, kansallisesti merkittävien aineistojen digitaalinen saatavuus. Sivu 9 / 16
Asiakasliittymähanke Asiakasliittymä tarjoaa yksinkertaisen ja helppokäyttöisen pääsyn Suomen kirjastojen, arkistojen ja museoiden digitaalisiin aineistoihin ja verkkopalveluihin. Palvelun kehittämisen lähtökohtana on asiakkaiden palvelutarpeisiin vastaaminen. Asiakasliittymän järjestelmäarkkitehtuuri, jossa käyttöliittymä ja taustajärjestelmät erotetaan toisistaan, mahdollistaa asiakaslähtöisten palvelujen kehittämisen nykyisiä järjestelmäratkaisuja tehokkaammin. Hankkeen aikana 2008 2011 kehitetään ja toteutetaan tiedonhaun ja verkkopalvelujen asiakasliittymä. Alustavan aikataulun mukaan asiakasliittymän suunnittelu ja toteutus etenee ja valmistuu seuraavasti 2008 2010: Organisaatioiden yhteisen tahtotilan määrittely (heinäkuu 2008-) Toiminnalliset ja tekniset määritykset (tammikuu - huhtikuu 2009) Hankinnan valmistelu ja hankinta (heinäkuu 2009 huhtikuu 2010) Pilotointi (huhtikuu heinäkuu 2010) Käyttöönotto (lokakuu 2010 tammikuu 2011) Asiakasliittymän tuleva käyttäjäkunta on hyvin laaja ja sen toteutukseen liittyy monia odotuksia kirjastoissa, arkistoissa ja museoissa sekä niiden käyttäjäkunnassa. Organisaatioiden yhteisen tahtotilan muodostaminen asiakasliittymän toiminnallisuuden ja sen tuoman lisäarvon määrittämiseksi on ollut keskeisin asia hanketyöskentelyssä projektin alkuvaiheessa. Yhteistä tahtotilaa on työstetty kahdessa workshopissa vuonna 2008 ja työ on konkretisoitunut asiakasliittymän toiminnallisen ja teknisen vaatimusmäärittelyn laadinnassa. Vuorovaikutteisen toimintatavan käyttöönotto on edistänyt yhteisen tahtotilan muodostumista. Vuorovaikutteisen toimintatavan muotoja ovat mm. Kansalliskirjaston asiantuntijoiden jalkautuminen kirjastoihin, arkistoihin ja museoihin, sektorirajat ylittävien seminaarien järjestäminen, vaatimusmäärittelyn valmistelu pienryhmässä, jossa on eri sektorien asiantuntijoiden edustus ja vuorovaikutteisen median käyttö hankedokumentoinnissa. Asiakasliittymän hankinnan valmistelu on käynnistynyt Kansalliskirjaston ja CSC:n yhteistyönä. Kansalliskirjasto on ohjelmiston hankkija ja CSC toimii Kansalliskirjaston konsulttina hankinnan valmistelussa. Tavoitteena on, että tarjouspyyntökokonaisuus saadaan seurantaryhmälle hyväksyttäväksi syyskuussa 2009. Asiakasliittymäohjelmiston pilotointi on oleellinen osa hanketta. Pilotoinnin aikana työnjako Kansalliskirjaston ja kirjastojen, arkistojen ja museoiden kanssa tarkentuu. Se auttaa myös arvioimaan eri osapuolilta tarvittavaa työpanosta sekä laitteistokapasiteetin tarvetta. Pilotin Sivu 10 / 16
avulla testataan asiakasliittymäohjelmiston keskeisten toimintojen toimivuutta ja erityisesti asiakasliittymäohjelmiston ja taustajärjestelmien yhteensopivuutta. Asiakasliittymän hyvä käytettävyys on yksi keskeisistä palvelun onnistumisen edellytyksistä. Syksyn 2009 aikana laaditaan hankkeelle suunnitelma siitä, miten asiakasliittymän hyvä käytettävyys varmistetaan. Saatavuusjaosto ohjaa asiakasliittymähanketta. Jaosto on tähän mennessä kokoontunut seitsemän kertaa. Lomakauden ulkopuolella jaosto kokoontuu keskimäärin kerran kuussa. Hankkeeseen osallistuvat organisaatiot ovat kohdentaneet erilaiseen valmistelutyöhön huomattavan määrän virkatyötä. Pitkäaikaissäilytyshanke Pitkäaikaissäilytysjaoston tehtävänä on tuottaa toiminnallinen ja tekninen vaatimusmäärittely luotettavan, keskitetyn sähköisen pitkäaikaissäilytyksen mahdollistavalle tietojärjestelmälle (PAS-järjestelmä) sekä kehittää sähköisten kulttuuriperintöaineistojen pitkäaikaissäilytystä tukeva toimintamalli. Toukokuussa 2010 jaoston toiminnan päättyessä on olemassa yhtenäiset vaatimukset sähköisessä muodossa säilytettävän aineiston tallentamiseksi pitkäaikaissäilytysjärjestelmään. Mainittuun ajankohtaan mennessä myös pitkäaikaissäilytysjärjestelmään tallennettavien aineistojen kriteerit ja pitkäaikaissäilytysjärjestelmän tarjoamat yhteiset palvelut on määritetty. Yhteisiä palveluita voivat olla esimerkiksi tiedostomuotojen muunnokset ja eheystarkistukset. Pitkäaikaissäilytys-järjestelmän hankintaprosessi käynnistyy myöhemmin, eikä siten kuulu pitkäaikaissäilytys-jaoston tehtäviin. Tulevan pitkäaikaissäilytys-järjestelmän toimintaperiaate rakentuu OAIS-malliin (Open Archival Information System - ISO 14721:2003), jonka mukaisia toimintoja ovat vastaanotto, säilytys, tiedonhallinta, hallinnointi, säilytyksen suunnittelu ja käyttö. Pitkäaikaissäilytys-järjestelmässä tulee olemaan aineiston vastaanottoon palvelurajapinta, johon luovutuspaketit (SIP) toimitetaan. Vastaavasti järjestelmä tarjoaa luovutuspaketteja (DIP) ensisijaisesti aineistoa luovuttaneen organisaation käyttöön. Luovutuspaketista (SIP) muodostetaan säilytyspaketti (AIP), joka on tarkoitettu varmistamaan aineiston pitkäaikainen sähköinen säilyttäminen. Luovutuspaketit, säilytyspaketit ja jakelupaketit ovat OAIS-mallin mukaisia termejä. Pitkäaikaissäilytysjärjestelmän käyttöliittymänä toimii asiakasliittymä. CSC on konsultoinut toiminnallisten vaatimusmäärittelyiden laadintaa syksystä 2008 alkaen. Vaatimusmäärittelyiden versio 0.91 valmistui maaliskuussa 2009. Tekninen asiantuntijaryhmä on pitkäaikaissäilytysjaoston toimeksiannosta käynnistänyt toukokuussa 2009 edellä mainittujen tietopakettien määrittelyn. Vaatimusmäärittelyitä täydennetään teknisen Sivu 11 / 16
asiantuntijaryhmän tuottamilla teknisillä määrityksillä sekä kokonaisarkkitehtuurityön tuloksilla. Jaosto on tähän mennessä kokoontunut kuusi kertaa. Vaatimusmäärittelyiden pilotointia suunnitellaan parhaillaan. Todennäköisesti pilotointi toteutetaan joko kumppanuushankkeena tai tutkimus- ja kehittämishankkeena, koska pilotointi ei voi muodostaa lainsäädännöllistä estettä pitkäaikaissäilytysjärjestelmän tulevalle hankintaprosessille. Pilotoinnin toteuttamistapa ratkeaa kesäkuun alussa. Pilotointi tuottanee niin ikään tarkennustarpeita vaatimusmäärittelyihin. Pilotointi päättyy tämänhetkisten suunnitelmien mukaan huhtikuussa 2010. Pitkäaikaissäilytystä tukevan toimintamallin tarkoituksena on tehostaa kirjastojen, arkistojen ja museoiden mahdollisuuksia hyödyntää keskitettyä sähköistä pitkäaikaissäilytysratkaisua. Tämä edellyttää, että organisaatiot kehittävät omia prosessejaan, aineistojen hallittua metatietojen muodostumista ja tuotantojärjestelmiään yhteensopiviksi pitkäaikaissäilytysjärjestelmän kanssa. Pitkäaikaissäilytysjärjestelmää hyödyntävät organisaatiot vastaavat siitä, että aineisto on kuvailtu riittävästi ja että luovutettava aineisto täyttää sille asetetut vaatimukset ennen aineistojen luovuttamista. Syksyn aikana organisaatioissa luodaan tätä tarkoitusta varten pitkäaikaissäilytysjärjestestelmän käyttötapauskuvauksia. Keskitetyn pitkäaikaissäilytyksen kustannus- ja riskianalyysit tehdään syksyllä 2009. Osaamisen kehittäminen Hankkeen jaostojen työtapana on ensimmäisenä hankevuotena ollut aktiivinen kouluttautuminen ja tutustuminen kirjastojen, arkistojen ja museoiden palveluihin. Järjestetyt tahtotila-workshopit, jaostojen kokouksissa pidetyt organisaatioiden sähköisten palveluiden esittelyt, järjestelmien esittelytilaisuudet sekä asiakasliittymähankkeesta vastanneiden jalkautuminen eri kirjastoihin, arkistoihin ja museoihin ovat varmistaneet yhteiset tavoitteet sekä ymmärryksen käytössä olevista järjestelmistä ja palveluista. Sisäisen kouluttautumisen lisäksi hanke on ollut yhteistyöjärjestäjänä erilaisissa koulutuksissa. Esimerkkinä tällaisesta toiminnasta on keväällä 2009 Suomen museoliiton kanssa järjestetty Ajankohtaisseminaari digitoinnista. Hankkeessa on luotu aktiivinen suhde Euroopan digitaaliseen kirjastoon Europeanaan sekä poliittisella että operatiivisella tasolla. Myös muihin eurooppalaisiin kansallisiin palveluihin on tutustuttu, saksalaisen BAM-portaalin edustajat esittelivät portaaliaan Kansallinen digitaalinen kirjasto -hankkeen synergiapäivässä toukokuussa 2009. Synergiapäivään oli lisäksi kutsuttu viiden Europeana-portaaliin kytköksissä olevan EU-hankkeen suomalaiset koordinaattorit varmistamaan Kansallinen digitaalinen kirjasto -hankkeen, Europeanan sekä siihen liittyvien hankkeiden yhteiset tavoitteet ja välttämään päällekkäisyydet. Sivu 12 / 16
Opetusministeriön osana Kansallinen digitaalinen kirjasto -hanketta rahoittama Digiwiki tarjoaa koostettua tietoa kulttuuriperintöaineistojen digitoinnista ja pitkäaikaissäilyttämisestä. Jatkuvasti täydentyville sivuille kerätään valokuvien, kuvataiteen, audiovisuaalisen aineiston, äänitteiden, asiakirjojen sekä muiden aineistojen digitointia käsitteleviä kuvauksia ja kokemuksia. Digiwikiä hallinnoi Suomen Jazz Pop Arkisto ja ylläpitää Valtion taidemuseo. Hankkeelle laaditaan alkusyksystä 2009 koulutussuunnitelma hankkeen loppuajaksi. Koulutussuunnitelmassa otetaan huomioon koulutustarpeet, jotka kävivät ilmi kirjastoille, arkistoille ja museoille talvella 2009 tehdystä kyselystä. Koulutusohjelma perustuu hankkeen eri vaiheisiin, kuten asiakasliittymä- ja pitkäaikaissäilytys pilottivaiheisiin sekä kokonaisarkkitehtuurityön tuloksiin. Asiakasliittymä- ja pitkäaikaissäilytyshankkeisiin liittyvät pilotit paitsi varmistavat hankkeiden onnistumisen, niin tuovat saatavuuteen, pitkäaikaissäilytykseen sekä järjestelmiin liittyvää osaamista pilotoivien organisaatioiden sisälle. Kokonaisarkkitehtuurityöhön liittyvä koulutus tähtää suositeltavien standardien tunnetuksi tekemiseen ja käyttöön ottamiseen organisaatioissa. Jatkossa korostuu koulutustilaisuuksien järjestäminen yhteistyössä eri tahojen kanssa. Kansalliskirjaston kanssa järjestetään kesäkuussa 2009 koulutus METS-standardin käytöstä. Osaamisen kehittäminen ja koulutus suunnataan tarvittaessa myös kirjasto- arkistoja museosektorien ulkopuolisiin tahoihin. Tekijänoikeusasiat Tekijänoikeuteen liittyvien kysymysten ratkaisemisessa tavoitteena on edistää arkistojen, kirjastojen ja museoiden keskeisten tietovarantojen saatavuutta ja käytettävyyttä tietoverkoissa ja aineistojen saattamista yleisön saataville. Kokoelma-aineistojen digitoimiseen ja digitoitujen aineistojen saattamiseen yleisön saataviin sisältyy tekijänoikeudellisia kysymyksiä siltä osin kuin aineistoihin on tekijänoikeus voimassa. Jos aineisto on tekijänoikeudesta vapaata, sen digitointi ja yleisön saataviin saattaminen voi tapahtua vapaasti. Valokuvaamalla valmistettavaan aineistokappaleeseen syntyy aina valokuvaajalle oikeus, josta pitää sopia. Valtioneuvoston asetuksella 4 säädetään niistä arkistoista, yleisölle avoimista kirjastoista ja museoista, jotka saavat valmistaa kappaleita mm. aineistojen säilyttämistä ja säilyvyyden turvaamista sekä aineiston teknistä entistämistä ja kunnostamista varten. Näissä laitoksissa myös kokoelmien digitointi on lain nojalla sallittua. Muissa arkistoissa, kirjastoissa ja museoissa tekijänoikeudella suojatun aineiston digitointi edellyttää oikeudenhaltijoiden lupaa. 4 Valtioneuvoston asetus tekijänoikeusasetuksen muuttamisesta 1036/2005. Sivu 13 / 16
Asetuksella säädettävissä laitoksissa on mahdollista saattaa digitoituja aineistoja yleisön saataviin katsottaviksi ja kuunneltaviksi laitoksen omissa tiloissa niin, että asiakkaalla ei kuitenkaan ole mahdollisuutta saada haltuunsa digitaalista aineistokopiota. Tekijänoikeudella suojattujen digitoitujen aineistojen yleisön saataviin saattaminen internetin välityksellä edellyttää aina oikeudenhaltijoiden lupaa. Suojattujen aineistojen yleisön saataviin saattaminen Kansallisen digitaalisen kirjaston asiakasliittymässä edellyttää oikeudenhaltijoiden lupaa. Arkistoille, kirjastoille ja museoille osoitetulla kyselyllä on selvitetty kokoelma-aineistojen laajuutta ja niiden tekijänoikeudellista statusta yleisellä tasolla. Saaduista vastauksista voidaan havaita, että aineistojen tekijänoikeudellisen statuksen osalta ongelmattomin osaalue ovat kirjastojen kokoelmat. Kirjallisten teosten tekijät ovat usein identifioitavissa. Arkistoaineistoihin kohdistuu tekijänoikeuskysymysten lisäksi myös asiakirjojen julkisuuteen ja yksityisyyden suojaan liittyviä kysymyksiä. Museoaineistoihin kuuluvat museoesineet, taideteokset ja valokuvat ovat kokoelmaaineistojen heterogeenisin osa-alue. Keskeiset tekijänoikeudelliset kysymykset liittyvät näiden aineistojen tekijänoikeudelliseen teostasoon ja tekijöiden identifioimiseen. Olennainen osa Kansalliseen digitaaliseen kirjastoon tulevasta kuvallisesta sisällöstä tulee olemaan museoaineistoja. Tekijänoikeudella suojattujen kokoelma-aineistojen saattaminen yleisön saataviin internetissä ja myös digitoiminen asetuksen ulkopuolelle jäävissä laitoksissa edellyttää oikeudenhaltijoiden lupaa tai toimenpiteen sallivan lain säännöksen olemassaoloa. Oikeuksia rajoittavan lainsäädäntöratkaisun käyttämiseen vaikuttavat ennen kaikkea EY-direktiivin säännökset, jotka määrittelevät kansallisessa laissa mahdolliset tekijänoikeuden rajoitukset. Kukin hankkeessa mukana oleva organisaatio vastaa aineistojensa osalta tekijänoikeuksien noudattamisesta. Laajat aineistokokoelmat asettavat haasteita aineistojen käytöstä sopimiselle. Tekijänoikeudellisen teostason määrittelyn ja tekijöiden identifioimisen lisäksi käytännön ongelmaksi muodostuu tekijöiden ja muiden oikeudenhaltijoiden lukumäärä ja tavoitettavuus. Käytännössä yksilöllinen sopiminen on usein mahdotonta. Tekijänoikeuslaki mahdollistaa arkisto-, kirjasto- ja museosektorilla teosten käytöstä sopimisen myös kollektiivisin järjestelyin tekijänoikeuslain sopimuslisenssisäännösten nojalla opetusministeriön hyväksymien tekijänoikeuden yhteisvalvontajärjestöjen kanssa. Niin haluttaessa kollektiivisen sopimisen mahdollistavat asetuksen säännökset olisi mahdollista ulottaa koskemaan laajasti koko arkisto-, kirjasto- ja museokenttää. Lainsäädäntö ei pakota yhteisvalvontajärjestöjä tekemään sopimuksia arkistojen, kirjastojen tai museoiden kanssa. Sivu 14 / 16
Kokoelma-aineistojen kartuttamisessa voidaan tulevaisuudessa pyrkiä myös siihen, että jo hankintavaiheessa mahdollisuuksien mukaan hankittaisiin tulevaisuuden tarpeisiin riittävät oikeudet. Sopimiseen perustuvaa tietovarantojen saatavuutta ja käytettävyyttä voidaan edistää parhaiten joko luomalla toimivat puitteet kollektiiviseen sopimiseen laitostasolla esimerkiksi mallisopimusten muodossa tai neuvottelemalla suoraan tekijänoikeuksien yhteisvalvontajärjestöjen kanssa sopimukset tiettyjen, merkittävien kokoelma-aineistojen käyttämisestä. Kokoelma-aineistojen saatavuutta ja käytettävyyttä voidaan edistää seuraavilla konkreettisilla toimenpiteillä: haarukoidaan selvät tapaukset o teos tai esine ei suojattu tekijänoikeudella o tekijä tunnettu, käyttö edellyttää luvan hankkimista muodostetaan käsitys "harmaan alueen" laajuudesta ja laadusta o tunnistetaan yhteiset kysymykset ja sektorikohtaiset kysymykset o ryhdytään neuvotteluihin tekijänoikeusjärjestöjen kanssa tavoitteena sopimusmallit, puitesopimukset tai sopimuksia oikeuksien hankinnasta o tunnistetaan ne mahdolliset aineisto- ja oikeudenhaltijaryhmät, joissa yksilöllinen tai kollektiivinen sopiminen ei ole mahdollista (oikeudenhaltijat eivät ole tiedossa, oikeuksien yhteisvalvontajärjestöä ei ole), ja selvitetään keinoja, miten näiden aineistojen saatavuutta voitaisiin parantaa kiinnitetään huomiota tekijänoikeuksien hallintaan Kansallisen digitaalisen kirjaston kokonaisuudessa sekä tekijänoikeustietoon digitaalisten aineistojen metatiedoissa lisätään ja parannetaan tekijänoikeusasioiden osaamista Sivu 15 / 16
Viestintä ja tapahtumat Hankkeelle laadittiin talvella 2009 viestintäsuunnitelma, jossa määriteltiin hankkeen viestinnän tavoitteet, kohderyhmät, ydinviestit, keskeisimmät viestintävälineet sekä toimenpiteet. Aktiivisella ulkoisella ja sisäisellä viestinnällä tuetaan hankkeen tavoitteiden toteutumista. Alkuvaiheessa viestintä on painottunut hankkeen sisäiseen viestintään ja yhteisen tahtotilan luomiseen, sen rinnalla on tiedotettu kirjasto-, arkisto- ja museosektoreita hankkeen merkittävimmistä vaiheista ja tilaisuuksista sekä informoitu suurta yleisöä mediatiedotteiden (kesä 2008 ja talvi 2009) ja opetusministeriön verkkosivujen avulla. Hankkeessa mukana olevat ovat esitelleet hanketta lähes neljässäkymmenessä tapahtumassa, seminaarissa ja koulutustilaisuudessa. Tapahtumat ovat olleet kansainvälisiä, kansallisia ja paikallisia, sektorittaisia ja poikkisektoraalisia. Hankkeesta on kirjoitettu useisiin julkaisuihin ja hankkeen jäsenet ovat antaneet haastatteluja tiedotusvälineille. Sisäisen viestinnän tärkein väline ja projektityökalu on ollut wiki-sivusto. Wikin sisältöä on ryhmien, jaostojen ja niiden alaisten työryhmien esityslistat ja pöytäkirjat, työstettävät suunnitelmat ja muut dokumentit sekä muut sisäiset aineistot. Hankkeelle toteutettiin keväällä 2009 logo, jonka toteutuksesta vastasi Hahmo Design - suunnittelutoimisto. Logon pohjalta luodaan hankkeen graafinen ilme, jota käytetään verkkosivuilla, dokumenttipohjissa sekä muussa viestintämateriaalissa. Viestinnän painopiste on syksystä 2009 lähtien aktiivisessa viestinnässä kirjasto-, arkistoja museosektorien sekä muiden ulkoisten kohderyhmien suuntaan. Tärkeimpänä välineenä ovat hankkeen ulkoiset verkkosivut, jotka julkaistaan kesäkuussa 2009. Viestintää suunnitellaan ja toteutetaan yhteistyössä opetusministeriön ja muiden organisaatioiden kanssa sekä näiden käyttämien kanavien kautta. Sivu 16 / 16